Extranet: hoe je deze kunt realiseren met Microsoft 365

Wat is een extranet

Het zakelijke extranet is een privaat digitaal platform dat een veilig communicatiekanaal opent tussen het bedrijf en een geselecteerde groep externe gebruikers. Het is een afgeschermd portaal binnen de digitale werkplek, waar leden van een organisatie informatie kunnen uitwisselen, diensten kunnen aanbieden en, indien nodig, in realtime kunnen samenwerken aan dossiers en documenten met leveranciers, distributeurs, verkopers, zakenpartners en klanten.

Het extranet vindt zijn oorsprong in de jaren 90, toen bedrijven het potentieel zagen van directere communicatie met externe stakeholders zonder daarbij de integriteit van hun eigen gegevens in gevaar te brengen. Het extranet is daarom de natuurlijke evolutie van de eerste private netwerken, die juist zijn opgezet als gecontroleerde ruimten waarin informatie gedeeld kan worden buiten de fysieke grenzen van de organisatie.

Toch is het extranet op zichzelf niet in staat om alle processen en de communicatiestroom die aan de basis van een bedrijf liggen volledig te digitaliseren. Integendeel, het wordt vaak aangevuld met het intranet om de creatie van de digitale werkplek van het bedrijf te voltooien. Waar het extranet communicatie met geselecteerde externe gebruikers mogelijk maakt, is het intranet in feite het gesloten netwerk dat is voorbehouden aan het personeel.

De meerwaarde van het extranet ligt vooral in de mogelijkheid voor bedrijven om documenten in realtime te uploaden, te becommentariëren en te bewerken samen met externe partners, met behoud van een hoog beveiligingsniveau.

Daardoor worden processen versneld en wordt samenwerking eenvoudiger: informatie gaat rechtstreeks heen en weer, waardoor het aantal e-mails en telefoongesprekken afneemt.

Intranet vs Extranet: wat is het verschil?

Extranet: veilige verbinding met externe partners

De extranet breidt, als aanvulling op het intranet, de communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden van een organisatie uit tot buiten haar fysieke en digitale grenzen en maakt het mogelijk voor je partners, leveranciers en klanten om toegang te krijgen tot secties met informatie, documenten, diensten en initiatieven die zijn ontworpen om hun betrokkenheid te vergroten en het beheer van de aankoop- of verkoopprocedures met het bedrijf te vereenvoudigen.

Dit alles gebeurt binnen een digitale omgeving die wordt beheerd door geavanceerde beveiligingsprotocollen die de bescherming van bedrijfsgegevens waarborgen. Tegelijk is het belangrijk om te benadrukken dat het beveiligingsniveau in grote mate afhangt van de gebruikte technologie: of het nu om het intranet of de extranet gaat, idealiter kies je een product dat schaalbaarheid, flexibiliteit en een fijnmazige toegangscontrole kan garanderen. Een voorbeeld? SharePoint van Microsoft 365, waar we later in dit artikel dieper op ingaan.

Als we terugkeren naar het nut van de extranet, is een veelvoorkomend gebruik de beheer van bestellingen. Binnen het portaal kunnen je leveranciers functies gebruiken om de status van bestellingen in realtime te volgen of de documenten te downloaden die nodig zijn om een transactie af te ronden.

Daarnaast kun je de extranet gebruiken voor co-ontwikkelingsprojecten waarbij meerdere bedrijven moeten samenwerken.

Hoe je de extranet ook inzet, het is een essentieel instrument om waardevolle relaties op te bouwen tussen een bedrijf en externe stakeholders en om de communicatie- en werkstromen tussen hen te vereenvoudigen.

Extranet: functies en voordelen voor bedrijven

Hieronder gaan we dieper in op wat een extranet organisaties in elke sector en van elke omvang kan bieden, zodat je de investering in tijd en middelen die nodig is voor de implementatie ervan in de digitale werkplek van het bedrijf kunt verantwoorden. We bekijken bovendien hoe dit hulpmiddel de relatie kan veranderen tussen het bedrijf en de mensen die, hoewel ze bij de bedrijfsactiviteiten betrokken zijn, niet binnen het bereik van het intranet vallen.

Informatie-uitwisseling

Een van de sterke punten van het extranet is de mogelijkheid om informatie in real time te delen, zodat je de uitwisseling van gegevens met een specifieke groep gebruikers, of het nu klanten, partners of leveranciers zijn, kunt faciliteren.

Via dit platform kunnen communicatieberichten gecentraliseerd, bijgewerkt en uitgelicht worden op elke pagina of in elke sectie van de site, wat ook de navigatie vereenvoudigt. Dit levert een aanzienlijke tijdsbesparing op, doordat je minder vaak aparte kanalen zoals e-mail of telefoongesprekken hoeft te gebruiken om de verschillende transacties af te handelen.

Samenwerking

Het extranet biedt de mogelijkheid om gegevens, documenten en informatie te delen in een gemeenschappelijke ruimte, waar leden van de organisatie en zakelijke partners veilig kunnen samenwerken. Het extranet fungeert dus als een brug voor bedrijven en biedt één gecontroleerd punt waar je de stroom van externe activiteiten en communicatie kunt beheren.

Organisatie van gegevens

Dankzij de extranet kunnen gegevens in korte tijd gemakkelijk toegankelijk worden gemaakt voor specifieke gebruikers, zonder risico's voor hun veiligheid. Informatie kan voortdurend worden geüpload en gecontroleerd, waardoor je ervoor zorgt dat alle stakeholders op elk moment op één lijn zitten.

Traceerbaarheid van B2B-interacties

Een van de belangrijkste functies van de extranet is het vermogen om in real time alle interacties tussen interne en externe gebruikers die betrokken zijn bij de bedrijfsprocessen met elkaar te verbinden. Het platform volgt elke stap en archiveert de informatie in een omgeving die een overzicht geeft van de lopende activiteiten. Daardoor krijg je als organisatie een helder beeld van de communicatie en de gegevensuitwisseling die hebben plaatsgevonden om een transactie af te ronden of een project met externe samenwerkingspartners tot een goed einde te brengen.

Verbetering van de klantervaring

De extranet garandeert een continue toegang tot informatie, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Klanten en zakelijke partners kunnen zo op elk moment met het bedrijf communiceren, vooral als er in het portaal zones aanwezig zijn die zijn gewijd aan het delen van vragen en feedback (bijvoorbeeld Q&A-secties, enquêtes of formulieren). Deze toegankelijkheid vormt een concurrentievoordeel dat je niet mag onderschatten, omdat het niet alleen helpt om de doorlooptijden voor de oplossing van problemen te verkorten, maar ook de relatie met je klanten versterkt.

Voorbeelden en usecases van een bedrijfsextranet

Uit dit korte overzicht blijkt duidelijk dat een extranet de belangrijkste strategische asset kan worden om de samenwerking en communicatie met externe stakeholders te verbeteren, en hen actiever te betrekken bij de activiteiten van een organisatie. Het extranet biedt namelijk een veilige omgeving voor het uitwisselen van informatie en middelen in realtime. Alles helder. Of misschien toch niet? Om het beeld compleet te maken, laten we hieronder enkele voorbeelden zien van hoe je een extranetnetwerk kunt gebruiken.

Projectmanagement

Een van de meest voorkomende toepassingen van een extranet is projectbeheer in samenwerking met externe partners. Bedrijfsteams kunnen documenten, projecttimelines, statusupdates over de voortgang van verschillende activiteiten en andere belangrijke middelen delen binnen thematische gebieden en digitale archieven die, als ze zijn gebaseerd op SharePoint Online, geavanceerde functies bieden voor documentcatalogisering, co-authoring, presentatie en informatiezoektocht.

Om een concreet voorbeeld te geven, een productiebedrijf zou zijn eigen extranet kunnen gebruiken om het ontwikkelingsproject van een onderdeel dat door een klant is besteld te beheren. Het interne ontwerpteam en externe leveranciers kunnen toegang krijgen tot het portaal om de technische specificaties, deadlines en updates over het project te volgen. Elke fase, van prototypering tot productie, wordt getraceerd zodat de klant direct feedback kan geven en leveranciers materialen of levertijden kunnen aanpassen.

Ondersteuning voor klanten

Een extranet kan ondersteuningsmaterialen, handleidingen, veelgestelde vragen en trainingsvideo's voor klanten centraliseren, zodat ze zelfstandig toegang tot het portaal kunnen krijgen om een snelle reactie op hun vragen te vinden of om de functies van een product beter te leren kennen. Dit levert voor organisaties een dubbel resultaat op: aan de ene kant kunnen ze een dienst voor zelfservice aanbieden waarmee klanten hun aankopen optimaal kunnen benutten, en aan de andere kant ontvangt de Customer Service afdeling minder ondersteuningsverzoeken, vooral voor dagelijkse problemen die kunnen worden opgelost met videotutorials en FAQ-pagina's.

Een typisch voorbeeld is dat van een softwarebedrijf dat SaaS-oplossingen (Software as a Service) aanbiedt in de B2B-sector. In dit geval kunnen klanten toegang krijgen tot het extranet om documentatie te raadplegen over integraties, configuraties of aanbevolen beveiligingspraktijken voor het optimale gebruik van het platform.

Daarnaast kan het portaal een ticketsysteem bevatten om eventuele bugs te melden of ondersteuning aan te vragen als het probleem niet al in de documentatie is behandeld. Zodra een ticket is aangemaakt, kan de klant de voortgang van het verzoek volgen, de acties van het ontwikkelingsteam bekijken en zelfs automatische meldingen ontvangen wanneer een nieuwe release of patch het gemelde probleem oplost.

Toegang tot catalogi en prijslijsten

Voor organisaties die samenwerken met een netwerk van wederverkopers kan een extranet nuttig zijn voor het delen van catalogi, prijslijsten en updates over lopende promoties. Wederverkopers kunnen dan zelfstandig de informatie over beschikbare producten raadplegen en in sommige gevallen bestellingen plaatsen rechtstreeks via het portaal. Een bijzonder interessante usecase voor organisaties die actief zijn in sectoren zoals automotive, mode en retail.

Naleving van regelgeving

In sterk gereguleerde sectoren, zoals de farmaceutische en de financiële sector, moeten bedrijven er vaak voor zorgen dat partners en samenwerkende partijen voldoen aan voorschriften en operationele standaarden. Met een extranet kun je de richtlijnen voor compliance centraliseren en een veilige omgeving bieden waar partners toegang hebben tot de documenten en meldingen kunnen ontvangen over wijzigingen en updates.

Daarnaast kan je extranet functies voor rapportage bevatten om te monitoren welke partners de compliance-documenten hebben bekeken of specifieke updateformulieren hebben ingevuld. Bij controles of audits kan het bedrijf eenvoudig aantonen dat het aan de wettelijke vereisten voldoet en behoudt het transparantie en controle over alle betrokken partijen.

Beheer van contracten

Als zakelijke partner of leverancier kun je het extranet gebruiken om toegang te krijgen tot de contracten die met het bedrijf zijn afgesloten, de status van de goedkeuringen te bekijken en gerelateerde documenten te uploaden. Gecentraliseerde toegang tot deze informatie maakt het mogelijk om goedkeuringsprocessen te versnellen en verkleint de impact van inefficiënties, fouten en wachttijden. Bij elke nieuwe wijziging kan het portaal zo worden ingesteld dat het automatisch update-meldingen naar alle betrokken partijen verstuurt.

Extranetoplossing op basis van Microsoft 365

Microsoft 365 en, in het bijzonder, SharePoint Online behoren al lange tijd tot de beste technologieën om een veilige en veelzijdige extranetomgeving te creëren. Organisaties die actief zijn in uiteenlopende sectoren, van mode tot de grootdistributie, van productie tot dienstverlening, kunnen profiteren van geavanceerde toepassingen om alle processen te optimaliseren waarbij personen van buiten de eigen organisatie betrokken zijn.

Zoals we hebben gezien, speelt het extranet een cruciale rol bij het mogelijk maken van gereguleerde toegang tot bedrijfsinformatie en -middelen voor externe partijen, terwijl de beveiliging van de uitgewisselde gegevens strikt onder controle blijft. Microsoft 365 speelt hierop in met een cloudinfrastructuur die cybersecuritytools biedt zoals versleuteling, toegangsbeheer en identiteitsbeheer en die steunt op een gecertificeerd compliancesysteem voor de belangrijkste internationale normen. Organisaties kunnen zo een geselecteerd aantal externe samenwerkers toelaten tot hun extranet en de machtigingen op een granulaire en schaalbare manier in de tijd beheren.

Binnen het ecosysteem van Microsoft 365 is SharePoint het kernelement voor het maken en beheren van moderne communicatiesites. Daaronder vallen zowel het intranet als het extranet.

Het is belangrijk te benadrukken dat de communicatiesites van SharePoint zijn ontworpen om aankondigingen, rapporten en updates te delen die alle of een deel van het bedrijfs­publiek moeten bereiken. Of de ontvangers nu intern zijn (zoals voor het intranet) of extern (zoals in het geval van het extranet), de inhoud in SharePoint kan in feite gericht worden aangeboden om alleen specifieke gebruikersgroepen te bereiken, op basis van elementen zoals rol, afdeling of werkplek.

Deze sites bieden een platform om visueel aantrekkelijke inhoud te publiceren die aansluit bij de stijl van het bedrijfsmerk, dankzij de mogelijkheid om elk detail van de site en van de inhoud die daarop wordt gehost te personaliseren.

Hieronder vind je een korte videogids om de functies die SharePoint beschikbaar stelt voor het creëren van een extranet beter te leren kennen en, vooral, om te leren hoe je deze functies gebruikt om een portaal op maat van je organisatie te bouwen.

Intranet vs Extranet van SharePoint Online:
integratie voor één digitale omgeving

In het verleden werden het intranet en het extranet beschouwd als afzonderlijke platforms, elk beheerd door specifieke software die, om te kunnen integreren, extra kosten en complicaties met zich meebracht die niet altijd zichtbaar waren in de planningsfase.

Vandaag daarentegen, dankzij een geünificeerde visie, bestaan het intranet en het extranet harmonieus naast elkaar binnen één geïntegreerd systeem, in de digitale werkplek van Microsoft 365.

Deze evolutie betekent een enorme stap vooruit voor organisaties, die nu kunnen vertrouwen op een gecentraliseerd ecosysteem om de communicatiestroom te beheren die dagelijks interne en externe betrokkenen bij de organisatie omvat.

De nieuwe generatie intranetsoftware neemt de functionaliteiten van de extranet in zich op, waardoor de problemen rond de interactie tussen verschillende programma's verdwijnen.

Binnen hetzelfde platform kunnen de processen die aan de basis liggen van alle bedrijfsafdelingen, van marketing tot human resources, worden gedigitaliseerd en daardoor geoptimaliseerd, waardoor een flexibele en complete digitale werkplek ontstaat die is afgestemd op de unieke behoeften van je organisatie.

Wat is een extranet?

Een extranet is een privé digitaal platform dat bedrijven in staat stelt om op een veilige manier te communiceren met externe partijen zoals leveranciers of klanten. Het biedt gecontroleerde toegang tot bedrijfsresources voor een effectieve samenwerking.

Wat zijn de verschillen tussen een intranet en een extranet?

Een intranet is een intern platform voor medewerkers, terwijl een extranet de toegang uitbreidt naar externe partners zodat je op een beveiligde manier kunt samenwerken.

Welke voordelen biedt een extranet?

Een extranet verbetert de communicatie, centraliseert informatie en versnelt processen waardoor externe samenwerking wordt geoptimaliseerd.

Hoe maak je een extranet met Microsoft 365?

Met SharePoint Online van Microsoft 365 kun je een veilig extranet configureren en toegangen beheren om samenwerking te ondersteunen.

In welke sectoren is een extranet nuttig?

Het extranet is nuttig in gereguleerde sectoren zoals de financiële en farmaceutische sector voor het veilig beheren van compliance documenten.