Il portale onboarding per un gruppo farmaceutico globale
Un gruppo farmaceutico italiano quotato in borsa, con sedi in diversi paesi, ha costruito da zero un’intranet aziendale multinazionale con un portale di onboarding dipendenti attivo dal primo giorno di lavoro: 759 utenti unici sul mood tracker, oltre 700 visualizzazioni per ogni numero del magazine interno, e una piattaforma globale pronta in 4-5 mesi.
3 dati chiave del progetto
- 759 utenti unici hanno interagito con lo strumento di rilevazione del mood in home page
- Oltre 700 visualizzazioni per singolo numero del magazine trimestrale interno
- 4-5 mesi per realizzare l’intera piattaforma, inclusi i contenuti grafici personalizzati
Introduzione
Alcune aziende arrivano a intranet.ai con una intranet da rinnovare. Altre, con niente, o quasi. È il caso di un gruppo farmaceutico italiano quotato in borsa, con sedi in diversi paesi del mondo, che nel 2023 si è affidato a noi senza avere alcuna piattaforma degna di questo nome — o comunque con qualcosa di talmente datato da dover essere ricostruito completamente da zero. Il contatto è arrivato per via interna, tramite una persona che in azienda aveva già sentito parlare del nostro lavoro, e da lì è nato un progetto che, ancora oggi, continua a espandersi.
Quello che rende questo caso particolarmente interessante non è solo la scala dell’operazione — un gruppo internazionale con un sito globale gestito in inglese e una rete crescente di siti locali nella lingua di ciascun paese — ma un piccolo dettaglio che si è rivelato tra i più apprezzati di tutto il progetto: un portale di onboarding dedicato, pensato per accompagnare ogni nuovo assunto fin dal primissimo giorno di lavoro, prima ancora che possa perdersi tra mille domande da fare ai colleghi.
Su cosa ha lavorato il team
- Architettura globale e locale — sito di gruppo in inglese affiancato da siti locali attivati progressivamente per paese
- Portale di onboarding New Hire — spazio dedicato attivo dal primo giorno, con percorso strutturato e sezione riservata ai manager
- Sezione riservata ai manager — contenuti con targeting dinamico in base al ruolo dell’utente
- Contenuti grafici personalizzati — header, icone e linee guida editoriali realizzati su misura dal team intranet.ai
Il problema: comunicare come un unico gruppo, senza perdere le identità locali
Il gruppo si trovava davanti a una sfida che va oltre la semplice assenza di uno strumento digitale: la necessità di comunicare come un’unica realtà, nonostante fosse composto da tante realtà nazionali diverse, ciascuna con la propria lingua e le proprie specificità operative. La direzione aveva le idee chiare fin dall’inizio: “dobbiamo comunicare come gruppo, non vogliamo essere frammentati”. Questo significava evitare la logica, comune in molte multinazionali, di intranet locali completamente separate tra loro, mantenendo però al tempo stesso la possibilità per ogni paese di avere un proprio spazio, nella propria lingua, gestito da editor locali.
Una seconda sfida riguardava la cultura aziendale. Si tratta di un’organizzazione quotata in borsa, con un profilo comunicativo particolarmente formale: introdurre in home page anche solo un semplice sistema di reazioni con le emoji era stato percepito internamente come un piccolo atto rivoluzionario. Questo ha significato progettare fin dall’inizio uno strumento capace di essere moderno ed efficace, senza risultare fuori tono rispetto all’identità dell’organizzazione.
Infine, una sfida più tecnica: pur essendo un cliente con accesso a un ampio catalogo di componenti premium, l’adozione di questi strumenti da parte del team di comunicazione interna è stata, e resta ancora oggi, parziale — complice una forte attenzione estetica interna che ha portato in alcuni casi a preferire soluzioni personalizzate rispetto ai componenti standard proposti dal team di intranet.ai.
La nostra soluzione: un’architettura chiara e un portale che accoglie fin dal primo giorno
L’architettura scelta riflette esattamente la filosofia comunicativa del gruppo: un sito principale di gruppo, gestito in inglese come lingua franca, affiancato da un pannello laterale che mostra — in base al paese di appartenenza dell’account dell’utente — i contenuti del proprio sito locale. Un dipendente italiano vede i contenuti gestiti dal team editoriale italiano nella propria lingua; un collega in un altro paese vede i propri. I siti locali vengono attivati progressivamente, man mano che ciascun paese è pronto ad avviare la propria redazione.
Il progetto più significativo realizzato in questo contesto è il portale di onboarding dedicato ai nuovi assunti. Fin dal primo giorno, ogni nuova persona che entra in azienda riceve una mail di benvenuto con un link diretto a questo spazio, che si apre con un breve video di benvenuto e un percorso che spiega cos’è davvero l’onboarding per l’organizzazione. Il messaggio era semplice: prima di fare domande a destra e a sinistra, controlla qui.
Proseguendo nella navigazione si trovano le informazioni sui benefit e sulle convenzioni locali, la possibilità di prenotare spazi e sale riunioni, e le opportunità di formazione disponibili per chi vuole iniziare a crescere fin dai primi giorni. Una sezione riservata esclusivamente ai manager si attiva automaticamente in base al ruolo dell’utente grazie a un sistema di targeting dinamico dei contenuti, così che anche chi entra in azienda con responsabilità di persone trovi da subito gli strumenti giusti per orientarsi.
Sul fronte dell’engagement, il team ha dovuto adattare ogni proposta alla cultura estremamente formale del cliente. È attivo uno strumento di rilevazione del mood quotidiano in home page — un sistema di voto tramite emoji, sobrio ma rivoluzionario per gli standard interni dell’azienda — insieme alla pubblicazione, tramite Microsoft Sway, di un magazine digitale trimestrale con un’impaginazione curata, quasi giornalistica.
Tutta la parte grafica della piattaforma — dagli header alle icone — è stata realizzata su misura dal team di intranet.ai, con linee guida editoriali condivise su uso dei colori, del grassetto, del maiuscolo e delle icone: uno strumento che continua a essere utilizzato dal cliente per mantenere coerenza tra i contenuti pubblicati da aree e dipartimenti diversi in paesi diversi.
I risultati: uno strumento che si è ritagliato spazio in una cultura formale
Il progetto ha richiesto tra quattro e cinque mesi di lavoro — un tempo superiore alla media proprio per l’intensità del supporto grafico fornito e per alcune personalizzazioni sviluppate su richiesta specifica del cliente. Tra queste, il componente “Welcome box”, nato come sviluppo dedicato a questo progetto e diventato in seguito uno strumento standard offerto a tutti i clienti di intranet.ai, e il widget che mostra l’andamento in borsa del titolo azionario del gruppo.
I numeri raccontano un’adozione solida per gli strumenti attivati:
- Lo strumento di rilevazione del mood quotidiano ha raggiunto 759 utenti unici — significativo se si considera che è l’unico strumento di engagement informale disponibile ai dipendenti
- Il magazine digitale trimestrale, pubblicato con un’impaginazione da rivista, ha superato le 700 visualizzazioni per singolo numero
- Il portale di onboarding, pur senza metriche quantitative dedicate, rappresenta il risultato qualitativamente più solido del progetto: accompagna ogni nuova persona fin dal primo contatto con l’azienda, riducendo il carico di domande informali ai colleghi
La rubrica aziendale e la ricerca intelligente completano un ecosistema informativo che cresce con l’organizzazione: più paesi attivi, più lingue, più contenuti da trovare rapidamente.
Prossimi passi
Il gruppo sta continuando a espandere la rete di siti locali, con nuovi paesi in fase di attivazione non appena le rispettive organizzazioni sono pronte a gestire una redazione dedicata. È inoltre in fase di progettazione una sezione dedicata alla diversity & inclusion, con un percorso di autovalutazione e un form di candidatura con monitoraggio dello stato della propria richiesta.
Resta aperto il tema della ricerca intelligente — attualmente in valutazione interna come possibile prossimo investimento — per rendere ancora più immediato l’accesso alle informazioni all’interno di un’architettura che, crescendo per paesi e lingue, ha sempre più bisogno di strumenti capaci di orientare rapidamente l’utente.
Anche in un’organizzazione con una cultura molto formale, uno strumento pensato bene — come un portale di onboarding attivo dal primo giorno — può diventare il punto di riferimento silenzioso che accompagna ogni persona nel proprio percorso in azienda.
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