OneDrive: Slik fungerer Microsofts skylagringstjeneste

Hva er OneDrive? Det er det viktigste lagringssystemet i Microsoft 365 for å bringe bedriftens dokumenter til skyen, slik at du alltid har dine personlige dokumenter og innhold delt av kolleger innen rekkevidde, med tilgang til filer når som helst og fra hvilken som helst enhet.

Fullstendig integrert med SharePoint Online, Microsoft 365-plattformen for å lage moderne bedriftsnettsteder (som intranett, ekstranett og teamnettsteder), har OneDrive som mål å forenkle dokumenthåndtering og internt samarbeid, men hjelper også med å gjøre deling med personer utenfor organisasjonen tryggere, slik at du kan involvere dem i bedriftsprosjekter uten å gå på akkord med datasikkerheten.

I denne artikkelen ser vi nærmere på hva Microsoft OneDrive er, og hvilke funksjoner du bør kjenne til for å bruke det på best mulig måte.

Hva er Microsoft 365 OneDrive

Uansett hvor du er, kan du dele ressurser med arbeidsteamene dine: dette er prinsippet bak Microsoft 365 OneDrive, skylagringstjenesten som er utviklet for å sikre kontinuerlig og trygg tilgang til de viktigste dokumentene for både enkeltpersoner og bedrifter. Med OneDrive kan du ikke bare lagre filene dine i Microsofts sky, beskyttet av sikkerhetsstandarder i toppklasse, men også få tilgang til og redigere innhold (enten du samarbeider med kollegene dine eller ikke) i sanntid, fra hvilket som helst sted og enhver enhet.

Før vi går dypere inn i funksjonene til denne avanserte plattformen for lagring av bedriftsinformasjon, må vi svare på et spørsmål vi ofte får: hva er et skyarkiv?

Kort sagt er det et digitalt lagringsrom som lar deg lagre filer, innhold og dokumenter på nettet, slik at de er tilgjengelige uten å være avhengige av én enkelt fysisk enhet. Takket være skyen er data tilgjengelig overalt og til enhver tid, noe som forenkler den daglige arbeidsflyten i en bedrift betraktelig.

Hovedmålet med OneDrive er derfor å gjøre det enklere å dele og få tilgang til filer, ved automatisk å synkronisere dem på alle enheter med de riktige appene. Gjennom denne synkroniseringen kan du begynne å skrive et dokument på kontor-PC-en, fortsette på nettbrettet eller smarttelefonen når du er på farten, og fullføre arbeidet hjemme på bedriftens PC, uten noen gang å miste endringer og uten å gå på akkord med innholdets personvern.

I tillegg er OneDrive integrert helt naturlig med alle Microsoft 365-applikasjoner, inkludert Teams og SharePoint Online. Ethvert dokument som deles i en Microsoft Teams-chat eller på et SharePoint-nettsted, lagres derfor automatisk i OneDrive, slik at brukerne kan se, kommentere og redigere filene de har tilgang til, uten å måtte utveksle vedlegg via e-post.

Når det gjelder tilgang, tilbyr OneDrive også detaljert kontroll over rettigheter, slik at du kan bestemme hvem som kan se eller redigere delt innhold. Denne sikkerhetstilpasningen støttes av noen sentrale Microsoft-funksjoner, som datakryptering og versjonsstyring. Sistnevnte gjør det spesielt mulig å sammenligne eksisterende versjoner av en bestemt fil, og gjenopprette en tidligere versjon etter en endring.

OneDrives funksjon for offline-synkronisering gjør det også mulig å få tilgang til filer uten internettforbindelse, selv om endringene da kun lagres lokalt. Så snart forbindelsen er gjenopprettet, oppdateres dokumentene imidlertid automatisk ved at alle endringer synkroniseres med skyen, noe som sikrer at alle teammedlemmer får tilgang til den nyeste tilgjengelige versjonen.

Hva er styrkene til OneDrive

Utviklet for å møte behovene i moderne arbeidsmiljøer, ligger OneDrives viktigste styrker i avansert synkronisering og kompatibilitet på tvers av plattformer. Lagringssystemet i Microsoft 365 gjør det mulig for brukerne å opprette filer på en PC og enkelt oppdatere dem på et nettbrett eller en smarttelefon (Android, iOS, Windows Phone og til og med Xbox), med trygghet for at hver endring automatisk lagres i skyen.

Denne fleksibiliteten gir tilgang til samme fil fra hvilken som helst enhet, uten behov for å dele den via e-post eller minnepinne. Autoriserte brukere kan i stedet se hver endring i sanntid, uansett hvor de befinner seg og fra hvilken enhet som helst.

En annen fordel med OneDrive er muligheten til å opprette og redigere Word-, Excel-, PowerPoint- og OneNote-dokumenter i nettversjonene av disse programmene, tilgjengelige via nettleser. Alt du trenger er en internettforbindelse for å gjøre dette; filene kan imidlertid også åpnes og redigeres offline senere, hvis de er synkronisert til datamaskinens skrivebord på forhånd.

Når det gjelder datasikkerhet, bruker OneDrive kryptering både under overføring og i hvile. Brukerne kan også overvåke aktivitet på delte filer, og se hvem som har hatt tilgang, hvilke endringer som er gjort, og når. Denne funksjonen er spesielt nyttig når man samarbeider med kolleger eller personer utenfor organisasjonen.

OneDrive integreres sømløst med andre Microsoft 365-applikasjoner, som Teams og SharePoint Online, slik at du kan administrere bedriftens dokumenter uten å bytte plattform. Filer som deles i Teams-chatter, lagres for eksempel automatisk i OneDrive, som sentraliserer innholdet og gjør det enklere å finne i hele Microsoft 365-miljøet.

Den mobile versjonen er også nyttig for dokumenthåndtering: med bare ett trykk kan du skanne papirdokumenter direkte fra smarttelefonen og lagre dem i Microsofts sky som PDF-filer. Resultatet? Enklere digitalisering av bedriftens arkiver, som samtidig blir tryggere og bedre egnet for samarbeid.

Hva er forskjellen mellom Google Drive og OneDrive

OneDrive og Google Drive er to av de mest populære skylagringstjenestene, begge utviklet for å gjøre det enklere å lagre, dele og samarbeide om filer. De har imidlertid forskjellige tilnærminger og tilbyr unike funksjoner som gjør dem til ganske ulike løsninger, til tross for at de i utgangspunktet har samme formål.

Valget mellom disse to verktøyene avhenger derfor av de spesifikke behovene til brukere og bedrifter, økosystemet den digitale arbeidsplassen deres er basert på, og funksjonene de ikke ønsker å gå glipp av. La oss se nærmere på detaljene.

OneDrive er løsningen utviklet av Microsoft for Microsoft 365-pakken, for å gi bedrifter et sentralisert miljø der de kan opprette, lagre, dele og samarbeide om Word-, Excel- og PowerPoint-filer. For brukere som hovedsakelig jobber med Microsoft 365-applikasjoner, tilbyr OneDrive dermed en smidig overgang til Microsoft-skyen: dokumenter kan opprettes, lagres og redigeres direkte i skyen, mens alle oppdateringer og tilgangsdata bevares i versjonshistorikken. I tillegg blir tjenesten, med OneDrive integrert i Windows, praktisk talt usynlig: det holder å lagre en fil for at den automatisk skal synkroniseres med Microsofts sky, tilgjengelig fra hvilken som helst enhet.

Morselskapet har også investert kraftig i sikkerhet, og tilbyr funksjoner som tofaktorautentisering, datakryptering og Personal Vault for å beskytte de mest sensitive filene.

Google Drive, derimot, er en integrert del av Google-økosystemet og integreres med Google Workspace-pakken, som omfatter Google Docs, Sheets og Slides. For brukere som regelmessig bruker Google-produkter som Gmail og Google Kalender, er Drive den beste lagringsløsningen.

Også for Google Drive er sanntidssamarbeid en av de viktigste fordelene, og en av grunnene til at mange bedrifter fortsatt bruker Google Docs til å administrere dokumentene sine. Hvor enkelt det er å dele filer med andre brukere, slik at de kan se, kommentere eller redigere innhold uten behov for ytterligere lisenser, er en ekstra fordel for bedrifter som involverer mange eksterne samarbeidspartnere i prosjektene sine.

OneDrive tilbyr dermed en sterkere integrasjon med Windows-operativsystemet og Microsoft-apper, mens Google Drive utmerker seg med web- og mobilintegrasjoner.

I tillegg, mens OneDrive gir mulighet for selektiv synkronisering av filer og mapper, noe som gir bedre kontroll over innhold som lagres lokalt, skiller Google Drive seg ut ved å støtte et bredt spekter av formater uten behov for tredjepartsapper. Når det gjelder sikkerhet, kan OneDrive imidlertid vise seg å være en mer komplett løsning.

Forskjeller mellom Microsoft OneDrive og Google Drive

Slik fungerer Microsoft 365 OneDrive

OneDrive er skylagringstjenesten i Microsoft 365 som lar deg lagre, synkronisere og få tilgang til filer fra hvilken som helst enhet. For å bruke OneDrive trenger du en Microsoft-konto, som Outlook.com for personlig bruk eller en Microsoft 365-bedriftskonto.

Hvis du bruker Windows 10 eller nyere, er OneDrive forhåndsinstallert og klart til bruk. For å få tilgang klikker du bare på skyikonet (hvitt for personlige kontoer eller blått for bedriftskontoer) i oppgavelinjen ved siden av dato og klokkeslett, eller skriver «OneDrive» i Windows-søkefeltet. Når appen er åpnet, må du skrive inn opplysningene til Microsoft-kontoen din (e-post og passord).

Etter at du har logget inn, blir filene du lagrer i OneDrive-mappen på datamaskinen, automatisk synkronisert med skyen, slik at du kan få tilgang til dem både offline og online. Du kan velge hvilke filer eller mapper som skal være tilgjengelige offline, ved å aktivere alternativet «Tilgjengelig offline» for disse spesifikke filene.

Alle dokumenter, bilder og mediefiler som er lagret i OneDrive, er tilgjengelige fra hvilken som helst enhet koblet til samme konto, som nettbrett, smarttelefoner eller andre datamaskiner.

OneDrive for Business

OneDrive for Business er versjonen av OneDrive for profesjonell bruk, utviklet for å sikre trygg fillagring, samarbeid og deling i bedriftens Microsoft 365-miljø. Tett integrert med SharePoint Online og Microsoft Teams gjør OneDrive for Business det mulig for medlemmer av en organisasjon å få tilgang til og jobbe sammen om dokumenter, uansett hvor de befinner seg og i sanntid, noe som gjør asynkront arbeid og fjernarbeid enklere.

Hver Microsoft 365-bruker får en personlig lagringsplass på 1 TB (kan utvides til ubegrenset plass for Enterprise-lisenser), der de kan lagre private bedriftsfiler eller dele dem med teamet sitt. Takket være SharePoint kan hver fil også deles med mulighet til å angi spesifikke rettigheter for å beskytte data.

OneDrive for Business utmerker seg også med synkronisering på tvers av enheter, som sikrer tilgang til oppdaterte dokumenter og filer på stasjonære datamaskiner, bærbare datamaskiner, nettbrett og mobile enheter. Denne toveis synkroniseringen gjør det mulig å jobbe offline og automatisk laste opp endringer til skyen så snart du kobler til internett igjen.

OneDrive-appen for mobile enheter

OneDrive er også tilgjengelig som mobilapp (for Android og iOS), som gir deg tilgang til alle filer som er lagret i Microsoft 365-skyen. Konkret kan brukerne:

• opprette nye mapper
• laste opp dokumenter til lagring
• redigere filer fra smarttelefoner eller nettbrett
• se endringer fra kolleger i sanntid

For brukere av OneDrive for Business inkluderer appen også verktøy for trygg deling av filer med kolleger og samarbeidspartnere, med mulighet til å angi rettigheter for lesing eller redigering. I tillegg kan brukerne, takket være varsler, holde seg oppdatert på endringer som gjøres i delte filer, og få tilgang til nylig aktivitet på dokumenter.

De 7 viktigste funksjonene i OneDrive

Som vi har sett, er OneDrive en ekstremt nyttig tjeneste, både for enkeltpersoner og for alle som er involvert i en bedrifts aktiviteter. Microsoft OneDrive skiller seg fra produkter som Google Drive og SharePoint selv (les mer i vår artikkel «OneDrive vs SharePoint») og er en av de beste løsningene for å bringe dataene, dokumentene og innholdet ditt til skyen.

Nedenfor har vi listet opp funksjonene du bør kjenne til for å få mest mulig ut av dette kraftige Microsoft 365-verktøyet.

1. Opprette en lenke til filer

Med OneDrive er det enkelt å dele et dokument med hvem som helst: det holder å sende en lenke. Så enkelt at du ikke lenger trenger å håndtere problemer og klager fra kolleger, som det beryktede «jeg får ikke åpnet dokumentet».

Det er også mulig å sende dokumenter via Microsoft Teams, men i seg selv finnes det ingen egentlig delingsfunksjon. Du må kopiere lenken til filen og lime den inn i chatten, men først må du sørge for at mottakeren har riktig rettighet til å se dokumentet i Teams-biblioteket.

I OneDrive finnes det derimot funksjonen «Del», som lar deg sende en lenke som gir hvem som helst som mottar den, tilgang uten behov for spesielle rettigheter. Du trenger bare å velge «Alle med lenken» blant de tilgjengelige alternativene.

2. Få mer lagringsplass

De fleste Microsoft 365-bedriftsplaner tilbyr 1 TB lagringsplass per bruker i OneDrive, med mulighet til å øke plassen etter organisasjonens behov. Hvis planen har mer enn 5 brukere, kan administratoren øke lagringsplassen til opptil 5 TB per bruker via lagringsinnstillingene i administrasjonssenteret.

For større lagringsbehov, for eksempel ved håndtering av multimedieinnhold, kan du be om en ytterligere utvidelse til opptil 25 TB per bruker ved å åpne en støttesak hos Microsoft. Disse økningene i lagringsplass er tilgjengelige uten ekstra kostnad, forutsatt at den gjeldende Microsoft 365-planen oppfyller de nødvendige kravene.

3. Be om et dokument

I noen tilfeller kan du ha behov for dokumenter fra en annen bruker. Med kommandoen «Be om filer» løser du raskt situasjonen takket være at du sender en forespørsel til kolleger eller samarbeidspartnere om å laste opp innhold til en bestemt mappe.

Slik bruker du denne funksjonen: velg først en mappe på hovedskjermen i OneDrive, og klikk på de tre prikkene til høyre for navnet. Velg deretter alternativet «Be om filer».

Når du klikker på «Neste» i vinduet, vises et spesifikt skjermbilde for å sende forespørselen. Dette sender en e-post som inneholder en lenke for å laste opp innhold til den valgte OneDrive-mappen.

4. Synkronisering

OneDrive-synkronisering lar deg jobbe med filer lokalt, og sikrer at hver endring automatisk oppdateres i skyen.

Denne funksjonen inkluderer alternativet Filer på forespørsel, som hjelper deg med å spare plass på enheten ved å velge hvilke filer eller mapper som kun skal oppbevares i skyen, samtidig som alle filer som er lagret i OneDrive, fortsatt vises i Filutforsker i Windows.

Du kan også synkronisere plasseringer som mappen «Dokumenter», slik at det viktigste innholdet for arbeidet ditt alltid er tilgjengelig både lokalt og i skyen. I tillegg kan OneDrive, takket være støtte for store filer, nå håndtere innhold på opptil 250 GB.

Synkroniseringsfunksjonen kommer også med avansert versjonsstyring, som gir deg tilgang til alle versjoner av et dokument i opptil 30 dager etter siste endring.

Synkronisering er til slutt innebygd i Windows 10 og nyere versjoner, så du trenger ikke å installere det manuelt. Bare start OneDrive fra «Start»-menyen, eller gå alternativt til onedrive.microsoft.com og velg kommandoen «Synkroniser».

5. Filer på forespørsel

La oss forestille oss dette scenarioet: vi jobber med et viktig prosjekt sammen med andre personer. En kollega deler noen filer i arbeidsgruppen i Teams-appen. Vi har installert OneDrive-synkroniseringsklienten og tenker: «Ikke noe problem, jeg har synkronisert dem til den bærbare datamaskinen min, så jeg kan se de nye dokumentene mens jeg er ute».

Vi åpner den bærbare datamaskinen og legger merke til skyikonet ved siden av filene kollegaen vår nettopp har delt. Når vi klikker på en av dem, vises det en advarsel om at filen ikke er tilgjengelig. Hva har skjedd? Har OneDrive gått amok? Egentlig ikke: dette er funksjonen Filer på forespørsel.

Denne funksjonen er aktivert som standard, slik at innholdet som vises i skyen, er merket som kun tilgjengelig online. Resultatet? Dette innholdet er ikke tilgjengelig når du ikke har internettforbindelse, selv om det er delt.

For å holde en viktig fil eller mappe alltid tilgjengelig på enheten din, høyreklikker du bare på ønsket innhold og velger «Behold alltid på denne enheten».

Alternativt kan du deaktivere funksjonen «Filer på forespørsel» helt ved å åpne OneDrive-klienten og gå til «Hjelp og innstillinger», deretter «Innstillinger», og fjerne merket i avkrysningsboksen for «Filer på forespørsel».

6. Angi nedlastingshastighet

Når du begynner å bruke OneDrive, kan det være nødvendig å kontrollere nedlastingsstrømmen for å unngå at hastigheten reduseres i bedriftens tjenester. Faktisk har mer enn én bedrift opplevd problemer når hundrevis eller tusenvis av brukere begynner å synkronisere og laste ned innhold samtidig.

Funksjonen «Filer på forespørsel», som vi nettopp har nevnt, er designet for å redusere belastningen på nettverket: filene i OneDrive-skyen lastes ikke automatisk ned til klientene, men kun på brukerens forespørsel.

For bedre å kunne administrere nettverket, tilbyr OneDrive-synkroniseringsklienten imidlertid også båndbreddekontroller. Du kan angi disse ved å høyreklikke på OneDrive for Business-klienten og velge Innstillinger > Nettverk, der du finner alternativer for å begrense opplastings- og nedlastingshastighet, og dermed optimalisere båndbreddebruken under synkronisering.

7. Sikkerhet på mobile enheter

OneDrive lar deg beskytte filene dine uten å bruke tredjepartsapper. I tillegg til å angi et passord for enheten, kan du aktivere tofaktorautentisering og bruke biometrisk tilgang, som fingeravtrykk eller ansiktsgjenkjenning, for å åpne OneDrive-appen.

Det finnes også funksjonen Personal Vault, en mappe beskyttet av et ekstra autentiseringsnivå der du kan lagre sensitive dokumenter.

For bedrifter støtter Microsoft OneDrive også integrasjon med Microsoft Intune, som gjør det mulig for IT-administratorer å håndheve sikkerhetspolicyer på firmaets mobile enheter og administrere tilgangen til ressurser.

Microsoft OneDrive: fremtiden med kunstig intelligens

De siste årene har Microsoft OneDrive utviklet seg forbi det enkle konseptet skylagring og blitt en komplett plattform for håndtering og deling av innhold.

Microsoft fortsetter å investere i OneDrive for å utvide funksjonaliteten og forbedre brukeropplevelsen, spesielt når det gjelder sikkerhet og samarbeid, og i sentrum av denne utviklingen finner vi integrasjonen av Copilot, den kunstige intelligensen som endrer måten vi jobber på i den digitale arbeidsplassen i Microsoft 365.

Funksjonene som vokser frem av integrasjonen mellom Copilot og OneDrive, lover bedre håndtering av bedriftens arkiver i Microsoft-skyen, og mer til.

Her er noen av de viktigste nyhetene:

• Smarte sammendrag og analyser: med Copilot kan dokumenter som rapporter og kontrakter oppsummeres på sekunder direkte i OneDrive, noe som gir en oversikt over det viktigste innholdet uten å måtte åpne hver enkelt fil i arkivet.

• Sammenligning av dokumenter: Copilot støtter sammenligning av tilgjengelige versjoner av ett og samme dokument i OneDrive, og oppsummerer de viktigste forskjellene i tabeller.

• Tilgang til informasjon via chat: Copilot svarer på alle spørsmål om filene i OneDrive, og hjelper brukerne med å jobbe med informasjonen i de arkiverte dokumentene uten å måtte åpne og lese dem én etter én.

• Varsler om prioriterte endringer: Copilot vil kunne analysere og prioritere filoppdateringer basert på hvor relevante de er. Den vil for eksempel fremheve kommentarer lagt til av ledere, eller oppdateringer gjort av en medarbeider på et dokument som nærmer seg fristen eller er merket som høyt prioritert.