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Améliorez la communication de votre entreprise avec un portail extranet

L'intranet étant l'espace numérique réservé à la population interne de l'entreprise, l'extranet est une plateforme logicielle utilisée pour les communications avec les membres extérieurs à l'organisation.

Les fournisseurs, les distributeurs et les clients peuvent s'interfacer avec l'entreprise par le biais d'une plateforme qui structure au mieux les process de travail.

Dans cet article, nous verrons comment un portail extranet peut soutenir la communication et les processus internes de votre entreprise. Nous verrons également comment créer un extranet gratuitement en utilisant vos licences Microsoft 365.

Qu'est-ce qu'un portail extranet ?

Un portail extranet est un réseau privé où les personnes à l'intérieur de l'entreprise peuvent communiquer avec des personnes et des ressources externes à l'organisation.

Comme son nom l'indique, "extranet" désigne tout type de contact adressé à un cercle d'utilisateurs sélectionnés en dehors de l'entreprise. Il peut s'agir de clients, de fournisseurs, de distributeurs, de vendeurs et de partenaires commerciaux.

Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, le rôle de ce système est extrêmement important pour permettre la collaboration. Il favorise la communication, le partage d'informations, de documents et le transfert de volumes de données même importants entre partenaires et organisations.

Comme la plateforme se trouve sur un réseau informatique privé, elle garantit la sécurité du contenu car il n'est pas accessible au public.

 

 


Intranet vs extranet: les différences

L'intranet est une plateforme commerciale privée réservée uniquement aux personnes à l'intérieur de l'entreprise.

Il représente un lieu virtuel où les salariés peuvent trouver ce dont ils ont besoin. Il abrite des documents, des communications actualisées, des services, des contenus de formation et d'autres outils de pointe qui vous permettent de structurer et de centraliser les flux de travail.

Les résultats ? Des économies de temps et d'argent. Grâce à elle, l'entreprise parvient à renforcer les processus opérationnels internes en augmentant la productivité des salariés.

Tous les services présents au sein de l'intranet peuvent s'interfacer entre eux et générer des discussions. Les discussions intra-entreprises stimulent la croissance et augmentent le sentiment d'appartenance à l'organisation dont vous faites partie.

Cet espace de travail numérique est le reflet de l'entreprise et donne un aperçu clair de ses performances.

 

Pour en savoir plus, consultez notre article sur l'intranet d'entreprise.

 

 

 

Avec un portail extranet, les salariés s'interfacent avec les entreprises extérieures à l'organisation.

C'est un espace de travail où l'on peut conclure des accords avec les distributeurs ou avec des partenaires commerciaux et automatiser les processus répétitifs. La gestion des commandes et des livraisons en est un exemple.

L'aspect qui attire le plus les entreprises est précisément la possibilité de modéliser la plateforme en fonction de leurs besoins commerciaux.

Le graphique -que nous avons préparé pour vous- vous montre toutes les interactions possibles que l'outil vous permet d'avoir avec toutes les ressources externes qui contribuent à la vie de l'organisation.

 

 

 

 

Fonctionnalités multiples de l'extranet

Le logiciel extranet remplit une multitude de fonctions, particulièrement utiles lorsque l'entreprise doit traiter avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires.

Voyons quelques-unes de ces fonctions:

  • Gestion des connaissances

Les entreprises entrent plus facilement en relation les unes avec les autres et collaborent grâce à l'utilisation commune de programmes ou d'applications créés à cet effet.

  • Circulation des données

La plateforme permet l'échange d'un grand nombre de données entre les partenaires commerciaux. Elle répond au besoin d'échanger des documents tels que des bons de commande, des bons de livraison et des listes de chargement.

Ainsi, l'entreprise ouvre et ferme ses frontières avec facilité, en fonction de ses besoins de partage. La transmission numérique des données permet également un processus de stockage précis et organisé.

  • Échange d'informations

La circulation des informations pertinentes pour les utilisateurs sélectionnés se fait en temps réel. Les communications actualisées et mises en évidence peuvent être mises à disposition en un clic.

  • Gestion des données

Les données peuvent être mises à jour et mises à la disposition des utilisateurs intéressés dans un délai très court, en garantissant un haut degré de cohérence, de transparence et de sécurité.

 

Les résultats sont un gain de temps -qui serait autrement perdu entre les courriels et les appels téléphoniques- et une nette facilité de traitement des rapports.

En outre, un autre avantage du système est qu'il effectue pour l'entreprise un contrôle de la qualité des produits et des services, en corrigeant les éventuelles anomalies.

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Quels sont les avantages d'un logiciel extranet dans une entreprise ?

Les portails extranet offrent des avantages significatifs pour les entreprises, en simplifiant les processus commerciaux récurrents et en réduisant le temps et les efforts nécessaires pour des tâches telles que les commandes de fournisseurs.

Ces portails permettent des interactions sécurisées et en temps réel, centralisent les informations, et favorisent la collaboration B2B en suivant toutes les interactions entre les utilisateurs internes et externes.

Ci-dessous, nous approfondissons les avantages qu'un portail extranet apporte aux entreprises.

Simplification des processus d'entreprise

L'un des avantages d'un logiciel extranet est la simplification des processus commerciaux fréquents et répétitifs. L'entreprise peut avoir besoin de commander régulièrement à un fournisseur particulier et, pour ce faire, elle doit recourir à la messagerie électronique et aux appels téléphoniques. Grâce au portail extranet, cependant, ces étapes sont réduites de moitié en termes de temps et d'actions.

Toutes les commandes peuvent être passées via votre réseau privé dans un espace numérique sécurisé. Les interactions se font en toute sécurité et en temps réel. Les factures sont stockées avec les autres informations en un seul endroit centralisé.

Les interactions dans un logiciel extranet se font en temps réel et en toute sécurité. Par exemple, toutes les informations sont liées à :

  • L'utilisateur externe impliqué dans le process
  • L'utilisateur interne qui gère le process

En plus de tout stocker dans un espace virtuel commun, vous pouvez garder la trace de toutes les interactions B2B qui ont lieu entre différentes entreprises.

 

 

L'expérience utilisateur du client

Dans les relations B2B, il est important de se concentrer sur la satisfaction des clients et des partenaires. L'utilisation de tels logiciels permet de cultiver les relations avec une plus grande efficacité et moins d'obstacles.

L'un des principaux avantages de la numérisation est l'accessibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour permettre une synchronisation parfaite avec les clients.

Les agents avec lesquels l'entreprise entre en contact peuvent poser des questions, télécharger des données et approuver des idées ou des projets à tout moment. Ainsi, vous supprimez les barrières de temps et de lieu.

 

 

Un outil sûr

S'il est bien conçu, l'extranet dispose des outils nécessaires pour assurer une sécurité maximale.

Les emails et autres moyens, qui sont habituellement utilisés pour transférer des documents, n'offrent pas une protection appropriée pour éviter des violations potentielles qui pourraient être désastreuses.

L'un des objectifs est d'éliminer ces préoccupations et de veiller à ce que les informations sensibles restent dans un environnement protégé.

 

 

 

Microsoft 365 - Solutions

Si vous recherchez un logiciel capable de garantir la qualité et la sécurité, il est certain que le leader du marché Microsoft 365 ne peut décevoir les attentes de votre entreprise.

Vous pouvez partir de son service intranet, SharePoint Online, et utiliser une partie de celui-ci comme un extranet.

Cette approche permet d'avoir un seul système centralisé dans lequel fusionner les processus d'un intranet et d'un extranet, sans avoir à maintenir et gérer des applications séparées.

Sharepoint Online, à travers les permissions, peut définir quel portail est privé et lequel peut être ouvert aux utilisateurs externes, après authentification.

 

Pour en savoir plus, lisez notre article sur SharePoint Online et ses 7 fonctionnalités principales.

 

Comment créer un portail extranet gratuit en utilisant les licences Microsoft 365 de votre entreprise

Si votre entreprise a acheté une licence Microsoft 365 qui comprend l'accès à SharePoint Online, vous pouvez l'utiliser gratuitement pour construire votre propre portail extranet.

Un portail extranet SharePoint représente une collection de sites configurés pour le partage externe.

Dans ce contexte, nous allons détailler la création d'une collection de sites pour les partenaires d'entreprise que vous avez ajoutés à Microsoft 365 dans le sous-domaine.

La première étape consiste à créer une collection de sites :

  1. Dans le centre d'administration SharePoint, rendez-vous sur la page des collections de sites, puis cliquez sur "Nouveau" et sélectionnez "Collection de sites privée".
  2. Entrez un titre pour la collection de sites dans la zone dédiée.
  3. Dans la zone "Adresse du site Web", saisissez l'URL de la collection de sites.
  4. Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser.
  5. Indiquez l'administrateur de cette collection de sites dans la zone dédiée.
  6. Cliquez sur "OK".

La création de la collection de sites peut prendre quelques instants.

Une fois qu'elle est disponible dans la liste des collections de sites, la prochaine étape consiste à configurer le partage externe. Assurez-vous que le partage externe est activé au niveau du client ou que les options de partage sont grisées.

Pour configurer le partage externe pour votre collection de sites extranet :

  1. Dans le centre d'administration SharePoint, rendez-vous sur la page des collections de sites, cochez la case correspondant à la collection de sites créée pour votre extranet.
  2. Cliquez sur "Partage".
  3. Sélectionnez l'option "Autoriser le partage uniquement avec les utilisateurs externes qui existent déjà dans l'annuaire de votre organisation".
  4. Cliquez sur "Enregistrer".

Votre site extranet est maintenant configuré pour autoriser le partage avec les utilisateurs partenaires synchronisés à partir des services de domaine Active Directory (AD FS).

Utilisez la procédure suivante pour partager votre site extranet avec les utilisateurs de votre partenaire :

  1. Sur le site extranet que vous avez créé, cliquez sur "Partager".
  2. Entrez le groupe de sécurité que vous avez créé et synchronisé avec Microsoft 365, puis cliquez sur "Partager".
  3. Envoyez un lien vers le site aux utilisateurs de votre partenaire.

Vous pouvez gérer les utilisateurs de ce site via les services de domaine Active Directory (AD FS) en gérant les utilisateurs eux-mêmes et le groupe de sécurité associé. Les mises à jour sont synchronisées avec Microsoft 365 à l'aide d'Azure Active Directory Connect.

L'utilisation de Microsoft 365 pour un extranet B2B présente de nombreux avantages, notamment des économies de coûts, une sécurité renforcée, une collaboration transparente et la possibilité d'audit et de création de rapports.

La mise en place d'un extranet devient ainsi plus accessible et efficace pour les entreprises, tout en garantissant la sécurité des données et une meilleure expérience de partage avec les partenaires.

Dans le tableau ci-dessous, les étapes pour créer un portail extranet gratuit en utilisant les licences Microsoft 365, comprenant SharePoint, de votre entreprise sont résumées :

 

Comment créer un portail extranet gratuit avec votre licence pour SharePoint Online

 

Étapes pour créer un portail extranet gratuit
Description de l'étape
Étape 1 Accédez au Centre d'administration SharePoint.
Étape 2 Créez une collection de sites privée.
Étape 3 Entrez un titre pour la collection de sites.
Étape 4 Saisissez l'URL de la collection de sites.
Étape 5 Choisissez le modèle de site à utiliser.
Étape 6 Indiquez l'administrateur de cette collection.
Étape 7 Activez le partage externe pour la collection.
Étape 8 Autorisez le partage uniquement avec les utilisateurs externes déjà dans l'annuaire de votre organisation.
Étape 9 Partagez le site extranet avec les utilisateurs de votre partenaire en utilisant un groupe de sécurité synchronisé avec Microsoft 365.
Étape 10 Gérez les utilisateurs de ce site via les services de domaine Active Directory (AD FS) et assurez-vous que les mises à jour sont synchronisées avec Microsoft 365 à l'aide d'Azure Active Directory Connect.
Étape 11 Assurez-vous que les procédures d'administration permettent de mettre à jour les éléments UPN pour tous les nouveaux utilisateurs partenaires et de les convertir en invités une fois qu'ils sont synchronisés avec Office 365.

Créez le portail extranet de votre entreprise avec vos licences Microsoft 365


intranet.ai peut vous aider à créer un portail extranet d'entreprise, en un rien de temps.

Notre solution s'adapte complètement pour créer un portail externe, en utilisant SharePoint Online et tous les outils collaboratifs de Microsoft 365.

Intranet et extranet en un seul endroit

Dans le passé, l'intranet et l'extranet ont toujours été considérés comme des entités et des applications distinctes.

Leur utilisation impliquait des programmes plus spécifiques et les faire communiquer et s'intégrer nécessitait des coûts supplémentaires qui n'étaient guère identifiés lors de l'analyse du projet.

Au contraire, aujourd'hui, intranet et extranet coexistent en harmonie dans la grande sphère moderne des logiciels intranet, l'une des plus grandes avancées réalisées pour le secteur professionnel.

L'intranet contient désormais dans son ensemble, en un seul paquet numérique, également le portail extranet pour éliminer les problèmes de communication ou d'intégration entre les différents logiciels.

L'objectif est d'assurer la collaboration entre les salariés internes et les parties prenantes externes de l'entreprise.

Là où l'intranet est limité, l'extranet commence.

Ainsi, vous pouvez communiquer avec les salariés, les fournisseurs, les partenaires et les clients en un seul endroit numérique, ce qui vous permet de gagner du temps et de l'argent.

En leur sein, des processus numérisés de tous types sont intégrés et optimisés. Ils peuvent varier de ceux appartenant à la sphère du marketing à ceux des Ressources Humaines.

L'objectif est la formation d'un espace de travail numérique dans lequel l'entreprise peut répondre à une variété de besoins différents.

C'est pourquoi il est extrêmement avantageux de disposer à la fois d'un intranet et d'un logiciel extranet, à condition de les mettre en œuvre correctement.

Vous pouvez contrôler les problèmes internes et externes et trouver des moyens modernes de les résoudre.

Qu'est-ce qu'une extranet ? Une adoption facile et sécurisée avec intranet.ai

Si vous avez des doutes quant à l'introduction d'un nouveau logiciel de collaboration pouvant entraîner des problèmes de sécurité et de confusion parmi les employés, ne vous inquiétez pas.

Notre solution a déjà été adoptée par des centaines de petites et moyennes entreprises ainsi que de grandes entreprises qui ont fait confiance à Microsoft 365 pour créer leur environnement de travail numérique.

intranet.ai est un partenaire Gold de Microsoft avec plus de 20 ans d'expérience dans le développement d'applications web dans ce domaine.

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

intranet.ai est l'intranet d'entreprise prêt à l'emploi, conçu pour réduire les coûts et les délais de mise en œuvre, créant un environnement de travail numérique collaboratif et moderne :

  • Prix de départ de 3 650 €/an pour une intranet complète
  • 50+ applications, dont la recherche avancée, le système de gestion de documents, les notifications push via Teams, le profil personnel et les pages FAQ
  • Intégration à 100 % avec SharePoint Online et Microsoft 365

 

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP pour SharePoint et Microsoft 365 depuis 2010.

Giuseppe est le fondateur d'intranet.ai et l'un des plus grands experts en Italie en ce qui concerne Microsoft 365. Depuis des années, il aide les entreprises à créer leur propre environnement de travail numérique dans le cloud de Microsoft, en veillant à l'expérience des utilisateurs.

FAQ sur le portail extranet d'entreprise et comment le construire gratuitement avec votre licence pour SharePoint Online

1. Qu'est-ce qu'un portail extranet et à quoi cela sert en entreprise ?

Un portail extranet est une plateforme logicielle utilisée pour les communications avec les membres extérieurs à l'organisation. Les fournisseurs, les distributeurs et les clients peuvent s'interfacer avec l'entreprise par le biais d'une plateforme qui structure au mieux les process de travail. Il favorise la communication, le partage d'informations, de documents et le transfert de données même importants entre partenaires et organisations.

2. Quelle est la différence entre un intranet et un extranet ?

L'intranet est une plateforme commerciale privée réservée uniquement aux personnes à l'intérieur de l'entreprise, tandis que l'extranet permet la communication avec des personnes extérieures à l'organisation, comme les fournisseurs, les distributeurs et les clients. Les deux sont essentiels pour structurer les processus internes et externes de l'entreprise.

3. Pourquoi l'intranet et l'extranet doivent-ils être intégrés dans les entreprises ?

L'intégration de l'intranet et de l'extranet dans les entreprises permet de rationaliser les processus de communication et de collaboration. Cela favorise la productivité, améliore les relations avec les partenaires externes et offre une meilleure visibilité sur les performances de l'entreprise.

4. Comment créer un portail extranet en utilisant vos licences Microsoft 365 ?

Si votre entreprise a acheté une licence Microsoft 365 incluant SharePoint Online, vous pouvez l'utiliser gratuitement pour construire votre propre portail extranet. Suivez ces étapes : Accédez au Centre d'administration SharePoint, créez une collection de sites privée, saisissez les détails requis, activez le partage externe, autorisez le partage avec les utilisateurs externes, partagez le site extranet avec vos partenaires et gérez les utilisateurs via les services de domaine Active Directory.

5. Quels sont les avantages d'un logiciel extranet dans une entreprise ?

Un logiciel extranet simplifie les processus commerciaux répétitifs, favorise la collaboration B2B, offre une expérience utilisateur améliorée pour les clients, garantit la sécurité des données et permet le suivi des interactions internes et externes. Il permet également une communication en temps réel et une centralisation des informations, ce qui se traduit par des économies de temps et d'argent pour l'entreprise.

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