Il problema: due aziende, due tecnologie, un’unica scadenza
Il nodo centrale non era tecnico in senso stretto, ma la distanza tra due mondi.
La capogruppo utilizzava un portale esterno con una logica di pubblicazione dei contenuti profondamente diversa da SharePoint, con pagine organizzate per compartimenti, un sistema di gestione delle news che ricordava un social network più che un portale aziendale, un livello di complessità tale che nessuno, nemmeno chi lo gestiva da anni, era in grado di stimare con precisione quanti contenuti contenesse davvero.
Restava difficile capire quanto materiale testuale, quante procedure, quante pagine informative fossero effettivamente da recuperare. E il problema riguardava non solo i documenti, comunque mappati abbastanza bene, quanto tutta l’informazione discorsiva che si nasconde tra un link e l’altro.
La società più piccola, quella che aveva già un portale intranet.ai funzionante, si trovava in una posizione diversa, perché sapeva perfettamente come erano strutturati i suoi contenuti, in quanto li aveva costruiti insieme al nostro team. Ma proprio questo squilibrio di partenza rendeva ancora più delicato il lavoro di fusione.
Bisognava portare tutti allo stesso livello, senza far percepire a nessuno dei due gruppi di aver perso qualcosa nel passaggio.
Sopra a tutto questo, una scadenza non negoziabile. Il go live era fissato dopo poco più di un mese dall’arrivo del kickoff del progetto.
Questo ha significato comprimere drasticamente anche la fase di analisi, che normalmente richiede settimane. In appena quattro giorni il team ha dovuto orientarsi in un portale mai visto prima, capire cosa recuperare, cosa lasciare andare e come tradurre tutto in una struttura nuova. Il risultato, alla fine, è stato un progetto quasi triplicato rispetto alle stime iniziali: da circa 30-45 pagine previste a 59 pagine effettivamente realizzate, tutte completate nell’arco di un solo mese.
Home page della intranet di un gruppo energetico
La nostra soluzione: un’architettura pensata per crescere insieme all’azienda
La prima decisione strategica è stata non progettare per il presente, ma per il futuro.
Sapendo che il gruppo avrebbe continuato a crescere per acquisizioni, l’architettura della nuova intranet è stata pensata fin dall’inizio come capace di espandersi senza dover essere ripensata da capo ogni volta.
Al centro è stato collocato un sito hub, il punto di partenza da cui tutti gli utenti, a prescindere dalla società di provenienza, raggiungono le informazioni di cui hanno bisogno. Attorno a questo nucleo sono stati costruiti due sottositi documentali, uno destinato a raccogliere gli archivi della società entrata a far parte del gruppo e l’altro pensato per la parte più operativa e di manutenzione, e un sito verticale interamente dedicato alle risorse umane, tanto ricco da funzionare quasi come una seconda intranet nella intranet. Un quarto sito, riservato alla compliance, è stato costruito e popolato nella sua struttura documentale, pronto per essere attivato in un secondo momento non appena il gruppo deciderà di aprirlo agli utenti. Una specie di cattedrale in costruzione, dove ogni nuova ala si aggiunge senza dover ripensare le fondamenta.
Per l’area risorse umane, l’obiettivo era che l’utente non percepisse mai di uscire dalla intranet principale.
Sono state quindi create delle pagine trattate come vere e proprie home page interne, ricche di pulsanti, box informativi e call to action pensati per guidare chi cerca informazioni sulle convenzioni, sul contratto collettivo, sul welfare o sui benefit senza dover intuire dove cliccare. In fondo a ogni pagina è stato inserito un piccolo banner con un contatto diretto per l’assistenza, un dettaglio che si è rivelato particolarmente efficace: il team HR ha confermato che da quando la nuova struttura è online le richieste arrivano finalmente sugli indirizzi corretti, segno che gli utenti trovano ciò che cercano senza doverlo cercare due volte.
Il lavoro più silenzioso, ma più corposo, è stato quello sulle news.
Migrare le comunicazioni da un sistema che pubblicava contenuti come post social, spesso senza immagini coerenti, a una struttura ordinata e collegata ai documenti di riferimento, ha richiesto un lavoro certosino di abbinamento manuale, contenuto per contenuto, mantenendo persino la retrodatazione delle pubblicazioni per preservare l’ordine cronologico originale.
Area Risorse Umane nella intranet SharePoint
I risultati: un mese dopo, la piattaforma più usata dell’azienda
A distanza di poche settimane dal lancio, i numeri raccontano un’adozione che va ben oltre le aspettative di un progetto lanciato in condizioni tanto compresse.
In appena un mese dal lancio, la piattaforma ha registrato oltre 41.000 accessi complessivi, con picchi giornalieri che nei giorni successivi al go live hanno toccato le 2.000-3.000 visite quotidiane.
Ogni utente, in media, trascorre circa 30 minuti al giorno sulla intranet, un tempo di permanenza che indica un uso integrato nella routine lavorativa quotidiana e non episodico, complice anche il fatto che molti colleghi hanno impostato la intranet come pagina di apertura del browser.
Il solo sito verticale dedicato alle risorse umane ha superato le 533 persone attive in un mese, un numero significativo se si considera che si tratta di un’area pensata per rispondere a esigenze specifiche e non di consultazione quotidiana generalizzata.
Anche gli editor, semplici utenti senza permessi amministrativi, si sono trovati a proprio agio nel pubblicare contenuti nuovi fin dai primi giorni, senza segnalare difficoltà. Si tratta di un indicatore importante di quanto la struttura logica costruita insieme al cliente fosse davvero intuitiva, e non soltanto esteticamente valida.
Il riscontro più significativo, però, è arrivato dalle persone.
Il progetto ha ricevuto il pieno apprezzamento sia ai piani alti dell’organizzazione, dove l’amministratore delegato ha visto la piattaforma pochi giorni prima del lancio e ha immediatamente iniziato a immaginare gli sviluppi futuri, sia da parte del team di comunicazione interna, che per questo lavoro ha ricevuto un riconoscimento aziendale dedicato alla produttività. Un progetto nato sotto pressione si è trasformato in un piccolo caso di orgoglio interno.
Area Welfare nella intranet SharePoint
Quali sono i prossimi passi?
Il percorso è pensato per svilupparsi in tre fasi, e la prima, quella appena descritta, è solo l’inizio.
La seconda fase porterà avanti l’arricchimento dei contenuti, a partire dall’introduzione delle funzionalità dipartimentali.
La terza fase sarà invece dedicata all’engagement, un’area che il cliente ha già manifestato interesse ad approfondire. Non è un caso che durante i focus group preliminari gli utenti avessero chiesto a gran voce anche uno strumento di ricerca intelligente, così come un’applicazione mobile pensata per chi lavora direttamente sugli impianti e passa la giornata lontano da una scrivania.
L’obiettivo è che la piattaforma continui a crescere insieme all’organizzazione, man mano che nuove realtà si uniranno al gruppo, per una intranet pensata come un’infrastruttura viva.
Anche quando i tempi sono strettissimi, un’architettura pensata per il futuro permette a una intranet di crescere insieme all’azienda che la usa, senza dover ripartire da zero a ogni nuova sfida.
Hai un’azienda in fase di fusione o riorganizzazione e hai bisogno di unificare le tue piattaforme digitali? Prenota una demo e scopri come intranet.ai può accompagnare la crescita della tua organizzazione.