Un’azienda italiana di automazione industriale ha costruito un’area clienti riservata — una vera extranet — interamente dentro il proprio ambiente Microsoft 365, sfruttando la intranet come base e garantendo a ogni cliente un accesso separato, sicuro e personalizzato ai propri documenti tecnici.
3 dati chiave del progetto
- ~10 aree clienti già configurate, con struttura scalabile per crescere
- 2 mesi di implementazione complessiva, tra intranet ed extranet
- 10 anni di conservazione documentale richiesti per ciascuna area cliente
Introduzione
Non tutte le aziende che si rivolgono a intranet.ai vogliono innanzitutto una intranet. Alcune hanno un’esigenza più orientata verso l’esterno, e la intranet arriva quasi come effetto collaterale del progetto principale. È il caso di un’azienda italiana specializzata in automazione industriale, che produce macchine e soluzioni software per l’automazione dei processi produttivi dei propri clienti.
Quello che questa azienda desiderava davvero non era una piattaforma per i propri dipendenti, ma uno spazio digitale in cui condividere documenti tecnici, certificazioni e materiali con ciascuno dei propri clienti finali, mantenendo una netta separazione tra le informazioni destinate a un cliente e quelle destinate a un altro.
Il problema: documenti tecnici da condividere senza confondere un cliente con l’altro
Ogni macchina venduta porta con sé una mole importante di documentazione tecnica: manuali software, schemi elettrici, certificazioni, contratti firmati, tavole documentative. Materiale che deve essere scambiato con il cliente finale in modo ordinato, sicuro e duraturo, spesso per obblighi tecnici e giuridici che richiedono la conservazione di certi documenti per un decennio o più.
Prima di questo progetto, l’azienda non disponeva di uno strumento adeguato. La vecchia intranet era in realtà un sito pubblico costruito su una piattaforma generica, pensato come vetrina informativa più che come strumento di lavoro. Il vero nodo era la necessità di offrire ai clienti un accesso riservato e organizzato ai materiali tecnici legati a ciascuna macchina acquistata.
La sfida più delicata non era tecnica in senso stretto, ma di gestione dei permessi: nessun cliente doveva poter vedere i contenuti destinati a un altro, e ogni area riservata doveva sembrare pensata su misura per quella specifica realtà.
La soluzione: un’extranet clienti costruita dentro la intranet
La soluzione individuata sfrutta un principio semplice ma efficace: dal momento che tutti i clienti dell’azienda dispongono già di un account aziendale nel dominio Microsoft del fornitore, è stato possibile costruire quello che funziona a tutti gli effetti come un’extranet, pur essendo tecnicamente un’area riservata all’interno della stessa intranet aziendale. Una soluzione che semplifica enormemente la gestione dei permessi rispetto a una vera piattaforma esterna separata.
Il cliente che accede trova una pagina di benvenuto con collegamenti ai canali social dell’azienda, la possibilità di consultare notizie e documenti generali, link utili e contenuti informativi. Il vero cuore del sistema è però la propria area cliente personale, raggiungibile tramite un pulsante dedicato in home page o dal menù laterale.
All’interno di quest’area, ciascun cliente dispone di due cartelle distinte: una in cui l’azienda carica i documenti da condividere — schemi elettrici, certificazioni, documentazione della macchina acquistata — e una in cui il cliente stesso può caricare materiali per il fornitore, come un contratto firmato. La gestione documentale è così strutturata e bidirezionale, con piena tracciabilità.
Ogni area cliente è stata personalizzata con il logo del cliente stesso, per rafforzare la percezione di un servizio cucito su misura. Al momento sono state configurate circa una decina di queste aree, con l’aspettativa che il numero crescerà progressivamente.
Accanto all’extranet, è stata realizzata anche una intranet con un approccio deliberatamente essenziale. L’accordo con il cliente prevedeva di riorganizzare la vecchia intranet in una struttura più sensata, senza aggiungere fronzoli grafici o funzionalità sofisticate. Una scelta guidata dal pubblico di riferimento: la maggior parte dei dipendenti sono tecnici, informatici e manutentori, persone che apprezzano una soluzione pratica e diretta. Strumenti, documenti aziendali, news e calendario, tutto organizzato in modo semplice e immediato.
I risultati: una soluzione rapida, pratica e già scalabile
Il progetto si è distinto per rapidità e concretezza. La costruzione della logica di extranet clienti, una volta definita la struttura di base, è stata realizzata in tempi molto rapidi, proprio perché il principio si è rivelato replicabile in modo semplice per ciascuna nuova area cliente.
Il tempo complessivo di implementazione è stato di circa due mesi, con uno sforamento di una o due settimane dovuto al periodo estivo. Un risultato coerente con le aspettative di un progetto pensato per essere semplice e diretto fin dall’inizio.
Le aree clienti configurate sono circa una decina, ma la struttura è pensata per accogliere un numero potenzialmente molto più ampio, semplicemente replicando lo schema già definito. Con il tempo, l’azienda sarà in grado di gestire autonomamente la creazione di nuove aree, riducendo progressivamente la necessità di supporto esterno.
Prossimi passi
Uno degli sviluppi più originali in fase di definizione riguarda l’integrazione tra la people directory e il sistema di rilevazione badge già in uso in azienda: l’idea è mostrare, nella rubrica interna, se un collega è effettivamente presente in azienda in un determinato momento, sfruttando il caricamento periodico di un file con i dati del sistema di presenze. Una funzionalità tipica di un ambiente fatto soprattutto di tecnici che si muovono tra uffici e reparti produttivi.
Un altro tema aperto riguarda la migrazione documentale: attualmente parte consistente dei documenti tecnici risiede negli spazi cloud personali dei singoli dipendenti. Una migrazione verso il nuovo sistema di gestione dei documenti aziendali rappresenta il passo naturale successivo, per consolidare l’intero patrimonio documentale in un unico ambiente strutturato e sicuro.
Vale la pena sottolineare infine un aspetto di governance: la gestione dei dati dei clienti finali ha richiesto la sottoscrizione di un accordo di riservatezza dedicato, proprio perché l’elenco delle realtà servite da questa azienda di automazione industriale rappresenta un’informazione sensibile dal punto di vista commerciale. Un dettaglio che racconta bene quanto, anche in un progetto apparentemente semplice, la componente di fiducia tra le parti resti centrale.
Quando l’esigenza reale di un’azienda è comunicare con i propri clienti — non solo con i propri dipendenti — la intranet può diventare la base su cui costruire una vera area clienti riservata, senza bisogno di un ambiente digitale separato.
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