Intranets: Welche sind die besten?

Intranets: Woran erkennt man die besten?

Die Intranets sind weit mehr als nur einfache Plattformen für die interne Kommunikation; sie stellen vielmehr ein leistungsstarkes Kollaborationsinstrument dar, das – wenn gut konzipiert – sich positiv auf die tägliche Arbeit aller Mitglieder einer Organisation auswirken kann.

Jährlich lässt sich eine Bilanz ziehen, welche die besten Intranets sind, wobei Kriterien wie Originalität, Auswirkungen auf die Unternehmensleistung und der Grad an Innovation bewertet werden, den sie ermöglichen konnten. Diese Ergebnisse ändern sich jedoch ständig, denn die Technologie entwickelt sich ebenso weiter wie die Bedürfnisse von Fachleuten und Unternehmen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Intranet, das in einem bestimmten Jahr als das beste gilt, schon bald von Lösungen übertroffen wird, die moderneren Technologien und Benutzererwartungen besser gerecht werden.

Die Einführung von Tools auf Basis von KI, der Boom von Smart Working und die Integration von Unternehmensanwendungen in eine zentrale Umgebung (das sogenannte "Digital Workplace") sind nur einige Beispiele dafür.

Wer ein Intranet entwickelt oder einführt, muss daher versuchen, laufende Veränderungen zu erkennen und im eigenen digitalen Arbeitsumfeld nutzbar zu machen – mit dem Ziel, interne Prozesse und die Koordination zwischen Menschen, Standorten und Abteilungen kontinuierlich zu verbessern.

 

Detail einer mit intranet.ai erstellten Intranet

 

Auch wenn es essenziell ist, mit der Zeit zu gehen, um die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu sichern, gibt es einige Merkmale, die erfolgreiche Intranets auszeichnen – unabhängig von aktuellen Trends.

Im Allgemeinen lassen sich diese Merkmale in vier Säulen zusammenfassen.

 

 

1. Digitalisierung der Prozesse

Die besten Intranets müssen in erster Linie in der Lage sein, alle internen Abläufe zu zentralisieren und zu vereinfachen. Die Digitalisierung der Prozesse beschränkt sich nicht auf die bloße Ersetzung von Papierdokumenten durch elektronische Versionen, sondern bedeutet die Automatisierung des gesamten Workflows, um tägliche Aufgaben effizienter und sicherer zu gestalten.

Denkt man an eine Kollegin oder einen Kollegen, die bzw. der ein Formular für einen Urlaubsantrag oder eine Spesenabrechnung ausfüllen muss: Über eine digitale Plattform wie die Intranet kann der gesamte Vorgang mit wenigen Klicks abgeschlossen werden – ganz ohne E-Mails oder Ausdrucke.

Dieses System reduziert nicht nur die Wartezeiten, sondern ermöglicht es auch, den Status der Anfragen in Echtzeit zu überwachen, gezielte Berechtigungen je nach Rolle der beteiligten Personen zu vergeben und Berichte zu erstellen, mit denen sich der Prozess weiter optimieren lässt.

Hervorzuheben ist außerdem die Möglichkeit, die Intranet mit den wichtigsten Unternehmenssystemen – etwa ERP-, CRM- oder HR-Software – zu integrieren, um eine Umgebung zu schaffen, in der jeder Prozess nicht nur vereinfacht, sondern auch mit allen anderen Tätigkeiten und Informationsflüssen innerhalb der Organisation vernetzt ist.

 

2. Zusammenarbeit und Wissensaustausch

Ein weiterer Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Intranet ist die Fähigkeit, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb der Organisation zu fördern. Die besten Intranets beschränken sich nicht darauf, als statisches Archiv für Unternehmensdokumente zu dienen, sondern fördern eine kontinuierliche Interaktion zwischen den Mitgliedern verschiedener Teams und Abteilungen – auch über Standorte hinweg oder im Homeoffice.

Ein Beispiel für eine solche Interaktion ist die Möglichkeit, gleichzeitig an gemeinsam genutzten Dokumenten zu arbeiten – mit Funktionen wie Co-Authoring oder integrierten Kommentarsystemen, um Inhalte gemeinsam zu erstellen, zu bearbeiten, freizugeben und zu archivieren – von jedem Gerät und zu jeder Zeit.

Es lassen sich Chats und Bereiche für informelle Kommunikation integrieren, ähnlich einem internen sozialen Netzwerk, das den Austausch von Ideen und Erfahrungen fördert. So kann sich jede Person im Unternehmen als Teil einer Community fühlen, in der das kollektive Wissen geschätzt wird, um Kolleginnen und Kollegen bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

 

3. Modernes Design und Benutzererlebnis

Die Qualität einer Intranet hängt eng mit der Benutzererfahrung zusammen.

Eine intuitive, elegante und funktionale Oberfläche erleichtert nicht nur den Informationszugriff, sondern macht auch die Nutzung angenehmer. Ein modernes Design mit klaren Layouts und responsiver Darstellung ermöglicht den Zugriff auf die Plattform von jedem Gerät aus – im Büro ebenso wie unterwegs.

Nur so kann sichergestellt werden, dass jede Nutzerin und jeder Nutzer – unabhängig vom technischen Vorwissen – schnell auf die benötigten Inhalte zugreifen kann.

Darüber hinaus kann ein Design, das mit dem Markenstil übereinstimmt, dazu beitragen, die Identität des Unternehmens zu stärken und diese auch neuen Kolleginnen und Kollegen leichter zu vermitteln.

 

4. Engagement der Kollegen

Schließlich betrifft das vierte und letzte Prinzip die aktive Einbindung aller Personen innerhalb der Organisation. In der Intranet sollte jede Kollegin und jeder Kollege die Möglichkeit haben, eigene Ideen einzubringen und am Unternehmensleben teilzunehmen.

Bereiche für Feedback, Foren und kurze Umfragen sind nur einige der Werkzeuge, die die Intranet bereitstellt, um Meinungen und Vorschläge von Mitarbeitenden zu sammeln – ein wertvoller Beitrag zur Verbesserung interner Abläufe oder zur Planung neuer Initiativen.

 

Beste Intranets: Warum wird SharePoint Online gewählt?

In den letzten Jahren hat SharePoint Online von Microsoft 365 einen bedeutenden Wandel durchlaufen: von einer überwiegend lokalen Serverplattform hin zu einem integrierten Cloud-Hub im Microsoft-Ökosystem.

Dieser Wandel eröffnet Unternehmen, die ein Intranet einführen möchten, eine breitere Palette an Funktionen und Vorteilen. Es entsteht ein vollständiges, skalierbares Umfeld für Zusammenarbeit, Sicherheit, Prozessautomatisierung und Datenanalyse.

Ursprünglich wurde SharePoint als Lösung zur lokalen Verwaltung von Dokumenten und Inhalten auf Unternehmensservern entwickelt. Zwar bot es bereits ein solides Set an Standardfunktionen (Listen, Dokumentbibliotheken, Teamwebsites, Versionierung), doch die On-Premises-Verwaltung brachte hohe Wartungskosten, manuelle Updates und technisches Know-how im Unternehmen mit sich, um die Infrastruktur skalierbar zu halten.

SharePoint Online ist das Ergebnis des Wechsels in die Cloud und heute ein integraler Bestandteil von Microsoft 365 – mit voller Nutzung der SaaS-Architektur (Software-as-a-Service).

Das Unternehmen muss sich nicht mehr selbst um Patches und Updates kümmern, denn Microsoft stellt neue Funktionen automatisch bereit. Dadurch kann sich die IT-Abteilung darauf konzentrieren, den digitalen Arbeitsplatz der Organisation zu verbessern, statt Zeit und Ressourcen in die Wartung der technischen Infrastruktur zu investieren.

 

 

Eng in das Microsoft-365-Ökosystem integriert, ist SharePoint das Herzstück des modernen digitalen Arbeitsplatzes und in der Lage, die Zusammenarbeit und Datenverwaltung innerhalb einer Organisation grundlegend zu verändern. Neben der Optimierung interner Prozesse ermöglicht es den Zugriff auf Funktionen komplementärer Tools und schafft so eine Synergie, die über das bloße Teilen von Dateien und Informationen hinausgeht.

Die enge Integration mit Microsoft Teams, OneDrive for Business und Power Automate erlaubt den Aufbau intelligenter und automatisierter Arbeitsabläufe, die die verschiedenen Unternehmensfunktionen auf natürliche Weise miteinander verbinden. So können beispielsweise Gespräche und Besprechungen in Teams in SharePoint dokumentiert werden, was einen sofortigen Zugriff auf Informationen gewährleistet und die Arbeit der verschiedenen Teams im Unternehmen erleichtert.

Gleichzeitig stellt OneDrive sicher, dass jede Datei in Echtzeit synchronisiert und verfügbar ist, sodass Benutzer auch aus der Ferne ohne Unterbrechungen oder Kompatibilitätsprobleme gemeinsam arbeiten können.

Power Automate hingegen ermöglicht es, sich wiederholende Aufgaben zu orchestrieren und Datenflüsse zwischen verschiedenen Anwendungen zu integrieren. So können maßgeschneiderte Lösungen geschaffen werden, die komplexe Prozesse automatisieren.

 

Vorlage zur Erstellung von Automatisierungen in SharePoint mit Power Automate

 

Im Hinblick auf die Sicherheit zeichnet sich SharePoint Online durch den Einsatz fortschrittlicher Maßnahmen aus, die Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand schützen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet den Schutz der Informationen in jeder Phase der Übertragung, während Zugriffsrichtlinien die Definition spezifischer Berechtigungen für einzelne Benutzer oder Gruppen ermöglichen und so das Risiko unbefugter Zugriffe verringern.

Die Cloud bietet darüber hinaus eine Skalierbarkeit, die es Unternehmen erlaubt, den digitalen Arbeitsplatz an ihre Bedürfnisse anzupassen und operative Einblicke über integrierte Analysetools wie die benutzerdefinierten Berichte von Power BI zu gewinnen, mit denen sich die Nutzung der Plattform in Echtzeit überwachen und potenzielle Verbesserungsbereiche identifizieren lassen.

Die auf SharePoint Online basierenden Intranets sind somit in der Lage, steigende Arbeitslasten zu bewältigen und sich mit immer neuen Anwendungen zu integrieren. Sie erfüllen die wachsenden Anforderungen einer zunehmend verteilten und flexiblen Belegschaft, ohne übermäßige Implementierungs- und Wartungskosten für Unternehmen zu verursachen.

Tatsächlich werden die Kosten auf ein Minimum reduziert – es gibt jedoch noch weitere Aspekte, auf die man achten sollte.

Um ein auf SharePoint basierendes Intranet korrekt umzusetzen, reicht es nicht aus, das Produkt einfach zu installieren oder die Lizenzen zu aktivieren. Es bedarf einer sorgfältigen Planung, die fünf bestimmte Maßnahmen umfasst.

Diese sehen wir uns im Folgenden an.

 

 

1. Vorabanalyse und Zieldefinition

Bevor ein Entwicklungsprojekt gestartet wird, ist eine gründliche Analyse der Geschäftsprozesse und der Informationsflüsse erforderlich, die digitalisiert werden sollen.

SharePoint ist eine fortschrittliche Kollaborationsplattform, mit der sich komplexe Informationsflüsse verwalten, Prozesse automatisieren und individuell angepasste digitale Umgebungen erstellen lassen.

Daher ist es notwendig, die internen Prozesse, die digitalisiert werden sollen, sorgfältig zu untersuchen, um nicht nur kritische Bereiche zu identifizieren, sondern auch Verbesserungspotenziale mithilfe von Funktionen wie Listen, Dokumentbibliotheken und der Integration mit weiteren Microsoft-365-Produkten oder Drittanbieter-Tools zu erkennen.

Ausgangspunkt können Fragen wie die folgenden sein:

• Welche Prozesse profitieren am meisten von einer automatisierten Verwaltung?
• Welche Inhalte sollten der gesamten Organisation zugänglich gemacht werden?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft dabei, die Projekt-Roadmap zu definieren, klare Ziele festzulegen und die Funktionen zu bestimmen, mit denen diese erreicht werden sollen.

 

Microsofts Roadmap zur Erstellung des besten SharePoint-Intranets

2. Einbindung der Stakeholder

Der Wert einer Plattform wie dem SharePoint-Intranet zeigt sich, wenn sie aktiv von der gesamten Organisation genutzt wird. Neben dem IT-Team ist es entscheidend, auch Verantwortliche aus den Bereichen HR, Marketing & Operations einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die neue Lösung den tatsächlichen Bedürfnissen der Kolleginnen und Kollegen entspricht.

Dank moderner Webparts und der Integration von Tools wie Viva Engage ermöglicht SharePoint die Erfassung von Feedback in Echtzeit, um zu verstehen, wie das Intranet genutzt wird und wie es verbessert werden kann, damit es die Arbeit aller Mitarbeitenden im Unternehmen bestmöglich unterstützt.

 

Viva-Engage-Unterhaltungen in eine SharePoint-Seite integrieren

3. Gestaltung der Seitenarchitektur und Verwaltung der Berechtigungen

Dieser Schritt ist entscheidend, um eine unkontrollierte Vermehrung von Websites und Unterwebsites zu vermeiden – ein häufiges Risiko in schlecht strukturierten SharePoint-Umgebungen.

Der beste Ansatz besteht darin, eine Website-Karte zu erstellen, die das Organigramm des Unternehmens oder die operativen Hauptbereiche widerspiegelt. Dabei sollten die Funktionen der Hubsites von SharePoint genutzt werden, um eine Konsistenz zwischen den digitalen Bereichen sicherzustellen. So können beispielsweise Teamseiten für bestimmte Projekte mit globalen Kommunikationsseiten verknüpft werden.

Daran schließt sich die Konfiguration der Benutzerberechtigungen an.

Auch hier wird technisches Fachwissen durch eine gute Planung ersetzt. In Kombination mit Microsoft Entra ID ermöglicht SharePoint Online eine granulare Zugriffskontrolle basierend auf Sicherheitsgruppen, Rollen oder einzelnen Benutzerkonten.

Daher ist es wichtig zu überlegen, wie Unternehmensinformationen sinnvoll verteilt werden sollen – also welche Benutzergruppen mehr Kontrolle über die Daten haben, wer nur Leserechte erhält und in welchen Bereichen der Zugriff aus Gründen der Vertraulichkeit oder Compliance eingeschränkt werden sollte.

 

Freigabeberechtigungen auf Organisationsebene in SharePoint verwalten

4. Personalisierung und Integration mit anderen Diensten

Sobald die Grundarchitektur festgelegt ist, folgt die Phase der Personalisierung.

SharePoint ist eine flexible Plattform, die es ermöglicht, Seiten und Archive frei zu strukturieren. Es stehen zahlreiche einsatzbereite Vorlagen zur Verfügung (im Microsoft Lookbook nach Aufgaben und Abteilungen organisiert) sowie eine erweiterte Steuerung von Layout und Navigation, wodurch sich das Intranet an das Branding des Unternehmens anpassen lässt.

Darüber hinaus ermöglicht die native Integration von Tools wie Microsoft Teams, Planner, Power BI und den Modulen von Microsoft Viva, SharePoint zu einer noch leistungsfähigeren digitalen Arbeitsumgebung zu machen und spezifische Funktionen für jeden Unternehmensbereich hinzuzufügen – von der internen Kommunikation bis hin zur Verwaltung großer Datenmengen.

Die Möglichkeit, die Plattform mit externen Systemen wie ERP oder CRM zu verbinden, erweitert zudem die Funktionalität des Intranets über die Microsoft-Umgebung hinaus.

 

Details einer Vorlage aus dem SharePoint Lookbook

5. Einführung und Change Management

Selbst das beste Intranet läuft Gefahr, ungenutzt zu bleiben, wenn es nicht durch eine wirksame Einführungsstrategie begleitet wird. Zu diesem Zweck bietet SharePoint integrierte Analysewerkzeuge, die im SharePoint Admin Center verfügbar sind und dazu dienen, das Nutzerengagement zu überwachen und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Zur Förderung der Einführung empfiehlt es sich zudem, Schulungen, Workshops und interne Kommunikationskampagnen zu planen, die die Vorteile des Intranets für alle Mitarbeitenden hervorheben – etwa die Verkürzung der Bearbeitungszeiten von Anfragen oder den einfachen Zugriff auf Dokumente.

In dieser Phase kommen die ursprünglichen Stakeholder wieder ins Spiel, allen voran Führungskräfte und HR-Teams, die als Botschafter des Wandels agieren und zugleich zentrale Ansprechpersonen für das Sammeln von Feedback sind, um die Plattform im Sinne der Kolleginnen und Kollegen weiterzuentwickeln.

 

Startseite des SharePoint Admin Centers

 

Um das bisher Beschriebene besser zu veranschaulichen, können wir ein reales Beispiel für eine Implementierung in einem mittelständischen Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Regionen simulieren. Dort wird ein System gemeinsam genutzter Ordner auf lokalen Servern verwendet und die Dokumentenverwaltung erfolgt größtenteils manuell.

Dieses Unternehmen möchte die Zeit für die Informationssuche verkürzen, Genehmigungsprozesse vereinfachen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen erleichtern.

Ziele, die in vier Phasen erreicht werden können – wie in der folgenden Tabelle kurz dargestellt.

 

Wie man die besten SharePoint-Intranets implementiert

Implementierungsphasen	Beschreibung
Phase 1: Analyse und Ersteinrichtung	Das IT-Team führt gemeinsam mit den Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen ein Audit der bestehenden Dokumente und Verfahren durch. Es wird ein Migrationsplan zu SharePoint Online definiert, mit dem Ziel, Kommunikationsseiten für Unternehmensnachrichten und Teamseiten für jede Abteilung zu erstellen.
Phase 2: Einrichtung von Sites und Berechtigungen	Es werden Abteilungsseiten mit spezifischen Bibliotheken für jeden prioritären Prozess erstellt. Die Zugriffsrechte werden differenziert nach Benutzerrollen vergeben. Zusätzlich wird ein Metadatensystem eingeführt, um Dokumente zu klassifizieren und ihre Auffindbarkeit über die SharePoint-Suche zu verbessern.
Phase 3: Personalisierung und Integration	Die Benutzeroberfläche wird an das Unternehmensbranding angepasst, mit individuellen Grafiken und Webparts. Es werden Workflows mit Power Automate erstellt, um Genehmigungen für Spesenabrechnungen oder Urlaubsanträge zu automatisieren – mit gleichzeitiger Integration in das bestehende HR-System.
Phase 4: Einführung und Schulung	Das Unternehmen organisiert Workshops, um die Funktionen des Intranets vorzustellen und Feedback zu sammeln. Gleichzeitig werden Supportkanäle eingerichtet, die in der Anfangsphase der Umstellung auf Benutzerfragen reagieren.

 

Die Fähigkeiten von SharePoint Online, kombiniert mit einer durchdachten Planung und dem richtigen Einbezug der Stakeholder, können das ideale Intranet für ein Unternehmen hervorbringen.

Gleichzeitig sei darauf hingewiesen, dass der Implementierungsprozess auch durch sofort einsatzbereite Funktionen wie jene von intranet.ai optimiert werden kann. Diese sind in der Lage, die Funktionalitäten zu erweitern und gleichzeitig bewährte Best Practices für die Verbesserung der internen Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissensverwaltung und allgemein der häufigsten Aufgaben im Unternehmensalltag umzusetzen.

Welches ist das beste Intranet für Ihr Unternehmen?

Wenn wir uns entscheiden, ein Intranet auf Basis von SharePoint Online zu erstellen, haben wir die Möglichkeit, die nativen Funktionen mit spezialisierten Modulen zu erweitern – in Bereichen, die für die Produktivität entscheidend sind, wie Dokumentenmanagement, Informationssuche, bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Mitarbeitendenengagement.

intranet.ai ist die Lösung, die wir entwickelt haben, um all diesen Anforderungen gerecht zu werden – Anforderungen, die allen Unternehmen gemeinsam sind – durch eine Reihe sofort einsetzbarer Komponenten, die nativ in die Microsoft-365-Umgebung integriert sind.

Unsere Lösung ist kein eigenständiges Softwareprodukt, sondern ein Funktionspaket, das sich direkt in SharePoint Online integriert und dabei die Sicherheits-, Versionsverwaltungs-, Authentifizierungs- und Berechtigungsinfrastruktur von Microsoft 365 nutzt.

So verhält sich jede Komponente wie eine Webpart, die sich einfach konfigurieren lässt – ganz ohne umfassende Änderungen an der Seitenstruktur oder kostenintensive Entwicklungsarbeiten.

Der offensichtlichste Vorteil ist die Schnelligkeit der Implementierung.

Die Plattform wird über geführte Verfahren installiert und bietet sofortigen Zugriff auf die für den digitalen Arbeitsplatz gewählten Funktionen. Darüber hinaus sorgt die laufende Abstimmung mit den Updates von SharePoint dafür, dass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt – bei gleichzeitig niedrigeren Wartungskosten im Vergleich zu nicht nativen Produkten.

 

Beispiel für ein SharePoint-Intranet, erstellt mit intranet.ai

Dokumentenmanagement

Einer der sensibelsten Aspekte jedes Intranets betrifft die Pflege des unternehmensweiten Informationsbestands, einschließlich Verfahren, Richtlinien und Verträge.

Mit unserem Dokumentenmanagementsystem können die Erstellung, Überarbeitung und Veröffentlichung dieser Inhalte endlich innerhalb einer einzigen Umgebung erfolgen.

Das Unternehmen kann benutzerdefinierte Vorlagen, Versionsnummern, Co-Authoring- und Genehmigungsprozesse einrichten sowie elektronische Signaturmechanismen (mit Anbietern wie DocuSign) oder Benachrichtigungsflüsse an die betreffenden Kolleginnen und Kollegen aktivieren.

Diese Funktionen ermöglichen es, E-Mail-Austausch nahezu vollständig zu vermeiden und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit und Konformität jeder Änderung sicherzustellen.

Das Ergebnis ist eine strengere Kontrolle über Dokumente, was die Qualität der Inhalte erhöht und die Zeit zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus deutlich reduziert.

 

Dokumentenmanagement für das SharePoint-Intranet von intranet.ai

Organigramm und People Directory

Die Erstellung eines interaktiven Organigramms sowie eines internen Verzeichnisses wird oft vernachlässigt – dabei handelt es sich um wichtige Funktionen, um die Unternehmensstruktur für die Mitarbeitenden transparent zu machen und ihnen die nötigen Kontakte bereitzustellen.

Diese Funktionen helfen den Nutzerinnen und Nutzern dabei zu verstehen:

• wie Standorte und Abteilungen organisiert sind;
• welche Rolle Personen im Unternehmen haben;
• wer die jeweiligen Abteilungsleiter sind;
• wer über bestimmte Kompetenzen verfügt.

All dies ist besonders nützlich in Unternehmen mit verteilten Standorten und Teams. Eine neueingestellte Person, die z. B. Klärung zu einem HR-Prozess benötigt, kann so direkt den richtigen Ansprechpartner finden (auch dank anpassbarer Filter), ohne Zeit mit der Suche zu verlieren oder auf erfahrene Kolleginnen und Kollegen angewiesen zu sein.

 

People Directory für das SharePoint-Intranet von intranet.ai

Erweiterte Suche

SharePoint verfügt bereits über eine leistungsfähige Suchmaschine, doch die Erweiterte Suche von intranet.ai erweitert deren Möglichkeiten, sodass das System in der Lage ist:

• Suchbegriffe zu interpretieren – auch anhand von Synonymen;
• die relevantesten Dokumente, Kontakte und Ressourcen vorzuschlagen;
• Einblicke in die am häufigsten gesuchten Begriffe zu liefern.

Wichtige Funktionen für jedes Unternehmen, in dem die Anzahl an Dokumenten schnell wächst und die Nutzerinnen und Nutzer Gefahr laufen, sich in Ordnern, Archiven, Seiten und Websites zu verlieren.

Unsere Suchmaschine verarbeitet die mit den Dateien verknüpften Metadaten in Echtzeit und ermöglicht eine präzise Filterung der Ergebnisse. Auch Personen werden indiziert, sodass Nutzerinnen und Nutzer Kontakte anhand von Kompetenzen, Standort, Rolle und sogar Interessen finden können.

 

Erweiterte Suche für das SharePoint-Intranet von intranet.ai

Kommunikation und Neuigkeiten

Ein kontinuierlicher Fluss relevanter Informationen für die Arbeit jeder Kollegin und jedes Kollegen ist das Merkmal einer effektiven internen Kommunikation.

Mit intranet.ai lassen sich Nachrichten im modernen Layout erstellen und verbreiten – mit Bereichen für Austausch und Kommentare. Jede Mitteilung kann zudem auf beliebigen Seiten des Intranets hervorgehoben und durch Microsoft Teams sowie individuell angepasste Benachrichtigungen gezielt an die richtigen Empfänger verteilt werden.

 

Hervorgehobene Mitteilungen im SharePoint-Intranet von intranet.ai

Umfragen und Funktionen für Engagement

Viele Unternehmen erkennen die Bedeutung von Feedback und neuen Ideen – tun sich jedoch schwer damit, die richtigen Werkzeuge dafür einzuführen. In unserer Lösung finden sie Komponenten, die speziell dafür entwickelt wurden, die Nutzung des Intranets zu fördern und die aktive Beteiligung aller Mitarbeitenden an Unternehmensinitiativen zu stärken.

Dazu zählen unter anderem die Sofortumfragen, die es ermöglichen, in wenigen Minuten Quizze und Fragebögen auf beliebigen SharePoint-Seiten zu veröffentlichen und sofortige Berichte über die Antwortquoten zu erhalten.

 

Schnellumfragen für das SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Stimmung hingegen bietet eine Reihe anpassbarer Symbole, um nützliche Informationen über die Stimmung der Kolleginnen und Kollegen oder ihre Meinung zu einer neuen Initiative zu sammeln.

 

Feedback von Kollegen mit Stimmung von intranet.ai sammeln

 

Darüber hinaus bietet unsere Lösung das Engagement-Board – ein virtuelles schwarzes Brett, das auf jeder Seite des Intranets eingebunden werden kann, um die Unternehmenskommunikation interaktiver zu gestalten.

Es ermöglicht das Teilen von Feedback und Ideen, das Vorschlagen von Initiativen und das Einreichen von Verbesserungsvorschlägen für interne Prozesse – mit der Möglichkeit für die Nutzerinnen und Nutzer, für ihre bevorzugten Vorschläge abzustimmen.

Damit eignet es sich ideal für interne Brainstorming-Sitzungen und Wettbewerbe.

 

Engagement-Board für das SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

So erweitert intranet.ai SharePoint Online gezielt, um den häufigsten Anforderungen all jener gerecht zu werden, die einen vollständigen Digital Workplace schaffen möchten – durch die Optimierung von Prozessen vom Onboarding bis zur Informationsweitergabe und mit einem stärkeren Einbezug der Mitarbeitenden.

Die Vorteile sind klar erkennbar und werden durch die Zufriedenheit von Hunderten Unternehmen bestätigt, die unsere Lösung zur besten Intranet-Plattform gewählt haben – in Bezug auf Zeitersparnis, Prozessvereinfachung und gesteigerte Zusammenarbeit.

Das Ergebnis ist ein greifbarer Return on Investment, insbesondere für Organisationen, die einen modernen Digital Workplace aufbauen und das Microsoft-365-Ökosystem voll ausschöpfen möchten.

FAQ zu den besten Unternehmensintranets

Was macht ein Unternehmensintranet "besser" als andere?

Ein Intranet gilt als besser, wenn es Unternehmensprozesse effektiv vereinfacht und digitalisiert und damit den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden erleichtert. Es sollte die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch fördern, eine moderne und von jedem Gerät aus zugängliche Benutzererfahrung bieten und die Kolleginnen und Kollegen aktiv durch Tools für interne Kommunikation und Feedback einbinden.

Warum sollte man SharePoint Online für die Erstellung des Intranets wählen?

SharePoint Online ist eine umfassende Lösung, die vollständig in das Microsoft-365-Ökosystem integriert ist. Es bietet erweiterte Funktionen für Content-Management, Zusammenarbeit, Sicherheit und Prozessautomatisierung, beseitigt die typischen Kosten und Komplexitäten von On-Premise-Plattformen und passt sich flexibel an sich wandelnde organisatorische Anforderungen an.

Wie entwirft man ein effektives Intranet mit SharePoint Online?

Für ein effektives Intranet ist es entscheidend, die zu digitalisierenden Unternehmensprozesse zu analysieren, interne Stakeholder einzubeziehen, Websites und Berechtigungen korrekt zu strukturieren, die Benutzeroberfläche markenkonform zu gestalten und nützliche Tools zu integrieren. Eine gut geplante Adoptionsstrategie mit Schulung und Support ist unerlässlich, um die Plattform breit zu etablieren.

Was ist intranet.ai und wie erweitert es SharePoint Online?

intranet.ai ist eine sofort einsatzbereite Lösung, die sich nahtlos in SharePoint Online integriert und dessen Funktionen in den Bereichen Dokumentenmanagement, interne Kommunikation, intelligente Suche und Mitarbeiterengagement erweitert. Sie wurde entwickelt, um Implementierungszeiten und -kosten zu senken, wobei Updates und Sicherheit mit dem Microsoft-365-Standard Schritt halten.

Welche erweiterten Funktionen bietet intranet.ai?

Die Plattform bietet Funktionen für Dokumentenversionierung, Freigabe und elektronische Signatur, die Anzeige des Unternehmensorganigramms, intelligente Suche mit Filtern und Vorschlägen, gezielte Newsveröffentlichungen und Interaktion mit Kolleginnen und Kollegen durch Umfragen, Stimmungsbarometer und Pinnwände für Vorschläge und Feedback.

Wie viel kostet die Implementierung eines Intranets mit intranet.ai?

Die Grundkosten für die Nutzung der Plattform betragen 3.650 Euro pro Jahr. Darin enthalten ist ein vollständiges Intranet, integriert in SharePoint Online, mit über fünfzig sofort nutzbaren Funktionen zur Steigerung der Produktivität und der internen Kommunikation.

Welche konkreten Vorteile bietet ein gutes Intranet?

Ein gutes Intranet reduziert operative Zeiten, vereinfacht die tägliche Aufgabenverwaltung, verbessert den Informationszugang, fördert Zusammenarbeit und Zugehörigkeitsgefühl und bietet einen digitalen Raum, der zur Identität des Unternehmens und zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passt.