Il problema: informazioni sparse, nessun punto di riferimento comune
Il motivo principale che ha portato l’azienda a contattare intranet.ai è la troppa confusione nel reperire le informazioni.
Le diverse funzioni aziendali, tra cui IT, risorse umane e qualità, lavoravano ciascuna secondo le proprie logiche, spesso senza un canale condiviso per far confluire i contenuti in un unico spazio consultabile da tutti. L’obiettivo dichiarato dal cliente era chiaro fin dal primo incontro: scorporare questa divisione per reparti e accorpare tutto in un’unica piattaforma, pur mantenendo, dove necessario per volume di contenuti, dei siti verticali più strutturati per i dipartimenti che ne avevano davvero bisogno.
Trattandosi della prima intranet dell’azienda, le persone che avrebbero dovuto alimentare la piattaforma con i contenuti non avevano mai gestito uno strumento simile prima. Tradurre la propria quotidianità lavorativa in contenuti digitali organizzati non è un’operazione scontata quando non si è mai fatto.
Il cliente aveva inoltre la necessità che alcuni documenti particolarmente sensibili, tra cui policy, dati delle risorse umane e documenti relativi alla qualità, non fossero scaricabili dagli utenti, nemmeno da chi ne avesse i permessi di visualizzazione.
Rimuovere l’icona di download da una web part non è sufficiente, perché SharePoint mantiene comunque un pulsante di scarico nativo all’apertura del documento. La soluzione ha richiesto la creazione di un sito verticale a permessi rafforzati, capace di bloccare realmente lo scaricamento, coinvolgendo anche i team interni di sicurezza infrastrutturale.
Sezioni della intranet aziendale
La nostra soluzione: un impianto solido, costruito per crescere
La risposta a questa esigenza di centralizzazione è stata la creazione di un sito hub principale, pensato per accorpare tutte le comunicazioni e le risorse a prescindere dal reparto di provenienza.
I dipartimenti con un volume di contenuti più consistente e con più persone coinvolte nella gestione, come informazioni tecnologiche, risorse umane e qualità, hanno ottenuto dei siti verticali dedicati, ma tutto quanto pubblicato in quei siti viene automaticamente ereditato e mostrato anche in home page, così che nessun contenuto resti isolato in un angolo della intranet raggiungibile solo da chi lo sa già cercare.
Per i documenti che richiedevano una protezione più stringente rispetto al semplice controllo degli accessi, è stato costruito un sito verticale dedicato con permessi indipendenti da quelli ereditati dal resto della piattaforma. È stata così creata una sorta di area a visione controllata, dove categorie come le policy HR, i dati di protezione, la documentazione di qualità e l’organigramma sono visibili ma non scaricabili, nemmeno bypassando le impostazioni della singola web part.
Sul fronte dell’engagement, il progetto ha dovuto trovare un equilibrio tra due spinte opposte. Da un lato l’azienda voleva valorizzare il senso di appartenenza, per esempio con un widget dedicato ai nuovi assunti in home page, dall’altro, una sensibilità interna piuttosto cauta sui temi di privacy ha guidato scelte diverse da quelle inizialmente previste.
Così, la bacheca digitale di engagement è stata dotata di un sistema di approvazione dei contenuti, per evitare pubblicazioni non controllate da parte degli utenti, e anche i sondaggi, pur essendo anonimi per costruzione, hanno generato qualche titubanza interna, segno di un’organizzazione che, pur essendo giovane e dinamica nello spirito, mantiene un approccio ancora prudente su tutto ciò che riguarda i dati e le informazioni personali dei colleghi.
Un ulteriore elemento distintivo del progetto riguarda la lingua. Trattandosi di un’azienda con sedi in più paesi europei, il sito è stato configurato con l’inglese come lingua di base, una scelta tecnica necessaria dato che la lingua principale di un sito SharePoint non può essere modificata una volta creato il sito.
News e Nuovi arrivati nella intranet di intranet.ai
I risultati: una base solida, pronta a crescere
Il progetto è andato live circa due mesi dopo il kickoff.
Non è stato un percorso lineare, ma il risultato finale è una piattaforma solida, che copre tutte le esigenze di base per un’azienda che non aveva mai avuto uno strumento simile, con documenti organizzati per categoria, applicazioni operative, un flusso di comunicazioni aziendali unificato, e i primi elementi di coinvolgimento dei colleghi.
Gli editor, anche senza competenze tecniche avanzate, si sono orientati rapidamente nella pubblicazione dei contenuti, e i pulsanti operativi in home page, come l’accesso rapido all’organigramma, sono stati tra gli elementi più apprezzati.
Anche a distanza di mesi dal lancio, il cliente è tornato a contattare il team per una richiesta di supporto, segno che la piattaforma resta un riferimento attivo.
Funzionalità intranet.ai nella intranet aziendale
Quali sono i prossimi passi?
Il progetto multilingua resta il passo più naturale da compiere, per offrire a ogni sede una intranet nella lingua del proprio Paese.
Il team è pronto a supportare insieme all’azienda questa evoluzione, così come eventuali ulteriori sviluppi delle componenti di engagement, un’area che, visti i tanti progetti già esistenti in azienda per coinvolgere i colleghi fuori dal lavoro, ha ancora ampio margine di crescita all’interno della piattaforma stessa.
Anche una prima intranet può diventare una base solida su cui far crescere nel tempo la comunicazione interna di un’azienda, purché la struttura sia pensata fin dall’inizio per accompagnare quella crescita.
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