8 tips voor digitale onboarding in jouw bedrijfsintranet

Definitie van onboarding in het bedrijf

Onboarding in het bedrijf is het proces dat volgt op de aanwerving van nieuw personeel en is nauw verbonden met de fase van attraction van kandidaten. Daarom wordt het vaak beheerd door HR, dat de integratie van een nieuwe collega in het bedrijf definieert en monitort om twee hoofddoelen te bereiken:

1. De organisatie presenteren en de waarden ervan overbrengen.
2. De integratie van nieuwe medewerkers in de bedrijfscommunity ondersteunen.

Zoals je je kunt voorstellen, is dit een delicate fase, omdat de activiteiten binnen het onboardingproces de verwachtingen en het initiële sentiment van de nieuwe medewerker ten opzichte van het bedrijf zullen beïnvloeden.

Het HR-team moet daarom kunnen rekenen op de juiste tools om het gedrag, de kennis en de vaardigheden over te brengen die nieuw personeel nodig heeft om een integraal onderdeel van de organisatie te worden. In dit artikel laten we zien hoe een van de modernste en meest doeltreffende tools voor succesvol onboarding het bedrijfsintranet is.

In tegenstelling tot opleidings- en introductieprocessen is het belangrijk te benadrukken dat onboarding ook 12 maanden kan duren, een periode waarin de relatie tussen nieuwe medewerkers, collega’s en het management zou moeten worden geconsolideerd.

Waarom is onboarding in het bedrijf zo belangrijk?

Bedrijfsonboarding is nauw verbonden met basisconcepten voor duurzame groei van elke organisatie, zoals loyaliteit, engagement, retentie en prestaties.

Een gestructureerd welkomstproces verhoogt volgens onderzoek van Wynhurst Group bijvoorbeeld de kans met 58% dat de nieuwe medewerker minstens 3 jaar in het bedrijf blijft.

Andere interessante inzichten uit de Academy of Management Journal laten zien dat de eerste 90 werkdagen cruciaal zijn om een relatie van wederzijds vertrouwen op te bouwen met het bedrijf, de managers en senior collega’s. Als nieuwe medewerkers niet goed worden begeleid tijdens het volledige onboardingproces, neemt de kans toe dat motivatie en inzet voor de nieuwe taken in korte tijd afnemen.

Omgekeerd, wanneer leidinggevenden en senior collega’s in staat zijn passende ondersteuning te bieden bij de integratie van nieuwe medewerkers, ontstaat er een positieve houding ten opzichte van het werk, die vervolgens de prestaties op korte en middellange termijn stimuleert.

Hoe je een goede bedrijfs-onboarding doet: voorbeelden

Hoe bouw je een effectief onboardingtraject op? De eerste stap is zeker het bepalen van de activiteiten en de manieren waarop je de nieuwe collega in het bedrijf integreert.

In deze fase is het goed om jezelf enkele strategische vragen te stellen:

• Wanneer begint het onboardingproces?
• Hoelang duurt elke fase van het proces?
• Welke indruk wil het bedrijf overbrengen?
• Wat zijn de kernelementen van de bedrijfscultuur?
  
• Welke rol heeft HR?
  
• Welke rol hebben de senior collega’s?
  
• Welke metrics gebruik je om de effectiviteit van het proces te beoordelen?

Nadat je elk van deze vragen hebt beantwoord, kun je nadenken over de acties en de manieren die je inzet om de bedrijfs-onboarding te beheren.

Hier zijn enkele praktijken die je kunt toepassen:

• momenten om nieuwe collega’s te ontmoeten en te verwelkomen
• overdracht van praktische en organisatorische informatie
• presentatie van het bedrijf en het organigram
• presentatie van de werkagenda’s
• training over procedures en beleidsregels

Om te bevestigen dat de geplande acties een positief effect hebben op het nieuwe personeel, is het verzamelen van feedback essentieel. Deze feedback kan verschillende aspecten van het onboardingproces betreffen, van hoe de wervingsfase is ervaren tot de indrukken in de eerste werkdagen. Het bedrijf kan nieuwe medewerkers ook vragen of de hulpmiddelen die ze hebben gekregen om hun taken uit te voeren toereikend zijn of dat ze liever meer ondersteuning zouden hebben om beter aan te sluiten op de verwachtingen rond hun prestaties.

Digitale bedrijfs-onboarding en het SharePoint-intranet als HR-onboardingsoftware

Het hele onboardingproces kan veel effectiever zijn als je de procedures digitaliseert met hulpmiddelen zoals de bedrijfsintranet. Het intranet is de digitale afspiegeling van het bedrijf: nieuwe medewerkers toegang geven betekent dat je ze de mogelijkheid geeft om interessegebieden te verkennen en contact te leggen met iedereen binnen het bedrijfsnetwerk.

In onze tien jaar ervaring met het realiseren van intranetportalen op basis van SharePoint Online hebben we gezien dat de grootste successen tijdens de onboarding juist zijn behaald dankzij het gebruik van het intranet.

Dankzij het intranet en in het bijzonder het SharePoint-intranet kunnen bedrijven een aan onboarding gewijde ruimte creëren waar je snel en centraal toegang biedt tot:

• regels en gedrag op het werk
• richtlijnen, documenten en procedures
• informatie over de geschiedenis en de cultuur van het bedrijf
• organigram met contactmogelijkheden van collega’s
• ruimtes voor communicatie, activiteiten en nieuws van de afdeling
• hulpmiddelen en applicaties om je werkzaamheden uit te voeren

Op deze manier kunnen nieuwe medewerkers navigeren en snel alle informatie vinden die ze nodig hebben om vanaf de eerste dag hun taken zo goed mogelijk uit te voeren.

De centralisatie van informatie is ook een groot voordeel voor het bedrijf, omdat het veel tijd bespaart die HR (of andere betrokkenen in dit proces) gewoonlijk besteedt aan het telkens opnieuw uitleggen van dezelfde zaken.

Het is echter goed dat in het onboardingproces niet alleen nieuwe medewerkers worden begeleid, maar ook de collega’s die er al zijn. Je moet hen namelijk op de hoogte brengen van de nieuwe instroom in het bedrijf, zodat je de basis legt voor een sterke relatie.

De rol van het management in het onboardingproces

Essentieel is de rol die het management en de bedrijfsleiders in alle fasen van de onboarding van een nieuwe collega spelen. Elk lid van het management speelt een belangrijke rol bij het overbrengen aan nieuwe medewerkers van de doelstellingen voor de groei van de organisatie, maar ook van de waarden en de missie die de identiteit ervan vormen.

Binnen het management speelt de afdelingsverantwoordelijke een nog belangrijkere rol. Dit is namelijk de persoon die de behoefte aan een extra kracht in het eigen team heeft kenbaar gemaakt en die precies weet welke activiteiten deze nieuwe kracht dagelijks zal uitvoeren.

Het doel van de afdelingsleider is daarom om actief deel te nemen aan het onboardingproces, aangezien jij het aanspreekpunt voor de nieuwe collega zult zijn.

3 manieren om een nieuwe collega te presenteren

In de loop der jaren hebben we drie hoofdmanieren geïdentificeerd waarmee je het onboardingproces succesvol kunt realiseren en de nieuwe medewerkers kunt introduceren bij de mensen die al binnen de organisatie werken.

Het doel van elk van deze drie manieren is om de persoon die bij het bedrijf binnenkomt zich welkom te laten voelen en in de eerste werkdagen te ondersteunen. Tegelijk helpt een correcte introductie van de nieuwe resources het aanwezige personeel om vertrouwd te raken met de ervaring, de rol en de activiteiten van elke nieuwe collega.

1. Een nieuwsbericht plaatsen op het bedrijfsintranet

De eerste manier is de meest klassieke en bestaat uit het publiceren van een introductienieuwsbericht op het bedrijfsintranet. Als je het intranet van SharePoint Online als referentie neemt, kun je in een nieuwsbericht opnemen:

• foto van de nieuwe collega
• informatie over eerdere werkervaring
• beschrijving van de rol die wordt vervuld
• belangrijkste manieren om contact op te nemen
• links naar externe resources, zoals het LinkedIn-profiel

Een creatievere en directe optie is om in het bericht een interview met de nieuwkomer op te nemen, in tekstformaat of, nog beter, via videocontent. Managers, HR en teamcollega’s kunnen het interview begeleiden door vragen te stellen om de nieuwe resource beter te leren kennen, zoals interesses, kennis en verwachtingen voor de start van dit nieuwe hoofdstuk in de professionele loopbaan.

SharePoint maakt het bovendien mogelijk om de reactiesectie te activeren, zodat iedereen in het bedrijf een welkomstbericht kan achterlaten en vragen kan stellen waarop de nieuwe collega persoonlijk kan reageren.

Voorbeelden van nieuws in het SharePoint-intranet van intranet.ai

2. De conversatie voortzetten op het sociale netwerk van het bedrijf

De tweede methode voorziet in het gebruik van het sociale netwerk van het bedrijf om de conversatie die op het intranet is gestart voort te zetten.

Dit is mogelijk dankzij tools zoals Microsoft Yammer (nu Viva Engage), waarmee je communities kunt creëren die zijn gewijd aan onboarding en andere aspecten van het bedrijfsleven (projecten, sectorgerelateerde thema’s, initiatieven, enzovoort).

Elke gebruiker kan een bedrijfscommunity aanmaken en eraan deelnemen door collega’s uit te nodigen om content, ideeën en feedback te delen. Het spreekt voor zich dat, dankzij de ingebouwde integratie tussen de Microsoft 365-applicaties, conversaties op het sociale netwerk van het bedrijf in realtime op het SharePoint-intranet kunnen worden weergegeven.

Ons advies is om ook in de bedrijfscommunities van Yammer (nu Viva Engage) een introductiepost over de nieuwe collega’s te plaatsen, zodat je de gedeelde update op het intranet begeleidt en de conversatie tussen het interne publiek en nieuwe collega’s naar een speciaal kanaal brengt.

3. Een welkomst evenement organiseren

De derde methode voorziet in het organiseren van een live streaming-evenement om nieuw aangenomen medewerkers de kans te geven zich aan het bedrijf voor te stellen en alle vragen van collega’s te beantwoorden.

intranet.ai heeft deze aanpak toegepast met de live-evenementen van Microsoft 365 en een regiemethode die het evenement veel interactiever maakte.

We hebben een pagina op het SharePoint-intranet van onze klant gemaakt die was ontworpen om het evenement te hosten. De pagina stelde het interne publiek in staat de livepresentatie te volgen, met naast de speler een korte beschrijving van de nieuwe collega’s en hun foto om het herkennen en het onthouden te vergemakkelijken.

Natuurlijk mocht de Q&A-sectie niet ontbreken. We hebben die verrijkt door de chat te integreren die was gewijd aan de bedrijfscommunity op Yammer.

Onboarding in het bedrijf: enkele aandachtspunten

We herinneren je eraan dat, om alle drie de hierboven beschreven methoden goed te laten werken, het noodzakelijk is om de verschillende introductiecontent tijdig te publiceren. Het is namelijk niet wenselijk om iemand te presenteren die al minstens een maand in het bedrijf werkt.

8 tips voor een effectieve onboarding in het bedrijf

Ter ondersteuning van de 3 zojuist beschreven manieren vind je hier enkele tips om het onboardingproces zo goed mogelijk te beheren:

1. Stuur een welkomstmail met toegang tot het intranet, waar je het volgende vindt:
   • agenda voor de eerste werkdag
   • informatie over de locatie van het kantoor, parkeren en de belangrijkste contactpersoon
   • bedrijfsregels en richtlijnen (bijv. vakantie, verlof, supportaanvragen, enz.)
   • opleidingsplan voor de komende weken
     
     
2. Organiseer een rondleiding door de kantoren (ook virtueel) om nieuwe collega’s de plaatsen en werkwijzen te laten zien voor activiteiten en vergaderingen.
   
   
3. Bereid tijdig badges en bedrijfsapparaten voor. Of het nu een kaartje, een sleutelhanger of een digitale procedure is, zorg dat alles klaar is voor de eerste dag in het bedrijf.
   
   
4. Plan een afspraak met een IT-verantwoordelijke die de nieuwe collega begeleidt bij het gebruik van de digitale apparaten die het bedrijf ter beschikking stelt. Let hierbij extra op de veilige overdracht van de inloggegevens die nodig zijn om toegang te krijgen tot de verschillende systemen.
   
   
5. Plan het afronden van openstaande formaliteiten. In 99% van de gevallen zijn er op de eerste werkdag nog documenten te ondertekenen en administratieve zaken af te handelen. Het advies is om een tijdsblok te reserveren om de belangrijkste documenten samen met de nieuwe collega’s door te nemen en je geeft meteen de contactpersonen aan voor eventuele vragen.
   
   
6. Wijs een tutor toe om nieuwe collega’s te ondersteunen bij hun start in het bedrijf. Het is niet nodig dat de tutor de activiteiten van de nieuwe collega’s in detail volgt, maar het is belangrijk dat er in de afdelingen waar deze collega’s worden geplaatst ten minste één aanspreekpunt beschikbaar is om hen te helpen zich binnen de organisatie te oriënteren.
   
   
7. Deel het opleidingsplan. Nieuwe collega’s kunnen specifieke training nodig hebben om hun taken uit te voeren. Het bedrijf en in het bijzonder de afdelingsverantwoordelijke moeten de opleidingsbehoefte van de nieuwe collega al vanaf de selectiefase beoordelen. Zo kun je de domeinen en de timing van de training in de eerste maanden nauwkeurig bepalen, zodat je de nieuwe collega helpt de vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn om de activiteiten zo goed mogelijk uit te voeren.
   
   
8. Creëer informele momenten met het team is bijna verplicht: een koffiepauze, samen lunchen of een eenvoudige welkomsttoost op kantoor kan het verschil maken tussen een puur formeel onboardingproces en een warme ontvangst in de bedrijfscommunity. Ook als het wat geforceerd lijkt, is het de beste manier om de basis te leggen voor een sterkere en transparantere relatie.

Onboarding in het bedrijf: een korte checklist

Tot besluit hebben we een checklist opgesteld die de belangrijkste activiteiten en strategieën samenvat om je ervan te verzekeren dat nieuwe collega’s het juiste welkom krijgen.

Voor de 1e dag

Nog voordat nieuwe collega’s daadwerkelijk in het bedrijf beginnen, zijn er enkele aandachtspunten om te overwegen direct na afronding van de selectie van kandidaten.

Wat wij doen bij intranet.ai is de HR-afdeling een formulier geven waarin degene die de selectie heeft beheerd alle informatie kan invoeren over de gekozen kandidaten.

Het gaat niet alleen om persoonlijke gegevens, maar vooral ook om informatie over de rol en het werk dat van de nieuwe medewerker wordt verwacht. Je bepaalt dus wie de manager is, voor welke afdeling je gaat werken en welke faciliteiten je nodig hebt om je werk zo goed mogelijk te doen, van de computer tot de toegang tot specifieke software of een bepaalde locatie.

Zodra dit formulier is ingevuld, ook via het bedrijfsintranet, kun je beginnen met de eerste reeks activiteiten die in onze checklist zijn voorzien. Enkele voorbeelden:

• een samenvattingsmail sturen naar de betrokken personen, zoals de afdelingsmanager;
• een mail sturen naar nieuwe medewerkers met toegangslinks naar de onboardingsectie van het intranet.

In deze ruimte kun je nieuwe medewerkers de mogelijkheid geven om:

• de vereiste documenten te uploaden om het contract te ondertekenen
• toegang te krijgen tot en te bevestigen dat je de bedrijfsrichtlijnen hebt gelezen

Je kunt ook informatie over het bedrijf opnemen. Denk bijvoorbeeld aan een video die de geschiedenis, de missie en de meest recente mijlpalen van de organisatie uitlegt.

Vanzelfsprekend hebben nieuwe collega’s vóór de 1e dag nog geen toegang tot alle pagina’s van het intranet. Door wel toegang te geven tot de onboardingsectie, stelt het bedrijf hen in staat vertrouwd te raken met een hulpmiddel dat deel zal uitmaken van de dagelijkse werkzaamheden.

1e dag in het bedrijf

Dan is het zover: de eerste werkdag in het bedrijf. In deze tweede fase kan de HR-afdeling de vorm van ontvangst gebruiken die het meest geschikt wordt geacht. Het belangrijkste is dat de onboardingervaring tot in detail wordt verzorgd.

Een introductie van het management en van de directe leidinggevende mag niet ontbreken. Die kan ook optreden als mentor voor de nieuwe medewerker.

Digitaal gezien kun je als eerste een welkomstbericht delen op het intranet waarmee je:

• verwijst naar de lijst met activiteiten die in de eerste werkdagen moeten worden uitgevoerd
• koppelingen deelt naar de meest nuttige resources en hulpmiddelen

Je kunt ook links opnemen naar:

• contactpersonen
• het organigram van het bedrijf
• nieuws en relevante updates
• bijeenkomsten om collega’s te leren kennen en jezelf voor te stellen
• overleggen met mentor en afdelingscollega’s om de te behalen doelen af te stemmen

Eerste werkweek

Het onboardingproces eindigt niet op de eerste dag: het begint net. Daarom moet je de activiteiten bepalen die nieuwe medewerkers in de eerste weken na hun start in het bedrijf moeten uitvoeren.

Een ander essentieel aspect: tijdens de eerste week is het belangrijk om feedback van je nieuwe collega’s te verzamelen.

Ook in dit geval schiet de bedrijfsintranet te hulp met de mogelijkheid om aangepaste formulieren te publiceren en te verspreiden voor elk van de groepen betrokken bij het onboardingproces. Het verzamelen van feedback betreft dus niet alleen de nieuwe collega’s: de formulieren kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om het sentiment van het team ten opzichte van de zojuist ingestroomde collega te meten.

Eerste maanden op het werk

We naderen het einde van het onboardingproces. Als het proces correct is beheerd, zijn de nieuwe medewerkers inmiddels in staat om:

• zelfstandig hun activiteiten uit te voeren
• proactief samen te werken met collega’s
• hulpmiddelen te gebruiken zoals het bedrijfsintranet

Hoe betrek je de nieuwe medewerkers nog meer die dit punt hebben bereikt?

Een idee is om nieuwe doelen toe te kennen (maar ze wel realistisch te houden) zodat de nieuwe collega’s zich erkend voelen als waardevolle krachten voor de groei van de organisatie. Deze doelen zouden niet moeten worden opgelegd, maar zouden ruimte moeten laten voor ideeën, misschien frisser en innovatiever, van de nieuwkomers.

Wat is onboarding in het bedrijf?

Onboarding in het bedrijf is het proces waarbij nieuwe medewerkers worden geïntegreerd, met als doel je de tools en vaardigheden voor je rol te geven en je instroom in het bedrijf te vergemakkelijken.

Waarom is onboarding in het bedrijf belangrijk?

Een goed onboardingproces in het bedrijf verhoogt de productiviteit en de retentie van medewerkers, vermindert het verloop en verbetert de betrokkenheid.

Welke voordelen biedt het intranet voor onboarding in het bedrijf?

Het intranet centraliseert bedrijfsresources en maakt het makkelijker om toegang te krijgen tot de informatie en tools die je nodig hebt voor een snelle en effectieve instroom.

Wat zijn de beste voorbeelden van onboarding in het bedrijf?

Tot de beste voorbeelden behoren een welkom door collega’s, rondleidingen in het bedrijf en digitale platforms voor training en sociale interactie.

Hoe lang zou onboarding in het bedrijf moeten duren?

Het proces kan tot 12 maanden duren, afhankelijk van de rol en van de complexiteit van het bedrijf.