Gestor documental

Gestor documental para SharePoint Online: ¿cómo ayuda a su empresa?

Gestione el ciclo de vida de sus documentos en la intranet de SharePoint Online. Solicite la demo

El sistema que le permite crear, revisar, aprobar, firmar y publicardocumentos empresariales directamente desde su intranet SharePoint.

Nuestro sistema de gestión documental le permite administrar el ciclo de vida de los documentos empresariales sin abandonar la intranet. El objetivo es enriquecer las funcionalidades de SharePoint Online para digitalizar los procedimientos de manera uniforme, intuitiva e integrada en el entorno digital de Microsoft 365.

Cree documentos uniformes y protocolizados

Nuestro componente permite crear nuevos documentos a partir de plantillas prediseñadas, alineadas con la marca corporativa y personalizables. Las plantillas disponibles cuentan con propiedades nativas para indicar automáticamente el número de versión y el código único de registro. Su empresa podrá contar con la creación rápida de procedimientos estandarizados.

Crear documentos uniformes y registrados en la intranet SharePoint

Colabore en tiempo real

El sistema se integra con Microsoft Office no solo para la redacción de documentos, sino también para la revisión en modo de coautoría y el archivado de versiones. De este modo, los usuarios pueden invitar a sus colegas a colaborar en los procedimientos, gestionando el acceso a la información con el sistema de permisos común a los productos de Microsoft 365 y sin perder nunca los cambios realizados en los documentos.

Colaborar en los documentos corporativos en la intranet SharePoint

Elija entre dos flujos de aprobación

Nuestro componente admite dos tipos de aprobación: Puede elegir según sus necesidades, reduciendo el tiempo y el consumo de papel asociados a la aprobación de documentos en las oficinas tradicionales.

Firma electrónica, a través de DocuSign.
Modo estándar, con el envío de correos electrónicos.

Aprobar los documentos corporativos con firma digital en la intranet SharePoint

Simplifique la distribución de nuevos procedimientos

La empresa puede informar a los usuarios sobre la existencia de un nuevo documento en la intranet mediante un sistema de notificaciones por correo electrónico automatizado que ya está integrado en nuestro gestor.

Distribución automática de los nuevos procedimientos en la intranet SharePoint

Gestor documental para SharePoint: ¿cuáles son las ventajas?

Nuestro sistema de gestión documental enriquece las funcionalidades estándar de SharePoint Online para facilitar la actualización de documentos y mantener la alineación con el público empresarial.

Gestión pública y privada para los departamentos

Los departamentos empresariales pueden utilizar nuestro componente para gestionar sus propios documentos antes de hacerlos públicos en la intranet. De esta manera, disponen de un espacio de trabajo privado donde pueden llevar a cabo actividades de redacción, revisión y aprobación de forma interna. Una vez listos, los documentos se publican en formato PDF en el área del departamento, accesible para todos los colegas.

Gestión de los documentos corporativos para los departamentos en la intranet SharePoint

Versionado de los documentos en la intranet SharePoint

Versionado Para cada modificación realizada en los documentos, se actualiza automáticamente el número de versión correspondiente. Los usuarios pueden consultar el historial de SharePoint para comparar o restaurar cualquier versión anterior de los documentos archivados.

Registro de los documentos en la intranet SharePoint

Protocolización A cada nuevo documento se le asigna automáticamente un código único de protocolización para facilitar su identificación.

Asignación de metadatos a los documentos en la intranet SharePoint

Metadatos Los metadatos de SharePoint permiten categorizar los archivos según información específica que el usuario puede definir de manera independiente. Es posible actualizar los metadatos para mejorar las búsquedas en la intranet.

Gestión de los documentos en la intranet SharePoint

Check-In y Check-Out Puede tomar la responsabilidad de un procedimiento, impidiendo que sus colegas modifiquen el contenido hasta que se realice el Check-Out. Durante el Check-In, el documento permanece disponible para el resto de la empresa en modo de solo lectura.

Gestión de los accesos a los documentos en la intranet SharePoint

Gestión de accesos Los usuarios pueden decidir quién puede ver los documentos o realizar cambios en el contenido. Las autorizaciones de Microsoft 365 permiten gestionar el acceso a la información según área empresarial, tipo de documento, carpeta y archivo.

Búsqueda full-text de los documentos en la intranet SharePoint

Búsqueda de texto completo La Búsqueda avanzada acelera el intercambio de información en el entorno de Microsoft 365. Le ayuda a recuperar documentos publicados por sus colegas en segundos, mostrando resultados relevantes para palabras, frases y sinónimos.

Funcionalidades relacionadas

Document Archive My Documents Document Acknowledgement Advanced Search

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