La prima intranet di un’azienda di logistica: centralizzare tutto, senza perdere lo spirito di squadra
Un’azienda italiana di logistica con sedi in quattro paesi europei ha realizzato la sua prima intranet aziendale in due mesi: un hub unico per centralizzare comunicazioni e documenti, siti verticali per i reparti principali e un’area documentale a permessi rafforzati, il tutto senza sostituire nulla — perché prima non esisteva niente.
3 dati chiave del progetto
- Circa 300 dipendenti coinvolti nel progetto
- 4 paesi coperti: Italia, Germania, Slovacchia e Polonia
- 2 mesi dal kickoff al go live, festività natalizie comprese
Introduzione
Non tutte le intranet nascono per sostituire qualcosa. Alcune nascono per esistere per la prima volta. È il caso di un’azienda italiana di logistica, attiva soprattutto nel trasporto merci tra Lombardia e Veneto, con sedi distaccate in Germania, Slovacchia e Polonia e circa 300 dipendenti. Fino a pochi mesi fa, questa azienda non aveva mai avuto una intranet aziendale: le informazioni vivevano sparse tra i reparti, ciascuno con le proprie modalità di gestione, i propri archivi, i propri canali di comunicazione.
Quello che rende questo caso interessante non è solo l’assenza di uno strumento simile in passato, ma anche il contesto culturale in cui è nato. È un’azienda giovane nello spirito, con un forte investimento nella formazione interna e una quantità sorprendente di iniziative di coinvolgimento: canali video, community social, persino partite di calcetto tra colleghi. A guidare il progetto non è stato il reparto risorse umane — come accade nella maggior parte dei casi — ma il team di marketing e comunicazione: un segnale di quanto, fin dall’inizio, l’obiettivo fosse organizzativo tanto quanto relazionale.
Su cosa ha lavorato il team
Il progetto ha richiesto interventi su quattro aree principali:
- Sito hub unico per centralizzare comunicazioni e risorse di tutti i reparti
- Siti verticali dedicati per i dipartimenti con maggior volume di contenuti (IT, HR, Qualità)
- Area documentale protetta con permessi rafforzati e blocco al download
- Componenti di engagement per valorizzare il senso di appartenenza aziendale
Il problema: informazioni sparse, nessun punto di riferimento comune
Il motivo principale che ha portato l’azienda a contattare intranet.ai è tra i più comuni, ma non per questo meno urgente: troppa confusione nel reperire le informazioni. Le diverse funzioni aziendali — IT, risorse umane e qualità — lavoravano ciascuna secondo le proprie logiche, spesso senza un canale condiviso per far confluire i contenuti in un unico spazio consultabile da tutti.
L’obiettivo dichiarato era chiaro fin dal primo incontro: scorporare questa divisione per reparti e accorpare tutto in un’unica piattaforma, pur mantenendo — dove necessario per volume di contenuti — dei siti verticali per i dipartimenti più strutturati.
Trattandosi della prima intranet aziendale, la sfida non era solo tecnica. Le persone che avrebbero dovuto alimentare la piattaforma non avevano mai gestito uno strumento simile prima: tradurre la propria quotidianità lavorativa in contenuti digitali organizzati non è un’operazione scontata quando non si è mai fatto. Nelle prime settimane il progetto ha faticato a decollare: il referente principale si è trovato spesso da solo a dover coinvolgere i colleghi dei vari reparti, rincorrendo contributi che tardavano ad arrivare. Solo quando la scadenza si è fatta più vicina il ritmo di lavoro è cambiato drasticamente, portando il team di intranet.ai a coinvolgere risorse aggiuntive per garantire il rispetto della data di lancio.
Non tutte le sfide erano organizzative. Alcune erano squisitamente tecniche, e imprevedibili fino a quando non si presentavano. Il cliente aveva la necessità che alcuni documenti particolarmente sensibili — policy, dati HR, documentazione di qualità — non fossero scaricabili dagli utenti, nemmeno da chi ne avesse i permessi di visualizzazione. Rimuovere l’icona di download da una web part non è sufficiente, perché SharePoint mantiene comunque un pulsante di scarico nativo all’apertura del documento: la soluzione ha richiesto la creazione di un sito verticale a permessi rafforzati, coinvolgendo anche i team interni di sicurezza infrastrutturale.
La nostra soluzione: un impianto solido, costruito per crescere
La risposta a questa esigenza di centralizzazione è stata la creazione di un sito hub principale, pensato per accorpare tutte le comunicazioni e le risorse a prescindere dal reparto di provenienza. I dipartimenti con un volume di contenuti più consistente — IT, risorse umane e qualità — hanno ottenuto dei siti verticali dedicati per i reparti, ma tutto quanto pubblicato in quei siti viene automaticamente ereditato e mostrato anche in home page, così che nessun contenuto resti isolato in un angolo raggiungibile solo da chi lo sa già cercare.
Per i documenti che richiedevano una protezione più stringente rispetto al semplice controllo degli accessi, è stato costruito un sito verticale dedicato con permessi indipendenti da quelli ereditati dal resto della piattaforma: una sorta di area a visione controllata dove policy HR, dati di protezione, documentazione di qualità e organigramma sono visibili ma non scaricabili. La gestione documentale è stata quindi strutturata su due livelli distinti: accesso standard e accesso protetto con blocco al download.
Sul fronte dell’engagement, il progetto ha dovuto trovare un equilibrio tra due spinte opposte. Da un lato l’azienda voleva valorizzare il senso di appartenenza — con un widget dedicato ai nuovi assunti in home page e una bacheca digitale per le comunicazioni interne. Dall’altro, una sensibilità interna piuttosto cauta sui temi di privacy ha guidato scelte diverse da quelle inizialmente previste: il componente profilo personale è stato eliminato su richiesta durante la fase di verifica finale, e la bacheca di engagement è stata dotata di un sistema di approvazione dei contenuti, per evitare pubblicazioni non controllate.
Un elemento distintivo riguarda la lingua. Trattandosi di un’azienda con sedi in più paesi europei, il sito è stato configurato con l’inglese come lingua di base — una scelta tecnica necessaria, dato che la lingua principale di un sito SharePoint non può essere modificata una volta creato il sito. La comunicazione interna si svolge interamente in italiano, in attesa di un futuro sviluppo verso una intranet multilingua che renda i contenuti accessibili anche alle sedi estere.
I risultati: una base solida, pronta a crescere
Il progetto è andato live a metà febbraio, circa due mesi dopo il kickoff avvenuto a dicembre — tenendo conto delle festività natalizie che hanno inevitabilmente rallentato il ritmo iniziale. Non è stato un percorso lineare, con la partecipazione dei reparti arrivata a ondate, ma il risultato finale è una piattaforma solida che copre tutte le esigenze di base per un’azienda che non aveva mai avuto uno strumento simile: documenti aziendali organizzati per categoria, applicazioni operative, un flusso di comunicazioni unificato e i primi elementi di coinvolgimento dei colleghi.
Alcuni segnali qualitativi parlano comunque chiaro. Gli editor, anche senza competenze tecniche avanzate, si sono orientati rapidamente nella pubblicazione dei contenuti. I pulsanti operativi in home page — come l’accesso rapido all’organigramma — sono stati tra gli elementi più apprezzati. E a distanza di mesi dal lancio, il cliente è tornato a contattare il team per una richiesta di supporto: segno che la piattaforma resta un riferimento attivo.
Quali sono i prossimi passi?
Il progetto multilingua resta il passo più naturale da compiere, vista la presenza di sedi in Germania, Slovacchia e Polonia che al momento non hanno ancora accesso a una intranet nella propria lingua. Il team è pronto a supportare questa evoluzione non appena l’azienda deciderà di darle priorità, così come eventuali ulteriori sviluppi delle componenti di engagement — un’area che, visti i tanti progetti già esistenti in azienda per coinvolgere i colleghi, ha ancora ampio margine di crescita all’interno della piattaforma stessa.
Anche una prima intranet logistica, costruita con un pacchetto essenziale, può diventare una base solida su cui far crescere nel tempo la comunicazione interna, purché la struttura sia pensata fin dall’inizio per accompagnare quella crescita.
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