Digital Workplace : définition et solutions pour la mise en œuvre

Qu'est-ce qu'un digital workplace ?

Aujourd'hui, la transformation numérique est devenue une réalité concrète dans toutes les organisations, quel que soit leur secteur. La question n'est plus de savoir si, mais comment la mettre en œuvre.

Les entreprises qui réussissent sont celles qui parviennent à intégrer la technologie aux composantes de l'entreprise, en créant un système d'outils numériques qui fonctionnent ensemble pour soutenir les activités quotidiennes.

Le digital workplace est précisément cela : un environnement qui permet aux travailleurs de collaborer et d'accéder à toutes les informations dont ils ont besoin, où qu'ils se trouvent et quel que soit l'appareil utilisé. Un avantage qui devient encore plus central avec la popularité croissante du travail agile ou à distance.

La connectivité étant désormais disponible partout, les entreprises se tournent vers des outils de collaboration avancés, tels que Microsoft Teams, Google Workspace et Slack, qui vont au-delà du concept traditionnel du courrier électronique et des réunions en face à face.

Ces outils offrent un moyen plus dynamique de connecter les équipes, en permettant des réunions virtuelles, des chats en temps réel et des fonctionnalités, grâce à des intégrations spécifiques, pour gérer des tâches complexes, soutenant ainsi une véritable transformation numérique.

Mais qu'est-ce qu'un digital workplace ?

En bref, nous pourrions le définir comme l'ensemble des outils et des technologies conçus pour faciliter la communication, la collaboration et les processus d'entreprise.

Bien que plusieurs plateformes soient disponibles à cet effet, le digital workplace par excellence est l'intranet d'entreprise, c'est-à-dire la plateforme qui centralise et numérise les flux de communication, de collaboration et de documents, créant ainsi une communauté interconnectée.

L'intranet, qui dans le passé était un simple site interne pour partager les nouvelles de l'entreprise, est aujourd'hui une plateforme complète. En intégrant des wikis, des blogs, des organigrammes, des carnets d'adresses et même des espaces sociaux, tels que ceux réservés aux commentaires et aux réactions, il vise à faciliter la communication à tous les niveaux de l'organisation et à soutenir les utilisateurs dans leurs activités quotidiennes.

Les intranets modernes, basés sur SharePoint Online, peuvent être connectés à des outils d'apprentissage et de gestion des connaissances, tels que Microsoft Viva, qui ajoutent de la valeur au lieu de travail numérique en offrant un espace unique de collaboration et de développement des compétences.

Voici donc comment un lieu de travail numérique bien mis en œuvre peut aider une entreprise : avec des plateformes qui peuvent s'adapter au changement, sans nécessiter d'intervention technique constante, et avec des outils qui permettent la continuité de l'activité, la numérisation des activités, des services et des informations, et l'automatisation des processus.

Mais ce n'est pas tout : un digital workplace bien conçu renforce le sentiment d'appartenance à l'organisation, en reliant chaque personne à ses collègues et à la mission de l'entreprise. Il est prouvé que l'engagement des employés augmente lorsque la valeur des ressources fournies par l'entreprise est perçue.

Sur le lieu de travail numérique, ces ressources sont facilement accessibles et peuvent être utilisées non seulement pour effectuer les tâches quotidiennes, mais aussi pour permettre aux utilisateurs d'exprimer leurs idées, leurs opinions et leurs préférences.

Pour les entreprises, investir dans un lieu de travail numérique signifie construire un environnement flexible qui peut s'adapter au changement et fournir aux employés tout ce dont ils ont besoin pour travailler au mieux, aujourd'hui et demain.

 

Digital Workplace : quels sont ses avantages ?

De nombreuses entreprises ne se limitent plus à un bureau physique traditionnel, mais investissent dans la création d'un espace virtuel capable de remplir les mêmes fonctions, mais en mieux.

Comme nous l'avons vu, cet espace est le digital workplace, qui permet à tous les membres d'une organisation de travailler, de communiquer et de trouver les informations dont ils ont besoin en peu de temps et directement à partir d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un téléphone, sans avoir à se rendre au bureau.

Il s'agit d'une nouvelle façon de travailler, qui présente plusieurs avantages : les entreprises peuvent réaliser des économies, les employés peuvent travailler dans différents endroits sans avoir à se déplacer au bureau tous les jours, et les deux parties sont souvent plus satisfaites.

En pratique, le lieu de travail numérique sert à rendre les entreprises plus organisées et plus efficaces, tout en offrant aux travailleurs un environnement moderne et flexible où ils peuvent faire tout ce qu'ils feraient au bureau, mais avec plus de commodité et d'accessibilité.

 

Gestion centralisée

En centralisant les informations, les processus et les autorisations, le lieu de travail numérique peut rendre les processus internes plus agiles, prêts à s'adapter rapidement aux changements dans l'organisation ou sur le marché.

La gestion centralisée améliore également la sécurité et le contrôle des données échangées quotidiennement entre collègues, équipes et départements. En effet , cette centralisation crée un point d'accès unique pour tous les membres de l'organisation, ce qui simplifie la communication et réduit le risque d'erreurs ou de duplication des informations.

En outre, la gestion centralisée favorise la conformité de l'entreprise, en garantissant que les politiques de sécurité et les autorisations sont appliquées de manière uniforme dans tous les processus et systèmes.

Cela permet non seulement de protéger les données sensibles, mais aussi aux responsables informatiques de contrôler et de gérer plus efficacement les accès, en veillant à ce que seules les personnes autorisées puissent consulter ou modifier les informations dans l'espace de travail numérique de l'entreprise.

 

Réduction des coûts informatiques

Un espace de travail numérique basé sur des services en nuage en mode SaaS, tels que SharePoint Online, ou payé à l'utilisation permet aux entreprises d'éviter des investissements coûteux en matériel physique et de réduire de manière significative les dépenses d'exploitation et de maintenance. Grâce à l'évolutivité du cloud, il est possible d'adapter les ressources aux besoins réels, en ne payant que pour ce qui est utilisé et en maintenant ainsi une gestion des coûts plus efficace.

Les solutions avancées d'intelligence artificielle et d'automatisation qui peuvent être intégrées dans le lieu de travail numérique contribuent encore à réduire les coûts opérationnels en optimisant les ressources informatiques impliquées et en limitant les interventions manuelles de l'équipe interne ou des collaborateurs externes.

Par exemple, les outils de surveillance prédictive basés sur l'IA peuvent résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent ou informer le service informatique des menaces éventuelles qui pèsent sur l'infrastructure de l'entreprise.

De cette manière, le lieu de travail numérique réduit non seulement les dépenses liées à l'infrastructure, mais permet également au département informatique de se concentrer sur des initiatives stratégiques telles que l'innovation et l'amélioration continue des processus, augmentant ainsi la valeur globale pour l'entreprise.

 

Rationalisation des coûts immobiliers

Avec la consolidation des modèles de travail hybrides et entièrement à distance, le besoin de grands espaces physiques se fait moins sentir, en particulier dans les zones urbaines coûteuses.

Le digital workplace répond également à ce besoin, en permettant aux travailleurs d'exercer leurs activités depuis n'importe quel endroit et en aidant les entreprises à réduire l'espace de bureau en fonction de leurs besoins opérationnels réels.

Cette approche permet donc de réduire les coûts immobiliers, mais aussi de rendre l'entreprise plus compétitive sur le marché du travail. La possibilité d'opérer à distance permet d'attirer et de retenir des talents qualifiés où qu'ils se trouvent, sans les limites géographiques imposées par les bureaux traditionnels.

 

Une productivité accrue

Le digital workplace offre un accès instantané et centralisé à l'ensemble des informations, documents, contacts et ressources nécessaires pour mener à bien les activités quotidiennes d'une entreprise.

Les travailleurs peuvent ici trouver, partager et mettre à jour des données et des communications en toute transparence, réduisant ainsi le temps nécessaire pour trouver l'information dont ils ont besoin, éventuellement demandée à des collègues par courrier électronique.

L'accessibilité qui caractérise un lieu de travail numérique, et l'intranet d'entreprise en particulier, permet d'accroître la productivité des individus et des équipes, de faciliter la collaboration et d'améliorer la capacité de l'entreprise à répondre rapidement aux problèmes courants.

 

Accélérer l'innovation

Avec un espace de travail numérique, les entreprises peuvent compter sur des plateformes qui intègrent des outils de collaboration virtuelle et des sessions interactives, facilitant ainsi le développement et l'échange d'idées.

Grâce à ces outils, les équipes qui ne travaillent pas au même endroit peuvent participer à des séances de brainstorming, à des ateliers créatifs et à des réunions de conception à distance, multipliant ainsi les possibilités de discussion.

De plus en plus d'organisations expérimentent des environnements immersifs où les travailleurs peuvent interagir et contribuer à des projets communs dans des espaces virtuels réalistes, comme un bureau banal. Ces environnements favorisent la pensée créative et stimulent la collaboration, même dans des contextes de travail hybrides ou à distance.

 

Attirer de nouveaux talents

Un digital workplace bien structuré rend les entreprises plus attrayantes pour les nouvelles générations, telles que les Millennials et la Génération Z, qui représentent une part importante de la main-d'œuvre actuelle.

Les jeunes talents sont souvent intéressés par des environnements d'entreprise caractérisés par un haut degré de numérisation et, par conséquent, capables de promouvoir des modèles de travail axés sur la flexibilité, la durabilité et l'inclusion.

Les entreprises qui investissent dans la transformation numérique et qui favorisent les modes hybrides ou à distance montrent qu'elles sont en phase avec les besoins du marché du travail moderne. Pourquoi ne pas commencer par créer un lieu de travail numérique adapté à leur activité et, surtout, à leur personnel ?

 

Solutions pour créer un digital workplace moderne

Sans entrer dans les détails techniques, les solutions, ou plutôt les outils qui composent le concept de lieu de travail numérique, peuvent être regroupés en deux domaines principaux :

1. L’infrastructure technologique du digital workplace. Il peut s'agir d'applications en nuage, qui sont le choix le plus courant aujourd'hui en raison de leur flexibilité et de la réduction des coûts d'exploitation, mais aussi de solutions sur site pour les entreprises qui ont besoin d'un plus grand contrôle sur des infrastructures spécifiques. Les environnements de travail peuvent être accessibles via des applications web, des applications mobiles ou des solutions de bureau virtuel, telles que Windows Virtual Desktop, qui permettent d'accéder à l'environnement de travail à partir de n'importe quel appareil connecté.
   
   

2. Outils de collaboration. Ces outils permettent une communication et une interaction en temps réel entre les membres de l'organisation. Les solutions de collaboration comprennent les réseaux sociaux d'entreprise, les plateformes de messagerie et de vidéoconférence, telles que Microsoft Teams et Slack, ainsi que les outils et plateformes de gestion des connaissances (par exemple Microsoft Viva). Cela inclut également les wikis, pour centraliser les informations et les ressources de l'entreprise, et les outils de gestion de projets et de tâches, tels que Microsoft Planner, qui améliorent la collaboration entre les équipes.
   
   

SharePoint Online est la solution idéale pour intégrer ces deux domaines.

D'une part, SharePoint offre un environnement technologique de pointe. Comme il s'agit d'une plateforme en nuage, on peut y accéder partout et à tout moment, ce qui présente l'avantage de ne pas obliger les entreprises à investir dans une infrastructure informatique complexe ou coûteuse. Microsoft se charge de la gestion et des mises à jour de sécurité, ce qui permet à l'entreprise de se concentrer sur son cœur de métier.

D'autre part, SharePoint fournit des outils de collaboration qui simplifient l'interaction entre les membres d'une équipe ou d'un département. La plateforme centralise les documents, les ressources et le contenu dans un intranet personnalisable, où toutes les personnes d'une organisation peuvent rapidement trouver ce dont elles ont besoin pour faire leur travail.

Le résultat est un lieu de travail numérique complet, capable de s'intégrer nativement à toutes les applications Microsoft 365 pour répondre à tous les besoins, de la collaboration à la gestion des connaissances, des projets et de la formation interne.

 

Exemple d'intranet SharePoint construit avec intranet.ai

3 nouvelles tendances pour le lieu de travail numérique

La transformation numérique évolue, introduisant de nouvelles fonctionnalités que les lieux de travail numériques doivent pouvoir intégrer pour rester compétitifs et continuer à simplifier le travail des utilisateurs. Trois fonctionnalités principales émergent :

1. Analyse des données : est cruciale pour les administrateurs, car elle leur permet de comprendre comment l'espace de travail numérique est utilisé et, par conséquent, comment l'améliorer pour mieux soutenir les travailleurs. Des outils d'analyse tels que Intranet Analytics d'intranet.ai donnent un aperçu de l'architecture de l'information de l'entreprise et de l'utilisation du contenu dans l'espace de travail numérique. Outre le suivi des pages les plus consultées et des documents les plus recherchés, ils aident à personnaliser l'expérience utilisateur en fonction des habitudes et des besoins des utilisateurs, garantissant ainsi une adoption optimale.
   
   

2. Intelligence artificielle : les algorithmes d'IA ne se contentent pas d'aider les utilisateurs dans leurs recherches, ils vont plus loin en automatisant les tâches répétitives et en fournissant des suggestions proactives basées sur le comportement et le contexte. Par exemple, la plateforme peut anticiper les besoins de chaque travailleur, en lui suggérant des documents pertinents, des collègues avec lesquels collaborer ou des contenus de formation intéressants pour son rôle.
   
   

3. Assistants virtuels : des assistants dotés d'IA peuvent être intégrés dans le lieu de travail numérique pour traiter des demandes complexes. Par exemple, ils peuvent répondre à des questions sur des documents ou des procédures, ou automatiser la réservation de salles de réunion ou l'analyse de rapports détaillés. En ce qui concerne l'intranet SharePoint, l'introduction récente de Copilot, qui s'intègre dans les applications de l'environnement Microsoft 365 pour aider les utilisateurs à effectuer une myriade de tâches, en est un bon exemple.

Interface simplifiée de l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Recherche avancée dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Créer des communications modernes dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Rassembler les ressources préférées dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Interactions avec les actualités de l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Mesurer l'humeur des collègues dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Espace dédié aux différents services dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Créer des groupes de discussion et des projets dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Notifications push via Teams pour l’intranet SharePoint d’intranet.ai

Comment créer une digital workplace avec les solutions de Microsoft 365

Aujourd'hui, la distance n'est plus une limite au travail, grâce à des outils qui favorisent la communication et la collaboration au-delà de la simple présence physique. Microsoft 365, leader mondial du marché, est une plateforme cloud proposée en mode SaaS, avec des coûts basés sur le nombre de licences d'utilisation achetées, et fournit une suite complète d'applications conçues pour augmenter la productivité et le bien-être sur le lieu de travail.

Anciennement connu sous le nom d'Office 365, Microsoft 365 offre non seulement les applications professionnelles les plus populaires, telles qu'Excel, Word et Teams, mais fournit également un environnement sécurisé pour stocker les données de l'entreprise, en les centralisant dans le cloud et en ne les rendant accessibles qu'avec les autorisations appropriées.

Explorons les solutions disponibles dans la suite pour construire votre digital workplace.

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams est l'un des outils de collaboration professionnelle les plus puissants et les plus polyvalents du moment. À une époque où la communication et la flexibilité sont devenues des composantes essentielles de la vie professionnelle, Teams permet aux entreprises de surmonter les barrières physiques et organisationnelles pour offrir un espace où la collaboration à distance devient plus facile et plus naturelle.

Grâce à Teams, les activités d'une équipe dépassent les frontières de son propre service, impliquant des collègues d'autres services et même des utilisateurs extérieurs à l'entreprise lorsqu'ils y sont autorisés. Imaginez que vous puissiez rassembler les conversations, les fichiers et les applications d'un projet en un seul endroit : Teams rend cela possible, et le fait de manière sécurisée et synchrone, de sorte que chacun ait toujours accès aux dernières informations sans compromettre la confidentialité.

L'un des grands avantages de Teams est son intégration transparente avec Microsoft 365. Cela signifie que vous pouvez utiliser des outils tels que Planner pour la gestion des tâches, OneNote pour la prise de notes partagée, SharePoint Online pour l'archivage de documents et même des solutions avancées telles que Microsoft Power Automate, Power Apps et Power BI pour adapter les processus internes à vos besoins, et non l'inverse.

Chaque utilisateur peut chatter ou appeler par vidéo des collègues, internes ou externes à l'entreprise, participer à des canaux dédiés aux projets sur lesquels il travaille et accéder facilement aux documents dont il a besoin. Tout cela dans un contexte synchrone, où le partage de fichiers se fait en temps réel, ce qui permet un flux de travail continu.

En ce qui concerne les événements et les webinaires, Teams est conçu pour accueillir des flux en direct avec des chiffres impressionnants : jusqu'à 20 000 participants, avec une durée maximale de 16 heures. Des caractéristiques importantes pour impliquer l'ensemble du public de l'entreprise et faire en sorte que chaque membre de l'organisation ait le sentiment de faire partie d'une communauté active.

 

Yammer (désormais Viva Engage)

Passons maintenant à la création d'un réseau social d'entreprise avec Viva Engage, l'évolution de la populaire application Yammer de Microsoft 365.

Conçue pour rapprocher les gens, surtout s'ils travaillent dans des lieux ou à des moments différents, Viva Engage facilite la réception d'informations, l'aide aux collègues et le partage des connaissances grâce à la création de communautés dédiées à des projets, des départements ou des sujets transversaux, tels que le bien-être dans l'entreprise et la technologie.

Les membres d'une communauté peuvent partager des messages ou des questions, apprendre de collègues plus expérimentés et avoir un meilleur aperçu de la vie de l'entreprise.

Viva Engage introduit des fonctionnalités avancées pour favoriser l'interaction et la communication bilatérale, telles que les histoires, le coin des dirigeants et les sessions de questions-réponses : de nouveaux outils pour impliquer les collègues et faciliter le dialogue avec les dirigeants.

 

OneDrive

Lorsque nous parlons de gestion et de stockage des données dans le cadre de l'espace de travail numérique Microsoft 365, nous devons nous concentrer sur OneDrive for Business, qui n'est pas seulement un puissant outil de stockage dans le nuage, mais aussi une passerelle pour une collaboration moderne.

OneDrive offre un système de synchronisation sans faille qui permet à chacun de créer un fichier sur son PC et de le récupérer à partir d'une tablette ou d'un smartphone, en gardant toutes les modifications synchronisées.

Il est compatible avec toutes les grandes plateformes, y compris Windows Phone, Android, iOS et même Xbox. Mais ce n'est pas tout : OneDrive s'intègre désormais à de nombreuses applications et plateformes web tierces, offrant ainsi aux utilisateurs une flexibilité sans précédent.

L'un des véritables atouts de OneDrive, cependant, est son accès centralisé aux fichiers depuis n'importe quel appareil, ce qui élimine la nécessité d'envoyer les documents par courrier électronique ou d'enregistrer des copies sur un support de stockage externe. Imaginez le confort de pouvoir visualiser les modifications en temps réel ou d'ajouter des commentaires et des annotations tout en collaborant sur le même fichier avec des collègues, où qu'ils se trouvent.

Il faut également mentionner l'intégration de l'intelligence artificielle, qui aide les utilisateurs à trouver rapidement le contenu dont ils ont besoin, en suggérant des fichiers pertinents et en améliorant la recherche dans les archives.

Enfin, la sécurité: un aspect essentiel, sur lequel OneDrive a fait des progrès significatifs. Grâce à l'authentification à deux facteurs, aux contrôles d'accès avancés, aux étiquettes de conformité et au suivi des activités, les données personnelles et d'entreprise sont toujours protégées, répondant ainsi aux exigences de conformité les plus strictes.

 

FAQ sur le digital workplace

Qu'est-ce qu'un digital workplace ?

Un digital workplace est un environnement virtuel qui combine outils, processus et personnes au sein d'une organisation. Il améliore la collaboration et l'accessibilité aux informations depuis n'importe où, le rendant essentiel pour les environnements de travail flexibles d'aujourd'hui.

Quels sont les avantages d'un digital workplace ?

Les avantages incluent une meilleure collaboration, un accès simplifié aux informations, un soutien au travail à distance, une plus grande agilité et un engagement accru des employés grâce à une communication et un accès aux ressources optimisés.

Quels outils sont couramment utilisés dans un digital workplace ?

Des outils comme Microsoft Teams et SharePoint Online sont populaires car ils facilitent la communication en temps réel, les réunions virtuelles, la gestion des tâches et le partage de documents, créant ainsi une expérience numérique intégrée.

Comment une intranet contribue-t-elle à un digital workplace ?

Une intranet sert de plateforme centralisée pour la communication, la collaboration et la gestion documentaire. Les intranets modernes intègrent des fonctionnalités sociales, la gestion des connaissances et des outils d’apprentissage afin de favoriser une culture d’entreprise connectée.

Quelles tendances influencent le digital workplace ?

Les principales tendances incluent les solutions pour le travail à distance, des outils de collaboration avancés et un intérêt croissant pour le bien-être des employés à travers des systèmes de support intégrés comme Microsoft Viva.

Pourquoi recommande-t-on Microsoft pour l'intégration d'un digital workplace ?

Microsoft 365, notamment avec SharePoint Online et Microsoft Viva, propose des outils performants pour la collaboration, la gestion des documents et l'engagement des employés, en faisant une solution complète pour les besoins du digital workplace.

Comment un digital workplace améliore-t-il l'engagement des employés ?

En facilitant l'accès aux ressources et aux canaux de communication, un digital workplace bien conçu renforce le sentiment d'appartenance et permet aux employés de contribuer activement aux objectifs de l'entreprise.

Quelles sont les principales caractéristiques d’une intranet moderne ?

Les caractéristiques incluent des wikis, des blogs, des organigrammes, des espaces sociaux pour le feedback, des intégrations pour l’apprentissage et des outils de partage des connaissances, contribuant ainsi à une expérience utilisateur fluide.