El sistema que le permite crear, revisar, aprobar, firmar y publicar
documentos empresariales directamente desde su intranet SharePoint.
Gestor documental
para SharePoint Online:
¿cómo ayuda a su empresa?
Nuestro sistema de gestión documental le permite administrar el ciclo de vida de los documentos empresariales sin abandonar la intranet.
El objetivo es enriquecer las funcionalidades de SharePoint Online para digitalizar los procedimientos de manera uniforme, intuitiva e integrada en el entorno digital de Microsoft 365.
Cree documentos uniformes y protocolizados
Nuestro sistema de gestión documental para la intranet de SharePoint le permite crear nuevos documentos a partir de plantillas predefinidas, acordes a la imagen de su empresa y personalizables.
Las plantillas disponibles cuentan con propiedades integradas que indican automáticamente el número de versión y un código único de protocolización.
Su empresa podrá contar con la rápida creación de documentos estandarizados.
Colabore en tiempo real
El sistema se integra con Microsoft Office no solo para la redacción, sino también para la revisión en modo de colaboración y el almacenamiento de versiones.
Los usuarios pueden invitar a sus colegas a colaborar en los procedimientos, gestionando el acceso a la información mediante el sistema de permisos común a los productos de Microsoft 365 y sin perder nunca los cambios realizados en los documentos.
Elija entre dos flujos de aprobación
Nuestro componente admite dos tipos de aprobación:
- Firma electrónica, a través de DocuSign.
- Modo estándar, con el envío de correos electrónicos.
Puede elegir según sus necesidades, reduciendo el tiempo y el consumo de papel asociados a la aprobación de documentos en las oficinas tradicionales.
Simplifique la distribución de nuevos procedimientos
La empresa puede informar a los usuarios sobre la existencia de un nuevo documento en la intranet mediante un sistema de notificaciones por correo electrónico automatizado que ya está integrado en nuestro gestor documental.
Gestor documental
para SharePoint Online:
¿cuáles son las ventajas?
Nuestro sistema de gestión documental enriquece las funcionalidades estándar de SharePoint Online para facilitar la actualización de documentos y mantener la alineación con el público empresarial.
Gestión pública y privada para los departamentos
Los departamentos empresariales pueden utilizar nuestro componente para gestionar sus propios documentos antes de hacerlos públicos en la intranet.
De esta manera, disponen de un espacio de trabajo privado donde pueden llevar a cabo actividades de redacción, revisión y aprobación de forma interna.
Una vez listos, los documentos se publican en formato PDF en el área del departamento, accesible para todos los colegas.
Versionado
Para cada modificación realizada en los documentos, se actualiza automáticamente el número de versión correspondiente. Los usuarios pueden consultar el historial de SharePoint para comparar o restaurar cualquier versión anterior de los documentos archivados.
Protocolización
A cada nuevo documento se le asigna automáticamente un código único de protocolización para facilitar su identificación.
Metadatos
Los metadatos de SharePoint permiten categorizar los archivos según información específica que el usuario puede definir de manera independiente. Es posible actualizar los metadatos para mejorar las búsquedas en la intranet.
Check-In y Check-Out
Puede tomar la responsabilidad de un procedimiento, impidiendo que sus colegas modifiquen el contenido hasta que se realice el Check-Out. Durante el Check-In, el documento permanece disponible para el resto de la empresa en modo de solo lectura.
Gestión de accesos
Los usuarios pueden decidir quién puede ver los documentos o realizar cambios en el contenido. Las autorizaciones de Microsoft 365 permiten gestionar el acceso a la información según área empresarial, tipo de documento, carpeta y archivo.
Búsqueda de texto completo
La Búsqueda avanzada acelera el intercambio de información en el entorno de Microsoft 365. Le ayuda a recuperar documentos publicados por sus colegas en segundos, mostrando resultados relevantes para palabras, frases y sinónimos.
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