Skip to the content

Microsoft 365 Archive: vad det är, begränsningar och alternativa lösningar

Microsoft 365 Archive utökar lagringsutrymmet i Microsoft 365, vilket möjliggör arkivering av SharePoint-webbplatser. Men även om funktionaliteten är lovande är det fortfarande nödvändigt att överväga den bästa tiden att anta den här nya produkten, med tanke på dess användningskostnader.

Innan du köper nytt utrymme i SharePoint och tar på dig kostnaderna för att använda Microsoft 365 Archive finns det ett alternativ för att frigöra utrymme utan extra kostnad och med mer autonom hantering av arkiv i Microsoft 365-molnet. Det är Microsoft 365 Archive Manager.

Hitta alla detaljer om Microsoft 365 Archive och Microsoft 365 Archive Manager i den här artikeln.

Microsoft 365 Archive: en kort introduktion

Microsoft 365 Archive är den lösning som utformats av Microsoft för att utöka lagringsutrymmet som upptas av personliga och företags SharePoint-webbplatser.

Nu i offentlig förhandsgranskning låter den här nya produkten dig faktiskt arkivera data som finns på en SharePoint-webbplats för att förhindra att tillgänglig lagring tas upp av underutnyttjat innehåll. Det är då möjligt att arkivera en eller flera SharePoint-webbplatser i det extra utrymme som erbjuds av Microsoft 365 Archive, till ett överkomligt pris. Denna migrering innebär:

  • Dokumentbibliotek
  • Filsamlingar och listor

När en webbplats har arkiverats förblir innehållet tillgängligt för globala SharePoint-administratörer, som när som helst kan besluta att återaktivera eller ta bort dem helt och hållet.

Viktigt att notera: Även när data arkiveras behåller de samma standarder för sökning (för närvarande endast för administratörer, men snart för alla aktiverade användare), säkerhet och efterlevnad som kännetecknar delade resurser i SharePoint och de återstående Microsoft 365-applikationerna.

Vad är intranet.ai?

intranet.ai är ett färdigt intranät för företag som är utformat för att minska kostnader och implementeringstider och därmed skapa en modern digital arbetsmiljö som präglas av samarbete:

  • initialt pris på 3 650 €/år för ett komplett intranät
  • över 50 applikationer, inklusive avancerad sökning, dokumenthanteringssystem och FAQ-sidor
  • 100% integrerat med SharePoint Online och Microsoft 365

 

Hur Microsofts lagringsutrymme fungerar

Microsofts lagringsutrymme är indelat i två huvudkategorier:

  • Lagringsutrymme i brevlådan, vilket inkluderar
    • E-post som är kopplad till ditt Microsoft-konto, inklusive Outlook.com, Hotmail, Live och MSN.
    • Bilagor, e-postmeddelanden, kontakter och kalenderobjekt från Outlook.com.

  • Lagringsutrymme i molnet
    • Filer och medieinnehåll som sparats eller synkroniserats med OneDrive.
    • Bilagor och e-postmeddelanden online från Outlook.com.
    • Filer och dokument som sparas i SharePoint och Teams (som faktiskt har under SharePoint för fillagring).

För användare som har köpt en Microsoft 365-licens är avgiften uppdelad enligt följande:

  • Utrymme på SharePoint Online ger 1TB för varje företag till vilket 10GB måste läggas till för varje användare med en licens som inkluderar SharePoint. Till exempel kommer ett företag som har 100 användare med en licens som inkluderar SharePoint att ha 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB samarbetsutrymme.

  • Microsoft 365 Business-abonnemang
    • 50 GB för e-post och 1 TB för OneDrive, per användare.

  • Microsoft 365 Enterprise-abonnemang (E3/E5)
    • 100 GB för e-post och obegränsat utrymme för OneDrive.
    • När du överskrider den tillgängliga kvoten i din SharePoint Online hindras du från att komma åt nästan alla funktioner för lagring och delning av dokument och information.

Till exempel kommer användaren inte längre att kunna:

  • Ladda upp, redigera eller synkronisera nya filer i OneDrive, medan befintligt innehåll kommer att vara tillgängligt i skrivskyddat läge.
  • Lagra eller redigera dokument i SharePoint eller Teams.
  • Skicka eller ta emot meddelanden i Microsoft Teams.

När 12 månader har gått sedan kvoten överskreds kan Microsoft inaktivera användarens OneDrive-konto och oåterkalleligen radera allt innehåll som finns.

Slutligen bör det noteras att funktionaliteten för e-post i Outlook är avstängd även om endast kvoten för molnlagring överskrids. OneDrive-lagring är alltså kärnan i Microsoft 365:s digitala arbetsplats och den punkt som användare och företag måste vara mest uppmärksamma på.

Detta förklarar vikten av Microsoft 365 Archive, den enda lösning som Microsoft för närvarande erbjuder för att undvika att överskrida den tillgängliga lagringskvoten i ens prenumeration genom att agera på SharePoint-webbplatser och deras arkiv som är direkt kopplade till det personliga och företagets OneDrive-konto.

Microsoft 365 Archive: vilka är fördelarna?

Även om det fortfarande är en förhandsgranskningsprodukt har Microsoft 365 Archive redan visat sig erbjuda flera fördelar för att hantera lagring i sina Microsoft 365-hyresgäster och särskilt SharePoint Online.

Vi har sett hur det nu är möjligt att minska utrymmet som tas upp av SharePoint-webbplatser genom att flytta vikten av arkiverat innehåll från Microsoft 365-lagring till Microsoft 365 Archive-lagring. De flyttade uppgifterna upprätthåller också säkerhets- och sökstandarder (även om den senare fortfarande är begränsad).

Men det finns andra fördelar med Microsoft 365 Archive som bör påpekas, bland annat följande.

 

1. Snabb arkivering

Microsoft 365 Archive lyckas hantera lagring av webbplatser i SharePoint på ett ganska smidigt sätt, utan att påverka prestanda i antal eller storlek. Lagringshastigheten mäts i minuter och skiljer sig därmed från den hastighet som erbjuds av lösningar som Azure's BLOB.

 

2. Låg kostnad

Microsoft 365 Archive gör det möjligt för användare att frigöra utrymme i sin Microsoft 365-miljö, vilket minskar den andel som upptas av SharePoint-webbplatser och relaterat innehåll som lagras via OneDrive. Allt detta ger användare och företag betydande besparingar jämfört med att köpa ny lagring direkt. Användare med Microsoft 365-planer för företag måste t.ex. köpa en högre plan för att få mer lagringsutrymme.

 

3. Bevarande av metadata

För att hålla integriteten och organisationen av data på en arkiverad SharePoint-webbplats intakt, agerar Microsoft 365 Archive inte på de metadata som tilldelats varje resurs eller ens de behörigheter som företaget distribuerar för att komma åt informationen. När en webbplats återaktiveras kan användarna komma åt innehåll och samarbeta med kollegor som de gjorde före arkiveringen.

 

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive separerar automatiskt aktiva webbplatser i SharePoint-klient från inaktiva, dvs. nyligen arkiverade webbplatser. Faktum är att arkiverade webbplatser listas under den lämpliga rubriken "Arkiverade webbplatser", som globala eller SharePoint-administratörer kan nå direkt från administrationsgränssnittet. Detta förhindrar att användarnas navigering belastas med resurser i SharePoint som används lite och därför är till liten nytta för deras dagliga aktiviteter. Naturligtvis gör denna separation det också lättare för administratörer att hantera webbplatserna i klientorganisationen.

Vad är skillnaden mellan Microsoft 365 Archive och SharePoint Advanced Management

SharePoint Advanced Management är ett tillägg som ger användbara funktioner för att hantera SharePoint- och OneDrive-innehåll samtidigt som samarbetsupplevelsen förbättras.

Viktiga funktioner inkluderar följande:

  • Begränsa åtkomsten till en SharePoint-webbplats via Microsoft 365 eller Entra ID-grupper
  • Få styrningsrapporter för dataåtkomst på SharePoint-webbplatser
  • Begränsa åtkomsten till OneDrive-tjänsten via säkerhetsgrupper
  • Begränsa åtkomsten till en fil som lagras i OneDrive
  • Hantera livscykeln för SharePoint-webbplatser

Den här sista funktionen är anledningen till att SharePoint Advanced Management ofta förväxlas med Microsoft 365 Archive, men det finns en stor skillnad mellan de två produkterna.

SharePoint-webbplatshantering med SharePoint Advanced Management är i själva verket begränsad till att automatiskt identifiera inaktiva webbplatser och skicka ett meddelande till ägarna för att se om den upptäckta webbplatsen faktiskt används lite av användarna.

SharePoint Advanced Management tillåter dig därför inte att agera på det minne som upptas av inaktiva webbplatser, till skillnad från Microsoft 365 Archive.

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev

Du kommer att få:

  • Våra guider till digitalisering av företag;
  • Djupgående artiklar om hur du kan förbättra ditt intranät och samtidigt få ut mesta möjliga av dina Microsoft 365-licenser.

Du kan avregistrera dig när som helst.

Microsoft 365 Archive: hur mycket kostar det?

Microsoft 365 Archive följer en pay-as-you-go-modell, som är uppdelad i två komponenter:

  1. I detta förhandsgranskningsstadium redovisas ytterligare utrymme som 0,05 GB/månad. I avgiften beaktas endast det lagringsutrymme som överskrider hyresgästens kvot.
  2. Aktiveringspriset för var och en av de arkiverade webbplatserna är 0,60 €/GB. Det finns dock en testperiod som inkluderar gratis återaktivering i 7 dagar.

Fakturering hanteras specifikt genom SharePoint Premiums Pay-As-You-Go-modell, som länkar till Microsoft Azure-prenumerationen. Microsoft 365 Archive-kostnader kan sedan spåras med Azures kostnadshanteringsfunktion.

Det är tydligt att fördelen med att använda Microsoft 365 Archive verkligen ligger i priset. Du betalar 0,05 €/GB/månad istället för 0,2 €/GB/månad för ytterligare SharePoint Online-utrymme.

Men det finns ett alternativ innan du får betala dessa kostnader: Microsoft 365 Archive Manager, som gör att du kan rensa oanvänt SharePoint Online-utrymme.

Microsoft 365 Archive: hur använder man det?

Att använda Microsoft 365 Archive är ganska intuitivt.

Funktionerna för arkivering och återaktivering av SharePoint-webbplatser är tillgängliga för globala eller SharePoint-administratörer direkt från deras administrationsgränssnitt.

Från administrationsgränssnittet måste man då:

  • Gå till objektet "Aktiva webbplatser"
  • Välj de webbplatser som du tänker arkivera
  • Klicka på kommandot "Arkivera"

De valda webbplatserna kommer att visas i objektet "Arkiverade webbplatser", som återigen är tillgängligt från administrationsgränssnittet. Genom att komma åt listan över arkiverade webbplatser kan administratörer när som helst använda kommandot "Reactivate" för att göra webbplatserna och deras innehåll tillgängliga igen.

Utrymmet som upptas av arkiverade SharePoint-webbplatser slutar räknas i den kvot som är tillgänglig för deras plan till Microsoft 365, för att beräknas och redovisas i den kvot som erbjuds av Microsoft 365 Archive enligt de kriterier som ses tillsammans i avsnittet om prissättning.

Även om de arkiveras upprätthåller webbplatser som flyttas till Microsoft 365 Archive standarder när det gäller datahållbarhet, säkerhet genom globala och SharePoint-behörigheter, efterlevnad av det antal data som tillåts av EU och för den geografiska hemvisten för ens data.

Nedan hittar du en sammanfattande tabell över alla Microsoft 365 Archive-funktioner som vi hittills har sett tillsammans.

 

De viktigaste funktionerna i Microsoft 365 Archive

 

Funktioner i Microsoft 365 Archive

Beskrivning av funktion

Utöka lagringsutrymmet i Microsoft 365 via SharePoint-webbplatser Microsoft 365 Archive låter dig arkivera data som finns på SharePoint-webbplatser, vilket förhindrar att tillgängligt lagringsutrymme tas upp av underutnyttjat innehåll.
Bevarande av data Även efter att ha arkiverats förblir innehållet på en SharePoint-webbplats tillgängligt för SharePoint globala och hyresgästadministratörer, som kan besluta att återaktivera eller ta bort en arkiverad webbplats när som helst.
Sökstandarder (under utveckling) ,säkerhet och efterlevnad Data på arkiverade webbplatser upprätthåller samma sök-, säkerhets- och efterlevnadsstandarder som kännetecknar delade resurser i SharePoint och de återstående Microsoft 365-applikationerna.
Snabb arkivering Microsoft 365 Archive hanterar arkiveringen av SharePoint-webbplatser på några minuter, oavsett antalet och storleken på de webbplatser som ska arkiveras.
Underhåll av metadata Metadata som tilldelats varje resurs och dataåtkomstbehörigheter hålls intakta även efter att en webbplats har arkiverats.
Separering av aktiva webbplatser från arkiverade webbplatser Microsoft 365 Archive separerar automatiskt aktiva webbplatser från arkiverade webbplatser, vilket förenklar hanteringen och förhindrar att användarnas navigering belastas av underutnyttjade resurser.
Låga kostnader Microsoft 365 Archive är baserat på en pay-as-you-go-modell som påverkas av antalet webbplatser som ska arkiveras och återaktiveras. Även om kostnaderna inte är obetydliga sparar de in på det direkta inköpet av lagring.

Begränsningarna i Microsoft 365 Archive

Förhandsgranskningen av Microsoft 365 Archive har några stora begränsningar, varav några eller alla kommer att lösas senast 2024. Förutom att söka efter arkiverat innehåll (nu endast tillgängligt för administratörer), här är de största begränsningarna i arkivfunktionaliteten:

  • Arkivering och återaktivering är endast möjligt för kompletta SharePoint-webbplatser; därför är de inte tillgängliga på en granulär nivå för att hantera det utrymme som upptas av enskilda filer eller bibliotek.
  • En hubbplats kan inte arkiveras. Den måste först avregistreras som sådan.
  • Det går inte att visa datum och författare för arkivering av en webbplats.
  • Det är inte tillåtet att arkivera en registrerad webbplats i Microsoft 365 Backup.
  • Omdöpning av hyresgäster stöds inte på arkiverade webbplatser. Det är därför nödvändigt att återaktivera dem.
  • Det är inte möjligt att delegera arkiveringen av dessa data till användare som inte har en SharePoint-administratör eller global administratörsroll.

Dessutom kan hyresgäster med mer än 50 000 webbplatser ha problem med att försöka räkna upp webbplatserna i objektet "Arkiverade webbplatser" i administrationsgränssnittet. Däremot har multi-geo-hyresgäster inte möjlighet att flytta arkiverade webbplatser.

När det gäller SharePoint-webbplatser som är anslutna till Microsoft Teams måste en åtskillnad göras.

Webbplatser som är anslutna till en privat kanal kan inte migreras till Microsoft 365 Archive, medan arkivering är möjlig för SharePoint-webbplatser som är anslutna till en standard Teams-kanal.

När en webbplats som är ansluten till en Teams-kanal arkiveras, kommer dock resurser som t.ex:

  • Teams-kanalen som är ansluten till den arkiverade webbplatsen
  • Brevlådan i Exchange
  • Innehållet i fliken Planerare

Men se upp: arkivering av en SharePoint-webbplats blockerar automatiskt åtkomst till delade filer i den associerade Teams-kanalen för alla användare.

Av denna anledning rekommenderar Microsoft själv att arkivera Teams-kanalen tillsammans med den tillhörande SharePoint-webbplatsen så att användarupplevelsen på den digitala arbetsplatsen inte äventyras.

Ett sista övervägande gäller synkronisering.

Om en SharePoint-webbplats arkiveras medan synkronisering med en enhet (t.ex. en dator eller mobil enhet) är aktiv, kommer den klientprogramvara som används för synkronisering att rapportera fel när arkiveringsprocessen är klar.

Synkroniseringsklienten meddelar användaren att synkroniseringen är blockerad och att det därför kan finnas avvikelser mellan data på enheten och data på SharePoint-webbplatsen.

Microsoft 365 Archive: finns det något alternativ?

Microsoft 365 Archive erbjuder viktiga fördelar, men också stora begränsningar. Kostnaderna för att hålla SharePoint-webbplatser arkiverade är betydande, men små jämfört med att köpa ny lagring direkt (vilket ofta kombineras med köp av en högre Microsoft 365-plan). Och låt oss inte glömma att viktiga funktioner för filsamarbete och innehållshantering på en webbplats går förlorade vid migreringen till Microsoft 365 Archive.

Slutligen är arkivering för närvarande endast begränsad till SharePoint-webbplatser och tillåter därmed inte det utrymme som tas upp av Microsoft 365: s huvudsakliga molnplattform, nämligen OneDrive.

Även om Microsoft inte erbjuder några alternativ finns det en billigare och mer heltäckande lösning. Det är Microsoft 365 Archive Manager.

Microsoft 365 Archive Manager: den bästa lösningen för att hantera utrymme i Microsoft-molnet

Microsoft 365 Archive Manager är den lösning vi har utvecklat för att företag ska kunna minska det utrymme som SharePoint och OneDrive tar upp, spara på inköp av ny lagring och kostnaden för att använda verktyg som Microsofts nya Archive.

Det används för att hålla arkiven i företagsmolnet rena genom att agera på deras hantering snarare än deras plats (så det är inte en enkel migrering från ett arkiv till ett annat).

Det gör det därmed möjligt att:

  • Förbättra hanteringen av lagringsutrymme i Microsoft 365, på egen hand.
  • Behålla samarbetsfunktioner, som går förlorade med Microsoft 365 Archive.

Mekanismen är enkel.

Microsoft 365 Archive Manager börjar med en snabbsökning av alla arkiv i Microsoft Teams, SharePoint och OneDrive och analyserar versionerna av de filer som finns där.

Den beräknar det minne som upptas av enskilda filversioner för att berätta för företaget hur mycket utrymme det kan frigöra genom att radera innehåll, beroende på verktyget.

För att exakt identifiera versioner som är mindre användbara för företaget och användaraktiviteter tillåter Archive Manager användning av regler som fokuserar på specifika SharePoint-webbplatser, filer med versioner som är äldre än ett visst datum eller filer av vissa typer. Men det finns också möjlighet att få tillgång till premiumfunktioner för att skapa anpassade analysregler.

Andra fördelar med vår plattform är bland annat följande:

  1. Audit flow scheduling, för att bestämma hur ofta arkiven i din Microsoft 365-miljö ska analyseras och därmed säkerställa konstant övervakning av den tillgängliga kvoten.
  2. Insikt i lagringshantering och råd om hur man lagrar filer på rätt sätt i molnet.
  3. Enkel installation och vår support för att anpassa lösningen till din digitala arbetsplats.

Slutligen bör det noteras att Microsoft 365 Archive Manager också fungerar i OneDrive.

Detta är kanske den bästa funktionen, eftersom det fortfarande inte finns något verktyg som kan hantera lagringsutrymme direkt i OneDrive. Inte ens Microsoft 365 Archive kan göra det.

Med vår lösning kan användarna hantera OneDrive-arkiv på både person- och företagsnivå. Självständigt, så att de inte är beroende av IT-avdelningen.

 

Fördelarna med Microsoft 365 Archive Manager

 

Fördelarna med Microsoft 365 Archive Manager Fördelsbeskrivning
Kostnaderna baseras på dokumentbibliotek och inte på hur mycket utrymme som används Microsoft 365 Archive Manager licensieras med planer som baseras på antalet bibliotek som skapas, oavsett vilket faktiskt utrymme som används eller kan sparas. Detta ger en betydande ekonomisk fördel för kunden.
Hantering av lagringsutrymme i hela Microsoft 365-miljön Microsoft 365 Archive Manager säkerställer att du aldrig överskrider de lagringsgränser som finns tillgängliga i din Microsoft 365-plan genom korrekt hantering av arkiv i SharePoint och OneDrive.
Hantering av arkiv i OneDrive Archive Manager fungerar även i OneDrive, vilket gör att du kan hantera personliga arkiv och företagsarkiv utan att vara beroende av IT-avdelningen.
Bevarande av samarbetsfunktioner Användare kan minska utrymmet som upptas av filer i SharePoint och OneDrive, utan att behöva arkivera innehåll och störa realtidssamarbetet med kollegor.
Analys av arkiv i Microsoft 365-molnet Archive Manager skannar snabbt arkiv i Teams, SharePoint och OneDrive och analyserar de versioner av filer som finns för att ange det utrymme som kan frigöras genom att ta bort mindre användbart innehåll.
Skapa regler för anpassad analys Användare kan skapa kriterier för att exakt identifiera och ta bort de minst användbara versionerna av sina filer för att hålla arkiven rena.
Schemalägga verifieringsflödet Du kan schemalägga verifieringsflödet för att avgöra hur ofta arkiven i din Microsoft 365-miljö ska analyseras, vilket säkerställer konstant övervakning av tillgängligt utrymme.
Insikter för lagringshantering Archive Manager ger insikter och råd om hur man lagrar filer på rätt sätt i molnet, vilket hjälper användare att hantera lagringsutrymme på egen hand.
Delegering av utrymmeshantering Archive Manager gör det möjligt för användare att delegera specifika användare att hantera det redundanta utrymmet på de SharePoint-webbplatser som de ansvarar för, utan att behöva tilldela SharePoint Online Administrator-behörigheter.

Frigör utrymme med Microsoft 365 Archive Manager


Microsoft 365 Archive Manager är lösningen för att hantera lagringsutrymme i Microsoft 365, vilket sparar på inköp av ny lagring:

  • Minskar utrymmet som tas upp av SharePoint, Teams och OneDrive utan extra kostnad.
  • Behåller samarbetsfunktioner, förlorade med Microsoft 365 Archive.
  • Hjälper till att hantera arkiv i Microsoft-molnet på egen hand.

 

Giuseppe Marchi


Giuseppe är Microsoft MVP för SharePoint och Microsoft 365 sedan 2010 och grundade Dev4Side och intranet.ai i syfte att hjälpa företag att få en enklare och effektivare arbetsmiljö.

Han arbetar som konsult med allt som rör digitalt samarbete, intranätportaler och Microsofts molnplattformar.

FAQ om Microsoft 365 Archive


Vad är Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive är en lösning utvecklad av Microsoft för att utöka lagringsutrymmet i SharePoint Online, vilket gör det möjligt att arkivera SharePoint-webbplatser för att minska utrymmet som upptas av sällan använd innehåll. Det är särskilt användbart för företag att effektivt hantera lagringskapacitet utan att överskrida tillgängliga kvoter, samtidigt som man upprätthåller höga standarder för säkerhet och överensstämmelse.

Vilka är de främsta fördelarna med Microsoft 365 Archive?

De främsta fördelarna med Microsoft 365 Archive inkluderar minskningen av utrymme som upptas av SharePoint-webbplatser, arkiveringens hastighet, bevarande av metadata, separation av aktiva webbplatser från arkiverade och den låga kostnaden för tjänsten. Dessa fördelar hjälper organisationer att bättre hantera sina minnesresurser utan att kompromissa med tillgång till och användning av lagrad data.

Hur fungerar Microsoft 365 Archive?

För att använda Microsoft 365 Archive får administratörer tillgång till SharePoint-administrationsgränssnittet, väljer de webbplatser som ska arkiveras och använder kommandot 'Arkivera'. De arkiverade webbplatserna hanteras sedan genom avsnittet 'Arkiverade Webbplatser', där innehåll kan återaktiveras när som helst, samtidigt som säkerhets- och överensstämmelsefunktionerna bibehålls.

Finns det ett alternativ till Microsoft 365 Archive?

Ja, det finns ett alternativ som kallas Microsoft 365 Archive Manager. Denna lösning möjliggör en mer autonom och medveten hantering av arkiven, som verkar på minneskapaciteten utan att fysiskt flytta data från ett arkiv till ett annat. Den erbjuder fördelar som att hantera lagringsutrymme i hela Microsoft 365-miljön, bevarande av samarbetsfunktioner och möjligheten att skapa anpassade analysregler.

Vad är gränserna för förhandsgranskningens funktioner i Microsoft 365 Archive?

De nuvarande begränsningarna för Microsoft 365 Archive inkluderar oförmågan att hantera upptaget utrymme på en granulär nivå, omöjligheten att arkivera hubbplatser utan att först avregistrera dem och begränsningar för att visa data och byta namn på hyresgäster i arkiverade webbplatser. Andra begränsningar gäller hanteringen av SharePoint-webbplatser kopplade till Microsoft Teams och potentiella problem i mycket stora eller flergeo-hyresgäster.