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Digitaler Arbeitsplatz: Was ist das und welche Vorteile bietet er im Jahr 2022?

Heutzutage wird die Arbeit zunehmend von Technologie und Innovation bestimmt, und die Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern einen digitalen Arbeitsplatz mit allen Tools zur Verfügung stellen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Der Begriff "digitaler Arbeitsbereich" bezieht sich auf die digitale Arbeitsumgebung Ihres Unternehmens.

Sie können die Produktivität der Mitarbeiter und Geschäftsprozesse implementieren, die die Ergebnisse des Unternehmens bestimmen, wenn Sie wissen, wie Sie das Potenzial maximieren können.

Schauen wir uns einmal genauer an, was das ist und welche Vorteile es bringt.

Was ist ein digitaler Arbeitsbereich?

Ein digitaler Arbeitsbereich ist eine integrierte Plattform, die es den Mitarbeitern ermöglicht, durch die zentrale Verwaltung der Anwendungen, Daten und Endgeräte des Unternehmens (z. B. von zu Hause aus) zusammenzuarbeiten und aus der Ferne zu arbeiten.

Sie ermöglicht es den Nutzern, am digitalen Arbeitsplatz zu arbeiten, indem sie ein sofort einsatzbereites Self-Service-Erlebnis bietet, das sich an die Plattform, den Standort und das Modell des Geräts anpasst.

Ein digitaler Arbeitsbereich, der auch als virtueller Arbeitsbereich bezeichnet wird, fasst alle Ressourcen eines Benutzers, wie z. B. Dokumente, Dateien und Anwendungen, an einem Ort zusammen und bietet eine Cloud-basierte Konsole für IT-Experten zur Verwaltung dieser Ressourcen.

Durch die Vereinfachung und Zentralisierung der gesamten Verwaltung von Tools, Anwendungen und Geräten soll der digitale Arbeitsbereich IT-Experten und anderen Benutzern eine einheitliche und sichere Erfahrung bieten.

Da die Daten im Rechenzentrum, in der Cloud oder auf den Endgeräten geschützt werden, bietet es dem Benutzer auch einen sicheren Fernzugriff.

 

 

Was sind die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes?

Dank der neuen Technologien und Tools, die speziell für die digitale Arbeit entwickelt wurden, können die Mitarbeiter arbeiten, wo und wann sie wollen und von jedem beliebigen Gerät aus.

Die Arbeitnehmer werden dadurch mehr Kontrolle über ihr Leben haben und in der Lage sein, zwischen Arbeit und Privatleben zu unterscheiden.

Auch die Produktivität der Mitarbeiter wird durch die Flexibilität gesteigert.

Ein digitaler Arbeitsplatz fördert auch die Zusammenarbeit und die Effizienz der Interaktion zwischen den Mitarbeitern. Mitarbeiter können an Projekten zusammenarbeiten, egal wo sie sich befinden, indem sie Links, Daten, Dokumente und Bilder austauschen.


Der digitale Arbeitsplatz wird häufig genutzt, um die Erfahrungen der Mitarbeiter in einem Unternehmen zu verbessern.

Lesen: Mit dem Intranet das beste Mitarbeitererlebnis schaffen

Außerdem können die Arbeitnehmer ihren Vorgesetzten vertrauen und respektieren und fühlen sich durch die Stärkung des neuen Raums respektiert. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt dadurch, und es ist wahrscheinlicher, dass sich die Mitarbeiter engagieren und länger im Unternehmen bleiben.

Unternehmen können von einem digitalen Arbeitsplatz profitieren, da er die Notwendigkeit eines physischen Arbeitsplatzes überflüssig macht und sie so Geld sparen und Kosten senken können.

Darüber hinaus ist die Technologie des digitalen Arbeitsplatzes mit den meisten anderen Unternehmenstechnologien kompatibel. Dadurch können Unternehmen die Benutzerfreundlichkeit der eingebetteten Software verbessern und gleichzeitig die Anzahl der Logins, die sich die Mitarbeiter merken müssen, reduzieren und die Systemverwaltung vereinfachen.

Mit anderen Worten: Anstatt mehrere Anwendungen zu verwenden, eine für jede Aufgabe oder jedes Ziel, wird alles auf einer einzigen Plattform zentralisiert.

Welche Funktionen sollte ein digitaler Arbeitsbereich haben?

Ein digitaler Arbeitsbereich soll die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Mit einer unübersichtlichen digitalen Benutzeroberfläche könnten sie nicht reibungslos durch die Plattform navigieren und nach den gewünschten Inhalten suchen.

Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff "Schnittstelle"?

 

Anpassungen wie das Dropdown-Menü, das Layout, die Schaltflächen, die Seiten usw. sowie das Vorhandensein eines Unternehmensbrandings sind Beispiele dafür, wie Sie Ihre Unternehmenskultur in Ihrem digitalen Arbeitsbereich am besten darstellen können.

Wir schlagen vor, eine einfache, aber auch vollständige und funktionelle Benutzeroberfläche zu schaffen:

  • Eine ansprechende Homepage, mit der Möglichkeit, die Nachrichten individuell zu gestalten
  • Eine Liste aller Online-Nutzer
  • Eine einfache Möglichkeit zum Veröffentlichen, Freigeben oder Erstellen
  • Ein intuitives, einfaches und kreatives Design
  • Schnelle Links zu allen Intranetfunktionen über ein Menü oder eine Seitenleiste
  • Benachrichtigungen über anstehende Gespräche oder Aktivitäten
  • Eine Suchleiste


 

Der digitale Arbeitsbereich par excellence

Wir sprechen hier von Intranets, und ein gutes Intranet sollte alle oben genannten Eigenschaften aufweisen. Das Intranet sorgt dafür, dass sich die interne Unternehmenskommunikation weiterentwickelt, und es gibt zahlreiche Gründe, eine effektive Strategie für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verfolgen.

Der Aufbau eines aktiven Kommunikationsnetzes mit allen Mitarbeitern bedeutet zunächst, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und die Unternehmenswerte zu teilen.

Die gemeinsame Nutzung von Unternehmensinhalten, wie z. B. strategischen Plänen, Zielen und Problemen, fördert das Zugehörigkeitsgefühl und erhöht das Engagement der Mitarbeiter.

Dank des technologischen Fortschritts können Sie sogar noch effektivere Plattformen für die Zusammenarbeit schaffen.

Die Arbeitnehmer werden auf Unternehmensebene stets über die folgenden Themen informiert:

  • zukünftige Ziele
  • interne Strategien
  • wichtige Ereignisse und Fristen
  • die Unternehmensziele
  • Unternehmenswerte

Anpassungsmöglichkeiten

Das Intranet dient als digitales Spiegelbild des Unternehmens.

Es lernt von den Nutzern und antizipiert ihre Bedürfnisse, so dass es sie bei ihrer täglichen Arbeit begleiten kann.

Um dies zu erreichen, muss es über integrierte Anpassungsfunktionen verfügen, wie z. B. Projekte und Kompetenzkennzeichnungen, eindeutige Profile und erstellte oder verwandte Inhalte.

Der digitale Arbeitsbereich des Nutzers sollte natürlich alles enthalten, was er sehen muss. Je mehr Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, desto einfacher ist es für die Nutzer, das Gesuchte zu finden.

Ein gut gestalteter digitaler Arbeitsplatz sollte daher die folgenden Merkmale aufweisen:

  • Die Homepage muss mit den am häufigsten genutzten Links und Funktionen auf die Bedürfnisse des Nutzers zugeschnitten werden können.
  • Stellen Sie auf der Homepage jedes Mitarbeiters Funktionswidgets mit spezifischen Inhalten aus verschiedenen Bereichen des Intranets bereit.
  • Nur befugte Personen dürfen auf sensible Inhalte zugreifen.
  • Erstellen Sie ein Widget, mit dem Sie die relevantesten Inhalte auf der Grundlage der Anforderungen des Nutzers anzeigen können.

 

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Erstellung und Verwaltung von Inhalten

Der digitale Arbeitsraum muss als Drehscheibe für die Generierung und Verbreitung von Ideen dienen.

Die treibende Kraft des Unternehmensintranets ist, dass es nutzerorientiert ist und die Mitarbeiter dazu ermutigt, innovative und effektivere digitale Arbeitsmethoden zu nutzen.

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist es, den Mitarbeitern den Raum und die Freiheit zu geben, Inhalte im Unternehmensintranet zu erstellen.

Die Mitarbeiter können sich auf diese Weise ausdrücken und Inhalte erstellen, die für ihren digitalen Arbeitsplatz immer relevant sind. Mit der Kollaborationsfunktion können Benutzer auch gemeinsame Inhalte erstellen und verwalten.

Der Inhalt eines Intranets sollte für Arbeitszwecke wie folgt aussehen:

  • auf die Nutzergewohnheiten ausgerichtet, konzipiert und verwaltet
  • kurz, prägnant, ansprechend und relevant
  • interaktiv für den Leser (Kommentare, Reaktionen, Freigaben)
  • im Einklang mit der Unternehmenskultur stehen und über eine bestimmte Plattform leicht zu erstellen sind
  • Schlüsselwörter für die Suche
  • intuitiv innerhalb des Intranets organisiert.

 

Intelligente Suche

Ein weiterer Vorteil eines digitalen Arbeitsplatzes ist die Möglichkeit, alle Unternehmens- und Mitarbeiterdaten auf einer einzigen Plattform zu speichern.

Die Suche ist schnell und hilft den Mitarbeitern, alles zu finden, was sie für ihre Arbeit benötigen, wenn die Suchmaschine leistungsstark und intuitiv ist.

Die Benutzer können Folgendes tun:

  • die Suche im gesamten Intranetbereich (Dokumente, Dateien, Präsentationen, Profile usw.) durchführen
  • Sortieren Sie die Ergebnisse, indem Sie die wichtigsten Informationen zuerst auflisten
  • die Suche in den Kategorien, die in den Inhalten "getaggt" wurden, durchführen, um gute Ergebnisse zu erzielen
  • das Mitarbeiterverzeichnis durchsuchen, um Personen zu finden, die mit Schlüsselwörtern, Kategorien oder Fähigkeiten in Verbindung stehen.

 

Stimuli für das Erlebnis der Mitarbeiter

Die Erfahrungen der Mitarbeiter im digitalen Arbeitsbereich werden verstärkt und bilden den Schwerpunkt des Portals.

Zusätzlich zu den kontinuierlichen Eingaben kann sich der Nutzer durch Kommentare, Feedback und Abstimmungsoptionen äußern.

Spezielle soziale Bereiche können auch genutzt werden, um die Möglichkeit des Austauschs von Ideen zu unternehmensinternen Themen zu erweitern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in einem gut funktionierenden Intranet das Mitarbeiterengagement in die Höhe schießt, weil die Mitarbeiter es haben:

  • ein Sprungbrett zum Aufbau ihres Unternehmensnetzes
  • ein Raum für die Erstellung und gemeinsame Nutzung von Dateien in jeder Abteilung
  • sofortiger Zugriff auf die nützlichsten Dateien
  • Werkzeuge für die gemeinsame Nutzung digitaler Dokumente innerhalb eines einzelnen Projekts oder einer bestimmten Initiative
  • eine Möglichkeit, andere Kollegen über den neuen Inhalt zu informieren.

 

Lesen Sie auch: Wie man das Engagement der Mitarbeiter verbessern kann

 

4 wesentliche Komponenten eines produktiven digitalen Arbeitsbereichs

 

1) Wenn Cloud Computing und Mobile Computing zusammen genutzt werden, steigt das Risiko der Datensicherheit.

Folglich müssen digitale Arbeitsbereiche Technologien und Verfahren implementieren, um die Datensicherheit in der Cloud zu gewährleisten und sie gleichzeitig für mehr Geräte zugänglich zu machen.

2) Der digitale Arbeitsbereich sollte eine Vielzahl von skalierbaren Geschäftsanwendungen umfassen.

Jede Anwendung sollte bei der Ausführung von Geschäftsprozessen helfen.

Insbesondere Wissensmanagement- und Kollaborationsplattformen sind von entscheidender Bedeutung, da sie es den Benutzern ermöglichen, Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

3) Die Nutzer sollten in der Lage sein, von jedem Ort und zu jeder Zeit auf Unternehmensanwendungen zuzugreifen.

4) Ein erfolgreicher digitaler Arbeitsplatz muss auch kompatibel sein und den Mitarbeitern den Zugriff auf Unternehmensanwendungen von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aus ermöglichen.

 

Schlussfolgerung

Wir können bestätigen, dass ein digitaler Arbeitsplatz viele Vorteile mit sich bringt, unter anderem:

  • Sicherheit
  • höhere Produktivität
  • verbesserte Zusammenarbeit
  • Kosteneinsparungen
  • Flexibilität

Immer mehr Unternehmen erkennen das große Potenzial des digitalen Arbeitsplatzes, der durch die Kombination von Technologien und hochwertigen Arbeitsplätzen die Kreativität und das Engagement der Mitarbeiter fördert und den Erfolg garantiert.

 

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Giuseppe Marchi

Giuseppe Marchi ist seit 2010 Microsoft MVP für SharePoint und Office 365 (jetzt Microsoft 365). Er gründete Dev4Side und intranet.ai mit dem Ziel, Unternehmen dabei zu helfen, dank Microsoft-Technologien eine einfachere und effektivere Arbeitsumgebung zu schaffen. Er arbeitet als Berater für alles, was mit Collaboration, Intranet-Portalen und Microsoft Cloud-Plattformen zu tun hat.

Was ist intranet.ai?

Es ist ein einsatzbereites Unternehmensintranet.

Es wurde entwickelt, um Kosten und Implementierungszeit zu reduzieren, indem es einen hochmodernen und kollaborativen digitalen Arbeitsplatz bietet.

  • Der Startpreis beträgt 2450 € für ein voll ausgestattetes Intranet.
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