Il problema: più strutture, più identità, nessun punto in comune
Il gruppo gestisce diverse strutture ricettive distinte, ciascuna con la propria identità, i propri strumenti operativi e, in alcuni casi, i propri software di prenotazione e gestione del personale.
Prima di questo progetto, non esisteva alcun elemento che permettesse a un dipendente di una struttura di sentirsi parte della stessa organizzazione di un collega che lavora in una struttura diversa, se non l’appartenenza amministrativa formale al gruppo.
La sfida principale era quindi culturale ancora prima che tecnica: creare un senso di appartenenza condiviso, senza però annullare le specificità di ciascuna struttura, che restano comunque realtà operative distinte con esigenze proprie.
Un compito reso più delicato dal fatto che si trattava della prima esperienza digitale condivisa per l’intera organizzazione, con un livello di maturità tecnologica ancora agli inizi.
Un ulteriore elemento di complessità riguardava la composizione della forza lavoro. Il gruppo conta una sessantina di dipendenti fissi tra ruoli operativi e manageriali, ma il numero reale di persone coinvolte cresce considerevolmente durante la stagione turistica, con personale stagionale spesso privo di un computer aziendale, si pensi a camerieri, cuochi o personale di sala.
Qualsiasi strumento pensato solo per un utilizzo da postazione fissa avrebbe escluso una parte significativa delle persone che il progetto voleva coinvolgere.
Home page della intranet di un gruppo alberghiero
La nostra soluzione: centralizzare senza appiattire le identità
La risposta a questa esigenza di centralizzazione è stata costruire un’unica home page pensata per accogliere tutte le comunicazioni aziendali, a prescindere dalla struttura di provenienza, senza creare siti verticali separati per ciascuna realtà.
Gli strumenti, le applicazioni e i collegamenti esterni più utilizzati sono stati selezionati e organizzati per categorie comuni a tutte le strutture, in modo che chiunque, indipendentemente dal luogo di lavoro, trovasse tutto ciò che gli serve in un unico punto.
Per rispettare comunque le specificità di ciascuna struttura, sono state create delle pagine dedicate, pensate come vere e proprie mini home page per ciascuna realtà del gruppo, con un testo introduttivo, il logo della struttura e le risorse utili filtrate automaticamente solo per quella specifica location, inclusa la documentazione operativa come i manuali di front office. Una soluzione che permette di mantenere un’identità riconoscibile per ciascuna struttura, restando però sempre all’interno della stessa piattaforma centrale, senza dover navigare tra siti diversi.
Lo stesso principio è stato applicato anche alla parte più operativa della piattaforma.
I documenti aziendali sono stati organizzati in tre macro categorie comuni a tutte le strutture ricettive, come le procedure di vendita, la gestione dei rapporti con gli ospiti e le attività di front office, utilizzando i metadati per permettere a ciascun dipendente di filtrare i contenuti in base alla propria struttura di appartenenza, pur restando all’interno di un’unica pagina condivisa.
Gestione dei documenti aziendali nella intranet SharePoint
Data la natura del gruppo e la composizione della forza lavoro, uno degli investimenti più significativi ha riguardato l’applicazione mobile.
Questa è stata pensata specificamente per permettere l’accesso alla piattaforma anche al personale stagionale privo di un computer aziendale. Una scelta che ha ampliato concretamente la platea di persone potenzialmente raggiunte dallo strumento, ben oltre il solo personale con una postazione fissa.
La scelta degli altri componenti della intranet è stata guidata dalla consapevolezza di trovarsi di fronte a un pubblico alla sua primissima esperienza con uno strumento di questo tipo. Per questo motivo, sono state privilegiate delle componenti strutturali fondamentali piuttosto che strumenti più sofisticati.
Le domande frequenti, per esempio, sono servite a orientare gli utenti sui concetti di base, come cosa sia una rubrica aziendale o a cosa serva la intranet stessa. Un box di benvenuto personalizzato ha dato fin da subito una sensazione di identità digitale a chi accedeva per la prima volta, mentre uno strumento di comunicazione tramite pop-up, capace di ospitare anche contenuti video, è stato pensato per dare risalto a comunicazioni importanti come l’apertura di una nuova stagione.
I risultati: una base solida, in attesa di essere davvero abitata
Il progetto tecnico si è concluso nei tempi previsti, con circa un mese di lavoro complessivo, e la configurazione della piattaforma, inclusa l’applicazione mobile, è stata completata con tutti gli elementi strutturali pronti per essere utilizzati fin da subito da tutte le strutture del gruppo.
Questo caso racconta quindi il valore di aver costruito una base solida, scalabile e adatta alle reali capacità digitali di un’organizzazione che si affaccia per la prima volta a uno strumento di questo tipo.
Tra i motivi che hanno portato il gruppo a scegliere intranet.ai, c’è stata la possibilità di partire con una soluzione dimensionata correttamente rispetto alle reali esigenze e capacità dell’organizzazione, senza dover investire fin da subito in una piattaforma sovradimensionata che sarebbe rimasta sottoutilizzata.
Un approccio di questo genere si rivela particolarmente prezioso anche nel caso di riorganizzazioni interne. Una piattaforma più semplice da gestire rende infatti più agevole anche un eventuale passaggio di consegne tra referenti diversi, un aspetto da non sottovalutare quando si valuta la scala di un primo progetto digitale.
Sezione news nella intranet di intranet.ai
Quali sono i prossimi passi?
Il suggerimento condiviso con il cliente riguarda un utilizzo graduale e consapevole di strumenti di intelligenza artificiale, per esempio per generare automaticamente delle FAQ a partire dai documenti aziendali già disponibili, un’attività che potrebbe agevolare e velocizzare il lavoro senza richiedere competenze tecniche avanzate.
Resta inoltre aperta la possibilità di ampliare la piattaforma con componenti di coinvolgimento più avanzate, come una bacheca digitale o strumenti di gamification, soluzioni facilmente integrabili in una fase successiva.
A volte il vero valore di un progetto non si misura nei numeri del primo mese, ma nell’aver costruito qualcosa che aspetta solo il momento giusto per essere davvero utilizzato.
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