Digitale Werkplek: wat is het en waarom is het nodig?
Wat is de digitale werkplek? Het is meer dan alleen technologie, het is de virtuele werkomgeving die hulpmiddelen, processen en mensen integreert die een organisatie vormen en die samenwerking en toegang tot informatie mogelijk maakt, waar je je ook bevindt.
In het hart van deze digitale omgeving staat de bedrijfsintranet, het platform dat medewerkers met elkaar verbindt en de communicatie centraliseert en dat de manier verandert waarop het bedrijf opereert en relaties opbouwt.
In dit artikel lees je in detail hoe een digitale werkplek elk bedrijf helpt om wendbaarder en efficiënter te worden dankzij de digitalisering van alle activiteiten. We gaan ook in op de 9 kenmerken die volgens onze experts een moderne digitale werkplek onderscheiden, samen met de beste oplossing om deze te implementeren: SharePoint Online van Microsoft 365.
Wat is een digitale werkplek
Vandaag is digitale transformatie een concrete realiteit in elke organisatie, ongeacht de sector. Het is niet langer de vraag of, maar hoe je het implementeert.
De bedrijven die succesvol zijn, zijn degene die technologie weten te integreren met bedrijfscomponenten en een systeem van digitale tools creëren dat samen kan werken om dagelijkse activiteiten te ondersteunen.
De digitale werkplek is precies dit: een omgeving die werknemers laat samenwerken en toegang geeft tot alle benodigde informatie, vanaf elke locatie en elk apparaat. Een voordeel dat nog centraler wordt met de groeiende verspreiding van flexibel of remote werken.
Nu connectiviteit overal beschikbaar is, richten bedrijven zich op geavanceerde samenwerkingshulpmiddelen zoals Microsoft Teams, Google Workspace en Slack, die het traditionele concept van e mail en vergaderingen op locatie overstijgen.
Deze tools bieden een dynamischer manier om teams met elkaar te verbinden en maken virtuele vergaderingen, realtime chats en functionaliteiten mogelijk via specifieke integraties voor het beheer van activiteiten en complexe projecten, wat een echte digitale transformatie ondersteunt.
Maar wat is een digitale werkplek precies? Kort gezegd kunnen we het definiëren als het geheel van tools en technologieën die ontworpen zijn om communicatie, samenwerking en bedrijfsprocessen te vergemakkelijken.
Hoewel er verschillende platforms beschikbaar zijn voor dit doel, is de digitale werkplek bij uitstek de bedrijfsintranet, het platform dat communicatie, samenwerking en documentstromen kan centraliseren en digitaliseren en zo een onderling verbonden bedrijfscommunity kan opbouwen.
Het intranet, dat in het verleden een eenvoudige interne site was voor het delen van bedrijfsnieuws, is vandaag een volledig platform. Door wiki’s, blogs, organigrammen, adresboeken en zelfs sociale ruimtes zoals die voor reacties en feedback te integreren, heeft het als doel communicatie op alle niveaus van de organisatie te vergemakkelijken en gebruikers te ondersteunen bij hun dagelijkse activiteiten. Moderne intranetten, gebaseerd op SharePoint Online, kunnen worden verbonden met leeren knowledge management tools zoals Microsoft Viva, die waarde toevoegen aan de digitale werkplek door een unieke ruimte te bieden voor samenwerking en competentieontwikkeling.
Hier zie je dus hoe een goed geïmplementeerde digitale werkplek een bedrijf kan helpen: met platforms die zich kunnen aanpassen aan veranderingen zonder voortdurende technische interventies en met tools die operationele continuïteit, digitalisering van activiteiten, diensten en informatie en automatisering van processen mogelijk maken.
Maar er is meer: een goed ontworpen digitale werkplek weet het gevoel van verbondenheid binnen de organisatie te versterken door elke persoon te verbinden met collega’s en met de missie van het bedrijf. Er is aangetoond dat de betrokkenheid van werknemers toeneemt wanneer ze de waarde ervaren van de middelen die het bedrijf beschikbaar stelt. In de digitale werkplek zijn deze middelen gemakkelijk toegankelijk en kunnen ze niet alleen worden gebruikt om dagelijkse activiteiten uit te voeren maar ook om je ideeën, meningen en voorkeuren te uiten.
Voor bedrijven betekent investeren in een digitale werkplek het creëren van een flexibele omgeving die zich kan aanpassen aan veranderingen en werknemers alles kan bieden wat ze nodig hebben om vandaag en morgen optimaal te werken.
Digitale werkplek: wat is het en waarom is het nuttig voor een bedrijf?
Wat is intranet.ai?
intranet.ai is een kant-en-klaar bedrijfsintranet dat is ontworpen om de implementatiekosten en -tijd te verlagen en een samenwerkende en moderne digitale werkomgeving te creëren:
- Vanaf €3.950/jaar voor een compleet intranet
- 50+ toepassingen, inclusief geavanceerd zoeken, documentbeheersysteem, pushmeldingen via Teams, organigram, personeelsprofiel en FAQ-pagina's
- Geïntegreerd met SharePoint Online en Microsoft 365
Digitale werkplek: welke voordelen biedt het?
Veel bedrijven beperken zich niet langer tot een traditionele fysieke kantoorruimte, maar investeren in het creëren van een virtuele omgeving die dezelfde functies kan vervullen, maar beter.
Zoals je hebt gezien, is deze omgeving de digitale werkplek, die alle leden van een organisatie in staat stelt om te werken, te communiceren en de informatie te vinden die ze nodig hebben in korte tijd en rechtstreeks vanaf een computer, tablet of telefoon, zonder dat ze naar kantoor hoeven te gaan.
Het gaat om een nieuwe manier van werken die verschillende voordelen met zich meebrengt: bedrijven kunnen kosten besparen, medewerkers kunnen op verschillende locaties werken zonder zich elke dag te moeten verplaatsen naar de kantoorlocatie en beide partijen voelen zich vaak meer tevreden.
In de praktijk dient een digitale werkplek om bedrijven meer georganiseerd en efficiënt te maken en biedt het tegelijkertijd medewerkers een moderne en flexibele omgeving waar ze alles kunnen doen wat ze op kantoor zouden doen, maar met meer gemak en toegankelijkheid.
Gecentraliseerd beheer
Door informatie, processen en autorisaties te centraliseren, kan een digitale werkplek de interne processen wendbaarder maken en sneller laten inspelen op veranderingen binnen de organisatie of in de markt. Gecentraliseerd beheer verbetert ook de beveiliging en de controle van gegevens die elke dag worden uitgewisseld tussen collega’s, teams en afdelingen. In feite creëert deze centralisatie één toegangspunt voor alle leden van de organisatie, waardoor de communicatie wordt vereenvoudigd en de kans op fouten of dubbele informatie wordt verminderd.
Bovendien ondersteunt gecentraliseerd beheer de bedrijfsnaleving doordat beveiligingsbeleid en autorisaties consistent kunnen worden toegepast op alle processen en systemen. Dit helpt niet alleen om gevoelige gegevens te beschermen, maar stelt IT-verantwoordelijken ook in staat om toegang effectiever te monitoren en te beheren, zodat alleen bevoegde personen informatie binnen de digitale werkplek van het bedrijf kunnen bekijken of wijzigen.
Vermindering van IT-kosten
Een digitale werkplek die is gebaseerd op cloudservices in SaaS-modus, zoals SharePoint Online, of op pay-per-use, stelt bedrijven in staat om dure investeringen in fysieke hardware te vermijden en de beheer- en onderhoudskosten aanzienlijk te verlagen. Dankzij de schaalbaarheid van de cloud kun je de middelen afstemmen op de werkelijke behoeften, waarbij je alleen betaalt voor wat je gebruikt en zo een efficiënter kostenbeheer behoudt.
De geavanceerde oplossingen voor kunstmatige intelligentie en automatisering die je kunt integreren in de digitale werkplek dragen verder bij aan het verlagen van operationele kosten door de betrokken IT-middelen te optimaliseren en handmatige interventies door het interne team of externe partners te beperken. Zo kunnen AI-gebaseerde voorspellende monitoringtools problemen oplossen voordat ze zich voordoen of de IT-afdeling informeren over mogelijke bedreigingen voor de bedrijfsinfrastructuur.
Op deze manier verlaagt de digitale werkplek niet alleen de infrastructuurkosten, maar stelt deze de IT-afdeling ook in staat zich te richten op strategische initiatieven zoals innovatie en continue procesverbetering, wat de totale waarde voor het bedrijf verhoogt.
Rationalisatie van vastgoedkosten
Met de groei van hybride en volledig remote werkmodellen is er minder behoefte aan grote fysieke ruimtes, vooral in de duurste stedelijke gebieden. De digitale werkplek biedt ook een antwoord op deze behoefte door medewerkers in staat te stellen hun activiteiten vanaf elke locatie uit te voeren en bedrijven te helpen bij het herindelen van de kantoorruimtes op basis van hun werkelijke operationele behoeften.
Deze aanpak verlaagt dus de vastgoedkosten, maar maakt het bedrijf ook competitiever op de arbeidsmarkt. De mogelijkheid om remote te werken maakt het namelijk mogelijk om gekwalificeerd talent aan te trekken en te behouden, waar ze zich ook bevinden, zonder de geografische beperkingen van traditionele kantoren.
Hogere productiviteit
De digitale werkplek biedt je gecentraliseerde en onmiddellijke toegang tot alle informatie, documenten, contacten en middelen die je nodig hebt om de dagelijkse activiteiten van een organisatie uit te voeren. Werknemers kunnen hier op een soepele manier gegevens en communicatie vinden, delen en bijwerken, waardoor de tijd die je meestal nodig hebt om de gewenste informatie te vinden, bijvoorbeeld via een e-mail aan collega's, wordt verminderd.
De toegankelijkheid die een digitale werkplek kenmerkt, en in het bijzonder de bedrijfsintranet, is wat een toename van de productiviteit mogelijk maakt, zowel individueel als binnen teams. Het bevordert samenwerking en verbetert het vermogen van de organisatie om snel te reageren op de meest voorkomende problemen.
Versnelling van innovatie
Met een digitale werkplek kunnen organisaties rekenen op platforms die virtuele samenwerkingshulpmiddelen en interactieve sessies integreren, wat de ontwikkeling en uitwisseling van ideeën vergemakkelijkt. Dankzij deze hulpmiddelen kunnen teams die niet op dezelfde locatie werken deelnemen aan brainstormsessies, creatieve workshops en ontwerpvergaderingen op afstand, waardoor de mogelijkheden voor uitwisseling worden vergroot.
Steeds meer organisaties experimenteren met immersieve omgevingen waarin werknemers kunnen interageren en bijdragen aan gezamenlijke projecten in realistische virtuele ruimtes, zoals een eenvoudig kantoor. Deze omgevingen bevorderen het creatieve denken en stimuleren samenwerking, ook in hybride of remote werksituaties.
Aantrekkingskracht voor nieuw talent
Een goed gestructureerde digitale werkplek maakt organisaties aantrekkelijker voor nieuwe generaties, zoals Millennials en Gen Z, die een belangrijk deel van de huidige beroepsbevolking vormen.
Jonge talenten zijn vaak geïnteresseerd in werkomgevingen met een hoge mate van digitalisering die daardoor in staat zijn werkmodellen te ondersteunen die gericht zijn op flexibiliteit, duurzaamheid en inclusie.
Organisaties die investeren in digitale transformatie en hybride of remote werkvormen ondersteunen, tonen aan dat ze aansluiten bij de behoeften van de moderne arbeidsmarkt. Waarom zou je daarom niet beginnen met het creëren van een digitale werkplek die is afgestemd op je activiteiten en vooral op je mensen?
Oplossingen om de digitale werkplek te creëren
Zonder in te veel technische details te treden kunnen de oplossingen of beter gezegd de tools die het concept van de digitale werkplek vormen in twee hoofdgebieden worden gegroepeerd:
-
De technologische omgeving van de digitale werkplek. Dit kan cloudapplicaties omvatten, die tegenwoordig de meest gebruikelijke keuze zijn dankzij flexibiliteit en lagere operationele kosten, maar ook on-premises oplossingen voor bedrijven die meer controle nodig hebben over specifieke infrastructuren. Werkomgevingen kunnen toegankelijk zijn via webapplicaties, mobiele apps of oplossingen op basis van virtuele desktops zoals Windows Virtual Desktop, waarmee je vanaf elk verbonden apparaat toegang krijgt tot de werkomgeving.
-
Samenwerkingstools. Deze tools maken realtime communicatie en interactie tussen leden van de organisatie mogelijk. Tot de samenwerkingsoplossingen behoren zakelijke sociale netwerken, messaging- en videoconferentieplatforms zoals Microsoft Teams en Slack, evenals tools voor kennisbeheer en knowledge managementplatforms (bijvoorbeeld Microsoft Viva). Binnen dit gebied vallen ook wiki’s om bedrijfsinformatie en resources te centraliseren en tools voor project- en taakbeheer zoals Microsoft Planner, die de samenwerking binnen teams verbeteren.
SharePoint Online is de ideale oplossing om beide gebieden te integreren.
Aan de ene kant biedt SharePoint Online een geavanceerde technologische omgeving. Omdat het een cloudplatform is, is het altijd en overal toegankelijk, zonder dat bedrijven hoeven te investeren in complexe of dure IT-infrastructuren. Microsoft beheert securityupdates en onderhoud zodat je je kunt richten op de kerntaken van het bedrijf.
Aan de andere kant biedt SharePoint Online samenwerkingstools die de interactie tussen leden van een team of afdeling vereenvoudigen. Het platform centraliseert documenten, resources en content in één aanpasbare intranet waar iedereen binnen een organisatie snel kan vinden wat nodig is om de eigen activiteiten uit te voeren. Zo ontstaat een complete digitale werkplek die zich op een native manier integreert met alle Microsoft 365-applicaties om elke behoefte te ondersteunen, van samenwerking tot kennisbeheer, projectmanagement en interne training.
Voorbeeld van een SharePoint-intranet gebouwd met intranet.ai
3 nieuwe trends voor de digitale werkplek
De digitale transformatie blijft zich ontwikkelen en introduceert nieuwe functionaliteiten die de digitale werkplek moet kunnen integreren om competitief te blijven en het werk van de gebruikers te blijven vereenvoudigen. Er zijn drie belangrijke functionaliteiten die op dit moment naar voren komen:
-
Data-analyse: data-analyse is tegenwoordig essentieel voor systeembeheerders, omdat het je helpt te begrijpen hoe de digitale werkplek wordt gebruikt en hoe je deze kunt verbeteren om medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen. Analysehulpmiddelen zoals Intranet Analytics van intranet.ai bieden inzichten in de informatiearchitectuur van het bedrijf en in het gebruik van content binnen de digitale werkplek. Naast het monitoren van de meest bekeken pagina’s en de meest gezochte documenten helpen ze om de ervaring van gebruikers te personaliseren op basis van hun gewoonten en behoeften, wat zorgt voor een uitstekende adoptie.
-
Kunstmatige intelligentie: AI-algoritmes ondersteunen gebruikers niet alleen bij zoekopdrachten, maar gaan verder door repetitieve taken te automatiseren en proactieve suggesties te doen op basis van gedrag en context. De platform kan bijvoorbeeld anticiperen op de behoeften van elke medewerker en relevante documenten, collega’s om mee samen te werken of leercontent voor je rol voorstellen.
-
Virtuele assistenten: virtuele assistenten, aangestuurd door AI, kunnen worden geïntegreerd in de digitale werkplek om complexe verzoeken te beheren. Ze kunnen bijvoorbeeld vragen beantwoorden over documenten of procedures, of de reservering van vergaderruimtes of de analyse van gedetailleerde rapporten automatiseren. In de context van das intranet SharePoint is een passend voorbeeld de recente introductie van Copilot, dat wordt geïntegreerd in de toepassingen van de Microsoft 365-omgeving om gebruikers te ondersteunen bij een groot aantal taken.
Digitale werkplekoplossing: 9 kenmerken voor een betere gebruikerservaring
Wanneer je een digitale werkplek in het bedrijf introduceert, is het essentieel om zorgvuldig de elementen te overwegen die de employee experience beïnvloeden. Alleen zo kun je een hulpmiddel invoeren dat niet alleen het werk vergemakkelijkt maar ook intuïtief en prettig is om te gebruiken.
Laten we daarom de 9 kenmerken bekijken die moeten worden geëvalueerd om een optimale gebruikerservaring te garanderen en ervoor te zorgen dat de digitale werkplek echt is ontworpen op maat van de medewerker.
1. Intuïtieve gebruikersinterface
Een interface die eenvoudig te gebruiken is, is essentieel om gebruikers snel toegang te geven tot de inhoud en gegevens in de digitale werkplek. Naast eenvoud moet de interface het bedrijfsmerk weerspiegelen en de cultuur en identiteit van het merk versterken.
Investeren in een te uitgebreide grafische personalisatie is niet nodig. Het doel is om de interface slank en functioneel te houden en de tijd te verkorten die je nodig hebt om je weg te vinden in het platform.
De gebruikersinterface zou het volgende moeten bevatten:
- Relevante en aantrekkelijke homepage, met gepersonaliseerd nieuws en configureerbare widgets om de ervaring interactiever te maken.
- Snelle koppelingen naar alle functies van de digitale werkplek, met menu’s of zijbalken die kunnen worden aangepast op basis van je rol of je navigatie en zoekgewoonten.
- Geavanceerde zoekbalk, bij voorkeur ondersteund door kunstmatige intelligentie, om suggesties te geven en je te helpen snel relevante inhoud te vinden.
- Toegang tot functionaliteiten om nieuwe inhoud te publiceren, te delen en te creëren, met directe integraties met samenwerkingshulpmiddelen zoals die van Microsoft 365.
- Modern design dat eenvoud en creativiteit in balans houdt.
Vereenvoudigde interface van de SharePoint-intranet van intranet.ai
2. Ondersteuning bij het zoeken naar informatie
Een van de belangrijkste voordelen van een digitale werkplek, zoals de bedrijfsintranet, is de mogelijkheid om alle informatie op één gecentraliseerd platform op te slaan.
Toch kan deze hoeveelheid informatie verloren gaan zonder een goede zoekfunctie. Om dat te voorkomen, vind je hier wat de zoekfunctie van je digitale werkplek zou moeten bieden:
-
Semantisch zoeken: moderne zoekmachines kunnen natuurlijke taal interpreteren, waardoor gebruikers gewone zinnen kunnen gebruiken in plaats van specifieke termen om te vinden wat ze nodig hebben.
-
Zoeken op categorieën en tags: de inhoud binnen de digitale werkplek zou moeten worden gecategoriseerd met aangepaste labels, zodat zoekopdrachten beter kunnen worden gericht binnen het systeem.
-
Zoeken op vaardigheden: naast het navigeren door documenten en bestanden zou de zoekfunctie gebruikers moeten helpen collega’s te vinden met specifieke vaardigheden, een bepaalde rol in het bedrijf of gedeelde projecten, zodat je beter kunt netwerken en samenwerken.
-
Uitgebreid zoeken binnen de hele omgeving: een goede zoekmachine kan de volledige digitale werkplek doorzoeken en elk type inhoud terugvinden dat gebruikers erin hebben gedeeld, zodat alle relevante informatie altijd beschikbaar blijft.
-
Machine learning: zoekmachines van de nieuwste generatie maken gebruik van kunstmatige intelligentie om te leren van gebruikersactiviteiten en de kwaliteit van de zoekresultaten steeds verder te verbeteren.
Geavanceerd zoeken in het intranet SharePoint van intranet.ai
3. Eenvoudige creatie en beheer van content
Een effectieve digitale werkplek is gericht op de gebruiker en stimuleert collaboratieve werkmethoden. Een van de beste manieren om de leden van de organisatie te betrekken, is door hen de vrijheid en ruimte te geven die ze nodig hebben om nuttige content te creëren binnen de digitale werkplek, zodat ze actief kunnen deelnemen aan de ontwikkeling ervan tot een nuttig instrument voor zichzelf en voor alle collega's.
Naast het bieden van mogelijkheden voor het creëren van content, is het essentieel om werknemers te ondersteunen met doorlopende training die hen helpt de functionaliteiten van het platform te gebruiken. Je kunt daarom tools integreren om de opmaak te vereenvoudigen, trefwoorden voor te stellen en de consistentie met de bedrijfsidentiteit te behouden.
Daarnaast is het nuttig om teamleden aan te wijzen die verantwoordelijk zijn voor de moderatie en het beheer van feedback. In een omgeving zoals het intranet van SharePoint Online kun je namelijk reacties in- of uitschakelen op afzonderlijke pagina's of volledige secties van het portaal. Ook wanneer reacties zijn ingeschakeld, hebben moderators de mogelijkheid om ongepaste feedback te verwijderen.
Moderne communicatie maken in de SharePoint-intranet van intranet.ai
4. Personalisatie
De digitale werkplek die wordt gebruikt zou zich moeten aanpassen aan de behoeften en voorkeuren van individuele gebruikers, waarbij die zich ontwikkelt op basis van hun gedrag en hun interacties met collega's en het portaal zelf.
Hierdoor kan de gebruikerservaring, die nauw verbonden is met de employee experience, aanzienlijk verbeteren dankzij de aanwezigheid van:
- Ruimte voor het personaliseren van de startpagina: gebruikers zouden de mogelijkheid moeten hebben om op de hoofdpagina van hun digitale werkplek snelle links te verzamelen naar favoriete werkapps, veelbekeken inhoud of bronnen die relevant zijn voor hun activiteiten.
- Functies voor de lokalisatie van inhoud: moderne digitale werkplekken zijn in staat om gebruikers de informatie, communicatie en zelfs de delen van het portaal te tonen die relevant zijn voor hun locatie of navigatietaal.
Rennen de favoriete bronnen samen op het SharePoint intranet van intranet.ai
5. Interactie geïnspireerd door sociale media
Binnen een moderne digitale werkplek verandert de communicatie ook dankzij de introductie van functionaliteiten uit de wereld van sociale media. Het doel is om collega’s te helpen met meer spontaniteit te interageren en bedrijven bewezen hulpmiddelen te bieden om deelname te stimuleren, de dialoog aan te moedigen en een continue kennisdeling mogelijk te maken.
Hieronder vind je enkele voorbeelden van deze nieuwe functionaliteiten:
-
Reacties en reactiesymbolen: nuttig om je waardering voor bedrijfsinhoud te uiten, deel te nemen aan discussies en directe feedback te geven op berichten die door collega’s worden gepubliceerd.
-
Erkenningen en badges: stellen je in staat om de behaalde resultaten van collega’s openbaar te waarderen, hen te motiveren om te blijven uitblinken en een bedrijfscultuur op te bouwen waarin successen worden gewaardeerd.
- Forums en thematische groepen: geven je de mogelijkheid om onderwerpen van gemeenschappelijk belang te verdiepen, ideeën te bespreken en ervaringen te delen, waardoor er een interne community ontstaat waar het eenvoudiger wordt om met collega’s in contact te komen en ondersteuning te vinden bij het aanpakken van uitdagingen en problemen.
Interactie met het nieuws van de SharePoint-intranet van intranet.ai
6. Ondersteuning voor Human Resources
De afdeling Human Resources speelt een centrale rol bij het bevorderen van een positieve bedrijfscultuur en bij het verzekeren dat collega’s toegang hebben tot de tools en informatie die ze nodig hebben om hun activiteiten optimaal uit te voeren.
Dankzij specifieke functionaliteiten biedt de digitale werkplek waardevolle ondersteuning aan het HR-team door processen te optimaliseren. Hieronder enkele voorbeelden:
-
Gebied dat is gericht op interne vacatures: de digitale werkplek kan een bord bevatten dat is gericht op interne carrièremogelijkheden, waar Human Resources vacatures kan publiceren die alleen openstaan voor personen die al in het bedrijf aanwezig zijn. Op deze manier wordt het recruitmentproces vereenvoudigd: aan de ene kant vermijd je de noodzaak om kandidaten buiten de organisatie te zoeken; aan de andere kant krijgen alle collega’s de mogelijkheid om toegang te krijgen tot nieuwe carrièremogelijkheden of hun functie te wijzigen voor een meer bevredigende rol.
-
Snelle enquêtes om de tevredenheid te meten: hiermee kan Human Resources snel feedback verzamelen van collega’s over verschillende aspecten van de werkomgeving, zoals het bedrijfsklimaat, de arbeidsomstandigheden of de effectiviteit van interne processen. Deze enquêtes zijn waardevol om verbetergebieden te identificeren waarop het HR-team proactief kan ingrijpen.
-
Gebied voor training en ontwikkeling: binnen de digitale werkplek kun je een sectie integreren voor interne training, waar online cursussen, trainingsinhoud en webinars worden samengebracht. In combinatie met platforms zoals Microsoft Viva Learning of Microlearning van intranet.ai kan dit gebied continu worden verrijkt met originele resources die zijn ontworpen om de vaardigheden binnen je organisatie te verbeteren.
Het meten van de stemming van collega's in het SharePoint-intranet van intranet.ai
7. Delegated management
De digitale werkplek zou gebruikers op een basisniveau in staat moeten stellen om beheerders te worden van specifieke secties of inhoud. Deze aanpak, ook bekend als "selfservice", verlicht de werkdruk van de IT-afdeling en verdeelt de verantwoordelijkheid voor het beheer van omgevingen zoals het bedrijfsintranet, wat actief bijdraagt aan de ontwikkeling ervan.
Het delegeren van eenvoudige beheertaken, beheersbaar via machtigingen in platforms zoals Azure AD of SharePoint Online, verbetert het gebruik van de nieuwe digitale werkomgeving en maakt regelmatig onderhoud mogelijk. Naast het administratief beheer zouden gebruikers over speciale ruimtes moeten beschikken om activiteiten van verschillende projecten te coördineren.
De werkruimtes binnen de digitale werkplek zouden daarom het volgende moeten doen:
-
Gecontroleerde toegang faciliteren tot middelen en documenten die specifiek zijn voor elke afdeling, door autorisatieniveaus in te stellen waarmee verantwoordelijken inhoud kunnen bijwerken of wijzigen die relevant is voor hun activiteiten.
-
Geautomatiseerde goedkeuringsmiddelen opnemen voor documenten en interne communicatie, zodat afdelingsverantwoordelijken inhoud kunnen publiceren na een vastgesteld beoordelingsproces zonder directe tussenkomst van IT.
-
Het aanmaken van speciale ruimtes voor teams en afdelingen mogelijk maken op platforms zoals SharePoint, waar je je eigen inhoud kunt beheren en bijwerken.
Area gewijd aan de afzonderlijke afdelingen in de SharePoint-intranet van intranet.ai
8. Vlotte document- en contentdeling
Om de samenwerking te ondersteunen is het essentieel om een gecentraliseerde digitale werkplek te creëren waarmee je eenvoudig documenten en content kunt delen.
Een goede werkwijze bestaat uit het opzetten van gestructureerde ruimtes op basis van afdelingen, projecten of initiatieven, waar teams relevante content kunnen delen en zo de toegang tot de belangrijkste informatie voor hun activiteiten kunnen vereenvoudigen.
De digitale werkplek zou het volgende moeten omvatten:
- Snelle toegang tot de meest gebruikte bestanden om de tijd te verkorten die nodig is om de informatie, documenten en resources te vinden die teamleden nodig hebben.
- Deelhulpmiddelen voor individuele projecten die het eenvoudig maken om te bepalen wie content kan bekijken, bewerken of erop kan reageren, wat de interne samenwerking verbetert.
- Updateberichten die collega's informeren wanneer er nieuwe content wordt geüpload of bestaande documenten worden aangepast zodat iedereen op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen.
Creëren van discussiegroepen en projecten in het SharePoint-intranet van intranet.ai
9. Mobile-friendly
Het hoeft bijna niet gezegd te worden dat dit aspect een must-have is.
De oplossing die je kiest als digitale werkplek moet medewerkers overal ter wereld met elkaar in contact brengen, waar ze zich ook bevinden en op elk moment. Alleen zo kunnen ze altijd verbonden blijven met bedrijfsactiviteiten en gesprekken.
Moderne oplossingen, zoals de intranet van SharePoint Online, ondersteunen het verzenden van pushmeldingen zodat gebruikers altijd op de hoogte blijven van de laatste updates in realtime.
Dit is wat een responsieve digitale werkplek zou moeten bieden:
- Veilige toegang vanaf een mobiel apparaat via multifactorauthenticatie en sessiebeheer om bedrijfsgegevens te beschermen.
- Offline ondersteuning, met de mogelijkheid om content op te slaan om zonder verbinding te werken en geoptimaliseerde toegang voor gebruikers met een beperking.
- Een intuïtieve en gemakkelijk te raadplegen interface voor kleine schermen, zodat je kunt rekenen op een gebruiksvriendelijke ervaring.
- Gerichte pushmeldingen om het bedrijfspubliek altijd geïnformeerd te houden.
Pushmeldingen via Teams voor het SharePoint-intranet van intranet.ai
Hoe je de digitale werkplek maakt met Microsoft 365
Vandaag vormt afstand geen beperking meer voor werk, dankzij tools die communicatie en samenwerking ondersteunen die verder gaan dan fysieke aanwezigheid. Microsoft 365, wereldwijd marktleider, is een cloudplatform dat wordt aangeboden als SaaS, met kosten op basis van het aantal gekochte gebruikerslicenties, en biedt een complete suite aan applicaties die zijn ontworpen om de productiviteit en het welzijn binnen het bedrijf te verhogen.
Voorheen bekend als Office 365, biedt Microsoft 365 niet alleen de bekendste werkapplicaties, zoals Excel, Word en Teams, maar ook een veilige omgeving om bedrijfsgegevens op te slaan, waarbij deze worden gecentraliseerd in de cloud en uitsluitend toegankelijk zijn met de juiste machtigingen.
Laten we de beschikbare oplossingen binnen de suite verkennen om je eigen digitale werkplek op te bouwen.
SharePoint Online
Vandaag meer dan ooit vertegenwoordigt SharePoint Online een van de beste oplossingen voor het creëren van een digitale werkplek. Het gaat niet alleen om een platform voor documentopslag of interne communicatie: SharePoint is het hart van de moderne digitale werkplek, waarmee organisaties interne sites kunnen maken die zijn aangepast aan de huisstijl en in staat zijn om waarden, informatie en nieuws van de organisatie effectief over te brengen.
Met SharePoint kun je je communicatieportaal centraliseren en beheren, maar ook afdelingssites of speciale team sites creëren die inspelen op de specifieke behoeften van elke afdeling. Het resultaat is een platform dat fungeert als referentiepunt, waar elke gebruiker kan vinden wat hij of zij nodig heeft om het eigen werk uit te voeren, op de hoogte te blijven van het laatste nieuws en deel te nemen aan het bedrijfsleven.
Stel je een omgeving voor waarin alle relevante inhoud, zoals nieuws, evenementen, diensten en nuttige bronnen, altijd binnen handbereik is. Dat is wat SharePoint biedt, omdat elke gebruiker eenvoudig kan navigeren tussen de verschillende informatiebronnen, toegang kan krijgen tot de digitale diensten van de organisatie en snel de documenten en informatie kan vinden die nodig zijn, zonder tijd te verliezen aan zoekopdrachten of verzoeken.
De kracht van SharePoint ligt ook in het vermogen om teamwerk te stimuleren. Het platform maakt veilige samenwerking mogelijk en ondersteunt het delen van bestanden, niet alleen binnen het bedrijf, maar ook met externe partners. Dit alles met maximale flexibiliteit, wat zich uit in gecontroleerde toegang tot informatie vanaf elk apparaat, omdat modern werken continuïteit vereist op elk moment en waar je je ook bevindt.
Bovendien zijn in de afgelopen jaren de functionaliteiten van SharePoint verder uitgebreid dankzij kunstmatige intelligentie (denk aan de recente introductie van SharePoint Premium) en de integratie van Microsoft 365 Copilot. Verbeteringen die het platform in staat stellen om de behoeften van gebruikers te begrijpen en te anticiperen.
SharePoint Premium introduceert een reeks functionaliteiten die gericht zijn op de ervaring van documentbeheer en samenwerking. Dankzij deze nieuwe mogelijkheden kunnen gebruikers profiteren van intelligentere zoekhulpmiddelen, waarmee informatie en documenten snel en nauwkeurig kunnen worden gevonden, zelfs binnen grote bedrijfsarchieven.
De integratie van Microsoft 365 Copilot brengt daarentegen kunstmatige intelligentie naar het hart van de productiviteit van organisaties en ondersteunt elke gebruiker met een virtuele assistent die helpt bij het samenvatten van inhoud, het genereren van ideeën en het organiseren van complexe informatie. Met Copilot kun je bijvoorbeeld samenvattingen van documenten krijgen, suggesties voor het optimaliseren van inhoud en zelfs aanwijzingen voor best practices voor samenwerking, allemaal binnen enkele seconden en rechtstreeks vanuit de SharePoint-interface.
Introductie tot Microsoft 365 SharePoint
Microsoft Teams
Microsoft Teams is vandaag een van de krachtigste en meest veelzijdige tools voor zakelijke samenwerking. In een tijd waarin communicatie en flexibiliteit essentiële onderdelen zijn geworden van het professionele leven, stelt Teams je in staat om fysieke en organisatorische barrières te doorbreken en een digitale ruimte te bieden waar samenwerking op afstand eenvoudiger en natuurlijker wordt.
Dankzij Teams reiken teamactiviteiten verder dan de grenzen van je eigen afdeling en betrekken ze collega’s uit andere sectoren en zelfs externe gebruikers wanneer zij hiervoor toestemming hebben. Stel je voor dat je gesprekken, bestanden en apps van een project in één enkele ruimte kunt samenbrengen. Teams maakt dit mogelijk en doet dit op een veilige en gesynchroniseerde manier, zodat iedereen altijd toegang heeft tot de meest recente informatie zonder dat de privacy in gevaar komt.
Een van de grote voordelen van Teams is de perfecte integratie met Microsoft 365. Dit betekent dat je tools zoals Planner kunt gebruiken voor taakbeheer, OneNote voor gedeelde notities, SharePoint Online voor documentopslag en ook geavanceerde oplossingen zoals Power Automate, Power Apps en Power BI van Microsoft Power Platform om interne processen aan je eigen behoeften aan te passen en niet andersom.
Elke gebruiker kan chatten of videobellen met collega’s, zowel intern als extern, deelnemen aan kanalen die zijn gewijd aan projecten waar die aan werkt en gemakkelijk toegang krijgen tot de benodigde documenten. Dit alles gebeurt in een synchrone omgeving waarin het delen van bestanden in realtime plaatsvindt, waardoor een ononderbroken workflow mogelijk wordt.
En wat betreft evenementen en webinars, Teams is ontworpen om livestreams te hosten met indrukwekkende aantallen. Tot wel 20.000 deelnemers met een maximale duur van 16 uur. Dit zijn belangrijke functionaliteiten om het volledige bedrijfspubliek te betrekken en ervoor te zorgen dat elk lid van de organisatie zich onderdeel voelt van een actieve community.
Introductie tot Microsoft 365 Teams
Yammer (nu Viva Engage)
Laten we nu overgaan naar het creëren van het bedrijfs sociaal netwerk met Viva Engage, de evolutie van de bekende Yammer applicatie van Microsoft 365.
Ontworpen om mensen samen te brengen, vooral als ze op verschillende plaatsen of op verschillende momenten werken, maakt Viva Engage het gemakkelijk om informatie te ontvangen, collega’s te helpen en kennis te delen binnen de organisatie via het aanmaken van toegewijde community’s voor projecten, afdelingen of overstijgende onderwerpen zoals welzijn op het werk en technologie.
Leden van een community kunnen berichten of vragen delen om te leren van meer ervaren collega’s en een beter beeld te krijgen van het bedrijfsleven.
Viva Engage introduceert geavanceerde functionaliteiten om interactie en tweerichtingscommunicatie te stimuleren, zoals Verhalen, de Leadership Corner en Q&A sessies: nieuwe tools om collega’s te betrekken en het gesprek met leiders te vergemakkelijken.
Introductie tot Viva Engage
OneDrive
Wanneer we praten over het beheer en de bewaring van gegevens binnen de digitale werkplek van Microsoft 365, is het belangrijk om stil te staan bij OneDrive for Business. Dit is niet alleen een krachtig hulpmiddel voor opslag in de cloud, maar ook een toegangspunt voor moderne samenwerking.
OneDrive biedt een systeem voor perfecte synchronisatie waarmee je een bestand op je eigen pc kunt aanmaken en het vervolgens kunt openen vanaf je tablet of smartphone, terwijl alle wijzigingen gesynchroniseerd blijven. Het is compatibel met alle belangrijke platforms, waaronder Windows Phone, Android, iOS en zelfs Xbox. Maar dat is nog niet alles: OneDrive integreert tegenwoordig ook met veel apps van derden en webplatforms en biedt gebruikers een flexibiliteit zonder precedent.
Een van de echte sterke punten van OneDrive is echter de gecentraliseerde toegang tot bestanden vanaf elk apparaat. Dit maakt het overbodig om documenten via e-mail te versturen of kopieën op externe opslagmedia te bewaren. Stel je het gemak voor om wijzigingen in realtime te bekijken of opmerkingen en notities toe te voegen terwijl je samenwerkt aan hetzelfde bestand met collega's, ongeacht waar ze zich bevinden.
We moeten ook de integratie van kunstmatige intelligentie vermelden, die gebruikers helpt snel de inhoud te vinden die ze nodig hebben. Dit gebeurt door relevante bestanden voor te stellen en de zoekfunctie binnen de archieven te verbeteren.
Tot slot is er de beveiliging, een onmisbaar aspect waarop OneDrive belangrijke vooruitgang heeft geboekt. Dankzij multifactorauthenticatie, geavanceerde toegangscontroles, compliance labels en activiteitmonitoring zijn persoonlijke en zakelijke gegevens altijd beschermd en voldoen ze aan de strengste eisen op het gebied van compliance.
Introductie tot Microsoft 365 OneDrive
Wil je een compleet, gebruiksklaar intranet?
intranet.ai is de SharePoint Online-oplossing voor het vereenvoudigen van interne communicatie en het digitaliseren van bedrijfsprocessen met een minimale investering in tijd en geld.
- 50+ functionaliteiten voor communicatie en werknemerservaring
- Volledige integratie met Microsoft 365 en Viva
- Branded design, tot in detail aanpasbaar
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP voor SharePoint en Microsoft 365 sinds 2010.
Giuseppe is de oprichter van intranet.ai en een van de topexperts in Italië voor alles wat met Microsoft 365 te maken heeft. Al jaren helpt hij bedrijven met het bouwen van hun digitale werkruimte op de cloud van Microsoft, waarbij hij de ervaring van mensen samenstelt.
Hij organiseert maandelijks online evenementen om klanten bij te praten over wat er nieuw is in Microsoft 365 en hen te helpen het meeste uit hun digitale werkplek te halen.
FAQ over de digitale werkplek
Wat is een digitale werkplek?
Een digitale werkplek is een virtuele omgeving die tools, processen en mensen binnen een organisatie combineert. Het verbetert de samenwerking en de toegankelijkheid van informatie vanaf elke locatie, waardoor het essentieel is voor moderne flexibele werkomgevingen.
Wat zijn de voordelen van een digitale werkplek?
De voordelen omvatten meer samenwerking, vereenvoudigde toegang tot informatie, ondersteuning voor werken op afstand, grotere wendbaarheid en een hogere betrokkenheid van medewerkers dankzij betere communicatie en toegang tot resources.
Welke tools worden vaak gebruikt in een digitale werkplek?
Tools zoals Microsoft Teams en SharePoint Online zijn populair omdat ze realtime communicatie, virtuele vergaderingen, taakbeheer en documentdeling ondersteunen, waardoor een geïntegreerde digitale ervaring ontstaat.
Hoe draagt een intranet bij aan een digitale werkplek?
Een intranet fungeert als een gecentraliseerd platform voor communicatie, samenwerking en documentbeheer. Moderne intranetten integreren sociale functies, kennisbeheer en leerinstrumenten om een verbonden organisatiecultuur te bevorderen.
Welke trends beïnvloeden de digitale werkplek?
Belangrijke trends omvatten oplossingen voor werken op afstand, geavanceerde samenwerkingstools en een groeiende focus op het welzijn van medewerkers dankzij geïntegreerde ondersteuningssystemen zoals Microsoft Viva.
Waarom wordt Microsoft 365 aanbevolen voor de integratie van een digitale werkplek?
Microsoft 365, vooral met SharePoint Online en Microsoft Viva, biedt robuuste tools voor samenwerking, documentbeheer en medewerkersbetrokkenheid, waardoor het een complete oplossing vormt voor de behoeften van de digitale werkplek.
Hoe verbetert een digitale werkplek de betrokkenheid van medewerkers?
Door eenvoudige toegang tot resources en communicatiekanalen te faciliteren, versterkt een goed ontworpen digitale werkplek het gevoel van verbondenheid en stelt het medewerkers in staat actief bij te dragen aan organisatiedoelen.
Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een modern intranet?
De kenmerken omvatten wiki’s, blogs, organigrammen, sociale ruimtes voor feedback, integraties voor leren en tools voor kennisdeling, wat bijdraagt aan een soepele gebruikerservaring.
Lees verder
Bedrijfsintranet: wat is het en 20 ideeën om het te laten groeien
Wat een bedrijfsintranet is en 20 ideeën van onze experts om het te verbeteren en de interne processen en communicatie tussen collega’s te optimaliseren.
SharePoint Document Management System: hoe gebruik je het?
Hier lees je hoe je een documentbeheersysteem maakt met SharePoint, door gebruik te maken van de functies, documentbibliotheken en mogelijke integraties.
Medewerkersbetrokkenheid: 6 strategieën om toe te passen
Met employee engagement wordt de emotionele band tussen mensen en bedrijven bedoeld. Ontdek hoe je deze relatie kunt versterken met de SharePoint-intranet.