Verbeter de communicatie van je bedrijf met externe belanghebbenden met het extranet
In dit artikel leer je meer over extranetten en hun betekenis voor bedrijven.
We zullen ons verdiepen in de definitie en de verschillen tussen intranet en extranet. Daarnaast zullen we bekijken welke voordelen extranetportalen voor bedrijven kunnen bieden. Ten slotte zullen we stap voor stap uitleggen hoe je een gratis extranetportaal kunt maken met je Microsoft 365-licenties.
Blijf lezen voor meer informatie.
Wat vindt u in dit artikel
- Wat is een extranetportaal en waarvoor wordt het in bedrijven gebruikt
- Wat is het verschil tussen een intranet en een extranet
- Waarom zouden intranet en extranet geïntegreerd moeten zijn in bedrijven
- Hoe maak je een gratis extranetportaal met behulp van uw Microsoft 365-licenties
Extranet: een korte introductie
Een extranet is een privénetwerk waar mensen binnen het bedrijf verbinding kunnen maken met externe bronnen in een gereserveerde digitale werkruimte.
Zoals de naam zelf zegt, betekent "extra" elk type contact dat gericht is op een kring van geselecteerde gebruikers buiten het bedrijf. Dit kunnen klanten, leveranciers, distributeurs, verkopers en zakenpartners zijn.
Zoals je misschien al geraden hebt, is de rol van dit systeem extreem belangrijk om samenwerking mogelijk te maken. Het bevordert de communicatie, het delen van informatie, documenten en de overdracht van zelfs grote hoeveelheden gegevens tussen partners en organisaties.
Omdat het platform zich op een privénetwerk bevindt, wordt de veiligheid van de inhoud gegarandeerd omdat deze niet publiek toegankelijk is.
Intranet VS Extranet: wat is het verschil?
Het intranet is een privé-bedrijfsplatform dat alleen is voorbehouden aan de mensen binnen het bedrijf. Het is een virtuele plek waar werknemers kunnen vinden wat ze nodig hebben. Het bevat documenten, actuele communicatie, diensten, opleidingsinhoud en andere geavanceerde tools waarmee u workflows kunt structureren en centraliseren. Het resultaat? Tijd en geld besparen. Het bedrijf slaagt erin de interne bedrijfsprocessen te versterken door de productiviteit van de werknemers te verhogen.
Alle afdelingen binnen het intranet kunnen met elkaar communiceren en discussies genereren. Intra-bedrijfsvergelijkingen stimuleren groei en vergroten het gevoel deel uit te maken van de organisatie waarvan je deel uitmaakt.
Deze digitale werkplek weerspiegelt het bedrijf en geeft een duidelijk overzicht van de prestaties.
Om meer te weten te komen, lees ons artikel over het bedrijfsintranet.
Binnen het extranet kunnen werknemers interfacen met bedrijven buiten de organisatie. Het is een werkruimte waar je deals kunt sluiten met distributeurs of zakenpartners en repetitieve processen kunt automatiseren. Een voorbeeld hiervan is het beheer van bestellingen en leveringen.
Het aspect dat bedrijven het meest aanspreekt, is juist de mogelijkheid om het platform te modelleren volgens hun bedrijfsbehoeften.
De grafiek toont alle mogelijke interacties die de tool mogelijk maakt met alle externe bronnen die bijdragen aan het leven van de organisatie.
De vele functies van een extranet
De software vervult een veelvoud aan functies en is bijzonder nuttig wanneer het bedrijf moet omgaan met klanten, leveranciers of partners.
- Kennisbeheer: bedrijven gaan gemakkelijker met elkaar om en werken samen dankzij het gemeenschappelijke gebruik van programma's of apps die voor dit doel zijn gemaakt.
- Gegevenscirculatie: extranet maakt de uitwisseling van een grote hoeveelheid gegevens tussen zakenpartners mogelijk. Het beantwoordt aan de behoefte om documenten zoals bestelbonnen, leveringsbonnen en laadlijsten uit te wisselen. Het bedrijf kan zijn grenzen gemakkelijk openen en sluiten, afhankelijk van de behoefte om gegevens uit te wisselen. De digitale overdracht van gegevens maakt ook een nauwkeurig en georganiseerd opslagproces mogelijk.
- Uitwisseling van informatie: de verspreiding van informatie die relevant is voor de geselecteerde gebruikers gebeurt in realtime. Bijgewerkte en gemarkeerde communicatie kan met een klik beschikbaar worden gemaakt.
- Samenwerking: het is een impliciet, maar belangrijk concept. De mogelijkheid om samen te werken tussen bedrijven verhoogt en stimuleert hun samenwerking.
- Gegevensbeheer en -organisatie: gegevens kunnen in zeer korte tijd worden bijgewerkt en beschikbaar worden gesteld aan geïnteresseerde gebruikers, waarbij een hoge mate van consistentie, transparantie en veiligheid wordt gewaarborgd.
Het resultaat is tijdsbesparing - die anders verloren zou gaan door e-mail en telefoongesprekken - en eenvoudiger beheer.
Een ander voordeel van het systeem is dat het voor het bedrijf een soort kwaliteitscontrole uitvoert op de producten en diensten, waarbij eventuele afwijkingen worden gecorrigeerd.
Extranet: de voordelen voor bedrijven
Extranetportalen bieden aanzienlijke voordelen voor bedrijven door herhaalde zakelijke processen te vereenvoudigen en de tijd en moeite voor taken zoals het bestellen van leveranciers te verminderen.
Deze portalen maken veilige realtime-interacties mogelijk, centraliseren informatie en bevorderen B2B-samenwerking door alle interacties tussen interne en externe gebruikers bij te houden.
Hieronder leggen we de voordelen uit die een extranetportaal biedt voor bedrijven.
Vereenvoudiging van bedrijfsprocessen
Een van de voordelen van een extranet is de vereenvoudiging van frequente en repetitieve bedrijfsprocessen. Het bedrijf moet misschien regelmatig bestellingen plaatsen bij een bepaalde leverancier en moet daarvoor zijn toevlucht nemen tot e-mail en telefoongesprekken. Dankzij het extranet worden deze stappen echter gehalveerd in termen van tijd en handelingen.
Alle bestellingen kunnen via uw privénetwerk in een beveiligde digitale ruimte worden geplaatst. Interacties vinden veilig en in realtime plaats. Facturen worden samen met andere informatie op één centrale plaats opgeslagen.
Interacties in een extranet vinden in realtime en veilig plaats. Alle informatie wordt bijvoorbeeld gekoppeld aan:
- De externe gebruiker die betrokken is bij het proces
- De interne gebruiker die het proces beheert
Naast het feit dat alles wordt opgeslagen in een gemeenschappelijke virtuele ruimte, kunt u alle B2B-interacties bijhouden die plaatsvinden tussen verschillende bedrijven.
De gebruikerservaring van de klant
In B2B-relaties is het belangrijk om te focussen op klant- en partnertevredenheid. Het gebruik van dergelijke software helpt bij het cultiveren van relaties met meer efficiëntie en minder obstakels.
Een van de belangrijkste gedigitaliseerde voordelen is de toegankelijkheid 24 uur per dag, 7 dagen per week, om een perfecte synchronisatie met klanten mogelijk te maken.
De agenten met wie het bedrijf in contact komt, kunnen op elk moment vragen stellen, gegevens uploaden en ideeën of projecten goedkeuren. Hierdoor breek je de barrières van tijd en plaats af.
Een veilig hulpmiddel
Als het goed ontworpen is, beschikt het extranet over de nodige tools om maximale veiligheid te garanderen.
E-mails en andere middelen, die meestal worden gebruikt voor de overdracht van documenten, bieden niet de juiste bescherming om mogelijke schendingen te voorkomen die desastreus kunnen zijn.
Een van de doelstellingen is om deze zorgen weg te nemen en ervoor te zorgen dat gevoelige informatie in een beschermde omgeving blijft.
Microsoft 365 oplossingen om een extranet te maken
Als je op zoek bent naar software die kwaliteit en veiligheid kan garanderen, dan kan de marktleider Microsoft 365 je bedrijfsverwachtingen zeker niet teleurstellen.
Je kunt vertrekken van de intranetservice SharePoint Online en een deel ervan gebruiken als extranet.
Deze aanpak maakt het mogelijk om één gecentraliseerd systeem te hebben waarin de processen van een intranet en een intranet kunnen worden samengevoegd, zonder dat u afzonderlijke toepassingen hoeft te onderhouden en te beheren.
SharePoint Online kan via de machtigingen bepalen welk portaal privé is en welk kan worden geopend voor externe gebruikers, na authenticatie.
Meer informatie vindt u in ons artikel over
SharePoint Online en zijn 7 belangrijkste functies.
Erstelle het extranet van je bedrijf met je Microsoft 365-licenties
intranet.ai kan je helpen om in korte tijd een bedrijfsextranetportaal te creëren.
Onze oplossing past zich volledig aan om een extern portaal te creëren door gebruik te maken van SharePoint Online en alle samenwerkingshulpmiddelen van Microsoft 365.
Intranet en extranet op één plek
In het verleden werden intranet en extranet altijd gezien als afzonderlijke entiteiten en toepassingen.
Voor het gebruik ervan waren meer specifieke programma's nodig en om ze te laten communiceren en integreren waren extra kosten nodig die tijdens de analyse van het project nauwelijks in kaart werden gebracht.
Tegenwoordig bestaan intranet en extranet echter harmonieus naast elkaar in de grote moderne intranetsoftware, een van de grootste ontwikkelingen in de professionele sector.
Het intranet bevat nu als geheel in één digitaal pakket ook het extranet om communicatie- of integratieproblemen tussen de verschillende software te elimineren.
Het doel is om de samenwerking tussen interne werknemers en externe belanghebbenden van het bedrijf te garanderen.
Waar het intranet niet kan komen, begint het extranet.
Op deze manier kunt u op één digitale locatie communiceren met werknemers, leveranciers, partners en klanten, wat tijd en geld bespaart.
Daarbinnen wordenallerlei gedigitaliseerde processen ingebed en geoptimaliseerd. Ze kunnen variëren van marketingprocessen tot HR-processen. Het doel is de vorming van een digitale werkplek waarin het bedrijf kan voorzien in een verscheidenheid aan uiteenlopende behoeften.
Daarom is het zeer voordelig om zowel een intranet als een extranet te hebben, mits correct geïmplementeerd. Je kunt zowel interne als externe problemen beheersen en de modernste manieren vinden om ze op te lossen.
Om samen te vatten, presenteren we hieronder een samenvattingstabel van de belangrijkste voordelen van een bedrijfsextranet die we samen hebben besproken:
| Voordelen van een extranet | Beschrijving van het voordeel |
| Vereenvoudiging van bedrijfsprocessen | Vermindering van de tijd en de vereiste acties voor terugkerende zakelijke activiteiten zoals bestellingen bij leveranciers. |
| Verbetering van de klantervaring | Rond-de-klok toegankelijkheid voor efficiënte en soepele interacties met klanten en zakelijke partners, waardoor ze vragen kunnen stellen, gegevens kunnen uploaden en projecten kunnen goedkeuren. |
| Gegevensbeveiliging | Biedt tools om maximale gegevensbeveiliging te waarborgen door het beschermen van gevoelige informatie in een veilige omgeving. |
| Integratie met Microsoft 365 | Gebruik van de Microsoft 365-licenties voor het maken van een extranetportaal en het creëren van een centraal platform voor interne en externe samenwerking. |
| Operationele efficiëntie | Optimalisatie van gedigitaliseerde processen door de noodzaak van e-mails en telefoongesprekken voor het overdragen van documenten te elimineren, tijdsbesparing en vereenvoudiging van rapportage. |
| Verbetering van de bedrijfsrelaties | Bevordering van sterkere relaties met klanten en zakelijke partners door efficiënte communicatie en realtime uitwisseling van informatie. |
Extranet? Een gemakkelijke en veilige adoptie met intranet.ai
Als u eraan twijfelt of de introductie van nieuwe, innovatieve software voor samenwerking beveiligingsproblemen en verwarring bij medewerkers kan veroorzaken, maak u dan geen zorgen.
Deze tools worden nu gebruikt door honderden KMO's en grote bedrijven, die vertrouwen op Microsoft 365 voor het implementeren van veilige toepassingen om op het internet te zetten.
Intranet.ai is een Microsoft Gold Partner met meer dan 10 jaar ervaring in het ontwikkelen van webapplicaties op dit gebied.
Wat is intranet.ai?
intranet.ai is een kant-en-klaar bedrijfsintranet, ontworpen om kosten en implementatietijden te verlagen en zo een collaboratieve en moderne digitale werkomgeving te creëren:
- Initiële prijs van 3.650 €/jaar voor een compleet intranet
- 50+ toepassingen, inclusief geavanceerd zoeken, documentbeheersysteem, pushmeldingen via Teams, persoonlijk profiel en FAQ-pagina's
- 100% geïntegreerd met SharePoint Online en Microsoft 365
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP voor SharePoint en Microsoft 365 sinds 2010. Giuseppe heeft Dev4Side en intranet.ai opgericht met als doel bedrijven te helpen een eenvoudigere en effectievere werkomgeving te krijgen.
Hij werkt als consultant voor alles wat te maken heeft met digitale samenwerking, intranetportalen en Microsoft-cloudplatformen.
FAQ over Extranets in bedrijven
Wat is een Extranet-portal en waarvoor wordt het in bedrijven gebruikt?
Een Extranet-portal is een privénetwerk waarin personen binnen het bedrijf kunnen communiceren met externe bronnen in een gereserveerde digitale werkruimte. Het maakt samenwerking, gegevensuitwisseling, het delen van informatie en documenten, en de overdracht van grote hoeveelheden gegevens tussen partners en organisaties buiten het bedrijf mogelijk.
Wat is het verschil tussen een intranet en een Extranet?
Het intranet is een privénetwerk dat alleen toegankelijk is voor medewerkers van een bedrijf en intern wordt gebruikt. Een Extranet daarentegen maakt communicatie en samenwerking mogelijk tussen medewerkers van het bedrijf en externe partners zoals klanten, leveranciers en zakenpartners.
Waarom zouden intranet en Extranet in bedrijven geïntegreerd moeten zijn?
De integratie van intranet en Extranet in bedrijven maakt naadloze communicatie en samenwerking zowel intern als met externe partners mogelijk. Dit verhoogt de efficiëntie van bedrijfsprocessen en versterkt de relaties met klanten en partners.
Hoe maak je een gratis Extranet met behulp van je Microsoft 365-licenties?
Om een gratis Extranet-portal te maken met uw Microsoft 365-licenties, kunt u SharePoint Online gebruiken. Maak een siteverzameling voor externe partners en configureer de externe deling om samenwerking met partners mogelijk te maken. U kunt dan gebruikers toegang geven tot het Extranet-portal en de beveiliging van uw gegevens waarborgen.
Wat zijn de voordelen van Extranet-software in een bedrijf?
Extranet-portals bieden bedrijven aanzienlijke voordelen, waaronder het vereenvoudigen van bedrijfsprocessen, het verbeteren van de klantervaring, gegevensbeveiliging, integratie met Microsoft 365, operationele efficiëntie en het verbeteren van de bedrijfsrelaties door efficiënte communicatie en real-time uitwisseling van informatie.
Lees verder
Bedrijfsintranet: wat is het en 20 ideeën om het te laten groeien
Ontdek wat een bedrijfsintranet is en wat de mogelijkheden ervan zijn om je bedrijf te versterken.
Wat is SharePoint en zijn 7 belangrijkste functies
Ontdek wat SharePoint is en hoe het u kan helpen uw bedrijf te digitaliseren.