Wie man ein Intranet mit SharePoint erstellt

Was ist ein intelligentes Intranet?

Das Intranet eines Unternehmens muss sorgfältig erstellt werden, wobei verschiedene Aspekte berücksichtigt werden müssen. Von der Einbindung der Mitarbeiter über die Erstellung von Inhalten bis hin zu Personaldiensten, Überwachung und Verwaltung. Nichts sollte unterschätzt werden, wenn Sie ein erfolgreiches Intranet haben wollen.

Hier ist eine Liste von Faktoren, die ein intelligentes Intranet ausmachen.

1. Es ist ein echtes Arbeitsinstrument

Das Intranet hilft den Mitarbeitern bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben und steigert ihre Produktivität und ihr Wohlbefinden im Unternehmen. Mit den fortschrittlichen Funktionen von Plattformen wie SharePoint Online kann das Intranet so gestaltet werden, dass:

• die Suche nach Informationen zu erleichtern
• die Kommunikation unter den Kollegen zu verbessern
• aktuelle Inhalte und Nachrichten zu verbreiten
• die Erstellung, Freigabe und Speicherung von Dokumenten zu verwalten

Wenn die Nutzer keinen zwingenden Grund für die Nutzung des Intranets finden, sei es, weil es nicht die richtigen Funktionen bietet oder weil es an Schulungen für die richtige Nutzung mangelt, wird es kurz nach der Einführung wieder aufgegeben. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass das Intranet praktisch und benutzerfreundlich ist, wenn die vom Unternehmen in seine Einrichtung investierten Ressourcen nicht verschwendet werden sollen.

2. Es ist auf den Benutzer zugeschnitten

Das Intranet muss den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter gerecht werden. Es reicht nicht aus, dass das Intranet Funktionen zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen bietet, sondern es muss auch die Arbeit der Benutzer mit personalisierten Inhalten auf der Grundlage ihrer Präferenzen unterstützen.

Mit SharePoint Online wird das Intranet zum zentralen Ort, an dem globale Inhalte für das gesamte Unternehmen zu finden sind:

• Abteilungs-, standort- oder rollenspezifische Nachrichten und Mitteilungen
• Updates zu Initiativen, die für den Benutzer von Interesse sind
• Interne Kontakte, die für Ihre Bedürfnisse relevant sind
• Ihre bevorzugten Anwendungen, FAQs und Dokumente

Und vieles mehr.

3. Es erreicht die Nutzer, wo immer sie sind

Informationen und Wissen sind für ein erfolgreiches Unternehmen unverzichtbar und sollten für jeden direkt von seinem Arbeitsplatz aus verfügbar sein. Was auch immer sie gerade tun, wo auch immer sie sind und auf jedem Gerät.

Das SharePoint-Intranet kann in Microsoft Teams integriert werden, um die Weitergabe wichtiger Nachrichten und Inhalte durch das Versenden individueller Push-Benachrichtigungen zu vereinfachen. Bei intranet.ai haben wir eine Komponente entwickelt, die genau diesen Prozess übernimmt, um Unternehmen zu ermöglichen:

• menschen in Echtzeit zu informieren
• nutzer mit gezielten Benachrichtigungen anzusprechen
• das Engagement für die interne Kommunikation zu überwachen
• den maximalen Empfang der wichtigsten Nachrichten zu gewährleisten

4. Es ermöglicht, mehr über das Unternehmen zu erfahren

Wie oft kommt es vor, dass Sie Informationen benötigen, aber nicht wissen, an wen Sie sich im Unternehmen wenden müssen, um sie zu erhalten?

Das Intranet von SharePoint Online vereint an einem Ort im digitalen Arbeitsplatz des Unternehmens die Kontakte, Dokumente, Mitteilungen, Dienste und Anwendungen, die die Benutzer benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, ohne Unterbrechung und ohne Zeit für die Suche zu verschwenden.

Das Personenverzeichnis und das Organigramm sind einige der Funktionen, die wir den Intranets unserer Kunden hinzufügen, damit die Benutzer mehr über ihre Organisation erfahren und sofort Kollegen mit Antworten auf ihre Fragen finden können.

5. Es verbindet Kollegen

Okay, wir wissen, dass die im Intranet verfügbare Liste der Mitarbeiter dazu beiträgt, das Unternehmen besser zu verstehen, aber wie können die Benutzer schnell mit einem Kollegen Kontakt aufnehmen? Wie können sie eine Verbindung herstellen, um Dokumente auszutauschen oder gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten?

Auch hier ist die SharePoint-Intranet-Integration mit Microsoft Teams die Antwort. Teams kann in der Tat Benutzer miteinander verbinden und die gemeinsame Nutzung von Informationen und Echtzeit-Updates rationalisieren.

Im Personenverzeichnis des Intranets können die Benutzer die Teams-Kontakte der Kollegen finden, mit denen sie sprechen müssen, und diese mit einem Klick erreichen.

Wir haben bereits über Push-Benachrichtigungen gesprochen, aber es ist erwähnenswert, dass das Unternehmen dank dieser Funktion auch schneller mit seinen Mitarbeitern in Kontakt treten und sie über die neuesten Initiativen und gemeinsamen Erfolge auf dem Laufenden halten kann.

6. Es erleichtert die Zusammenarbeit

Sie können Unternehmensprojekte und -initiativen im Intranet zusammenführen und sie je nach den Bedürfnissen des Unternehmens oder der Relevanz für die Abteilung, die Rolle und die Aktivitäten der Benutzer hervorheben.

Das SharePoint Online-Intranet kann auch einen schnellen Zugang zu Projektgruppen bieten, die spezielle Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Koordinierung von Aktivitäten bereitstellen.

Schließlich sollte jede Abteilung ihren eigenen Bereich im Intranet haben.

Die Unternehmenswebsite kann um einen Bereich erweitert werden, der den Mitarbeitern, Initiativen und abteilungsspezifischen Mitteilungen gewidmet ist. Auf diese Weise können Informationen, die für die Aktivitäten einer Abteilung nützlich sind, gesammelt und weitergegeben werden, ohne im globalen Kommunikationsfluss unterzugehen.

7. Es hilft Ihnen, das zu finden, wonach Sie suchen

Nur 1 Prozent der Personen, die ein Intranet in ihrem Unternehmen nutzen, sind mit den Suchergebnissen zufrieden.

Da das Intranet auf veralteter Technologie basiert, kann es nicht die richtige Unterstützung bieten, die zur Steigerung der Produktivität und vor allem der Zufriedenheit der Endbenutzer erforderlich ist. Eine hohe Unzufriedenheitsrate führt dazu, dass das Portal, in das das Unternehmen erhebliche Ressourcen investiert hat, schnell wieder aufgegeben wird.

Sich auf eine moderne, ständig aktualisierte Plattform wie SharePoint Online zu verlassen, ist jedoch nur der erste Schritt. Vielmehr sollten Intranet-Administratoren einige Schlüsselaktivitäten planen, die darauf abzielen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und so die Zufriedenheit der Nutzer zu erhöhen. Unter diesen Aktivitäten heben wir besonders hervor:

• Überwachung von Suchvorgängen und wiederkehrenden Fragen
• Sammlung von Feedback mit Umfragen und Fragebögen

Sobald die Bedürfnisse der Nutzer ermittelt sind, kann das Intranet mit neuen Inhalten und Funktionen angereichert werden, um die Arbeit aller Mitarbeiter des Unternehmens zu unterstützen.

8. Es bietet tägliche Hilfsdienste

Suchfunktionen sind für optimales Arbeiten unverzichtbar. Deshalb ist das SharePoint-Intranet das beste Werkzeug für:

• antragsformulare bereitstellen
• werkzeuge für die Reservierung von Unternehmensressourcen
• zugang zu Diensten und Konventionen

9. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Persönlichkeit auszudrücken

Der Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens hängt immer von seiner Kultur und der Wertschätzung der Mitarbeiter ab.

Das Intranet sollte allen Mitgliedern des Unternehmens die Möglichkeit geben, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen mitzuteilen und sich bei ihren Kollegen bekannt zu machen. Auch die Personalabteilung könnte die ausgetauschten Informationen einsehen, um neue Karrieremöglichkeiten vorzuschlagen oder Kandidaten für offene Stellen direkt unter den bereits im Unternehmen tätigen Personen auszuwählen.

10. Es hält die Benutzer engagiert

Wenn das Engagement hoch ist, steigen Produktivität und Wohlbefinden. Daher sollte das Intranet den Aspekt der Bequemlichkeit mit Funktionen zur Unterstützung der täglichen Aktivitäten durch Erfahrungen ergänzen, die auf das Engagement abzielen, wie z. B. Gamification.

Gamification ermöglicht die Teilnahme an gemeinsamen Wettbewerben, Spielen und Aktivitäten, die die Beziehungen zu den Kollegen verbessern, aber nicht nur das. Innerhalb des Intranets können diese Erfahrungen tatsächlich dazu dienen, die interne Ausbildung durch Quiz und Wettbewerbe mit Preisen interessanter zu gestalten.

11. Es wird reibungslos angenommen

Die Einführung eines intelligenten Intranets ist einfacher und schneller.

Die Benutzer brauchen Werkzeuge, um den Wert der ihnen zur Verfügung gestellten Funktionen zu verstehen. Schulungen spielen daher eine Schlüsselrolle bei der Akzeptanz des Intranets, und ein intelligentes Intranet wie SharePoint Online kann diese Aufgabe übernehmen:

• Webinare und Schulungsinhalte
• Live-Veranstaltungen mit Frage- und Antwortrunden
• Geführte Touren, um mehr über einzelne Funktionen zu erfahren

12. Es unterstützt die Datenanalyse

Wie kann man feststellen, ob das Intranet gut funktioniert oder nicht? Hilft es dem Unternehmen wirklich, oder hat es noch viele Einschränkungen? Finden die Benutzer, was sie brauchen?

SharePoint Online-Protokolle und Office 365-Überwachungsfunktionen helfen Ihnen, diese Fragen zu beantworten. Aber sie sind nicht genug.

Um alle Details darüber zu erfahren, wie das Intranet funktioniert und wie effektiv es ist, benötigen Sie systemeigene Tools, um die Benutzeraktivitäten zu verfolgen und zu verstehen, ob die Website einen echten Beitrag zur Produktivität der Benutzer leistet.

13. Es unterstützt die Führung

Im Zeitalter der Digitalisierung stehen Führungskräften unzählige innovative Technologien zur Verfügung, um:

• teams zu koordinieren
• die Onboarding-Phase zu managen
• wichtige Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung zu gewinnen
• direkt und konstruktiv mit Kollegenzu kommunizieren

Mit dem Intranet können die Mitglieder der Geschäftsleitung schnell mit allen im Unternehmen kommunizieren und ihr Feedback erhalten, ohne eine einzige E-Mail zu versenden oder einen Anruf zu tätigen.

Durch die Integration von SharePoint mit den Kollaborationsplattformen von Microsoft, wie Microsoft Teams, können jedoch Videoanrufe und Live-Streaming-Events einfacher organisiert werden. Alle Benutzer in Geschäftsinitiativen einbeziehen, egal wo sie sind.

Intelligentes Intranet: die wichtigsten Ziele

Was bedeutet es, ein intelligentes Intranet für Ihr Unternehmen zu haben? Bevor wir unsere Vision vertiefen und herausfinden, wie man ein wirklich intelligentes Intranet mit SharePoint Online erstellt, müssen wir wissen, welche Ziele das Intranet erreichen muss, damit das Unternehmen sie überwachen und die Wirksamkeit seiner Investition bewerten kann.

Die wichtigsten Intranetziele lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Erhöhtes Engagement der Benutzer
2. Verbesserte Produktivität und Wohlbefinden im Unternehmen
3. Verbesserte Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens

Die Ergebnisse eines intelligenten Intranets

1. Bindet die Benutzer ein
2. Verbessert die Produktivität
3. Steigert die Wettbewerbsfähigkeit

"Eine hoch engagierte Belegschaft ist der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das seine Konkurrenten übertrifft, und einem, das nicht wächst"[Quelle]

87 Prozent der Arbeitnehmer weltweit sind am Arbeitsplatz nicht engagiert. Dies ist bezeichnend, wenn man bedenkt, dass Unternehmen, denen es gelingt, ihre Mitarbeiter in ihre Aktivitäten und Initiativen einzubinden, ihre Konkurrenten in Bezug auf den erzielten Gewinn um 147 % übertreffen.

Neue Technologien wie das Intranet von SharePoint Online, das in den digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365 integriert ist, bieten Unternehmen die Möglichkeit, sich durch eine höhere Produktivität und ein besseres Wohlbefinden der Mitarbeiter von der Konkurrenz abzuheben.

Und so funktioniert es:

• Mit einem intelligenten Intranet wird die interne Kommunikation dank der Content-Management-Funktionen von SharePoint und der Integration mit Plattformen für Zusammenarbeit und Mitarbeitererfahrung wie Microsoft Teams, Forms und Viva ansprechender.
• Wenn sich die Mitarbeiter engagieren und das Intranet hochwertige Dienste bietet, steigt die Produktivität. Die Benutzer sind motivierter und sparen Zeit bei der Suche nach Kontakten, Dokumenten und anderen Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Je größer die Zeitersparnis ist, desto größer ist auch die Gesamtrentabilität des Unternehmens.

Wie lassen sich die Ergebnisse Ihres Intranets bewerten?

Um zu bewerten, wie das Intranet die Produktivität Ihres Unternehmens gesteigert hat, können Sie mehrere quantitative KPIs festlegen.

Zu den direkten KPIs könnten Sie gehören:

• Anzahl der Aufrufe pro einzelner Seite
• Anzahl der einzelnen Nutzer, die das Intranet besucht haben
• Anzahl der Sitzungen und Dauer der einzelnen Sitzungen
• Anzahl der eingestellten, gesuchten und angesehenen Inhalte
• Interaktionen mit der Unternehmenskommunikation, einschließlich Likes und Kommentare

Unter den indirekten KPIs sind zu finden:

• Anzahl der beim Helpdesk des Unternehmens eingegangenen Anfragen
• Anzahl der an Kollegen gesendeten E-Mails mit der Bitte um Informationen

Wie man eine Intranetseite erstellt: überlegungen, um nichts falsch zu machen

Um ein wirklich intelligentes Intranet zu erstellen, das in der Lage ist, die vom Unternehmen gesetzten Ziele zu erreichen, müssen in der Entwurfsphase bestimmte Überlegungen angestellt werden. Dies ist ein heikler Moment, der von den meisten Unternehmen vernachlässigt wird, der sich aber als äußerst wichtig erweist, wenn es darum geht, die Wirksamkeit des Intranets zu gewährleisten und somit die Investition zu maximieren.

Damit Sie bei der Erstellung Ihres Intranets keine Fehler machen, sollten Sie folgende Punkte beachten.

Wie man ein Unternehmensintranet gestaltet

1. Die Analysephase

Die Analysephase ist zu 70 Prozent für den Erfolg eines Intranet-Projekts verantwortlich. Sie ist die heikelste Phase, da hier das Intranetmodell definiert wird, das den spezifischen Geschäftsanforderungen und strategischen Zielen gerecht werden kann. In der Regel umfasst die Analysephase drei Aktivitäten:

1. Analyse des Kontexts und der Unternehmenskultur
2. Analyse der zu erreichenden Ziele (Produktivität, Wohlbefinden, usw.)
3. Analyse des Endnutzers und Ermittlung seiner Hauptbedürfnisse

1.1 Analyse des Kontextes

Diese erste Aktivität umfasst:

• analyse der operativen und strategischen Pläne, die den internen Prozessen zugrunde liegen;
• analyse der Mission und der Werte, die der Unternehmenskultur zugrunde liegen;
• analyse der aktuellen Kommunikationsstrategie.

Wenn das Unternehmen bereits über ein Intranetportal verfügt, ist es sinnvoll zu analysieren, welche Funktionen von den Nutzern am häufigsten verwendet werden, um zu verstehen, wie die angebotenen Dienste und Inhalte verbessert werden können.

Auf diese Weise erhalten Sie eine erste klare Vorstellung davon, wie ein Intranet gestaltet werden kann, das die Unternehmenskultur respektiert und die Aktivitäten der Mitarbeiter angemessen unterstützt.

1.2 Zielanalyse

Die Zielanalyse dient dazu, die Funktionalität des Intranets auf die Strategien und Ziele des Unternehmens abzustimmen.

Nachdem die strategischen Ziele definiert wurden, müssen die operativen Ziele festgelegt werden. In der Praxis müssen in dieser Analysephase die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Welche Tools soll das Unternehmensintranet bieten?
• Wie kann das Intranet Einzel- und Gruppenaktivitäten unterstützen?
• Was braucht das Unternehmen, um die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu verbessern?

1.3 Analyse der Endnutzer

Das Intranet besteht aus Menschen.

Den Endnutzer zu kennen bedeutet zu wissen, welche Funktionen, Inhalte und Dienste im Intranet angeboten werden müssen, damit alle Mitarbeiter des Unternehmens ihre Arbeit besser erledigen können.

Die Zielgruppenanalyse wird oft unterschätzt, weil Unternehmen die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter als selbstverständlich ansehen. Leider führt eine fehlende Analyse des Endnutzers jedoch dazu, dass ein "nutzloses" oder ineffektives Intranet entsteht, dem es an maßgeschneiderten Lösungen mangelt.

Doch wie lassen sich die Bedürfnisse der Benutzer ermitteln?

Hier sind einige Werkzeuge, deren Einsatz wir empfehlen.

Fokusgruppen und Fragebögen

Um eine sorgfältige Analyse der Menschen im Unternehmen durchzuführen, können Sie auf zwei verschiedene, aber sich ergänzende Arten vorgehen. Sprechen wir über Fokusgruppen und Fragebögen.

Bei Fokusgruppen handelt es sich um eine qualitative Forschungstechnik mit einer kleinen Gruppe von Personen, in der Regel zwischen 6 und 12 Teilnehmern. Die Diskussion wird von einem Moderator geleitet (in der Regel einer der an der Intranetgestaltung beteiligten Personen), der das Gespräch durch eine Reihe von im Voraus vorbereiteten Fragen lenkt.

Ziel ist es, Meinungen, Wahrnehmungen, Ideen und Feedback von den Teilnehmern in einem interaktiven Rahmen zu sammeln. Diese Methode ermöglicht eine eingehende Untersuchung der Motivationen, Einstellungen, Erfahrungen und Verhaltensweisen der Menschen und bringt Erkenntnisse zutage, die mit anderen Forschungstechniken wie Umfragen oder Einzelinterviews möglicherweise nicht gewonnen werden können.

Während Fokusgruppen es uns ermöglichen, die Endnutzer durch dynamische Interaktionen und geführte Diskussionen kennen zu lernen, liefern Fragebögen quantitative Daten, die in größerem Umfang analysiert werden können.

Sie ermöglichen die Erfassung spezifischer, strukturierter Informationen von einer großen Anzahl von Befragten, wodurch Trends, Verhaltensmuster und allgemeine Bedürfnisse, die das Intranet erfüllen kann, ermittelt werden können.

Bei der Erstellung eines Fragebogens in der Entwurfsphase eines Intranets ist es wichtig zu betonen, dass nicht Fragen zum Intranet selbst gestellt werden sollten, sondern Fragen zur Arbeit der Mitarbeiter. Auf diese Weise erhalten Sie wichtige Informationen über die durchschnittlichen IT-Kenntnisse, die bevorzugten Geräte und die Anwendungen, die die Mitarbeiter zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben verwenden.

Befragungen

Interviews sind nützlich, um ein direkteres und persönlicheres Feedback zu erhalten als Erkenntnisse aus Fokusgruppen und Fragebögen. Es könnte sinnvoll sein, eine Interviewrunde zu organisieren, nachdem eine Demo des Intranets zur Verfügung gestellt wurde, bei der Nutzer, die den Prototyp getestet haben, befragt werden.

2. Planung für den Wandel

Heutzutage ist es nicht mehr möglich, ein digitales Projekt ohne einen Plan zu beginnen, vor allem, wenn ein Projekt wie die Einrichtung eines Intranets die tägliche Routine aller Mitarbeiter verändern wird.

Einen Plan zu haben bedeutet, zu entscheiden, wer in die Entwurfsphase einbezogen werden soll, das verfügbare Budget festzulegen und die Kommunikations- und Schulungsstrategie zu definieren, um die Akzeptanz des Intranets sicherzustellen.

Alles muss im Voraus festgelegt werden, um Überraschungen während des Projekts zu vermeiden.

Aus diesem Grund empfehlen wir:

• Bilden Sie das für die Gestaltung verantwortliche Team.
• Bestimmen Sie die Funktionen und Ressourcen, die in das Intranet aufgenommen werden sollen, um ein realistisches Budget festzulegen.
• Ermitteln Sie die von den Mitarbeitern des Unternehmens bevorzugten Kommunikationsmittel, die Vorteile, die das neue Intranet ihnen bietet, und die fehlenden IT-Kenntnisse, um eine geeignete interne Kommunikations- und Schulungsstrategie festzulegen.
• Ständige Überwachung der Rückmeldungen der Nutzer und der Entwicklung des Projekts.

3. Auswahl der zur Verfügung zu stellenden Tools

Wir haben bereits gesehen, warum die Analysephase bei der Gestaltung des Unternehmensintranets so wichtig ist. Unter den nützlichen Informationen, die gewonnen werden können, ermöglicht es die Analysephase zu verstehen, welche Tools im Intranet nicht fehlen dürfen, basierend auf den Präferenzen der Benutzer und dem, was sie brauchen, um ihre Arbeit besser zu erledigen.

Die Definition von "Killer-Apps" ist daher ein wichtiger Schritt bei der Schaffung eines nützlichen Intranets, das das Interesse und die Akzeptanz bei allen Mitarbeitern des Unternehmens sicherstellt.

Nach jahrelanger Erfahrung in der Intranet-Entwicklung haben wir einige Funktionen entwickelt, mit denen sich dieses Ziel erreichen lässt. Im Folgenden führen wir einige Beispiele für unsere Webparts auf, die die Rolle einer Killer-App spielen:

• Webpart für die Ausschreibung und Bewerbung auf offene Stellen, unter Nutzung des persönlichen Profils des SharePoint-Intranets.
• Webpart zur schnellen Reservierung von Räumen und Ressourcen, von Schreibtischen bis zu Parkplätzen auf dem Firmenparkplatz.
• Webpart zum erneuten Teilen von Beiträgen aus den LinkedIn-, Facebook-, Instagram- und TikTok-Profilen des Unternehmens.

4. Einsatz der richtigen Überwachungsinstrumente

Die Festlegung von Zielen und KPIs reicht nicht aus, um den Erfolg des Intranets sicherzustellen. Sie müssen die Ergebnisse kontinuierlich überwachen, um die Effektivität Ihrer Investition genau zu bewerten und zu verstehen, wie Sie das Intranet verbessern können, um das Engagement der Nutzer und die kollektive Produktivität zu steigern.

Es gibt eine Vielzahl von Tools zur Überwachung der Intranetleistung, einige davon sind sogar in SharePoint integriert.

Aber es ist nicht so einfach, die Ergebnisse eines Intranetprojekts richtig zu überwachen. Tatsächlich bieten nur wenige der verfügbaren Tools einen detaillierten Einblick in das, was wirklich wichtig ist: wie viel und wie das Intranet im Unternehmen genutzt wird.

Um unseren Kunden zu helfen, nützliche Erkenntnisse zu gewinnen, um das Intranet, das sie gemeinsam aufbauen, weiter zu verbessern, haben wir Intranet Analytics entwickelt . Unsere Komponente wird verwendet, um die Effektivität des digitalen Arbeitsplatzes von Microsoft 365 und des SharePoint-Intranets mit detaillierten Berichten über das Nutzerverhalten zu messen.

Damit können die Analysefunktionen von SharePoint erweitert werden, um Informationen zu erhalten wie z. B.:

• einzelne Seitenaufrufe
• dauer der einzelnen Sitzungen
• verwendete Suchbegriffe
• zugriff auf Dokumente
• usw.

Darüber hinaus lassen sich unsere Funktionen mit Google Analytics und anderen Tools von Drittanbietern integrieren, um eine noch tiefere Analyse des Intranets zu ermöglichen.

5. Festlegung der Governance-Strategie

Am Tag nach dem Go-Live des Intranets beginnt der Governance-Plan.

Um diese Phase erfolgreich anzugehen, gibt es eine Liste von Maßnahmen, die in das Governance-Programm aufgenommen werden sollten. Im Allgemeinen empfehlen wir, im Voraus zu definieren:

1. Die externen Freigabeoptionen für jeden Standort.
2. Die Art und Weise, wie die Aktionen der externen Benutzer verfolgt werden.
3. Die Modalitäten für die Bereitstellung neuer Inhaltsbereiche im Intranet.
4. Die Berechtigungen, die an interne Benutzer im Unternehmen verteilt werden sollen.

Wie hilft uns Microsoft beim Aufbau eines intelligenten Intranets?

Die Erstellung eines intelligenten Unternehmensintranets ist dank der Technologien von Microsoft 365 möglich.

In der Produktreihe Microsoft 365 (ehemals Office 365) wird SharePoint zum Kernstück vieler Dienste mit fortschrittlichen Funktionen zur:

• verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten
• erstellen und Freigeben von Inhalten
• daten sicher zu speichern
• interne Prozesse zu koordinieren

SharePoint ist daher die beste Plattform für die Erstellung eines Intranets und die Umgestaltung der Produktivität Ihres Unternehmens.

Im Folgenden sind die Bereiche aufgeführt, die Microsoft entwickelt, um die Funktionen seines digitalen Arbeitsplatzes zu erweitern, in dessen Mittelpunkt SharePoint steht.

1. Engagement und Zusammenarbeit unter Kollegen

Es wird weiterhin in Plattformen zur Zusammenarbeit investiert, die sich in das SharePoint Online-Intranet integrieren lassen und zusätzliche Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen bieten. Unter diesen Plattformen können wir Microsoft Teams und Viva Engage (die Lösung, die den Platz von Yammer im digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365 eingenommen hat) nicht unerwähnt lassen.

2. Menschen, Nachrichten, Wissen und Anwendungen miteinander verbinden

Das Veröffentlichungssystem der SharePoint Online-Websites, vor allem des Intranets, entwickelt sich weiter. Mit der Einführung von Home Sites und neuen Funktionen für die Erstellung von On-Page-Inhalten ist es nicht möglich, auf dem Markt Tools zu finden, die mit SharePoint bei der Erstellung eines intelligenten Intranets konkurrieren können.

3. Wissensmanagement

Wir werden bald einen großen Wandel in der Verwaltung von Intranet-Inhalten erleben, und SharePoint Online führt diesen Wandel mit dem Wechsel vom Informationsmanagement zum kollektiven Wissensmanagement an.

Wie man eine Intranetseite mit SharePoint erstellt

Um Ihr Unternehmensintranet mit SharePoint Online zu erstellen, müssen Sie sich zunächst bei microsoft365.com anmelden, um die SharePoint-Anwendung zu öffnen und die Startseite zu erreichen.

Sobald Sie sich auf der Startseite befinden, klicken Sie oben links auf den Punkt "Website erstellen".

SharePoint wird Sie fragen, ob Sie eine Teamsite oder eine Kommunikationssite erstellen möchten.

Wenn Sie den Unterschied zwischen diesen beiden Website-Typen nicht kennen, finden Sie alle Informationen weiter unten; andernfalls fahren Sie direkt mit dem nächsten Abschnitt fort, um zu erfahren, wie Sie die Grundlage für Ihr Intranet erstellen.

Der Unterschied zwischen einer Teamsite und einer Kommunikationssite in SharePoint

Eine Team- oder Kollaborationssite dient der Verbesserung der Koordination und Kommunikation von Benutzern, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten müssen.

Sie umfasst Funktionen zur Verwaltung von Dokumentbibliotheken, gemeinsamen Kalendern und SharePoint-Listen, mit denen die Arbeitslast unter den Mitgliedern eines Teams aufgeteilt werden kann.

Eine Kommunikationsseite hingegen dient dem Informationsaustausch mit einem breiten Nutzerkreis, der nicht auf die Mitglieder eines einzelnen Teams beschränkt ist.

Im Gegensatz zu Team-Sites, die sich auf die Verwaltung von Unternehmensprojekten konzentrieren, geht es bei Kommunikations-Sites also um den Austausch von Nachrichten und Informationen. Das Intranet ist dafür ein gutes Beispiel.

Wir entscheiden uns daher für die Erstellung einer SharePoint-Kommunikationsseite.

Die wichtigsten Schritte zur Erstellung Ihres Intranets mit SharePoint

Sobald Sie sich für die Option "Kommunikationsseite" entschieden haben, beginnt der eigentliche Prozess der Erstellung des Intranets.

Für den Anfang stellt Microsoft mehrere Vorlagen zur Verfügung, um die Erstellung einer Kommunikations-Website zu beschleunigen:

• Krisenmanagement
• Abteilungsspezifische Inhalte
• Personaldienstleistungen und Neuigkeiten
• Gelegenheiten und interne Schulungskurse

Leider gibt es aber noch keine wirklich gebrauchsfertige Vorlage für das Unternehmensintranet. Es empfiehlt sich, mit der Vorlage "Blank" ganz von vorne anzufangen.

Jetzt ist es an der Zeit, den Namen des Intranets zu wählen.

Dies ist ein wichtiger Schritt, denn der Name muss die Marke unterstreichen und gleichzeitig für die Benutzer leicht zu merken sein.

Im Folgenden finden Sie einige unserer bewährten Verfahren, um dem Intranet einen aussagekräftigen und einprägsamen Namen zu geben:

1. Verwenden Sie den Unternehmensnamen neu.
   Das Unternehmen Contoso könnte sein Intranet beispielsweise "OneContoso" oder "WeContoso" nennen (um das Gefühl der Einheit und der Gemeinschaft zu betonen) oder sich für eine Kombination der Marke mit dem Begriff "Intranet" entscheiden, was in diesem Fall "InContoso" ergibt
   
   
2. Beziehen Sie sich auf den Zweck des Intranets.
   In diesem Fall könnten einige Beispiele "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" oder "TheHub" lauten Einer unserer Kunden folgte diesem Muster und nannte das von uns gemeinsam entwickelte Intranet "ThePipeline" Ein anderer Kunde hat mit dem Namen "Agora" eine wirklich originelle Wahl getroffen
   
   
3. Vermeiden Sie zu lange oder unaussprechliche Namen.
   Sie wären nicht nur schwer zu merken, sondern würden auch die gemeinsame Nutzung der Intranetadresse kompliziert machen.
   
   
4. Lassen Sie sich von der Tätigkeit des Unternehmens inspirieren.
   Ein schönes Beispiel ist ein Kunde von uns, der im Agrarsektor tätig ist und beschlossen hat, das Intranet "Mandarin" zu nennen Es ist überflüssig zu erwähnen, dass das Portal mit orangefarbenen Tönen und abgerundeten Silhouetten angepasst wurde.
   
   
5. Beziehen Sie die Personen ein, die das Intranet nutzen sollen.
   Sie können Umfragen und Fragebögen verwenden, um die Ideen der Kollegen zu sammeln, oder sie bitten, unter den vom Unternehmen vorgeschlagenen Namen denjenigen zu wählen, den sie bevorzugen.

Sobald Sie einen Namen für das Intranet gewählt haben, werden Sie von SharePoint aufgefordert, eine kurze Beschreibung der neuen Website zu verfassen und die Standardsprache auszuwählen. Die Wahl der Sprache ist der zweite Schlüsselmoment bei der Erstellung des Intranets, denn SharePoint erlaubt es Ihnen nicht, sie später zu ändern.

Sobald Sie die leere Website betreten, empfehlen wir Ihnen, das Unternehmensthema auszuwählen, um die entsprechende Farbpalette auf SharePoint-Steuerelemente, Beschriftungen und grafische Elemente anzuwenden. Um dies zu tun, gehen Sie einfach

• zugriff auf Einstellungen, oben rechts
• klicken Sie auf den Punkt "Erscheinungsbild ändern"
• wählen Sie das von Ihnen bevorzugte Thema

Sie können aus den von Microsoft angebotenen Vorlagen wählen und sie so verwenden, wie sie sind, um die Erstellung des Intranets zu beschleunigen. Oder Sie wählen eine Vorlage und passen sie an, z. B. um die Farbpalette an die Farben der Unternehmensmarke anzupassen. Wenn Sie mehr Anpassungen vornehmen möchten, können Sie mit SharePoint Ihr eigenes Thema von Grund auf erstellen.

Auch unter "Aussehen ändern" können Sie das Erscheinungsbild ändern:

• Kopfzeile, mit spezifischen Einstellungen für
  • layout (minimal, kompakt, Standard und erweitert)
  • hintergrundfarbe, die mit einer abgestuften Transparenz aktiviert oder deaktiviert werden kann
    (die Farbe wird automatisch aus der für das Thema der Website gewählten Palette übernommen)
  • titel, kann aktiviert werden oder nicht
  • logo, das hochgeladen werden muss
    
    
• Navigationsleiste, mit spezifischen Einstellungen für
  • hinzufügen/Entfernen von Links
  • hinzufügen/Entfernen von Labels (Gruppen von Links)
  • linkbaum, Einfügen von Unterlinks für Haupteinträge
    (am besten nicht mehr als 3 Ebenen, um eine gute Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten)
    
    
• Fußzeile

Anschließend muss der Inhalt des Intranets definiert werden, beginnend mit der Startseite.

Wählen Sie einfach den Punkt "Bearbeiten" in der oberen rechten Ecke, um loszulegen.

SharePoint Online ist ein leistungsfähiges Tool für die Verwaltung von Inhalten, das es ermöglicht, eine Vielzahl unterschiedlicher Inhalte auf den einzelnen Seiten der Websites zu platzieren.

Zunächst können die Redakteure die Anzahl und Formatierung der Abschnitte ändern, aus denen eine Seite besteht, um die Struktur zu definieren, in der die einzelnen Inhalte untergebracht werden sollen.

Nach der Festlegung der Seitenstruktur ist es dann möglich, die Webparts der von SharePoint unterstützten Text- und Multimedia-Inhalte einzufügen. Unter diesen sind hervorzuheben:

• nachrichten
• kalender
• organigramm
• powerBI-Berichte
• einzelne Bilder oder Karussells
• microsoft Forms Fragebogen
• youTube- oder Microsoft Stream-Videos
• usw.

Webparts können mit benutzerdefinierten Funktionen erweitert werden, wie sie in unseren Intranet-Plänen angeboten werden.

Auf der Grundlage von Projekten, die wir mit unseren Kunden durchgeführt haben, haben wir mehr als 50 Komponenten entwickelt, um die Funktionalität von SharePoint Online in Bezug auf Kommunikation, Zusammenarbeit, Produktivität, Wissensaustausch und Schulung zu erweitern. Zum Beispiel sind Webparts in unseren Plänen verfügbar, um:

• den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu verwalten
• interne Kontakte zu finden und Ihre Kollegen besser kennenzulernen
• zugriff auf die bevorzugten oder empfohlenen Arbeitsanwendungen des Unternehmens
• sich auf offene Stellen zu bewerben, um den Auswahlprozess zu beschleunigen
• veröffentlichung von Nachrichten und Mitteilungen für Benutzergruppen mit dynamischen Grafiken und Integration in Microsoft Teams, um einen maximalen Empfang zu gewährleisten

Ob Standard oder benutzerdefiniert, denken Sie daran, dass Ihre Intranet-Webparts auf der Grundlage der tatsächlichen Bedürfnisse der Kollegen und der Prozesse, die Ihr Unternehmen kennzeichnen, ausgewählt werden sollten.

Sobald die nützlichen Webparts eingegeben sind, müssen Sie nur noch die Intranet-Inhalte erstellen, veröffentlichen und ständig aktualisieren. So bleibt das Interesse der Nutzer auf Dauer erhalten.

Im Folgenden finden Sie eine Übersichtstabelle mit den wichtigsten Schritten, die Sie bei der Erstellung eines Intranets mit SharePoint Online befolgen müssen:

Was ist ein intelligentes Intranet?

Ein intelligentes Intranet ist ein internes Firmennetzwerk, das die täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter unterstützt und die Produktivität sowie das Wohlbefinden verbessert. Es bietet erweiterte Funktionen wie die Informationssuche, die Kommunikation zwischen Kollegen, das Dokumentenmanagement und aktualisierte Inhalte.

Was sind die Hauptziele eines intelligenten Intranets?

Die Hauptziele eines intelligenten Intranets sind: Erhöhung des Benutzerengagements, Verbesserung der Produktivität und des Wohlbefindens im Unternehmen sowie Steigerung der Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Wie wird ein intelligentes Intranet entworfen?

Das Design eines intelligenten Intranets umfasst mehrere Phasen: Analyse des Unternehmenskontexts, Definition strategischer und operativer Ziele, Analyse der Benutzerbedürfnisse durch Fokusgruppen, Fragebögen und Interviews, Planung des Wandels, Auswahl von Werkzeugen und Funktionen sowie kontinuierliche Leistungsüberwachung.

Was sind die grundlegenden Funktionen eines intelligenten Intranets?

Die grundlegenden Funktionen umfassen: Werkzeuge für die Suche und das Dokumentenmanagement, interne Kommunikation und Push-Benachrichtigungen, Kontaktverzeichnisse, Kollaborationswerkzeuge, dedizierte Räume für Abteilungen sowie Unterstützung für Schulungen und Datenanalysen.

Wie kann eine effektive Einführung des Intranets sichergestellt werden?

Um eine effektive Einführung des Intranets sicherzustellen, ist es unerlässlich, kontinuierliche Schulungen durch Webinare, Schulungsinhalte, Live-Events und geführte Touren durch die Funktionen anzubieten. Darüber hinaus ist es wichtig, kontinuierlich Benutzerfeedback zu überwachen und die Plattform basierend auf ihren Bedürfnissen zu verbessern.

Welche Vorteile bietet ein in Microsoft 365 integriertes Intranet?

Ein in Microsoft 365 integriertes Intranet bietet zahlreiche Vorteile, darunter: fortschrittliches Dokumentenmanagement, Echtzeit-Zusammenarbeit über Microsoft Teams, Inhaltserstellung und -freigabe mit SharePoint, Leistungsanalyse mit PowerBI und Unterstützung der Unternehmensproduktivität mit Tools wie Microsoft Forms und Viva.

Wie werden die Ergebnisse eines intelligenten Intranets bewertet?

Die Ergebnisse eines intelligenten Intranets können durch quantitative KPIs wie die Anzahl der Seitenaufrufe, eindeutige Benutzer, Sitzungsdauer und Interaktionen mit Unternehmenskommunikationen bewertet werden. Tools wie Intranet Analytics, integriert in SharePoint und Google Analytics, helfen, die Leistung zu verfolgen und die Plattform kontinuierlich zu verbessern.

Was sind die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines Intranets mit SharePoint?

Die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines Intranets mit SharePoint umfassen: Erstellen einer Kommunikationsseite, Auswahl eines aussagekräftigen Namens, Auswahl der Standardsprache, Anwendung des Unternehmensdesigns, Anpassung der Navigation, Strukturierung der Inhaltsseiten mit Abschnitten und Webparts sowie die regelmäßige Aktualisierung der Inhalte.