Digital Workplace Consulting: unser ganzheitlicher Service

Digital Workplace Consulting: Warum ist sie für Unternehmen notwendig?

Heutzutage ist jedes Unternehmen (oder sollte es zumindest sein) eine digitale Organisation. Auch wenn das "Selbermachen" als die kostengünstigste Lösung erscheinen mag, ist bei digitalen Arbeitsumgebungen – also jenen Systemen, die Kommunikation, Produktivität, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur verbinden – die Grenze zwischen Autonomie und Improvisation sehr schmal und wird häufig unbewusst überschritten.

Daraus entstehen isolierte Tools, doppelte Inhalte, umständliche Prozesse, die übermäßig viel Zeit und Energie kosten, sowie interne Portale, die veraltet sind, noch bevor sie überhaupt angenommen werden.

Um nicht inmitten dieses trostlosen Szenarios zu landen, hat sich in den letzten Jahren die fachspezifische Beratung rund um den Digital Workplace etabliert.

Diese Form der Beratung ist keineswegs ein undurchschaubares Sammelsurium von Leistungen, sondern stark spezialisiert – sprich: Sie konzentriert sich auf die Technologien, die ein Unternehmen für seinen digital workplace einsetzt, wie z. B. die Anwendungen von Microsoft 365 und das Intranet von SharePoint Online.

 

SharePoint Online-Intranet, erstellt mit intranet.ai

 

Gute Beratung kümmert sich nicht nur um die Einrichtung effizienterer Arbeitsumgebungen, sondern:

• erkennt versteckte Symptome,
• verknüpft Geschäftsziele mit der IT-Infrastruktur,
• bringt Ordnung in die Fragmentierung von Daten und Wissen.

Denn letztlich scheitert jeder digital workplace aus demselben Grund: Zu viele Entscheidungen beruhen auf Bauchgefühl. Was fehlt, ist – wie bereits erwähnt – eine orchestrierende Leitung.

Wer einen digital workplace von Grund auf plant, geht von einem plausiblen Gedanken aus: "Wir haben bereits Microsoft 365 (oder andere Technologien), wir können alles intern aufbauen." Und es stimmt, dass ein Ökosystem wie das von Microsoft modernste, gut dokumentierte und theoretisch an jede Situation anpassbare Tools bietet – doch die Realität ist weit komplexer.

SharePoint Online, Teams, Viva, Power Automate, Forms, OneDrive, Loop: All diese Anwendungen innerhalb der Suite folgen eigenen Logiken, Berechtigungen, Abhängigkeiten und Verhaltensweisen.

Ohne erfahrene Steuerung entsteht daraus meist ein technologischer Flickenteppich mit fraglichem Nutzen.

Stattdessen sollte man sich die vorhandene Technologie als Sammlung musikalischer Instrumente vorstellen. Jedes einzelne kann für sich genommen gute Musik machen – aber gemeinsam kein Konzert tragen.

Es braucht jemanden, der dirigiert – um noch einmal auf unsere Metapher zurückzukommen.

Doch auch hier ist Vorsicht geboten.

Manche Unternehmen wenden sich an eher allgemeine Anbieter wie:

• generische Systemintegratoren,
• Softwarehäuser, die sich unter anderem mit SharePoint beschäftigen,
• IT-Agenturen, die bei jedem Kunden die gleiche Methode anwenden – wie in einer Fließbandproduktion.

Ein generischer Berater kann zwar eine Webpart installieren, ein Design anpassen oder eine Liste erstellen, wird aber kaum in der Lage sein, eine Informationsarchitektur zu entwerfen, die Dokumentenflüsse, Governance, Zugriffsrechte, Nutzerakzeptanz und Integrationen mit der restlichen Microsoft-365-Umgebung berücksichtigt.

Mit anderen Worten: Auch wenn ein generischer Berater beim Aufbau einer Seite helfen kann, ist er nicht die richtige Ansprechperson für die Entwicklung eines konsistenten, effizienten und tragfähigen digital workplace. Das größte Risiko besteht darin, Monate und Ressourcen in ein Projekt zu investieren, das zwar technische Anforderungen erfüllt, aber keinerlei konkrete Verbesserung bringt.

Der digital workplace wäre zwar vorhanden – aber niemand würde ihn wirklich nutzen.

E-Mails blieben der dominierende Kommunikationskanal, Dokumente würden weiterhin ausschließlich als Anhänge verschickt, dieselben Fragen erreichten dieselben Personen, die sie bereits unzählige Male beantwortet haben.

Die Organisation würde arbeiten wie bisher.

Nur mit ein paar zusätzlichen Tools, die man verwalten muss.

 

 

Vertikale Beratungsdienste wie der vom Team von intranet.ai angebotene entstehen genau mit dem Ziel, dieses Problem zu lösen. Sie bieten kontinuierliche technische Unterstützung und eine sorgfältige Planung interner Anforderungen, um die beste Strategie für Implementierung, Einführung und Aktualisierung zu definieren.

Im Fall von intranet.ai kommt noch die Möglichkeit hinzu, mit einer kompletten Lösung für den digitalen Arbeitsplatz zu starten – eine Lösung, die ohne zusätzliche Entwicklungskosten alle Funktionen bietet, die sich in jahrzehntelanger Erfahrung als besonders wirksam für die Steigerung von Produktivität, Engagement und Wohlbefinden der Mitarbeitenden erwiesen haben.

Was intranet.ai mitbringt, sind zertifiziertes technisches Know-how und eine erprobte Strategie, die in einem funktionalen, nutzer- und unternehmensgerechten digitalen Arbeitsplatz resultieren.

Der Kunde erhält ein vollständiges Projekt mit messbaren Zielen, klaren Etappen und Entscheidungen, die auf Best Practices basieren, die in der Zusammenarbeit mit Hunderten von Unternehmen jeder Branche, Größe und Nationalität entwickelt wurden.

Wo beginnen wir? Bei den richtigen Fragen:

• Welche Informationen benötigen die Kollegen täglich?
• Wo stocken die Entscheidungsprozesse?
• Welche Tools müssen integriert werden?
• Wie wird internes Wissen geteilt?

Die Technologie kommt erst danach.

Diese Methode ermöglicht es Unternehmen, sich wirklich auf ihrem Markt zu differenzieren, denn wenn ihr digitaler Arbeitsplatz gut gestaltet ist:

• Reduzieren sie die Zeit für Informationssuche und Unterbrechungen im täglichen Arbeitsfluss;
• Maximieren sie die Investitionen in neue Technologien durch eine höhere Nutzerakzeptanz;
• Verbessern sie die Zusammenarbeit zwischen Teams, auch an verschiedenen Standorten;
• Stärken sie das Zugehörigkeitsgefühl und die interne Community.

Ein effektiver digitaler Arbeitsplatz entsteht aus dem Gesamtkonzept, nicht aus einzelnen Plattformen. Es braucht einen Architekt der digitalen Umgebung, der/die in der Lage ist, Struktur und Flexibilität auszubalancieren und modulare Lösungen zu entwerfen, die stets in einem stabilen Rahmen verankert sind: klare Berechtigungen, abgestimmte Prozesse, sichere Governance, nützliche Inhalte, gut verteilte Kommunikation.

Das bedeutet, dass jede Entscheidung – von der Platzierung einer Webpart bis zur Benennung einer Website – mit dem Kontext, der Zielgruppe und dem gewünschten Ergebnis übereinstimmt.

 

 

Auch die User Experience wird gezielt gestaltet, denn ein digitaler Arbeitsplatz, der nicht genutzt wird, ist eine Fehlinvestition – und oft genügt wenig, um in diese Lage zu geraten: eine falsche Bezeichnung, ein fehlender Filter, eine Seite, die drei Klicks zu viel erfordert.

Die Beratung durch Unternehmen wie intranet.ai hilft Firmen dabei, das Verhalten und die Bedürfnisse der Endnutzenden zu erkennen: gemeinsam genutzte digitale Praktiken, sinnvolle Automatismen, Nutzungserfahrungen, die keine Handbücher benötigen. Darin liegt der wahre Mehrwert der Dienstleistung – darin, einen modernen digitalen Arbeitsplatz in eine transparente, natürliche und nahtlos in den Arbeitsalltag integrierte Umgebung zu verwandeln.

Und schließlich die Umsetzungsgeschwindigkeit.

Ein mit intranet.ai durchgeführtes Projekt erfordert keine monatelangen Meetings, endlosen Mockup-Runden oder Testzyklen ohne Ziel. Dank einer erprobten Bibliothek mit Lösungen, die bereits in Microsoft 365 und Viva integriert sind, erhält der Kunde innerhalb weniger Tage einen vollständigen digitalen Arbeitsplatz – maßgeschneidert auf die in der Analysephase definierten Anforderungen.

Das führt zu einem schnelleren Go-live, einer sanfteren Einführung und einem früheren Return on Investment. Vor allem aber wird das interne Personal nicht von einem Projekt überrollt, das über unbestimmte Zeit Ressourcen und Aufmerksamkeit bindet.

Im nächsten Kapitel zeigen wir, wie sich all das ganz konkret in der Wiederbelebung und Weiterentwicklung bereits bestehender digitaler Umgebungen niederschlägt.

Ein Neustart ist nicht immer nötig. Manchmal reicht es, zu wissen, wo man ansetzen muss.

Was unsere Berater über das Management des digitalen Arbeitsplatzes sagen

Es gibt einen Moment, in dem jedes Unternehmen, das Microsoft 365 eingeführt hat, innehält und sich fragt: Funktioniert die digitale Umgebung, in die ich investiert habe, wirklich?

Die SharePoint-Websites werden besucht, Teams wird täglich genutzt, die OneDrive-Ordner sind stark gewachsen, und doch scheint das Digital Workplace seine Versprechen nicht gehalten zu haben.

Denn Dokumente gehen verloren, Prozesse bleiben fragmentiert, Kollegen beklagen sich, dass sie nicht finden, was sie brauchen.

Die Technologie ist vorhanden, erzeugt aber keinen Mehrwert.

In den meisten Fällen liegt das daran, dass die Einführung neuer Technologien nicht als System geplant wurde, sondern als Summe einzelner akuter Bedürfnisse. Jede Abteilung hat ihre eigene Website verlangt, jedes Projekt seinen eigenen Kanal eröffnet, jede Anforderung wurde mit einem separaten Tool gelöst.

Das Ergebnis ist eine überladene und uneinheitliche Umgebung, in der die Verbindungen zwischen den Teilen schwach oder gar nicht vorhanden sind.

Genau in solchen Situationen ist Beratung entscheidend.

Oft muss nicht alles neu gemacht werden; es gilt zu verstehen, was nicht funktioniert, warum es nicht funktioniert und welche Maßnahmen das gesamte Ökosystem wieder ins Gleichgewicht bringen können.

Bevor man eingreift, muss man die Warnsignale erkennen.

In einem bereits laufenden digitalen Arbeitsplatz sind Störungen nicht immer offensichtlich, hinterlassen aber klare Spuren. Es entstehen mehrere Versionen desselben Dokuments, interne Suchanfragen liefern irrelevante Ergebnisse, die Berechtigungen sind chaotisch und Workflows werden häufig umgangen.

Statt die Plattform zu nutzen, greifen die Mitarbeitenden zu Abkürzungen: Sie teilen Inhalte per E-Mail, speichern lokal oder erstellen Excel-Dateien, um Aufgaben nachzuverfolgen, die eigentlich automatisiert werden sollten.

Ein weiteres klares Signal ist die geringe Nutzung der Funktionen.

Microsoft 365 bietet einzigartige Werkzeuge (man denke nur an Power Automate, Planner, Lists, Viva Engage), und wenn diese nicht genutzt werden, bedeutet das, dass die digitale Umgebung nicht auf die tatsächlichen Gewohnheiten und Bedürfnisse der Nutzer abgestimmt wurde. Meist fehlt ein zentrales Element: eine Informationsarchitektur, die die Aktivitäten sinnvoll steuert.

Jeder effektive digitale Arbeitsplatz basiert daher auf einer stabilen Struktur – mit einer konsistenten Hierarchie der SharePoint-Websites, einer klaren Logik bei der Berechtigungsverwaltung und einer gemeinsamen Taxonomie für Inhalte.

In vielen Unternehmen jedoch begegnet man einer Vielzahl von Bereichen, die auf Anfrage entstanden sind – ohne einheitliche Regeln. Jede Website hat ihre eigene Navigation, jeder Bereich eigene Bezeichnungen, und die Nutzer wissen nicht, ob sie ein Dokument im Intranet, im Projektteam oder in der E-Mail suchen sollen.

 

 

Es wird notwendig, die bestehende Umgebung zu kartieren, Überschneidungen zu identifizieren, Navigationspfade zu analysieren und die Informationsstruktur so umzugestalten, dass sie kohärenter und intuitiver wird.

Das Prinzip ist einfach: Die Nutzer müssen stets wissen, wohin sie gehen müssen, um das Gesuchte zu finden, was sie von jedem zur Verfügung stehenden Tool erwarten können und wie aktuell die Inhalte sind, die sie verwenden.

Ist die Struktur erst einmal neu definiert, folgt der nächste Schritt: das Management des digital workplace.

Viele Unternehmen glauben, es reiche aus, ein Intranet zu starten oder Teams zu aktivieren, um sofort bessere Zusammenarbeit und höhere Produktivität zu erreichen. In Wirklichkeit stößt jedoch jede Funktion ohne ein klares Betriebsmodell auf alte Gewohnheiten.

An dieser Stelle hilft ein spezialisiertes Beratungsangebot, ein Modell der aktiven Governance zu entwerfen, das Folgendes umfasst:

• Automatisierte Freigabe-Workflows;
• Regeln für Benennung und Versionierung;
• Richtlinien zur Aufbewahrung und Archivierung;
• Indikatoren zur Überwachung von Nutzung und Akzeptanz;
• Kriterien für die Erstellung und Pflege von Websites und Teams.

Denn der digitale Arbeitsplatz ist niemals ein statisches Projekt. Es handelt sich um eine lebendige Umgebung, die täglich wächst. Und wie jede Umgebung braucht auch sie eine intelligente Pflege. Ziel der Beratung ist es genau, das technische Management in einen flexiblen, anpassungsfähigen Prozess zu verwandeln.

Ein weiterer kritischer Aspekt bereits laufender Projekte ist die Sicherheit.

Mit der Zeit werden im Notfall gewährte Berechtigungen dauerhaft, externe Nutzer greifen auf Inhalte zu, die nicht für sie bestimmt sind, sensible Dokumente werden ohne Nachverfolgbarkeit geteilt. Nicht aus böser Absicht, sondern aus mangelnder Kontrolle.

Mit den Kunden hat intranet.ai die Sicherheit des digital workplace stets strategisch angegangen: durch die Analyse von Zugriffsgruppen, die Identifikation von Schwachstellen und den Vorschlag eines rollen- und funktionsbasierten Berechtigungsmodells, das mit den Authentifizierungs- und Überwachungssystemen von Microsoft 365 integriert ist.

Vor allem aber muss all dies geschehen, ohne die Arbeit zu verlangsamen. Mit regelmäßigen Audits, Data Loss Prevention-Regeln, erweiterten Protokollen und automatisierten Warnmeldungen wird die Umgebung wieder unter Kontrolle gebracht – und bleibt dennoch agil.

Auch das Identitäts- und Zugriffsmanagement aus der Ferne wird so gestaltet, dass die digitale Umgebung überall genutzt werden kann, ohne dabei das Risiko für den Datenschutz zu erhöhen.

 

 

Was jede Maßnahme nachhaltig macht, ist letztlich die Aufmerksamkeit für die User Experience.

Man kann das bestmögliche Portal haben – wenn die Mitarbeitenden es nicht als ihres empfinden, werden sie es meiden. Deshalb reicht es nicht aus, nur auf technischer Ebene zu arbeiten: Es braucht auch Maßnahmen in Kommunikation, Schulung und Verhalten.

Ein wesentlicher Teil der Wiederbelebung erfolgt durch Einbindung.

Dies geschieht durch die Analyse des Nutzungsverhaltens (mit Tools wie Intranet Analytics), durch Feedback-Erhebung, interne Kommunikationskampagnen zur Reaktivierung der Plattform und die Integration von Schulungsinhalten in den Arbeitsalltag – etwa durch leicht verständliche Formate wie Video-Pillen und Lektionen im Microlearning-Format.

So wird der digital workplace wieder zu einem lebendigen Ökosystem.

Im nächsten Kapitel sehen wir, wie man sich – anstelle einer Umstrukturierung – für eine Migration hin zu einer Plattform entscheiden kann, die bereits auf der Basis unserer Best Practices konzipiert wurde. Es handelt sich um eine sofort einsatzbereite, aber flexible Intranet-Lösung, die Zeit- und Kostenaufwand für die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes auf Basis von Microsoft 365 erheblich reduziert.

Digital Workplace Consulting: Welchen Mehrwert bietet der Service von intranet.ai?

Es lohnt sich nicht immer, schlecht konzipierte Systeme zu flicken.

Viele digitale Ökosysteme, die unter dem Druck kurzfristiger Anforderungen oder durch Einzelinitiativen entstanden sind, lohnen schlichtweg keine Rettung.

Berechtigungen neu zu verteilen, Taxonomien umzubenennen, Dateien in besser strukturierte Archive zu verschieben … all das wird schnell zum Schiebepuzzle: Kaum ist ein Teil an seinem Platz, passt ein anderer nicht mehr.

Wenn die Nachbesserungen zu anstrengend werden, ist die beste Lösung ein Neustart – mit einem soliden Fundament und einer von Anfang an klar definierten Strategie.

Hier kann die Unterstützung von intranet.ai den entscheidenden Unterschied machen – mit einer SharePoint-Online-Intranetlösung, die sofort als vollständiger, skalierbarer und funktionaler digital workplace einsatzbereit ist.

Das ist das Ergebnis von jahrelanger Arbeit an Hunderten von Projekten, bei denen jede Komponente (von der Startseite über Bibliotheken, das People Directory bis zu Genehmigungsworkflows) so optimiert wurde, dass sie den häufigsten Anforderungen aller Unternehmen entspricht. Und vor allem: damit sie sofort funktioniert.

 

Detailansicht eines mit intranet.ai erstellten SharePoint-Intranets

 

Eine solche Lösung ist besonders dann von Vorteil, wenn die Wartung des bestehenden digital workplace mehr kostet als ein Neuaufbau – oder wenn die IT-Infrastruktur des Unternehmens nicht mehr erweitert werden kann, ohne dass Inkohärenzen entstehen.

Das Warnsignal ertönt, wenn keine Governance vorhanden ist:

• Abteilungen haben sich eigene, vom Rest des Unternehmens isolierte Bereiche geschaffen;
• die interne Suche liefert wenige und irrelevante Ergebnisse;
• Dokumente überfluten Dutzende unverbundene Websites;
• Nutzerakzeptanz stagniert – ebenso wie die Produktivität;
• Geschäftsprozesse laufen immer noch über E-Mail.

In solchen Fällen, wie bereits erwähnt, ist die Migration in eine modernere Umgebung die beste (und wirtschaftlichste) Lösung – in eine Umgebung, in der Tools aus Microsoft 365, Viva und Power Platform gemeinsam und konsistent innerhalb eines einheitlichen Ökosystems arbeiten.

Die Annahme, dass eine sofort einsatzbereite Lösung nur ein Abkürzungsweg sei, ist ein Irrtum.

Tatsächlich bringt intranet.ai den Unternehmen das Beste aus eigenen Best Practices und denen von Microsoft. Jede Funktion basiert auf praxiserprobten Modellen, die in vielen Projekten kontinuierlich verfeinert wurden.

Daraus ergeben sich fünf zentrale Vorteile.

 

Digital Workplace Consulting: die Vorteile von intranet.ai

Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes mit intranet.ai	Beschreibung
Kohärente Architektur	Alles ist als Teil eines organischen Ökosystems konzipiert und schafft Synergien zwischen den Modulen.
Minimale Implementierungszeit	Unsere SharePoint-Intranetlösung, Grundlage für den digital workplace, ist innerhalb von 24 Stunden einsatzbereit – mit sofort nutzbaren Funktionen, abgestimmt auf zentrale Geschäftsprozesse.
Ständige Weiterentwicklung	Unsere Berater kümmern sich um laufende Updates der Lösung – orientiert an Microsoft-Innovationen und den Zielen des Kunden.
Hohe Skalierbarkeit	Man startet mit einem funktionalen digitalen Arbeitsplatz und erweitert ihn modular, ohne das gesamte Ökosystem bei jeder Erweiterung neu überdenken zu müssen.

 

Ein weiterer großer Vorteil unserer Lösung für den digital workplace ist die tiefe Integration mit Microsoft-Produkten.

 

Digital Workplace Consulting: die Integrationen von intranet.ai

Microsoft-Suiten integriert in intranet.ai	Beschreibung
Microsoft 365	Unsere Lösung integriert sich nativ in Microsoft 365 und erweitert die Möglichkeiten von SharePoint Online als technologische Basis zur Zentralisierung von Inhalten, Tools und Prozessen. Die Integration mit Microsoft Teams erleichtert die interne Kommunikation, Outlook ermöglicht die Synchronisation von Kalendern und effizientere E-Mail-Verwaltung. Mit Microsoft Graph entsteht eine intelligente Nutzererfahrung, die sich anpasst und den Zugriff auf relevante Informationen vereinfacht.
Microsoft Viva	Hervorzuheben ist die Integration mit Viva Connections, die direkten Zugang zum Intranet in Microsoft Teams bietet. Sie ermöglicht einfachen Zugriff auf Nachrichten, Ressourcen und Apps – ohne Teams zu verlassen. Viva Connections liefert zudem einen personalisierten Feed, der Inhalte aus dem Intranet, Viva Engage und anderen Microsoft- oder Drittanbieteranwendungen zusammenführt.
Microsoft Power Platform	intranet.ai integriert sich vollständig mit der Power Platform, um Prozesse effizienter und individueller zu gestalten – ohne Code. Mit Power Automate unterstützen wir Kunden bei der Automatisierung von Workflows in SharePoint (z. B. Benachrichtigungen, Genehmigungen, Datensynchronisation). Power Apps ermöglicht maßgeschneiderte Anwendungen auf Basis bestehender Listen und Bibliotheken. Power BI bindet interaktive Dashboards direkt in das Intranet ein und macht KPI und Analysen in Echtzeit zugänglich.

 

Wenn wir von Migration sprechen, meinen wir nicht nur den Austausch von Technologie – sondern einen Kulturwandel im Unternehmen, bei dem Transparenz, Zusammenarbeit, Engagement und direkter Informationszugriff im Mittelpunkt stehen.

Unsere Beratung geht dabei über das Deployment hinaus.

Wir unterstützen Kunden bei internen Promotionskampagnen, Adoptions-Webinaren, gezielten Schulungen und Auswertungen, um sicherzustellen, dass der neue digital workplace den tatsächlichen Nutzerbedürfnissen entspricht.

Statt in eine Plattform zu investieren, die kontinuierlich gepflegt werden muss, konzentriert man sich auf eine Umgebung, die bereits vor dem Launch Mehrwert generiert.

Unsere Lösung beseitigt zudem zwei zentrale Unsicherheiten:

1. Die Planungsunsicherheit.
2. Die Unvorhersehbarkeit der Kosten.

Der Funktionsumfang ist klar, die Zeitplanung festgelegt, das Budget transparent und der ROI berechenbar.

 

Integration des SharePoint-Intranets mit Viva Connections, mit intranet.ai

 

Wenn von leistungsfähigen digitalen Umgebungen die Rede ist, denkt man oft an benutzerfreundliche Oberflächen, gut verknüpfte Workflows und sorgfältig integrierte Systeme. Doch ein Element verändert heute vieles grundlegend: die künstliche Intelligenz.

KI, insbesondere wenn sie in das Microsoft-365-Ökosystem integriert ist, hat sich zu einem operativen Werkzeug entwickelt, das für alle Nutzenden zugänglich ist.

Microsoft Copilot ist der Beweis dafür.

Der von Microsoft entwickelte Assistent ist in der Lage:

• interne Lücken zu erkennen und konkrete Vorschläge zu machen;
• den operativen Kontext zu lesen und zu interpretieren;
• komplexe Daten zu verstehen und neu aufzubereiten;
• relevante Inhalte zu generieren;
• usw.

Und er lernt täglich weiter – von den Menschen, die ihn verwenden.

Zurück zur Beratung von intranet.ai: Copilot wird nicht als nettes Gadget betrachtet, das man "halt hat". Vielmehr wird er als neue Ebene der Interaktion zwischen Mitarbeitenden und Informationen verstanden – dessen Einsatz gezielt geplant wird.

Es gilt zu klären, wo er eingebunden werden soll, mit welchen Berechtigungen, für welche Aufgaben – und vor allem: wie man die Nutzenden so schult, dass sie dieses beeindruckende Tool korrekt verwenden.

intranet.ai begleitet jeden Kunden individuell auf seinem Weg zur Einführung – mit einem praxisnahen Ansatz, der gezielte Schulungen, relevante Use Cases und eine KI-Governance kombiniert, die Sicherheit, Compliance und Datenschutz berücksichtigt.

Ziel ist nicht, dass alle Copilot nutzen, sondern dass er dort echten Mehrwert schafft.

 

Community of Practice für die Einführung von Copilot, erstellt und betreut von intranet.ai

 

Neben Copilot gibt es weitere Werkzeuge, die die Erfahrung im digitalen Arbeitsplatz grundlegend verändern. An erster Stelle steht Gaia, der konversationelle Agent, den wir entwickelt haben, um die Verwaltung des Intranets und des integrierten digital workplace zu vereinfachen.

Im Unterschied zu einem Assistenten wie Copilot richtet sich Gaia an das Personal, das für die Pflege und Aktualisierung der Inhalte und Funktionen des Intranets verantwortlich ist. Durch die Integration mit Intranet Analytics lassen sich die Performance des Intranets überwachen und auf Basis von Nutzungsdaten gezielte Strategien entwickeln, um Akzeptanz und Wirkung im Unternehmen zu steigern.

 

Übersicht über Gaia, die Intranet Managerin von intranet.ai

 

Auch in diesem Fall reicht Technologie allein nicht aus.

Die Umgebung muss vorbereitet, die Inhalte, aus denen die KI lernt, sorgfältig gepflegt, Interaktionsformen definiert sowie Eingriffsgrenzen und Aktualisierungskriterien festgelegt werden.

Einen virtuellen Assistenten in den digitalen Arbeitsplatz einzuführen, bedeutet erneut, eine kulturelle Frage anzugehen – denn man muss einem Tool vertrauen, um es in der eigenen Arbeit einzusetzen.

Deshalb folgt die Entwicklung von Gaia einem zentralen Prinzip: Die KI muss sich an den Unternehmenskontext anpassen – nicht umgekehrt. Jede Implementierung wird auf Basis realer Abläufe, häufig gestellter Fragen, Navigationspfade und interner Terminologie gestaltet.

Die Kombination aus Microsoft 365 Copilot und Gaia ebnet den Weg für neue Formen der intelligenten Unterstützung, wie verteilte Assistenz, Schritt-für-Schritt-geführte Prozesse und semantische Navigation. Die Benutzeroberfläche wird dynamisch – sie passt sich an den Kontext und die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer an und vereinfacht so die typischen Komplexitäten jeder Organisation.

In diesem Sinne ist der digitale Arbeitsplatz ein Ökosystem, das mit uns arbeitet.

Und genau auf dieser Grundlage haben wir unser Angebot für eine ganzheitliche Beratung entwickelt – eine vollständige, modulare und sofort einsatzbereite Lösung, die keine teuren, langwierigen Entwicklungen verlangt, sondern die nötige Flexibilität bietet, um einen digitalen Raum zu schaffen, der zum eigenen Unternehmen passt.

FAQ zur Beratung für den digitalen Arbeitsplatz

Was versteht man unter Digital Workplace Consulting?

Unter Digital Workplace Consulting versteht man einen spezialisierten Beratungsdienst, der Unternehmen bei der Gestaltung, Optimierung und Verwaltung integrierter digitaler Arbeitsumgebungen unterstützt. Ziel ist es, einen kohärenten, funktionalen und maßgeschneiderten Arbeitsraum zu schaffen, der bestehende Technologien wie Microsoft 365 und SharePoint Online optimal nutzt und die Produktivität sowie das Nutzererlebnis der Mitarbeitenden spürbar verbessert.

Warum ist eine Beratung zum digitalen Arbeitsplatz sinnvoll?

Eine Beratung zum digitalen Arbeitsplatz ist deshalb sinnvoll, weil sie typische Fehler wie Improvisation, Tool-Fragmentierung und mangelnde Nutzerakzeptanz verhindert. Wenn jede Abteilung eigenständig agiert und es keine zentrale Steuerung gibt, wird die digitale Umgebung unübersichtlich und ineffizient. Eine spezialisierte Beratung hilft hingegen, eine solide Architektur zu schaffen, Technologie mit Unternehmenszielen zu verknüpfen und einen wirklich nützlichen, gut strukturierten digitalen Arbeitsraum zu gestalten.

Welche Probleme löst die Beratung zum digitalen Arbeitsplatz?

Die Beratung adressiert häufige Probleme wie unstrukturierte Tool-Nutzung, doppelte Inhalte, unverbundene Websites und Schwierigkeiten beim Auffinden verlässlicher Informationen. Sie wirkt auch fehlender Governance, mangelnder Sicherheit und dem Fehlen einer Adoptionsstrategie entgegen. Ziel ist es, die digitale Arbeitsumgebung sicher, intuitiv, kohärent und unternehmensweit nutzbar zu machen.

Was bietet eine Beratung wie die von intranet.ai?

Eine Beratung wie die von intranet.ai bietet praktische und strategische Unterstützung, ausgehend von der Analyse der Unternehmensbedürfnisse, bis hin zu einer sofort einsatzbereiten, erprobten und vollständig integrierten Lösung auf Basis des Microsoft-Ökosystems. Sie geht über die technische Konfiguration hinaus und umfasst die Gestaltung von Governance, die Verbesserung der User Experience, die Integration mit Tools wie Teams, Viva und Power Platform, das Sicherheitsmanagement sowie die Einführung künstlicher Intelligenz.

Was ist der Unterschied zwischen einem allgemeinen und einem spezialisierten Berater für den digitalen Arbeitsplatz?

Ein allgemeiner Berater neigt dazu, Standardlösungen zu wiederholen und sich auf isolierte technische Aspekte zu konzentrieren, etwa das Erstellen einer Website oder das Konfigurieren einer Webpart. Ein spezialisierter Berater für den digitalen Arbeitsplatz hingegen betrachtet das Projekt ganzheitlich – mit dem Ziel, eine kohärente Architektur zu schaffen, die Akzeptanz zu fördern, Arbeitsprozesse zu verbessern, Sicherheit zu gewährleisten und die digitale Umgebung nachhaltig nutzbar zu machen.

Muss der digitale Arbeitsplatz immer von Grund auf neu aufgebaut werden?

Nein, nicht immer. In vielen Fällen kann man auf der bestehenden Umgebung aufbauen – durch Analyse von Schwachstellen, Neugestaltung der Informationsstruktur und Verbesserung von Rechteverwaltung und Inhaltsorganisation. Wenn der digitale Arbeitsplatz jedoch ohne Strategie entstanden ist und starke Fragmentierung aufweist, kann es vorteilhafter sein, zu einer von Grund auf durchdachten Lösung wie der von intranet.ai zu migrieren.

Wie lange dauert die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes mit intranet.ai?

Die Lösung von intranet.ai ermöglicht es, innerhalb weniger Tage einen digitalen Arbeitsplatz bereitzustellen. Dank sofort einsatzbereiter, integrierter Funktionen sind keine monatelangen Meetings oder individuelle Entwicklungen nötig. So wird das Go-live beschleunigt, die Nutzerakzeptanz erleichtert und der Return on Investment schneller erreicht als bei Projekten, die von Grund auf entwickelt werden.

Wie wird die Sicherheit im digitalen Arbeitsplatz gewährleistet?

Die Sicherheit wird strategisch angegangen: mit gezieltem Berechtigungsmanagement, Schutz sensibler Daten und sicherem Zugriff – auch aus der Ferne. Dabei kommen Prinzipien wie Zero Trust und Multi-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz, zusammen mit Microsoft-365-Tools zur Vermeidung von Datenverlust, Zugriffskontrolle und Nutzersegmentierung. All das geschieht, ohne die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit einzuschränken.

Welche Rolle spielt KI in der Beratung zum digitalen Arbeitsplatz?

Künstliche Intelligenz spielt eine Schlüsselrolle in der Beratung zum digitalen Arbeitsplatz. Tools wie Microsoft Copilot und Gaia – entwickelt von intranet.ai – werden gezielt integriert, um das Intranet-Management zu vereinfachen, Mitarbeitende bei alltäglichen Prozessen zu unterstützen und die Interaktion mit Inhalten zu verbessern. Die Einführung der KI erfolgt planvoll – mit klarer Definition der Einsatzbereiche, Schulung der Nutzer*innen sowie Maßnahmen zur Einhaltung von Datenschutz und Compliance.