Intranet: todo lo que necesita saber

Para estar al día en el mundo digital de hoy, simplemente hay que encontrar las mejores herramientas.

La intranet es una plataforma corporativa que, gracias a todas las ventajas digitales que tenemos en 2024, permite a la organización enfrentarse a un mundo laboral innovador y potenciador.

Sólo tienen acceso los que trabajan para la empresa.

Cada usuario tiene su propia cuenta de empresa, a la que puede acceder desde su tableta, PC o smartphone en cualquier momento.

La empresa utiliza comunicaciones y servicios para mantener a los empleados informados y en sintonía con la dinámica de la empresa.

En este artículo enumeraremos algunos de los aspectos empresariales que puede implementar con el uso de la intranet para ayudarle a entender cuáles son las verdaderas características de la intranet.

Porque una intranet, o más exactamente, un lugar de trabajo digital, es el espacio virtual que necesitará para aprovechar las oportunidades de las nuevas tecnologías. Muchas empresas ya han invertido en ella.

Las comunicaciones internas de la empresa mejoran gracias a la intranet corporativa, que le permite interactuar con todos los empleados en tiempo real y recibir comentarios inmediatos.

El tiempo y los recursos que se ahorran pueden aprovecharse mejor para cumplir los objetivos empresariales.

Se elimina el trabajo innecesario, lo que le permite centrarse por completo en las tareas más importantes.

• Aumente la productividad con mejores aplicaciones empresariales;
• Ahorro de tiempo y recursos;
• Un rápido intercambio de archivos, datos e información;
• Canales de comunicación simplificados y tablones de anuncios de la empresa;
• Colaboración en tiempo real;
• Implicación de los empleados;
• Almacenamiento de datos por categorías.

Un espacio de trabajo mejorado

¿Sabía que cada empleado tiene su propio espacio privado en una intranet donde puede acceder a todos los servicios de la empresa?

Los procesos empresariales del sector del bienestar, por ejemplo, se digitalizan de forma inteligente y se ponen a disposición en la intranet con un solo clic.

El empleado puede utilizar su área para

• Visualizar sus nóminas pasadas y futuras, así como realizar solicitudes como las de vacaciones.
• Hacer arreglos de viaje.
• Acceder a sus apps de trabajo personales.
• Consultar el informe de gastos.
• Solicitar el trabajo desde casa y el calendario asociado.

El usuario también dispone de un área dedicada a su carrera profesional en este espacio. Pueden crear un CV digital con sus avances profesionales, éxitos, intereses, habilidades y KSAO.

Esta es una forma de aumentar su visibilidad entre los superiores y los compañeros de trabajo.

Además, cada empleado puede investigar sus habilidades para encontrar a la persona más adecuada y competente para sus proyectos.

La intranet garantiza un flujo constante, actualizado y completo de datos digitalizados.

Como se ha dicho anteriormente, cada empleado puede encontrar:

• Noticias o alertas de servicio son ejemplos de comunicaciones corporativas.
• Los folletos, las plantillas y los procedimientos empresariales son ejemplos de documentos empresariales.
• Los objetivos, los premios y los nuevos empleados son ejemplos de información que la empresa necesita sincronizar con el empleado y viceversa.

Además, se pueden publicar elementos que refuercen la misión, los valores y la identidad corporativa en todos los ámbitos.

Cada información de la empresa encuentra la visibilidad adecuada según su prioridad a través de banners, notificaciones y alertas destacadas.

Ser miembro de una comunidad implica debatir temas específicos, inspirarse en las ideas de los demás y, por tanto, mejorar uno mismo.

La intranet se basa en el concepto de comunidad, que luego se amplía y se aplica al mundo empresarial.

Las comunidades temáticas permiten obtener información, compartir ideas y discutir actividades relacionadas con un tema específico.

Este mecanismo también puede ser utilizado por las empresas.

Las personas que trabajan para una misma empresa están, de hecho, todas en el mismo campo.

Aunque tengan diferentes habilidades, mansiones y funciones, todos trabajan con los mismos objetivos, venden los mismos productos y prestan los mismos servicios.

El punto fuerte es que todos saben exactamente lo que hacen, lo cual es un activo inestimable para cualquier empresa, y es fundamental aprovecharlo.

Dar a la gente la oportunidad de hablar, intercambiar ideas y expresarse aumenta la positividad en el lugar de trabajo.

Todo el mundo disfruta de la oportunidad de compartir sus conocimientos con los demás y así ayudarse mutuamente a mejorar, lo que a su vez mejora los resultados empresariales.

Por ello, en un entorno digitalizado, es habitual que se desencadene una cadena de valor.

Beneficios para los trabajadores y los clientes

Además, la intranet es un recurso que no puede ignorar, sobre todo porque tiene el potencial de mejorar el clima y la identidad corporativos.

Las personas que tienen voz o pueden obtener rápidamente información para su trabajo de los demás están claramente más comprometidas que las que trabajan solas.

Ni que decir tiene que, al mejorar su trabajo, no sólo aumenta la productividad de la empresa, sino también el "ambiente de la empresa".

Considere cómo una persona a la que se le ha colgado una idea en la intranet, se ha discutido y se ha puesto en práctica, puede sentirse como si formara parte del proyecto de la empresa.

Considere el efecto dominó que un ejemplo así puede tener entre los colegas.

La intranet es el lugar ideal para establecer estos entornos de trabajo digitalizados y motivadores.

La intranet crea una comunidad corporativa en la que la gente puede compartir información y mantener debates.

La difusión de contenidos relacionados con la empresa fomenta el conocimiento generalizado y el sentimiento de pertenencia a la organización.

Los empleados sólo tienen que alejarse unos pasos de su tablón de anuncios para comunicarse entre sí y compartir información, lo que agiliza y mejora la productividad.

Los sistemas de chat, los comentarios, las opiniones, las reacciones y las publicaciones de gran interés se utilizan para aumentar el compromiso de los usuarios y garantizar que las comunicaciones corporativas se reciban correctamente.

En el día a día de la empresa, los trabajos contratados producen mejores resultados.

El punto de apoyo de la intranet es el empleado, como demuestran todas las herramientas que ofrece para trabajar.

Pueden ampliar su red poniéndolos en contacto con los compañeros de todos, además de mantenerlos constantemente sincronizados con la empresa a través de las noticias de la compañía, los avisos, las comunicaciones o las discusiones intraempresariales, y asegurándoles siempre los materiales que necesitan con una relativa compartición. Los departamentos son fácilmente accesibles.

Vea también El compromiso de los empleados en 2024: todo lo que necesita saber

Cada usuario aparece en un directorio telefónico tradicional, que incluye información personal como contactos, intereses, experiencias previas y habilidades técnicas y no técnicas.

Los empleados pueden establecer así una red corporativa digitalizada más sólida y una comunicación más fluida.

A través de las publicaciones y los comentarios públicos, la intranet se convierte en un lugar de intercambio, debate y reconocimiento.

Su sentido de pertenencia a la empresa será más importante.

La satisfacción y la participación de los empleados son fundamentales para el éxito de cualquier empresa.

Cuanto mayor sea el compromiso de los empleados de la empresa, más probable será que ésta alcance sus objetivos.

La intranet corporativa debe dar prioridad a las personas y a sus necesidades.

Por ello, las personas necesitan un espacio digital utilizable en el que puedan introducir información, comparar notas con sus colegas y expresar sus pensamientos e ideas.

Los empleados que se dedican a ello estarán más motivados y su trabajo será más productivo.

En consecuencia, una intranet es beneficiosa no sólo para mejorar la comunicación interna y agilizar los procesos empresariales, sino también para permitir la colaboración digital avanzada entre las personas y ayudar a las empresas a crear compromiso.

Dados los numerosos beneficios que aporta, la intranet se ha convertido en una herramienta indispensable que ninguna empresa puede permitirse ignorar.

En consecuencia, la pregunta que puede hacerse es: ¿cuáles son los costes de tales beneficios?

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Si utiliza los KPI adecuados, verá rápidamente cómo la intranet puede ahorrar dinero a cualquier empresa de cualquier sector.