Connecteurs SharePoint : intégrations et cas d’usage métier

Connecteurs SharePoint : de quoi s'agit-il ?

L’intégration entre applications et services est un facteur déterminant pour garantir une collaboration efficace entre départements et professionnels, tout en améliorant l'efficacité globale de l’organisation. Dans cette optique, les connecteurs SharePoint permettent de relier la plateforme SharePoint Online à une multitude de systèmes externes, dans le but de simplifier la gestion des données et l’échange d’informations dans le digital workplace de l’entreprise.

Il s’agit d’outils qui permettent de connecter SharePoint à d’autres applications, plateformes ou bases de données, pour synchroniser les données partagées et automatiser les processus internes, en élargissant les capacités de SharePoint comme socle d’une infrastructure numérique complète.

Si SharePoint a été conçu pour faciliter la collaboration et la gestion des contenus, en offrant la possibilité de stocker les fichiers de l’entreprise dans des listes et bibliothèques de manière centralisée, la présence des connecteurs constitue une extension supplémentaire de ces fonctionnalités, car elle permet d’établir une connexion directe avec d’autres applications.

Les connecteurs SharePoint doivent donc être compris comme un ensemble de composants permettant l’échange de données entre la plateforme Microsoft 365 et des environnements externes. L’intégration peut aller du simple chargement de fichiers dans une bibliothèque documentaire jusqu’à des workflows plus complexes impliquant la mise à jour de listes et de bibliothèques à partir de données issues d’un système ERP ou CRM externe.

Plus en détail, le terme "SharePoint Connectors" englobe aussi bien les solutions développées nativement par Microsoft que les produits tiers exploitant les API et services web de la plateforme.

La différence réside dans l’étendue des opérations prises en charge et dans le niveau de spécialisation.

Du côté natif, Microsoft propose des connecteurs intégrés dans des outils comme Power Automate, Power Apps et Power BI, qui offrent des actions et déclencheurs préconfigurés pour créer, lire et mettre à jour des données dans les listes et bibliothèques documentaires de SharePoint. Ces connecteurs natifs sont particulièrement utiles pour ceux qui souhaitent configurer rapidement des workflows récurrents sans compétences en développement.

Il convient toutefois de préciser que Power Automate propose à la fois des connecteurs standards et des connecteurs premium, chacun soumis à des conditions de licence spécifiques. En pratique, si les connecteurs standards sont accessibles avec les licences de base de Power Automate, l’utilisation des connecteurs premium nécessite l’achat de licences supplémentaires.

Aperçu des connecteurs disponibles dans Power Automate

En plus des connecteurs officiels, il en existe également développés par des tiers.

Certaines entreprises spécialisées dans l’intégration logicielle, comme intranet.ai, proposent leurs propres adaptateurs spécifiques à SharePoint, conçus pour simplifier les processus de lecture et d’écriture de données.

Ce sont des solutions qui s’inscrivent généralement dans des architectures plus complexes, où de multiples sources (ERP, CRM, bases de données héritées) sont intégrées à SharePoint utilisé comme dépôt documentaire.

Un autre aspect à considérer concerne la migration depuis des environnements On-Premise vers SharePoint Online.

Dans de nombreux cas, les entreprises disposent d’installations anciennes qui ne répondent plus à leurs besoins en matière de scalabilité et de flexibilité. C’est là que les connecteurs contribuent à simplifier la migration, en reliant les anciennes solutions on-premises aux nouveaux environnements cloud, tout en activant progressivement l’utilisation des services les plus modernes.

Structure d’une requête entre Power Apps et SharePoint via un connecteur

Cela améliore l’accès aux données, qui devient centralisé, car les informations issues de différents systèmes sont regroupées dans un référentiel unique. Un exemple typique est celui de la gestion documentaire : lorsqu’une facture est créée dans un système ERP, un connecteur SharePoint peut l’enregistrer automatiquement dans la bibliothèque dédiée, en l’étiquetant avec les métadonnées nécessaires pour en faciliter la recherche par les utilisateurs concernés.

Terminons avec un facteur qui est peut-être le plus important en termes d’avantages : la possibilité de faire évoluer et de personnaliser les workflows.

Grâce aux connecteurs SharePoint, une entreprise peut commencer par des solutions d’automatisation simples (comme la mise à jour de listes), puis élargir progressivement son champ d’action, jusqu’à inclure la gestion de volumes de données importants et l’intégration avec un nombre croissant de services.

Connecteurs SharePoint : intégrations avec Microsoft 365 et outils tiers

Microsoft 365 propose une série d’applications conçues nativement pour interagir avec SharePoint, via des connecteurs intégrés qui simplifient l’automatisation des workflows et la création de solutions personnalisées. L’objectif est de relier applications, données et processus de manière cohérente, en tirant parti des capacités de SharePoint Online en tant que référentiel et point central.

Power Automate, anciennement connu sous le nom de Microsoft Flow, utilise le connecteur SharePoint pour créer des workflows automatisés. Cela signifie qu’il est possible de déclencher une action spécifique lorsqu’un événement se produit dans SharePoint, par exemple :

• Lorsqu’un nouvel élément est ajouté à une liste.
• Lorsqu’un fichier est chargé dans une bibliothèque de documents.

Prenons le cas d’un utilisateur qui met à jour un enregistrement dans une liste SharePoint. À ce moment-là, Power Automate peut :

1. Envoyer un email au service concerné.
2. Copier les données mises à jour dans un logiciel CRM ou dans une feuille Excel stockée sur OneDrive.
3. Envoyer une notification aux utilisateurs responsables dans Teams.

L’intégration avec Power Apps permet quant à elle de créer des applications low-code, c’est-à-dire des applications dont le développement ne nécessite pas de compétences en programmation. Ces applications permettent de lire et modifier les données directement depuis SharePoint.

Par exemple, un département peut créer une application pour recueillir des demandes internes, connectée à une liste SharePoint. Ou encore, un entrepôt peut utiliser une application pour suivre les stocks, avec des mises à jour en temps réel.

Le connecteur SharePoint fonctionne également avec Power BI, en permettant de connecter des listes et bibliothèques pour créer des rapports et tableaux de bord interactifs, représentant graphiquement les données stockées dans SharePoint en temps réel.

Dans ce cas, une équipe peut analyser les données des tickets de support recueillis dans une liste SharePoint pour identifier les problèmes les plus fréquents. Ou bien, un manager peut suivre l’avancement d’un projet en analysant les fichiers chargés dans SharePoint.

Les exemples ci-dessus montrent comment SharePoint a évolué ces dernières années pour devenir un hub capable de faire le lien entre différentes plateformes, facilitant l’intégration des données et des processus métier.

Un autre exemple de cette évolution se retrouve dans Microsoft Lists, l’application issue des listes SharePoint. Autrefois utilisées principalement pour collecter des données de manière structurée, les listes peuvent désormais être présentées via une interface plus intuitive, sous forme de tableaux de type Kanban.

Mais l’évolution ne s’arrête pas à l’interface. Avec Microsoft Syntex, les capacités de SharePoint sont enrichies par l’intelligence artificielle et le machine learning. Syntex permet d’automatiser des opérations qui auparavant exigeaient des procédures manuelles fastidieuses. Par exemple, si l’entreprise traite un grand nombre de factures, Syntex peut automatiquement reconnaître les champs clés comme le montant, la date et le nom du client, et les renseigner dans les métadonnées du document.

Il en va de même pour tout type de documentation : Syntex peut classer les fichiers selon leur contenu, générer des dossiers ou des workflows sans que l’utilisateur ait besoin d’intervenir manuellement pour organiser les documents.

Au-delà des intégrations avec Microsoft 365, SharePoint peut également agir comme connecteur pour des systèmes externes.

Dans certains services, les activités sont gérées via des applications comme Trello, Asana ou Monday.com. Cependant, comme ces plateformes sont généralement isolées du reste du digital workplace, la documentation jointe aux différentes tâches finit souvent par se disperser.

En connectant Trello ou Asana à SharePoint, les membres d’une équipe peuvent configurer un flux automatisé pour créer dans SharePoint les dossiers correspondant aux nouvelles tâches planifiées. De cette façon, tous les documents liés aux activités sont stockés dans un seul référentiel, synchronisés avec les cartes, tout en bénéficiant des fonctionnalités de SharePoint en matière de gestion des versions, de permissions et de gouvernance.

Galerie des connecteurs disponibles dans Microsoft 365

Le même raisonnement s’applique aux entreprises qui utilisent des systèmes externes de gestion de la relation client, comme Salesforce. Dans certains cas, gérer des documents de vente, des contrats ou du matériel marketing directement dans le CRM peut s’avérer inefficace et assez coûteux, tandis que SharePoint est conçu spécifiquement pour la gestion et le partage documentaire.

En connectant les deux plateformes, chaque nouvelle opportunité ou chaque compte créé dans Salesforce peut automatiquement générer des dossiers dans SharePoint, maintenant ainsi un alignement constant des informations. Il en résulte un flux de travail intégré dans lequel les commerciaux chargent contrats et propositions dans SharePoint, tout en les consultant facilement depuis le CRM.

Une autre intégration de plus en plus demandée concerne les services de signature électronique comme DocuSign ou Adobe Sign. Quiconque traite des documents contractuels sait combien il peut être fastidieux de télécharger un fichier, l’envoyer au client, attendre la signature, re-télécharger la version signée et la recharger dans le référentiel final.

Avec un connecteur actif sur SharePoint, un simple clic suffit pour lancer un flux de signature électronique. Le document quitte SharePoint, est envoyé au destinataire, signé, puis revient automatiquement dans sa bibliothèque d’origine, accompagné de tous les métadonnées confirmant la validité et la date de la signature.

Il existe aussi des cas d’usage dits "non conventionnels".

Il est possible de créer une base de connaissances d’entreprise sur SharePoint, enrichie par un chatbot de Power Virtual Agents capable de répondre aux questions les plus fréquentes des utilisateurs. Prenons l’exemple du domaine financier : les listes SharePoint contenant des données budgétaires ou de dépenses peuvent alimenter en temps réel un rapport Power BI hébergé dans une page de l’intranet ou sur le site du service concerné.

Dans le secteur événementiel, la gestion de salons et conférences peut être optimisée en intégrant une liste de participants avec les aspects logistiques (réservations d’hôtels, matériel de présentation), afin de tout centraliser dans un portail unique et synchroniser automatiquement les emails d’invitation ou de relance avec des outils comme Mailchimp.

Le service RH, de son côté, peut tirer parti de l’intégration avec LinkedIn Talent Hub pour recevoir les CV et candidats à évaluer, avec la possibilité de sauvegarder chaque document dans des dossiers spécifiques, de lancer des workflows d’approbation et de créer des notifications personnalisées pour les responsables.

Intégration entre SharePoint et DocuSign

Il existe tout un écosystème de solutions développées par des tiers (plateformes ou fournisseurs individuels) qui élargissent les possibilités d’intégration, particulièrement utiles pour gérer des processus spécialisés ou connecter des services qui ne font pas partie de l’offre Microsoft.

Ces fournisseurs proposent des connecteurs dédiés à SharePoint au sein de leurs propres plateformes, souvent appelées iPaaS (Integration Platform as a Service), qui, grâce à des procédures et des flux préconfigurés, permettent de lire et d’écrire des données sur SharePoint sans avoir à développer chaque appel API depuis zéro.

Concrètement, l’utilisateur dispose d’une interface graphique lui permettant de construire ses propres flux d’intégration, en définissant comment s’authentifier sur les différents systèmes, comment mapper les champs (par exemple ceux d’un CRM ou d’un ERP) sur des listes ou bibliothèques SharePoint, et comment réagir aux erreurs d’exécution.

Cependant, lorsqu’on utilise un connecteur tiers, certains aspects doivent être évalués, comme la qualité du support technique et la fréquence des mises à jour.

À cet égard, il convient de noter que Microsoft publie régulièrement de nouvelles versions des API de SharePoint ou met à jour celles déjà existantes, afin d’en étendre ou améliorer les fonctionnalités. Si le connecteur tiers ne suit pas ces évolutions, l’entreprise pourrait rencontrer des dysfonctionnements ou des problèmes de compatibilité susceptibles de nuire à l’efficacité de l’ensemble de l’infrastructure numérique.

Cela dit, les capacités des connecteurs tiers peuvent s’avérer précieuses lorsqu’il s’agit de connecter des plateformes comme Google Cloud ou d’autres services externes de stockage et d’analyse de données.

Un cas typique se présente lorsqu’une entreprise possède un entrepôt de données sur Google Cloud et souhaite synchroniser certains jeux de données avec SharePoint. Dans un tel scénario, le connecteur peut surveiller des dossiers ou des dépôts sur Google Cloud Storage et transférer automatiquement les rapports ou fichiers générés vers une bibliothèque documentaire. Ainsi, les utilisateurs n’ont pas besoin de consulter plusieurs portails pour accéder à la dernière mise à jour, car tout est centralisé dans SharePoint, qui devient le cœur du flux de travail.

La même logique s’applique aux systèmes d’intégration de données plus complexes tels que Informatica Cloud Data Integration ou la Mulesoft Anypoint Platform. Ces environnements agissent comme des "nœuds" où convergent les données de divers systèmes d’entreprise, des CRM et ERP aux bases de données relationnelles et aux services cloud. Dans ce contexte, le connecteur pour SharePoint permet de livrer les données traitées, sous forme de documents ou d’enregistrements, directement dans les bibliothèques et listes SharePoint.

Chaque flux d’intégration permet ainsi de disposer dans SharePoint de la dernière mise à jour en provenance des systèmes de production, de vente ou de logistique, avec des avantages évidents en termes de centralisation et de disponibilité de l’information.

Comme nous l’avons vu, l’existence de connecteurs natifs Microsoft et de connecteurs tiers élargit considérablement les possibilités d’intégration. D’un côté, on peut exploiter des outils comme Power Automate pour orchestrer les processus de base dans Microsoft 365 ; de l’autre, on peut recourir à des solutions iPaaS pour gérer des scénarios plus complexes où SharePoint n’est qu’un acteur parmi d’autres.

Il va de soi que le résultat final est une flexibilité accrue, qui permet au service informatique de choisir, au cas par cas, la stratégie la plus adaptée aux besoins de chaque projet ou département.

Connecteurs SharePoint : cas d’usage et exemples d’adoption

Lorsqu’il s’agit d’introduire un connecteur SharePoint dans l’écosystème de l’entreprise, l’attention se concentre souvent uniquement sur l’aspect technique de l’intégration. En réalité, la véritable valeur émerge surtout lorsque l’on considère les situations dans lesquelles ces connecteurs peuvent simplifier le quotidien des collaborateurs.

Justement parce que SharePoint Online est devenu un hub aussi polyvalent, l’utilisation d’un connecteur apporte des avantages importants dans les situations où différents systèmes doivent interagir avec un référentiel documentaire centralisé.

Il peut donc être utile d’examiner certains de ces cas d’usage.

Un premier exemple emblématique concerne les utilisateurs de Dynamics 365 Business Central pour gérer des processus financiers et administratifs impliquant de grands volumes de documents tels que les factures et les bons de commande.

L’intégration entre cette solution et SharePoint élimine la majorité des tâches de chargement et d’archivage. Dès qu’une facture est émise dans Business Central, le connecteur peut générer un PDF de l’opération et le transférer dans un dossier dédié sur SharePoint, en y associant des métadonnées pertinentes comme le numéro de facture, la date de création et le statut de paiement. Ainsi, le service comptable et le service administratif peuvent retrouver immédiatement tous les documents nécessaires, rassemblés en un seul endroit, sans avoir à les chercher dans plusieurs systèmes.

En plus de Dynamics 365, de nombreuses entreprises utilisent d’autres ERP de classe entreprise (comme SAP) ou des CRM développés sur mesure. Il s’agit de plateformes puissantes mais souvent complexes, capables de générer des flux de données qui nécessitent un important travail de traitement s’ils ne sont pas correctement gérés, allant de la gestion des stocks aux nomenclatures de production, en passant par la gestion des expéditions.

Dans le cas de SAP, le connecteur pour SharePoint peut intercepter les documents d’expédition nouvellement créés et les rendre immédiatement disponibles dans une zone dédiée à la logistique, prévue dans l’intranet ou dans un site d’équipe SharePoint. Grâce à cette intégration, les services opérationnels peuvent éviter totalement d’entrer dans le portail SAP pour consulter l’état des marchandises ou télécharger les bons de livraison.

Si l’on se tourne vers le secteur e-commerce, l’utilisation d’un connecteur devient presque indispensable.

Les boutiques en ligne génèrent quotidiennement des commandes, des tickets de caisse, des reçus de paiement et des bordereaux d’accompagnement numériques. Ce sont tous des documents qui, pour être facilement retrouvés, doivent résider dans un système centralisé et bien structuré. Un flux d’intégration capable de transférer les données du portail de vente vers SharePoint permet de rassembler, sur une plateforme unique, les informations comptables et la documentation d’accompagnement (par exemple, les politiques de retour ou les contenus marketing associés).

En cas de besoin, les départements finance, marketing et service client peuvent collaborer sans devoir utiliser plusieurs outils ; au contraire, ils trouvent dans le référentiel SharePoint la seule source de vérité pour tous les aspects liés aux commandes et aux clients.

De façon analogue, le même principe s’applique aux systèmes de ticketing.

Si le CRM enregistre les signalements, mais que l’équipe d’assistance souhaite suivre chaque évolution dans une liste SharePoint, le connecteur se charge de synchroniser les données d’un système à l’autre. De cette façon, le statut d’un ticket, les notes opérationnelles et les documents associés (captures d’écran, manuels ou procédures) sont gérés directement dans SharePoint, où il est possible de configurer d’autres automatisations ou règles de notification.

Un cas particulier concerne les environnements hybrides, dans lesquels une partie de l’infrastructure est encore on-premise (souvent pour des raisons historiques ou de sécurité), tandis que d’autres composants résident dans le cloud de Microsoft 365.

Dans ces situations, les connecteurs peuvent jouer un rôle de pont, permettant de transférer progressivement les charges de travail vers SharePoint Online ou de maintenir la synchronisation entre les deux environnements.

Un exemple est celui d’une application legacy on-premise qui continue à générer des commandes ou des rapports, lesquels doivent tout de même être versés dans SharePoint Online pour être partagés avec les équipes à distance. En configurant un flux d’intégration, chaque nouveau fichier créé dans le dossier local est immédiatement chargé dans le cloud, où il peut être visualisé, modifié et approuvé avec une gestion centralisée des droits d’accès.

À ce sujet, il convient de mentionner le connecteur Microsoft Graph pour SharePoint Server, qui permet aux utilisateurs de rechercher des contenus archivés dans SharePoint On-Premises ou d’utiliser ces contenus dans Copilot, en facilitant l’indexation des documents et des pages du site depuis l’instance « serveur » et en améliorant ainsi l’accessibilité des données de l’entreprise.

Pour que tous ces scénarios d’intégration soient couronnés de succès, il est essentiel que l’entreprise planifie une analyse initiale de ses besoins, en définissant quels systèmes doivent communiquer entre eux et à quelle fréquence.

Intégrer "tout avec tout" sans discernement peut générer plus de confusion que d’avantages, en plus d’alourdir les performances globales du digital workplace.

Parallèlement, il devient important de former le personnel chargé de gérer et de superviser la nouvelle configuration des flux de travail, ainsi que de définir des règles de gouvernance claires.

En matière de gouvernance, on peut commencer par des questions comme :

• Qui doit être autorisé à créer ou modifier un connecteur ?
• Qui est responsable de la résolution des éventuelles erreurs ?

Il est recommandé de commencer par un projet pilote, éventuellement centré sur un seul département ou un processus clé, pour ensuite étendre progressivement l’adoption des connecteurs à d’autres domaines, en tirant parti des ajustements inévitables qui surviennent en cours de route.

Dans tous ces exemples, l’élément commun reste la présence de SharePoint comme "point d’arrivée" (et souvent de départ, pour les entreprises qui basent déjà leur environnement de travail numérique sur la technologie Microsoft).

C’est cette vision qui rend réellement puissante l’idée d’un connecteur vers SharePoint, car il ne s’agit pas simplement de mettre en place un mécanisme d’échange de données, mais de transformer l’infrastructure informatique de l’entreprise pour la rendre plus flexible, évolutive, maîtrisable et sécurisée.

Que sont les connecteurs SharePoint ?

Les connecteurs SharePoint sont des outils qui permettent de relier SharePoint Online à d’autres applications, plateformes ou bases de données. Ils servent à synchroniser les données et à automatiser les processus métier, transformant SharePoint en un hub numérique pour la gestion centralisée de l’information.

Les connecteurs SharePoint sont-ils inclus dans Microsoft 365 ?

Oui, Microsoft 365 inclut des connecteurs natifs intégrés dans des outils comme Power Automate, Power Apps et Power BI. Certains sont disponibles avec les licences de base, tandis que d’autres nécessitent une licence premium, mais tous permettent de créer des flux automatisés pour lire, mettre à jour et gérer les données dans SharePoint.

Existe-t-il des connecteurs tiers pour SharePoint ?

Oui, il existe également des connecteurs développés par des tiers, souvent proposés via des plateformes iPaaS. Ces solutions permettent d’intégrer SharePoint avec des ERP, CRM, Google Cloud et d’autres services, en offrant des interfaces graphiques pour construire des flux personnalisés et des scénarios d’intégration avancés.

Quels sont quelques exemples pratiques d’utilisation des connecteurs SharePoint ?

Les connecteurs peuvent automatiser l’archivage de documents depuis des systèmes ERP, créer des applications métiers connectées à SharePoint, générer des notifications et des flux d’approbation, construire des tableaux de bord en temps réel, intégrer des signatures électroniques et prendre en charge des chatbots et de l’intelligence artificielle dans des bases de connaissances d’entreprise.

Les connecteurs fonctionnent-ils aussi dans des environnements hybrides ?

Oui, les connecteurs sont également idéaux pour des environnements mixtes cloud/on-premise. Ils permettent de synchroniser les données entre systèmes locaux et SharePoint Online, facilitant la transition vers le cloud. Microsoft Graph propose aussi un connecteur spécifique pour SharePoint Server, utile pour la recherche et l’indexation des contenus legacy.

Une gouvernance est-elle nécessaire pour utiliser les connecteurs ?

Oui, c’est essentiel. Les entreprises doivent définir qui peut créer ou modifier les connecteurs, qui gère les erreurs et comment surveiller l’efficacité des flux. Il est recommandé de commencer par un projet pilote et de former le personnel pour garantir la sécurité, la fiabilité et l’évolutivité des intégrations.

Les connecteurs peuvent-ils être utiles pour migrer depuis des systèmes legacy ?

Absolument. Les connecteurs facilitent la migration depuis des environnements legacy ou on-premise vers SharePoint Online, en permettant un transfert progressif des données et des processus. Cette approche garantit la continuité opérationnelle et une centralisation efficace de l’information d’entreprise dans le cloud.