Il problema: modernizzare senza stravolgere
La richiesta di partenza del nostro cliente era quella di aggiornare la tecnologia sottostante, passare a un ambiente SharePoint Online più moderno e capace di offrire una gestione documentale più sofisticata, senza però intaccare l’esperienza di navigazione a cui l’azienda era abituata.
Un aeroporto, per sua natura, richiede una gestione documentale particolarmente rigorosa, fatta di certificazioni, procedure di sicurezza e una serie di tag documentali indispensabili per organizzare correttamente i contenuti. Era proprio questa esigenza ad aver spinto l’azienda a valutare l’upgrade della propria piattaforma.
Sulla vecchia intranet, il menu verticale era letteralmente incorporato dentro ciascuna pagina, una soluzione tutt’altro che agevole da replicare con componenti pensati per una logica di navigazione diversa. È stato dunque necessario trovare un compromesso tra l’organizzazione precedente e una struttura sostenibile dal punto di vista tecnico.
Un’altra esigenza specifica riguardava i social media aziendali. Serviva un modo per mostrare i contenuti pubblicati sui social network istituzionali direttamente all’interno della intranet, senza che l’utente si trovasse fisicamente sulla piattaforma social, evitando così qualsiasi rischio di interazione diretta non consentita dalle policy aziendali.
Home page della intranet di una società aeroportuale
La nostra soluzione: due aeroporti, una piattaforma, due sensibilità
La risposta al vincolo del menu verticale è stata trovata in un menu di navigazione sintetico in home page, che rimanda a delle vere e proprie mini home page dedicate ai principali ambiti aziendali, come le risorse umane.
All’interno di ciascuna di queste mini home page si trova poi un pulsantiera che riproduce esattamente le stesse voci presenti nel menu verticale della vecchia intranet, permettendo agli utenti di orientarsi con la stessa logica a cui erano abituati, sia navigando dal menu principale sia spostandosi direttamente dalla home page.
Per la questione dei social media, la soluzione è arrivata da uno strumento di integrazione capace di mostrare i contenuti social all’interno della intranet, completi di alcuni dati statistici, senza che l’utente si trovi mai realmente sulla piattaforma esterna. Questa soluzione ha permesso di rispettare le policy interne mantenendo al tempo stesso la freschezza e la dinamicità dei contenuti social, aggiornati molto più frequentemente rispetto alle classiche news aziendali.
Inoltre, data la natura fortemente operativa dell’azienda, con personale impiegato sia negli uffici che direttamente sulle piste e negli scali aeroportuali, ogni pagina della intranet è stata organizzata con una logica di targeting molto precisa.
Solo alcuni gruppi di dipendenti possono visualizzare determinati contenuti, in particolare quelli legati alla sicurezza aeroportuale. In alcune pagine sono stati integrati anche i collegamenti diretti ai display con gli orari dei voli, uno strumento operativo di grande utilità quotidiana per il personale.
Staff monitor nella intranet SharePoint
Trattandosi di una società che gestisce due aeroporti distinti, un ulteriore livello di complessità ha riguardato la separazione dei contenuti e dei permessi tra le due strutture.
Anche un’operazione apparentemente semplice, come collegare i gruppi corretti della rubrica aziendale per mostrare le informazioni giuste alle persone giuste, ha richiesto un lavoro di precisione notevole, data l’importanza della sicurezza in un contesto come quello aeroportuale.
Tra i componenti aggiuntivi più richiesti dal cliente, il menu di navigazione tra pagine si è rivelato imprescindibile per replicare la logica verticale a cui erano abituati. A questo si sono affiancati i feed RSS, attivati per aggregare automaticamente le comunicazioni provenienti dal sito ufficiale esterno dell’azienda e mantenere così coerenza tra i contenuti pubblici e quelli interni.
Comunicazioni nella intranet SharePoint
I risultati: un cambiamento accettato, non imposto
Il progetto è stato consegnato con pieno successo, nonostante la difficoltà nel mantenere invariata la logica di navigazione interna. Sia i referenti operativi che i vertici aziendali coinvolti nel progetto si sono dichiarati molto soddisfatti del risultato finale, un esito decisamente significativo.
La piattaforma rappresenta un esempio concreto di come sia possibile modernizzare uno strumento aziendale senza tradire le abitudini di chi lo utilizza ogni giorno.
Il rischio più comune in progetti di questo tipo è quello di lasciarsi guidare esclusivamente dalle logiche di design più moderne, dimenticando che l’adozione reale di un nuovo strumento dipende in larga parte da quanto le persone si sentano ancora orientate al suo interno.
Un equilibrio raggiunto attraverso un ascolto attento delle esigenze reali del cliente, anche a costo di una maggiore complessità tecnica in fase di configurazione, è la soluzione più efficace per il successo di qualsiasi progetto di rinnovamento digitale interno.
Quali sono i prossimi passi?
I prossimi passi riguarderanno una fase di arricchimento dei contenuti, insieme a una valutazione più approfondita di come integrare strumenti di intelligenza artificiale, come la ricerca intelligente o assistenti virtuali, un tema su cui l’azienda ha già iniziato a interrogarsi.
Anche la gestione separata dei contenuti tra i due aeroporti rappresenta un tema che continuerà a richiedere attenzione nel tempo, mano a mano che nuovi contenuti e nuove esigenze di sicurezza si presenteranno. Una struttura di governance ben definita fin dall’inizio, come quella costruita in questo progetto, rappresenta la base su cui continuare a costruire senza dover rivedere le fondamenta della piattaforma.
È inoltre già in programma l’integrazione dell’organigramma aziendale, attualmente ancora disponibile solo in formato PDF, come ulteriore passo di questa suite di strumenti.
Modernizzare una intranet non significa sempre stravolgerla. A volte il valore più grande sta nel saper ascoltare le abitudini di chi la usa ogni giorno, e costruire il cambiamento attorno a quelle abitudini.
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