Il problema: documenti tecnici da condividere senza confondere un cliente con l’altro
Ogni macchina o automazione venduta da questa azienda porta con sé una mole importante di documentazione tecnica, tra manuali software, schemi elettrici, certificazioni, contratti firmati, tavole documentative. Materiale che deve essere scambiato con il cliente finale in modo ordinato, sicuro e duraturo, spesso per obblighi tecnici e giuridici che richiedono la conservazione di certi documenti per un decennio o più.
Prima di questo progetto, l’azienda non disponeva di uno strumento adeguato per gestire questo scambio.
La vecchia intranet era in realtà un sito pubblico costruito su una piattaforma di gestione contenuti, con poche pagine di menù e contenuti essenziali, pensato più come vetrina informativa che come reale strumento di lavoro interno.
Il vero nodo da risolvere, però, non riguardava tanto l’uso interno quanto la necessità di offrire ai propri clienti un accesso riservato e organizzato ai materiali tecnici legati a ciascuna macchina acquistata.
La sfida più delicata era quindi di gestione dei permessi. Nessun cliente doveva poter vedere i contenuti destinati a un altro cliente, e ogni area doveva sembrare uno spazio pensato su misura per quella specifica realtà, non un modulo generico condiviso da tutti.
Home page della extranet di un'azienda di automazione
La nostra soluzione: una extranet costruita dentro l’intranet
La soluzione individuata sfrutta un principio semplice ma efficace.
Dal momento che tutti i clienti dell’azienda dispongono già di un account aziendale nel dominio Microsoft del fornitore, è stato possibile costruire quella che, a tutti gli effetti, funziona come una extranet, pur essendo tecnicamente un’area riservata all’interno della stessa intranet aziendale.
Una soluzione che semplifica enormemente la gestione dei permessi rispetto a una vera piattaforma esterna separata.
Il cliente che accede trova una pagina di benvenuto con collegamenti ai canali social dell’azienda, la possibilità di consultare notizie e documenti generali, una raccolta di link utili come il sito web istituzionale e le domande frequenti, oltre a contenuti informativi e video corporate.
Il vero cuore del sistema, però, è la propria area cliente personale, raggiungibile tramite un pulsante dedicato in home page o dal menu laterale. All’interno di quest’area, ciascun cliente dispone di due cartelle distinte: una in cui l’azienda carica i documenti da condividere, come schemi elettrici o certificazioni relative alla macchina acquistata, e una in cui il cliente stesso può caricare materiali da condividere con il fornitore, come un contratto firmato.
Ogni area cliente è stata personalizzata con il logo del cliente stesso, per rafforzare la percezione di un servizio cucito su misura piuttosto che di un modulo standardizzato condiviso da tutti. Al momento sono state configurate una decina di queste aree, con l’aspettativa che il numero crescerà progressivamente insieme all’adozione dello strumento da parte della rete clienti.
Area clienti nella extranet aziendale
Accanto alla extranet, è stata realizzata anche una intranet, ma con un approccio deliberatamente diverso rispetto a molti altri progetti.
La scelta del cliente era quella di riorganizzare il menu e i contenuti già esistenti in una struttura più organizzata, senza focalizzarsi sull’arricchimento grafico. Una scelta guidata dal pubblico di riferimento. La maggior parte dei dipendenti di questa azienda sono tecnici, informatici e manutentori, persone che apprezzano una soluzione pratica e diretta più di una interfaccia patinata.
Strumenti, documenti utili, news e calendario aziendale adesso sono tutti organizzati in modo semplice e immediato.
Home page della intranet aziendale di intranet.ai
I risultati: una soluzione rapida, pratica e già scalabile
Il progetto si è distinto per la sua rapidità e concretezza, complice anche un cliente molto collaborativo, già abituato a lavorare con strumenti tecnici. Il tempo complessivo di implementazione è stato di due mesi, un risultato coerente con le aspettative di un progetto pensato per essere semplice e diretto fin dall’inizio.
La costruzione della logica di extranet, una volta definita insieme al cliente la struttura di base, è stata realizzata in tempi molto rapidi, proprio perché il principio si è rivelato replicabile in modo semplice per ciascuna nuova area cliente.
Le aree clienti configurate finora sono circa una decina, ma la struttura è pensata per accogliere un numero potenzialmente molto più ampio, semplicemente replicando lo schema già definito.
Un aspetto da non trascurare è che l’azienda cliente sarà in grado, con il tempo, di gestire autonomamente la creazione di nuove aree, una volta acquisita familiarità con il processo.
Quali sono i prossimi passi?
Uno degli sviluppi più originali in fase di definizione riguarda l’integrazione tra la rubrica aziendale e il sistema di rilevazione badge già in uso in azienda.
L’idea è quella di mostrare, direttamente nella pagina della rubrica interna, se un collega è effettivamente presente in azienda in un determinato momento oppure no, sfruttando il caricamento periodico di un file con i dati del sistema di rilevazione presenze. Una funzionalità pensata per rispondere a un’esigenza molto pratica e quotidiana, tipica di un ambiente fatto soprattutto di tecnici e manutentori che si muovono spesso tra uffici e reparti produttivi.
Inoltre, attualmente una parte consistente dei documenti tecnici legati ai singoli clienti risiede ancora negli spazi cloud personali dei singoli dipendenti. Una migrazione verso il nuovo sistema di gestione documentale rappresenta il passo naturale successivo, per centralizzare tutti i documenti dell’azienda in un unico ambiente strutturato e sicuro.
Quando l’esigenza reale di un’azienda è comunicare con i propri clienti, non solo con i propri dipendenti, la intranet può diventare la base su cui costruire una vera area riservata, senza bisogno di un ambiente digitale separato.
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