Gestion de documents

SharePoint Document Management System : pourquoi votre entreprise en a besoin ?

Gérez le cycle de vie de vos documents dans l’intranet SharePoint. Demandez une démo

Le système qui vous permet de créer, réviser, approuver, signer etpublier des documents d'entreprise depuis votre intranet SharePoint.

Notre composant vous permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents de l’entreprise sans quitter l’intranet. Utilisez-le pour enrichir les fonctionnalités de SharePoint et numériser les procédures de manière homogène dans le digital workplace de Microsoft.

Créez des documents uniformes et protocollés

Notre système vous permet de créer de nouveaux documents à partir de modèles prédéfinis, conformes à l'image de votre entreprise et personnalisables. Les modèles disponibles disposent de propriétés intégrées pour indiquer automatiquement le numéro de version et un code de protocole unique. Votre entreprise pourra compter sur la création rapide de procédures standardisées.

Créer des documents uniformes et enregistrés dans l'intranet SharePoint

Collaborez en temps réel

Le système s'intègre avec Microsoft Office non seulement pour la rédaction de documents, mais aussi pour la révision en mode co-rédaction et l'archivage des versions. Les utilisateurs peuvent ainsi inviter leurs collègues à collaborer sur les procédures, gérer l'accès aux informations grâce au système d'autorisation commun aux produits Microsoft 365 et ne jamais perdre les modifications apportées aux documents.

Collaborer sur les documents d'entreprise dans l'intranet SharePoint

Choisissez entre deux flux d'approbation

Notre système de gestion documentaire pour SharePoint prend en charge deux types d’approbation : Chaque client peut choisir en fonction de ses besoins, réduisant le temps et la consommation de papier associés à l'approbation de documents dans les bureaux traditionnels.

Signature électronique avec DocuSign.
Mode standard via l'envoi d'e-mails.

Approuver les documents d'entreprise par signature numérique dans l'intranet SharePoint

Simplifiez la distribution des nouvelles procédures

L'entreprise peut informer les utilisateurs de la présence d'un nouveau document grâce à un système de notification par e-mail automatisé déjà intégré à notre composant.

Diffusion automatique des nouvelles procédures dans l'intranet SharePoint

Gestion de documents :quels sont les avantages ?

Notre système enrichit les fonctionnalités standard de SharePoint Online pour simplifier la mise à jour des documents et maintenir l'alignement avec le public de l'entreprise.

Gestion publique et privée pour les départements

Les départements d'entreprise peuvent utiliser notre composant pour gérer leurs propres documents avant de les rendre publics sur l'intranet. Ils disposent ainsi d'un espace de travail privé où ils peuvent effectuer des activités de rédaction, de révision et d'approbation en interne. Une fois prêts, les documents sont publiés au format PDF dans la zone du département accessible à tous les collègues.

Gestion des documents d'entreprise par département dans l'intranet SharePoint

Gestion des versions des documents dans l'intranet SharePoint

Versionnage Pour chaque modification apportée aux documents publiés, le numéro de version est automatiquement mis à jour. Les utilisateurs peuvent consulter l'historique de SharePoint pour comparer ou restaurer n'importe quelle version antérieure des documents archivés.

Enregistrement des documents dans l'intranet SharePoint

Protocole de code d'identification Chaque nouveau document se voit automatiquement attribuer un code de protocole unique pour faciliter son identification.

Attribution de métadonnées aux documents dans l'intranet SharePoint

Métadonnées Les métadonnées permettent de catégoriser les fichiers en fonction d'informations spécifiques, que l'utilisateur peut définir de manière autonome. Il est possible de mettre à jour les métadonnées des procédures pour améliorer les recherches sur l'intranet.

Prise en charge des documents dans l'intranet SharePoint

Check-in et Check-out Le système permet de prendre en charge une procédure, empêchant les collègues de modifier son contenu tant qu'un Check-Out n'est pas effectué. Pendant la durée du Check-In, le document reste donc disponible en lecture seule pour le reste de l'entreprise.

Gestion des accès aux documents dans l'intranet SharePoint

Gestion des accès Vous décidez qui peut consulter les documents ou apporter des modifications. Les autorisations de Microsoft 365 permettent de gérer l'accès aux informations en fonction de le type de document, le dossier, ou le fichier individuel.

Recherche en texte intégral des documents dans l'intranet SharePoint

Recherche en texte intégral La Recherche avancée aide les utilisateurs à retrouver les documents publiés par leurs collègues en quelques secondes, en affichant des résultats pertinents pour les mots, les phrases et les synonymes.

Fonctionnalités connexes

Document Archive My Documents Document Acknowledgement Advanced Search

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