Systemet som låter dig skapa, granska, godkänna, signera och
publicera affärsdokument direkt från ditt SharePoint-intranät.
SharePoint Dokumenthanteringssystem: varför behöver ditt företag det?
Med vårt dokumenthanteringssystem kan du hantera hela livscykeln för dina affärsdokument utan att lämna intranätet.
Målet är att förbättra SharePoint Onlines kapacitet att digitalisera förfaranden sömlöst, intuitivt och integrerat med den digitala arbetsplatsen Microsoft 365.
Skapa enhetliga och protokollförda dokument
Med vår funktion kan du skapa nya dokument från fördefinierade mallar, i linje med ditt företags varumärke och anpassningsbara.
De tillgängliga mallarna har inbyggda egenskaper för att automatiskt ange versionsnummer och en unik protokollkod. På så sätt kan ditt företag lita på att standardiserade förfaranden skapas snabbt.
Samarbete i realtid
Systemet integreras med Microsoft Office, inte bara för att skapa dokument utan även för samförfattande i realtid och versionsarkivering.
Användarna kan bjuda in kollegor för att samarbeta om rutiner, hantera åtkomst till information med hjälp av det gemensamma behörighetssystemet för Microsoft 365-produkter och aldrig förlora överblicken över dokumentändringar.
Välj mellan två arbetsflöden för godkännande
Vårt dokumenthanteringssystem för SharePoint Online stöder två typer av godkännande:
- Elektronisk signatur, tack vare integration med DocuSign.
- Standardläge, via e-postinlämning. Varje kund kan välja utifrån sina behov, vilket minskar tidsåtgången och pappersförbrukningen i samband med godkännande av dokument på traditionella kontor.
Förenkla distributionen av nya förfaranden
Företaget kan informera användarna om att det finns ett nytt dokument på intranätet med hjälp av ett automatiskt e-postmeddelande som redan är integrerat med vår funktion.
SharePoint Dokumenthanteringssystem: vilka är fördelarna?
Vår komponent förbättrar standardfunktionerna i SharePoint Online för att förenkla dokumentuppdateringar och hålla företagets målgrupp i linje.
Förvaltning av offentliga och privata förfaranden för avdelningar
Företagsavdelningar kan använda vår komponent för att självständigt hantera sina dokument innan de offentliggörs på intranätet.
De har en privat arbetsyta där de kan utföra interna redigerings-, gransknings- och godkännandeaktiviteter. När dokumenten är klara publiceras de i PDF-format på avdelningens område som är tillgängligt för alla kollegor.
Versionering
För varje ny ändring av publicerade dokument uppdateras versionsnumret automatiskt. Användare kan bläddra i SharePoint-historiken för att jämföra eller återställa alla tidigare versioner av arkiverade dokument.
Tilldelning av protokollkod
Varje nytt dokument tilldelas automatiskt en unik protokollkod för att underlätta identifiering.
Metadata
Metadata gör det möjligt för användare att kategorisera filer baserat på specifik information, som användare kan definiera självständigt, vilket berikar innehållet i enskilda dokument. Det är möjligt att uppdatera metadata för att förbättra sökningar på intranätet.
In- och utcheckning
Systemet gör det möjligt för användare att ta ansvar för en rutin och hindra kollegor från att redigera dess innehåll tills en Check-Out inträffar. Under incheckningen förblir dokumentet tillgängligt för resten av företagspubliken i skrivskyddat läge.
Hantering av åtkomst
Bestäm vem som kan visa dokument eller göra ändringar i innehållet. Microsoft 365-behörigheter gör det möjligt att hantera åtkomst till information för affärsområde, dokumenttyp, mapp eller enskild fil.
Fulltextsökning
Avancerad sökning snabbar upp informationshämtningen i Microsoft 365, med start från intranätet. Den hjälper dig att hitta dokument och visar resultat som är relevanta för ord, fraser och synonymer.
Det kompletta SharePoint-intranätet
integrerat med Microsoft 365,
från 3 650 €/år.
intranet.ai
är lösningen för att
minska kostnader och
implementeringstider.
Drift inom 24 timmar från köpet, med 5 dagars konsultation.
50+ appar för kommunikation, utbildning och kunskapsdelning inom företaget.
Kan maximera din investering i Microsoft 365 och Microsoft Viva.
