Intranet: Warum ist es für Unternehmen unverzichtbar?

Eine Definition des Intranets

Warum jedes Unternehmen ein Intranet braucht

Das Intranet bietet eine Reihe unmittelbarer Vorteile, die – bei korrekter Implementierung – die Produktivität aller Unternehmen verbessern können. Zu diesen Vorteilen gehören:

• Zeitersparnis: Ein Intranet-Netzwerk ermöglicht einen schnellen und zentralisierten Zugriff auf Unternehmensinhalte. Dank Suchfunktionen und der Möglichkeit, automatisierte und benutzerfreundliche Archive zu erstellen, werden Inhalte leichter auffindbar und verwaltbar.
  
  
• Höheres Engagement: Der vom Intranet bereitgestellte Raum vereinfacht den Wissens- und Ideenaustausch. Umfragen, Pinnwände, Q&A-Sessions, Live-Events, Communitys und Gamification-Initiativen sind nur einige der Möglichkeiten, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeitenden aktiv einbinden können.
  
  
• Stärkere Unternehmenskultur: Nachrichten, Werte, Strategien und Ziele finden hier den idealen Ort, um alle Mitarbeitenden zu erreichen. Es geht nicht nur um Engagement, sondern auch um die Ausrichtung auf zentrale Entscheidungen und Initiativen. Prozesse wie Onboarding profitieren davon ebenso wie die Fähigkeit, interne Kompetenzen zu fördern – durch direktere und transparentere Kommunikation.
  
  

Doch um das Konzept des Intranets besser zu verstehen – und was es Unternehmen konkret bietet – lohnt sich ein Vergleich mit zwei anderen Systemen, die oft verwechselt werden, aber grundlegend verschieden sind.

Die Rede ist vom Internet und vom Extranet.

Die Unterschiede werden in der folgenden Tabelle deutlich.

 

Intranet: Was unterscheidet es von Internet und Extranet?

 

Netzwerktyp	Merkmale
Internet	Das weltweite öffentliche Netzwerk, frei zugänglich von allen verbundenen Geräten.
Extranet	Ein Unternehmensportal, das entweder eigenständig oder in das Intranet integriert sein kann, und das darauf ausgelegt ist, internes Personal sicher mit externen Stakeholdern (z. B. Partnern, Lieferanten oder Kunden) zu vernetzen.
Intranet	Das Fundament des digitalen Arbeitsplatzes im Unternehmen. Es zentralisiert Dokumente, Kommunikation, Services und Tools für den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden. Der Fokus liegt dabei ausschließlich auf dem internen Personal. Zugriffsrechte und Berechtigungen werden anhand von Rollen und Abteilungsbedürfnissen gesteuert.

 

Die Weiterentwicklung des klassischen Unternehmensportals hat zu dem modernen Konzept des „Digital Workplace“ geführt – einer integrierten Technologieumgebung, die sämtliche Arbeitsprozesse abdeckt, integriert und vollständig digitalisiert. An dessen Basis steht das Intranet.

Der größte Vorteil eines Intranet-Netzwerks besteht somit darin, einen zentralen Zugangspunkt zu allen Services zu bieten, die das Unternehmen seinen Mitarbeitenden zur Verfügung stellt: von der internen Kommunikation bis hin zu Anwendungen für die tägliche Arbeit (Dokumentenmanagement, Supportanfragen, Projektmanagement usw.).

Dass Rollen, Inhalte und Prozesse auf einer einzigen Plattform zusammenlaufen, bringt noch einen weiteren wichtigen Aspekt zum Vorschein: die Sicherheit.

Jede autorisierte Person verfügt über ein Unternehmenskonto, das in der Regel über Identity-Management-Systeme verwaltet oder mit zentralisierten Verzeichnissen synchronisiert wird (im Microsoft-Umfeld etwa über Microsoft Entra ID). Diese Systeme stellen sicher, dass Inhalte ausschließlich für berechtigte Nutzer zugänglich sind – wodurch Risiken wie Datenverluste oder unbefugte Zugriffe deutlich reduziert werden.

Intranet: Welche Lösung sollte man wählen?

Die Wahl der richtigen Technologie für den Aufbau eines Intranet-Netzwerks ist keine rein technische Entscheidung, sondern wirkt sich direkt auf die Arbeitsweise – und damit auf Produktivität und Effizienz – einer Organisation aus.

Grundvoraussetzung ist, dass ein gut konzipiertes Intranet skalierbar, sicher, benutzerfreundlich und mit den bereits im Unternehmen genutzten Tools integrierbar sein muss.

Welche Technologie kann all das bieten? Eine der vom Markt am häufigsten empfohlenen Antworten ist das Microsoft-Ökosystem.

Die Weiterentwicklung geschäftlicher Anforderungen und der Aufstieg von Cloud-Technologien haben die Microsoft-365-Suite – und insbesondere die Anwendung von SharePoint Online – zu einem zentralen Bezugspunkt für den Aufbau eines modernen Intranet-Netzwerks gemacht.

Unternehmen, die ein SharePoint-basiertes Intranet einführen, erhalten eine Umgebung, die bereits mit den übrigen Microsoft-Anwendungen integriert ist.

Dadurch lassen sich alle internen Prozesse digitalisieren – von Kommunikation und Zusammenarbeit bis hin zu Dokumentenverwaltung, strategischer Planung und Projektmanagement – mit einem klaren Fokus auf die Employee Experience (dank der Microsoft-Viva-Suite) und auf die Automatisierung (durch die Integration von Lösungen wie Power Automate und Copilot).

 

Beispiel für ein SharePoint-Intranet, erstellt mit intranet.ai

 

Es ist außerdem hervorzuheben, dass der Digital Workplace von Microsoft 365 durch die Synchronisation zwischen seinen verschiedenen Anwendungen überzeugt. So kann beispielsweise ein Mitarbeitender in einem verteilten Team Dokumente aus einer Bibliothek im SharePoint-Intranet mit Kolleginnen und Kollegen über Teams teilen. Alle Änderungen werden automatisch in beiden Anwendungen angezeigt – dank der Integration mit OneDrive.

Um unser Beispiel zu erweitern: Ein Dokument kann anschließend per E-Mail über Outlook mit externen Mitarbeitenden geteilt werden. In diesem Fall kann das Team einen Nur-Lese-Zugriff einrichten, sodass die externen Beteiligten die Änderungen einsehen, aber nicht selbst vornehmen können.

Alternativ kann das Bearbeitungsrecht gezielt nur einer bestimmten Person zugewiesen werden. Bei jeder Aktualisierung der Datei erhält das Team eine Benachrichtigung (z. B. über Erwähnungen) und sieht die Änderungen direkt in der SharePoint-Bibliothek, in der Outlook-Mail oder im Gruppenchat in Teams.

Kurz gesagt: Es handelt sich um eine synergetische Zusammenarbeit zwischen dem SharePoint-Intranet und den Anwendungen des integrierten Digital Workplace. Diese Zusammenarbeit reduziert sowohl die Zeit, die Nutzer für ihre Aufgaben benötigen, als auch das Risiko, doppelte Dateien in Unternehmensarchiven zu erstellen oder sensible Informationen unbefugten Personen zugänglich zu machen.

 

Versand von Benachrichtigungen in Teams für den Zugriff auf SharePoint-Nachrichten mit intranet.ai

 

Gerade im Hinblick auf Sicherheit und Compliance gewährleistet SharePoint die Einhaltung internationaler Standards zum Datenschutz (ISO 27001 und HIPAA).

Microsoft investiert kontinuierlich in die Sicherheit seiner Infrastruktur: Dank granularer Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Data-Loss-Prevention-Tools ermöglicht ein auf SharePoint Online basiertes Intranet Unternehmen, das Risiko unbefugter Zugriffe und Datenschutzverletzungen deutlich zu senken – ein Beweis für die Eignung dieser Plattform auch in besonders regulierten Branchen.

Die Governance wird durch Audit- und Kontrollsysteme in Microsoft 365 unterstützt, darunter insbesondere Microsoft Purview und die SharePoint-Protokolle. Diese Tools ermöglichen es, alle kritischen Aktivitäten auf der Plattform zu verfolgen – etwa das Erstellen neuer Sites, das Teilen von Dateien mit externen Personen, das Ändern von Berechtigungen und vieles mehr.

Die regelmäßige Analyse der Protokolle sowie die Aktivierung von Benachrichtigungen bei verdächtigen Aktivitäten sind nur einige Beispiele dafür, wie ein Unternehmen die volle Kontrolle über alles, was im Intranet geschieht, behalten und bei Bedarf umgehend eingreifen kann.

 

Den Zugriff auf Inhalte einer SharePoint-Website einschränken

 

Zurück zum Kern der Sache: SharePoint ist eine Plattform, die das Arbeitsmanagement im Unternehmen vereinfacht – und es in einen integrierten, effizienteren und sichereren Ablauf verwandelt.

Als Intranet-Netzwerk liegt einer der größten Vorteile der Microsoft-Lösung in der einfachen Verwaltung von Inhalten. Dank der Bibliotheken kann jede Datei in intelligenten Archiven organisiert werden, die Metadaten zur Indexierung sowie Funktionen für die Zusammenarbeit wie Co-Authoring und Versionierung unterstützen.

Das bedeutet, dass wir gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen an einem Dokument arbeiten können, ohne Gefahr zu laufen, ihre Änderungen zu überschreiben. Jede Aktualisierung wird automatisch gespeichert – und bei Bedarf erlaubt das System, frühere Versionen wiederherzustellen.

Was die Metadaten betrifft: Sie stellen eine Funktion dar, mit der Dokumente um nützliche Informationen für die Benutzersuche angereichert werden können.

Anstatt komplette Bibliotheken und einzelne Ordner durchzublättern, können wir gezielt das finden, was wir brauchen – etwa über Schlüsselwörter wie den Namen eines Kunden, der mit einem Vertrag verknüpft ist, das Erstellungsdatum einer Präsentation oder den Status laufender Aufgaben.

Das Ergebnis ist, dass wir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aspekte unserer Arbeit haben – während das SharePoint-Intranet sich um den Rest kümmert.

 

Erweiterte Suche im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Auch wenn es schon beeindruckend klingt, bietet SharePoint noch mehr: ein soziales Intranet, also eine Umgebung, in der Kolleginnen und Kollegen miteinander interagieren können – ganz wie in einem echten sozialen Netzwerk – und damit über die klassischen Kommunikationskanäle (wie E-Mails) hinausgehen.

Im Intranet können Beiträge veröffentlicht, Kommentare hinterlassen, an Diskussionen teilgenommen oder thematische Communitys beigetreten werden – sei es neu erstellt oder aus Viva Engage übernommen. So wird es einfacher, stärkere Beziehungen aufzubauen und den Austausch von Ideen und Interessen zu fördern.

 

Übersicht über die Communities, die in Viva Engage erstellt werden können

Intranet-Netzwerk mit Microsoft 365 und SharePoint Online:
eine ganzheitliche Lösung zur Digitalisierung Ihres Unternehmens

Wie bereits erwähnt, ist die Synergie zwischen SharePoint Online und den anderen Anwendungen von Microsoft 365 einer der Hauptgründe, warum diese Lösung von immer mehr Unternehmen für die Erstellung eines Intranet-Netzwerks geschätzt wird.

Stellen Sie sich ein einziges digitales Ökosystem vor, in dem alle täglich genutzten Tools reibungslos zusammenarbeiten – genau das bietet das Intranet von SharePoint.

Ein klares Beispiel für diese Synergie ist das Co-Authoring in Echtzeit zwischen den Anwendungen des früheren Office 365. Man denke nur daran, wie frustrierend es ist, an einem Dokument zu arbeiten, das ständig per E-Mail hin- und hergeschickt wird – mit verschiedenen Versionen, die sich anhäufen und für Verwirrung bei den Beteiligten sorgen können.

Mit SharePoint und Office Online können wir gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit an einem Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument arbeiten – unabhängig vom Standort.

Jede Änderung wird sofort auf allen Plattformen angezeigt, auf denen sich die Datei befindet, sodass alle Teammitglieder stets mit der aktuellsten Version arbeiten.

Zudem werden alle Änderungen automatisch in der Cloud gespeichert, wodurch kein Beitrag verloren geht und die Informationen jederzeit sicher sind.

 

Übersicht zum Co-Authoring in einem Word-Dokument

 

Die Integration in das Microsoft-Ökosystem beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Zusammenarbeit an Dokumenten. Dank der Power Platform, zu der Power Apps, Power Automate und Power BI gehören, können Unternehmen zahlreiche Aufgaben innerhalb ihres Intranets individuell anpassen und automatisieren.

So lassen sich beispielsweise automatische Workflows für Prozesse wie die Inhaltsfreigabe mit Power Automate erstellen. Nehmen wir den Fall, dass eine Nachricht veröffentlicht werden soll: Dann kann ein Flow so konfiguriert werden, dass er den Entwurf an Verantwortliche oder Prüfer sendet und anschließend die für die Veröffentlichung zuständigen Personen über das Ergebnis der Prüfung benachrichtigt.

Wird der Entwurf genehmigt, kann der Flow den Status des Dokuments in der SharePoint-Bibliothek, in der es gespeichert ist, auf „Genehmigt“ setzen. Diese Statusänderung kann wiederum eine Automatisierung auslösen, durch die Benachrichtigungen an die Nutzer gesendet werden – sodass alle wissen, dass der Inhalt bereit ist, im Intranet geteilt zu werden.

 

Beispiel für Automatisierungen, die sich in SharePoint mit Power Automate erstellen lassen

 

Mit Power BI hingegen lassen sich intuitive Dashboards erstellen, die Daten aus dem Intranet analysieren – etwa die Anzahl der Besucher, die meistgelesenen Seiten oder das Maß an Engagement.

Diese Informationen sind entscheidend, um zu verstehen, wie das Intranet genutzt wird und wo Maßnahmen ergriffen werden können, um die Nutzererfahrung zu verbessern und die Akzeptanzrate im Unternehmen zu erhöhen. Wird beispielsweise festgestellt, dass ein bestimmter Bereich häufig besucht wird, könnte man sich dafür entscheiden, diesen häufiger zu aktualisieren oder zusätzliche Inhalte zur Vertiefung bereitzustellen.

Um diese Art von Analyse zu vereinfachen, hat unser Team Intranet Analytics entwickelt.

Kurz gesagt, handelt es sich dabei um eine Komponente, mit der sich konkrete Informationen über die Nutzung des eigenen Intranets abrufen lassen.

So kann man Daten über die standardmäßigen 90 Tage hinaus einsehen, die SharePoint standardmäßig bereitstellt.

Dank des integrierten Power-BI-Berichts ermöglicht Intranet Analytics die Identifikation der am häufigsten verwendeten Geräte für den Zugriff auf das Intranet, die Analyse von Suchanfragen in bestimmten Zeiträumen sowie ein besseres Verständnis darüber, wie Mitarbeitende mit den veröffentlichten Inhalten des Unternehmens interagieren.

 

Die Performance des SharePoint-Intranets mit intranet.ai überwachen

 

Dank seiner Flexibilität ist das Intranet von SharePoint Online vollständig skalierbar und anpassbar – das bedeutet, es kann sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln und verändern. Wir können daher mit Sicherheit sagen, dass es die beste Lösung für Unternehmen jeder Branche und Größe darstellt.

Selbst für kleine Unternehmen lässt sich SharePoint problemlos anpassen, beispielsweise durch die Einrichtung von Bereichen für einzelne Abteilungen, die jeweils mit Funktionen ausgestattet sind, die die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team erleichtern.

 

Abteilungsbereiche im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Diese Flexibilität zeigt sich auch in der Möglichkeit, Drittsysteme zu integrieren – über die SharePoint-APIs und vordefinierte Konnektoren, die für Microsoft 365 verfügbar sind.

So lassen sich neue Funktionen hinzufügen, ohne zusätzliche Lösungen kaufen oder auf externe Anbieter angewiesen sein zu müssen. Ein Unternehmen kann zum Beispiel eigenständig das eigene ERP-System mit SharePoint verbinden, um die Veröffentlichung von Dokumenten wie Rechnungen oder Berichten zu automatisieren.

Ebenso lassen sich CRM- oder Ticketing-Tools integrieren, um Informationen zu zentralisieren und den Zugriff auf relevante Daten für die verschiedenen Abteilungen zu beschleunigen.

Auf diese Weise wird das Intranet zu einem echten dynamischen digitalen Hub, der Unternehmen und Mitarbeitende aktiv unterstützt.

Zum Abschluss dieser kurzen Übersicht fassen wir die wichtigsten Vorteile eines Intranet-Netzwerks zusammen – insbesondere, wenn es auf Microsoft 365 und SharePoint Online basiert.

 

Intranet-Netzwerk: Die Vorteile für Unternehmen

 

Vorteil eines Intranet-Netzwerks	Beschreibung
Zentraler Informationszugriff	Ermöglicht einen einfachen und schnellen Zugriff auf Unternehmensinhalte – Dokumente, Daten, Anwendungen – über eine einheitliche Plattform. Erweiterte Suchfunktionen und Metadaten machen das Erlebnis noch effizienter und verkürzen die Suchzeiten.
Stärkere Zusammenarbeit	Erleichtert Teamarbeit – auch remote – durch gemeinsame Bereiche, in denen Dateien in Echtzeit gespeichert, bearbeitet und kommentiert werden können. Die Integration mit Tools wie Teams und OneDrive fördert die gemeinsame Inhaltserstellung und Nachverfolgbarkeit von Änderungen.
Direktere und ansprechendere Kommunikation	Bietet dedizierte Kanäle für die Verbreitung von Mitteilungen, Nachrichten und Updates, zugänglich ohne E-Mail-Überlastung. Ermöglicht auch die Erstellung von Pinnwänden und Newslettern für bestimmte Abteilungen oder Nutzergruppen.
Aktive Beteiligung	Ermöglicht Nutzerbeteiligung am Kommunikationsfluss und Ideenaustausch über soziale Funktionen wie Kommentare, Reaktionen, Communities und Umfragen. So entsteht ein echter Dialog zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen.
Ausrichtung	Macht Mission, Vision, Werte und Unternehmensstrategie für alle zugänglich. Unterstützt Onboarding- und Schulungsinitiativen und fördert eine gemeinsame und konsistente Identität.
Sicherheit	Schützt Unternehmensdaten mit Authentifizierung, Verschlüsselung, granularem Berechtigungssystem und Audit-Tools. Jede Person greift nur auf für sie bestimmte Inhalte zu – unbefugter Zugriff wird minimiert.
Integration mit Microsoft 365	Das SharePoint-Intranet ist nativ mit Teams, Outlook, OneDrive und Viva verbunden und ermöglicht so eine reibungslose Verwaltung von Inhalten, Kommunikation und Prozessen.
Automatisierung	Automatisiert wiederkehrende Aufgaben (z. B. Genehmigungen, Benachrichtigungen, Veröffentlichungen) mithilfe von Lösungen wie Power Automate und Microsoft 365 Copilot.
Analyse und Monitoring	Mit Power BI und erweiterten Tools wie Intranet Analytics lässt sich die Nutzung des Intranets messen – inklusive Inhaltsperformance, Nutzerengagement und mehr – zur gezielten Optimierung von Employee Experience, Produktivität und Digital-Workplace-Akzeptanz.
Flexibilität und Skalierbarkeit	Für jede Organisation geeignet – das Intranet kann sich weiterentwickeln und neue Funktionen integrieren. Es kann Bereiche für Teams, Abteilungen oder Standorte enthalten und an das Corporate Design angepasst werden.
Integration mit Drittsystemen	Das Intranet kann bestehende Unternehmenssoftware einbinden und wird so zu einem zentralen Hub, in dem alle wichtigen Informationen zusammenlaufen und leicht zugänglich sind.

Intranet: Was darf nicht fehlen?

Eines der Schlüsselelemente eines Intranets ist die klare Gestaltung der Inhaltsarchitektur.

In SharePoint Online bedeutet das die Möglichkeit, individuell gestaltete Seiten zu erstellen, auf denen die wichtigsten Informationen für die jeweiligen Abteilungen gesammelt und organisiert werden. Dies entspricht dem zuvor erwähnten Beispiel, bei dem jeder Bereich seinen eigenen Raum für Mitteilungen, Initiativen und Teammitglieder erhält.

Durch einen eigenen Bereich für unternehmensweite Mitteilungen kann das Unternehmen Nachrichten und Updates zentral bereitstellen – mit der Sicherheit, dass die wichtigsten Informationen alle Nutzer erreichen. Dies geschieht durch ansprechende Grafiken, hervorgehobene Hinweise und Benachrichtigungen in den Anwendungen, die mit dem Intranet verbunden sind (allen voran Microsoft Teams).

 

Hervorgehobene Nachrichten im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Ein weiteres zentrales Element, das nicht vernachlässigt werden darf, ist die Suche.

SharePoint bietet ein Suchsystem, das Metadaten und Tags nutzt, um das Auffinden von Dokumenten, Kontakten, Seiten und Ressourcen deutlich präziser und schneller zu gestalten. Anstatt sich durch unzählige Bibliotheken und Ordner zu klicken, genügt es, ein paar Schlüsselwörter einzugeben – und innerhalb von Sekunden erhält man relevante Ergebnisse.

Ermöglicht wird dies durch die Einführung einer gemeinsamen Taxonomie – einer einheitlichen Klassifikation von Inhalten, die dabei hilft, Informationen in geeigneten Ordnern und Sites zu segmentieren.

Um das Ganze noch effizienter zu gestalten, integriert SharePoint Online von Microsoft 365 auch Systeme für Search Analytics. Diese Tools analysieren die Suchanfragen der Nutzer und schlagen automatisch verwandte Inhalte vor, die hilfreich sein könnten. Zudem erfassen sie die häufigsten Suchanfragen und helfen dem Unternehmen dabei, Informationslücken im Intranet zu erkennen.

Auf Nutzerseite kann die Suche zusätzlich durch künstliche Intelligenz verbessert werden.

In der Lösung von intranet.ai beispielsweise geht das System proaktiv auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ein, indem es die relevantesten Ergebnisse vorschlägt – basierend auf den eingegebenen Stichwörtern und deren Synonymen.

 

Intelligente Suche im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Wir haben mehrfach erwähnt, dass sich im Intranet bereichsspezifische Räume für Abteilungen einrichten lassen. Doch wir sind noch nicht darauf eingegangen, welche Inhalte diese Bereiche enthalten sollten, um die Arbeit und Kommunikation einer Abteilung effektiv zu unterstützen.

Jeder Abteilungsbereich in SharePoint sollte individuell gestaltet werden – mit Seiten und Webparts, die einen umfassenden Überblick über laufende Initiativen und Aktivitäten bieten.

Zu den wichtigsten Inhalten, die in diesen Bereichen enthalten sein sollten, zählen:

• Gemeinsame Kalender, mit denen Fristen und Besprechungen synchronisiert werden können;
• Dynamische Dashboards, die in Echtzeit aktualisiert werden und so einen klaren Überblick über Aktivitäten und erreichte Ergebnisse bieten;
• Hervorgehobene Mitteilungen, damit wichtige Informationen für das Team nicht im allgemeinen Trubel untergehen, sondern für alle Abteilungsmitglieder jederzeit gut sichtbar sind;
• Archive, in denen jedes Teammitglied den gesamten Lebenszyklus seiner Dokumente verwalten kann, bevor diese im Intranet oder mit externen Partnern geteilt werden.

 

Initiativen, Anwendungen und gemeinsamer Kalender im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Aus Sicht einer zentralen Abteilung im Betrieb jeder Organisation – der Personalabteilung – kann ein Portal wie das Intranet eine Vielzahl von Prozessen erleichtern, sofern es richtig genutzt wird.

Wir empfehlen, spezielle Bereiche für HR-Prozesse einzurichten, ausgestattet mit passenden Funktionen für die Verwaltung von:

• Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen, mit der Möglichkeit, Genehmigungs-Workflows zu integrieren, die Benachrichtigungen an Vorgesetzte und Mitarbeitende senden;
• Internen Richtlinien, bei gleichzeitiger Überwachung und Genehmigung von Anfragen wie z. B. für Remote-Arbeit (Homeoffice);
• Spesenabrechnungen, wodurch Erstattungen beschleunigt werden – ganz ohne das Ausfüllen und Versenden von Papierformularen;
• Offenen Stellen, um interne Kompetenzen gezielt zu fördern und Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Positionen anzustreben, die ihren Ambitionen entsprechen. In der Lösung von intranet.ai ist zum Beispiel ein Job Posting-Bereich integriert, um Bewerbungs- und Auswahlprozesse zu optimieren – auch dank der Verbindung mit dem persönlichen Profil.

 

Job-Posting-Bereich im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

In letzter Zeit hat SharePoint bedeutende Neuerungen eingeführt, die die Integration mit Microsoft 365-Tools und Drittanbieteranwendungen weiter stärken – mit Funktionen, die die Nutzererfahrung und die Produktivität noch weiter verbessern werden.

Es ist daher notwendig, kontinuierlich die Neuerungen von Microsoft im Auge zu behalten, die seit dem Aufstieg der Künstlichen Intelligenz immer häufiger erscheinen.

Neben der Integration in Suchsysteme betrifft eine weitere wichtige Erweiterung des auf SharePoint basierenden Intranet-Netzwerks die Einführung von virtuellen Agenten, die darauf abzielen, die Inhaltserstellung und die Qualität der Unternehmenskommunikation zu verbessern.

Diese Agenten können:

• komplexe Dokumente zusammenfassen;
• Fragen zu in SharePoint gespeicherten Daten beantworten;
• sich – bei entsprechender Konfiguration – an die in einer Organisation durchgeführten Tätigkeiten anpassen.

 

 

Für alle, die auf der Suche nach Ideen zur Steigerung von Engagement und Produktivität sind, steht eine vertiefende Analyse zur Verfügung, die die besten Ideen für das Intranet bündelt.

Diese Ideen reichen von der Einführung thematischer Rubriken und Diskussionsforen bis hin zur Umsetzung von Microlearning-Inhalten zur Verbesserung des Lernerlebnisses.

Die Vertiefung dieser Best Practices hilft dabei, das Intranet zu einem zentralen Anlaufpunkt im Arbeitsalltag jeder einzelnen Person im Unternehmen zu machen.

FAQ zum Intranet

Was ist ein Intranet-Netzwerk?

Ein Intranet-Netzwerk ist eine sichere und geschützte digitale Umgebung, die ausschließlich von Personen innerhalb einer Organisation genutzt wird. Darin lassen sich Dokumente teilen, kommunizieren, auf Arbeitsmittel zugreifen und Unternehmensaktivitäten effizienter organisieren.

Wozu dient das Intranet-Netzwerk?

Das Intranet dient der Digitalisierung interner Prozesse, verbessert die Kommunikation, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams und bietet einen zentralen Zugangspunkt zu allen Unternehmensressourcen. Es unterstützt auch die Aufrechterhaltung des Betriebs bei Remote-Arbeit.

Welche Vorteile bietet ein Intranet-Netzwerk?

Ein Intranet-Netzwerk hilft, Arbeitszeiten zu verkürzen, das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern, die Unternehmenskultur zu stärken und Geschäftsinformationen zu schützen. Es fördert außerdem eine direktere Kommunikation und eine effizientere Dokumentenverwaltung.

Was ist der Unterschied zwischen Intranet, Extranet und Internet?

Das Intranet ist ein privates Netzwerk für interne Mitarbeitende. Ein Extranet bindet auch externe Parteien wie Lieferanten und Kunden ein, während das Internet ein öffentliches Netzwerk ist, das allen zugänglich ist.

Welche Technologie eignet sich zur Erstellung eines Intranet-Netzwerks?

Eine der am häufigsten genutzten Lösungen ist Microsoft SharePoint Online, das in Microsoft 365 integriert ist. Diese Plattform ermöglicht den Aufbau moderner, skalierbarer und sicherer Unternehmensportale mit nahtloser Integration in Tools wie Teams, OneDrive, Outlook und Power Automate.

Kann ein kleines Unternehmen ein Intranet nutzen?

Ja, auch kleine Unternehmen können stark von einem Intranet profitieren. Sie können die Plattform individuell an ihre Anforderungen anpassen, die interne Kommunikation verbessern und die Verwaltung alltäglicher Aufgaben vereinfachen.

Was darf in einem guten Intranet nicht fehlen?

Ein gutes Intranet sollte Bereiche für jede Abteilung bieten, strukturierte Mitteilungen, eine leistungsstarke Suche, intelligente Benachrichtigungen und einfache Zusammenarbeit an Dokumenten und Projekten ermöglichen. Außerdem sollte es sich in bereits genutzte Unternehmenssoftware integrieren lassen.

Kann ich andere Software in das Intranet integrieren?

Ja, moderne Intranet-Lösungen wie SharePoint Online unterstützen die Integration mit CRM-Systemen, ERP-Software, HR-Tools und Ticketing-Systemen, was die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die zentrale Datennutzung erleichtert.

Ist das Intranet-Netzwerk sicher?

Ja. Dank Authentifizierungssystemen, Verschlüsselung, Rechteverwaltung und Kontrollfunktionen gewährleistet das Intranet-Netzwerk Datenschutz und Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Was versteht man unter Social Intranet?

Das Social Intranet ist eine interaktive Umgebung, in der Mitarbeitende ähnlich wie in sozialen Netzwerken kommunizieren können – mit Posts, Kommentaren, thematischen Communities und Umfragen. Es fördert den Ideenaustausch und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl.