Microsoft 365 Arkiv: Vad det är, begränsningar och alternativ

Microsoft 365 Archive utökar lagringsutrymmet i Microsoft 365 och möjliggör arkivering av SharePoint-webbplatser. Men även om funktionaliteten är lovande, är det fortfarande nödvändigt att överväga den bästa tiden att anta denna nya produkt, med tanke på dess användningskostnad.

Innan du köper nytt utrymme i SharePoint Online och innan du ådrar dig kostnaderna för att använda Microsoft 365 Archive finns det en alternativ lösning för att frigöra utrymme utan extra kostnad och med mer autonom hantering av arkiv i Microsoft 365-molnet.

Hitta alla detaljer i den här artikeln.

Microsoft 365 Archive: en kort introduktion

Microsoft 365 Archive är lösningen designad av Microsoft för att utöka lagringsutrymmet som upptas av personliga och företagswebbplatser baserade på SharePoint Online.

Nu i offentlig förhandsgranskning låter den här nya produkten dig faktiskt arkivera data som finns på en SharePoint-webbplats för att förhindra att tillgänglig lagring tas upp av underutnyttjat innehåll. Det är då möjligt att arkivera en eller flera SharePoint-webbplatser i det extra utrymme som erbjuds av Microsoft 365 Archive, till ett överkomligt pris. Denna migrering innebär:

• Dokumentbibliotek
• Filsamlingar och listor

När en webbplats har arkiverats förblir innehållet tillgängligt för globala SharePoint-administratörer, som när som helst kan besluta att återaktivera eller ta bort dem helt och hållet.

Viktigt att notera: Även när data arkiveras behåller de samma standarder för sökning (för närvarande endast för administratörer, men snart för alla aktiverade användare), säkerhet och efterlevnad som kännetecknar delade resurser i SharePoint och de återstående Microsoft 365-applikationerna.

Hur Microsofts lagringsutrymme fungerar

Microsofts lagringsutrymme är indelat i två huvudkategorier:

• Lagringsutrymme i brevlådan, vilket inkluderar
  • E-post som är kopplad till ditt Microsoft-konto, inklusive Outlook.com, Hotmail, Live och MSN.
  • Bilagor, e-postmeddelanden, kontakter och kalenderobjekt från Outlook.com.
    
    
• Lagringsutrymme i molnet
  • Filer och medieinnehåll som sparats eller synkroniserats med OneDrive.
  • Bilagor och e-postmeddelanden online från Outlook.com.
  • Filer och dokument som sparas i SharePoint och Teams (som faktiskt har under SharePoint för fillagring).

För användare som har köpt en Microsoft 365-licens är avgiften uppdelad enligt följande:

• Utrymme på SharePoint Online ger 1TB för varje företag till vilket 10GB måste läggas till för varje användare med en licens som inkluderar SharePoint. Till exempel kommer ett företag som har 100 användare med en licens som inkluderar SharePoint att ha 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB samarbetsutrymme.
  
  
• Microsoft 365 Business-abonnemang
  • 50 GB för e-post och 1 TB för OneDrive, per användare.
    
    
• Microsoft 365 Enterprise-abonnemang (E3/E5)
  • 100 GB för e-post och obegränsat utrymme för OneDrive.
  • När du överskrider den tillgängliga kvoten i din SharePoint Online hindras du från att komma åt nästan alla funktioner för lagring och delning av dokument och information.

Till exempel kommer användaren inte längre att kunna:

• Ladda upp, redigera eller synkronisera nya filer i OneDrive, medan befintligt innehåll kommer att vara tillgängligt i skrivskyddat läge.
• Lagra eller redigera dokument i SharePoint eller Teams.
• Skicka eller ta emot meddelanden i Microsoft Teams.

När 12 månader har gått sedan kvoten överskreds kan Microsoft inaktivera användarens OneDrive-konto och oåterkalleligen radera allt innehåll som finns.

Slutligen bör det noteras att funktionaliteten för e-post i Outlook är avstängd även om endast kvoten för molnlagring överskrids. OneDrive-lagring är alltså kärnan i Microsoft 365:s digitala arbetsplats och den punkt som användare och företag måste vara mest uppmärksamma på.

Detta förklarar vikten av Microsoft 365 Archive, den enda lösning som Microsoft för närvarande erbjuder för att undvika att överskrida den tillgängliga lagringskvoten i ens prenumeration genom att agera på SharePoint-webbplatser och deras arkiv som är direkt kopplade till det personliga och företagets OneDrive-konto.

Microsoft 365 Archive: Vilka är fördelarna?

Även om det fortfarande är en förhandsgranskningsprodukt har Microsoft 365 Archive redan visat sig erbjuda flera fördelar för att hantera lagring i sina Microsoft 365-hyresgäster och särskilt SharePoint Online.

Vi har sett hur det nu är möjligt att minska utrymmet som tas upp av SharePoint-webbplatser genom att flytta vikten av arkiverat innehåll från Microsoft 365-lagring till Microsoft 365 Archive-lagring. De flyttade uppgifterna upprätthåller också säkerhets- och sökstandarder (även om den senare fortfarande är begränsad).

Men det finns andra fördelar med Microsoft 365 Archive som bör påpekas, bland annat följande.

1. Snabb arkivering

Microsoft 365 Archive lyckas hantera lagring av webbplatser i SharePoint på ett ganska smidigt sätt, utan att påverka prestanda i antal eller storlek. Lagringshastigheten mäts i minuter och skiljer sig därmed från den hastighet som erbjuds av lösningar som Azure's BLOB.

2. Låg kostnad

Microsoft 365 Archive gör det möjligt för användare att frigöra utrymme i sin Microsoft 365-miljö, vilket minskar den andel som upptas av SharePoint-webbplatser och relaterat innehåll som lagras via OneDrive. Allt detta ger användare och företag betydande besparingar jämfört med att köpa ny lagring direkt. Användare med Microsoft 365-planer för företag måste t.ex. köpa en högre plan för att få mer lagringsutrymme.

3. Bevarande av metadata

För att hålla integriteten och organisationen av data på en arkiverad SharePoint-webbplats intakt, agerar Microsoft 365 Archive inte på de metadata som tilldelats varje resurs eller ens de behörigheter som företaget distribuerar för att komma åt informationen. När en webbplats återaktiveras kan användarna komma åt innehåll och samarbeta med kollegor som de gjorde före arkiveringen.

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive separerar automatiskt aktiva webbplatser i SharePoint-klient från inaktiva, dvs. nyligen arkiverade webbplatser. Faktum är att arkiverade webbplatser listas under den lämpliga rubriken "Arkiverade webbplatser", som globala eller SharePoint-administratörer kan nå direkt från administrationsgränssnittet. Detta förhindrar att användarnas navigering belastas med resurser i SharePoint som används lite och därför är till liten nytta för deras dagliga aktiviteter. Naturligtvis gör denna separation det också lättare för administratörer att hantera webbplatserna i klientorganisationen.

Vad är skillnaden mellan Microsoft 365 Archive och
SharePoint Advanced Management

SharePoint Advanced Management är ett tillägg som ger användbara funktioner för att hantera SharePoint- och OneDrive-innehåll samtidigt som samarbetsupplevelsen förbättras.

Viktiga funktioner inkluderar följande:

• Begränsa åtkomsten till en SharePoint-webbplats via Microsoft 365 eller Entra ID-grupper
• Få styrningsrapporter för dataåtkomst på SharePoint-webbplatser
• Begränsa åtkomsten till OneDrive-tjänsten via säkerhetsgrupper
• Begränsa åtkomsten till en fil som lagras i OneDrive
• Hantera livscykeln för SharePoint-webbplatser

Den här sista funktionen är anledningen till att SharePoint Advanced Management ofta förväxlas med Microsoft 365 Archive, men det finns en stor skillnad mellan de två produkterna.

SharePoint-webbplatshantering med SharePoint Advanced Management är i själva verket begränsad till att automatiskt identifiera inaktiva webbplatser och skicka ett meddelande till ägarna för att se om den upptäckta webbplatsen faktiskt används lite av användarna.

SharePoint Advanced Management tillåter dig därför inte att agera på det minne som upptas av inaktiva webbplatser, till skillnad från Microsoft 365 Archive.

Microsoft 365 Archive: Hur mycket kostar det?

Microsoft 365 Archive följer en pay-as-you-go-modell, som är uppdelad i två komponenter:

1. I detta förhandsgranskningsstadium redovisas ytterligare utrymme som 0,05 GB/månad. I avgiften beaktas endast det lagringsutrymme som överskrider hyresgästens kvot.
2. Aktiveringspriset för var och en av de arkiverade webbplatserna är 0,60 €/GB. Det finns dock en testperiod som inkluderar gratis återaktivering i 7 dagar.

Fakturering hanteras specifikt genom SharePoint Premiums Pay-As-You-Go-modell, som länkar till Microsoft Azure-prenumerationen. Microsoft 365 Archive-kostnader kan sedan spåras med Azures kostnadshanteringsfunktion.

Det är tydligt att fördelen med att använda Microsoft 365 Archive verkligen ligger i priset. Du betalar 0,05 €/GB/månad istället för 0,2 €/GB/månad för ytterligare SharePoint Online-utrymme.

Men det finns ett alternativ innan man behöver betala dessa kostnader, vilket gör att du kan radera det oanvända utrymmet i SharePoint Online (vi kommer att diskutera det i slutet av artikeln).

Microsoft 365 Archive: Hur använder man det?

Att använda Microsoft 365 Archive är ganska intuitivt.

Funktionerna för arkivering och återaktivering av SharePoint-webbplatser är tillgängliga för globala eller SharePoint-administratörer direkt från deras administrationsgränssnitt.

Från administrationsgränssnittet måste man då:

• Gå till objektet "Aktiva webbplatser"
• Välj de webbplatser som du tänker arkivera
• Klicka på kommandot "Arkivera"

De valda webbplatserna kommer att visas i objektet "Arkiverade webbplatser", som återigen är tillgängligt från administrationsgränssnittet. Genom att komma åt listan över arkiverade webbplatser kan administratörer när som helst använda kommandot "Reactivate" för att göra webbplatserna och deras innehåll tillgängliga igen.

Utrymmet som upptas av arkiverade SharePoint-webbplatser slutar räknas i den kvot som är tillgänglig för deras plan till Microsoft 365, för att beräknas och redovisas i den kvot som erbjuds av Microsoft 365 Archive enligt de kriterier som ses tillsammans i avsnittet om prissättning.

Även om de arkiveras upprätthåller webbplatser som flyttas till Microsoft 365 Archive standarder när det gäller datahållbarhet, säkerhet genom globala och SharePoint-behörigheter, efterlevnad av det antal data som tillåts av EU och för den geografiska hemvisten för ens data.

Nedan hittar du en sammanfattande tabell över alla Microsoft 365 Archive-funktioner som vi hittills har sett tillsammans.

Begränsningarna i Microsoft 365 Archive

Förhandsgranskningen av Microsoft 365 Archive har några stora begränsningar, varav några eller alla kommer att lösas senast 2024. Förutom att söka efter arkiverat innehåll (nu endast tillgängligt för administratörer), här är de största begränsningarna i arkivfunktionaliteten:

• Arkivering och återaktivering är endast möjligt för kompletta SharePoint-webbplatser; därför är de inte tillgängliga på en granulär nivå för att hantera det utrymme som upptas av enskilda filer eller bibliotek.
• En hubbplats kan inte arkiveras. Den måste först avregistreras som sådan.
• Det går inte att visa datum och författare för arkivering av en webbplats.
• Det är inte tillåtet att arkivera en registrerad webbplats i Microsoft 365 Backup.
• Omdöpning av hyresgäster stöds inte på arkiverade webbplatser. Det är därför nödvändigt att återaktivera dem.
• Det är inte möjligt att delegera arkiveringen av dessa data till användare som inte har en SharePoint-administratör eller global administratörsroll.

Dessutom kan hyresgäster med mer än 50 000 webbplatser ha problem med att försöka räkna upp webbplatserna i objektet "Arkiverade webbplatser" i administrationsgränssnittet. Däremot har multi-geo-hyresgäster inte möjlighet att flytta arkiverade webbplatser.

När det gäller SharePoint-webbplatser som är anslutna till Microsoft Teams måste en åtskillnad göras.

Webbplatser som är anslutna till en privat kanal kan inte migreras till Microsoft 365 Archive, medan arkivering är möjlig för SharePoint-webbplatser som är anslutna till en standard Teams-kanal.

När en webbplats som är ansluten till en Teams-kanal arkiveras, kommer dock resurser som t.ex:

• Teams-kanalen som är ansluten till den arkiverade webbplatsen
• Brevlådan i Exchange
• Innehållet i fliken Planerare

Men se upp: arkivering av en SharePoint-webbplats blockerar automatiskt åtkomst till delade filer i den associerade Teams-kanalen för alla användare.

Av denna anledning rekommenderar Microsoft själv att arkivera Teams-kanalen tillsammans med den tillhörande SharePoint-webbplatsen så att användarupplevelsen på den digitala arbetsplatsen inte äventyras.

Ett sista övervägande gäller synkronisering.

Om en SharePoint-webbplats arkiveras medan synkronisering med en enhet (t.ex. en dator eller mobil enhet) är aktiv, kommer den klientprogramvara som används för synkronisering att rapportera fel när arkiveringsprocessen är klar.

Synkroniseringsklienten meddelar användaren att synkroniseringen är blockerad och att det därför kan finnas avvikelser mellan data på enheten och data på SharePoint-webbplatsen.

Microsoft 365 Archive: finns det något alternativ?

Microsoft 365 Archive erbjuder viktiga fördelar, men också stora begränsningar. Kostnaderna för att hålla SharePoint-webbplatser arkiverade är fortfarande betydande, och låt oss inte glömma att viktiga funktioner för samarbete och innehållshantering går förlorade i övergången till Microsoft 365 Archive.

Dessutom är arkivering begränsad till SharePoint-webbplatser och tillåter därmed inte det utrymme som upptas av Microsoft 365: s huvudsakliga molnplattform, nämligen OneDrive.

Bland de alternativ som finns på marknaden finns en billigare och mer heltäckande lösning. Detta är den konsulttjänst som intranet.ai erbjuder för att lära sig att självständigt hantera lagringsutrymme i SharePoint, Teams och OneDrive för att spara in på inköp av ny lagring och externa produkter som Microsoft 365 Archive.

intranet.ai: den bästa lösningen för att
hantera utrymme i Microsoft-molnet

Våra experter kan ge företag de verktyg och den kunskap de behöver för att minska det utrymme de tar upp i SharePoint och OneDrive, vilket sparar in på inköp av ny lagring och kostnaden för att använda produkter som Microsofts nya Archive.

Med några dagars konsultation kan vi utbilda användare i hur man håller arkiven rena i företagsmolnet, genom att agera på deras hantering snarare än deras plats (så det är inte en enkel migrering från ett arkiv till ett annat).

Det blir därmed möjligt att:

• Förbättra hanteringen av lagringsutrymme i Microsoft 365, på egen hand.
• Behålla samarbetsfunktioner, som går förlorade med Microsoft 365 Archive.

Processen är enkel.

Vi börjar med att snabbt skanna alla arkiv i Microsoft Teams, SharePoint och OneDrive och analyserar versionerna av de filer som finns där.

Vi beräknar lagringsutrymmet som upptas av enskilda filversioner för att rapportera tillbaka till företaget hur mycket utrymme det kan frigöra genom att radera innehållet, beroende på användbarheten.

För att exakt identifiera mindre användbara versioner kan vi implementera regler för anpassad analys som fokuserar på specifika SharePoint-webbplatser, filer med versioner som är äldre än ett visst datum eller filer av vissa typer.

Andra fördelar med vår konsulttjänst inkluderar följande:

1. Implementering av ett schemalagt verifieringsflöde, för att avgöra hur ofta man ska analysera arkiv i Microsoft 365 och därmed säkerställa konstant övervakning av den tillgängliga kvoten.
2. Insikt i lagringshantering och råd om hur man lagrar filer i molnet på rätt sätt.

Det bör noteras att våra experter också erbjuder stöd för att hantera lagringsutrymme i OneDrive. Användarna kommer då att lära sig hur man hanterar OneDrive-lagring på personlig nivå och företagsnivå. Självständigt, så att de inte är beroende av IT-avdelningen.

Vad är Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive är en lösning utvecklad av Microsoft för att utöka lagringsutrymmet i SharePoint Online, vilket gör det möjligt att arkivera SharePoint-webbplatser för att minska utrymmet som upptas av sällan använd innehåll. Det är särskilt användbart för företag att effektivt hantera lagringskapacitet utan att överskrida tillgängliga kvoter, samtidigt som de upprätthåller höga säkerhets- och efterlevnadsstandarder.

Vad är de främsta fördelarna med Microsoft 365 Archive?

De främsta fördelarna med Microsoft 365 Archive inkluderar minskning av utrymme upptaget av SharePoint-webbplatser, snabb arkivering, behållande av metadata, separation av aktiva och arkiverade webbplatser, samt den låga kostnaden för tjänsten. Dessa fördelar hjälper organisationer att bättre hantera lagringsresurser utan att kompromissa med åtkomst till och användning av arkiverad data.

Vilka är begränsningarna för förhandsfunktionerna i Microsoft 365 Archive?

De nuvarande begränsningarna för Microsoft 365 Archive inkluderar oförmågan att hantera utrymme på en detaljerad nivå, omöjligheten att arkivera hubbplatser utan att först avregistrera dem, och begränsningar för datavisualisering och namnbyte av klientorganisationer i arkiverade webbplatser. Andra begränsningar gäller hantering av SharePoint-webbplatser kopplade till Microsoft Teams och potentiella problem i mycket stora eller multi-geo klientorganisationer.

Hur fungerar Microsoft 365 Archive?

För att använda Microsoft 365 Archive, får administratörer åtkomst till SharePoint-administratörsgränssnittet, väljer de webbplatser som ska arkiveras och använder kommandot "Arkiv". Arkiverade webbplatser hanteras sedan genom avsnittet "Arkiverade webbplatser", där innehållet kan återaktiveras när som helst, med bibehållna säkerhets- och efterlevnadsfunktioner.

Vilka konsulttjänster erbjuder intranet.ai?

intranet.ai erbjuder konsulttjänster för att hjälpa företag att hantera lagringsutrymme i Microsoft 365, SharePoint och OneDrive. Tjänsterna inkluderar skanning av arkiv för att identifiera mindre användbart innehåll, implementering av anpassade regler för analys och utbildning av användare för att hålla arkiv rena utan att förlita sig på IT-avdelningen. Detta tillvägagångssätt sparar på lagringskostnader och bibehåller samarbetsfunktioner.

Vilka är fördelarna med intranet.ai:s konsulttjänster?

Fördelarna med intranet.ai:s konsulttjänster inkluderar bättre hantering av lagringsutrymme, bevarande av samarbetsfunktioner, förmågan att analysera arkiv i Microsoft 365 för att eliminera onödigt innehåll och implementering av schemalagda verifieringsarbetsflöden för att ständigt övervaka tillgängligt utrymme. Detta gör att företag kan hantera resurser effektivt utan att drabbas av extra kostnader.

Hur kan jag dra nytta av intranet.ai:s konsulttjänster?

Företag kan kontakta experter på intranet.ai för en snabb skanning av arkiv i Microsoft Teams, SharePoint och OneDrive. Våra experter analyserar versionerna av de filer som finns, beräknar det upptagna minnet och ger insikter om hur man på rätt sätt hanterar lagringsutrymme, för att spara på köp av ny minne eller produkter som MS 365 Archive.