Copilot in Teams: So nutzen Sie KI für die Zusammenarbeit

Microsoft Copilot in Teams: eine Einführung

Im Jahr 2023 wird Microsoft 365 Copilot offiziell Teil von Microsoft Teams und bringt eine Reihe neuer Funktionen für die geschäftliche Zusammenarbeit mit sich. Diese Integration kommt nicht von ungefähr: Sie ergibt sich aus dem immer weiter verbreiteten Bedürfnis der Unternehmen, sich auf Tools verlassen zu können, die den Herausforderungen der modernen Arbeit gerecht werden.

Man denke nur an hybride Arbeitsformen oder Fernarbeit. Zum einen wird mehr Flexibilität benötigt, um Privat- und Berufsleben in Einklang zu bringen, zum anderen werden neue Tools benötigt, um die Zusammenarbeit zwischen verstreuten Teams am Laufen zu halten.

Die Idee, die hinter Copilot in Teams steht, ist daher klar: Die Benutzer sollen bei ihren täglichen Aktivitäten unterstützt werden, egal wo sie sich befinden. Aber wie macht er das? Microsofts generative künstliche Intelligenz ist in der Lage, Unterhaltungen zu verstehen, geeignete Antworten vorzuschlagen, relevante Inhalte zu generieren und gemeinsam genutzte Informationen zusammenzufassen. Dabei geht es nicht nur um Zeitersparnis, sondern auch um die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Mitarbeitern eines Unternehmens.

Die Ergebnisse können sich bereits sehen lassen. Ein Beispiel? CNH Industrial hat im Rahmen eines Pilotprojekts, das in Zusammenarbeit mit Microsoft initiiert wurde, 100 Mitarbeiter einbezogen, um die Fähigkeiten von Copilot zu testen.

Laut offizieller Mitteilung von Microsoft waren die Ergebnisse des Projekts sehr positiv: Sie zeigten eine deutliche Verbesserung der Produktivität und der Qualität der von den Mitarbeitern erstellten Inhalte, eine Verbesserung der Verwaltung von Besprechungen, eine Vereinfachung des Abrufs von Informationen zu Themen, die mit anderen Kollegen besprochen wurden, und die Möglichkeit, Inhalte aus komplexen Dokumenten zusammenzufassen.

Das ist aber noch nicht alles. Wie zu erwarten war, hat Copilot in Teams die größten positiven Auswirkungen auf die Teamarbeit gehabt. Dies ist den Funktionen zu verdanken, die es ermöglichen, Besprechungen und Gespräche zwischen Teammitgliedern in konkrete Aktionen umzuwandeln und den Nutzern dabei zu helfen, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu organisieren und den Fortschritt von Projekten zu verfolgen.

Microsoft Copilot in Teams: Wie kann man zugreifen?

Um über die Teams-App auf Microsoft 365 Copilot zugreifen zu können, muss das Unternehmen über die richtigen Lizenzen verfügen. Konkret bedeutet dies:

• Eine geeignete Microsoft 365-Lizenz, wie z.B.
  • Microsoft 365 E3
  • Microsoft 365 E5
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Microsoft 365 Business Premium
• Die zusätzliche Lizenz für Microsoft 365 Copilot.

Nach dem Erwerb der erforderlichen Lizenzen kann Copilot über das Microsoft 365-Administrationsportal aktiviert werden, wo die Zugriffsberechtigungen für Benutzer konfiguriert werden können.

Ebenso wichtig ist es, zu überprüfen, ob die Version der Teams-App und die verwendeten Browser auf dem neuesten Stand sind, um sicherzustellen, dass Copilot ordnungsgemäß funktioniert.

Sobald die KI von Microsoft konfiguriert ist, kann sie von den Nutzern, die in der Teams-App aktiviert sind, verwendet werden, wobei sich die Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation auf Folgendes erstrecken

• öffentliche und private Chats
• meetings (mit aktiver Registrierung)
• kanäle (Funktionalität wird in Kürze erwartet)

Um beispielsweise in einem Chat auf die Copilot-Funktionen zuzugreifen, öffnen Sie einfach die gewünschte Konversation und wählen Sie das Copilot-Symbol in der oberen rechten Ecke.

Daraufhin wird ein spezielles Fenster geöffnet, in das Sie Fragen eingeben und Antworten von der künstlichen Intelligenz erhalten können, ohne den Fluss des Hauptgesprächs zu unterbrechen.

Bei Besprechungen, für die das Protokoll verfügbar ist, kann Copilot jedoch auch Inhalte wie Zusammenfassungen von Reden oder Listen mit Aufgaben, die den Teilnehmern zugewiesen wurden, erstellen.

Wichtig ist, dassalle diese und andere Vorgänge in Übereinstimmung mit den strengen Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien von Microsoft durchgeführt werden, um den Schutz der Unternehmensdaten zu gewährleisten.

Microsoft Copilot in Teams: Was sind die Hauptfunktionen?

Microsoft 365 Copilot bietet einige seiner interessantesten Funktionen in Microsoft Teams. Sie können damit Informationen abrufen, die mit Kollegen geteilt wurden, und diese nutzen, um neue Inhalte zu erstellen, Aufgaben zu organisieren und einen schnellen Überblick über alle Vorgänge im Unternehmen zu erhalten.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Copilot-Funktionen in der Teams-App.

Verwaltung von Informationen

Mit der Einführung von Copilot in Microsoft Teams wird die künstliche Intelligenz zu einem unschätzbaren Werkzeug für die Aufbereitung der während eines Meetings geteilten Informationen und hilft den Teilnehmern bei der Aufbereitung, um eine schnelle Zusammenfassung der anstehenden Aufgaben zu erhalten.

Nur wenn die Besprechungsmitschrift verfügbar ist, kann Copilot eine Zusammenfassung erstellen, die die wichtigsten Interventionen der Teilnehmer hervorhebt, eine Zusammenfassung der stattgefundenen Gespräche bietet und die geplanten Aktivitäten zusammenfasst, um das zu erreichen, was im Team besprochen wurde.

Beispielsweise kann Copilot in einer Sitzung, in der es um den Einführungsplan für ein neues Produkt geht, eine Zeitleiste erstellen, in der die Vorschläge der Teilnehmer, die getroffenen Entscheidungen und die Aktivitäten, die jedes Teammitglied bis zu den vereinbarten Terminen durchführen muss, hervorgehoben werden.

Zusätzlich zur Erstellung dieser Art von Zusammenfassungen für aufgezeichnete Teamsitzungen bietet Copilot die Möglichkeit der Gesprächsinteraktion, um die Informationen weiter zu vertiefen.

Benutzer, die Zugriff auf das Transkript haben, können dann Fragen stellen wie "Welche Aktivitäten wurden dem Vertriebsteam zugewiesen?" oder "Was wurde über das Budget für die neue Werbekampagne entschieden?".

Wichtig ist, dass jede von Microsofts KI gegebene Antwort mit einem Verweis auf das Transkript versehen ist, so dass der Nutzer ihre Gültigkeit direkt überprüfen kann.

Unterstützung während eines Meetings

Copilot bietet uns auch während der Geschäftsgespräche wertvolle Unterstützung, indem es einen speziellen Chatroom zur Verfügung stellt, in dem Sie persönliche Anfragen stellen können.

Auf diese Weise haben wir die Möglichkeit,

• inhalte zu generieren, die live geteilt werden sollen;
• sofortige Antworten zu den besprochenen Themen zu erhalten;
• copilot bitten, sich Notizen zu einem bestimmten Thema zu machen;
• eine Liste von Aufgaben zu erstellen, die für das Team geplant werden sollen;
• reden simultan zu übersetzen, mit der neuen Funktion "Dolmetscher in Teams", die 2025 vorgestellt werden soll;
• usw.

Für diejenigen, die zu spät kommen, ist es immer nützlich, um eine Zusammenfassung des Gesagten bitten zu können, um die Zeit zu optimieren und unnötige Wiederholungen zu vermeiden.

Gemeinsame Informationen in Meetings mit Copilot in Teams verwalten

Abruf von Informationen

Copilot vereinfacht das Abrufen von Informationen, die in Microsoft Teams-Chats geteilt werden. Aktivierte Benutzer können die künstliche Intelligenz bitten, Textnachrichten, Dateien, Bilder, Links und Dokumente abzurufen, die in privaten Chats, in denen Unterhaltungen mit einem bestimmten Kollegen stattfinden, oder in Gruppenchats geteilt werden, wodurch die Notwendigkeit entfällt, lange Threads manuell zu durchsuchen.

Für diejenigen, die Teams als Haupttool für die Zusammenarbeit nutzen, ist diese Funktion ein echter Wendepunkt: Öffnen Sie einfach das Copilot-Fenster, um Anfragen zu stellen wie "Finde die Datei, die ich letzte Woche in diesem Chat geteilt habe" oder "Zeige die Unterhaltung, in der wir Projekt X besprochen haben".

Und das alles unter Wahrung der Privatsphäre der Unternehmensdaten.

Copilot kann nämlich nur die Informationen abrufen, auf die der Benutzer unter Berücksichtigung der von der Organisation erteilten Berechtigungen Zugriff hat.

Der letzte Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen, dank derer Copilot in der Lage ist, gemeinsam genutzte Dateien zu finden, die in SharePoint oder OneDrive gespeichert sind, und so den Umfang seiner Suche zu erweitern.

Abrufen von Informationen und freigegebenen Ressourcen mit Copilot in Teams

Hier erfahren Sie, wie Copilot uns bei der Zusammenarbeit mit Kollegen in Teams hilft. Von der Zusammenfassung von Besprechungen bis hin zum Abrufen gemeinsamer Dokumente verspricht die Integration von Copilot in Teams eine Zeitersparnis von bis zu 20 Prozent der Zeit, die im Durchschnitt jeden Tag für die Suche und Verwaltung von in Chats und Besprechungen ausgetauschten Informationen aufgewendet wird.

Dank der Fähigkeit, Unterhaltungen neu zu verarbeiten, kann künstliche Intelligenz die Zeit, die für operative Entscheidungen benötigt wird, erheblich reduzieren und so die Gesamtproduktivität aller Unternehmensteams erhöhen.

So schätzt eine interne Microsoft-Studie, dass Mitarbeiter in Führungspositionen durch die Erstellung von Zusammenfassungen und Aufgabenlisten mit zugewiesenen Aufgaben und Terminen rund drei Stunden pro Woche bei der Koordinierung von Projektaktivitäten einsparen können.

Dieses Maß an Integration optimiert nicht nur die täglichen Abläufe, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Kommunikation durch die Nutzung des Echtzeitzugriffs auf Dateien, Notizen und Dokumente, die in SharePoint oder OneDrive gespeichert sind.

Zum Abschluss unseres Überblicks finden Sie hier eine kurze Tabelle, die die wichtigsten Funktionen von Copilot in Teams zusammenfasst, die wir bisher gesehen haben.

Unterschiede zwischen Microsoft Copilot und Teams Premium

Teams Premium ist einer der ersten Ansätze von Microsoft zur Integration einer nativen generativen KI-Lösung für Teams und bietet Funktionen wie Intelligent Recap of Meetings, dank derer automatisch transkriptbasierte Notizen und Aufgaben generiert werden können.

Dieses Microsoft Teams Add-on teilt einige Funktionen mit Microsoft 365 Copilot, hat aber natürlich auch einige wichtige Unterschiede, auf die wir hier kurz eingehen möchten.

Während Teams Premium keinen dedizierten Chat für das Schreiben von Prompts bietet und sich auf die Verbesserung der Erfahrung von Geschäftsbesprechungen konzentriert, ermöglicht Copilot eine direkte Interaktion über Prompts, um Inhalte zu erstellen und auf Daten zuzugreifen, die in den Anwendungen gespeichert sind, die den digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365 ausmachen.

Mit Copilot ist es beispielsweise möglich, benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen zu erstellen, wie z. B. "Erstellen Sie einen E-Mail-Entwurf auf der Grundlage dieses Gesprächs" oder "Erstellen Sie ein Diagramm in Excel mit Daten aus diesem Transkript".

Obwohl Teams Premium auch in das Microsoft 365-Ökosystem integriert wird, ist es wichtig zu beachten, dass dies weniger umfangreich geschieht als bei Copilot.

Was die Zugangsvoraussetzungen betrifft, so ist für die Nutzung von Teams Premium eine spezielle Lizenz erforderlich, während für Copilot sowohl eine zusätzliche Lizenz als auch eine berechtigte Microsoft 365-Lizenz (einschließlich E3-, E5-, Business Standard- oder Business Premium-Lizenz) erworben werden muss.

Was die Funktionalität betrifft, so enthält Copilot bestimmte Befehle nicht, die ausschließlich in Teams Premium enthalten sind, wie z. B.:

• echtzeit-Übersetzung von Untertiteln
• erweiterte Sicherheitsoptionen für Meetings
• anpassungsoptionen für Live-Events

Der Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot und der KI, die hinter Teams Premium steht, lässt sich wie folgt zusammenfassen: Einerseits ist Copilot perfekt für diejenigen, die eine personalisierte Unterstützung für die Arbeit mit gemeinsamen Daten in der gesamten Microsoft 365-Unternehmensumgebung suchen; andererseits könnte Teams Premium die bessere Wahl für Unternehmen sein, die lediglich das Erlebnis bei Meetings und Live-Events verbessern möchten.

Einschränkungen von Microsoft Copilot in Teams

Microsoft 365 Copilot bietet eine revolutionäre Reihe von Funktionen für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Microsoft Teams. Es ist jedoch wichtig, sich seiner Grenzen bewusst zu sein, um es in Ihrem Unternehmen und Ihrem Arbeitsalltag bestmöglich einsetzen zu können.

Eine der wichtigsten Einschränkungen betrifft die Menge der Daten, die Copilot verarbeiten kann.

In Chats kann er Informationen bis maximal 30 Tage nach der letzten Nachricht verarbeiten; in Meetings hingegen kann es bei Sitzungen, die länger als zwei Stunden dauern, zu einer längeren Latenzzeit bei den Antworten kommen. Auch die Verarbeitung komplexer multimedialer Inhalte wird noch nicht vollständig unterstützt, was die Nutzung einschränken kann.

Ein weiterer zu berücksichtigender Aspekt ist die Qualität der Ausgabe, die optimal ist, wenn die Anfragen in einer der folgenden Sprachen gestellt werden:

• Englisch
• Spanisch
• Japanisch
• Französisch
• Deutsch
• Portugiesisch
• Italienisch
• Vereinfachtes Chinesisch

Die nicht aufgelisteten Sprachen führen zu einer leichten Verringerung der Genauigkeit, mit der Copilot seine Antworten liefert. Microsoft hat jedoch angekündigt, dass in Kürze 17 neue Sprachen hinzukommen werden, womit sich die Gesamtzahl auf 25 erhöht, darunter Arabisch, Koreanisch und Schwedisch. Eine wichtige Ergänzung, die es einem noch breiteren Publikum ermöglichen wird, Copilot optimal zu nutzen.

Wie greife ich auf Microsoft 365 Copilot in Teams zu?

Um auf Microsoft 365 Copilot in Teams zuzugreifen, benötigen Sie eine gültige Microsoft 365 Lizenz und die spezifische Lizenz für Copilot. Administratoren können den Zugriff für bestimmte Benutzer in ihrem Konto unter "Anwendungen" aktivieren. Berechtigte Benutzer können Copilot in Chats, während ihrer eigenen Meetings, in Kollaborationsgruppen und bald auch in Teams-Kanälen verwenden.

Welche Funktionen bietet Microsoft 365 Copilot in Teams?

Microsoft 365 Copilot bietet verschiedene Funktionen in Teams, darunter Meeting-Zusammenfassungen, Chats während Videoanrufen und die Suche nach Inhalten in privaten oder Gruppenchats.

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot und Teams Premium?

Teams Premium bietet einige Funktionen, die Copilot ähnlich sind, wie automatische Meeting-Zusammenfassungen, jedoch keine Chat-Funktion für die Erstellung von Prompts und keine Integration mit anderen Microsoft 365 Apps. Im Gegensatz zu Copilot ermöglicht es keine benutzerdefinierten Anfragen oder die Generierung neuer Inhalte basierend auf Word-, PPT- oder Excel-Daten. Mit Teams Premium können jedoch in Echtzeit übersetzte Untertitel während eines Meetings angezeigt werden, Funktionen zum Schutz des Meetinginhalts, die Möglichkeit, Meetings unter Ihrer Unternehmensmarke abzuhalten, erweiterte Webinar-Funktionen und Funktionen zur Terminverwaltung.

Was sind die Einschränkungen von Microsoft 365 Copilot in Teams?

Copilot hat Einschränkungen hinsichtlich der Menge der Daten, die zur Beantwortung von Fragen in Chats und während Meetings verarbeitet werden können. Es antwortet nur in den von Microsoft unterstützten Sprachen.

Wie kann ich Unterstützung bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot erhalten?

Sie können Unterstützung bei der Einführung von Copilot erhalten, indem Sie intranet.ai kontaktieren. Wir bieten maßgeschneiderte Dienstleistungen für die Migration von Daten in die Microsoft Cloud, Sicherheits- und Berechtigungsprüfungen, Benutzerschulungen und die Entwicklung von Erweiterungen zur Verbesserung der Funktionen von Microsoft 365 Copilot an. Wir haben auch eine spezielle Community für Unternehmen, die Microsoft 365 Copilot auf eine etwas innovativere Weise einführen möchten.