Un gruppo farmaceutico internazionale presente in 27 paesi gestisce da anni una intranet con intranet.ai, cresciuta dipartimento per dipartimento attraverso una partnership continuativa che oggi affronta il passaggio più ambizioso: consolidare 27 siti country separati in un’unica infrastruttura intranet multilingua nativa.
3 dati chiave del progetto
- 27 siti country gestiti separatamente a causa dei limiti della vecchia infrastruttura SharePoint, ora in fase di consolidamento
- 2 anni di dati su visualizzazioni e utenti unici analizzati come base per il progetto di restyling
- 4 o più eventi live all’anno supportati in produzione, da remoto e in presenza, per il solo dipartimento di ricerca e sviluppo
Il contesto: una relazione che cresce insieme alla piattaforma
Ci sono progetti che si raccontano bene perché hanno un inizio, uno svolgimento e una fine chiara. E ci sono relazioni che si raccontano diversamente, perché durano da anni, si evolvono continuamente e non hanno mai davvero una fine — perché la piattaforma cresce insieme all’azienda che la usa.
È il caso di un gruppo internazionale attivo nel settore farmaceutico e della diagnostica per immagini, cliente di lunga data che oggi gestisce, attraverso i componenti di intranet.ai, una intranet presente in 27 paesi diversi. Una storia tecnologica cominciata ben prima dell’attuale generazione di strumenti disponibili su SharePoint, e che con l’adozione progressiva di intranet.ai a partire dal 2020 ha avviato una trasformazione ancora in corso.
Non un progetto isolato con una data di consegna, ma un percorso di evoluzione continua, guidato dipartimento per dipartimento, paese per paese, fino ad arrivare oggi a un intervento infrastrutturale tra i più ambiziosi mai affrontati sulla piattaforma.
Il problema: 27 siti separati nati da un limite tecnico
Quando SharePoint non gestiva ancora nativamente il multilingua, l’unico modo per offrire contenuti in lingue diverse era creare siti separati, ciascuno con una propria lingua di default. Per un gruppo con presenza in decine di paesi, questo significava un sito per ogni country.
Il risultato: aggiornare anche un solo link richiede di intervenire manualmente su ciascuno dei 27 siti esistenti, pubblicando lo stesso contenuto ventisette volte separate. Un’operazione che oggi la tecnologia — con un semplice menu a tendina per la selezione della lingua o con la traduzione automatica SharePoint — permetterebbe di gestire in pochi clic.
Ma il tempo non ha semplificato le cose. Al contrario, ha reso l’intervento di consolidamento più delicato: ogni paese ha continuato a produrre contenuti secondo la propria struttura, accumulando anni di materiale che ora andrà mappato, valutato e in parte migrato verso la nuova architettura. Alcuni siti country sono gestiti storicamente solo in inglese; altri hanno sviluppato interi archivi in lingua locale. Capire quali paesi possano continuare a operare in inglese e quali necessitino davvero di una gestione multilingua è diventato parte integrante del progetto stesso.
A complicare il quadro, la scala dell’organizzazione: il team di comunicazione interna che segue direttamente la piattaforma è composto da due persone per un’azienda di dimensioni molto grandi. Questo rende ogni intervento un lavoro di priorità continua: portare a bordo nuovi dipartimenti, sfruttare appieno i componenti disponibili, mantenere aggiornata l’infrastruttura — tutto avanza un passo alla volta.
La soluzione: crescere un dipartimento alla volta, con i dati come guida
L’approccio adottato in questi anni non ha mai puntato a una trasformazione unica e definitiva, ma a un’evoluzione costante, costruita insieme al cliente un pezzo alla volta.
Il primo dipartimento digitalizzato con i componenti di intranet.ai è stato quello di ricerca e sviluppo, che resta ancora oggi tra i più attivi sulla piattaforma. Da lì si è proseguito con legal & compliance, poi marketing — entrambi già rilasciati — e attualmente con il dipartimento corporate quality management, in fase di sviluppo. Ogni sito dipartimentale è organizzato con aree tematiche e sezioni dedicate che permettono a ciascun team di gestire autonomamente i propri contenuti.
Analisi dei dati prima di ogni decisione
Prima di affrontare l’intervento più ambizioso — quello sull’infrastruttura multilingua — il team di intranet.ai ha realizzato un lavoro di analisi approfondito, mappando visualizzazioni e utenti unici attraverso gli analytics della piattaforma su un periodo di due anni. Una base di evidenze concrete su cui fondare le scelte del restyling, invece di procedere per sole intuizioni.
Questo lavoro ha già permesso di individuare opportunità pratiche: la pagina dei contatti viene visualizzata un numero molto alto di volte al giorno, il che ha suggerito di sfruttare quello spazio per inserire banner e link a maggiore rilevanza strategica. La rubrica aziendale e la ricerca intelligente sono tra i punti di accesso più frequentati, confermando il valore di questi componenti nell’uso quotidiano.
Supporto agli eventi live: quattro volte l’anno, ogni anno
Una parte significativa dell’impegno del team riguarda il supporto agli eventi aziendali dal vivo. Per il dipartimento di ricerca e sviluppo, gli eventi vengono organizzati quattro volte all’anno. Per ciascuno viene creata una pagina dedicata con agenda, countdown, call to action e grafica coordinata, oltre a un momento di quiz interattivo in tempo reale, con un vincitore premiato e celebrato in una news pubblicata sulla intranet.
Quando l’evento si svolge anche in presenza, il supporto si estende alla gestione dello streaming e del collegamento dei partecipanti da remoto. Il team produce anche contenuti video: dalla registrazione di brevi messaggi dei responsabili di dipartimento per gli auguri di fine anno, fino al supporto per campagne più ampie con successivo editing curato internamente.
Un livello di collaborazione che va ben oltre la semplice gestione documentale della piattaforma, e che si è consolidato negli anni proprio perché il rapporto con il cliente non si è mai fermato al momento del rilascio di un singolo progetto.
I risultati: cinque anni di partnership e una piattaforma sempre più matura
Il valore di questa relazione si misura nella sua durata e nella sua capacità di adattamento, più che in un singolo indicatore numerico.
- Il dipartimento di ricerca e sviluppo resta tra i più consultati dal proprio pubblico di riferimento
- I dipartimenti legal & compliance e marketing sono stati completati e rilasciati con successo
- L’analisi dei dati di utilizzo su due anni rappresenta oggi una base solida per tutte le decisioni del prossimo intervento infrastrutturale
- Il supporto agli eventi live si è confermato un servizio ad alto valore percepito, capace di trasformare ogni Town Hall in un momento di comunicazione curato senza gravare sul team interno
I prossimi passi
Il progetto più rilevante per il prossimo periodo riguarda il superamento della struttura a 27 siti separati: consolidare la gestione multilingua su un’infrastruttura nativa moderna, riducendo drasticamente il lavoro necessario per aggiornare contenuti condivisi tra i vari paesi. Un intervento pianificato per concludersi nel corso del 2026, con un lavoro attento di migrazione dei contenuti storici.
In parallelo, è previsto un aggiornamento del brandbook aziendale — nuovi colori e, per la prima volta, la personalizzazione dei font sulla piattaforma. Il team sta inoltre valutando componenti di gamification per il dipartimento di ricerca e sviluppo in occasione di un anniversario importante: quiz interattivi per misurare la conoscenza del reparto tra i colleghi, e una bacheca digitale per raccogliere i momenti personali di ciascun collaboratore.
Quando una piattaforma cresce insieme all’azienda per anni, il vero valore non sta in un singolo rilascio, ma nella capacità di continuare a evolverla senza mai perdere ciò che è stato costruito prima.
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