Wat vind je in dit artikel
- Wat is knowledge management
- Hoe je een correcte strategie voor kennismanagement implementeert
- De voordelen van een goede kennismanagement voor organisaties
- De beste software voor de implementatie van knowledge management
- De best practices voor een effectieve kennismanagement
Wat is het knowledge management
Het knowledge management is een geheel van strategieën, processen en tools die worden gebruikt om kennis binnen een organisatie te identificeren, te verzamelen, te organiseren en te delen. Het doel is om de knowhow van individuele personen binnen het bedrijf te behouden en beschikbaar te maken, waarbij deze collectieve kennis wordt behandeld als een strategische hulpbron om de productiviteit te verbeteren, nieuwe innovatiekansen te benutten en uiteindelijk de eigen concurrentiekracht op de lange termijn te garanderen.
Er bestaan twee soorten kennis die het bedrijf moet kunnen beheren: de expliciete kennis, gedocumenteerd en gemakkelijk overdraagbaar (bijvoorbeeld via handleidingen, richtlijnen en procedures), en de impliciete kennis, die voortkomt uit persoonlijke vaardigheden en de praktische ervaring die individuele personen opbouwen tijdens hun periode van activiteit binnen de organisatie.
Deze laatste biedt uiteraard de beste mogelijkheden voor innovatie, maar vormt ook de grootste uitdagingen op het gebied van beheer. Juist dankzij het kennismanagement kunnen bedrijven proberen impliciete kennis om te zetten in een bron die gemakkelijk toegankelijk en deelbaar is.
Het succes van het knowledge management hangt van twee factoren af. Allereerst moet een goede kennismanagementstrategie gebaseerd zijn op de juiste technologie, waaronder software voor het creëren van het bedrijfsintranet (zoals SharePoint), de samenwerkingsmiddelen die je tot je beschikking hebt (zoals Microsoft Teams en Yammer) en de systemen voor documentbeheer, waarbij opnieuw SharePoint van Microsoft 365 wordt benadrukt.
Daarnaast is het belangrijk om aandacht te besteden aan de bedrijfscultuur, omdat alleen een omgeving die kennisdeling stimuleert kan profiteren van het kennismanagement.
Zodra de strategie is uitgevoerd, is het belangrijk om de behaalde resultaten te meten en te begrijpen of de collectieve kennis op de juiste manier wordt beheerd. Indicatoren die hierbij nuttig zijn, zijn onder andere:
- toename van de algemene productiviteit
- vermindering van de tijd die nodig is om informatie te vinden
- verbetering van de samenwerking tussen collega’s, ook tussen verschillende afdelingen
Hoe je het kennismanagement implementeert
Hieronder zie je de belangrijkste aandachtspunten die je in overweging moet nemen om een effectieve kennismanagementstrategie in de praktijk te brengen.
Een actieplan bepalen
De eerste stap om kennismanagement succesvol te implementeren is ervoor te zorgen dat de gekozen strategie is afgestemd op de visie, missie en bedrijfsdoelen. Dit betekent begrijpen hoe het beheer van kennis het behalen van de prioriteiten van de organisatie kan ondersteunen, zoals innovatie of een hogere tevredenheid van de eindklant.
Een actieplan dat aansluit bij de bedrijfsvisie maakt het mogelijk om de investering te richten op de gebieden met de grootste impact, zodat de middelen die je inzet voor kennismanagement zo efficiënt en effectief mogelijk worden gebruikt.
De aanpak moet ook passen bij een bedrijfscultuur waarin de employee experience wordt gewaardeerd. Dit vergemakkelijkt de adoptie van kennismanagement door alle collega’s, die deze aanpak zullen zien als een concrete bijdrage aan hun professionele groei en niet alleen als een systeem dat van bovenaf wordt opgelegd.
De gebieden met de grootste impact bepalen en monitoren
Een goede kennismanagementstrategie beperkt zich niet tot het verzamelen van informatie, maar sluit aan op bestaande bedrijfsprocessen om deze te verbeteren. Je moet daarom de gebieden identificeren waar kennisdeling het verschil kan maken. Bijvoorbeeld projectmanagement, klantondersteuning, productontwikkeling of opleiding van personeel.
Binnen projectmanagement kan goed beheer van kennis ervoor zorgen dat middelen en technische knowhow toegankelijk zijn voor alle teamleden. Binnen klantondersteuning kan het delen van richtlijnen om de meest voorkomende verzoeken af te handelen de oplossing van problemen, vragen of twijfels versnellen, wat zowel de prestaties van het salesteam als de klanttevredenheid verbetert.
Voor elk geïdentificeerd proces is het belangrijk om vast te stellen welke informatie relevant is voor de activiteiten van het team en hoe deze moet worden georganiseerd zodat je snel toegang hebt.
Het continu volgen van de resultaten in elk bedrijfsgebied is uiteindelijk de enige manier om zwakke punten te identificeren en kansen voor verbetering binnen je strategie voor kennismanagement te ontdekken.
Het management betrekken
De implementatie van een kennismanagementsysteem kan niet plaatsvinden zonder een actieve betrokkenheid van het management. Managers en leidinggevenden zijn de belangrijkste aanjagers van verandering binnen een organisatie en moeten daarom niet alleen de nieuwe strategie ondersteunen, maar ook collega’s begeleiden bij de adoptie ervan.
Hier zie je waar leidinggevenden zich mee zouden moeten bezighouden:
-
het stimuleren van kennisdeling en het wegnemen van eventuele weerstand door middel van incentives en erkenning voor collega’s;
-
de nieuwe kennismanagementtools als eerste gebruiken en laten zien dat het gebruik van deze oplossingen een strategische prioriteit is voor de hele organisatie;
-
hun teams opleiden in het correcte gebruik van kennismanagementtools, zodat collega’s niet alleen gelaten worden in het adoptieproces en de best practices meteen worden aangeleerd;
-
de kennismanagementstrategie monitoren en aanpassen op basis van de behaalde resultaten in de bedrijfsgebieden met de grootste impact en de feedback van collega’s.
De juiste technologie adopteren
Een effectief kennismanagementsysteem vereist technologische tools die het verzamelen, organiseren, delen en raadplegen van collectieve kennis ondersteunen. Een van de meest complete oplossingen op dit gebied is de intranet van SharePoint Online.
SharePoint centraliseert bedrijfsinformatie dankzij een sterke schaalbaarheid en geavanceerde functies zoals geavanceerd zoeken, waarmee gebruikers binnen enkele seconden de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben binnen het intranet en de geïntegreerde Microsoft 365 omgeving.
Geavanceerd zoeken in het SharePoint-intranet van intranet.ai
Naast een krachtige platform voor de documentbeheer vereenvoudigt SharePoint het archiveren, organiseren en delen van bestanden via een ECM-systeem (Enterprise Content Management), dat de tijd die je besteedt aan het zoeken naar informatie verder vermindert.
Een ander sterk punt van SharePoint ligt in het vermogen om naadloos te integreren met alle apps van Microsoft 365, waaronder Teams, OneDrive en Yammer (nu Viva Engage). Dankzij de native integratie tussen deze platforms kun je soepel samenwerken met collega’s, informatie in realtime uitwisselen en het risico verkleinen dat kennis wordt geïsoleerd binnen individuele gebruikers of afdelingen.
Bovendien kan SharePoint, dankzij de integratie van Microsoft Viva Learning met de intranet, de leerinhoud beheren die door het bedrijf is gemaakt voor de ontwikkeling van interne vaardigheden.
Dit zijn slechts enkele van de kenmerken die van de intranet van SharePoint een van de beste oplossingen maken voor het kennismanagement en knowledge management. Het ondersteunt elk bedrijf bij het bewaren, verspreiden en waarderen van kennis. In dit artikel bekijken we andere belangrijke functionaliteiten en vooral de voordelen die de intranet biedt als software voor het kennismanagement en knowledge management.
Wat is intranet.ai?
intranet.ai is een kant-en-klaar bedrijfsintranet dat is ontworpen om de implementatiekosten en -tijd te verlagen en een samenwerkende en moderne digitale werkomgeving te creëren:
- Vanaf €3.950/jaar voor een compleet intranet
- 50+ toepassingen, inclusief geavanceerd zoeken, documentbeheersysteem, pushmeldingen via Teams, organigram, personeelsprofiel en FAQ-pagina's
- Geïntegreerd met SharePoint Online en Microsoft 365
Kennismanagement: wat zijn de voordelen?
Het belang van een goede strategie voor kennismanagement zou inmiddels duidelijk moeten zijn, samen met de keuze van de juiste technologieën voor de implementatie en met aandacht voor de bedrijfscultuur.
Toch is het zinvol om de redenen te verduidelijken waarom een organisatie zich zou moeten inzetten om de nodige processen voor kennisbeheer te plannen, uit te voeren en te monitoren, zeker omdat deze investering niet te onderschatten is in termen van tijd en middelen.
Vooral wanneer je niet kunt rekenen op een allesomvattende software voor kennismanagement zoals de bedrijfsintranet. Of wanneer het gebruikte intranet niet is gebaseerd op SharePoint Online.
Circulatie van ideeën en informatie
Het implementeren van een systeem voor kennismanagement zorgt ervoor dat elk lid van de organisatie toegang heeft tot dezelfde informatie die cruciaal is voor de bedrijfsactiviteiten. Dankzij een gedeelde kennisbasis kunnen individuen, teams en afdelingen de veelvoorkomende problemen sneller oplossen en alternatieve oplossingen voorstellen om interne processen te verbeteren.
Snelle toegang tot nuttige resources
Een goed gestructureerd systeem voor kennismanagement maakt het voor gebruikers mogelijk om toegang te krijgen tot de informatie en resources die ze nodig hebben om hun werk te doen zonder tijd te verliezen aan zoekopdrachten of het sturen van e-mails naar collega’s.
Minder fouten en beter risicobeheer
Een effectief systeem voor kennismanagement beperkt zich niet tot het delen van eenvoudige informatie maar maakt fouten zichtbaar en verandert deze in lessen voor de toekomst. Elke fout of moeilijkheid wordt namelijk een kans om te verbeteren dankzij de uitwisseling van ervaringen. Zo maakt een goed gestructureerd systeem voor kennismanagement het mogelijk om knelpunten te traceren en snelle toegang te bieden tot de kennis die nodig is om risico’s te voorkomen op basis van de echte ervaringen van medewerkers.
Je kunt bijvoorbeeld in het intranet van SharePoint een FAQ-pagina maken waarin je informatie verzamelt over de meest voorkomende problemen waar een team of afdeling mee te maken krijgt. Samen met de problemen die als vraag worden weergegeven toont de pagina de antwoorden die collega’s hebben gegeven om verschillende situaties aan te pakken.
FAQ-pagina in het SharePoint-intranet van intranet.ai
Gerichte communicatie
Het gebeurt vaak dat je overspoeld raakt door een stortvloed aan tegenstrijdige informatie, waardoor het lastig is om te begrijpen hoe je je moet gedragen in dagelijkse werksituaties. Een goede strategie voor kennismanagement moet met deze uitdagingen rekening houden en reageren met relevante inhoud die voor elke gebruiker gemakkelijk te raadplegen is.
We hebben al de mogelijkheid genoemd om FAQ-pagina's te maken in de bedrijfsintranet. In deze context kunnen de beheerders van het intranet er echter ook voor kiezen om de collectieve kennis, hier in Q&A-formaat, te organiseren met behulp van aangepaste filters zoals het eigen departement of specifieke bedrijfsprocedures.
Categoriseer de FAQ in het SharePoint intranet van intranet.ai
Standaardisatie van de interne processen
Een kennismanagementsysteem geeft je de mogelijkheid om processen en standaardprocedures duidelijk te definiëren die moeten worden gevolgd door medewerkers, teams en afdelingen. Dit helpt mensen precies te begrijpen wat ze moeten doen, hoe ze het moeten doen en in welke omstandigheden ze de instructies moeten toepassen. Het resultaat is een grotere consistentie in de bedrijfsactiviteiten, zodat de kwaliteit van processen en diensten altijd op een optimaal niveau blijft.
Meer kansen voor innovatie
Om te groeien heeft een bedrijf energie en samenwerking nodig. Een kennismanagementsysteem moet er daarom voor zorgen dat alle leden van een organisatie op het juiste moment toegang hebben tot de juiste informatie, zodat ze tijd vrijmaken om zich te richten op meer strategische activiteiten.
Bovendien kunnen de gegevens die al in de bedrijfskennisbank aanwezig zijn een vertrekpunt vormen om inspiratie op te doen en nieuwe ideeën te vinden om de interne processen te verbeteren.
Ondersteuning bij het nemen van beslissingen
Het hebben van de juiste informatie op het juiste moment maakt het besluitvormingsproces veel eenvoudiger. Met een goed gestructureerd kennismanagementsysteem kunnen gebruikers snel toegang krijgen tot de gedeelde kennis binnen de organisatie om nuttige informatie terug te vinden en eventueel gebruik te maken van de ervaring van collega's om oplossingen te vinden voor vergelijkbare problemen.
Op deze manier neemt de kans toe dat beslissingen binnen het bedrijf niet worden genomen op basis van intuïtie of aannames, maar op een solide en bewezen kennisbasis.
Ondersteuning van het onboardingsproces
Hier zijn we bij het laatste voordeel dat het vermelden waard is in deze lijst: kennismanagement is ook nuttig om het onboardingsproces te optimaliseren. Denk aan het doel van onboarding zelf, namelijk nieuwe medewerkers te helpen vertrouwd te raken met de nieuwe werkomgeving en hun activiteiten in autonomie uit te voeren, zo snel mogelijk na hun indiensttreding.
Een kennismanagementsysteem zoals het bedrijfsintranet kan nieuwe collega's voorzien van de middelen en informatie die ze nodig hebben, gecentraliseerd op één goed georganiseerde plek binnen hun digitale werkplek. Op deze manier kunnen ze hun opleiding uitbreiden zonder afhankelijk te zijn van de constante ondersteuning van mentoren, collega's en leidinggevenden.
Kennismanagement software:
digitale tools voor de implementatie
Wanneer je een goede strategie voor kennismanagement wilt definiëren, zoals eerder vermeld, is het essentieel om de juiste technologie te kiezen die aansluit bij de behoeften van het bedrijf. Een knowledge management system moet, om functioneel te zijn, gebaseerd zijn op software die is ontworpen voor het verzamelen, organiseren en raadplegen van informatie.
De bedrijfseigen intranet van SharePoint Online vormt de beste oplossing om kennismanagement te implementeren, ook dankzij de flexibiliteit die het mogelijk maakt zich aan te passen aan de behoeften van elke organisatie, ongeacht de omvang of de sector waarin deze actief is. Laten we bekijken waarom.
Gecentraliseerde knowledge base
De digitale werkplek van het bedrijf kan een uniek punt bieden waar gebruikers, ongeacht team, afdeling of locatie, kunnen vinden wat ze nodig hebben: informatie, documenten, bronnen, FAQ-pagina's en operationele procedures, om maar enkele voorbeelden te noemen.
Met het intranet kunnen gegevens worden gecentraliseerd in één intelligente database, waarbij de archivering slechts één keer hoeft te worden uitgevoerd en de belangrijkste kennis vervolgens toegankelijk wordt gemaakt voor de hele organisatie. Uiteraard kun je de toegang tot gevoelige informatie correct beheren.
Naast de FAQ-pagina's die we eerder in dit artikel hebben besproken, kunnen we ons richten op documentbeheer en in het bijzonder op het terugvinden van bestanden. In dit opzicht maakt het SharePoint intranet gebruik van full text-zoekfunctionaliteit om alle gebieden van de site te doorzoeken, inclusief lijsten en bibliotheken, zodat elke opgeslagen informatie direct vindbaar is.
Bij intranet.ai hebben we precies deze functionaliteit benut om een specifieke webpart te ontwikkelen voor het zoeken naar documenten. Zonder in detail te treden vereenvoudigt onze component de consultatie van documenten door gebruik te maken van de SharePoint-functionaliteiten om inhoud te analyseren en te indexeren voor zoekopdrachten. Je hoeft alleen maar een willekeurige term in de zoekbalk in te voeren om alle bestanden te bekijken die het gezochte woord in de titel of in de tekst bevatten. Dit werkt ook voor PDF's.
Bovendien biedt deze webpart een centrale ruimte om verschillende soorten documenten te organiseren op basis van aanpasbare filters, zodat je eenvoudig inhoud kunt vinden die betrekking heeft op jouw afdeling of op een specifieke activiteit of initiatief. Gebruikers kunnen documenten delen die zij nuttig vinden voor collega's en zelfs procedures opslaan bij de Favorieten die zij vaker willen raadplegen.
Collaboratieve documentarchivering in het intranet SharePoint van intranet.ai
Geavanceerd zoeken
Ook al hebben we al enkele details gegeven over het geavanceerde zoeken dat het intranet van SharePoint Online kenmerkt, is het goed om hier dieper in te gaan op de functionaliteit die onze experts hebben ontwikkeld om de mogelijkheden van SharePoint verder te verbeteren. Niet zozeer om promotionele redenen, maar om te laten zien wat mogelijk is wanneer je met de juiste technologie werkt. In dit geval is dat de juiste technologie voor het kennismanagement en het knowledge management.
Vertrekkend vanuit het zoeken in SharePoint hebben we een component ontwikkeld dat gebruikers helpt om het volgende te vinden:
- Documenten, nieuws en contentpagina's in het intranet
- Diensten, waaronder het reserveren van bedrijfsresources
- Bedrijfstools en applicaties om je dagelijkse activiteiten uit te voeren
- Contacten van collega's, waarbij de informatie uit de people directory wordt gehaald
Daarnaast is deze functionaliteit gebaseerd op een systeem van kunstmatige intelligentie en machine learning dat in staat is om de taal van gebruikers te begrijpen en te leren van hun zoekopdrachten om steeds relevantere resultaten te tonen.
Geavanceerd zoeken in het intranet SharePoint van intranet.ai
Kennismanagement en communicatie
De op SharePoint Online gebaseerde intranet biedt een gestructureerd platform om zowel het kennismanagement als de interne communicatie efficiënt te beheren. Het zijn twee processen die elkaar versterken om de groei van het bedrijf te ondersteunen. Het is genoeg om even te kijken naar de functies en inhoud die in het portaal kunnen worden ondergebracht.
De inhoudspagina's fungeren als gecentraliseerde repositories, waar informatie gemakkelijk kan worden geraadpleegd en binnen enkele seconden kan worden teruggevonden via het gebruik van metadata, tags en categorieën. Tegelijkertijd wordt het delen van informatie vereenvoudigd dankzij functies voor het maken en verspreiden van nieuws, updates, documenten en bronnen naar specifieke gebruikersgroepen of het volledige bedrijfsbrede publiek. In dit verband herinneren we eraan dat de SharePoint intranet kan worden geïntegreerd met Microsoft Teams om inhoud te verspreiden in chats, kanalen en groepen van de app via gepersonaliseerde meldingen.
Ook de integratie met tools voor asynchrone samenwerking zoals Yammer (nu Viva Engage) maakt het mogelijk om de communicatie en informatie-uitwisseling te verbeteren. Voor wie het nog niet kent: Yammer is het platform om het bedrijfsinterne sociale netwerk te creëren.
De gesprekken in de Yammer-community's kunnen vervolgens worden opgenomen in de SharePoint intranet, zodat gebruikers de laatste updates kunnen lezen en kunnen deelnemen aan discussies zonder van platform te wisselen.
Maar niet alleen Microsoft-applicaties: de informatie die in het bedrijfsintranet wordt aangeboden kan ook worden uitgebreid door inhoud te integreren van de bedrijfsprofielen op LinkedIn, Facebook, Instagram en TikTok. Dit is minder formele informatie dan gewoonlijk wordt gedeeld, maar kan zeker helpen om de bedrijfscommunity te versterken en kennis over te dragen die meer gericht is op de waarden en missie van de organisatie.
Evenzo kan het bedrijf ervoor kiezen om in het intranet inhoud en nieuws op te nemen die afkomstig zijn van blogs, websites en digitale vakbladen, met als doel de informatie die aan gebruikers wordt aangeboden te verrijken.
RSS-feed voor het intranet SharePoint van intranet.ai
Kennismanagement en bedrijfscultuur
De cultuur van een organisatie is geen verzameling abstracte waarden, maar een strategisch middel dat rechtstreeks invloed heeft op het vermogen van een bedrijf om een effectieve strategie voor kennismanagement te implementeren. Bedrijven die erin slagen een bedrijfscultuur te creëren die is gebaseerd op de employee experience, samenwerking en het delen van ervaringen en kennis, kunnen rekenen op beter afgestemde en gemotiveerde teams: de motor voor duurzame en stabiele groei.
Toch is de relatie tussen knowledge management en bedrijfscultuur tweerichtingsverkeer. Het gebruik van een goed systeem voor kennismanagement, bij voorkeur geïntegreerd met het intranet, maakt het namelijk niet alleen eenvoudiger om informatie te delen, maar ook om de verspreiding van waarden en de missie waarop de organisatie is gebouwd te ondersteunen.
Toegankelijke en veilige kennisdeling
Een effectieve omgang met kennis hangt af van het vermogen om informatie toegankelijk te maken voor alle gebruikers, terwijl je tegelijk de controle behoudt over de beveiliging van gegevens. Het intranet van SharePoint kan precies deze ogenschijnlijk tegenstrijdige functie vervullen.
Enerzijds biedt het gecentraliseerde en directe toegang tot bedrijfsresources, zodat elke gebruiker beschikt over de informatie die nodig is om het eigen werk uit te voeren. Anderzijds implementeert het geavanceerde controlesystemen om gevoelige gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Zo ontstaat een stabiel evenwicht tussen toegankelijkheid en veiligheid, mogelijk gemaakt door typische SharePoint-functionaliteiten zoals het fijnmazig beheren van machtigingen.
Eenvoudige en gebruiksvriendelijke interface
Om de effectiviteit van je knowledge management system te maximaliseren, is het ontwikkelen van een intuïtieve interface zeker een waardevolle investering. In het geval van het intranet van SharePoint kunnen de informatie worden georganiseerd in:
- Landingpages
- Verdiepingspagina’s
- Gebieden die zijn gewijd aan specifieke diensten
- Archieven voor het raadplegen van documenten
- FAQ-pagina’s, die de bedrijfswiki vormen
In elk van deze onderdelen van het portaal wordt de toegang tot informatie vereenvoudigd door een duidelijke navigatie en de geavanceerde zoekfunctie, die, zoals we al hebben gezien, je in staat stelt om snel de benodigde inhoud te vinden.
Sociale functionaliteiten voor een participatieve cultuur
Het succes van je strategie voor kennismanagement hangt ook af van de bereidheid om een meer betrokken bedrijfscultuur op te bouwen die rond mensen draait.
Het intranet van SharePoint kan worden geïntegreerd met interne sociale platforms, praktijkgemeenschappen en discussieforums, zodat gebruikers vrij ideeën kunnen delen, evenals ervaringen en oplossingen binnen een digitale en collaboratieve omgeving. Deze benadering verandert individuele knowhow in gemeenschappelijke waarde, waardoor de organisatie veerkrachtiger wordt en beter voorbereid is op toekomstige uitdagingen.
Best practices voor het kennismanagement
Ter ondersteuning van wat hierboven is gezegd, vind je hier 5 nuttige tips om een effectieve kennismanagementstrategie te stimuleren, ook via de adoptie van de bedrijfsintranet.
1 - Personen met elkaar verbinden
Het is nuttig om personen met elkaar te verbinden via een platform dat directe en continue communicatie mogelijk maakt, zoals een bedrijfsintranet dat is geïntegreerd met chat, forums en interne community’s. Deze verbinding tussen alle personen binnen de organisatie creëert een omgeving waarin het eenvoudiger is om kennis en ervaringen te delen.
De mogelijkheid om vragen te stellen, tips uit te wisselen en van collega’s te leren helpt om snel moeilijkheden te overwinnen en nieuwe oplossingen te ontwikkelen die bijdragen aan productiviteit en welzijn binnen het bedrijf.
2 - Betrek de meest ervaren collega’s
Het is belangrijk binnen de implementatie van je eigen kennismanagementstrategie om de meest ervaren collega’s te herkennen en actief te betrekken, aangezien zij vaak een waardevolle bron van informatie en praktische kennis vormen.
Deze professionals kunnen via een intranet hun knowhow op een gestructureerde manier delen, bijvoorbeeld door het creëren van leercontent of het organiseren van live events zoals workshops en Q&A-sessies.
3 - De verspreiding van standaardprocedures mogelijk maken
Een intranet maakt het mogelijk een gecentraliseerde database te creëren waarin de standaardprocedures, workflows en bedrijfsbest practice’s worden gedocumenteerd en gemakkelijk toegankelijk worden gemaakt voor al het personeel. Deze repository helpt om de kernkennis te consolideren die nodig is om de dagelijkse activiteiten uit te voeren, met als doel de kwaliteit van het werk voor alle gebruikers te verbeteren.
Je kunt bijvoorbeeld handleidingen creëren voor elke organisatiefunctie, operationele checklists en manuals voor het oplossen van veelvoorkomende problemen. Met snelle toegang tot dit materiaal kunnen alle leden van de organisatie snel nieuwe vaardigheden verwerven door inspiratie te halen uit de ervaring van collega’s of door de richtlijnen van het bedrijf als referentie te gebruiken.
4 - De samenwerking stimuleren
Samenwerking staat centraal in een goede kennismanagementstrategie en het bedrijfsintranet biedt verschillende hulpmiddelen om dit te stimuleren. Toegewijde sites voor een team, project of afdeling, collaboratieve archieven voor het organiseren van documenten en tools om gedeelde activiteiten te beheren zijn slechts enkele functionaliteiten die teams helpen te communiceren, ongeacht hun werkplek.
Via ruimtes die zijn gewijd aan specifieke projecten of thematische community’s kun je echte hubs creëren voor samenwerking, waar bedrijfsteams ideeën kunnen ontwikkelen, feedback kunnen uitwisselen en updates kunnen delen in real time. Bovendien vergemakkelijkt het intranet dankzij de traceerbaarheid van gesprekken en gedeelde resources het creëren van een kennisarchief dat ook in de toekomst nuttig is, en waar nieuwe collega’s toegang toe hebben om hun integratie in het team te versnellen.
5 - Het zoeken naar informatie vereenvoudigen
Het effectief beheren van kennis vereist een duidelijke en goed gedefinieerde structuur, die je kunt bereiken via het gebruik van tags en categorieën binnen het SharePoint-intranet. Het gebruik van deze tools helpt bij het creëren van een semantische kaart, waardoor het terugvinden van informatie binnen de digitale werkomgeving van het bedrijf aanzienlijk eenvoudiger wordt.
Je zou bijvoorbeeld archieven of FAQ-pagina’s kunnen creëren waarin de content wordt georganiseerd per project, afdeling of thema. Vervolgens hoef je alleen nog maar te zoeken op trefwoorden of direct een filter toe te passen om de informatie te verfijnen en meteen te vinden wat je nodig hebt.
Wil je een compleet, gebruiksklaar intranet?
intranet.ai is de SharePoint Online-oplossing voor het vereenvoudigen van interne communicatie en het digitaliseren van bedrijfsprocessen met een minimale investering in tijd en geld.
- 50+ functionaliteiten voor communicatie en werknemerservaring
- Volledige integratie met Microsoft 365 en Viva
- Branded design, tot in detail aanpasbaar
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP voor SharePoint en Microsoft 365 sinds 2010.
Giuseppe is de oprichter van intranet.ai en een van de topexperts in Italië voor alles wat met Microsoft 365 te maken heeft. Al jaren helpt hij bedrijven met het bouwen van hun digitale werkruimte op de cloud van Microsoft, waarbij hij de ervaring van mensen samenstelt.
Hij organiseert maandelijks online evenementen om klanten bij te praten over wat er nieuw is in Microsoft 365 en hen te helpen het meeste uit hun digitale werkplek te halen.
FAQ over het bedrijfsbreed Knowledge Management
Wat is knowledge management?
Knowledge management is een strategie om informatie binnen een organisatie te verzamelen, organiseren en delen, zodat deze toegankelijk wordt voor medewerkers om de productiviteit, innovatie en concurrentiekracht te verhogen.
Waarom is kennismanagement belangrijk voor bedrijven?
Kennismanagement helpt bedrijven om inefficiënties te verminderen, de samenwerking te verbeteren en weloverwogen beslissingen te nemen, zodat cruciale kennis altijd beschikbaar is voor de groei van het bedrijf.
Hoe ondersteunt kennismanagement innovatie?
Door impliciete kennis om te zetten in toegankelijke bronnen maakt kennismanagement de verspreiding van ideeën mogelijk, waardoor medewerkers kunnen voortbouwen op bestaande oplossingen en voortdurend kunnen verbeteren.
Wat zijn de best practices om kennismanagement te implementeren?
De beste praktijken omvatten afstemming op bedrijfsdoelstellingen, betrokkenheid van de leiding, het kiezen van de juiste technologieën (zoals intranetoplossingen) en het monitoren van de impact via productiviteitsstatistieken.
Hoe kan technologie knowledge management verbeteren?
Platformen zoals SharePoint en Microsoft 365 bieden tools voor kennisdeling, documentbeheer en geavanceerd zoeken en maken het makkelijker om informatie binnen de hele organisatie toegankelijk te maken.
Wat zijn de voordelen van een intranet voor kennismanagement?
Een intranet ondersteunt kennismanagement door informatie en bronnen te centraliseren, de toegankelijkheid voor medewerkers te verbeteren, de samenwerking te versterken en het documentbeheer te faciliteren.
Lees verder
8 tips voor digitale onboarding in jouw bedrijfsintranet
Wat is onboarding? Waarom is het belangrijk? Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je het kunt implementeren om er het meeste voordeel uit te halen.
Hoe maak je een SharePoint-site
Onze experts delen tips, overwegingen en stappen om te volgen om een slimme intranetwebsite te maken met Microsoft SharePoint.
Medewerkersbetrokkenheid: 6 strategieën om toe te passen
Met employee engagement wordt de emotionele band tussen mensen en bedrijven bedoeld. Ontdek hoe je deze relatie kunt versterken met de SharePoint-intranet.