Il problema: una intranet troppo semplice per la scala del gruppo
La intranet precedente era online da qualche anno e aveva raggiunto il momento naturale di un refresh, quello che qualsiasi piattaforma richiede periodicamente. Ma la vera esigenza andava oltre la semplice manutenzione.
Il gruppo aveva bisogno di una intranet più completa, capace di adattarsi a un’organizzazione grande e distribuita in tutto il mondo. Non bastava più un repository documentale: serviva uno spazio graficamente in linea con l’identità del gruppo, con contenuti nuovi e una soluzione pensata su misura, non semplicemente installata.
A rendere il progetto più complesso è stata la presenza di più interlocutori in contemporanea: oltre al cliente e al nostro team, un’agenzia grafica esterna incaricata di realizzare i mockup del portale, e una consulente che seguiva il progetto dal punto di sono stati resi live sulla piattaforma. Anche la migrazione dei contenuti dalla vecchia intranet ha richiesto un confronto costante con il cliente, per stabilire insieme cosa portare nella nuova piattaforma e cosa lasciare andare.
Home page della intranet di un gruppo industriale
La nostra soluzione: costruire componenti su misura
L’obiettivo condiviso con il cliente era chiaro: creare un portale davvero internazionale, alla portata di tutte le persone del gruppo, con contenuti utili e organizzati in modo chiaro.
Per raggiungerlo, il progetto non si è limitato all’attivazione delle funzionalità standard di intranet.ai, ma ha previsto lo sviluppo di webpart custom, disegnate a partire dai mockup realizzati dall’agenzia grafica del cliente e poi adattate insieme al nostro team alle esigenze tecniche di SharePoint.
Tra i componenti utilizzati in questo progetto, troviamo gli Hover Buttons, gli Highlights, il News Archive, oltre all’Upcoming Events, la web part per gli eventi in arrivo, pensata per una visualizzazione compatta e adatta al mobile. Anche funzionalità come Key Initiatives, Welcome Box e Company Locations sono state aggiornate e adattate alle esigenze specifiche di questo progetto.
Sul fronte dell’engagement, il gruppo ha scelto di superare uno strumento di comunicazione interna più datato, paragonabile a un social network aziendale, migrando verso l’integrazione con Microsoft Viva Connections, oggi parte nativa dell’ecosistema Microsoft 365.
Il portale è oggi disponibile in lingua inglese, la lingua di lavoro comune a tutte le country del gruppo.
Funzionalità personalizzate nella intranet di intranet.ai
I risultati: un portale vivo, e componenti che sono diventati prodotto
Considerata la quantità di interlocutori coinvolti, dal cliente all’agenzia grafica fino alla consulenza strategica, l’intero progetto ha richiesto circa un anno di lavoro complessivo, tra progettazione, sviluppo e affinamento dei componenti.
Il risultato è un portale utilizzato attivamente ogni giorno.
Gli analytics della piattaforma registrano circa 2.000 utenti unici al giorno, con una media di 10.000 visite giornaliere e un tempo di permanenza medio in pagina di circa 3 minuti, un segnale di un uso non superficiale dello strumento.
Il dato più originale, però, riguarda la personalizzazione dei componenti sviluppati su misura per questo cliente. Nati da esigenze specifiche del progetto, alcuni sono poi entrati a far parte del catalogo ufficiale di intranet.ai.
Raccontare storie e iniziative nella intranet SharePoint
Quali sono i prossimi passi?
Dopo un periodo significativo di utilizzo, è ora allo studio un revamp del portale, per aggiornarne l’aspetto e sfruttare le funzionalità rese disponibili nel frattempo da SharePoint.
Tra gli sviluppi futuri già discussi con il cliente c’è anche l’introduzione di ulteriori lingue locali, oltre all’inglese attualmente in uso come lingua di lavoro comune.
In parallelo, il gruppo ha scelto di investire anche sull’adozione di Copilot con Copilot Circle, un percorso distinto ma complementare a quello della intranet, segno di un percorso di trasformazione digitale che continua ad ampliarsi.
Quando un progetto di personalizzazione nasce dal confronto tra più menti, le soluzioni pensate su misura possono arricchire l’intera piattaforma.
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