Il problema: comunicare come un unico gruppo, senza perdere le identità locali
Il gruppo si trovava davanti a una sfida che va oltre la semplice assenza di uno strumento digitale, ovvero la necessità di comunicare come un’unica realtà, nonostante fosse composto da tante realtà nazionali diverse, ciascuna con la propria lingua e le proprie specificità operative.
Questo significava evitare la logica, comune in molte multinazionali, di intranet locali completamente separate tra loro, mantenendo però al tempo stesso la possibilità per ogni paese di avere un proprio spazio, nella propria lingua, gestito da editor locali.
Una seconda sfida, meno visibile ma altrettanto concreta, riguardava la cultura aziendale.
Si tratta di un’organizzazione quotata in borsa, con un profilo comunicativo particolarmente formale. Introdurre in home page anche solo un semplice sistema di reazioni con le emoji era stato percepito internamente come un piccolo atto rivoluzionario. Questo ha significato progettare fin dall’inizio uno strumento capace di essere moderno ed efficace, senza risultare fuori tono rispetto all’identità dell’organizzazione.
Infine, la forte attenzione estetica dell’azienda ha portato in alcuni casi ad andare oltre i componenti standard di intranet.ai e a costruire, con il nostro team, soluzioni personalizzate.
Home page della intranet di un gruppo farmaceutico
La nostra soluzione: un’architettura chiara, e un portale che accoglie fin dal primo giorno
L’architettura scelta riflette esattamente la filosofia comunicativa del gruppo, con la realizzazione di un sito principale di gruppo, gestito in inglese come lingua franca, affiancato da un pannello laterale che mostra, in base al paese di appartenenza dell’account dell’utente, i contenuti del proprio sito locale.
Un dipendente italiano vede i contenuti gestiti dal team editoriale italiano nella propria lingua, mentre un collega in un altro paese vede i propri.
I siti locali sono stati attivati progressivamente, man mano che ciascun paese era pronto ad avviare la propria redazione. Non esisteva un calendario fisso, ma un processo che seguiva la disponibilità organizzativa di ciascuna country.
Il progetto più significativo realizzato in questo contesto è probabilmente il portale di onboarding dedicato ai nuovi assunti.
Fin dal primo giorno, ogni nuova persona che entra in azienda riceve una mail di benvenuto con un link diretto a questo spazio, che si apre con un breve video di benvenuto e un percorso che spiega cos’è davvero l’onboarding per l’organizzazione. Proseguendo nella navigazione si trovano le informazioni sui benefit e sulle convenzioni locali, la possibilità di prenotare spazi e sale riunioni, e le opportunità di formazione disponibili per chi vuole iniziare a crescere fin dai primi giorni.
Una sezione riservata esclusivamente ai manager si attiva automaticamente in base al ruolo dell’utente grazie a un sistema di targeting dinamico dei contenuti, così che anche chi entra in azienda con responsabilità di persone trovi da subito gli strumenti giusti per orientarsi.
Sul fronte dell’engagement, l’azienda ha attivato, in home page, uno strumento di rilevazione del mood quotidiano, un sistema di voto tramite emoji adeguato agli standard interni dell’azienda, insieme alla pubblicazione, tramite Microsoft Sway, di un magazine digitale trimestrale che ripercorre le principali novità del periodo con un’impaginazione curata, quasi giornalistica.
Tutta la parte grafica della piattaforma, dagli header alle icone, è stata realizzata su misura dal team di intranet.ai, utilizzando la palette del brand e seguendo le linee guida editoriali condivise su uso dei colori, del grassetto, del maiuscolo e delle icone. In questo modo, viene mantenuta un’importante coerenza tra i contenuti pubblicati da team diversi in paesi diversi.
Mood nella intranet di intranet.ai
I risultati: uno strumento che si è ritagliato spazio in una cultura formale
Il progetto ha richiesto tra quattro e cinque mesi di lavoro, un tempo che risponde all’intensità del supporto grafico fornito e ad alcune personalizzazioni sviluppate su richiesta specifica del cliente, come il componente “Welcome box” per dare il benvenuto a ogni utente sulla piattaforma, o un widget che mostra l’andamento in borsa del titolo azionario del gruppo.
I numeri raccontano un’adozione solida.
Lo strumento di rilevazione del mood quotidiano ha raggiunto 759 utenti unici, un numero significativo, e il magazine digitale trimestrale, pubblicato tramite Microsoft Sway con un’impaginazione che ricorda più una rivista che una intranet aziendale, ha superato le 700 visualizzazioni per singolo numero.
Il portale di onboarding, inoltre, rappresenta uno dei risultati più solidi del progetto. Uno strumento che accompagna ogni nuova persona fin dal primo contatto con l’azienda riduce il carico di domande informali ai colleghi e trasmette fin da subito il messaggio che la intranet è il punto di riferimento per la vita lavorativa in azienda.
Strategie di engagement nella intranet SharePoint
Quali sono i prossimi passi?
Il gruppo sta continuando a espandere la rete di siti locali, con nuovi paesi in fase di attivazione.
Stiamo inoltre progettando una sezione dedicata alla diversity & inclusion, pensata per raccogliere l’adesione dei dipendenti attraverso un percorso di autovalutazione e un form di candidatura con monitoraggio dello stato della propria richiesta: un’iniziativa di engagement pensata su misura per rispettare la cultura formale dell’organizzazione, senza rinunciare al coinvolgimento attivo delle persone.
Anche in un’organizzazione con una cultura molto formale, uno strumento pensato bene, come un portale di onboarding attivo dal primo giorno, può diventare il punto di riferimento silenzioso che accompagna ogni persona nel proprio percorso in azienda.
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