Le système qui vous permet de créer, réviser, approuver, signer et
publier des documents d'entreprise depuis votre intranet SharePoint.
SharePoint Document
Management System : pourquoi votre entreprise en a besoin ?
Notre système de gestion vous permet de gérer l'ensemble du cycle de vie de les documents d'entreprise sans quitter l'intranet.
Notre objectif est d'enrichir les fonctionnalités de SharePoint Online pour numériser les procédures de manière uniforme, intuitive et intégrée à l'environnement de travail numérique de Microsoft 365.
Créez des documents uniformes et protocollés
Notre système vous permet de créer de nouveaux documents à partir de modèles prédéfinis, conformes à l'image de votre entreprise et personnalisables.
Les modèles disponibles disposent de propriétés intégrées pour indiquer automatiquement le numéro de version et un code de protocole unique. Ainsi, votre entreprise peut compter sur la création rapide de procédures standardisées.
Collaborez en temps réel
Le système s'intègre avec Microsoft Office non seulement pour la rédaction de documents, mais aussi pour la révision en mode co-rédaction et l'archivage des versions.
Les utilisateurs peuvent ainsi inviter leurs collègues à collaborer sur les procédures, gérer l'accès aux informations grâce au système d'autorisation commun aux produits Microsoft 365 et ne jamais perdre les modifications apportées aux documents.
Choisissez entre deux flux d'approbation
Notre composant prend en charge deux types d'approbation :
- Signature électronique grâce à l'intégration avec DocuSign.
- Mode standard via l'envoi d'e-mails.
Chaque client peut choisir en fonction de ses besoins, réduisant ainsi le temps et la consommation de papier associés à l'approbation de documents dans les bureaux traditionnels.
Simplifiez la distribution des nouvelles procédures
L'entreprise peut informer les utilisateurs de la présence d'un nouveau document sur l'intranet grâce à un système de notification par e-mail automatisé déjà intégré à notre composant.
SharePoint Document
Management System :
quels sont les avantages ?
Notre système enrichit les fonctionnalités standard de SharePoint Online pour simplifier la mise à jour des documents et maintenir l'alignement avec le public de l'entreprise.
Gestion publique et privée pour les départements
Les départements d'entreprise peuvent utiliser notre composant pour gérer leurs propres documents avant de les rendre publics sur l'intranet.
Ils disposent ainsi d'un espace de travail privé où ils peuvent effectuer des activités de rédaction, de révision et d'approbation en interne.
Une fois prêts, les documents sont publiés au format PDF dans la zone du département accessible à tous les collègues.
Versionnage
Pour chaque modification apportée aux documents publiés, le numéro de version est automatiquement mis à jour. Les utilisateurs peuvent consulter l'historique de SharePoint pour comparer ou restaurer n'importe quelle version antérieure des documents archivés.
Protocole de code d'identification
Chaque nouveau document se voit automatiquement attribuer un code de protocole unique pour faciliter son identification.
Métadonnées
Les métadonnées permettent de catégoriser les fichiers en fonction d'informations spécifiques, que l'utilisateur peut définir de manière autonome. Il est possible de mettre à jour les métadonnées des procédures pour améliorer les recherches sur l'intranet.
Check-in et Check-out
Le système permet de prendre en charge une procédure, empêchant les collègues de modifier son contenu tant qu'un Check-Out n'est pas effectué. Pendant la durée du Check-In, le document reste donc disponible en lecture seule pour le reste de l'entreprise.
Gestion des accès
Vous décidez qui peut consulter les documents ou apporter des modifications. Les autorisations de Microsoft 365 permettent de gérer l'accès aux informations en fonction de le type de document, le dossier, ou le fichier individuel.
Recherche en texte intégral
La Recherche avancée aide les utilisateurs à retrouver les documents publiés par leurs collègues en quelques secondes, en affichant des résultats pertinents pour les mots, les phrases et les synonymes.
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