Améliorez votre entreprise avec une solution de Digital Workplace : définition et examples

Qu'est-ce qu'un espace de travail numérique ? Pourquoi les entreprises l'utilisent ?

Dans cet article, vous découvrirez comment suivre la numérisation en faisant bon usage de ses avantages.

Que les salariés travaillent à distance ou en physique, disposer d'un espace virtuel numérique à l'image de l'entreprise peut présenter de multiples avantages dont les entreprises ne peuvent se passer.

En outre, vous trouverez également 9 caractéristiques clés suggérées par nos experts pour disposer d'une solution d'espace de travail numérique de pointe.

Digital workplace : définition d'un espace de travail numérique

De nos jours, la transformation numérique est présente dans la réalité de chaque entreprise.

Les entreprises d'aujourd'hui doivent intégrer la technologie aux composantes de l'entreprise, qui doivent communiquer et coopérer.

Ce besoin devient encore plus urgent en ces temps de pandémie mondiale et de travail à distance, où les salariés ont besoin de plus de sécurité et des bons outils pour travailler efficacement, même depuis leur domicile.

Les entreprises ont recours à des solutions digitales de pointe en matière d'espace de travail numérique pour repenser leur façon de travailler, de concevoir et de s'organiser grâce aux nouveaux outils numériques.

Les réunions téléphoniques -et pourquoi pas, même les emails- peuvent être entièrement remplacées par des outils de collaboration sophistiqués également appelés groupware, surtout si l'on considère qu'en 2024, Internet est devenu disponible presque partout.

Pour répondre à la question de savoir ce qu'est l'espace de travail numérique, nous pouvons dire qu'il est mieux défini comme un outil conçu pour promouvoir la communication, la collaboration et les processus d'affaires.

Bien qu'il existe plusieurs outils, plus ou moins optimisés pour cette tâche, la plateforme de digital workplace par excellence pour les entreprises a toujours été l'intranet : une plateforme d'entreprise qui permet la gestion digital de tous les flux de communication - qu'il s'agisse de collaboration ou de documentation - de manière numérisée et centralisée, générant ainsi une communauté de salariés parfaitement synchronisée et actualisée en temps réel.

Il y a seulement 15 ans, les intranets étaient de simples sites web au sein de l'entreprise, sur lesquels il était seulement possible de publier des informations internes. Aujourd'hui, les intranets sont les plateformes les plus complètes et les plus collaboratives qui offrent aux salariés tous les outils dont ils ont besoin pour les utiliser de manière centralisée.

Wiki, blogs, organigrammes, carnets d'adresses brillants, espaces de commentaires sociaux, discussions et demandes de rétroaction ne sont que quelques-uns des outils que l'on trouve sur la plateforme de travail numérique d'une entreprise qui a décidé d'investir dans sa numérisation. Les résultats des entreprises qui ont fait ce type de choix sont toujours tangibles en termes de temps, d'argent et d'innovation, comme nous le verrons mieux dans cet article.

Les solutions modernes de Digital Workplace peuvent s'adapter aux changements sans nécessiter de compétences en matière de développement logiciel et garantissent la disponibilité totale des processus d'entreprise (uptime).

Il est prouvé que l'engagement, le sentiment d'appartenance, la vision et la mission de l'entreprise augmentent progressivement lorsque les salariés peuvent percevoir la valeur des outils mis à disposition par l'entreprise.  De plus, pour chaque activité, les salariés trouvent un espace de travail intelligent qui peut les aider - à l'aide d'outils productifs et intuitifs - à trouver les informations dont ils ont besoin, les mettant en contact avec ceux qu'ils souhaitent dans les plus brefs délais.

Aujourd'hui, les solutions d'espace de travail numérique sont toujours un outil complet qui fournit aux salariés un environnement numérique leur permettant de trouver des informations et de contribuer de manière collaborative rapidement.

Les avantages et les bénéfices d'un digital workplace

Ce nouveau paradigme numérique consistant à étendre le bureau physique à un environnement numérique en réseau a de multiples usages.

De la réduction des coûts d'exploitation à l'augmentation de la satisfaction des salariés : il est indéniable que l'utilisation d'une plateforme numérique de lieu de travail peut aider les entreprises, notamment celles qui n'ont pas encore entamé leur processus de numérisation.

• Centralisation des informations, des processus et des autorisations

La centralisation de ces trois facteurs rend l'organisation de l'entreprise plus flexible. Elle s'adapte plus rapidement aux changements dictés par l'activité ou par des réorganisations internes ou des projets spécifiques.

• Réduction des coûts

La possibilité d'utiliser des services en cloud par le biais du SAAS avec des licences d'utilisation vous permet de ne pas acheter - et surtout de gérer - directement du matériel coûteux.

• Rationalisation des coûts de construction

Une solution d'espace de travail numérique n'empêche pas l'entreprise de croître et de se développer même sans espaces physiques. Dans les grandes villes, les espaces de bureaux peuvent être coûteux pour une entreprise en croissance. En outre, une entreprise convenablement numérisée, qui peut rester fonctionnelle même si ses salariés travaillent à distance, peut faire appel à des professionnels qualifiés du monde entier, ce qui réduit également les frais de personnel.

• Une productivité accrue

Les salariés disposant d'outils digitaux de pointe peuvent trouver, partager et synchroniser les informations plus facilement.

• Une plus grande accélération de l'innovation

La possibilité d'exploiter les technologies et les espaces physiques interactifs permet de développer des communications plus rapides et plus stimulantes pour la génération d'idées.

• Attractivité pour les nouveaux talents

Les entreprises qui font preuve d'un haut niveau d'innovation et de technologie sont beaucoup plus attrayantes pour les milléniaux et, par conséquent, pour les talents susceptibles d'apporter une nouvelle valeur ajoutée.

Quelles technologies (et outils) sont utilisées pour une plate-forme de travail numérique de pointe

Sans aller trop loin, les solutions, ou plutôt les outils qui sont derrière le concept d'un lieu de travail numérique, peuvent être considérés en 2 domaines distincts :

• L'environnement technologique qui constitue la plateforme de l'espace de travail numérique. Dans ce cas, il peut s'agir d'une application sur site ou dans le cloud, d'une application mobile ou d'une solution basée sur la virtualisation du bureau du salarié.
• Les outils de collaboration, qui regroupent des fonctionnalités d'interaction en temps réel entre les personnes. Dans ce contexte, on peut trouver des réseaux sociaux d'entreprise, des plateformes de messagerie et de vidéoconférence, des wikis pour centraliser la base de connaissances, des intranets, des documents d'entreprise, etc.

3 nouvelles tendances en matière de Digital Workplace en 2024

Les récentes tendances de la transformation numérique augmentent les fonctionnalités que les solutions de Digital Workplace doivent avoir pour rester compétitives sur le marché en tant que facilitateurs d'ateliers pour les utilisateurs.

De nouvelles fonctionnalités se répandent, ce qui contribue de manière radicale à l'évolution de cet outil. Voici les 3 principales tendances en matière de digital workplace à surveiller en 2024 :

• Analytique

L'analyse des données permet aux administrateurs du système de comprendre comment les salariés utilisent en permanence la solution Digital Workplace afin d'améliorer la plateforme elle-même. Ces améliorations ne concernent pas seulement l'intégration de nouvelles fonctionnalités logicielles. Elles analysent également l'architecture des informations commerciales, les évaluations et les considérations sur les documents les plus recherchés, les pages les plus consultées et les créneaux horaires. Les solutions modernes doivent fournir ces données afin que l'investissement réalisé dans la numérisation soit effectivement mis en œuvre et exploité de la bonne manière.

Découvrez intranet.ai Analytics

• L'intelligence artificielle

  Les algorithmes d'IA peuvent également aider les salariés dans leur vie quotidienne. Par exemple, l'IA permet de personnaliser à la fois les informations et les recherches pour chaque membre de l'entreprise en fonction de ses expériences et de ses besoins.

• Assistants virtuels

  Les plateformes numériques de travail aident également les salariés dans leur routine de travail. Par exemple, le salarié peut demander des informations en temps réel et recevoir des réponses qui lui font gagner du temps dans la recherche de matériel de travail qu'il peut investir dans d'autres activités.

9 caractéristiques UX distinctives d'une bonne plateforme numérique de travail

Si nous devions introduire une plateforme numérique de travail dans l'entreprise, que devrions-nous envisager en adoptant un outil axé sur l'expérience du salarié ?

Voyons maintenant 9 caractéristiques qui doivent être évaluées pour garantir une bonne expérience utilisateur (UX) au salarié qui utilisera votre solution numérique de travail.

1. Une interface utilisateur simplifiée

Avec une interface utilisateur confuse, les salariés ne peuvent pas accéder efficacement au contenu ou aux données stockées sur les sites web. Pour être intuitives et simples, les interfaces utilisateur doivent inclure la marque de l'entreprise afin de représenter au mieux la culture et la marque de l'entreprise sur la plateforme numérique de travail.

Il ne s'agit pas d'investir des sommes importantes dans la personnalisation graphique. Au contraire, l'interface utilisateur doit être simplifiée au maximum, car les salariés passeront beaucoup moins de temps à utiliser l'outil.

L'interface utilisateur doit comporter :

• Une page d'accueil pertinente et engageante avec des actualités personnalisées.
• Des liens rapides vers toutes les fonctions de l'intranet et les applications professionnelles préférées avec un menu ou une barre latérale
• Des notifications pour les conversations ou activités à venir
• Une barre de recherche intelligent
• Un moyen facile de publier, partager ou créer du nouveau contenu.
• Un design intuitif, simple et créatif

2. Recherche intelligente

L'un des principaux avantages d'une solution intranet d'entreprise est de stocker toutes les informations relatives à l'entreprise et aux salariés sur une plateforme unique.

Sans un moteur de recherche efficace, cette richesse d'informations pourrait être perdue. L'ajout d'un moteur de recherche performant rendra votre intranet moderne encore plus productif.

La recherche sera rapide et aidera les salariés à trouver les personnes dont ils ont besoin pour réaliser leur travail.

Un moteur de recherche devrait :

• Rechercher parmi les catégories qui ont été "taggées" dans le contenu pour fournir les bons résultats.
• Rechercher dans la liste des salariés pour trouver les personnes associées à des mots-clés, des catégories ou des compétences.
• Rechercher dans l'ensemble de l'espace intranet (documents, fichiers, présentations, profils, etc.).
• Permettre d'ordonner au moteur de recherche de retourner les résultats les plus importants en fonction de critères personnalisés.

Découvrez notre solution : Recherche intelligente sur l'intranet

3. Création et gestion simplifiées du contenu

Le facteur déterminant d'un lieu de travail numérique est qu'il est centré sur l'utilisateur et encourage les employés par des méthodes de travail collaboratives et plus efficaces.

L'une des meilleures façons d'y parvenir est de donner aux salariés l'espace et la liberté de créer du contenu utile sur la plateforme. De cette manière, les salariés peuvent contribuer à un outil qui deviendra utile pour eux-mêmes et pour les autres.

L'étape suivante consiste à former les salariés et à leur expliquer comment créer un contenu satisfaisant.

Il suffit de leur fournir la bonne technologie, de nommer les membres de l'équipe de gestion de la qualité du contenu et de les laisser s'en occuper personnellement.

Les contenus qui seront publiés doivent être :

• Ciblés, conçus et gérés par l'utilisateur
• Être courts, concis, attrayants et pertinents
• Interactifs pour le lecteur (commentaires, réactions, partages)
• Cohérents avec l'identité de l'entreprise et faciles à créer via une plateforme désignée
• Identifiés par des mots-clés de recherche
• Organisés intuitivement au sein de l'intranet.

Découvrez notre solution : Lire les news de l'entreprise

4. Personnalisation de la solution de travail numérique

L'outil adopté peut apprendre de ses utilisateurs et leur permet de publier du nouveau contenu comme ils le souhaitent.

Grâce à de nombreuses options de personnalisation intégrées, telles que des tags pour les projets et les compétences, le portail recueille ce que chaque utilisateur souhaite voir dans son espace de travail numérique.

Une plateforme de lieu de travail numérique personnalisable est également essentielle pour créer l'environnement de travail numérique parfait pour leurs besoins et être productifs au maximum.

Un intranet qui exprime le mieux le concept de lieu de travail numérique par excellence devrait :

• Permettre la personnalisation de la page d'accueil de l'utilisateur, des liens et de l'organisation du contenu.
• Avoir des widgets de fonctions qui rassemblent des contenus spécifiques de différentes zones de l'intranet sur la page d'accueil de chaque salarié
• Disposer d'un widget permettant aux salariés d'afficher le contenu le plus pertinent par rapport à ce qu'ils désirent voir
• N'autoriser l'accès qu'à des utilisateurs spécifiques en cas de contenu sensible ou particulièrement pertinent.

5. Fonctionnalités sociales

La transformation numérique de la communication interne est fondamentale pour les solutions de lieu de travail numérique, et les fonctionnalités sociales rendent ce développement possible.

Plus les collègues interagissent entre eux de manière efficace et productive, meilleur sera le travail de chacun dans une solution de lieu de travail entièrement numérique.

Les fonctionnalités sociales de l'intranet comprennent, entre autre :

• Des fonctionnalités sociales modernes telles que les commentaires, les reconnaissances, etc.
• L’intégration avec d'autres plateformes de partage déjà utilisées
• Un contenu multimédia facile à partager
• Des applications et fonctionnalités mobiles pour des connexions continues
• Des forums et des salons de discussion pour les échanges.

6. L'expérience des employés

Sur la plateforme numérique de travail, la satisfaction et l'expérience des salariés doivent être au centre de l'attention.

Nous assistons à un passage mesurant le succès des outils adoptés de l'application des connaissances la plus compliquée au feedback le plus qualitatif et narratif.

Cela signifie que le logiciel utilisé pour la solution de lieu de travail numérique doit comporter des options intégrées de commentaires/feedback pour les salariés, dans la mesure du possible.

Créer un système organisé pour gérer ce contenu continu, contenir les problèmes des salariés et mettre à leur disposition l'outil qu'ils souhaitent devient beaucoup plus accessible.

Disposer d'un support avec des options de rétroaction intégrées signifie :

• D'inclure des fonctions de feedback dans les emails ou les messages d'entreprise, ou de se référer à l'historique complet de l'intranet, que les salariés peuvent modifier.
• Créer des zones sociales où les salariés peuvent exprimer leurs opinions sur des sujets spécifiques
• Réaliser des enquêtes régulières pour évaluer la satisfaction des salariés quant à l'utilisation de l'intranet.
• Mettre en place un système de gestion ou d'organisation pour suivre les retours d'information.

7. Gestion administrative déléguée

Les solutions efficaces d'espace de travail numérique permettent aux salariés de devenir les administrateurs de sections ou de contenus spécifiques, même si c'est à un niveau de base.

Cela permet d'alléger la charge de travail du service informatique et de partager la responsabilité d'un intranet de plus en plus performant au sein de l'équipe.

Le choix de tâches administratives simples qui peuvent être facilement déléguées aux salariés améliorera l'utilisation de l'intranet de l'entreprise et sa maintenance globale.

En plus de la gestion des tâches administratives, les salariés devraient également disposer d'un espace pour coordonner les activités des différents projets.

De cette manière, cela les aide à organiser de manière productive le travail en cours sur l'espace numérique de travail.

Les zones d'activité devraient :

• Fournir des liens vers les outils dont les salariés ont besoin pour effectuer leur travail.
• Inclure des "instructions" de base pour des procédures commerciales simples et uniformes
• Gérer le contenu des sites web des différents services
• Inclure des flux de travail ou un calendrier
• Relier les salariés travaillant sur le même projet.

8. Partage de documents et contenu

Un espace désigné est essentiel pour permettre aux salariés de partager des contenus et des documents pertinents.

Un espace où les salariés créent et partagent du contenu, organisé par domaine ou par projet, encourage la collaboration et un accès facile aux documents utiles.

Les portails de travail doivent comprendre :

• Un espace où les salariés peuvent créer et partager des fichiers dans chaque service.
• Un accès rapide aux fichiers les plus utiles et les plus utilisés
• Des outils permettant de partager des documents dans le cadre d'un seul projet ou d'une initiative spécifique
• Un moyen d'informer les autres collègues des nouveaux contenus.

Découvrez notre solution : Découvrez les documents de l'entreprise

9. Une plateforme de travail numérique 100 % mobile et accessible partout

Il va sans dire que cet aspect représente un must-have.

La solution adoptée comme lieu de travail numérique d'entreprise doit être capable de connecter les salariés du monde entier, où qu'ils soient, et potentiellement à tout moment. De cette façon, ils peuvent rester connectés en permanence aux activités de travail et aux différentes conversations.

Les solutions de lieu de travail numérique qui prennent également en charge les appareils mobiles doivent aussi être en mesure d'envoyer des notifications push pour s'assurer que les salariés voient les mises à jour ou les informations cruciales en temps réel dans leur environnement numérique.

Votre application doit offrir :

• Un accès complet au système depuis l'appareil mobile du salarié.
• La possibilité d'enregistrer le contenu pour pouvoir travailler hors ligne
• Une interface intuitive, réactive et facile à consulter pour les écrans plus petits
• Des notifications sont envoyées sur les appareils mobiles par la direction pour informer les salariés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Microsoft 365 offre différents outils de Digital Workplace

La distance au travail n'est plus un obstacle lorsqu'elle est soutenue par des instruments qui amplifient la communication plus que ne le ferait la présence.

Microsoft 365 digital workplace est la solution qui couvre actuellement la plus grande part de marché dans le monde et qui permet d'accéder à des outils innovants et efficaces pour la performance des entreprises.

Voyons quels outils sont mis à disposition, dans le cadre de son abonnement, pour mettre en œuvre les outils nécessaires à un digital workplace.

De nouvelles opportunités avec Microsoft 365

Microsoft 365 est la plateforme on-cloud créée par Microsoft, vendue en mode SaaS, avec des coûts définis en fonction du nombre de licences d'utilisation achetées. Microsoft 365 (anciennement appelé Office 365) fournit des outils conçus et réalisés pour augmenter la productivité et la collaboration sur le lieu de travail.

En plus des applications liées au travail, Microsoft 365 offre un endroit sûr pour vos données professionnelles, car elles sont stockées et centralisées sur le cloud, accessibles uniquement avec les autorisations appropriées.

Parmi la myriade d'applications incluses dans l'abonnement Microsoft 365, voyons les outils les plus adaptés pour réaliser l'espace de travail numérique d'une entreprise.

Sharepoint Online

Sharepoint est l'outil qui permet à l'entreprise de créer facilement des sites internes conformes à l'image de marque de l'entreprise. Il permet également de créer les contenus que l'organisation doit montrer à ses salariés pour les impliquer pleinement dans la dynamique interne. Il s'agit donc de l'instrument par excellence utilisé dans la réalisation d'un lieu de travail numérique et d'un intranet d'entreprise. Avec des applications verticales spécifiques, Sharepoint devient l'outil le plus complet et le plus adopté par les PME et les grandes entreprises.

Lire aussi : Qu'est-ce que Sharepoint et comment il aide les entreprises

Les possibilités offertes par Sharepoint

Pour mieux comprendre ce que Sharepoint vous offre, voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire avec lui :

• Créer, modifier et gérer votre portail de communication pour l'ensemble de la population de l'entreprise, les sites départementaux ou les sites d'équipes de travail spécifiques, les documents et les espaces au sein de l'entreprise, en offrant des solutions de collaboration uniques et modernes.
• Les utilisateurs peuvent trouver toutes les informations essentielles et actualisées de l'entreprise, comme les événements programmés et les alertes. Ils peuvent se déplacer rapidement vers toutes les sources d'intérêt ou vers les services numériques que l'entreprise met à leur disposition.
• La plateforme stimule le travail en équipe. Vous pouvez partager en toute sécurité des fichiers, des documents et des informations avec l'ensemble de l'entreprise et de ses équipes, au sein de l'organisation comme à l'extérieur et sur différents appareils.

Microsoft Teams pour les entreprises

La communication et la collaboration prennent des connotations encore plus fortes avec Microsoft Teams.

L'outil dynamise les activités d'équipe entre les équipes d'un même service et celles de différents services et utilisateurs extérieurs à l'entreprise s'ils en ont l'autorisation.

Il rassemble des informations telles que des supports de projet, des conversations et des applications dans une seule et même application qui assure toujours la synchronisation de toutes les tâches.

L'outil est parfaitement intégré à toutes les autres applications Microsoft 365 telles que Planner, Onenote et Sharepoint Online.

Microsoft Teams: les opportunités

Voici quelques actions possibles que l'entreprise peut mener à bien avec Teams :

• Par exemple, vous pouvez chatter, et appeler par vidéo tous les salariés internes et externes de l'entreprise.
• Les salariés peuvent participer à des discussions de groupe et faire partie de canaux en fonction des projets de travail.
• Les fichiers sont partagés avec tous les membres de l'équipe afin qu'ils puissent collaborer de manière synchrone.
• Un système intelligent de notifications push apporte la communication de l'entreprise présente sur le portail intranet directement au salarié.
• Les équipes peuvent organiser des webinars, des présentations en ligne et des événements en direct pour un maximum de 10 000 participants, pendant 4 heures, et avec la possibilité d'en organiser 15 simultanément.

Yammer : le réseau social d'entreprise

Conçue pour rapprocher les individus, surtout s'ils travaillent dans des lieux ou à des moments différents, la plateforme donne aux salariés la possibilité de recevoir facilement des informations de leurs collègues, d'aider les autres et de partager des connaissances dans l'entreprise, ce qui est au cœur de toutes les réalités commerciales.

Lire aussi : Yammer : un réseau social pour les entreprises

Les salariés peuvent partager des messages ou des questions, à partir desquels ils peuvent générer des discussions entières nécessaires à l'exécution de leur travail, trouver des contenus spécifiques, en apprendre davantage sur la vie de l'entreprise et, par conséquent, accroître leur engagement.

Avec Yammer, la culture d'entreprise est perçue avec beaucoup plus d'intensité, générant un fort sentiment d'appartenance à l'organisation.

Ce point est essentiel pour que les salariés ne soient pas des spectateurs passifs de la vie de l'entreprise mais contribuent naturellement à son évolution.

One Drive : le cloud sécurisé pour les entreprises

En complément de Microsoft Sharepoint Online, Onedrive for Business est un espace de stockage en ligne où vous pouvez partager et collaborer des fichiers.

Les points forts de Onedrive

Les principaux points forts d'Onedrive sont la synchronisation et la compatibilité entre les nombreuses plateformes.

Il permet de créer des fichiers sur son PC et de les modifier sur sa tablette ou son smartphone, en sauvegardant toutes les modifications effectuées.

Onedrive est compatible avec Windows Phone, Android, iOS, et même avec la Xbox.

Il permet au salarié d'accéder au même fichier depuis n'importe quel appareil, sans avoir à l'envoyer par email ou à l'enregistrer sur une clé USB.

De plus, il affiche les modifications en temps réel et permet d'accéder à toutes les versions précédentes du même document.

Pour résumer, Onedrive for Business rassemble les collègues et leur permet de collaborer sur des documents en utilisant un compte d'entreprise.

Avec Onedrive for Business, chaque membre de l'équipe de l'organisation dispose de son propre espace de stockage (de 1 To à un espace de stockage illimité par utilisateur, en fonction du type de licence Microsoft 365 acquis).