Prima di ridisegnare una intranet aziendale, la scelta più efficace è ascoltare chi la usa ogni giorno: questa è la premessa che ha guidato il progetto di analisi intranet commissionato da una società italiana di trasporto ferroviario, cliente storico di intranet.ai, prima ancora di avviare qualsiasi attività di redesign.
I 3 dati chiave del progetto
- 5 focus group organizzati con dipendenti da reparti, età e livelli di anzianità diversi
- 1 mese di apertura del sondaggio rivolto a tutta la popolazione aziendale
- 4 mesi di durata complessiva della fase di analisi propedeutica al nuovo progetto
Il punto di partenza: una intranet cresciuta per accumulo
La società disponeva già di una intranet funzionante, costruita nel tempo integrando funzionalità base di SharePoint con componenti personalizzati. Uno strumento operativo, ma sviluppato per accumulo successivo di richieste piuttosto che per un disegno complessivo.
Il menù di navigazione si era rivelato composto da voci aggiunte una a una nel tempo — ogni volta che emergeva l’esigenza di ospitare un nuovo contenuto — senza una logica strutturale capace di guidare le scelte successive. Il risultato era una navigazione organizzata più per reparto che per bisogno dell’utente: esisteva, per esempio, un’intera voce di menù dedicata alle risorse umane, ma chi la consultava non aveva alcuna indicazione su cosa avrebbe effettivamente trovato al suo interno.
Un segnale rivelatore era arrivato dall’analisi delle ricerche più frequenti: una delle informazioni più cercate era l’organigramma aziendale, sepolto tra migliaia di documenti in una pagina di reparto. Un contenuto che avrebbe dovuto essere immediatamente visibile si era trasformato, nel tempo, in un contenuto quasi nascosto.
La ricerca intelligente era un altro punto critico: la barra di ricerca restituiva risultati utili solo se l’utente conosceva già il titolo esatto del documento, fallendo su qualsiasi ricerca per parola chiave generica.
La soluzione: analisi strutturata in parallelo su quattro livelli
Il team di intranet.ai ha proposto di dividere il lavoro in due macro fasi: prima un’analisi approfondita della situazione esistente, poi — sulla base delle evidenze raccolte — la definizione della strada da seguire per il redesign intranet SharePoint vero e proprio.
La fase di analisi si è articolata su quattro livelli condotti in parallelo:
- Mappatura tecnica della navigazione: ogni voce del menù esistente è stata analizzata in dettaglio, documentando la logica (o la sua assenza) sottostante a ciascuna scelta strutturale.
- Analisi dei dati di utilizzo: un intero anno di dati raccolti dallo strumento di intranet analytics già in uso ha permesso di capire quali pagine venissero visitate di più, quali news venissero effettivamente lette e quali attività gli utenti svolgessero più di frequente.
- Sondaggio aziendale: rivolto all’intera popolazione aziendale, rimasto aperto per un mese intero. Ha restituito segnali quantitativi sui punti di frizione percepiti con maggiore frequenza.
- Cinque focus group: organizzati nelle settimane successive al sondaggio, ciascuno della durata di un’ora, con sette o otto partecipanti selezionati da reparti, fasce d’età e livelli di anzianità diversi — per garantire un campione quanto più rappresentativo possibile.
Ogni focus group seguiva una struttura in tre momenti. Si partiva dalla raccolta di esempi concreti e recenti di utilizzo della intranet, per ancorare la discussione a episodi reali anziché a impressioni generiche. Si proseguiva con un confronto guidato sui tre ambiti di miglioramento prioritari emersi dal sondaggio: l’area documentale, l’area personale e la ricerca delle informazioni. La sessione si chiudeva con un momento libero dedicato alle aspettative per la nuova intranet, in cui i partecipanti potevano condividere idee e suggerimenti.
Tutte le evidenze — tecniche, quantitative e qualitative — sono confluite in un documento di sintesi che ha incluso i mockup della home page e di cinque pagine principali, oltre a una proposta di nuovo menù di navigazione organizzato per macro argomenti scalabili: ogni futuro contenuto avrebbe una collocazione naturale già prevista, senza dover reinventare la struttura ogni volta.
I risultati: decisioni guidate da evidenze, non da impressioni
Il valore più immediato di questo progetto non si misura in metriche di accesso — il nuovo strumento non era ancora stato realizzato al momento della consegna. Si misura nella qualità delle informazioni raccolte, che hanno trasformato il progetto di rifacimento in un percorso guidato da evidenze concrete.
L’analisi ha confermato in modo puntuale le criticità già ipotizzate nella prima esplorazione della piattaforma: navigazione poco intuitiva, area documentale organizzata in modo non coerente, funzione di ricerca poco efficace, e una quota rilevante di contenuti obsoleti tra i primi risultati — un segnale di un tema di gestione documentale e governance editoriale che il progetto dovrà affrontare parallelamente al redesign tecnico.
Dal confronto diretto con i dipendenti sono emerse anche richieste concrete che la sola analisi tecnica non avrebbe intercettato:
- L’esigenza di integrare in un unico portale informazioni oggi distribuite su più canali
- Il desiderio di strumenti di ricerca capaci di interpretare il linguaggio naturale delle domande
- La richiesta di un chatbot in grado di guidare l’utente nella consultazione dei contenuti
- La personalizzazione dell’esperienza: uno spazio dedicato ai contenuti preferiti, costruito attorno al proprio ruolo grazie a una people directory e a un profilo personale
Queste indicazioni, raccolte direttamente dalla voce dei dipendenti attraverso i focus group, rappresentano il valore che nessuna analisi puramente tecnica avrebbe potuto restituire.
I prossimi passi
Sulla base del documento di progetto consegnato al termine della fase di analisi, la società avvierà la fase di implementazione vera e propria. I temi prioritari già identificati includono:
- La revisione della struttura documentale su base tematica invece che per reparto
- La digitalizzazione dei processi ancora legati a moduli cartacei, con l’introduzione di aree e dipartimenti strutturati
- L’introduzione di strumenti di personalizzazione dell’esperienza utente
- La valutazione di strumenti di ricerca intelligente e chatbot, richiesti a più riprese durante i focus group
- Il rafforzamento della comunicazione interna, integrata nel nuovo progetto
Un’analisi strutturata, condotta prima di ridisegnare qualsiasi pagina, permette di costruire una nuova intranet sulle esigenze reali delle persone che la useranno ogni giorno — non solo su ciò che appare più urgente dall’interno.
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