Il problema: una struttura cresciuta prima che la tecnologia fosse pronta
Quando SharePoint non gestiva ancora nativamente il multilingua, l’unico modo per offrire contenuti in lingue diverse era creare siti separati, ciascuno con una propria lingua di default.
Per un gruppo con presenza in decine di Paesi, questo significava un sito per ogni country. Aggiornare anche un solo link, in un contesto simile, richiede di intervenire manualmente su ciascuno dei 27 siti esistenti, pubblicando lo stesso contenuto ventisette volte separate. Un’operazione che oggi la tecnologia permetterebbe di gestire con un semplice menù a tendina per la selezione della lingua, ma che nel momento in cui l’infrastruttura è stata costruita non era ancora disponibile.
Il tempo, in questo caso, non ha semplificato le cose.
Al contrario, ha reso l’intervento di consolidamento più delicato, perché nel frattempo ogni Paese ha continuato a produrre contenuti secondo la propria struttura, accumulando anni di materiale da mappare, valutare e in parte migrare verso la nuova architettura. Alcuni siti country erano gestiti solo in inglese, altri hanno sviluppato interi archivi in lingua locale, così capire quali Paesi potessero continuare a operare in inglese e quali necessitassero davvero di una gestione multilingua è diventato parte integrante del progetto stesso.
A complicare il quadro, la scala dell’organizzazione.
Il team di comunicazione interna doveva riuscire a gestire un’azienda di dimensioni molto grandi, il che rendeva ogni intervento un lavoro di priorità continua: portare a bordo nuovi dipartimenti, sfruttare appieno i componenti disponibili, mantenere aggiornata l’infrastruttura, tutto avanza per forza di cose un passo alla volta.
Tra le varie offerte proposte nel catalogo di intranet.ai, la ricerca per parola chiave in home page e il pop up per le comunicazioni importanti restano tra gli strumenti più utilizzati.
Home page della intranet di un gruppo farmaceutico
La nostra soluzione: crescere un dipartimento alla volta, con i dati come guida
L’approccio adottato in questi anni non ha mai puntato a una trasformazione unica e definitiva, ma a un’evoluzione costante, costruita insieme al cliente un pezzo alla volta.
Il primo dipartimento a essere digitalizzato con i componenti di intranet.ai è stato quello di ricerca e sviluppo, che resta ancora oggi uno dei più attivi sulla piattaforma, anche se per sua natura raggiunge un pubblico più ristretto rispetto ad altri contenuti aziendali. Da lì si è proseguito con il dipartimento legal & compliance, poi marketing e corporate quality management.
Prima di affrontare l’intervento più ambizioso, quello sull’infrastruttura multilingua, abbiamo realizzato un lavoro di analisi approfondito, mappando visualizzazioni e utenti unici su un periodo di due anni, per costruire una base di evidenze concrete su cui fondare le scelte del restyling.
Questo lavoro ha permesso di individuare opportunità pratiche, come il fatto che la pagina dei contatti venga visualizzata un numero molto alto di volte al giorno. Questo dato ha suggerito di sfruttare quello spazio per inserire banner e link a maggiore rilevanza strategica, senza dover intervenire su architetture più complesse.
Pagina Contatti nella intranet di intranet.ai
Oltre al lavoro sulla piattaforma in sé, una parte significativa dell’impegno del team di intranet.ai riguarda il supporto agli eventi aziendali dal vivo.
Per il dipartimento di ricerca e sviluppo, gli eventi vengono organizzati quattro volte all’anno, e per ciascuno viene creata una pagina dedicata con agenda, countdown, call to action e grafica coordinata, oltre a un momento di quiz interattivo condotto con uno strumento di polling in tempo reale, con un vincitore premiato e celebrato in una news pubblicata sulla intranet e ripubblicata sul social interno aziendale.
Quando l’evento si svolge anche in presenza, il supporto si estende alla gestione dello streaming e del collegamento dei partecipanti da remoto, in coordinamento con il team che si occupa della regia sul posto.
Il supporto si estende anche alla produzione video, dalla registrazione di brevi messaggi dei responsabili di dipartimento per occasioni come gli auguri di fine anno, fino al supporto remoto per campagne più ampie che coinvolgono professionisti esterni all’azienda, con successivo lavoro di montaggio e editing curato internamente.
Un livello di collaborazione che va ben oltre la semplice gestione della piattaforma, e che si è consolidato negli anni proprio perché il rapporto con il cliente non si è mai fermato al momento del rilascio di un singolo progetto.
Comunicazione degli eventi nella intranet aziendale
I risultati: una piattaforma sempre più matura e una partnership sempre più solida
Il valore di questa relazione si misura più nella sua durata e nella sua capacità di adattamento che in un singolo indicatore.
Ogni dipartimento portato a bordo rappresenta un piccolo traguardo autonomo. Il sito di ricerca e sviluppo resta tra i più consultati dal proprio pubblico di riferimento, i dipartimenti legal & compliance e marketing sono stati completati e rilasciati con successo, e il lavoro sul dipartimento corporate quality management procede secondo lo stesso metodo incrementale che ha guidato tutti gli altri.
L’analisi dei dati di utilizzo su due anni ha rappresentato una base solida e concreta su cui costruire con maggiore precisione tutte le decisioni del successivo intervento infrastrutturale, invece di procedere per sole intuizioni.
Anche il supporto agli eventi live si è confermato negli anni come un servizio ad alto valore percepito dal cliente, capace di trasformare ogni Town Hall o evento dipartimentale in un momento di comunicazione curato, coordinato e coerente con l’identità del brand, in collaborazione con il team di comunicazione interna dell’azienda.
Quali sono i prossimi passi?
Il progetto più rilevante per il prossimo periodo riguarda proprio il superamento della struttura a 27 siti separati, con l’obiettivo di consolidare la gestione multilingua su un’infrastruttura nativa moderna, riducendo drasticamente il lavoro necessario per aggiornare contenuti condivisi tra i vari paesi. Un intervento che richiederà anche un lavoro attento di migrazione dei contenuti storici per non perdere anni di materiale già pubblicato.
In parallelo, è previsto un aggiornamento del brandbook aziendale, con un adeguamento dei colori e, per la prima volta, la possibilità di personalizzare i font utilizzati sulla piattaforma, una funzionalità recentemente resa disponibile da SharePoint.
Guardando oltre, il team sta valutando l’introduzione di componenti di gamification, con l’idea di utilizzare quiz interattivi, insieme a una bacheca digitale pensata per raccogliere e valorizzare i momenti personali di ciascun collaboratore, come le fotografie del proprio primo giorno nel reparto confrontate con quelle di oggi.
Quando una piattaforma cresce insieme all’azienda per anni, il vero valore non sta in un singolo rilascio, ma nella capacità di continuare a evolverla senza mai perdere ciò che è stato costruito prima.
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