SharePoint VS OneDrive: Wat is het verschil?

SharePoint en OneDrive zijn cloudopslagsystemen.

De functies die deze twee Microsoft 365-tools gemeen hebben, maken de lijn tussen hen dun. Voor sommige gebruikers zelfs onbestaande. Er is echter een fundamenteel verschil.

Laten we samen uitzoeken wat dat is.

Wat is het verschil tussen SharePoint en OneDrive in Microsoft 365?

Microsoft 365-suite biedt organisaties en professionele personen toegang tot een flexibele werkomgeving.

Het is gemakkelijker om taken en projecten te beheren in deze innovatieve digitale ruimte, vooral in het huidige tijdperk waarin de meeste samenwerking en communicatie op afstand of in hybride modus plaatsvindt.

Een van de grootste uitdagingen voor mensen en bedrijven die besluiten om hun werk binnen het Microsoft-universum te verplaatsen, is echter om te profiteren van de mogelijkheden die het biedt en om de verschillen te begrijpen die de toepassingen van elkaar onderscheiden. Met andere woorden, uniek.

In dit artikel richten we ons op twee tools waarvan de functionaliteit vaak op één hoop wordt gegooid, tot het punt dat ze door een niet onaanzienlijk aantal gebruikers als uitwisselbaar worden beschouwd. Maar dit is absoluut niet waar.

We hebben het over SharePoint Online en Microsoft OneDrive.

Laten we beginnen met te zeggen dat zowel SharePoint als OneDrive opslagsystemen zijn waarmee gebruikers hun bestanden en documenten kunnen migreren naar de cloud van Microsoft.

Dit betekent dat gebruikers toegang hebben tot mediacontent, documenten, foto's en meer, waar ze ook zijn en vanaf elk apparaat.

Het enige wat nodig is, is een internetverbinding en de gegevens om in te loggen op een Microsoft 365-account, zodat je niet langer altijd een specifiek zakelijk apparaat bij je hoeft te hebben.

Een ware revolutie, vooral voor die professionals die zich niet van hun bureau konden losmaken of gedwongen waren om eindeloze reeksen e-mails en papieren kopieën te bekijken om samen met hun collega's hetzelfde document te bewerken.

Met de introductie van moderne archiveringssystemen van Microsoft zijn delen en samenwerken op afstand ook eenvoudige, alledaagse taken geworden.

Elke gebruiker kan gelijktijdig met zijn team bestanden bewerken die in de cloud zijn opgeslagen, zonder bang te hoeven zijn dat daarbij belangrijke informatie verloren gaat.

Dankzij de wijzigingsgeschiedenis kunnen gebruikers die toegang hebben tot de bestanden bovendien alle versies bekijken. Op deze manier kunnen ze een vergelijking maken tussen de huidige staat van het document waar ze aan werken en een van de eerdere versies, terwijl ze ook de mogelijkheid hebben om deze laatste te herstellen.

Ondanks de vele overeenkomsten is er echter een wezenlijk verschil tussen deze twee systemen voor het creëren, delen en opslaan van content.

Aan de ene kant richt SharePoint zich op het beheer van bestanden en documenten door bedrijfsteams of een nog groter publiek van gebruikers. Bijgevolg zijn bestanden die worden aangemaakt of geüpload naar een van de SharePoint-bibliotheken bedoeld om te worden bewerkt door een team. Vaak zijn dit documenten met betrekking tot specifieke projecten of initiatieven.

Anderzijds biedt OneDrive vooral ruimte aan bestanden die bedoeld zijn voor strikt persoonlijk gebruik, die niet klaar zijn om te worden gedeeld of die naar een select aantal gebruikers moeten worden gestuurd. Het bedrijf als geheel heeft dus geen toegang tot de documenten in de OneDrive-mappen van individuele gebruikers zonder dat die gebruikers het bedrijf de benodigde toestemming geven.

In het kort kunnen we het verschil tussen deze twee tools uitleggen met één woord: Samenwerking.

Je hoeft bijvoorbeeld maar te denken aan de sterke relatie tussen SharePoint-teamsites en Microsoft Teams-groepen en -kanalen om meteen te begrijpen hoe belangrijk samenwerking en communicatie zijn bij het beheren van bestanden die op dit platform zijn opgeslagen.

Het is waar: OneDrive heeft ook een speciale verbinding met andere Microsoft 365-toepassingen. Toch benadrukken we dat delen met andere gebruikers niet het uiteindelijke doel is van deze tool.

In plaats daarvan kunnen we zeggen dat gecentraliseerd eigendom van persoonlijke bestanden het doel is van OneDrive, waardoor gebruikers hun inhoud kunnen beheren vanuit één virtuele ruimte en toegankelijk vanaf elk apparaat. Natuurlijk zonder de totale bescherming van de opgeslagen gegevens aan te tasten.

In dit opzicht biedt de OneDrive for Business-versie - specifiek voor bedrijven en organisaties - in wezen dezelfde service, maar met meer geavanceerde configuraties voor bestandsbeheer.

Een ander aspect om rekening mee te houden is het feit dat alleen SharePoint in staat is om verder te gaan dan een enkele cloudopslagfunctie.

Ondanks de unieke documentbeheermogelijkheden speelt SharePoint ook een belangrijke rol als platform voor het maken van content.

In feite wordt het erkend als een van de meest effectieve tools voor het bouwen van teamsites - gewijd aan samenwerking op de bestanden van verschillende bedrijfsgroepen - en communicatiesites, zoals intranet of extranet.

Zonder al te veel in detail te treden, volstaat het hier voor u om te weten dat u met SharePoint multimedia-inhoud, bedrijfsnieuwsbrieven, personeelsdiensten, interne communicatie, evenementen, webinars en nog veel meer kunt schrijven, publiceren en verspreiden.

Om dit onderwerp verder uit te diepen, verwijzen we u naar ons artikel
over SharePoint Online en de 7 belangrijkste functies.

Om samen te vatten wat we tot nu toe hebben gezegd, is hier een korte tabel die de gemeenschappelijke kenmerken van de twee producten van Microsoft 365 samenbrengt:

In de volgende tabel geven we echter de substantiële verschillen weer tussen de twee toepassingen:

Hoe SharePoint-bibliotheken synchroniseren met OneDrive

Met OneDrive kunt u bestanden van uw apparaten synchroniseren met de cloud van Microsoft en vice versa.

In feite is het mogelijk om OneDrive te gebruiken als een brug om inhoud in een van de toepassingen van de suite, zoals SharePoint Online, te verbinden met je apparaten.

Op deze manier hebben gebruikers op elk moment toegang tot documenten die zijn opgeslagen in SharePoint-bibliotheken vanaf hun apparaat, zelfs in offline modus.

Er zijn maar een paar stappen nodig om dit te bereiken.

We zetten ze hier op een rijtje:

1. Klik in de SharePoint-site die u wilt synchroniseren met uw pc op "Synchroniseren" in de bovenste opdrachtbalk.
2. Ga naar Windows Verkenner (of Finder, als u een Mac gebruikt).
3. Klik op de map met de naam van de organisatie waartoe de gesynchroniseerde SharePoint site behoort.

Nu kunt u bestanden uit gesynchroniseerde team- of communicatiesitebibliotheken rechtstreeks vanaf uw computer openen, verplaatsen, bewerken of verwijderen.

Alle wijzigingen worden automatisch teruggebracht naar de Microsoft cloud.

Als u offline werkt, worden de wijzigingen automatisch opgeslagen in de cloud zodra uw apparaat weer verbonden is met internet.

Bovendien kunt u kiezen welke SharePoint-sitebibliotheken u wilt synchroniseren.

Zo hebt u vanaf uw computer alleen toegang tot de documenten en bestanden waarin u geïnteresseerd bent.

Volg deze stappen om dit te doen:

1. Klik op het OneDrive-pictogram in de opdrachtbalk onderaan je pc.
2. Klik op het instellingenwiel in de rechterbovenhoek.
3. Ga naar de instellingen van de app.
4. Klik op "Account".
5. Selecteer "Kies mappen" om de te synchroniseren bibliotheken te kiezen.

Als u de synchronisatie met de hele SharePoint-site wilt uitschakelen, hoeft u alleen maar naar stap 4 in de hierboven samengestelde lijst te gaan. In plaats van de bibliotheken te selecteren met "Choose Folders", moet u klikken op "Stop Sync" naast de sitenaam.

Hierdoor verdwijnt de map met de bestanden van de SharePoint-site uit Windows Verkenner en blijft deze alleen toegankelijk binnen de cloud van Microsoft.

In slechts een paar bewegingen kunt u de informatie en documenten beheren die u nodig hebt om uw taken uit te voeren door eenvoudig over te schakelen van de cloudomgeving naar persoonlijke apparaten.

Pas de Microsoft 365 digitale werkplek aan uw behoeften aan.

Leer hoe u de functies van SharePoint en OneDrive het beste kunt combineren.

Binnenkort kunt u niet meer zonder.