SharePoint Version History: una guía práctica

El versionado representa una de las principales características de SharePoint como gestor documental. De hecho, simplifica la gestión de contenidos en una lista o biblioteca de documentos mediante el seguimiento de todas las versiones que se crean después de realizar un cambio en un archivo. Una vez activada, esta función permite acceder al historial de versiones, ver información sobre los cambios individuales realizados en un archivo y restaurar cualquiera de las versiones anteriores.

En este artículo, veremos qué es el versionado de SharePoint, qué permite hacer, cómo habilitarlo dentro de una lista o biblioteca y cómo deshabilitarlo. Por último, discutiremos las mejores prácticas para la gestión de contenidos en SharePoint para que nunca exceda el almacenamiento disponible.

SharePoint Version History: ¿qué es?

"Versioning", o "Version History", se refiere a una de las características clave de SharePoint como gestor documental, que le permite almacenar, rastrear y restaurar versiones de archivos en una lista o biblioteca de documentos. Con esta funcionalidad, SharePoint puede crear una versión cada vez que se realiza un cambio en un archivo y permitir a los usuarios habilitados:

• acceder al historial de versiones de archivos individuales en una lista o biblioteca de documentos;
• ver información como la fecha y el autor de cada cambio realizado en un archivo
• retroceder un archivo a cualquier versión anterior guardada en el historial.

Esto facilita la gestión del contenido almacenado en un sitio SharePoint, especialmente cuando los archivos y documentos se crean y editan en colaboración con colegas o incluso con personas ajenas a la organización (siempre que tengan los permisos de acceso adecuados).

Ventana para ver el historial de versiones en SharePoint

El control de versiones de SharePoint está disponible por defecto para cualquier tipo de archivo de una lista o biblioteca, incluidas las páginas de un sitio. Sin embargo, el mecanismo detrás de esta funcionalidad cambia dependiendo de si los archivos son creados o modificados en una lista o en una biblioteca de documentos.

En las bibliotecas de documentos, las versiones se crean para cambios importantes (por ejemplo, añadir una sección a un documento) o para cambios menores, como corregir un error ortográfico. En cambio, las listas sólo pueden conservar en el historial las versiones surgidas de cambios importantes. En ambos casos, es posible limitar el número de versiones almacenadas.

Para cerrar nuestra breve introducción, resumamos a continuación lo que el versionado permite hacer dentro de SharePoint.

Cómo gestionar el control de versiones en SharePoint

El sistema de control de versiones permite realizar un seguimiento y gestionar la información almacenada en las listas y bibliotecas de documentos de SharePoint, así como ver, comparar y restaurar cualquiera de las versiones del historial de un documento.

Cuando el versionado está activado, se crean nuevas versiones de un archivo en los siguientes casos:

1. Cuando un archivo se crea por primera vez o se carga en SharePoint.
2. Cuando se sube un archivo que tiene el mismo nombre que un archivo existente y se utiliza el comando "Añadir como nueva versión a archivos existentes".
3. Cuando se modifican las propiedades de un archivo.
4. Cuando se abre, edita y guarda un archivo utilizando el comando "Guardar por primera vez". Cuando se pulsa el comando "Guardar", de hecho no se crea una nueva versión para no sobrecargar el historial.
5. Cuando un archivo se extrae, se edita y se vuelve a insertar en SharePoint.

Para los clientes de Microsoft 365, el versionado en SharePoint se activa automáticamente cuando se crea una lista o una biblioteca de documentos. Para los que utilizan SharePoint Server, el control de versiones se habilita por defecto solo cuando se crea una biblioteca de documentos.

Por lo tanto, es importante saber cómo habilitar esta función tanto dentro de una biblioteca como de una lista para aprovechar al máximo las capacidades de SharePoint.

Veamos los pasos necesarios a continuación.

Cómo habilitar el historial de versiones en SharePoint

Para habilitar el historial de versiones de SharePoint, debe tener permiso de edición para la lista o biblioteca en la que desea habilitar el historial de versiones. Una vez que tenga el permiso adecuado del administrador, puede proceder de la siguiente manera:

1. Abra la lista o biblioteca de documentos en la que desea activar el historial de versiones.
2. Vaya a "Configuración" y seleccione "Configuración de la lista" o "Configuración de la biblioteca"
3. Seleccione "Configuración de versiones" para configurar el almacenamiento de versiones.

Las siguientes configuraciones están disponibles para versionar una biblioteca de documentos:

1. Requerir aprobación para los archivos enviados.
2. Crear una versión cada vez que se modifica un archivo, guardando sólo las versiones principales o tantas versiones principales como secundarias.
3. Limitar el número de versiones que se almacenan en el historial.
4. Eliminar versiones en función de su antigüedad. Recuerde que establecer este límite hace que las versiones más antiguas que la edad predeterminada se eliminen sin ser movidas a la papelera de reciclaje. Por tanto, no es posible recuperarlas una vez superado el límite.

En cambio, para versionar una lista, dispone de las siguientes opciones (algunas comunes con las disponibles para una biblioteca):

1. Requerir aprobación para los elementos enviados.
2. Crear una versión cada vez que se modifique un elemento, utilizando sólo las versiones mayores (excluyendo así las versiones debidas a cambios menores).
3. Limitar el número de versiones que se almacenan en el historial.
4. Indicar los usuarios que pueden ver los elementos en borrador.

Cómo funciona el control de versiones cuando está activada la solicitud de aprobación

Cuando la solicitud de aprobación está habilitada dentro de una lista o biblioteca de SharePoint, los archivos pendientes de aprobación se marcan como en borrador. En el momento en que se confirma la aprobación, el estado cambia a "Aprobado" y el archivo se hace visible para todos los usuarios con permiso de acceso a la lista o biblioteca en la que se encuentra.

Si se rechaza la aprobación, el estado sigue siendo "Pendiente" y el archivo sigue siendo accesible para los usuarios con permiso para ver borradores.

Aclarado esto, así es como funciona el versionado de SharePoint para los archivos que requieren aprobación:

1. Una versión mayor debe ser publicada antes de que el archivo pueda ser aprobado. Las versiones menores se consideran borradores, visibles sólo para el autor y las personas con permiso para aprobar contenido en una lista o biblioteca determinada.
2. Para los usuarios con permiso para leer pero no ver borradores, sólo se hace accesible la última versión aprobada o versión principal del archivo.
3. Si en una biblioteca de documentos se hace un seguimiento de las versiones principales y secundarias y nadie ha publicado una versión principal, el archivo en cuestión sólo será visible para los usuarios con permiso para ver borradores.

Cómo desactivar el historial de versiones en SharePoint

Los usuarios que tienen permiso para gestionar una lista o una biblioteca de documentos en SharePoint tienen la opción de desactivar el sistema de versiones integrado (aunque no es recomendable).

Sin embargo, el proceso para desactivar el historial de versiones no es sencillo, ni en el caso de una lista, donde se ha eliminado la opción "No versionar", ni en el caso de una biblioteca de documentos, donde el control de versiones está activado por defecto.

En ese caso, se debe solicitar asistencia técnica para desactivar el sistema de control de versiones mediante el uso de PowerShell o el recién introducido CSOM (Client-side Object Model) de SharePoint.

Nota importante: Si se desactiva el control de versiones de SharePoint para una lista o biblioteca en la que está presente el historial, las versiones guardadas hasta ese momento no se eliminan. Sin embargo, se desactivan importantes funciones de gestión de contenidos, como la coautoría.

Espacio de almacenamiento de versiones en SharePoint: ¿cómo evitar exceder la cuota disponible?

Limitar el número de versiones es una práctica recomendada con frecuencia. De hecho, imponer un límite al número de versiones a almacenar permite

• ahorrar espacio de almacenamiento en SharePoint;
• mantener en orden las listas y bibliotecas que se utilizan a diario para gestionar proyectos, procedimientos, comunicaciones y otros recursos clave para el sitio de SharePoint y las operaciones de una empresa.

Una segunda buena práctica se refiere a la limpieza de los archivos, que debe hacerse periódicamente para no perder los beneficios vistos anteriormente. A pesar de ello, para muchas empresas, la limpieza de listas y bibliotecas de documentos de SharePoint es una tarea difícil de gestionar, ya que requiere una cantidad de tiempo considerable (sobre todo si deben guardarse todas las versiones de los archivos por motivos legales).

En este caso, el consejo es transferir los archivos con versiones relacionadas a un repositorio externo de copias de seguridad o contactar con un equipo de expertos para aprender a aprovechar al máximo el espacio disponible en SharePoint y el entorno integrado de Microsoft 365.

Con unos días de consultoría, podemos formar a los usuarios sobre cómo mantener limpios los archivos en la nube corporativa, actuando sobre su gestión y no sobre su ubicación (por lo que no se trata de una simple migración de un archivo a otro).

De esta forma se hace posible:

• Mejorar la gestión del espacio de almacenamiento en Microsoft 365, por cuenta propia.
• Mantener las funcionalidades de colaboración, que se pierden con Microsoft 365 Archive.

Nuestros expertos pueden ayudar a su empresa a gestionar de forma eficiente los archivos en Microsoft 365, sin depender del departamento de TI y sin renunciar a las funcionalidades de colaboración que se perderían con la compra de nuevo espacio de almacenamiento.

El proceso es sencillo.

Comenzamos escaneando rápidamente todos los archivos en Microsoft Teams, SharePoint y OneDrive, analizando las versiones de los archivos presentes.

Calculamos el almacenamiento ocupado por las versiones individuales de los archivos para informar a la empresa de cuánto espacio podría liberar eliminando contenido, según la utilidad.

Para identificar con precisión las versiones menos útiles, podemos implementar reglas de análisis personalizadas que se centren en sitios SharePoint específicos, archivos con versiones anteriores a una fecha concreta o archivos de determinados tipos.

Otras ventajas de nuestro servicio de consultoría son las siguientes

1. Implementación de un flujo de verificación programado, para determinar con qué frecuencia analizar los archivos en Microsoft 365 y garantizar así una supervisión constante de la cuota disponible.
2. Visión de la gestión del almacenamiento y asesoramiento sobre cómo almacenar correctamente los archivos en la nube.

Por último, cabe destacar que nuestros expertos también ofrecen apoyo en la gestión del espacio de almacenamiento en OneDrive. Así, los usuarios aprenderán a gestionar el almacenamiento en OneDrive a nivel personal y corporativo. De forma independiente, para no depender del departamento informático.

Para saber más, recomendamos la lectura de nuestro artículo sobre por qué
confiar en intranet.ai para mejorar el digital workplace de Microsoft 365.

En la siguiente tabla, vemos con más detalle los beneficios de la consultoría ofrecida por nuestros expertos para optimizar la gestión del espacio de almacenamiento en SharePoint y Microsoft 365.

¿Qué es el versionado de SharePoint?

El versionado es una funcionalidad de SharePoint que permite almacenar, rastrear y restaurar versiones de los archivos presentes en una lista o biblioteca de documentos. Gracias a esta funcionalidad, SharePoint es capaz de crear una versión cada vez que se realiza una modificación en un archivo, permitiendo a los usuarios autorizados acceder al historial de versiones, visualizar información como la fecha y el autor de las modificaciones, y restaurar cualquiera de las versiones anteriores.

¿Cómo se habilita el historial de versiones en SharePoint?

Para habilitar el versionado en SharePoint, es necesario tener permisos de edición para la lista o biblioteca. Una vez obtenida la autorización, abra la lista o la biblioteca de documentos, acceda a la configuración, seleccione "Configuración de lista" o "Configuración de biblioteca", y luego "Configuración de versionado" para configurar el guardado de las versiones.

¿Cuáles son las opciones de configuración para el versionado de una biblioteca de documentos en SharePoint?

Las opciones de configuración para el versionado de una biblioteca de documentos en SharePoint incluyen: requerir la aprobación para los archivos enviados, crear una versión cada vez que un archivo es modificado, guardando solo las versiones principales o tanto las principales como las secundarias, limitar el número de versiones a almacenar en el historial, y eliminar las versiones según la antigüedad.

¿Cómo se deshabilita el historial de versiones en SharePoint?

Para deshabilitar el historial de versiones en SharePoint, los usuarios con autorización para gestionar una lista o una biblioteca de documentos pueden solicitar soporte técnico para desactivar el sistema de versionado a través de PowerShell o SharePoint CSOM. Es importante notar que las versiones guardadas hasta ese momento no se eliminan, pero las funcionalidades para la gestión de contenidos como la coautoría se deshabilitan.

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar el espacio de almacenamiento en SharePoint?

Las mejores prácticas para gestionar el espacio de almacenamiento en SharePoint incluyen: limitar el número de versiones a almacenar para ahorrar espacio de almacenamiento, realizar limpiezas periódicas de los archivos, transferir los archivos con sus versiones correspondientes a un archivo de respaldo externo, e implementar reglas personalizadas para el análisis de las versiones menos útiles.

¿Cómo funciona el versionado de SharePoint durante la coautoría?

Cuando la coautoría está habilitada en SharePoint, varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento. Cada modificación se rastrea y guarda como una nueva versión. Cuando un usuario guarda las modificaciones a un documento en coautoría, SharePoint guarda una nueva versión del documento que incluye todas las modificaciones realizadas por todos los coautores.

¿Cuáles son las diferencias entre versiones principales y versiones secundarias en SharePoint?

Las versiones principales están representadas por números enteros (ej. 1.0, 2.0) e indican hitos significativos como la publicación o la revisión de un documento. Las versiones secundarias, representadas por números decimales (ej. 1.1, 1.2), se utilizan para modificaciones menores y borradores. Las versiones principales son visibles para todos los usuarios con permisos de acceso, mientras que las versiones secundarias pueden estar limitadas a determinados usuarios.