Gestion de documents pour l'intranet SharePoint
Grâce à notre gestion documentaire, vous pouvez accéder rapidement et facilement à tous vos documents d’entreprise depuis votre intranet Sharepoint.
Vous pouvez taguer et trier vos fichiers partagés pour optimiser votre travail et celui de votre équipe.
Pourquoi gérer les documents dans l'intranet SharePoint?
Les salariés perdent beaucoup de temps au quotidien à chercher les documents dont ils ont besoin pour faire leur travail.
Selon les études IDC, Gartner et Forrester Research, les salariés passent jusqu'à 30% de leur temps à chercher et à analyser des documents, 9% ne trouvent aucune information et 7% se retrouvent à devoir recréer des documents.
Le coût pour une entreprise a été estimé à 3 500 dollars par an pour chaque salarié en raison de la baisse de productivité.
Avec la fonction de gestion de documents d'intranet.ai, vous pouvez rassembler et classer chaque document, procédure, module ou modèle afin qu'ils soient facilement accessibles à chaque salarié.
Choisissez la catégorie de document, trouvez le contenu à l'aide de la recherche en texte libre, consultez les dernières modifications...
Ceci est la bibliothèque numérique de votre lieu de travail.
Recherche facile de documents
intranet.ai organise les documents de votre entreprise dans des archives numériques bien classées et faciles à consulter dans l'intranet Sharepoint.
Choisissez la structure que vous voulez pour vos fichiers : la fonction peut fusionner les données de différentes bibliothèques de documents SharePoint. Vous pouvez simplifier la recherche en classant les documents avec des catégories et des tags qui permettent aux salariés de trouver rapidement ce qu'ils recherchent avec notre function de Recherche Intelligente.
Ce component est intégré aux taxonomies et aux ensembles de termes de Microsoft 365.
Catégories et tags de documents personnalisés
Choisissez comment classer vos documents. Chaque entreprise a des besoins différents ; avec cet outil, vous pouvez personnaliser les catégories et les tags utilisées pour classer les documents de l'entreprise en fonction des besoins réels de votre entreprise.
Enregistrez vos fichiers favoris
Vous consultez souvent le même document ? Vous avez toujours besoin d'avoir des modules ou des procédures à portée de main ? Avec intranet.ai, vous pouvez créer votre espace Favoris et ajouter en un clic les documents dont vous avez le plus souvent besoin.
Derniers documents en évidence
Par défaut, il affiche toujours les derniers documents partagés sur l'intranet de votre entreprise. Ainsi, en un instant, vous pouvez accéder aux dernières informations partagées par votre entreprise et rester toujours à jour pour une efficacité optimale.
Indexation du contenu des documents
Gestion de documents est un outil spécialement créé pour simplifier la consultation des documents de l'entreprise.
Nous utilisons les fonctionnalités de SharePoint Online qui analysent les mots du contenu d'un document ou d'un fichier et les indexent pour votre recherche.
Il suffit d'entrer un mot clé dans la barre de recherche pour que la fonction vous montre tous les résultats contenant ce mot, même dans le corps du document. Elle fonctionne également dans les PDF !
Fusionnez des documents provenant de sources et de services différents
Notre composant Web peut afficher des documents provenant de différentes bibliothèques de documents SharePoint, en utilisant le même ensemble de taxonomies pour le tagging des fichiers.
Il s'agit d'un excellent moyen d'inciter les personnes de différents services à publier leur contenu sur l'intranet, ce qui est très utile pour les salariés.
Intégration avec SharePoint
Notre solution est parfaitement intégrée au leader du marché Microsoft 365. Chaque entreprise doit gérer des milliers de documents au quotidien, et Sharepoint est la solution la plus douce et la plus puissante pour administrer ces problèmes organisationnels. Les utilisateurs peuvent profiter de toutes les fonctionnalités de gestion de documents telles que :
- Le versioning pour suivre et retrouver les modifications apportées au document
- Le partage et la collaboration en temps réel avec les collègues
- Le suivi du flux d'approbation
- Définir une alerte sur les modifications apportées au document
- Bénéficier d'une indexation complète et efficace des documents
Mais utiliser SharePoint pour stocker et créer du contenu professionnel sans guide ni règles est souvent un échec. Les résultats sont des documents liés aux sites mais stockés dans des emplacements sans logique avec la possibilité conséquente de les perdre et de perdre le contrôle des permissions.
Notre solution est spécialement conçue pour vous accompagner dans un voyage numérique plus conscient avec des réseaux de sécurité plus performants.
C'est une fonctionnalité pratique dans l'intranet de l'entreprise car elle permet de gagner beaucoup de temps. Avec les documents d'entreprise d'intranet.ai, chaque document sera classé, facilement accessible par tous et contrôlé par des permissions.
Publiez et mettez des documents à la disposition de l'ensemble de la communauté dans votre environnement de travail numérique. Cet outil aide vos salariés à partager les informations commerciales essentielles qu'ils créent. Il permet au salarié de rester en phase avec la dynamique de l'entreprise.
En un instant, les utilisateurs disposant d'un système robuste et évolutif peuvent accéder aux informations partagées par l'entreprise, ce qui est bon à savoir.
Qu'est-ce qu’intranet.ai ?
C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.
- Le prix de départ est de 2 450€ pour un intranet entièrement équipé
- Plus de 20 applications dont la recherche intelligente, la gestion des documents, les actualités, les notifications push et my workplace
- 100% intégrées à SharePoint Online et Microsoft 365
