Wie man ein Intranet mit SharePoint erstellt

Welche Funktionen muss ein Intranet haben, um als “intelligent” bezeichnet zu werden? Und wie erstellt man es Schritt für Schritt mit SharePoint Online?

Um das richtige Unternehmensintranet aufzubauen, ist es wichtig, die Funktionalitäten zu berücksichtigen, die es bietet, ebenso wie die Integration mit den verwendeten Systemen und die Auswirkungen auf die Produktivität. Die Wahl sollte auf ein System fallen, das eine Optimierung der Arbeitsabläufe, eine verbesserte Zusammenarbeit und einen sicheren Datenzugriff ermöglicht, mit der Flexibilität und Skalierbarkeit, die nötig sind, damit das Intranet das Wachstum einer Organisation begleiten kann.

In diesem Artikel zeigen wir daher, warum SharePoint Online die beste Lösung ist, um ein Intranet zu erstellen, das diese Anforderungen erfüllt. Dabei ziehen wir einen Vergleich mit den wichtigsten Alternativen, darunter Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo und Jive, und zeigen, wie Sie es konkret Schritt für Schritt aufbauen.

Was ist ein intelligentes Intranet?

Das Intranet eines Unternehmens muss sorgfältig erstellt werden, wobei verschiedene Aspekte berücksichtigt werden müssen. Von der Einbindung der Mitarbeiter über die Erstellung von Inhalten bis hin zu Personaldiensten, Überwachung und Verwaltung. Nichts sollte unterschätzt werden, wenn Sie ein erfolgreiches Intranet haben wollen.

Hier ist eine Liste von Faktoren, die ein intelligentes Intranet ausmachen.

1. Es ist ein echtes Arbeitsinstrument

Das Intranet hilft den Mitarbeitern bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben und steigert ihre Produktivität und ihr Wohlbefinden im Unternehmen. Mit den fortschrittlichen Funktionen von Plattformen wie SharePoint Online kann das Intranet so gestaltet werden, dass:

• die Suche nach Informationen erleichtert wird
• die Kommunikation unter den Kollegen verbessert wird
• aktuelle Inhalte und Nachrichten verbreitet werden
• die Erstellung, Freigabe und Speicherung von Dokumenten verwaltet wird

Wenn die Nutzer keinen zwingenden Grund für die Nutzung des Intranets finden, sei es, weil es nicht die richtigen Funktionen bietet oder weil es an Schulungen für die richtige Nutzung mangelt, wird es kurz nach der Einführung wieder aufgegeben. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass das Intranet praktisch und benutzerfreundlich ist, wenn die vom Unternehmen in seine Einrichtung investierten Ressourcen nicht verschwendet werden sollen.

2. Es ist auf den Benutzer zugeschnitten

Das Intranet muss den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter gerecht werden. Es reicht nicht aus, dass das Intranet Funktionen zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen bietet, sondern es muss auch die Arbeit der Benutzer mit personalisierten Inhalten auf der Grundlage ihrer Präferenzen unterstützen.

Mit SharePoint Online wird das Intranet zum zentralen Ort für globale Inhalte im gesamten Unternehmen. Es bietet:

• Nachrichten und Mitteilungen, die auf Abteilung, Standort oder Rolle zugeschnitten sind
• Updates zu Initiativen, die für den Benutzer von Interesse sind
• Relevante interne Kontakte, die den eigenen Bedürfnissen entsprechen
• Schnellen Zugriff auf bevorzugte Anwendungen, FAQs und Dokumente

Und vieles mehr.

3. Es erreicht die Nutzer, wo immer sie sind

Informationen und Wissen sind für ein erfolgreiches Unternehmen unverzichtbar und sollten für jeden direkt von seinem Arbeitsplatz aus verfügbar sein. Was auch immer sie gerade tun, wo auch immer sie sind und auf jedem Gerät.

Das SharePoint-Intranet kann in Microsoft Teams integriert werden, um die Weitergabe wichtiger Nachrichten und Inhalte durch das Versenden individueller Push-Benachrichtigungen zu vereinfachen. Bei intranet.ai haben wir eine Komponente entwickelt, die genau diesen Prozess übernimmt, um Unternehmen zu ermöglichen:

• Mitarbeiter in Echtzeit zu informieren
• Nutzer mit gezielten Benachrichtigungen anzusprechen
• das Engagement für die interne Kommunikation zu überwachen
• die maximale Reichweite der wichtigsten Nachrichten zu gewährleisten

4. Es ermöglicht, mehr über das Unternehmen zu erfahren

Wie oft kommt es vor, dass Sie Informationen benötigen, aber nicht wissen, an wen Sie sich im Unternehmen wenden müssen, um sie zu erhalten?

Das Intranet von SharePoint Online vereint an einem Ort im digitalen Arbeitsplatz des Unternehmens die Kontakte, Dokumente, Mitteilungen, Dienste und Anwendungen, die die Benutzer benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, ohne Unterbrechung und ohne Zeit für die Suche zu verschwenden.

Das Personenverzeichnis und das Organigramm sind einige der Funktionen, die wir den Intranets unserer Kunden hinzufügen, damit die Benutzer mehr über ihre Organisation erfahren und sofort Kollegen mit Antworten auf ihre Fragen finden können.

5. Es verbindet Kollegen

Okay, wir wissen, dass die im Intranet verfügbare Liste der Mitarbeiter dazu beiträgt, das Unternehmen besser zu verstehen, aber wie können die Benutzer schnell mit einem Kollegen Kontakt aufnehmen? Wie können sie eine Verbindung herstellen, um Dokumente auszutauschen oder gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten?

Auch hier ist die SharePoint-Intranet-Integration mit Microsoft Teams die Antwort. Teams kann in der Tat Benutzer miteinander verbinden und die gemeinsame Nutzung von Informationen und Echtzeit-Updates rationalisieren.

Im Personenverzeichnis des Intranets können die Benutzer die Teams-Kontakte der Kollegen finden, mit denen sie sprechen müssen, und diese mit einem Klick erreichen.

Wir haben bereits über Push-Benachrichtigungen gesprochen, aber es ist erwähnenswert, dass das Unternehmen dank dieser Funktion auch schneller mit seinen Mitarbeitern in Kontakt treten und sie über die neuesten Initiativen und gemeinsamen Erfolge auf dem Laufenden halten kann.

6. Es erleichtert die Zusammenarbeit

Sie können Unternehmensprojekte und -initiativen im Intranet zusammenführen und sie je nach den Bedürfnissen des Unternehmens oder der Relevanz für die Abteilung, die Rolle und die Aktivitäten der Benutzer hervorheben.

Das SharePoint Online-Intranet kann auch einen schnellen Zugang zu Projektgruppen bieten, die spezielle Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Koordinierung von Aktivitäten bereitstellen.

Schließlich sollte jede Abteilung ihren eigenen Bereich im Intranet haben: Die Unternehmenswebsite kann um einen Bereich erweitert werden, der den Mitarbeitern, Initiativen und abteilungsspezifischen Mitteilungen gewidmet ist. Auf diese Weise können Informationen, die für die Aktivitäten einer Abteilung nützlich sind, gesammelt und weitergegeben werden, ohne im globalen Kommunikationsfluss unterzugehen.

7. Es hilft Ihnen, das zu finden, wonach Sie suchen

Nur 1 Prozent der Personen, die ein Intranet in ihrem Unternehmen nutzen, sind mit den Suchergebnissen zufrieden.

Da das Intranet auf veralteter Technologie basiert, kann es nicht die richtige Unterstützung bieten, die zur Steigerung der Produktivität und vor allem der Zufriedenheit der Endbenutzer erforderlich ist. Eine hohe Unzufriedenheitsrate führt dazu, dass das Portal, in das das Unternehmen erhebliche Ressourcen investiert hat, schnell wieder aufgegeben wird.

Sich auf eine moderne, ständig aktualisierte Plattform wie SharePoint Online zu verlassen, ist jedoch nur der erste Schritt. Vielmehr sollten Intranet-Administratoren einige Schlüsselaktivitäten planen, die darauf abzielen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und so die Zufriedenheit der Nutzer zu erhöhen. Unter diesen Aktivitäten heben wir besonders hervor:

• Überwachung von Suchvorgängen und wiederkehrenden Fragen
• Sammlung von Feedback mit Umfragen und Fragebögen

Sobald die Bedürfnisse der Nutzer ermittelt sind, kann das Intranet mit neuen Inhalten und Funktionen angereichert werden, um die Arbeit aller Mitarbeiter des Unternehmens zu unterstützen.

Das Intranet ist nicht nur eine interne Seite für Unternehmensnachrichten. Es ist in erster Linie ein Netzwerk von Menschen, die es zum Leben erwecken, es nutzen, lesen, bereichern, beim Wachstum helfen und sich Tag für Tag darum kümmern. Es ist die digitale Version Ihres Arbeitsplatzes. [Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Es bietet tägliche Hilfsdienste

Suchfunktionen sind für optimales Arbeiten unverzichtbar. Deshalb ist das SharePoint-Intranet das beste Werkzeug für:

• die Bereitstellung von Antragsformularen
• den Zugang zu Diensten und Vergünstigungen
• Werkzeuge zur Reservierung von Unternehmensressourcen

9. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Persönlichkeit auszudrücken

Der Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens hängt immer von seiner Kultur und der Wertschätzung der Mitarbeiter ab.

Das Intranet sollte allen Mitgliedern des Unternehmens die Möglichkeit geben, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen mitzuteilen und sich bei ihren Kollegen bekannt zu machen. Auch die Personalabteilung könnte die ausgetauschten Informationen einsehen, um neue Karrieremöglichkeiten vorzuschlagen oder Kandidaten für offene Stellen direkt unter den bereits im Unternehmen tätigen Personen auszuwählen.

10. Es hält die Benutzer engagiert

Wenn das Engagement hoch ist, steigen Produktivität und Wohlbefinden. Daher sollte das Intranet den Aspekt der Bequemlichkeit mit Funktionen zur Unterstützung der täglichen Aktivitäten durch Erfahrungen ergänzen, die auf das Engagement abzielen, wie z. B. Gamification.

Gamification ermöglicht die Teilnahme an gemeinsamen Wettbewerben, Spielen und Aktivitäten, die die Beziehungen zu den Kollegen verbessern, aber nicht nur das. Innerhalb des Intranets können diese Erfahrungen tatsächlich dazu dienen, die interne Ausbildung durch Quiz und Wettbewerbe mit Preisen interessanter zu gestalten.

11. Es wird reibungslos angenommen

Die Einführung eines intelligenten Intranets ist einfacher und schneller.

Die Benutzer brauchen Werkzeuge, um den Wert der ihnen zur Verfügung gestellten Funktionen zu verstehen. Schulungen spielen daher eine Schlüsselrolle bei der Akzeptanz des Intranets, und ein intelligentes Intranet wie SharePoint Online kann diese Aufgabe übernehmen:

• Webinare und Schulungsinhalte
• Live-Veranstaltungen mit Frage- und Antwortrunden
• Geführte Touren, um mehr über einzelne Funktionen zu erfahren

12. Es unterstützt die Datenanalyse

Wie kann man feststellen, ob das Intranet gut funktioniert oder nicht? Hilft es dem Unternehmen wirklich, oder hat es noch viele Einschränkungen? Finden die Benutzer, was sie brauchen?

SharePoint Online-Protokolle und Office 365-Überwachungsfunktionen helfen Ihnen, diese Fragen zu beantworten. Aber sie sind nicht genug.

Um alle Details darüber zu erfahren, wie das Intranet funktioniert und wie effektiv es ist, benötigen Sie systemeigene Tools, um die Benutzeraktivitäten zu verfolgen und zu verstehen, ob die Website einen echten Beitrag zur Produktivität der Benutzer leistet.

13. Es unterstützt die Führung

Im Zeitalter der Digitalisierung stehen Führungskräften unzählige innovative Technologien zur Verfügung, um:

• teams zu koordinieren
• die Onboarding-Phase zu managen
• direkt und konstruktiv mit Kollegen zu kommunizieren
• wichtige Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung zu gewinnen

Mit dem Intranet können die Mitglieder der Geschäftsleitung schnell mit allen im Unternehmen kommunizieren und ihr Feedback erhalten, ohne eine einzige E-Mail zu versenden oder einen Anruf zu tätigen.

Durch die Integration von SharePoint mit den Kollaborationsplattformen von Microsoft, wie Microsoft Teams, können jedoch Videoanrufe und Live-Streaming-Events einfacher organisiert werden, um alle Benutzer in Geschäftsinitiativen einzubeziehen, egal wo sie sind.

Intelligentes Intranet: die wichtigsten Ziele

Was bedeutet es, ein intelligentes Intranet für Ihr Unternehmen zu haben? Bevor wir unsere Vision vertiefen und herausfinden, wie man ein wirklich intelligentes Intranet mit SharePoint Online erstellt, müssen wir wissen, welche Ziele das Intranet erreichen muss, damit das Unternehmen sie überwachen und die Wirksamkeit seiner Investition bewerten kann.

Die wichtigsten Intranetziele lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Erhöhtes Engagement der Benutzer
• Verbesserte Produktivität und Wohlbefinden im Unternehmen
• Verbesserte Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens

Die Ergebnisse eines intelligenten Intranets

• Bindet die Benutzer ein
• Verbessert die Produktivität
• Steigert die Wettbewerbsfähigkeit

“Eine hoch engagierte Belegschaft ist der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das seine Konkurrenten übertrifft, und einem, das nicht wächst”. [Quelle]

87 % der Arbeitnehmer weltweit sind am Arbeitsplatz nicht engagiert. Dies ist bezeichnend, wenn man bedenkt, dass Unternehmen, denen es gelingt, ihre Mitarbeiter in ihre Aktivitäten einzubinden, ihre Konkurrenten in Bezug auf den erzielten Gewinn um 147 % übertreffen.

Neue Technologien wie das Intranet von SharePoint Online, das in den digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365 integriert ist, bieten Unternehmen die Möglichkeit, sich durch eine höhere Produktivität und ein besseres Wohlbefinden der Mitarbeiter von der Konkurrenz abzuheben.

Und so funktioniert es:

• Mit einem intelligenten Intranet wird die interne Kommunikation dank der Content-Management-Funktionen von SharePoint und der Integration mit Plattformen für Zusammenarbeit und Mitarbeitererfahrung wie Microsoft Teams, Forms und Viva ansprechender.
• Wenn sich die Mitarbeiter engagieren und das Intranet hochwertige Dienste bietet, steigt die Produktivität. Die Benutzer sind motivierter und sparen Zeit bei der Suche nach Kontakten, Dokumenten und anderen Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Je größer die Zeitersparnis ist, desto größer ist auch die Gesamtrentabilität des Unternehmens.

Wie lassen sich die Ergebnisse Ihres Intranets bewerten?

Um zu bewerten, wie das Intranet die Produktivität Ihres Unternehmens gesteigert hat, können Sie mehrere quantitative KPIs festlegen.

Zu den direkten KPIs könnten Sie gehören:

• Anzahl der Aufrufe pro einzelner Seite
• Anzahl der einzelnen Nutzer, die das Intranet besucht haben
• Anzahl der Sitzungen und Dauer der einzelnen Sitzungen
• Anzahl der eingestellten, gesuchten und angesehenen Inhalte
• Interaktionen mit der Unternehmenskommunikation, einschließlich Likes und Kommentare

Unter den indirekten KPIs sind zu finden:

• Anzahl der beim Helpdesk des Unternehmens eingegangenen Anfragen
• Anzahl der an Kollegen gesendeten E-Mails mit der Bitte um Informationen

Wie man eine Intranetseite erstellt: überlegungen, um nichts falsch zu machen

Um ein wirklich intelligentes Intranet zu erstellen, das in der Lage ist, die vom Unternehmen gesetzten Ziele zu erreichen, müssen in der Entwurfsphase bestimmte Überlegungen angestellt werden. Dies ist ein heikler Moment, der von den meisten Unternehmen vernachlässigt wird, der sich aber als äußerst wichtig erweist, wenn es darum geht, die Wirksamkeit des Intranets zu gewährleisten und somit die Investition zu maximieren.

Damit Sie bei der Erstellung Ihres Intranets keine Fehler machen, sollten Sie folgende Punkte beachten.

Wie man ein Unternehmensintranet gestaltet

1. Die Analysephase

Die Analysephase ist zu 70 % für den Erfolg eines Intranet-Projekts verantwortlich. Sie ist die heikelste Phase, da hier das Intranetmodell definiert wird, das den spezifischen Geschäftsanforderungen und strategischen Zielen gerecht werden kann. In der Regel umfasst die Analysephase drei Aktivitäten:

• Analyse des Kontexts und der Unternehmenskultur;
• Analyse der zu erreichenden Ziele (Produktivität, Wohlbefinden, usw.);
• Analyse des Endnutzers und Ermittlung seiner Hauptbedürfnisse.

1.1 Analyse des Kontexts

Diese erste Aktivität umfasst:

• Analyse der operativen und strategischen Pläne, die den internen Prozessen zugrunde liegen;
• Analyse der Mission und der Werte, die der Unternehmenskultur zugrunde liegen;
• Analyse der aktuellen Kommunikationsstrategie.

Wenn das Unternehmen bereits über ein Intranetportal verfügt, ist es sinnvoll zu analysieren, welche Funktionen von den Nutzern am häufigsten verwendet werden, um zu verstehen, wie die angebotenen Dienste und Inhalte verbessert werden können.

Auf diese Weise erhalten Sie eine erste klare Vorstellung davon, wie ein Intranet gestaltet werden kann, das die Unternehmenskultur respektiert und die Aktivitäten der Mitarbeiter angemessen unterstützt.

1.2 Zielanalyse

Die Zielanalyse dient dazu, die Funktionalität des Intranets auf die Strategien und Ziele des Unternehmens abzustimmen.

Nachdem die strategischen Ziele definiert wurden, müssen die operativen Ziele festgelegt werden. In der Praxis müssen in dieser Analysephase die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Welche Tools soll das Unternehmensintranet bieten?
• Wie kann das Intranet Einzel- und Gruppenaktivitäten unterstützen?
• Was braucht das Unternehmen, um die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu verbessern?

1.3 Analyse der Endnutzer

Das Intranet besteht aus Menschen.

Den Endnutzer zu kennen bedeutet zu wissen, welche Funktionen, Inhalte und Dienste im Intranet angeboten werden müssen, damit alle Mitarbeiter des Unternehmens ihre Arbeit besser erledigen können.

Die Zielgruppenanalyse wird oft unterschätzt, weil Unternehmen die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter als selbstverständlich ansehen. Leider führt eine fehlende Analyse des Endnutzers jedoch dazu, dass ein “nutzloses” oder ineffektives Intranet entsteht, dem es an maßgeschneiderten Lösungen mangelt.

Doch wie lassen sich die Bedürfnisse der Benutzer ermitteln? Hier sind einige Werkzeuge, deren Einsatz wir empfehlen.

Fokusgruppen und Fragebögen

Um eine sorgfältige Analyse der Menschen im Unternehmen durchzuführen, können Sie auf zwei verschiedene, aber sich ergänzende Arten vorgehen. Sprechen wir über Fokusgruppen und Fragebögen.

Bei Fokusgruppen handelt es sich um eine qualitative Forschungstechnik mit einer kleinen Gruppe von Personen, in der Regel zwischen 6 und 12 Teilnehmern. Die Diskussion wird von einem Moderator geleitet (in der Regel einer der an der Intranetgestaltung beteiligten Personen), der das Gespräch durch eine Reihe von im Voraus vorbereiteten Fragen lenkt.

Ziel ist es, Meinungen, Wahrnehmungen, Ideen und Feedback von den Teilnehmern in einem interaktiven Rahmen zu sammeln. Diese Methode ermöglicht eine eingehende Untersuchung der Motivationen, Einstellungen, Erfahrungen und Verhaltensweisen der Menschen und bringt Erkenntnisse zutage, die mit anderen Forschungstechniken wie Umfragen oder Einzelinterviews möglicherweise nicht gewonnen werden können.

Während Fokusgruppen es uns ermöglichen, die Endnutzer durch dynamische Interaktionen und geführte Diskussionen kennen zu lernen, liefern Fragebögen quantitative Daten, die in größerem Umfang analysiert werden können.

Sie ermöglichen die Erfassung spezifischer, strukturierter Informationen von einer großen Anzahl von Befragten, wodurch Trends, Verhaltensmuster und allgemeine Bedürfnisse, die das Intranet erfüllen kann, ermittelt werden können.

Bei der Erstellung eines Fragebogens in der Entwurfsphase eines Intranets ist es wichtig zu betonen, dass nicht Fragen zum Intranet selbst gestellt werden sollten, sondern Fragen zur Arbeit der Mitarbeiter. Auf diese Weise erhalten Sie wichtige Informationen über die durchschnittlichen IT-Kenntnisse, die bevorzugten Geräte und die Anwendungen, die die Mitarbeiter zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben verwenden.

Befragungen

Interviews sind nützlich, um ein direkteres und persönlicheres Feedback zu erhalten als Erkenntnisse aus Fokusgruppen und Fragebögen. Es könnte sinnvoll sein, eine Interviewrunde zu organisieren, nachdem eine Demo des Intranets zur Verfügung gestellt wurde, bei der Nutzer, die den Prototyp getestet haben, befragt werden.

Der Ausgangspunkt für Ihr Unternehmensintranet ist ein guter Fragebogen: laden Sie unseren Fragebogen herunter, um herauszufinden, wie Sie Ihr Intranet erstellen oder verbessern können, basierend auf den Bedürfnissen und Interessen aller Mitarbeitenden im Unternehmen.

2. Planung für den Wandel

Heutzutage ist es nicht mehr möglich, ein digitales Projekt ohne einen Plan zu beginnen, vor allem, wenn ein Projekt wie die Einrichtung eines Intranets die tägliche Routine aller Mitarbeiter verändern wird.

Einen Plan zu haben bedeutet, zu entscheiden, wer in die Entwurfsphase einbezogen werden soll, das verfügbare Budget festzulegen und die Kommunikations- und Schulungsstrategie zu definieren, um die Akzeptanz des Intranets sicherzustellen: alles muss im Voraus festgelegt werden, um Überraschungen während des Projekts zu vermeiden.

Aus diesem Grund empfehlen wir:

• Bilden Sie das für die Gestaltung verantwortliche Team.
• Bestimmen Sie die Funktionen und Ressourcen, die in das Intranet aufgenommen werden sollen, um ein realistisches Budget festzulegen.
• Ermitteln Sie die bevorzugten Kommunikationsmittel der Mitarbeitenden, die Vorteile, die das neue Intranet ihnen bietet, sowie eventuelle fehlende IT-Kenntnisse, um eine geeignete interne Kommunikations- und Schulungsstrategie zu entwickeln.
• Überwachen Sie kontinuierlich das Nutzerfeedback und die Entwicklung des Projekts.

3. Auswahl der zur Verfügung zu stellenden Tools

Wir haben bereits gesehen, warum die Analysephase bei der Gestaltung des Unternehmensintranets so wichtig ist. Unter den nützlichen Informationen, die gewonnen werden können, ermöglicht es die Analysephase zu verstehen, welche Tools im Intranet nicht fehlen dürfen, basierend auf den Präferenzen der Benutzer und dem, was sie brauchen, um ihre Arbeit besser zu erledigen.

Die Definition von “Killer-Apps” ist daher ein wichtiger Schritt bei der Schaffung eines nützlichen Intranets, das das Interesse und die Akzeptanz bei allen Mitarbeitern des Unternehmens sicherstellt.

Nach jahrelanger Erfahrung in der Intranet-Entwicklung haben wir einige Funktionen entwickelt, mit denen sich dieses Ziel erreichen lässt. Im Folgenden führen wir einige Beispiele für unsere Webparts auf, die die Rolle einer Killer-App spielen:

• Webpart für die Ausschreibung und Bewerbung auf offene Stellen, unter Nutzung des persönlichen Profils des SharePoint-Intranets.
• Webpart zur schnellen Reservierung von Räumen und Ressourcen, von Schreibtischen bis zu Parkplätzen auf dem Firmenparkplatz.
• Webpart zum erneuten Teilen von Beiträgen aus den LinkedIn-, Facebook-, Instagram- und TikTok-Profilen des Unternehmens.

4. Einsatz der richtigen Überwachungsinstrumente

Die Festlegung von Zielen und KPIs reicht nicht aus, um den Erfolg des Intranets sicherzustellen. Sie müssen die Ergebnisse kontinuierlich überwachen, um die Effektivität Ihrer Investition genau zu bewerten und zu verstehen, wie Sie das Intranet verbessern können, um das Engagement der Nutzer und die kollektive Produktivität zu steigern.

Es gibt eine Vielzahl von Tools zur Überwachung der Intranetleistung, einige davon sind sogar in SharePoint integriert.

Aber es ist nicht so einfach, die Ergebnisse eines Intranetprojekts richtig zu überwachen. Tatsächlich bieten nur wenige der verfügbaren Tools einen detaillierten Einblick in das, was wirklich wichtig ist: wie viel und wie das Intranet im Unternehmen genutzt wird.

Um unseren Kunden zu helfen, nützliche Erkenntnisse zu gewinnen, um das Intranet, das sie gemeinsam aufbauen, weiter zu verbessern, haben wir Intranet Analytics entwickelt. Unsere Komponente wird verwendet, um die Effektivität des digitalen Arbeitsplatzes von Microsoft 365 und des SharePoint-Intranets mit detaillierten Berichten über das Nutzerverhalten zu messen.

Damit lassen sich die Analysefunktionen von SharePoint erweitern, um Informationen wie z. B. folgende zu erhalten:

• Einzelne Seitenaufrufe
• Dauer der einzelnen Sitzungen
• Verwendete Suchbegriffe
• Zugriffe auf Dokumente
• Und mehr

Darüber hinaus lassen sich unsere Funktionen mit Google Analytics und anderen Tools von Drittanbietern integrieren, um eine noch tiefere Analyse des Intranets zu ermöglichen.

5. Festlegung der Governance-Strategie

Am Tag nach dem Go-Live des Intranets beginnt der Governance-Plan.

Um diese Phase erfolgreich anzugehen, gibt es eine Liste von Maßnahmen, die in das Governance-Programm aufgenommen werden sollten. Im Allgemeinen empfehlen wir, im Voraus zu definieren:

• Die externen Freigabeoptionen für jeden Standort.
• Die Art und Weise, wie die Aktionen der externen Benutzer verfolgt werden.
• Die Modalitäten für die Bereitstellung neuer Inhaltsbereiche im Intranet.
• Die Berechtigungen, die an interne Benutzer im Unternehmen verteilt werden sollen.

Warum SharePoint als Intranet wählen?

Immer mehr Unternehmen sehen sich mit zunehmend komplexen Prozessen konfrontiert – sowohl auf operativer Ebene als auch im Hinblick auf Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Bereichen.

Das Intranet wurde genau als Lösung für diese Herausforderungen entwickelt, da es den Mitarbeitenden einen zentralen Ort bietet, an dem sie Dokumente finden, Ideen austauschen und gemeinsame Aufgaben mit Kolleginnen und Kollegen verwalten können.

Neben der Reduzierung von Ineffizienzen beim Informationsaustausch über E-Mails oder andere, nicht miteinander verbundene traditionelle Kanäle erleichtert ein Intranet das Wissensmanagement. Es ermöglicht den Nutzenden, schnell auf benötigte Daten zuzugreifen, sie zu aktualisieren und wiederzufinden – ohne zeitraubende Recherchen und ohne von anderen Personen abhängig zu sein.

Ein Intranet einzuführen bedeutet auch, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich Teams und Abteilungen leicht aufeinander abstimmen können – selbst bei bereichsübergreifenden Projekten. So entfällt die aufwendige Suche nach duplizierten Dokumentversionen in persönlichen Ablagen.

Ein Ansatz, der unabhängig von der Unternehmensgröße oder vom angestrebten Ziel klare Vorteile bringt – sei es die Notwendigkeit, die eigene Struktur zu verbessern, oder der Wunsch, das Engagement für interne Strategien und Initiativen zu steigern.

Wer über die Umsetzung eines modernen Intranets nachdenkt, das diesen und weiteren Anforderungen gerecht wird, sollte wissen, dass SharePoint Online seit Jahren eine zentrale Rolle auf dem Markt spielt.

Die Plattform ist ein integraler Bestandteil von Microsoft 365 und stellt Teamseiten und Kommunikationsseiten bereit. Sie arbeitet nahtlos mit weiteren Produktivitätswerkzeugen wie Microsoft Teams, OneDrive und Outlook zusammen. So entsteht nicht nur ein einzelnes Produkt, sondern ein vereintes Ökosystem für die Umsetzung des Intranets und des digitalen Arbeitsplatzes.

Im Unterschied zu anderen Lösungen wurde SharePoint zudem von Anfang an für den Unternehmenseinsatz konzipiert und bietet daher hohe Standards in Bezug auf Skalierbarkeit und Sicherheit.

SharePoint hat sich eine Führungsposition erarbeitet – unter anderem dank seiner Fähigkeiten im Bereich der Dokumentenverwaltung, die über einfache Ablagefunktionen hinausgehen und Features wie Versionierung, gemeinsames Bearbeiten und granulare Benutzerrechte umfassen.

Besonders geschätzt wird es auch für die Vielzahl an Möglichkeiten zur Anpassung von Seiten und Websites sowie für die vergleichsweise einfache Anbindung an alle Microsoft-365-Dienste.

Die direkte Verbindung zur Power Platform erlaubt es beispielsweise, Arbeitsabläufe zu automatisieren (mit Power Automate) und maßgeschneiderte Apps zu erstellen (mit Power Apps). So wird das Intranet zu einem aktiven Bestandteil der internen Prozessoptimierung. Und das ist noch nicht alles.

Ein auf SharePoint basierendes Intranet unterstützt all jene, die Informationen und Unternehmensressourcen organisieren müssen. Die Plattform ermöglicht es vor allem, Seiten und Dokumentbibliotheken entlang der Struktur einzelner Abteilungen zu gestalten – mit klar definierten Zuständigkeiten und Zugriffsebenen.

Darüber hinaus reduziert eine erweiterbare, leistungsstarke Suche (die durch die benutzerdefinierten Komponenten von intranet.ai ergänzt werden kann) den Zeitverlust, der durch unstrukturierte oder schlecht integrierte Ordnerstrukturen entsteht.

Für Organisationen, die ihre Kultur stärken möchten, stellt SharePoint außerdem Werkzeuge wie Nachrichtenseiten, Live-Events und thematische Communities aus Viva Engage bereit. Damit haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, wie in einem klassischen sozialen Netzwerk zu interagieren – nur dass hier selbstverständlich keine Risiken für die geteilten Daten bestehen.

Wie bereits vor einigen Zeilen erwähnt, ermöglicht die modulare Entwicklungsumgebung von SharePoint das Hinzufügen von einsatzbereiten Komponenten oder die Erstellung benutzerdefinierter Webparts. Das garantiert eine hohe Flexibilität.

Ein Intranet muss sich in der Tat an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen können, besonders wenn es um bestimmte wichtige Prozesse geht.

Die bereits erwähnte erweiterte Dokumentenverwaltung ist beispielsweise ein zentraler Bestandteil jedes professionellen Intranets. Dabei geht es nicht nur darum, Dateien in einem Repository zu speichern, sondern sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können – mit der Gewissheit, stets mit der aktuellsten Version eines Dokuments zu arbeiten. In einem System wie SharePoint ermöglichen integriertes Versioning und Co-Authoring den Teams, gleichzeitig an denselben Dateien zu arbeiten, wodurch Fehler und Duplikate reduziert werden.

Darüber hinaus wird die Zusammenarbeit durch die Möglichkeit erleichtert, benutzerdefinierte Automatisierungen zu erstellen, Aufgaben zu verfolgen und Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit über Änderungen an geteilten Dokumenten zu benachrichtigen.

Was das Engagement betrifft, sollte ein Intranet Funktionen wie Newsfeeds und Diskussionsbereiche integrieren – zusammen mit der Möglichkeit, relevanten Gesprächen zu folgen, die den eigenen Interessen entsprechen.

Hier kommt die native Integration von SharePoint mit Viva Engage (der Weiterentwicklung des bekannten Yammer) ins Spiel: Sie ermöglicht es allen Nutzenden, Updates und Beiträge zu veröffentlichen, laufende Initiativen zu kommentieren sowie Erfolge oder Herausforderungen mit der Community zu teilen, um passende Unterstützung zu finden. So entsteht ein informeller, aber sicherer Kommunikationskanal, der zu einem stärkeren Zugehörigkeitsgefühl und mehr Nähe zum eigenen Unternehmen führt.

Ein modernes Intranet sollte die Möglichkeit bieten, Design und Inhalte individuell anzupassen – und dabei dennoch mit der visuellen Identität und den Werten des Unternehmens im Einklang bleiben. Dank der Branding-Optionen ermöglicht SharePoint die Festlegung von Design-Themen, Logos und Farbpaletten, um die Marke aufzuwerten und die Navigation auf den Seiten ansprechender zu gestalten.

Doch die Personalisierung beschränkt sich nicht auf das Erscheinungsbild: Sie kann auch die Erstellung von Bereichen und Webparts umfassen, die bestimmten Interessensfeldern gewidmet sind – etwa dem Personalwesen, kommerziellen Mitteilungen oder den FAQ der Abteilungen. So kann jede Abteilung ihre eigene “Mini-Startseite” gestalten und Inhalte bereitstellen, die den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden entsprechen.

In puncto Sicherheit – ein heutzutage besonders wichtiges und sensibles Thema – profitiert SharePoint von den Kontrollen des Microsoft-365-Ökosystems. Dazu gehören die Verwaltung von Berechtigungen auf Seiten- oder Dateiebene sowie Data Loss Prevention-Richtlinien, die darauf abzielen, die Weitergabe sensibler Informationen außerhalb der Organisation zu verhindern.

Kurz gesagt: SharePoint scheint jeder Art von Anforderung gerecht zu werden.

Allerdings, und das ist wenig überraschend, ist es nicht die einzige Lösung auf dem Markt zur Erstellung eines Intranets. Es kann daher sinnvoll sein, das Flaggschiffprodukt von Microsoft mit den wichtigsten Wettbewerbern zu vergleichen, um gemeinsam zu verstehen, ob SharePoint auch dann herausragt, wenn es nicht allein auftritt.

SharePoint vs die Alternativen für das Intranet

SharePoint ist nicht die einzige Plattform auf dem Markt, um ein Unternehmensintranet aufzubauen: Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo und Jive gehören zu den verbreitetsten Alternativen, jede mit einem eigenen Ansatz für Kommunikation, Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement. Schauen wir uns Fall für Fall an, wie sie im Vergleich zu SharePoint abschneiden, um zu verstehen, wann Letzteres die solidere Wahl bleibt und wann die Alternativen sinnvoll sein können.

SharePoint vs Wordpress

Sobald verstanden ist, was ein Firmen-Intranet bieten muss, um als modern zu gelten, stellen sich viele Unternehmen die Frage: Sollte man lieber auf eine Lösung wie SharePoint Online setzen, die sowohl auf Kommunikation als auch auf Geschäftsprozesse ausgerichtet ist, oder sich für ein CMS wie Wordpress entscheiden, das für seine Benutzerfreundlichkeit und die große Entwicklercommunity bekannt ist?

Der Vergleich zwischen den beiden Plattformen offenbart Unterschiede, die über rein technische Aspekte hinausgehen und auch die Inhaltsverwaltung, die Zusammenarbeit und die Integration mit anderen Anwendungen betreffen.

Schauen wir uns die Details genauer an.

Wordpress, ursprünglich als Blogging-System konzipiert, hat sich zu einer der weltweit am weitesten verbreiteten Content-Management-Lösungen entwickelt.

Sein Erfolg liegt in der einfachen Installation und der großen Verfügbarkeit von Themes und Plugins, mit denen sich die Benutzererfahrung durch eine Vielzahl von Funktionen individuell gestalten lässt. Auch im Hinblick auf ein Intranet kann Wordpress zu einem Unternehmensportal umgewandelt werden, in dem Nutzer Nachrichten lesen, Dokumente herunterladen und mit bestimmten geschützten Bereichen interagieren können.

Die ursprüngliche Struktur von Wordpress, die für öffentliche Webseiten gedacht war, kann jedoch Einschränkungen aufweisen, wenn es um die Verwaltung komplexer Workflows oder feingranularer Berechtigungen für das Lesen und Bearbeiten von Dateien geht. Auch die Zusammenarbeit zwischen Kollegen erfordert möglicherweise die Installation zusätzlicher Plugins, was einen nicht unerheblichen Aufwand in Bezug auf Integration und kontinuierliche Aktualisierung bedeutet.

Zudem, obwohl es Erweiterungen gibt, mit denen dokumentenbezogene Funktionen implementiert werden können, wurde die Architektur von Wordpress nicht nativ dafür entwickelt, sich in ein unternehmensweites Produktivitätsökosystem zu integrieren – wie es bei Microsoft 365 der Fall ist.

SharePoint hingegen wurde entwickelt, um den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden – von nahtloser und sicherer Zusammenarbeit bis hin zur Dokumentenverwaltung im großen Maßstab. Mit seinen Listen und Dateibibliotheken stellt es jeder Abteilung ein zentrales Repository zur Verfügung, in dem sich Versionierung, Co-Authoring und Genehmigungsworkflows entsprechend den Vorgaben der jeweiligen Organisation anwenden lassen.

Aus Integrationssicht bietet es naturgemäß einen erheblichen Vorteil, da es ein integraler Bestandteil von Microsoft 365 ist. Das bedeutet, dass das SharePoint-Intranet ohne Plugins oder externe Verknüpfungen mit allen Unternehmensressourcen kommunizieren kann – vom Dokumentenrepository bis hin zu den Anwendungen der Power Platform – und so ein Umfeld schafft, in dem Datenaustausch und Prozessdurchführung synchronisiert ablaufen.

Wer sich für WordPress als Intranet entscheidet, muss mit einem kontinuierlichen Aufwand für die Konfiguration von Plugins rechnen, die der Sicherheit (um häufige Angriffe auf Websites zu vermeiden) und der Rechteverwaltung dienen. Diese Plugins können zusätzliche Funktionen bieten, jedoch zum Preis einer höheren Wartungskomplexität.

Außerdem zwingt das Fehlen einer nativen Integration mit einem intelligenten Dokumentenmanagementsystem dazu, externe Komponenten für Versionierung und Co-Authoring einzuführen, was zu einer Fragmentierung der Benutzeroberflächen führt.

Erscheint WordPress somit geeignet, wenn ein repräsentativer Webauftritt oder ein eher einfacher interner Blog erstellt werden soll, ermöglicht SharePoint die Erstellung eines unternehmensweiten Intranets, das nahtlos mit den modernsten Systemen für Produktivität, Dokumentenmanagement und Automatisierung aus dem Microsoft-Ökosystem integriert ist.

SharePoint vs Intranet Connections

Kommen wir zur zweiten Alternative zu SharePoint Online: Intranet Connections, eine Lösung mit Fokus auf Engagement und die schnelle Erstellung von Portalen.

Das Angebot von Intranet Connections umfasst soziale Funktionen, die den Austausch von Nachrichten, das Veröffentlichen von Beiträgen und die Erstellung interner Umfragen fördern. Ziel ist es, eine benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen, in der Kolleginnen und Kollegen intuitiv mit Unternehmensinhalten interagieren können – ganz ohne technische Vorkenntnisse.

Intranet Connections stellt eine Reihe vorkonfigurierter Module bereit, wie z. B. einen Veranstaltungskalender, schwarze Bretter für Ankündigungen und Richtliniendokumente. Diese Komponenten helfen dabei, ein Intranet in relativ kurzer Zeit aufzubauen (ähnlich wie bei der Lösung von intranet.ai), mit einem schlanken Layout und besonderem Augenmerk auf das Design.

Beim Vergleich der Funktionen für das Dokumentenmanagement zeigt sich jedoch der eigentliche Unterschied zwischen Intranet Connections und umfassenderen Lösungen wie SharePoint.

Während Intranet Connections das Anlegen von Speicherbereichen und das Veröffentlichen von Dateien in verschiedenen Bereichen unterstützt, wurde die Plattform nicht dafür entwickelt, komplexe Genehmigungsprozesse oder detaillierte Berechtigungsstrukturen auf einzelne Dokumente abzubilden.

Für Unternehmen, die mit Dokumenten arbeiten, die fortlaufend überarbeitet werden, oder bei denen mehrere Abteilungen gleichzeitig an derselben Datei zusammenarbeiten, kann das Fehlen von Funktionen wie Versionierung und Co-Authoring eine erhebliche Einschränkung darstellen.

Auch die Integration mit externen Produktivitätsanwendungen ist weniger nahtlos. Die Plattform ist nämlich nicht darauf ausgelegt, Teil eines größeren Ökosystems zu sein (wie es bei SharePoint mit Microsoft 365 der Fall ist), und bietet daher weder native Funktionen zur Echtzeitbearbeitung (wie bei SharePoint und Teams) noch eine automatische Synchronisation von Postfächern mit persönlichen Kalendern (wie bei SharePoint und Outlook).

Diese Schwächen benachteiligen Unternehmen, die das Intranet zu einem operativen Hub entwickeln möchten, in dem interne Kommunikation und Dokumentenverwaltung eng mit den Geschäftsprozessen verknüpft sind.

Ein Vergleich der Systeme zeigt, dass SharePoint über ein umfangreicheres Funktionsspektrum verfügt – insbesondere im Bereich der Zusammenarbeit. Dazu zählt die Möglichkeit, eine differenzierte Hierarchie von Websites und Dokumentbibliotheken zu verwalten sowie die native Integration mit Microsoft 365 umfassend zu nutzen.

Wenn ein Unternehmen Workflows für Genehmigungen und Co-Authoring in Echtzeit sicherstellen möchte, ermöglicht SharePoint die Einrichtung einer automatischen Versionierung, die Wiederherstellung früherer Dateiversionen und das Sperren von Bearbeitungen – wodurch Konflikte erheblich reduziert werden.

Diese Konfiguration wird durch Sicherheitsfunktionen ergänzt, wie Vertraulichkeitsbezeichnungen und das Auditieren kritischer Aktionen, was die Kontrollierbarkeit des Intranets zusätzlich stärkt.

Intranet Connections hingegen konzentriert seinen Mehrwert auf die Benutzerfreundlichkeit im Zusammenhang mit der internen Kommunikation, deckt jedoch nicht vollständig komplexere Szenarien der Dokumentenverwaltung und Prozessautomatisierung ab.

Daher eignet sich Intranet Connections zwar gut zur Erstellung rein informativer Unternehmensportale, doch SharePoint Online von Microsoft 365 ermöglicht es, die Nutzung des Intranets deutlich auszuweiten – über die reine Inhaltsverteilung hinaus – und es in einen kollaborativen Innovationsmotor zu verwandeln.

SharePoint vs Drupal

Drupal zählt zu den bekanntesten und geschätztesten Enterprise-CMS-Systemen, dank seiner umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten und der starken Open-Source-Community, die es unterstützt.

Seinen guten Ruf verdankt es seiner modularen und hochgradig anpassbaren Architektur, die komplexe Websites und Anwendungen mit hohem Interaktivitätsgrad unterstützt. Durch sein flexibles Framework wird es häufig von Unternehmen und Institutionen eingesetzt, um große Portale mit klar definierten Veröffentlichungs-Workflows und einer großen Anzahl von Nutzern zu erstellen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Fähigkeit, Inhalte auf Basis spezifischer Inhaltstypen (Content Types) zu strukturieren, denen benutzerdefinierte Felder und Taxonomien zugeordnet werden können.

Diese Eigenschaften machen Drupal zu einem als “enterprise-ready” geltenden CMS, das sich besonders für Projekte eignet, die auf die externe Kommunikation ausgerichtet sind oder erhebliche kundenspezifische Entwicklungen erfordern.

Doch während der Open-Source-Ansatz auf der einen Seite Freiheit und Kontrolle über den Code bietet, bringt er auf der anderen Seite größere Verantwortlichkeiten in Bezug auf Sicherheit, Patches und regelmäßige Updates mit sich. In vielen Fällen müssen Unternehmen ein dediziertes Team aufstellen oder sich auf spezialisierte Partner verlassen, um den Betrieb der Infrastruktur und die korrekte Integration mit anderen Diensten sicherzustellen.

Im Bereich der Intranets behält Drupal einige Vorteile, die sich aus seiner flexiblen Struktur ergeben. So lassen sich beispielsweise benutzerdefinierte Funktionen für die Anforderungen einer Abteilung relativ einfach entwickeln oder ein Single Sign-On mit unternehmensweiten Authentifizierungssystemen integrieren.

Darüber hinaus ermöglicht die große Anzahl verfügbarer Module das Hinzufügen sozialer Komponenten oder die Erstellung von Genehmigungs-Workflows – allerdings erfordert dies oft den kombinierten Einsatz mehrerer Plugins und eine nicht unerhebliche Anpassung.

Bleiben wir jedoch im Kontext eines Intranets, so können das Bedürfnis nach Echtzeit-Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen sowie die Verwaltung einer großen Informationsmenge bestimmte Grenzen aufzeigen.

Drupal bietet standardmäßig nicht dasselbe Maß an Kontrolle und Strukturierung, wie es SharePoint Online nativ zur Verfügung stellt. Auch die Erstellung eines eng integrierten Ökosystems mit E-Mail, Kalender und Videokonferenz-Tools ist nicht sofort möglich: Häufig müssen individuelle Konnektoren entwickelt oder Module von Drittanbietern eingesetzt werden.

In dem Moment, in dem Benutzerinnen und Benutzer intuitive und integrierte Erlebnisse erwarten, kann es sich als weniger effizient erweisen, Zeit und Ressourcen darauf zu verwenden, die Drupal-Module zusammenzufügen – im Vergleich zu einer Plattform, die von vornherein darauf ausgelegt ist, Dateien, Kalender und Arbeitsabläufe in einem einzigen System zu koordinieren.

Im Vergleich zu Drupal präsentiert sich SharePoint als eine Umgebung, die von Anfang an auf Zusammenarbeit ausgelegt ist, da es eng mit Microsoft 365 verknüpft ist. Der Kern dieses Unterschieds liegt im Dokumentenmanagement und in der Möglichkeit, übergreifende Prozesse zu orchestrieren.

Ein Unternehmen muss daher nicht von Grund auf grundlegende Funktionen für die Zusammenarbeit entwickeln, da bereits alle Bausteine vorhanden sind, um Intranets zu erstellen, die auf die Anforderungen jedes Projekts zugeschnitten sind – ohne auf eine Vielzahl externer Integrationen angewiesen zu sein.

Auch aus Sicht der Sicherheit und Compliance profitiert SharePoint von den auf Tenant-Ebene angebotenen Lösungen – darunter die Datenklassifizierung in Microsoft 365, Prüfprotokolle (Audit Logs) und Vertraulichkeitsbezeichnungen, die keine individuellen Entwicklungen erfordern, sondern Teil der Cloud-Plattform sind.

Sich für SharePoint zu entscheiden bedeutet, von einem System as-a-Service in seiner Online-Version zu profitieren – wobei Microsoft die Verantwortung für Infrastruktur, Software-Updates und die Sicherheit auf Rechenzentrumsebene übernimmt. Mit Drupal, insbesondere bei On-Premise-Installationen, muss das Unternehmen hingegen Server, Patches und Backups selbst verwalten.

SharePoint vs Confluence

Confluence von Atlassian ist eine weit verbreitete Alternative, insbesondere bei Unternehmen, die Jira und andere Tools derselben Suite nutzen: die wikibasierte Benutzeroberfläche fördert die kollaborative Inhaltserstellung, bietet jedoch kein strukturiertes Archivierungssystem und keine native Anbindung an Produktivitätstools wie Outlook, Teams und Excel wie SharePoint. Wenn das Ziel darin besteht, Arbeitsabläufe in einem einzigen Intranet zu zentralisieren und die Governance von Daten zu konsolidieren, bleibt SharePoint die umfassendste und skalierbarste Lösung. Den ausführlichen Vergleich mit allen Funktionen und Anwendungsfällen finden Sie in unserem eigenen Artikel SharePoint vs Confluence.

SharePoint vs Happeo

Happeo hat sich als eine der führenden Alternativen zur Erstellung eines Intranets etabliert und positioniert sich als social-oriented Lösung, die für die Integration mit Google Workspace konzipiert ist.

Der Vergleich mit der Lösung von Microsoft 365 zeigt jedoch einen anderen Ansatz in Bezug auf Kommunikation und Dokumentenmanagement und bietet interessante Perspektiven für Unternehmen, die die passende Lösung für ihren digitalen Arbeitsplatz suchen.

Ausgehend von Happeo handelt es sich um eine Plattform, die auf Benutzerfreundlichkeit und Interaktion zwischen Kolleginnen und Kollegen setzt. Das Design erinnert an ein soziales Netzwerk mit Newsfeeds, Diskussionskanälen und Engagement-Tools zur Verbesserung der internen Kommunikation.

Dank der engen Integration mit Google Workspace ermöglicht Happeo einen schnellen Zugriff auf Drive, Gmail und Google Calendar und erleichtert so die Dokumentenfreigabe und die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Auch wenn dieser Ansatz Happeo zu einer ausgezeichneten Wahl für Unternehmen macht, die ein auf Kommunikation fokussiertes Intranet suchen, treten zugleich einige Einschränkungen zutage – insbesondere für diejenigen, die ein strukturiertes System für das Dokumentenmanagement benötigen.

Im Gegensatz zum Angebot von Microsoft verfügt Happeo nicht über ein intelligentes Repository mit Funktionen wie Versionierung, granulare Berechtigungen und anpassbare Workflows. Die Architektur eignet sich gut für Szenarien, in denen die Informationsweitergabe im Vordergrund steht, ist jedoch weniger effektiv für die Verwaltung komplexer Dokumentenprozesse, bei denen Sicherheit und strikte Datenkontrolle erforderlich sind.

SharePoint Online hingegen wurde als komplette Plattform für die Erstellung des Intranets und eines integrierten digitalen Arbeitsplatzes konzipiert. Es kombiniert Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung mit hoher Anpassbarkeit und Skalierbarkeit.

Happeo ist darauf ausgelegt, ein einfaches und unmittelbares Nutzungserlebnis zu bieten – mit einer Benutzeroberfläche, die an gängige soziale Netzwerke erinnert. Allerdings sind die Möglichkeiten zur Personalisierung begrenzt. Unternehmen können zwar Bereiche für Teams erstellen und die interne Kommunikation organisieren, doch die Optionen zur Strukturierung des Dokumentenmanagements und zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sind eingeschränkt. Zudem ist die Architektur von Happeo eng an Google Workspace gebunden, was sie weniger flexibel für Unternehmen macht, die auf andere Ökosysteme (wie Microsoft 365) setzen.

SharePoint hingegen ermöglicht es, das Intranet sowohl inhaltlich als auch in Bezug auf die Automatisierung an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Dank flexibler Webparts, separater Seiten für Kommunikation und Teamarbeit sowie der Integration mit der Power Platform lässt sich eine dynamische Umgebung mit spezifischen Funktionen für die gesamte Organisation und einzelne Abteilungen gestalten.

Darüber hinaus ermöglichen die Unterstützung von Microsoft Graph und SharePoint Framework die Entwicklung maßgeschneiderter Erweiterungen, mit denen sich das Intranet nahtlos mit bestehenden Softwarelösungen wie CRM-, ERP-Systemen oder anderen Drittanwendungen im Unternehmen integrieren lässt.

Auch das Preismodell kann die Entscheidung beeinflussen: Happeo verfolgt ein Lizenzmodell, das auf der Anzahl der Benutzer und den enthaltenen Funktionen basiert – eine interessante Option für Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen.

Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist SharePoint die vorteilhafteste Wahl, da es ohne zusätzliche Kosten für die Intranet-Funktionen in den Lizenzen enthalten ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Happeo eine solide Alternative für Unternehmen darstellt, die den Fokus auf interne Kommunikation und Interaktion zwischen Mitarbeitenden legen. Es ist jedoch keine Lösung für ein strukturiertes Dokumentenmanagement oder eine tiefgreifende Integration mit anderen Unternehmensprozessen.

SharePoint hingegen zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, ein vollständiges und skalierbares Intranet bereitzustellen, in dem Zusammenarbeit, Sicherheit und Governance nahtlos in einem einzigen Ökosystem vereint sind.

SharePoint vs Jive

Jive hat sich als Intranet-Lösung positioniert, die auf soziale Zusammenarbeit ausgerichtet ist, mit einem Fokus auf Interaktionsdynamiken, die den Wissensaustausch und das Engagement der Mitarbeitenden im Unternehmen fördern.

Im Vergleich zur Lösung von Microsoft 365 treten jedoch Unterschiede zutage, die über den reinen Ansatz der internen Kommunikation hinausgehen und Bereiche wie Dokumentenmanagement, Sicherheit sowie die Integration von Prozessen und externen Systemen betreffen.

Beginnen wir mit einem kurzen Überblick: Jive kann als Plattform beschrieben werden, die den Informationsaustausch innerhalb einer Organisation erleichtern soll und dabei auf eine benutzerfreundliche Oberfläche im Stil sozialer Netzwerke setzt.

Durch Diskussionsgruppen, Microblogging und ein Echtzeit-Feed-System ermöglicht Jive die Zusammenarbeit in einem informellen Umfeld und reduziert die Abhängigkeit von traditionellen internen Kommunikationskanälen wie der klassischen E-Mail. Dieser Ansatz macht es besonders geeignet zur Stärkung der horizontalen Kommunikation zwischen den Teams im Unternehmen.

Auch in diesem Fall zeigt Jive im Bereich des Dokumentenmanagements einige Schwächen im Vergleich zu SharePoint Online.

Das Ablagesystem basiert auf Beiträgen und Diskussionen, was die gemeinsame Inhaltserstellung erleichtert, jedoch die Pflege gut strukturierter Repositorien und die Verwaltung mehrerer Versionen desselben Dokuments erschwert.

Das Fehlen eines hierarchischen Berechtigungssystems stellt zudem eine erhebliche Einschränkung bei der Verwaltung von Unternehmensdaten dar, da kein granuliertes Zugriffsmanagement möglich ist.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied liegt in der Integration mit dem Microsoft-365-Ökosystem:

• Jive ist eine unabhängige Plattform, die spezielle Konnektoren benötigt, um mit externen Unternehmensanwendungen zu interagieren
• SharePoint ist Teil eines einheitlichen Ökosystems, in dem Dokumente, Chats, Besprechungen und Projektaktivitäten miteinander verknüpft sind

Das führt dazu, dass das SharePoint-Intranet als operatives Hub fungiert und den Nutzenden ermöglicht, auf Werkzeuge, Ressourcen und Informationen zuzugreifen, ohne ständig zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Auch im Bereich der Berichterstattung bietet SharePoint durch die Integration mit Tools wie Power BI die Möglichkeit, die Nutzung des Intranets zu überwachen, Arbeitsabläufe zu analysieren und Prozesse zu optimieren. Jive verfügt zwar über Funktionen zur Verfolgung des Engagements, erreicht jedoch nicht das gleiche Maß an Anpassbarkeit und Datenanalyse.

Zum Abschluss dieses kurzen Vergleichs lässt sich erneut sagen, dass die Wahl zwischen SharePoint und Jive immer von den individuellen Anforderungen abhängt. Wenn das Ziel darin besteht, die interne Kommunikation informeller zu gestalten, kann Jive eine sinnvolle Lösung darstellen.

Für Unternehmen, die ein vollständiges Intranet benötigen – eines, das Inhalte strukturiert verwalten, Produktivitätstools integrieren und hohe Sicherheitsstandards gewährleisten kann und gleichzeitig spezielle Funktionen für das Engagement bietet – bleibt SharePoint die passendste Wahl.

Wie hilft uns Microsoft beim Aufbau eines intelligenten Intranets?

Die Erstellung eines intelligenten Unternehmensintranets ist dank der Technologien von Microsoft 365 möglich.

In der Produktreihe Microsoft 365 (ehemals Office 365) ist SharePoint das Kernstück vieler Dienste und bietet fortschrittliche Funktionen für:

• die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten
• das Erstellen und Freigeben von Inhalten
• die sichere Speicherung von Daten
• die Koordination interner Prozesse

SharePoint ist daher die beste Plattform für die Erstellung eines Intranets und die Umgestaltung der Produktivität Ihres Unternehmens.

Im Folgenden sind die Bereiche aufgeführt, die Microsoft entwickelt, um die Funktionen seines digitalen Arbeitsplatzes zu erweitern, in dessen Mittelpunkt SharePoint steht.

1. Engagement und Zusammenarbeit unter Kollegen

Es wird weiterhin in Plattformen zur Zusammenarbeit investiert, die sich in das SharePoint Online-Intranet integrieren lassen und zusätzliche Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen bieten.

Unter diesen Plattformen können wir Microsoft Teams und Viva Engage (die Lösung, die den Platz von Yammer in Microsoft 365 eingenommen hat) nicht unerwähnt lassen.

2. Menschen, Wissen und Anwendungen miteinander verbinden

Das Veröffentlichungssystem der SharePoint Online-Websites, vor allem des Intranets, entwickelt sich weiter. Mit der Einführung von Home Sites und neuen Funktionen für die Erstellung von On-Page-Inhalten ist es nicht möglich, auf dem Markt Tools zu finden, die mit SharePoint bei der Erstellung eines intelligenten Intranets konkurrieren können.

3. Wissensmanagement

Die Verwaltung von Intranet-Inhalten steht vor einem großen Wandel. SharePoint Online treibt diesen Wandel voran – von der reinen Informationsverwaltung hin zum kollektiven Wissensmanagement.

Wie man mit SharePoint eine Intranetseite erstellt

Um Ihr Unternehmensintranet mit SharePoint Online zu erstellen, müssen Sie sich zunächst bei microsoft365.com anmelden, um die SharePoint-Anwendung zu öffnen und die Startseite zu erreichen. Sobald Sie sich auf der Startseite befinden, klicken Sie oben links auf den Punkt “Website erstellen”.

SharePoint wird Sie fragen, ob Sie eine Teamsite oder eine Kommunikationssite erstellen möchten.

Wenn Sie den Unterschied zwischen diesen beiden Website-Typen nicht kennen, finden Sie alle Informationen weiter unten; andernfalls fahren Sie direkt mit dem nächsten Abschnitt fort, um zu erfahren, wie Sie die Grundlage für Ihr Intranet erstellen.

Unterschied zwischen Teamsite und Kommunikationssite

Eine Team- oder Kollaborationssite dient der Verbesserung der Koordination und Kommunikation von Benutzern, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten müssen.

Sie umfasst Funktionen zur Verwaltung von Dokumentbibliotheken, gemeinsamen Kalendern und SharePoint-Listen, mit denen die Arbeitslast unter den Mitgliedern eines Teams aufgeteilt werden kann.

Eine Kommunikationsseite hingegen dient dem Informationsaustausch mit einem breiten Nutzerkreis, der nicht auf die Mitglieder eines einzelnen Teams beschränkt ist.

Im Gegensatz zu Team-Sites, die sich auf die Verwaltung von Unternehmensprojekten konzentrieren, geht es bei Kommunikations-Sites also um den Austausch von Nachrichten und Informationen. Das Intranet ist dafür ein gutes Beispiel.

Wir entscheiden uns daher für die Erstellung einer SharePoint-Kommunikationsseite.

So erstellen Sie Ihr Intranet mit SharePoint, Schritt für Schritt

Sobald Sie sich für die Option “Kommunikationsseite” entschieden haben, beginnt der eigentliche Prozess der Erstellung des Intranets.

Zum Einstieg stellt Microsoft mehrere Vorlagen bereit, um die Erstellung einer Kommunikations-Website zu beschleunigen:

• Krisenmanagement
• Abteilungsspezifische Inhalte
• Personalservices und Neuigkeiten
• Möglichkeiten und interne Schulungskurse

Leider gibt es aber noch keine wirklich gebrauchsfertige Vorlage für das Unternehmensintranet. Es empfiehlt sich, mit der Vorlage “Blank” ganz von vorne anzufangen.

Jetzt ist es an der Zeit, den Namen des Intranets zu wählen. Dies ist ein wichtiger Schritt, denn der Name muss die Marke unterstreichen und gleichzeitig für die Benutzer leicht zu merken sein.

Im Folgenden finden Sie einige unserer bewährten Verfahren, um dem Intranet einen aussagekräftigen und einprägsamen Namen zu geben:

• Verwenden Sie den Unternehmensnamen neu. Das Unternehmen Contoso könnte sein Intranet beispielsweise "OneContoso" oder "WeContoso" nennen (um das Gefühl der Einheit und der Gemeinschaft zu betonen) oder sich für eine Kombination der Marke mit dem Begriff "Intranet" entscheiden, was in diesem Fall "InContoso" ergibt.
• Beziehen Sie sich auf den Zweck des Intranets. In diesem Fall könnten einige Beispiele "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" oder "TheHub" lauten. Einer unserer Kunden folgte diesem Muster und nannte das von uns gemeinsam entwickelte Intranet "ThePipeline". Ein anderer Kunde hat mit dem Namen "Agora" eine wirklich originelle Wahl getroffen.
• Vermeiden Sie zu lange oder unaussprechliche Namen. Sie wären nicht nur schwer zu merken, sondern würden auch die gemeinsame Nutzung der Intranetadresse kompliziert machen.
• Lassen Sie sich von der Tätigkeit des Unternehmens inspirieren. Ein schönes Beispiel ist ein Kunde von uns, der im Agrarsektor tätig ist und beschlossen hat, das Intranet "Mandarin" zu nennen. Es ist überflüssig zu erwähnen, dass das Portal mit orangefarbenen Tönen und abgerundeten Silhouetten angepasst wurde.
• Beziehen Sie die Personen ein, die das Intranet nutzen sollen. Sie können Umfragen und Fragebögen verwenden, um die Ideen der Kollegen zu sammeln, oder sie bitten, unter den vom Unternehmen vorgeschlagenen Namen denjenigen zu wählen, den sie bevorzugen.

Sobald Sie einen Namen für das Intranet gewählt haben, werden Sie von SharePoint aufgefordert, eine kurze Beschreibung der neuen Website zu verfassen und die Standardsprache auszuwählen. Die Wahl der Sprache ist der zweite Schlüsselmoment bei der Erstellung des Intranets, denn SharePoint erlaubt es Ihnen nicht, sie später zu ändern.

Sobald Sie die leere Website betreten, empfehlen wir Ihnen, das Unternehmensthema auszuwählen, um die entsprechende Farbpalette auf SharePoint-Steuerelemente, Beschriftungen und grafische Elemente anzuwenden. Gehen Sie dazu einfach wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Einstellungen oben rechts
• Klicken Sie auf "Erscheinungsbild ändern"
• Wählen Sie das gewünschte Thema aus

Sie können aus den von Microsoft angebotenen Vorlagen wählen und sie so verwenden, wie sie sind, um die Erstellung des Intranets zu beschleunigen. Oder Sie wählen eine Vorlage und passen sie an, z. B. um die Farbpalette an die Farben der Unternehmensmarke anzupassen. Wenn Sie mehr Anpassungen vornehmen möchten, können Sie mit SharePoint Ihr eigenes Thema von Grund auf erstellen.

Auch unter “Aussehen ändern” können Sie das Erscheinungsbild folgender Elemente ändern:

• Kopfzeile, mit spezifischen Einstellungen für Layout (minimal, kompakt, Standard und erweitert):
  • Hintergrundfarbe, die mit einer abgestuften Transparenz aktiviert oder deaktiviert werden kann (die Farbe wird automatisch aus der für das Thema der Website gewählten Palette übernommen)
  • Titel, kann aktiviert werden oder nicht
  • Logo, das hochgeladen werden muss
• Navigationsleiste, mit spezifischen Einstellungen für das Hinzufügen/Entfernen von Links:
  • Hinzufügen/Entfernen von Labels (Gruppen von Links)
  • Linkbaum, Einfügen von Unterlinks für Haupteinträge (am besten nicht mehr als 3 Ebenen, um eine gute Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten)
• Fußzeile

Anschließend muss der Inhalt des Intranets definiert werden, beginnend mit der Startseite: Wählen Sie einfach den Punkt “Bearbeiten” in der oberen rechten Ecke, um loszulegen.

SharePoint Online ist ein leistungsfähiges Tool für die Verwaltung von Inhalten, das es ermöglicht, eine Vielzahl unterschiedlicher Inhalte auf den einzelnen Seiten der Websites zu platzieren.

Zunächst können die Redakteure die Anzahl und Formatierung der Abschnitte ändern, aus denen eine Seite besteht, um die Struktur zu definieren, in der die einzelnen Inhalte untergebracht werden sollen.

Nach der Festlegung der Seitenstruktur ist es dann möglich, die Webparts der von SharePoint unterstützten Text- und Multimedia-Inhalte einzufügen. Unter diesen sind hervorzuheben:

• Kalender
• Nachrichten
• Organigramm
• Power BI-Berichte
• Microsoft Forms-Fragebogen
• Einzelne Bilder oder Karussells
• YouTube- oder Microsoft Stream-Videos
• usw.

Webparts können mit benutzerdefinierten Funktionen erweitert werden, wie sie in unseren Intranet-Plänen angeboten werden. Auf der Grundlage von Projekten, die wir mit unseren Kunden durchgeführt haben, haben wir mehr als 80 Komponenten entwickelt, um die Funktionalität von SharePoint Online in Bezug auf Kommunikation, Zusammenarbeit, Produktivität, Wissensaustausch und Schulung zu erweitern.

Zum Beispiel stehen in unseren Plänen Webparts zur Verfügung, um:

• den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu verwalten
• interne Kontakte zu finden und Kollegen besser kennenzulernen
• sich auf offene Stellen zu bewerben, um den Auswahlprozess zu beschleunigen
• auf bevorzugte oder empfohlene Arbeitsanwendungen des Unternehmens zuzugreifen
• Nachrichten und Mitteilungen für Benutzergruppen zu veröffentlichen – mit dynamischen Grafiken und Integration in Microsoft Teams, um eine maximale Reichweite zu gewährleisten

Ob Standard oder benutzerdefiniert, denken Sie daran, dass Ihre Intranet-Webparts auf der Grundlage der tatsächlichen Bedürfnisse der Kollegen und der Prozesse, die Ihr Unternehmen kennzeichnen, ausgewählt werden sollten.

Sobald die nützlichen Webparts eingegeben sind, müssen Sie nur noch die Intranet-Inhalte erstellen, veröffentlichen und ständig aktualisieren. So bleibt das Interesse der Nutzer auf Dauer erhalten.

Im Folgenden finden Sie eine Übersichtstabelle mit den wichtigsten Schritten, die Sie bei der Erstellung eines Intranets mit SharePoint Online befolgen müssen:

Wie man eine Intranetseite mit SharePoint erstellt: die wichtigsten zu befolgenden Schritte