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Bringen Sie Ihr Unternehmen mit einem SharePoint online Intranet-Lösung auf das nächste Level

Sharepoint Online ist das Intranetportal, das die Unternehmenskommunikation und -zusammenarbeit fördert, indem es greifbare Ergebnisse für die Produktivität des Unternehmens liefert.

Es erlaubt die Schaffung einer hochmodernen, digitalisierten Geschäftsplattform, die ein Referenzportal für alle Mitarbeiter ist.

Schauen wir uns genauer an, was SharePoint Online bietet und welche Funktionen im Jahr 2022 wichtig sind.

Microsoft 365 SharePoint-Intranet

Sharepoint Online ist eine von Microsoft entwickelte Plattform für die Zusammenarbeit.

Sie wurde 2003 als Dokumentenmanagement-Tool eingeführt und später zu einem Content-Management-System ausgebaut.

Die Plattform war das erste System zur Erstellung von Unternehmens-Intranets mit dem Ziel, Menschen miteinander zu verbinden und die gemeinsame Nutzung und Kommunikation im selben Unternehmen zu ermöglichen.

Die Microsoft Sharepoint-Lösung verfügt über eine breite Palette von integrierten Funktionen.

Mit all diesen Funktionen können Sie problemlos Intranet- oder Extranet-Sites erstellen.

Sharepoint Online kann in Ihrem Netzwerk installiert oder im Software-as-a-Service-Modus in Microsoft 365 genutzt werden.

Bei dieser Software handelt es sich um ein Tool für Unternehmen, mit dem sie Unternehmenswebsites erstellen können, die für die Mitarbeiter derselben Organisation zugänglich sind.

  • Mit dem Intranet können Sie Dokumente mit fortschrittlichen Suchsystemen teilen und finden.
  • Die Daten werden katalogisiert und für den Mitarbeiter intelligent und funktionell verwaltet.
  • Alle Informationen, die das Unternehmen übermitteln muss, können veröffentlicht und auf der Startseite eines jeden Benutzers hervorgehoben werden.
  • Für jede Abteilung können Seiten mit spezifischen und erweiterten Funktionalitäten erstellt werden.
  • Alle Geschäftsprozesse werden wesentlich flüssiger. Es ist möglich, Anträge zu stellen, wie z.B. Urlaub, Krankheit, Zugang zu Gehaltsabrechnungen oder dem Sozialbereich und vieles mehr.

 

 

Eine neue, intelligente Kommunikation

Die Stärke dieses Tools liegt in seiner Fähigkeit, Dokumente gemeinsam zu nutzen und sie an einem zentralen Ort zu speichern.

Sie können Dokumente von der Website aus hochladen oder direkt über die Aktion "Speichern unter" in der App, die Sie zur Erstellung des Dokuments verwendet haben.

Kurz gesagt, Sharepoint Online verfügt über einen "Container", mit dem Sie das traditionelle Dateisystem ersetzen können.

Sie können freigegebene Ordner auf Servern löschen und den Benutzern beibringen, wie sie Dokumente in Sharepoint-Listen und -Bibliotheken speichern können.

Intelligente Verwaltung von Inhalten

Zusätzlich zu den Standardfunktionen eines Dateiservers kann die Sharepoint Online Intranet-Lösung Ihren Dateien weitere Informationen hinzufügen, indem es Metadaten verwendet, um Ihre Intranetdateien besser zu klassifizieren.

Eine weitere Stärke ist die Verwaltung und Anpassung von Zugriffsrechten für Dateien, Datenlisten und jeden Datensatz.

Diese Berechtigungen beschränken sich nicht nur auf das Dokument, sondern auch auf den Ordner, den Webpart, die Seite, die sekundäre Site und die gesamte Site, die Sie verwalten.

Sie können Seiten erstellen und sie online veröffentlichen oder eine Website für jede Abteilung erstellen und verschiedene Arten von Webparts wie Blogs, Bekanntmachungen, Mitgliederlisten, Dokumentensammlungen eingeben.

 

 

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Warum Sie Sharepoint Online für Ihr Intranet nutzen sollten

Hier finden Sie einige der Vorteile, die Ihr Unternehmen durch den Einsatz von Sharepoint-Intranetlösungen erzielen kann:

Dokumentenverwaltung und -freigabe

Sie können den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwalten und die Anzeige und Bearbeitung nur den von Ihnen ausgewählten Nutzern innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens erlauben. Alle Aufgaben werden immer perfekt mit anderen Benutzern synchronisiert. Auch das Dokumentenverwaltungssystem ist einfach zu bedienen. Sie können Ihre Datei direkt vom Browser aus mit Microsoft Online-Anwendungen bearbeiten.

 


Teamarbeit

Die Sharepoint Online Intranet-Lösung ist keine Social-Media-Plattform, aber es verfügt über Funktionen, mit denen Sie in Kontakt bleiben und Ihre Mitarbeiter besser kennen lernen können. Sie können persönliche Profile zu Ihrem Intranet hinzufügen. Sie können sehen, welche Interessen Ihre Kollegen haben, welche Aufgaben sie haben und mit wem sie zusammenarbeiten.

Die Plattform bietet zahlreiche Tools zur Förderung der Kommunikation. Yammer, das soziale Unternehmensnetzwerk schlechthin und Microsoft Teams zur Abwicklung von Meetings und Chats sind Beispiele dafür.

 


Integriert in Microsoft 365

Sharepoint Online ist ein Kollaborationsdienst, der als Saas-Dienst im Rahmen eines Abonnements von Microsoft 365 genutzt werden kann. Es handelt sich um die Hauptanwendung der Suite.

Die Verwaltungs- und Kollaborationsfunktionen sind nahtlos mit allen anderen Microsoft-Tools verknüpft, um einen natürlichen Kommunikationsfluss zu gewährleisten.

Geringe Kosten

Wenn Sie Microsoft 365 bereits nutzen, können Sie Sharepoint Intranet verwenden, ohne sich Gedanken über die Kosten für einen weiteren dedizierten Intranet-Dienst machen zu müssen. Wenn Sie die Microsoft-Cloud noch nicht nutzen, können Sie 1 Lizenz für E-Mail, Cloud-Speicher und Kollaborationsdienste erwerben.

Die Geschäftsergebnisse werden schnell sichtbar sein, da die Mitarbeiter von Tools profitieren, die ihre Arbeit verbessern.

SharePoint App: Immer am Puls Ihres Unternehmens

Das Intranet ist der Dreh- und Angelpunkt Ihres Unternehmens. Es bietet kollaborative Bereiche, die den Mitarbeitern die Ressourcen für die Zusammenarbeit, Nachrichten und Informationen zur Verfügung stellen.

Mit der Sharepoint-App haben Sie Ihr Intranet in der Tasche: vollständiger Zugriff auf Unternehmensnachrichten und -ankündigungen, Kontakte von Kollegen, Websites und Inhalte, die von überall aus zugänglich sind!

Die Anwendung ist für Windows, iOS, macOS und Android verfügbar. Sie kann sogar SharePoint-Websites vor Ort einbetten.

Warum Sie eine Sharepoint Online Intranet-Lösung für Ihr Unternehmen nutzen sollten

  • Organisieren: In einer Gruppe oder alleine, Sharepoint ermöglicht es Ihnen, Informationen, Personen und Projekte zu organisieren.
  • Identifizieren: Finden Sie leicht Antworten, erhalten Sie detaillierte Informationen und nutzen Sie den Support von Experten.
  • Verwalten: Bleiben Sie mit Kollegen in Kontakt, tauschen Sie Ideen aus und erfinden Sie die Art und Weise der Zusammenarbeit im Unternehmen neu.
  • Entwickeln: Dank Microsoft Sharepoint und seinen Integrationen kann jedes Unternehmen seine Website anpassen und alle Funktionen nutzen.

Sharepoint Online ist die am leichtesten zugängliche und schnellste Lösung, um ein Unternehmensintranet zu erstellen, in dem die Benutzer Informationen austauschen und zusammenarbeiten können.


 

Dank seiner Flexibilität ermöglicht Microsoft Sharepoint es Ihnen, Lösungen zu erstellen, die auf Ihre geschäftlichen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Dies sind nur einige der Gründe, warum Sie diese Anwendung für Ihr neues Intranet in Betracht ziehen sollten.

Es gibt viele Intranet-Anbieter, aber sie kosten Sie möglicherweise mehr Zeit und Geld, als Sie ausgeben möchten.

Denken Sie daran: Wenn Sie Microsoft 365 haben, haben Sie bereits Zugang zu Sharepoint! Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihr eigenes Intranet für Ihr Unternehmen einzurichten!

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7 Hauptfunktionen für 2022

Unter den vielen Funktionen, die Ihr Intranet dynamischer, ansprechender und personalisierter machen, haben wir 7 ausgewählt, die Ihre Zeit und Leistung bei der Arbeit wirklich optimieren können.

Dazu gehören:

  • Automatisch geplante und freigegebene Publikationen
  • Vorschau von Publikationen
  • Intelligente Tastatur

Sind Sie bereit, auch die anderen zu entdecken? Dann fangen wir an!

 

1) Sharepoint Online plant und veröffentlicht Ihre Inhalte automatisch

Wenn Sie eine Nachricht, einen Beitrag, eine Seite oder einen anderen Inhalt veröffentlichen müssen, können Sie die Veröffentlichung von jedem Gerät aus planen.

Legen Sie den gewünschten Tag und die Uhrzeit fest, und Sharepoint wird sie automatisch veröffentlichen.

Haben Sie keine Angst.

Wenn Sie vor der Veröffentlichung Änderungen vornehmen möchten, können Sie dies jederzeit tun. So haben Sie maximale Kontrolle über die Freigabe von Inhalten in Ihrem Intranet.

Seit wann ist sie verfügbar? Es ist seit Juli 2020 verfügbar.

Microsoft Sharepoint hat es in allen Tenants in der Zielversion installiert.

 

 

 

2) Vorschau der Beiträge im Intranet

Sharepoint Online fügt noch mehr Funktionen hinzu, um Ihre Erfahrung im Intranet zu optimieren.

Wenn Sie etwas auf einer Plattform veröffentlichen, aktualisieren oder planen müssen, besteht immer der Zweifel, dass etwas nicht wie geplant funktioniert, sobald Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichen" klicken.

Sharepoint Online beseitigt alle Bedenken und bietet die Möglichkeit, eine Vorschau dessen zu sehen, was Sie in Ihrem Intranet veröffentlichen möchten.

Tatsächlich sehen Sie die Vorschau der Nachrichten in Miniatur, die dann alle Benutzer des Intranets auf der Startseite sehen, um sicherzustellen, dass alles an der richtigen Stelle ist. 

 


 

EIN KLEINES MEHR

Darüber hinaus können Sie in der Vorschau die Details der Seite, auf der Sie veröffentlichen, einsehen und ändern.

Die Vorschau entscheidet über den Erfolg Ihrer Veröffentlichung.

 

3) Excel für Sharepoint: Die Erstellung von Listen im Intranet ist sofort möglich

Möchten Sie wissen, wie Sie auf einfachste Weise eine Liste für Microsoft Sharepoint erstellen können?

Endlich können Sie eine moderne Liste mit Microsoft Excel erstellen.

Wählen Sie einfach eine neue Liste in Sharepoint Online aus und importieren Sie die Datentabelle, die Sie interessiert, aus einer bestehenden Excel-Datei.

Bei Bedarf können Sie Änderungen vornehmen, wie z. B. das Ändern von Spaltentypen oder die Verbesserung der Grafik durch Formatierung von Zeilen und Spalten.

Sobald die neue Liste in Ihr Intranet hochgeladen wurde, können Sie die Daten überprüfen und in Excel ändern.



 

Wie man eine neue Sharepoint-Liste aus einer Excel-Datei erstellt

Sie können Sharepoint verwenden und eine Liste aus einer Excel-Datei in 6 Schritten erstellen.

  1. Wählen Sie in der Listen-App in Microsoft 365 den Punkt "+ neue Liste" oder wählen Sie auf der Startseite der Website "+ neue Liste".
  2. Wählen Sie auf der Seite "Liste erstellen" die Option Excel.
  3. Wählen Sie --> Datei hochladen, um eine Datei auf Ihrem Gerät oder eine bereits auf der Website vorhandene Datei auszuwählen.
  4. Geben Sie den Namen der Liste ein.
  5. (Optional) Wählen Sie --> In der Umschaltleiste der Site anzeigen, um die Liste auf der Site-Seite anzuzeigen.
  6. Klicken Sie auf --> Erstellen.

4) Smart Sharepoint Search: Finden Sie die von Ihnen benötigten Akronyme

Die Recherchedienste innerhalb des Intranets sind verbessert worden.

Benutzer stoßen oft auf Akronyme und Abkürzungen, die nur innerhalb des Unternehmens selbst Sinn machen. Oder es kommt vor, dass sie von einem Bereich in einen anderen versetzt werden und sich zum ersten Mal mit noch unbekannten Fachbegriffen konfrontiert sehen.

Damit sie sich nicht verirren, hat die Plattform die Möglichkeit eingeführt, dass Administratoren Definitionen für jedes zu erkennende Akronym erstellen und einfügen können.

Wenn einzelne Benutzer auf einen bestimmten Begriff stoßen, können sie sofort in der Microsoft-Suche nach dessen Bedeutung suchen, um ihre Zweifel zu beseitigen.

Auf diese Weise ist es möglich, spezifische Definitionen für Begriffe zu finden, die nur im geschäftlichen Kontext gelten.

Diese und weitere Vorteile der intelligenten Suche mit intranet.ai können Sie sich hier ansehen.

5) Schnellbearbeitung auf Sharepoint: Schnellbearbeitung für Ihre Intranetlisten

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Element in einer Microsoft Sharepoint-Liste zu bearbeiten.

Sie können ein einzelnes Element in der Listenansicht bearbeiten - die Standardmethode - oder Sie können noch produktiver sein und mehrere Elemente auf einmal in der Schnellbearbeitungsansicht bearbeiten.

Letzteres ist die Funktion Quick Edit.

 

Wie setzt man eine Schnellbearbeitung mit Quick Edit um?

Es braucht nur 4 Schritte, um eine Schnellbearbeitung vorzunehmen.

  1. Öffnen Sie die zu bearbeitende Liste.
  2. Klicken Sie in der Befehlsleiste der Liste auf Schnellbearbeitung.
  3. Geben Sie die Informationen für jedes Element in der Liste ein.
  4. Passen Sie die Informationen nach Ihren Wünschen an.

Wenn Sie mit der Bearbeitung der Informationen fertig sind, klicken Sie auf "Ende", und Ihre Änderungen werden übernommen.

 

Schnellbearbeitung auf Sharepoint: Was ist neu?

Sie sollten wissen, dass die Funktionalität von Schnellbearbeitung ständig weiterentwickelt wird. Auch jetzt gibt es einige Neuigkeiten, die Ihre Benutzererfahrung verbessern können.

Hier sind sie.

  • Sie können eine Ansicht direkt in "Quick Edit" speichern, um das Einfügen von Inhalten durch Ihre Kollegen zu erleichtern.
  • Die Anzahl der Elemente in der Standardansicht steigt von 30 auf 100.
  • Jetzt können Sie in diesem Modus auch neue Spalten erstellen, ohne zur normalen Ansicht zurückzukehren.
  • Sie können die Details der Elemente öffnen und sie im rechten Bereich bearbeiten.
  • Es wurde eine Schaltfläche hinzugefügt, um das Hinzufügen eines neuen Elements zu erleichtern.
  • Im Dropdown-Menü "Ansicht" finden Sie eine neue Layout-Option "Feste Höhe".
  • Bei diesem Layout wird die Höhe aller Zeilen auf dieselbe Höhe eingestellt, um die vertikalen Abstände zu optimieren.
  • Sie sehen neue Linien im Raster.

Wenn Sie mit der Maus über das Raster fahren, ist das sehr bequem.

Sie finden farbige Themenbalken an der Seite der Listenelemente und eine Schaltfläche "Neues Element erstellen" am unteren Rand der Schnellbearbeitung, um neue Elemente in Übereinstimmung mit dem von Ihnen gewählten Thema zu erstellen.

Alle diese Neuerungen gelten natürlich für Listen und Dokumentbibliotheken.

Wann werden sie verfügbar sein? Aus der Roadmap von Microsoft Sharepoint können Sie ersehen, dass diese Funktionen noch nicht installiert sind.

 

 

6) Tastaturkürzel in Sharepoint Online

Ein Großteil von Windows und Microsoft 365 ist über die Tastatur navigierbar, so auch Sharepoint.

Es gibt eine Möglichkeit, alle Tastenkombinationen zu sehen, um die Seiten zu erreichen, die Sie interessieren und die Sie beim Erstellen von Text, beim Navigieren auf der Seite oder beim Rückgängigmachen/Wiederherstellen von Vorgängen nutzen können.

Klicken Sie einfach auf Umschalt + ? im Bearbeitungsmodus der Seite, um eine Liste der verfügbaren Tastenkombinationen anzuzeigen.

Vor allem Strg + K und Tab: sind enorme Zeitsparer.

 

 

7) Auf Sharepoint Online für später speichern: speichern und lesen, wenn Sie Zeit haben

Wie oft stoßen wir im Intranet auf interessante Inhalte, haben aber nicht die Zeit, sie sofort zu lesen? 

Sharepoint hat dieses Problem durch die Einführung der Option "für später speichern" gelöst.

Speichern Sie die Inhalte, die Sie interessieren, und sehen Sie sie sich später in Ruhe an.

Auf diese Weise gehen Ihnen die interessanten Informationen, die Sie in Ihrem Intranet finden, nicht verloren.

Die von Ihnen gespeicherten Objekte können in die Liste "Alle gespeicherten Objekte" aufgenommen oder in Sammlungen nach ihrer Herkunft aufgeteilt werden, z. B. "Objekte, die von Website X gespeichert wurden".

Durch die Einführung solcher Funktionen macht Microsoft Sharepoint das Intranet immer intelligenter und kompatibler mit Ihren Bedürfnissen.

Genau das zeichnet Sharepoint aus und zeigt, wie es Unternehmen hilft. Sind Sie bereit, Ihren Arbeitsplatz auf ein neues Level zu bringen?

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Miro Radenovic

Miro Radenovic ist Microsoft-zertifiziert und Azure-Befürworter. Er hat Dev4Side und intranet.ai gegründet und dabei geholfen, ein leistungsfähiges Softwareunternehmen zu schaffen, das sich auf Microsofts Collaboration- und Cloud-Technologien spezialisiert hat. Er arbeitet als CTO für unsere integrierten Intranet-Lösungen und leitet Projekte mit unseren Firmenkunden.

Was ist intranet.ai?

Es ist ein einsatzbereites Unternehmensintranet.

Es wurde entwickelt, um Kosten und Implementierungszeit zu reduzieren, indem es einen hochmodernen und kollaborativen digitalen Arbeitsplatz bietet.

  • Der Startpreis beträgt 2450 € für ein voll ausgestattetes Intranet.
  • Mehr als 20 Apps, darunter intelligente Suche, Dokumentenmanagement, Nachrichten, Push-Benachrichtigungen und My Workplace.
  • 100% integriert mit SharePoint Online und Microsoft 365