Extranet : comment la réaliser avec Microsoft 365

Qu'est-ce qu'un portail extranet ?

L'extranet d'entreprise est une plate-forme numérique privée qui ouvre un canal de communication sécurisé entre l'entreprise et un cercle sélectionné d'utilisateurs externes.

Il s'agit d'un portail confidentiel, au sein du lieu de travail numérique, où les membres d'une organisation peuvent échanger des informations, proposer des services et, si nécessaire, collaborer sur des fichiers et des documents en temps réel avec des fournisseurs, des distributeurs, des vendeurs, des partenaires commerciaux et des clients.

L'extranet trouve son origine dans les années 1990, lorsque les entreprises ont perçu le potentiel d'une communication plus directe avec les parties prenantes externes sans compromettre l'intégrité de leurs propres données.

Le portail extranet est donc l'évolution naturelle des premiers réseaux privés, conçus précisément comme des espaces contrôlés permettant de partager des informations au-delà des frontières physiques de l'organisation.

Cependant, l'extranet n'est pas capable à lui seul de numériser l'ensemble des processus et des flux de communication qui sous-tendent une entreprise. Au contraire, il est souvent accompagné de l'intranet pour compléter la création du lieu de travail numérique de l'entreprise. Alors que l'extranet permet de communiquer avec des utilisateurs externes sélectionnés, l'intranet est en fait le réseau fermé réservé au personnel.

La valeur apportée par l'extranet consiste principalement en la possibilité pour les entreprises de télécharger, commenter et éditer des documents en temps réel avec des partenaires externes, tout en maintenant un haut niveau de sécurité.

En conséquence, les processus s'accélèrent et la collaboration devient plus facile : l'information circule directement, ce qui réduit le nombre de courriels et d'appels téléphoniques.

Intranet vs Extranet : quelle est la différence ?

Extranet : connexion sécurisée avec les partenaires externes

L'extranet, en complément de l'intranet, étend les capacités de communication et de collaboration d'une organisation au-delà de ses frontières - physiques ou numériques - en permettant aux partenaires, fournisseurs et clients d'accéder à des rubriques contenant des informations, des documents, des services et des initiatives destinés à accroître leur implication et à simplifier la gestion des procédures d'achat ou de vente avec l'entreprise.

Le tout, dans un espace numérique régi par des protocoles de sécurité avancés qui garantissent la protection des données de l'entreprise. Bien qu'il faille souligner que le niveau de sécurité dépend en grande partie de la technologie utilisée : qu'il s'agisse d'un intranet ou d'un extranet, l'idéal est de choisir un produit capable de garantir l'évolutivité, la flexibilité et le contrôle d'accès granulaire.

Un exemple ? SharePoint Online de Microsoft 365, que nous aborderons plus loin dans cet article.

Pour en revenir à l'utilité de l'extranet, une utilisation courante concerne la gestion des commandes. Au sein du portail, les fournisseurs peuvent accéder à des fonctionnalités permettant de suivre l'état des commandes en temps réel ou de télécharger les documents nécessaires à la réalisation d'une transaction.

L'extranet peut également être utilisé pour des projets de co-développement dans lesquels plusieurs entreprises sont appelées à collaborer.

Quelle que soit l'utilisation, l'extranet est un outil fondamental pour établir des relations précieuses entre une entreprise et des parties prenantes externes, en simplifiant le flux de communication et de travail entre elles.

Logiciel extranet : quels sont les avantages ?

Nous allons voir ce qu'un extranet peut apporter aux organisations de tous secteurs et de toutes tailles, en justifiant l'investissement en temps et en ressources nécessaire à sa mise en place dans l'espace de travail numérique de l'entreprise. Nous verrons ensuite comment cet outil peut transformer les relations entre l'entreprise et les personnes qui participent à ses activités mais ne font pas partie de l'intranet.

L'échange d'informations

L'un des points forts de l'extranet est sa capacité à partager des informations en temps réel, facilitant ainsi l'échange de données avec un groupe spécifique d'utilisateurs, qu'il s'agisse de clients, de partenaires ou de fournisseurs.

Grâce à cette plate-forme, les communications peuvent être centralisées, mises à jour et mises en évidence sur n'importe quelle page ou section du site, ce qui simplifie également la navigation.

Il en résulte un gain de temps considérable, puisqu'il n'est plus nécessaire d'utiliser des canaux distincts, tels que le courrier électronique ou les appels téléphoniques, pour effectuer différentes transactions.

La coopération

L'extranet permet de partager des données et des informations dans un espace commun, où les membres de l'organisation et les partenaires commerciaux peuvent collaborer en toute sécurité. L'extranet agit donc comme un pont pour les entreprises, en leur fournissant un point unique contrôlé où elles peuvent gérer le flux d'affaires et de communications externes.

Organisation des données

Grâce à l'extranet, les données peuvent être rendues facilement accessibles à des utilisateurs spécifiques à court terme, sans risquer de compromettre leur sécurité. Les informations peuvent être téléchargées et vérifiées en permanence, ce qui garantit que toutes les parties prenantes sont alignées à tout moment.

Traçabilité des interactions B2B

L'une des principales fonctionnalités de l'extranet réside dans sa capacité à relier en temps réel toutes les interactions entre les utilisateurs internes et externes impliqués dans les processus d'entreprise. La plateforme garde la trace de chaque étape et stocke les informations dans un espace qui fournit une vue d'ensemble des activités en cours. Cela permet aux entreprises d'avoir une vision claire des communications et des échanges de données qui ont eu lieu pour mener à bien une transaction ou un projet avec des collaborateurs externes.

Amélioration de l'expérience client

L'extranet offre un accès à l'information 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les clients et les partenaires commerciaux peuvent ainsi interagir avec l'entreprise à tout moment, surtout si le portail comporte des zones dédiées au partage de questions et de commentaires (par exemple, des sections de questions-réponses, des enquêtes ou des formulaires). Cette accessibilité est un avantage concurrentiel à ne pas sous-estimer, car elle permet non seulement de réduire le temps nécessaire à la résolution des problèmes, mais aussi de renforcer la relation avec les clients.

Exemples et cas d'utilisation d'un extranet d'entreprise

Ce bref aperçu montre clairement comment l'extranet peut devenir le principal atout stratégique pour améliorer la collaboration et la communication avec les parties prenantes externes et les impliquer plus étroitement dans les activités d'une entreprise.

En effet, l'extranet offre un environnement sécurisé pour l'échange d'informations et de ressources en temps réel. Tout est clair. Ou est-ce le cas ? Pour compléter le tableau, nous présentons ci-dessous quelques exemples d'utilisation d'un extranet.

Gestion de projet

L'une des utilisations les plus courantes d'un extranet concerne la gestion de projets en collaboration avec des partenaires externes. Les équipes de l'entreprise peuvent partager des documents, des calendriers de projet, des mises à jour de statut et d'autres ressources clés au sein de domaines et de référentiels numériques qui, s'ils sont basés sur SharePoint Online, offrent des fonctionnalités avancées pour le catalogage de documents, la co-écriture, la présentation et la recherche d'informations.

Pour prendre un exemple concret, une entreprise manufacturière pourrait utiliser son extranet pour gérer le projet de développement d'un composant commandé par un client.

L'équipe de conception interne et les fournisseurs externes peuvent accéder au portail pour suivre les spécifications techniques, les délais et les mises à jour du projet. Chaque étape, du prototypage à la production, serait suivie de manière à ce que le client puisse fournir un retour d'information immédiat et que les fournisseurs puissent ajuster les matériaux ou les calendriers de livraison.

Assistance à la clientèle

Un extranet pourrait centraliser les documents d'assistance, les manuels, les FAQ et les vidéos de formation destinés aux clients, qui pourraient accéder de manière autonome au portail pour trouver une réponse rapide à leurs questions ou en savoir plus sur les fonctionnalités d'un produit.

Le résultat pour les entreprises serait double : d'une part, elles pourraient fournir un service d'auto-assistance grâce auquel les clients pourraient optimiser leurs achats ; d'autre part, le service clientèle recevrait moins de demandes d'assistance, en particulier pour les problèmes les plus courants qui peuvent être résolus par des tutoriels vidéo et des pages de FAQ.

Un exemple typique est celui d'un éditeur de logiciels proposant des solutions SaaS (Software as a Service) dans le secteur B2B. Dans ce cas, les clients pourraient accéder à l'extranet pour consulter la documentation sur les intégrations, les configurations ou les pratiques de sécurité recommandées pour une utilisation optimale de la plateforme.

En outre, le portail pourrait inclure un système de ticketing pour signaler des bogues ou demander de l'aide si le problème rencontré n'est pas déjà couvert par la documentation. Une fois le ticket ouvert, le client peut suivre l'évolution de sa demande, voir les interventions de l'équipe de développement et même recevoir des notifications automatiques lorsqu'une nouvelle version ou un correctif résout le problème signalé.

Accès aux catalogues et aux listes de prix

Pour les entreprises qui travaillent avec un réseau de revendeurs, un extranet peut être utile pour partager des catalogues, des listes de prix et des mises à jour sur les promotions en cours.

Les détaillants peuvent ainsi consulter de manière indépendante les informations sur les produits disponibles et, dans certains cas, passer des commandes directement via le portail. Un cas d'utilisation particulièrement intéressant pour les organisations opérant dans des secteurs tels que l'automobile, la mode et le commerce de détail à grande échelle.

Conformité réglementaire

Dans les secteurs très réglementés, tels que l'industrie pharmaceutique et la finance, les entreprises doivent souvent s'assurer que leurs partenaires et leurs employés respectent les réglementations et les normes d'exploitation. Un extranet permet de centraliser les directives de conformité, en fournissant un espace sécurisé où les partenaires peuvent accéder aux documents et être informés des changements et des mises à jour.

En outre, l'extranet peut inclure une fonctionnalité de reporting permettant de contrôler quels partenaires ont consulté les documents ou rempli des formulaires de mise à jour spécifiques.

En cas d'audit ou d'examen, l'entreprise peut facilement démontrer qu'elle respecte les exigences légales tout en maintenant la transparence et le contrôle sur toutes les personnes concernées.

Gestion des contrats

Les partenaires commerciaux et les fournisseurs peuvent utiliser l'extranet pour accéder à leurs contrats avec l'entreprise, voir l'état des approbations et télécharger les documents correspondants.

L'accès centralisé à ces informations accélère les processus d'approbation, réduisant ainsi l'impact des inefficacités, des erreurs et des temps d'attente. À chaque nouvelle modification, le portail peut être personnalisé pour envoyer des notifications automatiques de mise à jour à toutes les parties concernées.

Solution extranet basée sur Microsoft 365

Microsoft 365 et, en particulier, SharePoint Online ont toujours fait partie des meilleures technologies pour créer un extranet sécurisé et polyvalent. Les entreprises opérant dans les secteurs les plus divers, de la mode à la grande distribution organisée, de la fabrication aux services, peuvent bénéficier d'applications de pointe pour optimiser tous ces processus dans lesquels des personnes extérieures à leur organisation sont impliquées.

Comme nous l'avons vu, l'extranet joue un rôle fondamental en permettant un accès réglementé aux informations et aux ressources de l'entreprise par des acteurs externes, tout en maintenant un contrôle strict sur la sécurité des données échangées.

Microsoft 365 répond à ce besoin avec une infrastructure cloud qui offre des outils de cybersécurité tels que le cryptage, le contrôle d'accès et la gestion des identités, et qui s'appuie sur un système de conformité certifié pour les principales réglementations internationales.

Les entreprises peuvent ainsi accueillir un nombre restreint de contributeurs externes sur leur extranet, en gérant les autorisations de manière granulaire et évolutive dans le temps.

Au sein de l'écosystème Microsoft 365, SharePoint Online est l'élément clé pour créer et gérer des sites de communication modernes. Ceux-ci comprennent les intranets et les extranets.

Il est important de noter que les sites de communication SharePoint sont conçus pour partager des annonces, des rapports et des mises à jour qui doivent atteindre tout ou partie du public de l'entreprise.

Que les destinataires soient internes à l'organisation (comme dans le cas de l'intranet) ou externes (comme dans le cas de l'extranet), le contenu de SharePoint peut en fait être ciblé pour n'atteindre que des groupes spécifiques d'utilisateurs, en prenant comme référence des aspects tels que le rôle, le département ou la localisation.

Ces sites offrent une plateforme pour publier des contenus visuellement attrayants et conformes au style de la marque de l'entreprise, grâce à la possibilité de personnaliser chaque détail du site et du contenu qu'il héberge.

Nous vous présentons ci-dessous un petit guide vidéo pour en savoir plus sur les fonctionnalités offertes par SharePoint pour la création d'un extranet et, surtout, pour apprendre à utiliser ces fonctionnalités afin de construire un portail adapté à votre entreprise.

Comment créer un portail extranet gratuit en utilisant les licences Microsoft 365 de votre entreprise

Intranet vs Extranet : intégration pour un environnement numérique unique

Dans le passé, les intranets et les extranets étaient considérés comme des plateformes distinctes, chacune gérée par un logiciel spécifique qui entraînait des coûts supplémentaires et des complications pas toujours apparentes lors de la phase de planification en vue de l'intégration.

Mais aujourd'hui, grâce à une vision unifiée, intranet et extranet coexistent harmonieusement dans un seul système intégré, au sein de la digital workplace Microsoft 365.

Cette évolution représente un grand pas en avant pour les entreprises, qui peuvent désormais s'appuyer sur un écosystème centralisé pour gérer le flux de communication qui, chaque jour, implique des acteurs à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.

La nouvelle génération de logiciels intranet intègre les fonctionnalités de l'extranet, éliminant ainsi les problèmes liés à l'interaction entre différents programmes.

Dans la même plateforme, les processus sous-jacents de tous les départements, du marketing aux ressources humaines, peuvent être numérisés et donc optimisés, créant ainsi un espace de travail numérique flexible et complet pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un portail extranet et à quoi cela sert en entreprise ?

Un portail extranet est une plateforme logicielle utilisée pour les communications avec les membres extérieurs à l'organisation. Les fournisseurs, les distributeurs et les clients peuvent s'interfacer avec l'entreprise par le biais d'une plateforme qui structure au mieux les process de travail. Il favorise la communication, le partage d'informations, de documents et le transfert de données même importants entre partenaires et organisations.

Quelle est la différence entre un intranet et un extranet ?

L'intranet est une plateforme commerciale privée réservée uniquement aux personnes à l'intérieur de l'entreprise, tandis que l'extranet permet la communication avec des personnes extérieures à l'organisation, comme les fournisseurs, les distributeurs et les clients. Les deux sont essentiels pour structurer les processus internes et externes de l'entreprise.

Pourquoi l'intranet et l'extranet doivent-ils être intégrés dans les entreprises ?

L'intégration de l'intranet et de l'extranet dans les entreprises permet de rationaliser les processus de communication et de collaboration. Cela favorise la productivité, améliore les relations avec les partenaires externes et offre une meilleure visibilité sur les performances de l'entreprise.

Comment créer un portail extranet en utilisant vos licences Microsoft 365 ?

Si votre entreprise a acheté une licence Microsoft 365 incluant SharePoint Online, vous pouvez l'utiliser gratuitement pour construire votre propre portail extranet. Suivez ces étapes : Accédez au Centre d'administration SharePoint, créez une collection de sites privée, saisissez les détails requis, activez le partage externe, autorisez le partage avec les utilisateurs externes, partagez le site extranet avec vos partenaires et gérez les utilisateurs via les services de domaine Active Directory.

Quels sont les avantages d'un logiciel extranet dans une entreprise ?

Un logiciel extranet simplifie les processus commerciaux répétitifs, favorise la collaboration B2B, offre une expérience utilisateur améliorée pour les clients, garantit la sécurité des données et permet le suivi des interactions internes et externes. Il permet également une communication en temps réel et une centralisation des informations, ce qui se traduit par des économies de temps et d'argent pour l'entreprise.