Digital transformation

Digital transformation af arbejdspladsen: Hvad er det?

Hvad er digital transformation? Det er en mangefacetteret proces, som bestemt ikke kun handler om at tage nye teknologier i brug, men som medfører en dybtgående ændring i den måde, organisationer fungerer, interagerer og udvikler sig på som reaktion på dynamikken i et marked, der aldrig står stille.

I denne artikel vil vi udforske de forskellige aspekter af digital transformation relateret til ens arbejdsmiljø og analysere deres vigtigste komponenter, de fordele, de medfører, de smertepunkter, som virksomheder kan støde på - og som de opfordres til at løse i tide - og strategierne for at implementere dem.

Gennem analyse af eksempler og integration af løsninger som SharePoint Online og alle værktøjerne i Microsoft 365-pakken vil vi skitsere en klar vej for virksomheder, der har til hensigt at omfavne denne (r)evolution fuldt ud.

Digital transformation er som sagt et komplekst projekt, der er baseret på forskellige aspekter af forretningsorganisationen, som vi kan opsummere som:

1. Strategi
2. Teknologi
3. Kultur
4. Mennesker

En strategi for digitalisering begynder med en klar definition af virksomhedens mission og de mål, der skal nås ved afslutningen af processen, og som skal være specifikke, målbare, realistiske, relevante og karakteriseret ved præcise tidslinjer.

For eksempel kan en virksomhed sætte sig et mål om at forbedre driftseffektiviteten med 20 procent inden for de næste to år gennem automatisering af sine nøgleprocesser.

Når den strategi, der skal implementeres, er defineret, skal digitaliseringsprocessen tilpasses: Det betyder, at de mål, der er tæt knyttet til denne transformation, skal integreres med forretningsmålene, så man sikrer, at hvert digitalt initiativ understøtter organisationens overordnede prioriteter.

Et praktisk eksempel kunne være digitalisering af salgskanaler gennem udvikling af en e-handelsplatform med det formål at udvide brandets online-tilstedeværelse og dermed nå ud til en bredere vifte af markeder.

Denne diskussion bringer os til det andet nøglebegreb: teknologi.

Cloud computing er i dag en af grundpillerne i den digitale transformation af arbejdspladsen, fordi den tilbyder skalerbarhed, fleksibilitet og reducerede infrastrukturomkostninger.

Derfor tager virksomhederne det i stigende grad i brug, som det fremgår af Statista-data opdateret til 2024. Ud over de grunde til denne vækst, som blev nævnt for et øjeblik siden, er det værd at nævne, at cloud-løsninger giver virksomheder adgang til data og applikationer overalt, hvilket letter fjernarbejde og samarbejde mellem forskellige lokationer.

Vi må heller ikke undervurdere den revolution, der er sat i gang af værktøjer som kunstig intelligens og maskinlæring, to "udviklinger", der radikalt forandrer den måde, forretningsinformation analyseres og formes på (tænk på Copilot fra Microsoft 365).

Derudover gør disse teknologier det muligt at automatisere interne processer, forudsige markedstendenser og personliggøre oplevelsen for alle, der er involveret i en organisations aktiviteter, fra medarbejdere til kunder.

Alt dette sker gennem undersøgelse og analyse af et af vor tids største aktiver: data. Evnen til at indsamle, håndtere og analysere store mængder information er afgørende for den digitale transformation.

Big data- og analyseløsninger giver dybdegående indsigt i drift, kunder og marked, mens værktøjer som Microsofts Power BI giver mulighed for interaktive dashboards til at visualisere data på en intuitiv måde, hvilket letter beslutningstagningen, for ikke at nævne de seneste indbyggede AI-funktioner (såsom Quick Insights).

For at få flere data at analysere har du brug for mere tilgængelighed, så vores snak går direkte til mobile enheder.

Med stigningen i hybrid- og fjernarbejde bliver administration af mobile enheder en prioritet, fordi administration af mobile enheder sikrer, at de enheder, som medarbejderne bruger, er sikre og i overensstemmelse med virksomhedens politikker. For eksempel kan Microsoft Intune, en cloud-løsning fra Microsoft Endpoint Manager, netop bruges til at administrere mobile enheder centralt og beskytte følsomme data.

Fra teknologien går vi til virksomhedskulturen, som skal omdannes til et værktøj til at fremme et arbejdsmiljø, hvor folk opfordres til at eksperimentere og komme med nye ideer, så de kan støtte virksomheden med kontinuerlig innovation.

Kulturen i en organisation er derfor knyttet til det menneskelige aspekt af den digitale transformation, da dens succes i høj grad afhænger af medarbejdernes færdigheder i at bruge de systemer, som virksomheden stiller til rådighed.

Uddannelse spiller en central rolle i at hjælpe medarbejderne med at bruge de nye teknologier, som virksomheden har investeret i, korrekt og på daglig basis.

Ved at kombinere disse fire koncepter i hjertet af digitaliseringsprocessen kan man opnå fordele som f.eks:

• Forbedret effektivitet: Digital transformation optimerer forretningsprocesser og reducerer tid og omkostninger, bl.a. gennem automatisering.
  
  
• Forbedret kommunikation: Løsninger som Microsoft Teams og SharePoint Online hjælper forretningsteams med at koordinere deres aktiviteter og samtidig opretholde et kontinuerligt og organiseret informationsflow.
  
  
• Adgang til information: Digitalisering gør det muligt at centralisere data i skalerbare og intelligente digitale arkiver, hvilket sikrer hurtig adgang og sikker deling for alle autoriserede personer.
  
  
• Besparelser i driftsomkostninger: Indførelse af nye teknologier kan føre til betydelige reduktioner i omkostninger forbundet med fysisk infrastruktur, vedligeholdelse af hardware og manuel processtyring.
  
  

Det er selvfølgelig ikke let at styre den digitale transformation på det operationelle, teknologiske og menneskelige niveau.

Der er mange spørgsmål, der skal overvejes, når man definerer sin strategi for digitalisering, hvis man ikke vil risikere at spilde sin investering.

De vigtigste af disse kritiske spørgsmål kan opsummeres som følger:

• Finansielle barrierer: Omkostninger til teknologi, uddannelse og infrastruktur kan være høje, især for SMV'er. Men omhyggelig planlægning og anvendelse af skalerbare løsninger gør det muligt at sprede investeringen over tid og maksimere de langsigtede fordele.
  
  
• Datasikkerhed og privatliv: Beskyttelsen af virksomhedsdata er meget vigtig i et stadig mere digitalt og hyperforbundet miljø. Avancerede værktøjer som Microsoft Purview sikrer overholdelse af lovgivningen og beskyttelse af følsomme data mod interne og eksterne trusler.
  
  
• Mangel på tekniske færdigheder: Mangel på passende tekniske færdigheder kan bremse den digitale transformation. Ud over at investere i medarbejderuddannelse kan det derfor være en fordel at samarbejde med eksterne partnere eller udnytte uddannelsesplatforme, som tilbyder mikrolæringsløsninger eller skræddersyede uddannelsesforløb.
  
  
• Teknologiintegration: Det er lettere at sikre kompatibilitet mellem nye værktøjer og eksisterende systemer ved at bruge integrerede platforme som Microsoft 365, der letter interoperabiliteten, forenkler implementeringen og reducerer de operationelle risici.
  
  

Kort sagt, som et gammelt ordsprog siger, er der ingen problemer, kun løsninger. Og nogle gange kan man søge løsninger eksternt.

Hvis den interne ekspertise ikke er tilstrækkelig til at håndtere og overvinde disse forhindringer, kan det faktisk være værd at overveje støtte fra ekspertkonsulenter som intranet.ai-teamet, der har mere end ti års erfaring med at vejlede i teknologiintegration og omdanne kompleksitet til konkrete, skalerbare løsninger for virksomheder af alle størrelser.

Digital transformation: Sådan opnår du det med SharePoint og Microsoft 365

Digitaliseringsprocessen foregår i stigende grad via virksomhedens intranet, den platform, der gør det muligt at styre kommunikationsstrømme og alle interne processer centralt.

Fra at være hjemmesider, hvor der kun blev lagt meddelelser og nyheder ud, er nutidens intranet blevet omfattende samarbejdsplatforme, der kan give medarbejderne de værktøjer, de har brug for til at udføre deres aktiviteter, fra chats til sociale kanaler, fra dokumentarkiver til de sider, der udgør organisationens vidensbase.

Inden for de netop beskrevne rammer er SharePoint Online og de øvrige værktøjer i Microsoft 365-pakken en ideel løsning for virksomheder, der søger et økosystem, der er optimeret i enhver henseende, fordi de giver en integreret platform, der ikke kun understøtter samarbejde, men også informationsstyring og procesautomatisering.

Det første, man skal gøre, før man går i gang med en transformation af den digitale arbejdsplads, er at forstå organisationens nuværende tilstand og vurdere dens digitale modenhedsniveau.

På dette stadie er det nødvendigt at identificere styrker, svagheder, muligheder og trusler. Kort sagt: Du skal planlægge digitaliseringen af virksomheden ved hjælp af en grundig SWOT-analyse.

En styrke kan f.eks. være den allerede avancerede anvendelse af samarbejdsværktøjer som Microsoft Teams, mens en sårbarhed kan være den manglende integration mellem forskellige informationssystemer.

Derudover kan man med en SWOT-analyse identificere muligheder som f.eks. implementering af kunstig intelligens for at forbedre dataanalysen eller trusler som f.eks. stigende online-konkurrence, der kan ændre den strategi, man ønsker at anvende.

Rammer for digital modenhed, såsom Gartners Digital Workplace Maturity Model, tilbyder en nyttig ramme til at vurdere en organisations vej til fuld digitalisering.

Faktisk analyserer disse modeller flere dimensioner, herunder de fire nøglebegreber, vi nævnte tidligere (strategi, teknologi, kultur og mennesker), hvilket giver dem mulighed for at identificere eventuelle områder med behov for forbedring.

Gennem en struktureret vurdering kan en virksomhed finde ud af, at selv om den har avancerede teknologier, mangler den en innovationsorienteret kultur. Som følge heraf kan der være betydelig modstand mod forandring.

Planlægning kan kun ske gennem oprettelse af en køreplan, som bør omfatte:

• Kort- og langsigtede mål: Der bør opstilles klare mål, f.eks. fuld indførelse af Microsoft 365 inden for et år eller automatisering af administrative processer inden for to år.
  
  
• Prioriteringer: En køreplan hjælper med at identificere de digitale initiativer, der har størst effekt, og som derfor bør implementeres først. Et eksempel kunne være at konfigurere SharePoint for at forbedre dokumenthåndtering og samarbejde.
  
  
• Tidslinje og ressourcer: Dette indebærer at fastsætte en realistisk tidslinje og tildele de nødvendige ressourcer, både menneskelige og økonomiske, til hver fase af den digitale transformation.
  
  

Når køreplanen er planlagt, skal vi gå videre til praksis: implementeringen af de løsninger, som organisationen har valgt.

SharePoints rolle i digitaliseringen af et arbejdsmiljø

SharePoint Online spiller en nøglerolle i organisationers digitale transformation ved at fungere som en central platform for indholdsstyring, samarbejde og automatisering.

Gennem sin indbyggede integration med andre værktøjer i Microsoft 365-pakken gør SharePoint det muligt for organisationer at skabe et samlet og effektivt digitalt arbejdsmiljø. Men hvordan? Lad os se på det kort.

SharePoint Online tilbyder avancerede dokumenthåndteringsfunktioner, der gør det muligt for organisationer at gemme, organisere og dele information på en sikker og struktureret måde.

Dokumentsamlinger gør det muligt at oprette tilpassede workflows til godkendelse og gennemgang, hvilket reducerer den tid, der kræves til manuel styring, og minimerer risikoen for fejl. Derudover sikrer det indbyggede versioneringssystem, at alle ændringer spores, hvilket gør det nemt at hente tidligere versioner af en fil, hvis der skulle opstå behov for det.

Et andet vigtigt aspekt er integrationen med Microsoft 365 og tredjepartsværktøjer. Ved at integrere med Microsoft Teams letter SharePoint f.eks. samarbejdet mellem forretningsteams, uanset deres geografiske placering. Faktisk kan teams få adgang til delte dokumenter i et SharePoint-bibliotek direkte i Teams eller få adgang til de seneste nyheder via en tilpasset notifikation, der deles på tværs af grupper og kanaler.

Tidligere talte vi om automatisering af interne processer, og her er det nyttigt at påpege, at virksomheder med SharePoint Online kan automatisere mange gentagne opgaver ved at udnytte integrationen med Power Automate. En bruger kan derefter oprette brugerdefinerede flows til at håndtere ferieanmodninger, godkende dokumenter og budgetter, arkivere modtagne vedhæftede filer eller indsamle feedback fra kolleger, for blot at nævne nogle få use cases.

Faktisk slutter SharePoint-integrationerne ikke der: Med Power BI, Power Apps og OneDrive bliver det muligt at vise interaktive dashboards til dataanalyse på sider på et websted, udvikle applikationer baseret på data i lister og biblioteker og synkronisere personlige filer med virksomhedsarkiver.

Det skorter heller ikke på sikkerhedsovervejelser. Faktisk tilbyder SharePoint Online robuste compliance-funktioner, som gør det muligt for virksomheder at implementere detaljeret adgangskontrol, der kun giver adgang til indhold for bestemte grupper af brugere.

Via Microsoft Entra ID kan brugergodkendelse styres med betinget adgang og multifaktortilstande, og med Microsoft Purview kan dokumenter klassificeres og beskyttes ved at anvende privatlivsetiketter, der begrænser handlinger som f.eks. udskrivning og deling.

Data beskyttes både i transit og i hvile, og dokumentændringer spores sammen med brugeradgang og -handlinger gennem det versioneringssystem, vi allerede har nævnt, og revisionslogfiler.

Sidst, men bestemt ikke mindst, er SharePoint Onlines tilpasningsmuligheder og skalerbarhed. Det er faktisk en platform, der i høj grad kan tilpasses med hensyn til design, navigation og funktionalitet, som kan udvides yderligere med udviklingen af brugerdefinerede webdele.

Dette vil resultere i websteder, der er i stand til at ledsage brugerne i deres daglige aktiviteter, afspejle virksomhedens brandidentitet og uden at gå på kompromis med dens ydeevne med øget datalagring. Tværtimod er SharePoint i stand til at vokse med virksomheden og bedre styre informationsstrømmen og den kommunikation, der ligger til grund for dens aktiviteter.

Digital transformation af arbejdspladsen: Hvordan man måler dens succes

For at få en klar idé om, hvorvidt den digitale transformation af ens arbejdsplads lykkes eller på anden måde er på rette vej, er det nødvendigt med løbende overvågning af resultaterne.

I den forbindelse er det nyttigt at definere KPI'er, der kan bruges til at måle effektiviteten af de iværksatte initiativer. Som en illustration kan nogle KPI'er omfatte:

• hyppigheden af brugen af vedtagne løsninger, som f.eks. virksomhedens SharePoint Online-intranet;
• antal visninger af kommunikation, der er lagt ud på virksomhedens websteder;
• antal indhold arkiveret i lister og biblioteker;
• osv.

Målinger relateret til øget produktivitet og brugerengagement eraltid relevante. Målinger, der desuden er tæt forbundet med hinanden. Men mens det er nemt at måle forbedringer i produktiviteten, hvordan måler vi så medarbejdernes tilfredshed?

Et svar er undersøgelser, der er oprettet med Microsoft Forms, som kan deles på SharePoint-websteder og i Teams-appen for at indsamle feedback på en struktureret måde og analysere resultaterne, bl.a. ved at eksportere data til Power BI.

Ud over Microsoft Forms giver Microsoft 365 digital workplace flere interaktive kanaler til at overvåge og øge engagementet. Blandt disse fremhæver vi Viva Engage, platformen, der giver dig mulighed for at oprette virksomhedens sociale netværk og udgive indlæg, videoer, quizzer og undersøgelser i tilpassede fællesskaber.

Eksempler på digital transformation i virksomheden

Vi har brugt mange ord indtil nu, men digital transformation af en arbejdsplads er ikke et abstrakt begreb: Det omsættes til konkrete handlinger hver dag, hvilket man kan se ved at kigge sig omkring.

Ved at analysere realistiske casestudier og identificere bedste praksis er det muligt at forstå, hvordan flere virksomheder med succes har implementeret en digital transformationsvej og udnyttet værktøjer som SharePoint Online til at opnå større konkurrencefordele.

Digital transformation i finansielle virksomheder

I den finansielle sektor har digitaliseringen revolutioneret den måde, banker og finansielle institutioner arbejder på. Et vigtigt eksempel er indførelsen af platforme til styring af kunderelationer (CRM-systemer).

Lad os forestille os en bank, der har implementeret Microsoft Dynamics 365, integreret med SharePoint Online, for at forbedre informationsstyringen og automatisere arbejdsgangene. I dette eksempel kan de opnåede fordele opsummeres som:

• Centralisering af kundedata: Alle oplysninger er nu tilgængelige på en enkelt platform, hvilket forbedrer synligheden og konsistensen af de registrerede data.
  
  
• Automatisering af godkendelsesflow: Ved at bruge Power Automate reducerede banken den tid, der kræves for at godkende låneansøgninger, med op til 30 % besparelse.
  
  
• Forbedring af den interne kommunikation: Microsoft Teams blev brugt til at lette samarbejdet på tværs af afdelinger, hvilket reducerede ineffektivitet og fejl i informationsstyringen.

Digital transformation i sundhedsvæsenet

Takket være digitaliseringen af lægejournaler har sundhedssektoren reduceret den tid, det tager for læger og patienter at få adgang til data, samtidig med at det er muligt at stille hurtigere diagnoser ved hjælp af løsninger som Azure AI, der muliggør forudsigende analyser af kliniske data.

Forestil dig nu et hospital, der har taget SharePoint Online i brug til elektronisk dokumenthåndtering og samarbejde mellem de involverede fagfolk. De vigtigste fordele kan være

• Digitalisering af lægejournaler: Alle patientoplysninger er nu organiseret i skalerbare digitale arkiver, hvilket giver lægerne hurtig og sikker adgang.
  
  
• Forbedret samarbejde på tværs af afdelinger: Ved hjælp af Microsoft Teams, der er integreret med SharePoint, kan lægerne samarbejde i realtid om komplekse behandlingsplaner.
  
  
• Telemedicin: De videokonferencefunktioner, der findes i Microsoft Teams, har muliggjort telemedicinske tjenester og forbedret adgangen til behandling for patienter i fjerntliggende områder.

Digital transformation inden for uddannelse

Uddannelsesinstitutioner kan ved at anvende mikrolæringsplatforme og de rigtige teknologier til samarbejde gøre adgangen til uddannelse mere inkluderende og fleksibel.

Tag som eksempel et universitet, der har implementeret Microsoft 365 og SharePoint Online. Dette er, hvad det kunne skabe:

• Online læringsplatforme: Ved hjælp af SharePoint kan universitetet oprette portaler, der er dedikeret til hver enkelt uddannelse, og som letter distributionen af læringsmateriale og kommunikationen mellem studerende og undervisere.
  
  
• Projektsamarbejdsgrupper: Microsoft Teams kan bruges til at lette samarbejdet om forskningsprojekter og til at organisere fokuserede studiegrupper.
  
  
• Teknisk-administrativ helpdesk: SharePoint Online kan bruges til at automatisere processer som f.eks. registrering af nye studerende, sporing af stipendier og håndtering af supportanmodninger.

Digital transformation i fremstillingsindustrien

I fremstillingssektoren har digitaliseringen gjort det muligt at forbedre produktionscyklusserne og dermed effektiviteten i en organisations forsyningskæde.

Hvis vi tænker på anvendelsen af Microsoft 365 og SharePoint, er her de områder, hvor den største effekt vil blive opnået:

• Styring af forsyningskæden: SharePoint kan bruges til at skabe en centraliseret platform til sporing af leverandører og ordrer og dermed forbedre lager-, forsendelses- og lagerstyring.
  
  
• Forudsigende vedligeholdelse: Ved hjælp af Power BI kan virksomheden udvikle interaktive dashboards til at overvåge faciliteternes status og forudsige vedligeholdelsesbehov.
  
  
• Koordinering: Microsoft Teams kan lette kommunikationen mellem produktions-, ingeniør- og vedligeholdelsesteams og dermed forbedre reaktionsevnen og problemløsningen.

Hvad er digital transformation?

Digital transformation er en strategisk proces, der indebærer anvendelse af nye teknologier og en dybtgående ændring i en organisations operationelle metoder for at tilpasse sig behovene i et konstant udviklende marked.

Hvad er nøgleelementerne i digital transformation i en virksomhed?

Nøgleelementerne inkluderer en klar strategi med målbare mål, brugen af avancerede teknologier, en kultur, der fremmer innovation, og involvering af medarbejdere til at støtte forandringer.

Hvordan kan Microsoft 365 understøtte digital transformation?

Microsoft 365 tilbyder integrerede værktøjer, der forenkler samarbejde, kommunikation og automatisering, hvilket hjælper organisationer med at håndtere og accelerere deres digitaliseringsrejse.

Hvad er fordelene ved digital transformation for virksomheder?

Digital transformation forbedrer operationel effektivitet, fremmer innovation, styrker den digitale tilstedeværelse og muliggør hurtige reaktioner på markedsændringer.

Hvilke udfordringer kan virksomheder stå over for under digital transformation?

De største udfordringer inkluderer modstand mod forandring, vanskeligheder med at integrere teknologier, mangel på digitale færdigheder og behovet for at tilpasse digitale mål med forretningsstrategien.

Hvordan kan succesen af digital transformation måles?

Succesen måles gennem KPI'er som øget operationel effektivitet, kundetilfredshed, vækst i digital omsætning og medarbejderengagement.

Hvad er nogle eksempler på digital transformation i en virksomhed?

Eksempler inkluderer at tage e-handelsplatforme i brug for at udvide online tilstedeværelse, anvendelse af digitale værktøjer til at forbedre intern kommunikation og automatisering af produktionsprocesser for at øge effektiviteten.