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Améliorez la communication de votre entreprise avec un portail extranet

L'intranet étant l'espace numérique réservé à la population interne de l'entreprise, l'extranet est une plateforme logicielle utilisée pour les communications avec les membres extérieurs à l'organisation.

Les fournisseurs, les distributeurs et les clients peuvent s'interfacer avec l'entreprise par le biais d'une plateforme qui structure au mieux les process de travail.

Voyons ce que vous pouvez faire avec un portail extranet.

Qu'est-ce qu'un portail extranet?

Un portail extranet est un réseau privé où les personnes à l'intérieur de l'entreprise peuvent communiquer et se connecter avec des ressources externes dans un espace de travail numérique réservé.

Comme son nom l'indique, "extranet" désigne tout type de contact adressé à un cercle d'utilisateurs sélectionnés en dehors de l'entreprise. Il peut s'agir de clients, de fournisseurs, de distributeurs, de vendeurs et de partenaires commerciaux.

Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, le rôle de ce système est extrêmement important pour permettre la collaboration. Il favorise la communication, le partage d'informations, de documents et le transfert de volumes de données même importants entre partenaires et organisations.

Comme la plateforme se trouve sur un réseau informatique privé, elle garantit la sécurité du contenu car il n'est pas accessible au public.

 


Intranet vs extranet: les différences

L'intranet: il s'agit d'une plateforme commerciale privée réservée uniquement aux personnes à l'intérieur de l'entreprise. Il représente un lieu virtuel où les salariés peuvent trouver ce dont ils ont besoin. Il abrite des documents, des communications actualisées, des services, des contenus de formation et d'autres outils de pointe qui vous permettent de structurer et de centraliser les flux de travail. Les résultats ? Des économies de temps et d'argent. Grâce à elle, l'entreprise parvient à renforcer les processus opérationnels internes en augmentant la productivité des salariés.

Tous les services présents au sein de l'intranet peuvent s'interfacer entre eux et générer des discussions. Les discussions intra-entreprises stimulent la croissance et augmentent le sentiment d'appartenance à l'organisation dont vous faites partie.

Cet espace de travail numérique est le reflet de l'entreprise et donne un aperçu clair de ses performances.

 

L'extranet: les salariés de l'entreprise s'interfacent avec les entreprises extérieures à l'organisation. C'est un espace de travail où l'on peut conclure des accords avec les distributeurs ou avec des partenaires commerciaux et automatiser les processus répétitifs. La gestion des commandes et des livraisons en est un exemple.

L'aspect qui attire le plus les entreprises est précisément la possibilité de modéliser la plateforme en fonction de leurs besoins commerciaux.

Le graphique -que nous avons préparé pour vous- vous montre toutes les interactions possibles que l'outil vous permet d'avoir avec toutes les ressources externes qui contribuent à la vie de l'organisation.

 

 

Fonctionnalités multiples

Le logiciel extranet remplit une multitude de fonctions, particulièrement utiles lorsque l'entreprise doit traiter avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires.

Voyons quelques-unes de ces fonctions. 

 

  • Gestion des connaissances:

les entreprises entrent plus facilement en relation les unes avec les autres et collaborent grâce à l'utilisation commune de programmes ou d'applications créés à cet effet.

  • Circulation des données:

la plateforme permet l'échange d'un grand nombre de données entre les partenaires commerciaux. Elle répond au besoin d'échanger des documents tels que des bons de commande, des bons de livraison et des listes de chargement. Ainsi, l'entreprise ouvre et ferme ses frontières avec facilité, en fonction de ses besoins de partage. La transmission numérique des données permet également un processus de stockage précis et organisé.

 

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.

  • Le prix de départ est de 2 450€ pour un intranet entièrement équipé
  • Plus de 20 applications dont la recherche intelligente, la gestion des documents, les actualités, les notifications push et my workplace
  • 100% intégrées à SharePoint Online et Microsoft 365
  • L'échange d'informations:

la circulation des informations pertinentes pour les utilisateurs sélectionnés se fait en temps réel. Les communications actualisées et mises en évidence peuvent être mises à disposition en un clic.

  • La coopération:

c'est un concept implicite, mais significatif. La possibilité de coopérer entre entreprises augmente et encourage leur coopération.

  • Gestion et organisation des données:

les données peuvent être mises à jour et mises à la disposition des utilisateurs intéressés dans un délai très court, en garantissant un haut degré de cohérence, de transparence et de sécurité.

 

 

Les résultats sont un gain de temps -qui serait autrement perdu entre les courriels et les appels téléphoniques- et une nette facilité de traitement des rapports.

En outre, un autre avantage du système est qu'il effectue pour l'entreprise une sorte de contrôle de la qualité des produits et des services, en corrigeant les éventuelles anomalies.

Quels sont les avantages d'un logiciel extranet dans une entreprise ?


Simplification des processus d'entreprise

L'un des avantages d'un logiciel extranet est la simplification des processus commerciaux fréquents et répétitifs. L'entreprise peut avoir besoin de commander régulièrement à un fournisseur particulier et, pour ce faire, elle doit recourir à la messagerie électronique et aux appels téléphoniques. Grâce au portail extranet, cependant, ces étapes sont réduites de moitié en termes de temps et d'actions.

Toutes les commandes peuvent être passées via votre réseau privé dans un espace numérique sécurisé. Les interactions se font en toute sécurité et en temps réel. Les factures sont stockées avec les autres informations en un seul endroit centralisé.

 

 

Les interactions dans un logiciel extranet se font en temps réel et en toute sécurité. Par exemple, toutes les informations sont liées à :

  • L'utilisateur externe impliqué dans le process
  • L'utilisateur interne qui gère le process

En plus de tout stocker dans un espace virtuel commun, vous pouvez garder la trace de toutes les interactions B2B qui ont lieu entre différentes entreprises.

 

L'expérience utilisateur du client

Dans les relations B2B, il est important de se concentrer sur la satisfaction des clients et des partenaires. L'utilisation de tels logiciels permet de cultiver les relations avec une plus grande efficacité et moins d'obstacles.

L'un des principaux avantages de la numérisation est l'accessibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour permettre une synchronisation parfaite avec les clients.

Les agents avec lesquels l'entreprise entre en contact peuvent poser des questions, télécharger des données et approuver des idées ou des projets à tout moment. Ainsi, vous supprimez les barrières de temps et de lieu.

Un outil sûr

S'il est bien conçu, l'extranet dispose des outils nécessaires pour assurer une sécurité maximale.

Les emails et autres moyens, qui sont habituellement utilisés pour transférer des documents, n'offrent pas une protection appropriée pour éviter des violations potentielles qui pourraient être désastreuses.

L'un des objectifs est d'éliminer ces préoccupations et de veiller à ce que les informations sensibles restent dans un environnement protégé.

 

 

Microsoft 365 - Solutions

Si vous recherchez un logiciel capable de garantir la qualité et la sécurité, il est certain que le leader du marché Microsoft 365 ne peut décevoir les attentes de votre entreprise.

Vous pouvez partir de son service intranet, SharePoint Online, et utiliser une partie de celui-ci comme un extranet.

Cette approche permet d'avoir un seul système centralisé dans lequel fusionner les processus d'un intranet et d'un extranet, sans avoir à maintenir et gérer des applications séparées. Sharepoint Online, à travers les permissions, peut définir quel portail est privé et lequel peut être ouvert aux utilisateurs externes, après authentification. 

UN EXTRANET AVEC INTRANET.AI

Un extranet prêt à être utilisé avec Microsoft 365?

Intranet.ai peut vous aider à créer un portail extranet d'entreprise, en un rien de temps. Notre solution s'adapte complètement pour créer un portail externe, en utilisant tous les outils collaboratifs de Microsoft 365.

Intranet et extranet en un seul endroit

 

Dans le passé, l'intranet et l'extranet ont toujours été considérés comme des entités et des applications distinctes.

Leur utilisation impliquait des programmes plus spécifiques et les faire communiquer et s'intégrer nécessitait des coûts supplémentaires qui n'étaient guère identifiés lors de l'analyse du projet.

Au contraire, aujourd'hui, intranet et extranet coexistent en harmonie dans la grande sphère moderne des logiciels intranet, l'une des plus grandes avancées réalisées pour le secteur professionnel.

L'intranet contient désormais dans son ensemble, en un seul paquet numérique, également le portail extranet pour éliminer les problèmes de communication ou d'intégration entre les différents logiciels.

L'objectif est d'assurer la collaboration entre les salariés internes et les parties prenantes externes de l'entreprise.

 

Là où l'intranet est limité, l'extranet commence.

Ainsi, vous pouvez communiquer avec les salariés, les fournisseurs, les partenaires et les clients en un seul endroit numérique, ce qui vous permet de gagner du temps et de l'argent.

En leur sein, des processus numérisés de tous types sont intégrés et optimisés. Ils peuvent varier de ceux appartenant à la sphère du marketing à ceux des Ressources Humaines. L'objectif est la formation d'un espace de travail numérique dans lequel l'entreprise peut répondre à une variété de besoins différents.

C'est pourquoi il est extrêmement avantageux de disposer à la fois d'un intranet et d'un logiciel extranet, à condition de les mettre en œuvre correctement. Vous pouvez contrôler les problèmes internes et externes et trouver des moyens modernes de les résoudre.

Qu'est-ce qu'un logiciel extranet ? Une adoption facile et sécurisée avec intranet.ai !

Si vous doutez que l'introduction d'un nouveau logiciel collaboratif et innovant puisse générer des problèmes de sécurité et de confusion chez les salariés, ne vous inquiétez pas.

Ces outils sont aujourd'hui adoptés par des centaines de PME et de grandes entreprises, qui ont misé sur Microsoft 365 pour mettre en place des applications sûres à exposer sur internet.

Intranet.ai est un Microsoft Gold Partner avec plus de 10 ans d'expérience dans le développement d'applications web dans ce domaine.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP pour SharePoint et Office 365 (maintenant appelé Microsoft 365) depuis 2010, Giuseppe a fondé Dev4Side et intranet.ai dans le but d'aider les entreprises à avoir un environnement de travail plus simple et plus efficace grâce aux technologies Microsoft. Il travaille en tant que Consultant pour tout ce qui concerne la collaboration, les portails intranet et les plateformes cloud de Microsoft.