Microsoft 365 Arkiv: Hva det er, begrensninger og alternativer

Microsoft 365 Archive utvider lagringsplassen i Microsoft 365, og gjør det mulig å arkivere SharePoint-nettsteder. Men selv om funksjonaliteten er lovende, er det likevel nødvendig å vurdere det beste tidspunktet for å ta i bruk dette nye produktet, med tanke på brukskostnadene.

Før du kjøper ny plass i SharePoint Online og før du pådrar deg kostnadene ved å bruke Microsoft 365 Archive, finnes det en alternativ løsning for å frigjøre plass uten ekstra kostnader og med mer autonom administrasjon av arkiver i Microsoft 365-skyen.

Du finner alle detaljene i denne artikkelen.

Microsoft 365 Archive: en kort introduksjon

Microsoft 365 Archive er løsningen designet av Microsoft for å utvide lagringsplassen som opptas av personlige og bedriftsnettsteder basert på SharePoint Online.

Dette nye produktet gjør det mulig å arkivere dataene på et SharePoint-nettsted for å forhindre at tilgjengelig lagringsplass blir tatt opp av underutnyttet innhold. Det er da mulig å arkivere ett eller flere SharePoint-nettsteder på den ekstra plassen som tilbys av Microsoft 365 Archive, til en rimelig pris. Denne migreringen innebærer:

• Dokumentbiblioteker
• Filsamlinger og lister

Når et område er arkivert, forblir innholdet tilgjengelig for globale SharePoint-administratorer, som når som helst kan velge å reaktivere eller slette det helt.

Viktig merknad: Selv når data arkiveres, beholder de de samme standardene for søk (for øyeblikket bare for administratorer, men snart for alle aktiverte brukere), sikkerhet og samsvar som kjennetegner delte ressurser i SharePoint og de resterende Microsoft 365-applikasjonene.

Hvordan Microsofts lagringsplass fungerer

Microsoft-lagringsplass er delt inn i to hovedkategorier:

• Postkasselagringsplass, som inkluderer
  • E-post som er knyttet til Microsoft-kontoen din, inkludert Outlook.com, Hotmail, Live og MSN.
  • Outlook.com-vedlegg, e-postmeldinger, kontakter og kalenderelementer.
    
    
• Lagringsplass i nettskyen
  • Filer og medieinnhold som er lagret eller synkronisert med OneDrive.
  • Vedlegg og e-postmeldinger på nett fra Outlook.com.
  • Filer og dokumenter som er lagret i SharePoint og Teams (som faktisk har fillagring under SharePoint).

For brukere som har kjøpt en Microsoft 365-lisens, er avgiften fordelt på følgende måte:

• Plass på SharePoint Online gir 1 TB for hvert selskap, og i tillegg må det legges til 10 GB for hver bruker med en lisens som inkluderer SharePoint. For eksempel vil et selskap som har 100 brukere med en lisens som inkluderer SharePoint, ha 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB samarbeidsplass.
  
  
• Microsoft 365 Business-abonnementer
  • 50 GB for e-post og 1 TB for OneDrive, per bruker.
    
    
• Microsoft 365 Enterprise-abonnementer (E3/E5)
  • 100 GB for e-post og ubegrenset plass for OneDrive.
  • Når du overskrider den tilgjengelige kvoten i SharePoint Online, får du ikke tilgang til nesten alle funksjoner for lagring og deling av dokumenter og informasjon.

Brukeren vil for eksempel ikke lenger kunne

• Laste opp, redigere eller synkronisere nye filer i OneDrive, mens eksisterende innhold vil være tilgjengelig i skrivebeskyttet modus.
• Lagre eller redigere dokumenter i SharePoint eller Teams.
• Sende eller motta meldinger i Microsoft Teams.

Etter at det har gått 12 måneder siden kvoten ble overskredet, kan Microsoft deaktivere brukerens OneDrive-konto og ugjenkallelig slette alt innhold som finnes der.

Til slutt bør det bemerkes at funksjonaliteten for e-post i Outlook suspenderes selv om det kun er kvoten for skylagring som overskrides. OneDrive-lagring er dermed kjernen i Microsoft 365s digitale arbeidsplass og det punktet som brukere og bedrifter må være mest oppmerksomme på.

Dette forklarer viktigheten av Microsoft 365 Archive, den eneste løsningen Microsoft for øyeblikket tilbyr for å unngå å overskride den tilgjengelige lagringskvoten i abonnementet ved å bruke SharePoint-nettsteder og deres arkiver direkte knyttet til den personlige OneDrive-kontoen og bedriftens OneDrive-konto.

Microsoft 365 Archive: Hva er de viktigste fordelene?

Selv om det fortsatt er et forhåndsvisningsprodukt, har Microsoft 365 Archive allerede vist seg å gi flere fordeler når det gjelder å administrere lagringsplass i Microsoft 365-virksomhetene og spesielt SharePoint Online.

Vi har sett hvordan det nå er mulig å redusere plassen som SharePoint-nettsteder opptar, ved å flytte tyngden av arkivert innhold fra Microsoft 365-lagring til Microsoft 365 Archive-lagring. De flyttede dataene opprettholder også sikkerhets- og søkestandarder (selv om sistnevnte fortsatt er begrenset).

Men det er også andre fordeler med Microsoft 365 Archive som bør nevnes, blant annet følgende.

1. Hurtig arkivering

Microsoft 365 Archive klarer å håndtere lagringen av nettsteder i SharePoint på en ganske smidig måte, uten at det går ut over ytelsen i antall eller størrelse. Lagringshastigheten måles i minutter og skiller seg dermed fra hastigheten som tilbys av løsninger som Azures BLOB.

2. Lav kostnad

Microsoft 365 Archive gjør det mulig for brukere å frigjøre plass i Microsoft 365-miljøet sitt, og redusere andelen som opptas av SharePoint-nettsteder og relatert innhold lagret via OneDrive. Alt dette gir brukere og bedrifter betydelige besparelser sammenlignet med å kjøpe ny lagringsplass direkte. Brukere med Microsoft 365-abonnementer for bedrifter må for eksempel kjøpe et høyere abonnement for å få mer lagringsplass.

3. Oppbevaring av metadata

For å bevare personvernet og organiseringen av dataene i et arkivert SharePoint-nettsted intakt, påvirker ikke Microsoft 365 Archive metadataene som er tilordnet hver enkelt ressurs, eller til og med tillatelsene som selskapet har gitt for å få tilgang til informasjonen. Når et område er reaktivert, kan brukerne få tilgang til innhold og samarbeide med kolleger på samme måte som før arkiveringen.

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive skiller automatisk aktive nettsteder i SharePoint-leietakeren fra inaktive, dvs. nylig arkiverte nettsteder. Arkiverte områder er faktisk oppført under overskriften "Arkiverte områder", som globale eller SharePoint-administratorer kan nå direkte fra administrasjonsgrensesnittet. På denne måten unngår man at brukernes navigasjon belastes med ressurser i SharePoint som er lite brukt, og som derfor er til liten nytte i det daglige arbeidet. Denne separasjonen gjør det selvfølgelig også enklere for administratorer å administrere nettstedene i leietakeren.

Hva er forskjellen mellom Microsoft 365 Archive og
SharePoint Advanced Management?

SharePoint Advanced Management er et tillegg som gir deg nyttige funksjoner for å administrere SharePoint- og OneDrive-innhold og samtidig forbedre samarbeidsopplevelsen.

Nøkkelfunksjonene inkluderer følgende:

• Begrens tilgangen til et SharePoint-nettsted via Microsoft 365- eller Entra ID-grupper
• Få styringsrapporter for datatilgang på SharePoint-nettsteder
• Begrens tilgangen til OneDrive-tjenesten via sikkerhetsgrupper
• Begrens tilgangen til en fil som er lagret i OneDrive
• Administrer livssyklusen til SharePoint-nettsteder

Denne siste funksjonen er grunnen til at SharePoint Advanced Management ofte forveksles med Microsoft 365 Archive, men det er en stor forskjell mellom de to produktene.

SharePoint-nettstedsadministrasjon med SharePoint Advanced Management er faktisk begrenset til automatisk å identifisere inaktive nettsteder og sende et varsel til eierne for å se om det oppdagede nettstedet faktisk blir lite brukt av brukerne.

SharePoint Advanced Management gir deg derfor ikke mulighet til å gjøre noe med minnet som er opptatt av inaktive områder, i motsetning til Microsoft 365 Archive.

Microsoft 365 Archive: Hvor mye koster det?

Microsoft 365 Archive følger en pay-as-you-go-modell, som er delt inn i to komponenter:

1. På dette forhåndsvisningsstadiet regnes ekstra plass som 0,05 GB/måned. I avgiften er det kun lagringsplassen som overstiger leietakerens kvote, som tas med i beregningen.
2. Aktiveringsprisen for hvert av de arkiverte nettstedene er 0,60 €/GB. Det er imidlertid en prøveperiode som inkluderer gratis reaktivering i 7 dager.

Fakturering håndteres spesifikt gjennom SharePoint Premiums Pay-As-You-Go-modell, som er koblet til Microsoft Azure-abonnementet. Kostnadene for Microsoft 365 Archive kan deretter spores med Azures Cost Management-funksjon.

Fordelen med å bruke Microsoft 365 Archive ligger helt klart i prisen. Du betaler 0,05 €/GB/måned i stedet for 0,2 €/GB/måned for ekstra SharePoint Online-plass.

Men det finnes et alternativ før du må betale disse kostnadene, som lar deg slette det ubrukte rommet i SharePoint Online (vi vil diskutere det på slutten av artikkelen).

Microsoft 365 Archive: Hvordan bruker man det?

Det er ganske intuitivt å bruke Microsoft 365 Archive.

Funksjonene for arkivering og reaktivering av SharePoint-områder er tilgjengelige for globale administratorer eller SharePoint-administratorer direkte fra administrasjonsgrensesnittet.

Fra administrasjonsgrensesnittet må man da

• Gå til "Active Sites"-elementet
• Velge de nettstedene du ønsker å arkivere
• Klikk på kommandoen "Arkiver"

De valgte nettstedene vises i "Arkiverte nettsteder", som igjen er tilgjengelig fra administrasjonsgrensesnittet. Ved å gå til listen over arkiverte områder kan administratorer når som helst bruke kommandoen "Reaktiver" for å gjøre områdene og innholdet deres tilgjengelig igjen.

Plassen som opptas av arkiverte SharePoint-områder, blir ikke lenger regnet med i kvoten som er tilgjengelig for abonnementet til Microsoft 365, men skal beregnes og regnes med i kvoten som tilbys av Microsoft 365 Archive i henhold til kriteriene som er beskrevet i avsnittet om prising.

Selv om de er arkivert, opprettholder nettsteder som flyttes til Microsoft 365 Archive standarder når det gjelder dataholdbarhet, sikkerhet gjennom globale og SharePoint-tillatelser, samsvar for antall data som er tillatt av EU, og for geografisk bosted for dataene.

Nedenfor finner du en oppsummeringstabell over alle funksjonene i Microsoft 365 Archive som vi har sett sammen så langt.

Begrensningene i Microsoft 365 Archive

Forhåndsvisningen av Microsoft 365 Archive har noen store begrensninger, hvorav noen eller alle vil være løst innen 2024. I tillegg til søk etter arkivert innhold (nå kun tilgjengelig for administratorer), er dette de største begrensningene i arkivfunksjonaliteten:

• Arkivering og reaktivering er bare mulig for komplette SharePoint-nettsteder, og er derfor ikke tilgjengelig på detaljnivå for å administrere plassen som opptas av individuelle filer eller biblioteker.
• Et hub-område kan ikke arkiveres. Det må først avregistreres som sådan.
• Det er ikke mulig å se dato og forfatter for arkivering av et område.
• Det er ikke tillatt å arkivere et registrert område i Microsoft 365 Backup.
• Omdøping av leietakere støttes ikke i arkiverte områder. Det er derfor nødvendig å aktivere dem på nytt.
• Det er ikke mulig å delegere arkiveringen av disse dataene til brukere som ikke har en SharePoint-administrator eller global administratorrolle.

I tillegg kan leietakere med mer enn 50 000 nettsteder få problemer med å telle opp nettstedene i "Arkiverte nettsteder"-elementet i administrasjonsgrensesnittet. Derimot har leietakere med flere geo-nettsteder ikke muligheten til å flytte arkiverte nettsteder.

Når det gjelder SharePoint-nettsteder som er koblet til Microsoft Teams, må det gjøres et skille.

Nettsteder som er koblet til en privat kanal kan ikke migreres til Microsoft 365 Archive, mens arkivering er mulig for SharePoint-nettsteder som er koblet til en standard Teams-kanal.

Når et område som er koblet til en Teams-kanal arkiveres, vil imidlertid ressurser som f.eks:

• Teams-kanalen som er koblet til det arkiverte området
• Postkassen i Exchange
• Innholdet i Planner-fanen

Men vær oppmerksom på at arkivering av et SharePoint-nettsted automatisk blokkerer tilgangen til delte filer i den tilknyttede Teams-kanalen for alle brukere.

Derfor anbefaler Microsoft selv å arkivere Teams-kanalen sammen med det tilknyttede SharePoint-nettstedet, slik at brukeropplevelsen på den digitale arbeidsplassen ikke blir svekket.

Et siste hensyn gjelder synkronisering.

Hvis et SharePoint-nettsted arkiveres mens synkronisering med en enhet (for eksempel en datamaskin eller mobilenhet) er aktiv, vil klientprogramvaren som brukes til synkronisering, rapportere feil når arkiveringsprosessen er fullført.

Synkroniseringsklienten varsler brukeren om at synkroniseringen er blokkert, og at det derfor kan oppstå uoverensstemmelser mellom dataene på enheten og dataene på SharePoint-nettstedet.

Microsoft 365 Archive: finnes det et alternativ?

Microsoft 365 Archive byr på viktige fordeler, men også store begrensninger. Kostnadene ved å holde SharePoint-nettsteder arkivert er fortsatt betydelige, og vi må ikke glemme at viktige samarbeids- og innholdshåndteringsfunksjoner går tapt ved migrering til Microsoft 365 Archive.

Dessuten er arkiveringen begrenset til SharePoint-nettsteder, og tar dermed ikke hensyn til den plassen som Microsoft 365s viktigste skyplattform, OneDrive, opptar.

Blant alternativene på markedet finnes det en billigere og mer omfattende løsning. Dette er konsulenttjenesten som intranet.ai tilbyr for å lære hvordan man på egen hånd kan administrere lagringsplass i SharePoint, Teams og OneDrive, slik at man kan spare på kjøp av ny lagringsplass og eksterne produkter som Microsoft 365 Archive.

intranet.ai: dden beste løsningen for å
administrere plass i Microsoft-skyen

Våre eksperter kan gi bedrifter verktøyene og kunnskapen de trenger for å redusere plassen de tar opp i SharePoint og OneDrive, slik at de sparer på innkjøp av ny lagringsplass og kostnadene ved bruk av produkter som Microsofts nye Archive.

Med noen få dagers rådgivning kan vi lære opp brukerne i hvordan de kan holde arkivene rene i bedriftsskyen, og ta utgangspunkt i forvaltningen av dem i stedet for hvor de befinner seg (det er altså ikke bare en enkel migrering fra ett arkiv til et annet).

Det blir dermed mulig å

• Forbedre forvaltningen av lagringsplass i Microsoft 365, på egen hånd.
• Opprettholde samarbeidsfunksjoner, som går tapt med Microsoft 365 Archive.

Prosessen er enkel.

Vi starter med å raskt skanne alle arkiver i Microsoft Teams, SharePoint og OneDrive, og analyserer versjonene av filene som finnes der.

Vi beregner hvor mye lagringsplass de enkelte filversjonene opptar, og rapporterer tilbake til selskapet hvor mye plass det kan frigjøre ved å slette innholdet, avhengig av verktøyet.

For å identifisere mindre nyttige versjoner kan vi implementere regler for tilpassede analyser som fokuserer på bestemte SharePoint-nettsteder, filer med versjoner som er eldre enn en bestemt dato, eller filer av bestemte typer.

Andre fordeler med vår konsulenttjeneste inkluderer følgende:

1. Implementering av en planlagt verifiseringsflyt for å bestemme hvor ofte arkiver i Microsoft 365 skal analyseres og dermed sikre konstant overvåking av den tilgjengelige kvoten.
2. Innsikt i lagringsadministrasjon og råd om hvordan man lagrer filer i skyen på riktig måte.

Merk at ekspertene våre også tilbyr støtte til å administrere lagringsplass i OneDrive. Brukerne lærer hvordan de skal administrere OneDrive-lagring på personlig og bedriftsnivå. Uavhengig, slik at de ikke er avhengige av IT-avdelingen.

Hva er Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive er en løsning utviklet av Microsoft for å utvide lagringsplassen til SharePoint Online, slik at du kan arkivere SharePoint-nettsteder for å redusere plassen som opptas av sjeldent brukt innhold. Det er spesielt nyttig for selskaper som ønsker å administrere lagringskapasiteten effektivt uten å overskride tilgjengelige kvoter, samtidig som de opprettholder høye standarder for sikkerhet og samsvar.

Hva er hovedfordelene med Microsoft 365 Archive?

Hovedfordelene med Microsoft 365 Archive inkluderer reduksjon av plassen som opptas av SharePoint-nettsteder, rask arkivering, opprettholdelse av metadata, separasjon av aktive og arkiverte nettsteder, og de lave kostnadene for tjenesten. Disse fordelene hjelper organisasjoner med å administrere lagringsressurser bedre uten å kompromittere tilgang til og bruk av arkiverte data.

Hva er begrensningene med forhåndsvisningsfunksjonene i Microsoft 365 Archive?

De nåværende begrensningene med Microsoft 365 Archive inkluderer manglende evne til å administrere plass på et detaljert nivå, umuligheten av å arkivere hub-nettsteder uten å avregistrere dem først, og begrensninger på datavisualisering og tenant-omdøping i arkiverte nettsteder. Andre begrensninger gjelder administrasjon av SharePoint-nettsteder knyttet til Microsoft Teams og potensielle problemer i svært store eller multi-geo tenanter.

Hvordan fungerer Microsoft 365 Archive?

For å bruke Microsoft 365 Archive, får administratorer tilgang til SharePoint administrasjonsgrensesnitt, velger nettstedene som skal arkiveres, og bruker kommandoen 'Arkiver'. Arkiverte nettsteder administreres deretter gjennom seksjonen 'Arkiverte nettsteder', hvor innhold kan reaktiveres når som helst, samtidig som sikkerhet og samsvarsfunksjoner opprettholdes.

Hvilke konsulenttjenester tilbyr intranet.ai?

intranet.ai tilbyr konsulenttjenester for å hjelpe selskaper med å administrere lagringsplass i Microsoft 365, SharePoint og OneDrive. Tjenestene inkluderer skanning av arkiver for å identifisere mindre nyttig innhold, implementering av tilpassede regler for analyse, og opplæring av brukere for å holde arkiver rene uten å være avhengig av IT-avdelingen. Denne tilnærmingen sparer på lagringskostnader og opprettholder samarbeidsfunksjonaliteter.

Hva er fordelene med intranet.ai sine konsulenttjenester?

Fordelene med intranet.ai sine konsulenttjenester inkluderer bedre administrasjon av lagringsplass, bevaring av samarbeidsfunksjonaliteter, evnen til å analysere arkiver i Microsoft 365 for å eliminere unødvendig innhold, og implementering av planlagte verifikasjonsarbeidsflyter for kontinuerlig overvåking av tilgjengelig plass. Dette gjør at selskaper kan administrere ressurser effektivt uten å pådra seg ekstra kostnader.

Hvordan kan jeg dra nytte av intranet.ai sine konsulenttjenester?

Selskaper kan kontakte intranet.ai-eksperter for en rask skanning av arkiver i Microsoft Teams, SharePoint og OneDrive. Våre eksperter vil analysere versjonene av de tilstedeværende filene, beregne den opptatte minnekapasiteten, og gi innsikt i hvordan man kan administrere lagringsplassen på riktig måte, for å spare på kjøp av ny minnekapasitet eller produkter som MS 365 Archive.