Un gruppo energetico italiano ha unificato due intranet costruite su tecnologie completamente diverse in appena un mese, durante una fusione aziendale — registrando 41.000 accessi e 30 minuti di permanenza media già nelle prime settimane.
3 dati chiave del progetto
- 41.000+ accessi nel primo mese
- 30 minuti di permanenza giornaliera per utente
- 1 mese per il go live
Quando due aziende si fondono, tutto quello che sembrava scontato va ridiscusso: dal come si comunica, a dove si trovano le informazioni, a chi parla a chi. Non fa eccezione la intranet, che nella maggior parte dei casi non è nemmeno la stessa — due tecnologie diverse, due architetture, due modi completamente distinti di organizzare i contenuti.
È quello che è successo a un gruppo energetico italiano in forte crescita, impegnato in un percorso di acquisizioni che negli ultimi anni ha portato sotto lo stesso tetto realtà diverse, a partire da una società attiva nel settore dell’energia solare.
La capogruppo aveva una intranet su un portale esterno, lontanissimo per logiche e impostazione da SharePoint. La società entrata a far parte del gruppo aveva invece già una intranet costruita con intranet.ai — e funzionava così bene che i suoi dipendenti ne parlavano come di un piccolo caso di eccellenza interno. Quando è arrivato il momento di dotare l’intero gruppo di un’unica piattaforma, la scelta è stata quasi naturale: prendere quello che funzionava già e farlo diventare lo standard per tutti.
Non è stato semplice. È stato uno dei progetti più intensi mai realizzati dal nostro team, compresso in un mese che normalmente ne avrebbe richiesti almeno due o tre. Ma è anche uno di quelli con i migliori risultati in così poco tempo.
Il problema: due aziende, due tecnologie, un’unica scadenza
Il nodo centrale non era tecnico in senso stretto, ma la distanza tra due mondi.
La capogruppo utilizzava un portale con una logica di pubblicazione dei contenuti profondamente diversa da SharePoint: pagine organizzate per compartimenti, un sistema di gestione delle news che ricordava un social network più che un portale aziendale, una complessità tale che nemmeno chi lo gestiva da anni riusciva a stimare con precisione quanti contenuti contenesse davvero. Difficile capire quante procedure, quante pagine informative fossero effettivamente da recuperare — e il problema riguardava soprattutto l’informazione discorsiva nascosta tra un link e l’altro.
La società più piccola, quella con il portale intranet.ai già funzionante, conosceva perfettamente i propri contenuti, perché li aveva costruiti insieme al nostro team. Ma questo squilibrio di partenza rendeva ancora più delicato il lavoro di unificazione intranet: bisognava portare tutti allo stesso livello, senza far percepire a nessuno dei due gruppi di aver perso qualcosa nel passaggio.
Sopra a tutto questo, una scadenza non negoziabile. Il go live era fissato a poco più di un mese dall’avvio del progetto.
Questo ha significato comprimere drasticamente anche la fase di analisi — normalmente una questione di settimane. In appena quattro giorni il team ha dovuto orientarsi in un portale mai visto prima, capire cosa recuperare, cosa lasciare andare e come tradurre tutto in una struttura nuova. Il risultato finale: un progetto quasi triplicato rispetto alle stime iniziali — da 30-45 pagine previste a 59 pagine effettivamente realizzate, tutte completate nell’arco di un mese.
La nostra soluzione: un’architettura pensata per crescere insieme all’azienda
La prima decisione strategica è stata non progettare per il presente, ma per il futuro.
Sapendo che il gruppo avrebbe continuato a crescere per acquisizioni, l’architettura della nuova intranet è stata pensata fin dall’inizio come capace di espandersi senza dover essere ripensata da capo ogni volta.
Al centro è stato collocato un sito hub — il punto di partenza da cui tutti gli utenti, a prescindere dalla società di provenienza, raggiungono le informazioni di cui hanno bisogno. Attorno a questo nucleo sono stati costruiti:
- Due sottositi documentali: uno per gli archivi della società acquisita, l’altro per la parte operativa e di manutenzione
- Un sito verticale HR, così ricco da funzionare quasi come una seconda intranet nella intranet — con home page interne, box informativi e comunicazione guidata per convenzioni, contratti, welfare e benefit
- Un quarto sito compliance, costruito e popolato nella struttura documentale, pronto per essere attivato quando il gruppo deciderà di aprirlo agli utenti
Per l’area HR, l’obiettivo era che l’utente non percepisse mai di uscire dalla intranet principale. In fondo a ogni pagina è stato inserito un piccolo banner con un contatto diretto per l’assistenza: il team HR ha confermato che da quando la nuova struttura è online, le richieste arrivano finalmente sugli indirizzi corretti.
Il lavoro più silenzioso — ma più corposo — è stato quello sulle news. Migrare le comunicazioni da un sistema che pubblicava contenuti come post social, spesso senza immagini coerenti, a una struttura ordinata collegata ai documenti di riferimento, ha richiesto un lavoro certosino di abbinamento manuale, contenuto per contenuto, mantenendo anche la retrodatazione delle pubblicazioni per preservare l’ordine cronologico originale.
La struttura si avvale di ricerca intelligente trasversale a tutti i siti, people directory unificata e supporto multilingua per i team distribuiti — tutte funzionalità che in una fusione aziendale smettono di essere optional.
I risultati: un mese dopo, la piattaforma più usata dell’azienda
A poche settimane dal lancio, i numeri raccontano un’adozione che va ben oltre le aspettative di un progetto avviato in condizioni tanto compresse.
- 41.000+ accessi complessivi nel primo mese, con picchi di 2.000-3.000 visite quotidiane nei giorni successivi al go live
- 30 minuti di permanenza media giornaliera per utente — un tempo che indica uso integrato nella routine lavorativa, non episodico. Molti colleghi hanno impostato la intranet come pagina di apertura del browser
- 533+ persone attive nel solo sito verticale HR nel primo mese — un numero significativo per un’area dedicata a esigenze specifiche
Anche gli editor senza permessi amministrativi si sono trovati a proprio agio nel pubblicare contenuti nuovi fin dai primi giorni, senza segnalare difficoltà. Un indicatore importante di quanto la struttura logica costruita insieme al cliente fosse davvero intuitiva.
Il riscontro più significativo è arrivato dalle persone: l’amministratore delegato ha visto la piattaforma pochi giorni prima del lancio e ha subito iniziato a immaginare gli sviluppi futuri. Il team di comunicazione interna ha ricevuto un riconoscimento aziendale dedicato alla produttività. Un progetto nato sotto pressione si è trasformato in un caso di orgoglio interno.
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Quali sono i prossimi passi?
Il percorso è pensato per svilupparsi in tre fasi:
- Fase 1 (completata): piattaforma hub + sottositi + verticalizzazione HR + migrazione contenuti
- Fase 2: arricchimento contenuti e introduzione delle funzionalità dipartimentali per aree e reparti
- Fase 3: engagement — strumenti di ricerca avanzata, app mobile per chi lavora sugli impianti lontano dalla scrivania
L’obiettivo è che la piattaforma continui a crescere insieme all’organizzazione, man mano che nuove realtà si uniranno al gruppo: una intranet pensata come infrastruttura viva.
Anche quando i tempi sono strettissimi, un’architettura pensata per il futuro permette a una intranet di crescere insieme all’azienda, senza dover ripartire da zero a ogni nuova sfida.
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