Una società italiana di gestione aeroportuale ha rinnovato la propria intranet operativa su SharePoint Online, mantenendo intatta la navigazione verticale a cui i vertici erano abituati e introducendo una gestione documentale certificata per procedure di sicurezza e operazioni di scalo.
3 dati chiave del progetto
- Circa 400 persone coperte dalla piattaforma, personale operativo incluso
- 2 aeroporti gestiti dalla stessa società, con contenuti e permessi separati per ciascuno
- 3 componenti aggiuntivi attivati per rispondere a esigenze specifiche di comunicazione e sicurezza
Introduzione
A volte la sfida più delicata di un progetto di rinnovamento non è tecnica, ma umana. È il caso di una società italiana che gestisce due aeroporti, con circa 400 persone che accedono quotidianamente alla intranet aziendale — personale operativo compreso. Prima di questo progetto l’azienda disponeva già di una intranet, ma piuttosto datata e poco valorizzata dal punto di vista visivo. Nonostante questo, i vertici aziendali erano molto legati a quella struttura, in particolare alla logica di navigazione basata su un menù verticale, e non erano disposti a rinunciarvi in nome di un restyling.
Il compito di intranet.ai non è stato quindi semplicemente quello di costruire una intranet moderna, ma di farlo rispettando un vincolo preciso e non negoziabile: la nuova piattaforma doveva somigliare, almeno nella logica di navigazione, a quella precedente, per non disorientare chi la utilizzava ogni giorno da anni.
Un vincolo che, a un primo sguardo, potrebbe sembrare in contraddizione con l’idea stessa di rinnovamento tecnologico, ma che in realtà racconta una lezione preziosa: non sempre la soluzione migliore è quella più innovativa in assoluto, ma quella che il cliente è realmente pronto ad accogliere.
Su cosa ha lavorato il team
- Menù verticale replicato fedelmente — riproduzione della logica di navigazione preesistente tramite mini home page per area aziendale
- Feed social senza interazione diretta — integrazione che mostra i contenuti social interni alla intranet, nel rispetto delle policy aziendali
- Contenuti segmentati per sicurezza — targeting preciso per gruppo di dipendenti, in particolare per le pagine legate alle procedure aeroportuali
- Collegamento diretto ai display di volo — strumento operativo integrato per il personale impiegato sulle piste e negli scali
Il problema: modernizzare senza stravolgere
La richiesta di partenza sembrava quasi paradossale: aggiornare la tecnologia sottostante, passare a un ambiente SharePoint Online più moderno e capace di offrire una gestione documentale più sofisticata, senza però intaccare l’esperienza di navigazione a cui l’azienda era abituata.
Un aeroporto, per sua natura, richiede una gestione dei documenti aziendali particolarmente rigorosa: certificazioni, procedure di sicurezza, tag documentali indispensabili per organizzare correttamente i contenuti operativi. Era proprio questa esigenza — più che un desiderio di rinnovamento visivo — ad aver spinto l’azienda a valutare l’upgrade della propria piattaforma.
Il vincolo della navigazione verticale si è rivelato tutt’altro che semplice da rispettare. Sulla vecchia intranet il menù verticale era letteralmente incorporato dentro ciascuna pagina: una soluzione difficile da replicare con componenti pensati per una logica di navigazione diversa. Trovare un compromesso soddisfacente ha richiesto più tempo di quanto normalmente necessario per la sola costruzione delle pagine, che di per sé non presentava particolari complessità.
Un’altra esigenza specifica riguardava i social media aziendali. Policy interne molto stringenti impedivano ai dipendenti di interagire direttamente con i contenuti sui social network istituzionali. Serviva quindi un modo per mostrare quei contenuti all’interno della intranet senza esporre l’utente alla piattaforma social, eliminando qualsiasi rischio di interazione non consentita.
La soluzione: due aeroporti, una piattaforma, due sensibilità
La risposta al vincolo del menù verticale è stata trovata in un compromesso equilibrato: un menù di navigazione sintetico in home page, che rimanda a vere e proprie mini home page dedicate ai principali ambiti aziendali — come le risorse umane. All’interno di ciascuna mini home page si trova poi un pulsantiera che riproduce esattamente le stesse voci presenti nel menù verticale della vecchia intranet, permettendo agli utenti di orientarsi con la stessa logica a cui erano abituati, sia dal menù principale che direttamente dalla home page.
Per i social media, la soluzione è arrivata da uno strumento di integrazione capace di mostrare i contenuti social all’interno della intranet — completi di dati statistici — senza che l’utente si trovi mai realmente sulla piattaforma esterna. Una soluzione che ha permesso di rispettare le policy interne mantenendo la freschezza dei contenuti social, aggiornati molto più frequentemente rispetto alle classiche news aziendali.
Data la natura fortemente operativa dell’azienda, ogni pagina della intranet è stata organizzata con una logica di targeting per aree e dipartimenti molto precisa: solo alcuni gruppi di dipendenti possono visualizzare determinati contenuti, in particolare quelli legati alla sicurezza aeroportuale. In alcune pagine sono stati integrati i collegamenti diretti ai display con gli orari dei voli — uno strumento operativo di grande utilità quotidiana per il personale di scalo.
Trattandosi di una società che gestisce due aeroporti distinti, un ulteriore livello di complessità ha riguardato la separazione dei contenuti e dei permessi tra le due strutture. Anche un’operazione apparentemente semplice — come collegare i gruppi corretti della rubrica aziendale per mostrare le informazioni giuste alle persone giuste — ha richiesto un lavoro di precisione notevole, data l’importanza della sicurezza in un contesto aeroportuale.
Componenti aggiuntivi attivati
- Menù di navigazione tra pagine — imprescindibile per replicare la logica verticale preesistente
- Feed RSS — attivati per aggregare automaticamente le comunicazioni dal sito esterno dell’azienda, mantenendo coerenza tra contenuti pubblici e interni
- Organigramma aziendale — già in programma per sostituire la versione attualmente disponibile solo in formato PDF
La ricerca intelligente è tra gli strumenti valutati per le prossime fasi di sviluppo della piattaforma.
I risultati: un cambiamento accettato, non imposto
Il progetto è stato consegnato con pieno successo, nonostante una serie di rallentamenti dettati da dinamiche interne all’organizzazione più che da difficoltà tecniche. Sia i referenti operativi che i vertici aziendali si sono dichiarati molto soddisfatti del risultato finale — un esito particolarmente significativo considerando quanto fosse delicato il vincolo di partenza sulla continuità della navigazione.
La piattaforma rappresenta un esempio concreto di come sia possibile modernizzare uno strumento aziendale senza tradire le abitudini di chi lo utilizza ogni giorno. Un equilibrio raggiunto attraverso un ascolto attento delle esigenze reali dei vertici, piuttosto che imponendo scelte progettuali dettate unicamente da logiche estetiche o best practice generiche.
Modernizzare una intranet non significa sempre stravolgerla: a volte il valore più grande sta nel saper ascoltare le abitudini di chi la usa ogni giorno, e costruire il cambiamento attorno a quelle abitudini, non contro di esse.
I prossimi passi
Il lancio definitivo della piattaforma è temporaneamente inserito in una pipeline più ampia di aggiornamenti interni, ma il progetto è tecnicamente pronto. Una volta completato il go live, i prossimi passi riguarderanno:
- una fase di arricchimento dei contenuti
- una valutazione più approfondita sull’integrazione di strumenti di intelligenza artificiale, come la ricerca intelligente o assistenti virtuali
La gestione separata dei contenuti tra i due aeroporti continuerà a richiedere attenzione nel tempo — ma la struttura di governance costruita fin dall’inizio fornisce una base solida su cui crescere senza dover rivedere le fondamenta della piattaforma.
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