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MICROSOFT 365 ANLEITUNGEN - ONEDRIVE

Was ist OneDrive und wie funktioniert es? Microsoft Cloud-Speicher

Was ist One Drive?

OneDrive von Microsoft ist ein Cloud-Speicherdienst. Unabhängig davon, wo Sie sich befinden, können Sie von jeder Plattform aus, auf der Sie arbeiten, Ressourcen mit jedem beliebigen Benutzer teilen: Das ist das Grundprinzip aller Informationsdienste.

Was ist ein Cloud-Speicher, und wie funktioniert er? Es ist ein Online-Speicherplatz, ein virtueller Ort, an dem Sie Ihre Lieblingsdateien im Internet speichern können.

Sie können einfach und schnell mit anderen geteilt werden, und sie können mit den entsprechenden Apps mit anderen Geräten synchronisiert werden.

 

 

OneDrive: die wichtigsten Vorteile dieser Anwendung

Die wichtigsten Vorteile von OneDrive sind die plattformübergreifende Synchronisierung und Kompatibilität. OneDrive ermöglicht es Ihnen, Dateien auf Ihrem Computer zu erstellen und sie auf einem Tablet oder Smartphone zu bearbeiten und dabei alle Änderungen zu speichern. Windows Phone, Android, iOS und Xbox werden alle unterstützt.

So können Sie von jedem Gerät aus auf dieselbe Datei zugreifen, ohne sie per E-Mail versenden oder auf einem Speicherstick speichern zu müssen. Außerdem können Sie mit OneDrive Änderungen in Echtzeit verfolgen und auf alle früheren Versionen eines Dokuments zugreifen. Änderungen können auch von einer anderen Person vorgenommen werden, mit der Sie die Datei geteilt haben. So können Sie ganz einfach gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ohne dass Sie mehrere Kopien erstellen müssen.

Ein weiterer großer Vorteil von OneDrive ist die Möglichkeit, Word-, Excel-, PowerPoint- und OneNote-Dokumente mit den Online-Versionen dieser Programme schnell zu erstellen und zu bearbeiten.

 

Mit Microsoft OneDrive können Sie von überall aus sicher auf Ihre Dateien zugreifen.

Alles, was Sie brauchen, ist ein Gerät und eine Internetverbindung. Nachdem Sie den Cloud-Ordner mit Ihrem Desktop synchronisiert haben, können Sie darauf zugreifen, auch wenn Sie keinen Zugang zum Internet haben.

Ein Vorteil ist unter anderem, dass die Sicherheit gewährleistet ist. Es wäre besser, wenn Sie dies nicht unterbewerten würden. Ihre Dateien sind auf OneDrive immer sicher.

Sie müssen sich nicht mehr um die Sicherung Ihrer Daten kümmern, denn alle Änderungen werden automatisch auf allen synchronisierten Geräten gespeichert.

Um Datenverluste zu vermeiden, müssen Sie lediglich die Option zur automatischen Speicherung aktivieren.


 

Die Webbrowser-Version von OneDrive ist ebenfalls einer der Vorteile des Unternehmens.

Die Online-Anwendung, die Sie unter www.office.com finden, bietet die meisten der gleichen Funktionen wie die Windows- oder Mac-Versionen.

 

Wie funktioniert OneDrive?

Sie benötigen ein Microsoft-Konto und eine Outlook-, Hotmail- oder Live-E-Mail-Adresse, um OneDrive zu nutzen.

Wenn Sie ein Windows 8.1- oder Windows 10-Betriebssystem haben, ist Ihr Microsoft-Konto bereits eingerichtet.

Klicken Sie dazu einfach auf die weiße Wolke neben dem Datum und der Uhrzeit auf Ihrem Desktop.

Alternativ können Sie auch auf Start gehen und OneDrive aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Folgen Sie dann der Anleitung, indem Sie Ihre Microsoft-Kontoinformationen (E-Mail-Adresse und Kennwort) eingeben. Danach steht Ihnen das Cloud-Speicher-Tool von Microsoft sofort zur Verfügung.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Anmelden, melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an und wählen Sie den Standardspeicherort auf Ihrem Computer für den OneDrive-Ordner aus. Dieser Ordner enthält alle Dokumente und Dateien, die mit Ihrem Computer synchronisiert werden und in der Cloud gespeichert sind.

Wählen Sie nun aus, ob Sie alle Ihre Arbeitsdateien auf Ihrem PC mit OneDrive synchronisieren möchten oder nur einige wenige, die Sie synchronisieren möchten, indem Sie auf Weiter klicken.

Diese Schritte können zu jeder Zeit durchgeführt werden.

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OneDrive for Business

OneDrive for Business ist eine cloudbasierte Speicherlösung, mit der Sie Ihre Geschäftsziele im Auge behalten können. Das Unternehmen verwaltet OneDrive for Business, das es Ihnen ermöglicht, Geschäftsdokumente mit Kollegen zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

Damit hätten alle Administratoren der Organisation die vollständige Kontrolle darüber, was in der Bibliothek getan werden kann.

Kurz gesagt, OneDrive for Business ermöglicht es Mitarbeitern, über ein Unternehmenskonto gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

Neben dem Grundkonzept von OneDrive bietet OneDrive for Business jedem Teammitglied einer Organisation einen eigenen Speicherplatz (von 1 TB bis zu unbegrenztem Speicherplatz pro Benutzer, abhängig von der Art der erworbenen Microsoft 365-Lizenz).

SharePoint ist ein bekanntes Produkt, das alle diese Funktionen unterstützt.

SharePoint wird von OneDrive for Business verwendet, um jedem Teammitglied einen Ort zu geben, an dem es Dokumente speichern und mit anderen zusammenarbeiten kann.

Wenn Sie SharePoint noch nicht kennen, sollten Sie den folgenden Artikel lesen, um mehr über das Programm und seine Funktionen zu erfahren: Im Jahr 2022, was ist SharePoint und was sind die sieben wichtigsten Funktionen?

Verwenden Sie OneDrive auf Ihrem Smartphone oder Tablet

Laden Sie die App aus Ihrem App Store herunter und melden Sie sich bei Ihrem Geschäftskonto an, um OneDrive for Business auf Android- und iOS-Mobilgeräten zu nutzen.

Sie können neue Ordner erstellen, gewünschte Dateien hochladen oder bearbeiten und Daten auf Ihrem PC oder Mobilgerät verwalten, sobald OneDrive gestartet ist.

Sie können andere Personen zur Ansicht oder Zusammenarbeit einladen, indem Sie Dateien oder Ordner für sie freigeben.

 

6 Merkmale von One Drive

OneDrive for Business ist ein fantastisches Tool für Unternehmen. Wir haben 6 Funktionen dieses Tools identifiziert, die nützlich sein können und Ihnen dabei helfen, das Beste aus OneDrive herauszuholen!

1. Erstellen Sie einen Link zu den Dateien, der für jeden, der ihn erhält, zugänglich ist

Eine der beliebtesten Funktionen von OneDrive for Business ist die einfache Freigabe eines Dokuments für andere. Geben Sie einfach die URL eines Dokuments ein, lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich. Es ist effektiv und schnell, und Sie werden nicht die gefürchtete Nachricht "Ich kann das Dokument nicht öffnen" erhalten (was sehr häufig vorkommt und einen enormen Produktivitätsverlust bedeutet).

Sie können zwar Dokumente über Teams versenden, aber es gibt keine Option "Auf Teams freigeben". Sie können den Dateilink kopieren, aber stellen Sie sicher, dass der Empfänger die Berechtigung hat, das Dokument in der Teams-Bibliothek anzuzeigen, bevor Sie es senden. OneDrive for Business hingegen verfügt über eine Freigabeoption, mit der Sie eine URL an eine beliebige Person senden können, und ist eine der nützlichsten Funktionen.

Sie können Ihre Freigabeoptionen auf OneDrive auch verfeinern, indem Sie auf "Jeder mit einem Link" klicken.

2. Mehr freien Platz erhalten

Bei OneDrive enthalten die meisten Microsoft 365- und Office 365-Tarife 1 TB Speicherplatz pro Benutzer.

Administratoren können den Speicherplatz auf bis zu 5 TB erhöhen, wenn mehr als 5 Benutzer denselben Plan nutzen. Wenn Sie ein Support-Ticket bei Microsoft einreichen, können Sie bei Bedarf sogar auf bis zu 25 TB pro Benutzer aufstocken.

Um das Speicherlimit für alle Benutzer zu erhöhen, gehen Sie zu OneDrive's "Administration" und wählen Sie "Storage", dann ändern Sie die 1024MB Einstellung auf das neue Limit. Mit der Erhöhung der Kapazität sind keine zusätzlichen Kosten verbunden.

3. Eine Datei anfordern

Es kann vorkommen, dass Sie Dokumente von einem oder mehreren Benutzern benötigen. Eine nützliche Funktion in OneDrive for Business ermöglicht es Ihnen, eine Anfrage zu stellen.

Mit der Funktion "Datei anfordern" können Benutzer andere per E-Mail auffordern, Inhalte in einen bestimmten Ordner hochzuladen.

Wählen Sie auf dem OneDrive-Hauptbildschirm einen Ordner aus, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen und wählen Sie "Datei anfordern", um diese Anforderungs-E-Mail zu erstellen. Es wird ein Bildschirm ähnlich dem untenstehenden angezeigt:

 

 

Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, wird das Fenster "Dateianfrage senden" angezeigt. Die URL zum Hochladen von Inhalten in den OneDrive for Business-Ordner ist in der von diesem Formular gesendeten E-Mail enthalten. Die Dateianforderungsfunktion ist eine großartige Möglichkeit, alle Dateien, die Sie für die Bearbeitung benötigen, an einem Ort zu sammeln und zu konzentrieren.

4. Synchronisation einschalten

Die Möglichkeit, Dateien vom PC oder Laptop eines Benutzers mit OneDrive zu synchronisieren, ist eine der Hauptfunktionen von OneDrive for Business.

Benutzer können lokal an Dateien arbeiten, während der Synchronisierungsdienst läuft, und die Änderungen werden in die Cloud übertragen. Außerdem können die Speicherorte von Dokumentenordnern synchronisiert werden, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente sowohl lokal als auch in der Cloud verfügbar sind.

Da der Synchronisierungsdienst in Windows 10 integriert ist, müssen Sie ihn nicht separat herunterladen. Sollte dies dennoch der Fall sein, können Sie den Dienst installieren, indem Sie auf Start gehen und OneDrive eintippen.

Um den Einrichtungsprozess zu starten, klicken Sie auf die OneDrive-App. Über das Cloud-Symbol in der Taskleiste können Sie dann auf OneDrive zugreifen.

Um den Einrichtungsprozess zu starten, klicken Sie auf die OneDrive-App. Über das Cloud-Symbol in der Taskleiste können Sie dann auf OneDrive zugreifen.

Oder gehen Sie zu onedrive.microsoft.com und klicken Sie auf synchronisieren, um den Client zu aktivieren.

Sie werden auch die Integration von OneDrive in den Windows File Explorer zu schätzen wissen, sobald es installiert ist.

5. Achten Sie auf die Funktion "Datei auf Abruf"

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor. Sie arbeiten mit mehreren anderen Benutzern an einem wichtigen Projekt. Ein Kollege stellt mehrere wichtige Dateien in der Teams-Arbeitsgruppe ein. Sie müssen dringend aufhören, aber Sie haben den Synchronisierungsclient installiert und denken: "Kein Problem, ich habe sie mit meinem Laptop synchronisiert und kann sie sehen, während ich draußen bin." Sie öffnen den Laptop und sehen ein Cloud-Symbol neben den Dateien. Wenn Sie jedoch auf eine Datei klicken, ist sie nicht zugänglich. Was ist passiert?



Die Funktion "File On Demand" ist standardmäßig aktiviert, und genau das ist passiert.

Inhalte, die in der Cloud erscheinen, werden von der Funktion "Dateien auf Abruf" als nur in der Cloud verfügbar gekennzeichnet. Wenn Sie also eine Datei zu einem Teams-Dateispeicher hinzufügen, wird sie nicht automatisch synchronisiert. Sie ist erst dann offline verfügbar, wenn Sie die Datei öffnen oder für die Datei oder den Ordner die Option "Immer auf diesem Gerät speichern" auswählen. Wenn Sie eine wichtige Datei oder einen wichtigen Ordner auf Ihrem Computer behalten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Immer auf diesem Gerät speichern".

Sie können Files On-Demand auch im OneDrive-Client deaktivieren, indem Sie ihn öffnen und zu Hilfe & Einstellungen -> Einstellungen gehen und dann das Kontrollkästchen Files On Request deaktivieren.

 

5. Legen Sie die OneDrive-Download-Geschwindigkeit für Ihr Unternehmen fest

Möglicherweise müssen Sie den Datenfluss, der heruntergeladen wird, anfangs kontrollieren, insbesondere wenn OneDrive zum ersten Mal im Unternehmen eingeführt wird. Mehrere Unternehmen haben Probleme mit geschäftskritischen Diensten erlebt, die sich verlangsamen, wenn Hunderte oder sogar Tausende von neuen Benutzern die Synchronisierung aktivieren und gleichzeitig mit dem Herunterladen von Inhalten beginnen. Da die in der Cloud gespeicherten Dateien nicht automatisch auf die Clients heruntergeladen werden, wenn File On-Demand aktiviert ist, werden die Auswirkungen auf das Netzwerk erheblich reduziert.

Der OneDrive-Synchronisierungsclient verfügt über integrierte Bandbreitenkontrollen, die Sie bei der Verwaltung Ihres Netzwerks unterstützen. Kleine Unternehmen sollten diese Einstellungen auf dem System jedes Benutzers anpassen, so der Rat. Um die Einstellungen anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den OneDrive for Business-Synchronisierungsclient und wählen Sie Einstellungen-> Netzwerk.

6. Schützen Sie Daten auf mobilen Geräten mit einem Passwort

OneDrive ermöglicht es Ihnen, die App zu schützen, ohne Anwendungen von Drittanbietern zu verwenden. Halten Sie Ihre Daten sicher.

Jetzt, wo Sie gesehen haben, wie OneDrive funktioniert, können Sie sehen, warum es ein so kostengünstiger Dienst ist. Die Zuverlässigkeit und Kompatibilität von Microsoft machen es außerdem zu einem der weltweit am häufigsten verwendeten Betriebssysteme.

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie jemals ohne diesen Dienst arbeiten werden, wenn Sie einmal angefangen haben, ihn zu nutzen.

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