Intranet-verkko: mitä se on ja miksi yritykset tarvitsevat sitä?

Intranet-verkko on väline, joka ohjaa organisaatioita kaikilla markkinoilla kohti älykästä digitalisointiprosessia, jonka hyödyt ovat lukuisat. Yritykset eivät voi tulla toimeen ilman sitä varsinkaan nykyisessä työympäristössä, jossa älykäs työskentely on avainasemassa.

Katsotaanpa, miksi.

Mikä on intranet-verkko

Nykypäivän digitaalisessa ympäristössä on välttämätöntä löytää parhaat työkalut, jotta pysyy mukana. Intranet on liiketoiminta-alusta, joka yhdistää organisaatiosi innovatiiviseen ja tehokkaaseen työelämään kaikkien digitaalisten hyötyjen ansiosta.

Pääsy on rajoitettu vain niihin, jotka ovat osa yritystä. Yritystilin kautta kuka tahansa käyttäjä voi käyttää sitä milloin tahansa tabletilta, tietokoneelta tai älypuhelimelta. Organisaatio lisää viestintää ja palveluja työntekijöille, jotta he pysyvät yrityksen dynamiikan mukana.

Jotta ymmärtäisit paremmin intranetin mahdollisuuksia, tässä artikkelissa luetellaan joitakin liiketoiminnallisia näkökohtia, joita voit toteuttaa sen käytön avulla.


Miksi myös sinun yrityksesi tarvitsee sellaisen?

Koska intranet eli digitaalinentyöpaikka on digitaalinen portaali, jota tarvitset, jotta voit hyödyntää uusien teknologioiden tarjoamia mahdollisuuksia, ja monet yritykset ovat jo investoineet siihen.

Yrityksen intranet parantaa sisäistä liiketoimintaviestintää, sillä sen avulla voit viestiä kaikkien työntekijöiden kanssa reaaliajassa ja saada välitöntä palautetta.

Säästettyä aikaa ja resursseja voidaan käyttää muihin toimintoihin liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tarpeeton työ vähenee ja voit keskittyä täysin tärkeämpiin tehtäviin.

  • Parempi tuottavuus paremmilla yrityssovelluksilla
  • Säästä aikaa ja resursseja
  • Tiedostojen, tietojen ja informaation nopea vaihto
  • Yksinkertaistetut viestintäkanavat
  • Yhteistyö reaaliajassa
  • Työntekijöiden sitoutuminen
  • Luokiteltu tietoarkisto

 

Optimaalinen työtila

Työntekijälle intranet on portti digitaaliseen työelämään kaikkine mahdollisuuksineen. Ympäristö, jossa hän on, on optimaalinen työympäristö, jossa hän pääsee käsiksi työhönsä tarvitsemiinsa tietoihin tai liiketoimintaprosesseihin puolessa ajassa ja yhdellä napsautuksella. Lyhyesti sanottuna portaali lyhentää päivittäisten tehtävien suorittamiseen tarvittavaa aikaa ja lisää siten kollektiivista tuottavuutta.

Sen avulla voidaan jakaa yritysviestintää, palveluuutisia ja tietoja, joiden avulla työntekijät pysyvät ajan tasalla ja organisaation muuttuvan dynamiikan mukana.

Kaikki yrityksen toimintaan osallistuvat ja sen kanssa päivittäin vuorovaikutuksessa olevat henkilöt voivat tavata ja tehdä yhteistyötä, kun heillä on enemmän resursseja käytettävissään, ja mikä tärkeintä, jakaa tietämystään yrityksen sisällä. Kaikki intranetin avulla tuotettu toiminta keskittyy aina ihmisiin.

Heidän palautteestaan ja käyttäytymisestään kyselyiden, palautteen ja anonyymien raporttien avulla voit tarjota alustan, joka vastaa heidän tarpeitaan ja siten parantaa yrityksen suorituskykyä.

 

Mitä intranetillä voi tehdä

Voit syöttää sinne yritysviestintää, työasiakirjoja, kuten esitteitä, yrityksen menettelytapoja ja mitä tahansa tietoa, jota yritys tarvitsee synkronoidakseen työntekijöidensä kanssa ja päinvastoin.

Myös työntekijöiden sitouttamiseen tarvittavat alueet yrityksen rakenteesta, missiosta, arvoista ja identiteetistä on mahdollista tehdä kaikkien nähtäville.

Kullakin osastolla voi olla oma rajoitettu alue, jossa voidaan seurata toiminnan edistymistä ja tarkistaa osaston tavoitteet.


Mikä on intranet.ai?

intranet.ai on käyttövalmis yritysintranet, joka on suunniteltu vähentämään kustannuksia ja toteuttamisaikaa ja luomaan siten yhteistoiminnallinen ja moderni digitaalinen työympäristö:

  • Alustava hinta 3 650 €/vuosi täydellisestä intranetistä
  • yli 50 sovellusta, mukaan lukien kehittynyt haku, asiakirjojen hallintajärjestelmä ja FAQ-sivut
  • 100-prosenttisesti integroitu SharePoint Onlineen ja Microsoft 365:een

 

Aikatauluta esittely


Intranet: työntekijöille tarkoitetut alueet

Tiesitkö, että intranetissä jokaisella työntekijällä on oma yksityinen alue, josta hän löytää kaikki yrityksen tarjoamat palvelut? Yrityksen prosessit, kuten hyvinvointiin liittyvät prosessit, on älykkäästi digitalisoitu ja ne ovat saatavilla intranetissä yhdellä napin painalluksella.

Henkilökohtaisessa ympäristössään työntekijä voi tarkastella seuraavia asioita:

  • aiemmat ja tulevat palkkakuitit
  • suosikkityösovelluksensa
  • loma-anomukset
  • kulukorvaushakemukset
  • älykäs työskentely -pyynnöt
  • yrityksen yhteinen päiväkirja

Tässä tilassa käyttäjillä on myös ammatilliselle uralleen omistettu osio, johon he voivat kirjata kaiken ammatillisen edistymisensä, saavutuksensa, kiinnostuksen kohteensa, taitonsa ja KSAO:nsa digitaalisessa CV:ssä.

Näin hän voi tehdä itsensä paremmin tunnetuksi esimiehille ja kollegoille.

Kuka tahansa työntekijä voi myös etsiä oikeaa ja pätevää henkilöä työprojekteihin tutkimalla hänen taitojaan.


Yksinkertaistettu viestintä

Intranet tarjoaa jatkuvan, ajantasaisen ja kattavan digitalisoidun tiedonkulun. Kuten mainitsimme, jokainen työntekijä voi löytää
  • yritysviestintää, kuten uutisia tai palveluilmoituksia
  • työasiakirjat, kuten esitteet, mallit tai yrityksen menettelyt
  • tiedot, jotka yrityksen on synkronoitava työntekijän kanssa ja päinvastoin, kuten tavoitteet, palkkiot ja uudet työntekijät

Kaikille alueille voidaan myös julkaista yrityksen missiota, arvoja ja identiteettiä vahvistavia elementtejä. Korostettujen bannereiden, ilmoitusten ja hälytysten avulla jokainen yritystieto saa oikean näkyvyyden prioriteettinsa mukaan.


Älykäs tutkimus

Valkoinen paperi IDC osoittaa, että organisaatiot menettävät vuosittain lähes 2,5 miljoonaa dollaria, kun työntekijät ponnistelevat löytääkseen ja hakiessaan kriittisiä tietoja. Sen sijaan jos jokainen työntekijä löytää oikean asiakirjan oikeaan aikaan, liiketoiminnan suorituskyky paranee, kun tämä organisatorinen kuilu kurotaan umpeen, ja työntekijöiden silmissä yritys näyttää tarjoavan kaikki tarvittavat välineet, jotta he voivat työskennellä parhaissa mahdollisissa ja innovatiivisimmissa olosuhteissa.

Tämän toiminnallisen puolen tukeminen parantaa erityisesti neljää näkökohtaa:

  • tiedonhallinta yrityksessä. Tietovirran optimaalinen hallinta yrityksessä edellyttää sujuvia, täydellisiä ja välittömiä hakuprosesseja.
  • työntekijöiden sitoutuminen. Työntekijät voivat työskennellä arvokkaan sisällön parissa laadukkaassa työympäristössä.
  • Tehokas yhteistyö tiimien välillä.
  • Projektinhallinta. Johtajat voivat nopeasti ja helposti käyttää kriittistä tietoa, löytää oikeanlaista osaamista omaavia henkilöitä ja tunnistaa aiempia projekteja.

Intranet on varustettu älykkäillä hakujärjestelmillä, joiden avulla voit painaa kaasujalkaa jokaisella näistä osa-alueista ja säästää aikaa ja rahaa.

Voit

  • tehdä hakuja useista tietokannoista, kuten: intranetissä olevista asiakirjoista, uutisista ja sivuista ,työtovereista yrityksessä, yrityksen tiedoista.
  • Määritä tunnisteita ja luokkia kullekin sisällölle tehokkaampaa hakua varten.
  • Älykkään analyysijärjestelmän ansiosta voit seurata käyttäjien hakuja vastaamaan heidän tarpeitaan.


Verkkoarkisto

Intranetissä jaetaan kaikenlaista tietoa, palvelutiedoista yritystietoihin.

Kaikki nämä tiedot kerätään verkkopilviarkistoon, jotta ne löytyvät milloin ja mistä tahansa.

Tämä helpottaa hakua ja säästää arvokasta aikaa.

Yrityksen sisäinen intranet voi paitsi lyhentää ja yksinkertaistaa viestintäkanavaa, myös varmistaa sen turvallisuuden.

Sisäisesti digitoitujen tietojen ja informaation vaihto on täysin turvallista.


Yhteisön luominen ja vahvistaminen

Yhteisöön kuuluminentarkoittaa keskustelua, näkemysten vaihtoa tietyistä aiheista, inspiraation saamista toisten ideoista ja siten itsensä kehittämistä.

Intranetissä otetaan käyttöön yhteisön käsite ja laajennetaan ja sovelletaan sitä yrityskontekstissa. Teemakohtaisten yhteisöjen avulla voi saada tietoa, ideoita ja keskustella haluttuun aiheeseen liittyvistä toimista.

Jos ajatellaan asiaa, myös yritykset voivat hyödyntää tätä mekanismia. Itse asiassa saman yrityksen ihmiset työskentelevät kaikki samalla alalla. Vaikka heillä on erilaiset taidot, asemat ja roolit, he kaikki työskentelevät samojen tavoitteiden eteen, myyvät samoja tuotteita tai tarjoavat samoja palveluja.

Vahvuutena on, että kaikilla on täydellinen tietämys siitä, mitä he tekevät, ja tämä on korvaamatonta mille tahansa yritykselle. Se, että ihmisille annetaan mahdollisuus kohdata toisiaan, vaihtaa ajatuksia ja tuottaa ideoita, lisää väistämättä positiivisuutta yrityksessä.

Kaikki nauttivat mahdollisuudesta jakaa tietämystään toisten kanssa parantaakseen toisiaan, mikä myös lisää liiketoiminnan tuloksia. Näin ollen on normaalia, että digitalisoituneessa ympäristössä syntyy arvoketju.




Intranet-verkko: Hyödyt työntekijöille ja asiakkaille

Kun annetaan ääni niille, jotka työskentelevät yrityksessä päivittäin, mahdolliset ongelmat yrityksessä voidaan ratkaista nopeammin ja riski tyytymättömien ihmisten esiintymisestä työpaikalla pienenee huomattavasti.

Lisäksi hyödyt näkyvät työntekijöiden lisäksi myös asiakkaiden näkökulmasta. Jatkuva kanssakäyminen ihmisten kanssa, jotka ovat läheisessä yhteydessä asiakkaisiin, mahdollistaa oikeanlaisen digitoidun tiedon löytämisen asiakkaiden tarpeisiin ja siten sen ymmärtämisen, mitä palvelua pitäisi tarjota ennen kilpailua ja miten se pitäisi tehdä.

Se levittää yrityksessä tarkkaa tietoisuutta siitä, mitä tehdään ja kenelle. Kuka voisi paremmin tuoda tämän tiedon yritykseen kuin ne, jotka työskentelevät siellä päivittäin?

 Tällaisia etuja voivat kaikki yritykset saada intranetin avulla.

Se on täydellinen väline, jolla näille ihmisille voidaan antaa ääni.

Keskusteluryhmien luominen intranetissä tai esimerkiksi Microsoft 365:n tarjoamien digitaalisen työpaikan työkalujen avulla on väline, joka voidaan perustaa ja ottaa todella käyttöön muutamalla klikkauksella.

Se ei ole mitään yliluonnollista, mutta lisäarvo digitaaliselle yritykselle on erittäin suuri.


Se parantaa sitoutumista ja liiketoimintaympäristöä

Lisäksi intranet on väline, jota ei kannata jättää käyttämättä, lähinnä siksi, että se voi parantaa liiketoimintailmapiiriä ja yritysidentiteettiä. Ihmiset, jotka voivat sanoa mielipiteensä tai löytää helposti tietoa työhönsä muilta, tuntevat itsensä selvästi sitoutuneemmiksi kuin ne, jotka työskentelevät yksin.

Jos heistä tulee parempia työssään, on sanomattakin selvää, että yrityksen tuottavuuden lisäksi myös yritysilmapiirin positiivisuus lisääntyy. Ajatelkaa, miten paljon joku, jonka idea on julkaistu intranetissä, josta on keskusteltu ja joka on tosiasiassa toteutettu, voi tuntea olevansa osa yrityksen projektia.

Ajatelkaa, millaista vastakaikua tällainen esimerkki voi luoda kollegoiden keskuudessa. Intranet on täydellinen paikka luoda tällaisia stimuloivia digitalisoituja työympäristöjä. Se on täydellinen paikka jakaa tietoa ja tietämystä yrityksen sisällä.

Intranet muodostaa yritysyhteisön, jossa tiedon jakaminen ja keskustelut ovat arkipäivää. Liiketoimintaan liittyvän sisällön levittäminen tuottaa laajaa tietämystä, joka lisää yritykseen kuulumisen tunnetta.

Työntekijöiden tarvitsee ottaa vain muutama askel ilmoitustaulultaan, jotta he voivat olla yhteydessä toisiinsa ja jakaa tietoa, joka nopeuttaa ja tekee työstä tuottavampaa. Chat-järjestelmät, kommentit, palaute, reaktiot ja kiinnostavat viestit lisäävät käyttäjien sitoutumista ja yrityksen viestinnän asianmukaista vastaanottoa.


 

Työntekijöiden sitoutuminen

Sitoutuneet työntekijät takaavat paremmat tulokset yrityksessä.

Työntekijä on intranetin ytimessä, ja tämä näkyy kaikissa sen tarjoamissa työvälineissä.

Sen lisäksi, että intranet pitää hänet jatkuvasti yhteydessä yritykseen yrityksen uutisten, hälytysten, ilmoitusten tai yrityksen sisällä käytävien keskustelujenkautta ja varmistaa, että hänellä on aina tarvittava materiaali jaettavaksi, se voi myös laajentaa hänen verkostoaan antamalla hänelle mahdollisuuden pitää helposti yhteyttä kollegoihin kaikista osastoista.

Jokainen käyttäjä on osa klassista puhelinluetteloa, josta löytyvät henkilökohtaiset tiedot, kuten hänen yhteystietonsa, kiinnostuksen kohteensa, aiemmat kokemuksensa ja taitonsa. Työntekijät voivat näin luoda vahvemman digitalisoidun yritysverkoston ja kommunikoida entistä sujuvammin.

Intranetistä tulee paikka, jossa vaihdetaan tietoja, keskustellaan ja annetaan tunnustusta julkisten viestien ja palautteen kautta. Tunne organisaatioon kuulumisesta on yhä tärkeämpi.


Liiketoiminnan menestys

Yrityksen menestys riippuu työntekijöiden tyytyväisyydestä ja osallistumisesta. Mitä enemmän työntekijät osallistuvat yrityksen toimintaan, sitä todennäköisemmin tavoitteet saavutetaan.

Ihmisten ja heidän tarpeidensa tulisi olla yrityksen intranetin keskiössä. Siksi ihmiset tarvitsevat käyttökelpoisen digitaalisen tilan, johon he voivat syöttää tietoja, vaihtaa näkemyksiä kollegoiden kanssa ja ilmaista mielipiteitään ja ajatuksiaan. Sitoutuneet työntekijät ovat motivoituneempia ja heidän työnsä on tuloksekkaampaa.

Intranet on siis hyödyllinen paitsi sisäisen viestinnän parantamiseksi ja liiketoimintaprosessien virtaviivaistamiseksi myös siksi, että se mahdollistaa kehittyneen digitaalisen yhteistyön ihmisten välillä ja auttaa yrityksiä luomaan sitoutumista.


Mitkä ovat intranetin kustannukset ja hyödyt?

Nykyään intranetistä on tullut välttämätön työkalu, jota yksikään yritys ei voi jättää pois millään markkinoilla, koska sen tuomat hyödyt ovat valtavat.

Saatat siis kysyä itseltäsi: mitä näin monet hyödyt maksavat?

Vastauksemme on, että intranetillämme voit saavuttaa tehokkaan intranetin, Microsoft 365:n kanssa integroidut järjestelmät ja tekoälytyökalut 10 prosentilla kustannuksista ja 10 prosentilla ajasta.

Integrointi Microsoft 365:n kanssa ja tekoälyn käyttö antavat sinulle alan johtavat edistykselliset työkalut liiketoiminnan digitalisoimiseksi. Jos käytät oikeita tunnuslukuja, huomaat pian, että intranet voi tuoda konkreettisia säästöjä mille tahansa yritykselle millä tahansa toimialalla.


Haluatko täydellisen, käyttövalmiin intranetin?


"Intranet-in-a-box" on täydellinen palvelu yrityksellesi:

  • Tarjoamme sinulle tuotemerkillä varustetun intranetin, joka on jo integroitu Microsoft 365:een ja Vivan kanssa.
  • Ylittämme tavallisen yrityssivuston rajat muokattavilla ominaisuuksillamme.
  • Päivitämme kaikki komponentit uusimpien Microsoft-standardien mukaisiksi.

Yksinkertaista sisäistä viestintää ja digitalisoi yrityksesi minimaalisella investoinnilla.

 

Ota yhteyttä

Giuseppe Marchi


Giuseppe on ollut SharePointin ja Microsoft 365:n Microsoft MVP vuodesta 2010 lähtien. Hän perusti Dev4Siden ja intranet.ai:n tavoitteenaan auttaa yrityksiä luomaan yksinkertaisempi ja tehokkaampi työympäristö.

Hän toimii konsulttina kaikessa, mikä liittyy digitaaliseen yhteistyöhön, intranet-portaaleihin ja Microsoftin pilvialustoihin.

Jatka lukemista

Yrityksen intranet: mitä se on ja 20 ideaa sen kasvattamiseksi

Selvitä, mitä yrityksen intranet on ja millaisia mahdollisuuksia se tarjoaa yrityksellesi.

Lue lisää

Mikä on SharePoint ja sen 7 keskeistä ominaisuutta

Lue, mikä SharePoint on ja miten se voi auttaa sinua digitalisoimaan yrityksesi.

Lue lisää