Mejore su empresa con una solución de puesto de trabajo digital

¿Qué es un puesto de trabajo digital? ¿Por qué lo utilizan las empresas?

En este artículo, descubrirá cómo seguir el ritmo de la digitalización aprovechando sus ventajas.

Tanto si los empleados trabajan a distancia como si lo hacen en persona, disponer de un espacio virtual digital que refleje a la empresa puede tener múltiples beneficios de los que las empresas no pueden prescindir.

Además, también encontrará 9 características clave sugeridas por nuestros expertos para disponer de una solución digital de vanguardia para el lugar de trabajo.

¿Qué es un puesto de trabajo digital?

Hoy en día, la transformación digital está presente en la realidad de todas las empresas.

Las empresas actuales necesitan integrar la tecnología con los componentes del negocio, que deben comunicarse y cooperar.

Esta necesidad se hace aún más urgente en estos tiempos de pandemia global y de trabajo a distancia, en los que los empleados necesitan más seguridad y las herramientas adecuadas para trabajar con eficacia incluso desde casa.

Las soluciones digitales de última generación para el lugar de trabajo son las que están empleando las empresas para replantearse su forma de trabajar, diseñar y organizarse con las nuevas herramientas digitales.

La convocatoria de reuniones -y, por qué no, incluso el correo electrónico- puede ser sustituida en su totalidad por sofisticadas herramientas de colaboración también llamadas groupware, sobre todo si tenemos en cuenta que, en 2024, Internet está disponible en casi todas partes.

Para responder a la pregunta de qué es el lugar de trabajo digital, podemos decir que se define mejor como una herramienta diseñada para promover la comunicación, la colaboración y los procesos empresariales.

Aunque existen varias herramientas, más o menos optimizadas para esta tarea, la plataforma de lugar de trabajo digital por excelencia para las empresas siempre ha sido la intranet: una plataforma empresarial que permite gestionar todos los flujos de comunicación -ya sea de colaboración o de documentación- de forma digitalizada y centralizada, generando una comunidad de empleados perfectamente sincronizada y actualizada en tiempo real.

Hace sólo 15 años, las intranets eran simples sitios web dentro de la empresa, en los que sólo era posible publicar noticias internas. Hoy en día, las intranets son las plataformas más completas y colaborativas que proporcionan a los empleados todas las herramientas necesarias para utilizarlas de forma centralizada.

Wiki, blogs, organigramas, brillantes libretas de direcciones, espacios para comentarios sociales, debates y solicitudes de opinión son sólo algunas de las herramientas que se encuentran en la plataforma digital del lugar de trabajo de una empresa que ha decidido invertir en su digitalización. Los resultados de las empresas que han hecho este tipo de elección son siempre tangibles en términos de tiempo, dinero e innovación, como veremos mejor en este artículo.

Las modernas soluciones digitales para el lugar de trabajo pueden adaptarse a los cambios sin necesidad de conocimientos de desarrollo de software y garantizan la total disponibilidad de los procesos empresariales (uptime).

Está demostrado que el compromiso, el sentido de pertenencia, la visión y la misión de la empresa aumentan progresivamente cuando los empleados pueden percibir el valor de las herramientas puestas a su disposición por la empresa.  Además, para cada actividad, los empleados encuentran un espacio de trabajo inteligente que puede ayudarles -con herramientas productivas e intuitivas- a encontrar la información que necesitan, poniéndoles en contacto con los que quieren en el menor tiempo posible.

Hoy en día, las soluciones de puestos de trabajo digitales siguen siendo una herramienta completa que proporciona a los empleados un entorno digital para encontrar información y contribuir de forma colaborativa rápidamente.

Las ventajas y beneficios de contar con una plataforma digital para el lugar de trabajo

Este nuevo paradigma digital de extender la oficina física a un entorno de red digital tiene múltiples usos.

Desde el ahorro de costes operativos hasta el aumento de la satisfacción de los empleados: es innegable que el uso de una plataforma digital para el lugar de trabajo puede ayudar a las empresas, especialmente a las que aún no han iniciado su proceso de digitalización.

• Centralización de la información, los procesos y los permisos

La centralización de estos tres factores hace que la organización empresarial sea más flexible. Se adapta más rápidamente a los cambios dictados por el negocio o por reorganizaciones internas o proyectos específicos.

• Reducción de costes

La posibilidad de utilizar los servicios en la nube en modo SAAS con licencias de uso permite no comprar -y sobre todo gestionar- directamente el costoso hardware.

• Racionalización de los costes de construcción

Una solución de puesto de trabajo digital no impide que la empresa crezca y se desarrolle incluso sin espacios físicos. En las grandes ciudades, los espacios de oficina pueden ser costosos para una empresa en crecimiento. Además, una empresa adecuadamente digitalizada, que puede seguir siendo funcional aunque sus empleados trabajen a distancia, puede recurrir a figuras profesionales cualificadas de todo el mundo, reduciendo así también los costes de personal.

• Aumento de la productividad

Los empleados con herramientas de última generación pueden encontrar, compartir y sincronizar la información más fácilmente.

• Mayor aceleración de la innovación

La posibilidad de aprovechar las tecnologías y los espacios físicos interactivos permite desarrollar comunicaciones más rápidas y estimulantes para la generación de ideas.

• Atractivo para los nuevos talentos

Las empresas que muestran altos niveles de innovación y tecnología son mucho más atractivas para los Millennials y, por tanto, para los talentos que pueden aportar nuevo valor.

Qué tecnologías (y herramientas) se utilizan para una plataforma digital de trabajo de última generación

Sin profundizar demasiado, las soluciones, o más bien las herramientas que están detrás del concepto de lugar de trabajo digital, se pueden englobar en 2 áreas distintas:

• El entorno tecnológico que constituye la plataforma del puesto de trabajo digital. En este caso, puede ser una aplicación On-Premise o en la nube, una aplicación móvil o una solución basada en la virtualización del escritorio del empleado.
• Herramientas de colaboración, que reúnen características de interacción en tiempo real entre las personas. En este contexto, podemos encontrar redes sociales corporativas, plataformas de mensajería y videoconferencia, wikis para centralizar la base de conocimientos, intranets, documentos empresariales, etc.

3 nuevas tendencias del lugar de trabajo digital de 2024

Las recientes tendencias de transformación digital están aumentando las funcionalidades que deben tener las soluciones de puesto de trabajo digital para seguir siendo competitivas en el mercado como facilitadoras de talleres para los usuarios.

Las nuevas funcionalidades se están extendiendo y eso está contribuyendo de forma radical a la evolución de esta herramienta. He aquí las 3 principales tendencias del lugar de trabajo digital a las que hay que prestar atención en 2024:

• Analítica

El análisis de datos permite a los administradores del sistema comprender cómo los empleados utilizan continuamente la solución de puesto de trabajo digital para mejorar la propia plataforma. Estas mejoras no sólo consisten en la integración de nuevas funciones de software. También analizan la arquitectura de la información empresarial, las evaluaciones y las consideraciones sobre los documentos más buscados, qué páginas son las más vistas y en qué franjas horarias. Las soluciones modernas deben proporcionar estos datos para que la inversión realizada en la digitalización se implemente de forma efectiva y se aproveche de forma correcta.

Descubra intranet.ai Analytics

• Inteligencia artificial

Los algoritmos de IA también pueden ayudar a los empleados en su vida cotidiana. Por ejemplo, la IA permite personalizar tanto la información como la investigación para cada miembro de la empresa en función de sus experiencias y necesidades.

• Asistentes virtuales

Las plataformas digitales para el lugar de trabajo también ayudan a los empleados en su rutina laboral. Por ejemplo, el empleado puede solicitar información en tiempo real y recibir respuestas que le ayuden a ahorrar tiempo en la búsqueda de materiales de trabajo que puede invertir en otras actividades.

9 características de UX distintivas de una buena plataforma de puesto de trabajo digital

Si tuviéramos que introducir una plataforma de puesto de trabajo digital en la empresa, ¿qué deberíamos considerar al adoptar una herramienta centrada en la experiencia del empleado?

Veamos ahora 9 características que deben evaluarse para garantizar una buena experiencia de usuario (UX) para el empleado que utilizará su solución de puesto de trabajo digital.

1. Interfaz de usuario simplificada

Con una interfaz de usuario confusa, los empleados no pueden acceder eficazmente a los contenidos o datos almacenados en los sitios web. Para que sean intuitivas y sencillas, las interfaces de usuario deben incluir la marca corporativa para representar mejor la cultura y la marca de la empresa en la plataforma del puesto de trabajo digital.

Esto no significa invertir sumas importantes en la personalización gráfica. En cambio, la interfaz de usuario debe simplificarse al máximo, ya que los empleados pasarán mucho menos tiempo utilizando la herramienta.

La interfaz de usuario debe tener:

• Una página de inicio relevante y atractiva con noticias personalizadas
• Enlaces rápidos a todas las funciones de la intranet y las apps de trabajo favoritas con un menú o una barra lateral
• Avisos de notificaciones de próximas conversaciones o actividades
• Una barra de búsqueda inteligente
• Una forma fácil de publicar, compartir o crear nuevos contenidos
• Un diseño intuitivo, sencillo y creativo

2. Intelligent research

Una de las principales ventajas de una solución de intranet empresarial es el almacenamiento de toda la información de la empresa y de los empleados en una única plataforma.

Sin un motor de búsqueda eficaz, esta riqueza de información podría perderse. Añadir un buen motor de búsqueda hará que su intranet moderna sea aún más productiva.

La búsqueda será rápida y ayudará a los empleados a encontrar lo que necesitan para hacer su trabajo.

Un motor de búsqueda debería:

• Buscar entre las categorías que han sido "etiquetadas" en los contenidos para ofrecer los resultados adecuados
• Buscar en la lista de empleados para encontrar personas asociadas a palabras clave, categorías o habilidades
• Buscar en toda la zona de la intranet (documentos, archivos, presentaciones, perfiles, etc.)
• Permitir instruir al motor de búsqueda para que devuelva los resultados más importantes según criterios personalizados

Descubra nuestra solución: Búsqueda inteligente en la intranet

3. Creación y gestión de contenidos simplificada

El factor impulsor de un lugar de trabajo digital es que esté centrado en el usuario y anime a los empleados a través de formas de trabajo colaborativas y más eficaces.

Una de las mejores formas de hacerlo es dar a los empleados espacio y libertad para crear contenidos útiles en la plataforma. De este modo, los empleados pueden contribuir a una herramienta que será útil para ellos mismos y para los demás.

El siguiente paso es formar a los empleados y explicarles cómo crear contenidos satisfactorios.

Todo lo que tiene que hacer es proporcionarles la tecnología adecuada, designar a los miembros del equipo de gestión de la calidad de los contenidos y dejar que se encarguen de ello personalmente.

Los contenidos que se publiquen deben ser:

• Enfocados, diseñados y gestionados por el usuario
• Breves, concisos, atractivos y relevantes
• Interactivos para el lector (comentarios, reacciones, acciones)
• Coherentes con la identidad corporativa y fáciles de crear a través de una plataforma designada
• Identificado por palabras clave de búsqueda
• Organizados de forma intuitiva dentro de la intranet.

Descubra nuestra solución: Noticias de la empresa

4. Personalización de la solución del puesto de trabajo digital

La herramienta adoptada puede aprender de sus usuarios y les permite publicar nuevos contenidos según sus deseos.

Con tantas opciones de personalización incorporadas, como etiquetas para proyectos y habilidades, el portal recoge lo que cada usuario quiere ver en su lugar de trabajo digital.

Una plataforma de lugar de trabajo digital personalizable también es esencial para crear el entorno de trabajo digital perfecto para sus necesidades y ser productivo al máximo.

Incluso una intranet que exprese lo mejor posible el concepto de lugar de trabajo digital por excelencia debería

• Permitir la personalización de la página de inicio del usuario, los enlaces y la organización del contenido
• Disponer de widgets de funciones que reúnan contenidos específicos de diferentes áreas de la intranet en la página de inicio de cada empleado
• Tener un widget que permita a los empleados ver el contenido más relevante para lo que quieren ver
• Permitir el acceso sólo a usuarios específicos en caso de contenidos sensibles o especialmente relevantes.

5. Social features

La transformación digital de la comunicación interna es fundamental para las soluciones digitales del lugar de trabajo, y las funciones sociales hacen posible este desarrollo.

Cuanto más eficiente y productiva sea la interacción de los compañeros entre sí, mejor será el trabajo de todos en una solución de puesto de trabajo totalmente digital.

Las características sociales de la intranet incluyen, por ejemplo:

• Funciones sociales modernas como comentarios, reconocimientos, etc.
• Integración con otras plataformas para compartir ya en uso
• Contenidos multimedia fáciles de crear y compartir
• Aplicaciones y funciones móviles para las conexiones continuas
• Foros y salas de chat para debates.

6. Employee experience

En la plataforma del lugar de trabajo digital, la satisfacción y la experiencia de los empleados deben ser el centro de atención.

Estamos asistiendo a un paso que mide el éxito de las herramientas adoptadas por la traducción de conocimientos más complicada a la retroalimentación más cualitativa y narrativa.

Eso significa que el software utilizado para la solución del lugar de trabajo digital debe tener integradas las opciones de comentarios/retroalimentación para los empleados siempre que sea posible.

La creación de un sistema organizado para la gestión de este contenido continuo, la contención de los problemas de los empleados y la creación de la herramienta que desean resulta mucho más accesible.

Disponer de un medio con opciones de retroalimentación integradas significa:

• Incluir funciones de retroalimentación en los correos electrónicos o mensajes de la empresa, o remitir al historial completo de la intranet, que los empleados pueden modificar
• Crear áreas sociales donde los empleados puedan expresar sus opiniones sobre temas específicos
• Realizar encuestas periódicas para evaluar la satisfacción de los empleados con la usabilidad de la intranet
• Implantar un sistema de gestión u organización para hacer un seguimiento de las opiniones

7. Gestión administrativa delegada

Las soluciones eficaces de espacio de trabajo digital permiten a los empleados convertirse en administradores de secciones o contenidos específicos, aunque sea a un nivel básico.

Esto alivia la carga de trabajo del departamento de TI y comparte la responsabilidad de una intranet cada vez más exitosa dentro del equipo.

La elección de tareas administrativas sencillas que puedan delegarse fácilmente en los empleados mejorará el uso de la intranet de la empresa y su mantenimiento general.

Además de la gestión de las tareas administrativas, los empleados deben disponer de un espacio para coordinar las actividades de los distintos proyectos.

De este modo, les ayuda a organizar de forma productiva el trabajo en curso en el espacio de trabajo digital.

Las áreas de actividad deben:

• Proporcionar enlaces a las herramientas que los empleados necesitan para realizar el trabajo
• Incluir "instrucciones" básicas para procedimientos empresariales sencillos y uniformes
• Gestionar el contenido del sitio web de los distintos departamentos
• Incluir los flujos de trabajo o el calendario compartido
• Conectar a los empleados que trabajan en el mismo proyecto.

8. Compartir documentos y contenidos

Un espacio designado es esencial para que los empleados puedan compartir contenidos y documentos relevantes.

Un área en la que los empleados creen y compartan contenidos, organizada por áreas o proyectos, fomenta la colaboración y el fácil acceso a documentos útiles.

Los portales de trabajo deben incluir:

• Un espacio para que los empleados creen y compartan archivos en cada departamento
• Acceso rápido a los archivos más útiles y utilizados
• Herramientas para compartir documentos dentro de un único proyecto o una iniciativa específica
• Una forma de informar a otros colegas sobre nuevos contenidos

Descubra nuestra solución: Descubra los documentos de la empresa

9. 100% móvil y acceso en cualquier lugar a la plataforma del lugar de trabajo digital

No hace falta decir que este aspecto es imprescindible.

La solución adoptada como lugar de trabajo digital corporativo debe ser capaz de conectar a los empleados de todo el mundo, estén donde estén, y potencialmente en cualquier momento. De este modo, podrán permanecer siempre conectados con las actividades laborales y con las distintas conversaciones.

Las soluciones para el lugar de trabajo digital que también son compatibles con los dispositivos móviles también deben ser capaces de enviar notificaciones push para asegurarse de que los empleados vean las actualizaciones o la información crucial en tiempo real en su entorno digital.

Su aplicación debe proporcionar:

• Acceso completo al sistema desde el dispositivo móvil del empleado
• Capacidad de guardar el contenido para poder trabajar sin conexión
• Interfaz intuitiva, sensible y fácil de ver para pantallas pequeñas
• Envío de notificaciones a los dispositivos móviles por parte de la dirección para poner al día a los empleados las 24 horas del día, los 7 días de la semana

Microsoft 365 ofrece diferentes herramientas de Digital Workplace

La distancia en el trabajo ya no es un obstáculo cuando se apoya en instrumentos que amplían la comunicación más de lo que lo haría la presencia.

El puesto de trabajo digital Microsoft 365 es la solución que actualmente cubre la mayor cuota de mercado en todo el mundo y que permite acceder a herramientas innovadoras y eficaces para el rendimiento empresarial.

Veamos qué herramientas pone a su disposición, dentro de su suscripción, para implementar las herramientas necesarias para un puesto de trabajo digital.

Nuevas oportunidades con Microsoft 365

Microsoft 365 es la plataforma en la nube creada por Microsoft, que se vende en modo SaaS, con costes definidos según el número de licencias de usuario adquiridas. Microsoft 365 (antes llamado Office 365) proporciona herramientas diseñadas y creadas para aumentar la productividad y la colaboración en el lugar de trabajo.

Además de las aplicaciones relacionadas con el trabajo, Microsoft 365 proporciona un lugar seguro para los datos de su empresa, ya que están almacenados y centralizados en la nube, a los que sólo se puede acceder con los permisos adecuados.

Entre la miríada de aplicaciones incluidas en la suscripción a Microsoft 365, veamos las herramientas más adecuadas para hacer realidad el lugar de trabajo digital de una empresa.

Sharepoint Online

Sharepoint es la herramienta que permite a la empresa crear sitios internos que se ajusten a la marca corporativa con facilidad. También permite crear los contenidos que la organización necesita mostrar a sus empleados para involucrarla en la dinámica interna plenamente. Por lo tanto, es el instrumento por excelencia utilizado en la realización del lugar de trabajo digital corporativo y la intranet. Con aplicaciones verticales específicas, Sharepoint se convierte en la herramienta más completa y más adoptada por las pymes y las grandes empresas.

Lea también: Qué es Sharepoint y cómo ayuda a las empresas

Oportunidades con Sharepoint

Para entender mejor lo que le ofrece Sharepoint, aquí tiene algunas de las cosas que puede hacer con él:

• crear, modificar y gestionar su portal de comunicación para toda la población corporativa, sitios departamentales o sitios de equipos de trabajo específicos, documentos y espacios dentro de la empresa, ofreciendo soluciones de colaboración únicas y modernas
• Los usuarios pueden encontrar todas las noticias más esenciales y actualizadas de la empresa, como los eventos programados y las alertas. Pueden desplazarse rápidamente a todas las fuentes de interés o a los servicios digitales que la empresa pone a su disposición
• La plataforma estimula el trabajo en equipo. Puede compartir de forma segura archivos, documentos e información con toda la empresa y sus equipos dentro de la organización y fuera de ella y en diferentes dispositivos.

Microsoft Teamspara empresas

La comunicación y la colaboración adquieren connotaciones aún más fuertes con Microsoft Teams.

La herramienta potencia las actividades en equipo tanto entre equipos del mismo departamento como entre diferentes departamentos y usuarios de fuera de la empresa si se les da permiso.

Reúne información como materiales de proyectos, conversaciones y aplicaciones en una única aplicación que garantiza siempre la sincronización de todas las tareas.

La herramienta está perfectamente integrada con todas las demás aplicaciones de Microsoft 365, como Planner, Onenote y Sharepoint Online.

Microsoft Teams: las oportunidades

Estas son algunas de las posibles acciones que la empresa puede llevar a cabo con Teams:

• Por ejemplo, se puede chatear y llamar por vídeo a todos los empleados internos y externos de la empresa.
• Los empleados pueden participar en charlas de grupo y formar parte de canales en función de los proyectos de trabajo.
• Los archivos se comparten con todos los miembros del equipo para que puedan colaborar de forma sincronizada.
• Un sistema inteligente de notificaciones push lleva la comunicación de la empresa presente en el portal de la intranet directamente al empleado.
• Los equipos ayudan a realizar seminarios web, presentaciones en línea y eventos en directo para hasta 10 mil participantes, durante 4 horas, y con la posibilidad de realizar 15 simultáneos.

Yammer: la red social corporativa

Diseñada para unir a las personas, especialmente si trabajan en diferentes lugares o en diferentes horarios, la plataforma ofrece a los empleados la oportunidad de recibir fácilmente información de sus colegas, ayudar a los demás y compartir conocimientos en la empresa, que es el corazón de todas las realidades empresariales.

Lea también: Yammer: una red social para empresas

Los empleados pueden compartir mensajes o preguntas, a partir de los cuales generar discusiones enteras necesarias para llevar a cabo su trabajo, encontrar contenidos específicos, aprender más sobre la vida empresarial y, en consecuencia, aumentar su compromiso.

Con Yammer, la cultura corporativa se percibe con mucha más intensidad, generando un fuerte sentimiento de pertenencia a la organización.

Esto es esencial para que los empleados no sean espectadores pasivos de la vida de la empresa, sino que contribuyan de forma natural a su evolución.

One Drive: la nube segura para las empresas

Además de Microsoft Sharepoint Online, Onedrive para empresas es un espacio de almacenamiento en línea donde se pueden compartir y colaborar archivos.

Puntos fuertes de Onedrive

Los principales puntos fuertes de Onedrive son la sincronización y la compatibilidad entre las distintas plataformas.

Le permite crear archivos en su PC y editarlos en su tableta o smartphone, guardando todos los cambios realizados.

Onedrive es compatible con Windows Phone, Android, iOS e incluso con Xbox.

Permite al empleado acceder al mismo archivo desde cualquier dispositivo, sin tener que enviarlo por correo electrónico o guardarlo en un lápiz de memoria.

Además, muestra los cambios en tiempo real y permite acceder a todas las versiones anteriores del mismo documento.

En resumen, Onedrive for Business reúne a los compañeros y les permite colaborar en los documentos mediante una cuenta corporativa.

Con Onedrive para empresas, cada miembro del equipo de la organización dispone de su propio espacio de almacenamiento (desde 1 TB hasta un espacio de almacenamiento ilimitado por usuario, en función del tipo de licencia de Microsoft 365 adquirida).​