Microsoft Lists : de quoi s'agit-il et comment les utiliser sur votre lieu de travail

Microsoft Lists est une nouvelle application dans l'écosystème Microsoft 365.

Il n'a jamais été aussi facile d'organiser votre travail et de collaborer avec vos collègues sur l'intranet SharePoint ou dans les groupes Teams.

Les utilisateurs peuvent désormais créer de nouvelles listes au sein d'une même équipe ou ajouter des listes existantes provenant d'un autre site SharePoint auquel ils ont accès.

Microsoft Lists a été créée comme une évolution des listes SharePoint, qui sont largement utilisées par les entreprises pour organiser et suivre les informations internes. Il vous aide à répartir les tâches dans des listes intuitives, intelligentes et flexibles.

Ainsi, vous aurez un meilleur contrôle sur les tâches quotidiennes et serez toujours en contact avec votre équipe car vous travaillerez sur les mêmes priorités.

Avec l'application Lists, vous pouvez :

• Créer des listes pour la routine de travail
• Garder la trace des ressources et des événements
• Gérer votre inventaire
• Insérer des chats, des groupes et des calendriers.

Ces listes sont affichées sur la page d'accueil de SharePoint, qui regroupe en une seule page toutes vos pages préférées et celles que vous avez récemment visitées. Les mises en page sont très similaires.

Vous pouvez trouver les listes d'accueil en vous rendant dans la section Lists d'Office 365. De plus, en affichant vos sites les plus récents et favoris au premier plan, vous pourrez en voir la liste.

Chaque vue est unique et adaptée à vos préférences.

Les listes se trouvent notamment sur SharePoint, Teams et OneDrive for Business. Microsoft Lists est une fonctionnalité des clients de bureau, web et mobile Teams.

Les personnes qui travaillent en groupe utilisent fréquemment Microsoft Lists.

Grâce à cette application, vous pouvez collaborer au sein de votre groupe avec des listes qui utilisent des vues flexibles et intuitives telles que des grilles, des onglets et des calendriers.

Vous pouvez également affiner chaque liste en ajoutant de nouvelles colonnes, en définissant les choix à placer dans les menus déroulants, en modifiant les vues personnalisées et en partageant des liens pour vous assurer que Microsoft Lists fonctionne au mieux pour vous et votre équipe.

Les listes vous aideront non seulement à garder trace des informations, mais elles permettront également à chaque élément de parler de lui-même de manière claire et visuelle.

Dans une expérience intégrée unique, les documents et les conversations sont conservés côte à côte.

L'équipe maintient une synchronisation constante, même face à des changements mineurs.​

Microsoft Lists est une plateforme centralisée permettant d'afficher et de gérer toutes vos listes individuelles et de groupe.

Vous y trouverez toutes vos listes favorites et les plus récentes, ainsi que celles que vous avez partagées directement et celles qui vous ont été communiquées par un groupe Teams.

Vous pouvez choisir parmi quatre vues prédéfinies, ou quatre vues principales, lors de la création de chaque liste :

1. Liste
2. Grille
3. Galerie
4. Calendrier

Lorsque vous créez une liste pour la première fois, la grille est la première page que vous voyez. Elle se compose principalement de lignes et de colonnes qui peuvent être réorganisées et configurées comme vous le souhaitez.

Lorsque vous devez modifier rapidement les informations d'une liste, la grille est la meilleure option.

La liste est similaire à la grille, mais elle ne permet pas de modifier les informations.

La galerie, en revanche, est idéale pour mettre en évidence les listes qui comportent des images.

Lorsque les informations contenues dans les listes comportent des dates, la meilleure façon de tout voir est d'utiliser la vue calendrier.

Vous pouvez également choisir les vues qui correspondent le mieux à vos besoins, et vous pouvez facilement suivre l'évolution de vos activités grâce aux listes que vous avez créées.

Enfin, vous pouvez modifier la couleur d'un élément pour indiquer son état de progression : l'orange indique que le statut est "En cours de révision", tandis que le vert indique que le statut est "Approuvé".

Lorsque l'arrière-plan, la couleur de la police et les icônes répondent à certains critères, ils changent de façon dynamique.

Si vous n’avez pas le temps de créer ces listes à partir de zéro, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez utiliser des modèles de listes déjà faites qui correspondent à l’organisation à laquelle vous appartenez.

En effet, sur l’intranet SharePoint, dans la liste Microsoft, des modèles sur mesure ont été conçus pour des cas d’utilisation spécifiques tels que l’insertion de nouveaux recrutements, le suivi des problèmes, la gestion des ressources, la gestion des itinéraires de voyage et bien plus encore.

Vous pouvez lancer des scénarios communs avec une structure, des modules et des fonctionnalités préconfigurés en un seul clic.

Voici quelques exemples :

• Modèle de gestion des problèmes
  Vous pouvez suivre les problèmes et les résoudre.
  
  
• Modèle d'itinéraire d'événement
  Vous pouvez organiser tous les détails des événements.
  
  
• Modèle de patients
  Vous pouvez enregistrer les besoins et le statut des patients pour que les équipes de soins puissent surveiller et coordonner les activités de soins.
  
  
• Modèle Prêts
  Vous pouvez suivre l'état des demandes de prêt.
  
  

Ces modèles sont accompagnés d'une structure de liste prédéfinie, d'une mise en page de formulaire et d'options de formatage pour la vue de liste et les détails afin de permettre aux utilisateurs de les utiliser rapidement.

Pour confirmer que vous avez choisi le modèle le plus approprié, l'application vous permet d'abord d'accéder à un aperçu de ce à quoi ressemblera la liste, ainsi qu'à quelques exemples de données.

Vous disposez de tous les nouveaux éléments de formatage et vues pour mieux représenter les informations de votre projet et vous remettre au travail une fois que vous avez choisi votre modèle, quel qu'il soit.

Pour que tout le monde soit tenu informé, vous pouvez toujours utiliser des paramètres, des règles et des alertes intelligentes personnalisables.

Pour gagner du temps, il est possible de créer de nouvelles listes à partir de listes existantes en conservant la structure et le formatage, ou d'importer des données de tableaux Excel pour les générer immédiatement.

Une fois que votre liste est prête, où la sauvegarder ?

Que les éléments des listes que vous avez créées et enregistrées soient courts ou longs, complexes ou simples, il est essentiel de collaborer et d'en tirer profit.

Il est possible de partager à la fois des listes personnelles et des listes d'équipe appartenant à des membres de l'équipe.

Vous pouvez partager une liste avec des autorisations de modification ou l'envoyer avec des autorisations de lecture seule.

Si vous ne souhaitez pas tout partager, vous pouvez choisir les éléments que vous souhaitez partager, puis demander un mot de passe pour y accéder.

Vous pouvez également choisir d'autoriser ou non leur modification, ainsi que de fixer une date d'expiration.

Les autres membres peuvent ajouter des commentaires à la liste entière ou aux éléments individuels après que les listes ont été partagées.

Autorisations d'applications

Les interactions de Microsoft Lists : SharePoint, Teams et Planner

Les listes interagissent avec SharePoint.

Chaque fois que vous remplissez un répertoire, vous le verrez dans le démarrage rapide de la page d'accueil - même site Web.

Vous pouvez également ajouter des listes à une page SharePoint en tant que composant Web.

Outre SharePoint, Lists présente toutefois un autre grand avantage : son intégration à Microsoft Teams.

Vous pouvez ajouter une liste comme onglet à votre canal Team, afin d'avoir un accès rapide aux mêmes informations, que vous utilisiez Lists, SharePoint ou Teams.

Il suffit de cliquer sur + pour ouvrir la bibliothèque d'onglets et ajouter une nouvelle instance de l'onglet de l'application Lists à un canal pour commencer.

Voici les fonctionnalités de Microsoft Lists qui vous aideront à gérer au mieux les informations qui circulent quotidiennement dans votre entreprise:

1) Stratégie de contenu pour les réseaux sociaux

Pour organiser et gérer la planification du contenu des réseaux sociaux, utilisez le modèle de planificateur de contenu dans les listes. Par exemple, vous pouvez inclure toutes les images que vous publierez, ainsi que la date d'expiration, la date de publication, etc.

2) Créez une feuille d'accès numérique

Vous pouvez créer une feuille d'accès avec des listes pour enregistrer les informations sur les visiteurs, une image de leur ID et d'autres informations.

De plusieurs façons, cela peut réduire le temps nécessaire à la gestion des identifications et des notifications :

• Lorsqu'un visiteur part, vous pouvez notifier automatiquement votre agent à la porte d'entrée afin qu'il puisse vérifier son véhicule.
• Enregistrez les données des visiteurs afin qu'il ne soit pas nécessaire de les collecter à nouveau lors des visites suivantes.
• Utilisez un registre simple basé sur le cloud.

3) Suivi des tickets clients

Une autre caractéristique utile de Microsoft Lists est la possibilité de le convertir en un programme de CRM léger pour le suivi des tickets clients à l'aide d'un modèle intégré.

Désignez l'agent du service clientèle responsable, incluez une description du problème ou de la question, puis établissez des priorités et suivez l'ensemble du processus.

4) Gestion d'un projet

Supposons que vous ayez besoin de suivre l'évolution d'un projet, mais que vous n'ayez pas besoin d'une application de gestion de projet coûteuse et compliquée.

Dans ce cas, Lists peut facilement gérer un autre flux de travail.

Ajoutez des tâches et des échéances, recevez des notifications lorsqu'une tâche est marquée comme "terminée" ou "problématique", et utilisez la vue calendrier pour visualiser la chronologie complète du projet.

5) Gestion des ressources des appareils

Vous avez la possibilité de suivre facilement les appareils de l'entreprise et les données importantes qui s'y rapportent.

Incluez tous ces détails dans votre liste de ressources pour gagner du temps et éviter de passer des heures à rechercher des informations sur la garantie ou la date du dernier entretien.

Au lieu de faire défiler une liste de noms de feuilles de calcul, une grille visuelle permet de trouver encore plus facilement les éléments dont vous avez besoin en un coup d'œil.

6) Embarquement d'un nouveau salarié ou fournisseur

Le modèle d'onboarding de Lists vous permet de suivre les activités d'onboarding des salariés et des fournisseurs.

En ajoutant une règle de notification, il informe automatiquement le responsable de l'activité suivante.

Lorsqu'un élément "accord de confidentialité" est marqué comme "signé", Lists peut notifier au service des Ressources Humaines que le compte du salarié a été autorisé à accéder au cloud.