Microsoft One Drive : comment fonctionne et à quoi sert

OneDrive est le système d’archivage qui vous aidera à apporter vos fichiers dans le nuage Microsoft.

Voyons ensemble quels sont les principaux avantages de cet outil!

Un petit spoiler : OneDrive vous permet, à vous et à vos équipes, de collaborer sur le même document en temps réel et depuis n’importe quel appareil.

OneDrive stockage : Les principaux avantages

Les principaux avantages de OneDrive sont sa synchronisation multiplateforme et sa compatibilité. OneDrive vous permet de créer des fichiers sur votre ordinateur et de les modifier sur une tablette ou un smartphone tout en sauvegardant toutes vos modifications. Windows Phone, Android, iOS et Xbox sont tous pris en charge.

Par conséquent, vous pouvez accéder au même fichier depuis n'importe quel appareil sans avoir à l'envoyer par email ou à l'enregistrer sur une clé USB. En outre, OneDrive vous permet de suivre les modifications en temps réel et d'accéder à toutes les versions précédentes d'un document. Les modifications peuvent également être apportées par une autre personne avec laquelle vous avez partagé le fichier, ce qui vous permet de collaborer facilement sur un même projet tout en évitant la prolifération de copies multiples.

Un autre avantage significatif de OneDrive est la possibilité de créer et de modifier rapidement des documents Word, Excel, PowerPoint et OneNote en utilisant les versions en ligne de ces programmes.

Vous pouvez accéder en toute sécurité à vos fichiers de n'importe où avec Microsoft OneDrive.

Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un appareil et d'une connexion Internet. Après avoir synchronisé le dossier en cloud sur votre bureau, vous pouvez y accéder même si vous n'avez pas accès à l'internet.

L'un des avantages est que la sécurité est garantie, entre autres choses. Il serait préférable que vous ne la sous-estimiez pas. Vos fichiers sont toujours en sécurité sur OneDrive.

Vous n'aurez pas à vous soucier de la sauvegarde de vos données, car toute modification apportée sera automatiquement enregistrée sur tous les appareils synchronisés.

Pour éviter toute perte de données, il vous suffit d'activer l'option d'enregistrement automatique.

OneDrive for Business

OneDrive for Business est une solution de stockage sur le cloud permettant de suivre les objectifs de l'entreprise.

L'entreprise gère OneDrive for Business, qui permet de partager et de collaborer avec des collègues sur des documents professionnels.

Il offre à chaque membre de l'équipe d'une organisation son propre espace de stockage (de 1 To à un stockage illimité par utilisateur, selon le type de licence Microsoft 365 acquise).

En ce qui concerne cet outil, SharePoint est un produit bien connu qui prend en charge toutes ces fonctionnalités.

SharePoint est utilisé par OneDrive for Business pour donner à chaque membre de l'équipe un endroit où stocker des documents et collaborer avec les autres.

Utilisez OneDrive sur votre smartphone ou votre tablette

Téléchargez l'application et connectez-vous à votre compte professionnel pour utiliser OneDrive sur les appareils mobiles Android et iOS.

Vous pouvez créer de nouveaux dossiers, télécharger ou modifier les fichiers souhaités et gérer les données sur votre appareil mobile une fois OneDrive lancé.

Vous pouvez inviter des personnes à vous consulter ou à collaborer avec vous en partageant des fichiers ou des dossiers avec elles.

Les 7 fonctionnalités principales de OneDrive

OneDrive est un outil fantastique.

Nous avons identifié 7 fonctionnalités qui pourraient vous aider à tirer le meilleur parti de cet outil!

1. Créez un lien vers les fichiers

L'une des propriétés les plus populaires de OneDrive est la simplicité avec laquelle il est possible de partager un document avec quiconque.

Il suffit d'entrer l'URL du document, de s'asseoir et de se détendre.

C'est efficace et rapide, et vous ne recevrez pas le redoutable message "Je ne peux pas ouvrir le document".

Il est vrai que vous pouvez envoyer des documents via Teams, mais il n'y a pas d'option de partage. Vous pouvez copier le lien du fichier, mais assurez-vous que le destinataire a l'autorisation de visualiser le document dans la bibliothèque Teams avant de l'envoyer.

OneDrive, en revanche, dispose d'une option de partage qui vous permet d'envoyer une URL à n'importe qui et constitue l'une des fonctionnalités les plus utiles.

Vous pouvez également affiner vos options de partage sur OneDrive en cliquant sur "Toute personne disposant du lien".

2. Obtenez plus d'espace gratuit

La plupart des formules Microsoft 365 et Office 365 comprennent 1 To de stockage par utilisateur sur OneDrive.

Les administrateurs peuvent augmenter l'espace de stockage jusqu'à 5 To s'il y a plus de 5 utilisateurs sur la même formule. En soumettant un ticket d'assistance à Microsoft, vous pouvez même aller jusqu'à 25 To par utilisateur si nécessaire.

Pour augmenter la limite de stockage pour tous les utilisateurs, allez dans l'"Administration" de OneDrive et sélectionnez "Stockage", puis modifiez le paramètre 1024MB pour la nouvelle limite.

Il n'y a pas de frais supplémentaires associés à l'augmentation de la capacité.

3. Demander un dossier

Vous pouvez occasionnellement demander des documents à un ou plusieurs utilisateurs.

Une fonction utile de OneDrive vous permet d’effectuer une demande.

Les utilisateurs peuvent envoyer un email à d'autres personnes pour leur demander de télécharger du contenu dans un dossier spécifique à l'aide de la fonction "Demander un fichier".

Sélectionnez un dossier sur l'écran principal de OneDrive, cliquez sur les trois points à droite du nom, et sélectionnez "Demander un fichier" pour générer cet email de demande. Un écran similaire à celui ci-dessous apparaîtra :

La fenêtre "Envoyer une demande de fichier" apparaîtra après que vous ayez cliqué sur "Suivant".

L'URL permettant de télécharger le contenu vers le dossier OneDrive for Business est incluse dans l'email envoyé à partir de ce formulaire.

La fonction de demande de fichiers est un excellent moyen de rassembler et de concentrer en un seul endroit tous les fichiers dont vous avez besoin pour le traitement.

4. Activer la synchronisation

La possibilité de synchroniser les fichiers du PC ou de l'ordinateur portable d'un utilisateur est l'une des principales caractéristiques de OneDrive.

Les utilisateurs peuvent travailler sur des fichiers localement pendant que le service de synchronisation est en cours d'exécution, et les modifications sont poussées vers le cloud.

En outre, les emplacements du dossier Documents peuvent être synchronisés, ce qui garantit que les documents importants sont disponibles à la fois localement et dans le cloud.

Le service de synchronisation étant intégré à Windows 10, vous n'aurez pas besoin de le télécharger séparément. Toutefois, si c'est le cas, vous pouvez installer le service en allant dans Start et en tapant "OneDrive".

Pour commencer le processus d'installation, cliquez sur l'application. L'icône du nuage dans la barre d'état système vous permettra alors d'accéder à OneDrive.

Vous pouvez également vous rendre sur onedrive.microsoft.com et cliquer sur sync pour activer le client.

Vous apprécierez également l'intégration de OneDrive à l'Explorateur de fichiers de Windows une fois qu'il sera installé.

5. Faites attention à la fonction "Fichier à la demande"

Imaginez ce scénario.

Un collègue publie plusieurs fichiers importants sur le groupe de travail Teams.

Vous devez quitter d'urgence, mais vous avez installé le client de synchronisation et vous vous dites: "Pas de problème, je les ai synchronisés sur mon ordinateur portable et je peux les voir quand je suis à l’extérieur".

Vous ouvrez l'ordinateur portable et voyez une icône de nuage à côté des fichiers. Cependant, en cliquant sur un fichier, celui-ci n'est pas accessible. Que s'est-il passé?

La fonction "Fichier à la demande" est activée par défaut, c'est ce qui s'est passé.

Le contenu qui apparaît dans le nuage est marqué comme étant uniquement disponible dans le nuage par la fonction "Fichiers à la demande". Par conséquent, l'ajout d'un fichier à un référentiel de fichiers Teams ne sera pas automatiquement synchronisé.

Il ne sera pas disponible hors ligne tant que vous n'aurez pas ouvert le fichier.

Si vous souhaitez conserver un fichier ou un dossier important sur votre ordinateur, faites un clic droit dessus et choisissez "Toujours conserver sur ce périphérique".

Vous pouvez également désactiver cette fonction dans le client OneDrive en l'ouvrant et en allant dans "Aide et paramètres" -> "Paramètres", puis en décochant la case Files On Request.

6. Définissez la vitesse de téléchargement

Au début, vous devrez peut-être contrôler le flux de données téléchargées, surtout si OneDrive est introduit dans l'entreprise pour la première fois.

Plusieurs entreprises ont été confrontées à des problèmes de ralentissement de services essentiels lorsque des centaines, voire des milliers de nouveaux utilisateurs activent la synchronisation et commencent à télécharger du contenu en même temps.

Étant donné que les fichiers stockés dans le cloud ne sont pas automatiquement téléchargés vers les clients lorsque la fonction "Fichier à la demande" est activée, cela réduit considérablement l'impact sur le réseau.

Le client de synchronisation OneDrive dispose de contrôles de bande passante intégrés pour vous aider à gérer votre réseau.

Pour afficher les paramètres, faites un clic droit sur le client de synchronisation OneDrive for Business et sélectionnez "Paramètres" -> "Réseau".

7. Protéger les données sur les appareils mobiles

Pour résumer, OneDrive vous permet de protéger vos fichiers sans utiliser d’applications tierces.

Choisissez simplement un mot de passe pour vos appareils mobiles et profitez des plus hauts niveaux de sécurité de Microsoft.