SharePoint Lists: hur man skapar en lista på SharePoint

SharePoint Lists: hur man skapar en lista på SharePoint

Listor är en av de viktigaste funktionerna i SharePoint Online, eftersom de gör att plattformen kan hantera en betydande mängd data på ett smart, säkert och skalbart sätt.

I den här artikeln går vi igenom vad SharePoint-listor är, vilka fördelar de ger för att hantera innehåll och information inom ett företag och hur du skapar en SharePoint-lista, steg för steg.

Vi tittar också på vilka skillnader som finns jämfört med Microsoft Lists och varför det ibland är bättre att använda en SharePoint-lista i stället för ett kalkylblad i Microsoft Excel.

Vad du kommer att hitta i den här artikeln

• SharePoint Lists: vad är de?

• SharePoint Lists: vilka mallar finns tillgängliga?

• Så här skapar du en lista i SharePoint: ett praktiskt exempel

• SharePoint Lists vs Microsoft Lists: huvudsakliga skillnader

• Är SharePoint-listor bättre än Excel-ark?

SharePoint Lists: vad är de?

SharePoint-listor är innehållsytor i tabellformat, liknande Excel-ark, där användare kan definiera datastrukturen för att visa och lagra information på ett effektivt sätt. Detta tack vare det stora utbudet av funktioner för formatering och åtkomst till information.

Det är samlingar som spelar en grundläggande roll i SharePoint Online, vilket gör det möjligt att hantera innehåll på ett smart sätt, till exempel:

• Kontakter

• Dokument

• Interna begäranden

• Personliga uppgifter eller teamuppgifter

• Osv.

Oavsett vilken typ av data de innehåller används listor som en startpunkt i digitaliseringen av interna processer via SharePoint Online-webbplatser, inklusive samarbetswebbplatser för team och kommunikationswebbplatser som företagsintranätet.

Denna uppgift genomförs framgångsrikt även tack vare den djupa integrationen mellan SharePoint-listor och verktygen i Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate och Power BI, för att nämna de viktigaste).

När en användare skapar en ny ledighetsbegäran i en SharePoint-lista kan du integrera ett anpassat Power Automate-flöde för att hantera godkännandeprocessen och arkivera den hanterade begäran korrekt, samtidigt som listinformationen uppdateras automatiskt.

Det är bara ett exempel, men det borde klargöra vilka möjligheter SharePoint-listor ger för att hantera information och öka ett företags dagliga produktivitet.

Så här skapar du en lista i SharePoint Online, från grunden

SharePoint Lists: vilka mallar finns tillgängliga?

SharePoint Online tillhandahåller ett bra urval av färdiga templates för att snabba upp att skapa en lista och låta dig börja fylla den med data direkt, tack vare en formatering som är anpassad för de aktiviteter som ska utföras (hantering av ett projekt, specifika förfrågningar, evenemang och mycket mer).

SharePoints mallar gör det alltså möjligt att skapa en lista redan konfigurerad vad gäller kolumner, färgpalett och informationsstruktur. Självklart kan varje element i listan ändras för att anpassa template till dina syften, men ofta är dessa mallar perfekta för att utföra de uppgifter de är avsedda för.

Bland de mest använda mallarna för att skapa en lista i SharePoint Online finns följande.

Asset manager

Gör det möjligt att hålla reda på fysiska asset som används av teamet. Bland de värden som visas som default i modellens kolumner finns asset-ID, status (tillgänglig, reserverad, i bruk, på reparation eller avvecklad), resurstyp och aktuell ägare.

Content scheduler

Gör att du kan planera och hantera din innehållsstrategi. Bland de värden som visas som standard i mallens kolumner finns innehållsbeskrivning, författare, status (under granskning, redo för publicering eller publicerad), planerat publiceringsdatum, innehållstyp och eventuella bilagor.

Employee onboarding

Med den här lösningen kan du hantera onboardingprocessen för nyanställda och guida dem till kontakter och användbara resurser. Bland standardvärdena som visas i mallens kolumner finns namn på task att slutföra, beskrivning av task, datum då task ska vara slutförd, kontaktperson samt länkar/resurser att använda för att slutföra task.

Event itinerary

Det låter dig organisera alla viktiga detaljer för ett företagsevent. Bland standardvärdena som visas i modellens kolumner finns eventnamn, typ av event, start- och slutdatum, varaktighet, plats och arrangörernas anteckningar.

Issue tracker

Gör det möjligt att spåra, hantera och lösa alla problem som identifierats av ett team. Bland de värden som visas som default i mallens kolumner finns problemnamn, prioritet (kritisk, hög, normal eller låg), status (blockerat, pågår, slutfört, nytt, etc.), person eller grupp som problemet är tilldelat, rapporteringsdatum, problemets ursprung och associerade file.

Recruitment tracker

Gör att du kan hantera rekryteringspipelinen i organisationen eller teamet och samtidigt följa upp kandidaters feedback. Bland de värden som visas som standard i mallens kolumner finns kandidatens namn, tjänsten som ansökan gäller, status för anställningsprocessen, rekryterare, datum då ansökan skickades in, datum för intervjun, anteckningar och dokument som delade CV:n.

Travel requests

Gör att du kan hantera reseförfrågningar samtidigt som du övervakar din tillgängliga budget. Bland de värden som visas som standard i mallens kolumner finns resans titel, syfte, beställare, destination, start- och slutdatum, transportmedel, boenden, uppskattade priser och godkännandestatus.

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev

Du kommer att få:

• Våra guider till digitalisering av företag;

• Djupgående artiklar om hur du kan förbättra ditt intranät och samtidigt få ut mesta möjliga av dina Microsoft 365-licenser.

Du kan avregistrera dig när som helst.

Så här skapar du en lista i SharePoint: ett praktiskt exempel

Från home page för en SharePoint-webbplats, som företagsintranätet, hittar du kommandot “New”. Genom att klicka på det och sedan på alternativet “List” startar du processen för att skapa listan.

Men observera: endast användare med redigeringsbehörighet eller fullständig kontroll kan skapa nya objekt i en SharePoint Online-webbplats, inklusive listor.

Kommandot “New” + “List” från home page för SharePoint-intranätet

SharePoint visar sedan de olika alternativen för att skapa en lista. Tre, för att vara exakt:

• Välj att skapa den nya listan från grunden med mallen “Blank list”.

• Använd en förkonfigurerad mall beroende på uppgiften du ska utföra.

• Skapa en lista baserat på en befintlig SharePoint-lista, ett Excel-kalkylblad eller en .CSV-fil.

När det gäller mallar är det bra att veta att det finns en funktion för att skapa anpassade templates som du kan dela med kollegor under posten “From your organization”.

Det är dock inte en intuitiv process eftersom anpassade templates för SharePoint-listor bara kan laddas upp av en administratör med följande PowerShell-cmdlet:

• Get-SPOSiteScriptFromList, för att extrahera webbplatsskriptet från valfri lista.

• Add-SPOSiteScript och Add-SPOListDesign, för att lägga till det anpassade template.

• Grant-SPOSiteDesignRights (valfritt) för att definiera omfånget för vilka som kan se templaten.

När du har valt det alternativ som passar bäst för att skapa din lista, ber SharePoint dig att ange ett namn för det nya objektet (obligatoriskt), skriva en beskrivning (valfritt) och ange om listan ska visas i webbplatsens navigering eller inte (genom att aktivera/inaktivera flag). Om du vill visa listan i navigeringen, läggs en link till i webbplatsens sidofält (om det finns).

Med utgångspunkt i en tom mall öppnas en ny lista med det enda fältet “Title”, som du kan ändra för att börja strukturera data. Tänk därför igenom syftet med din lista. Om du vill skapa ett kundregister kan kolumnen “Title” bytas namn till “Customer name”.

Därefter kan du lägga till så många kolumner du vill för att hantera informationen.

För att lägga till en ny kolumn väljer du kommandot “Add column” och väljer vilken datatyp du vill lägga in. Bland de typer som stöds finns kolumner för att lagra data i format:

• Text

• Numerisk

• Multimedia (bilder)

• Personliga kontakter

• Snabblänk

• “Choice”

• “Date and time”

• “Yes/No”

• “Currency”

• “Location”

• Etc.

Fortsätter vi med exemplet kundregister kan det vara lämpligt att lägga till en kolumn av typen text för att lagra e-postadress för varje kontakt. När du har valt kolumntypen (i detta fall “Text”) öppnas konfigurationsrutan där du kan:

• Ange kolumnens titel och beskrivning.

• Definiera det maximala antalet tecken för varje värde som anges i kolumnen.

• Göra fältet obligatoriskt för varje ny kontakt.

• Kräva unika värden för att undvika dubbletter i samma kolumn.

När konfigurationen är klar klickar du på “Save” så visas kolumnen direkt i listan.

En andra kolumn som inte bör saknas i en kontaktlista är den som gäller status, för att visa om kontakten är aktiv eller inte.

Du behöver därför lägga till en ny kolumn av typen “Yes/No”.

För den här kolumntypen är det viktigt att välja rätt standardvärde, det vill säga det värde som automatiskt tilldelas varje nytt element i listan. Om du till exempel väljer “Yes” som standardvärde visar registret automatiskt att varje ny kontakt ska betraktas som en aktiv kund.

En ytterligare, viktig kolumn i vårt exempel gäller datum för senaste kontakt med kunderna. I det här fallet är typen “Date and time” användbar. Ett tips är att du aktiverar funktionen “Friendly format”, så att datumet (med eventuell tid) visas i ett tillgängligt och lättläst format.

Efter att du har färdigställt datastrukturen är det dags att fylla listan med “Add new item”.

Med det här kommandot öppnas en panel där du fyller i information för det nya listelementet, och alla anpassade fält som du har lagt till visas på en enda skärm.

I vårt exempel ber panelen dig att ange information om kundens namn, e-post, status och datum för senaste kontakt. Det finns dessutom som standard ett område där du kan lägga till eventuella bilagor.

Till skillnad från document library, där filer läggs in som värden i en eller flera kolumner, låter listor i SharePoint Online dig bifoga innehåll endast som detaljelement till kolumnvärden.

Du behöver klicka på ett element i listan för att visa all information som rör det, inklusive eventuella bilagor. Detaljfönstret låter dig dessutom ändra informationen för enskilda element och lämna kommentarer (denna sista åtgärd är möjlig bara om den är aktiverad).

Avslutningsvis är en mycket användbar funktion “Edit in grid view”.

Detta kommando gör användningen av SharePoint-listor mycket lik ett Excel-kalkylblad och låter dig interagera med enskilda celler i en kolumn för att ändra värden. Du behöver därför inte öppna detaljfönstret för ett objekt för att uppdatera informationen.

För att förenkla presenterar vi nedan en tabell som sammanfattar de steg som beskrivits hittills för att skapa en lista i SharePoint Online.

Så här skapar du en lista i SharePoint Online

Steg för att skapa en SharePoint-lista Beskrivning

Använd kommandot “New” Från startsidan för en SharePoint-webbplats, som intranätet, klickar du på kommandot “New” uppe till vänster och väljer sedan “List”.

Välj mall Välj om du vill skapa den nya listan från en förkonfigurerad Microsoft-mall, en anpassad mall från ditt företag eller en tom mall. Du kan också använda en befintlig lista i SharePoint, ett Excel-kalkylblad eller en .CSV-fil för att skapa den nya listan.

Konfigurera den nya listan Ge listan ett namn, skriv en beskrivning (valfritt) och välj om du vill lägga till en snabb länk till listan i SharePoint-webbplatsens navigering.

Ändra kolumnen “Title” Kolumnen “Title” är den enda kolumnen som finns om du väljer att skapa en lista från grunden. Ändra denna kolumn enligt listans syfte. Till exempel genom att ge namnet “Customer name” om listan ska användas för att hantera kundregister.

Lägg till och formatera nya kolumner Lägg till så många kolumner du anser nödvändiga för att strukturera data i den nya listan. SharePoint erbjuder olika kolumntyper för att lagra data i textformat, numeriskt format med mera. Konfigurera de tillagda kolumnerna för att förenkla visning och hantering av information. Var till exempel uppmärksam på standardvärdet i kolumntypen “Yes/No” eller aktivera “Friendly format” för kolumntypen “Date and time”.

Lägg in nya data i listan Använd kommandot “Add new item” för att lägga till ett nytt objekt i listan. Fyll i den information som krävs i de anpassade fälten för varje nytt objekt.

Öppna ett objekts detaljer Klicka på ett objekt i listan för att visa och ändra detaljinformation, inklusive eventuella bilagor. För att slippa öppna detta fönster när du ändrar information för ett objekt kan du använda kommandot “Edit in grid view”.

SharePoint Lists vs Microsoft Lists: huvudsakliga skillnader

Med SharePoint Modern Experience, som Microsoft introducerade för några år sedan, kan du använda Microsoft Lists utan kostnad: en av de nyaste apparna i Microsoft 365, utformad för att förenkla hanteringen av företagsinformation.

Introduktion till Microsoft Lists

Microsoft Lists definieras av tillverkaren som en “smart app” för spårning av data i Microsoft 365, med funktioner för samarbete “med vem som helst, var som helst”.

Dock har funktionerna i Microsoft Lists nyligen synkroniserats med funktionerna i listor i SharePoint Online, vilket innebär att de två systemen nu erbjuder en i praktiken identisk upplevelse för informationshantering.

Även om du fortfarande kan hitta väsentliga skillnader.

För det första integreras Microsoft Lists med Microsoft Teams.

Denna integration gör att du kan visa och redigera innehållet i listor som skapats i Microsoft Lists direkt i en Teams-kanal. För att göra detta lägger du helt enkelt till fliken “Lists” i den övre kommandoraden i kanalen. Då kan användare med rätt behörigheter skapa en ny lista eller visa en befintlig lista.

Den andra skillnaden gäller var listorna lagras.

Listor som skapas med SharePoint finns endast inom en webbplats, vilket också är det enda sättet att komma åt dem och visa dem; listor i Microsoft Lists finns däremot i personliga SharePoint-webbplatser eller dedikerade lagringsutrymmen, som OneDrive, och kan visas, redigeras och hanteras mer självständigt i Microsoft 365-miljön.

Microsoft Lists ersätter därför inte SharePoint-listor utan utökar deras möjligheter: data lagras i SharePoint Online, men görs tillgängliga via flera entry points i Microsoft 365.

Tredje och sista viktiga skillnaden: Microsoft Lists finns också som en fristående applikation.

Det handlar alltså inte om en enkel utökning eller en inneboende funktion som SharePoint-listor, utan om en egen plattform som finns som web app och app mobile.

Är SharePoint-listor bättre än Excel-ark?

Listor i SharePoint Online har en mekanism som liknar Excel-ark för formatering av data. Listor stödjer förstås inte användning av formler för att kombinera de värden de innehåller, men de står inte tillbaka för Excel-ark när det gäller informationshantering. Vi kan till och med säga att de ger några extra fördelar. Här är ett par.

• En enda källa till information. Till skillnad från kalkylblad i Microsoft Excel, som kan ge problem med versionsstyrning när flera användare är inblandade, är SharePoint-listor online och ger en centraliserad plattform där det bara finns en version av data.

• Större kontroll. Med SharePoint Online-listor kan du tilldela specifika behörigheter för enskilda objekt. Excel erbjuder inte lika granulär kontroll över informationen i ett kalkylblad. Användare kan bara avgöra om hela Excel-filen ska vara tillgänglig eller inte.

• Dataintegritet. Kombinationen av behörigheter, formulär och validering hjälper till att upprätthålla dataintegriteten i SharePoint-listor. Systemet erbjuder dessutom audit-spår och versionshistorik, vilket ytterligare förbättrar datakvaliteten jämfört med Excel.

Vill du ha ett komplett intranät?

intranet.ai är den SharePoint Online-baserade lösningen för att förenkla intern kommunikation och digitalisera affärsprocesser med minimal investering av tid och pengar.

• 50+ funktioner för kommunikation och medarbetarupplevelse

• Varumärkesdesign, anpassningsbar in i minsta detalj

• Fullständig integration med Microsoft 365 och Viva

Kontakta oss