Consultants SharePoint :
pourquoi choisir intranet.ai ?

Créer un site avec SharePoint Online est simple. Mais faire d'un site comme intranet le cœur de votre lieu de travail numérique ne l'est pas.

Dans cet article, nous allons explorer le rôle des consultants Microsoft SharePoint, c'est-à-dire les professionnels qui aident les entreprises à exploiter au mieux les possibilités de la plateforme en matière de gestion documentaire et de communication interne. Nous examinerons les avantages et les inconvénients du recours à des consultants SharePoint pour personnaliser et optimiser l'utilisation des sites d'entreprise, et nous découvrirons pourquoi les services de consultance ne donnent pas toujours les résultats escomptés.

Enfin, nous présenterons intranet.ai : la solution que nous avons conçue pour augmenter la productivité, la collaboration et le bien-être de tous au sein de l'entreprise, au-delà d'une simple consultance SharePoint.

Consultants SharePoint : qui sont-ils et que font-ils ?

SharePoint Online de Microsoft 365 est utilisé pour créer des sites d'entreprise à la pointe de la technologie, où vous pouvez

• numériser les archives de l'entreprise, les migrer vers le cloud de Microsoft pour permettre une collaboration en temps réel sur les documents et un accès à partir de n'importe quel appareil ;
• partager des contenus ciblés, tels que des articles d'actualité, des annonces de services et des bulletins d'information ;
• organiser des espaces réservés aux services et ressources utiles aux travailleurs ;
• créer des pages dédiées à des départements individuels ou à des initiatives spécifiques.

Afin de s'adapter aux différents besoins de chaque organisation, SharePoint Online offre de nombreuses fonctionnalités, chacune conçue pour permettre aux utilisateurs d'accomplir les tâches énumérées ci-dessus. Mais ce n'est pas tout.

SharePoint est en effet capable de s'intégrer à des produits externes pour diversifier et étendre les capacités de ses sites. Parmi ces produits, citons notamment Microsoft Teams, Outlook, Forms et Planner de la suite Microsoft 365, les solutions de la plateforme Power (Power Automate, Power BI et Power Apps, pour ne citer que les principales) et les modules d'expérience employé de Microsoft Viva. En outre, des logiciels d'entreprise et des applications tierces telles que Twitter, Adobe et Google peuvent être intégrés.

Les possibilités offertes par ces intégrations sont nombreuses et, par conséquent, les opportunités à saisir pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur productivité et la relation avec leurs collaborateurs le sont tout autant. Mais, comme toujours, il faut savoir où mettre les mains pour obtenir les meilleurs résultats.

C'est là qu'interviennent les consultants SharePoint.

Les consultants SharePoint sont des professionnels qui ont été formés pour enseigner aux entreprises l'ABC de la gestion documentaire et de la communication d'entreprise grâce à l'utilisation correcte des composants qui constituent les sites SharePoint Online. Par exemple, les webparts, les listes et les bibliothèques de documents.

Outre les conseils et l'accompagnement des services informatiques de chaque entreprise cliente, les consultants gèrent l'architecture, la conception, le développement, la maintenance et la migration des sites créés avec SharePoint. Ils peuvent ainsi contribuer de manière substantielle à la construction d'un lieu de travail numérique non seulement fonctionnel, mais aussi et surtout intuitif et facile à utiliser par les utilisateurs en fonction de leurs activités.

Il arrive qu'un produit tel qu'un intranet soit développé par une entreprise, investissant une quantité importante de ressources, pour ensuite être ignoré par son public. La cause en est souvent une mauvaise navigation sur le site ou un manque d'outils permettant de gérer son travail dans un environnement numérique.

Par exemple, une page de services chaotique qui ne permet pas d'interagir avec les ressources de l'entreprise, par exemple pour réserver une salle de réunion ou soumettre un ticket d'assistance. Il peut aussi s'agir de l'absence de l'annuaire des personnes, c'est-à-dire du carnet d'adresses contenant les noms, les rôles et les liens utiles pour trouver et contacter des collègues.

Comme exemple moins trivial, nous pourrions citer la présence d'archives inefficaces sur le lieu de travail numérique. Cela signifie que les bibliothèques de SharePoint ne sont pas correctement configurées pour faciliter la rédaction, l'approbation, le stockage et le partage des documents.

Pour ce faire, les listes et les bibliothèques devraient être intégrées à des flux de travail personnalisés capables d'automatiser

• l'archivage de fichiers à partir de courriels Outlook
• demander l'approbation pour l'ajout ou la modification d'un document partagé ;
• l'envoi de notifications dans les chats Teams pour alerter les groupes d'utilisateurs sur les mises à jour des documents du projet ;
• l'enregistrement des réponses aux formulaires créés avec Forms ;
• etc.

En bref, il est clair qu'une archive ne doit pas être considérée comme un simple conteneur d'informations, mais doit être conçue pour devenir un système pratique, intelligent et évolutif.

Mais cela s'applique à n'importe quel composant de SharePoint Online.

En particulier, pour les webparts.

Si elles sont configurées et insérées correctement, les parties web peuvent transformer les sites de communication tels que les intranets et les extranets en portails riches en informations, interactifs et dynamiques. Pensez à la partie web "Actualités".

Vous pouvez utiliser ce composant pour montrer aux utilisateurs de votre intranet les derniers articles publiés par votre organisation ou l'un de ses départements. Grâce à ses filtres, cette webpart vous permet de cibler les communications et de créer des panneaux d'affichage de type newsletter à placer au premier plan des pages de votre site.

Les nouvelles de la direction générale peuvent, quant à elles, être mises en évidence sur la page d'accueil de l'intranet afin que les collègues ne manquent aucune mise à jour importante.

Lorsque les sites SharePoint ne sont pas en mesure de justifier le temps, l'énergie et l'argent investis dans leur mise en ligne, la solution peut être la consultance.

Mais ce n'est pas toujours le cas. Voyons pourquoi.

Consultants SharePoint : quels sont les avantages et les inconvénients pour les entreprises ?

La question que vous devez vous poser à ce stade est de savoir si vous avez vraiment besoin de payer quelqu'un pour créer un bon site avec SharePoint Online.

La réponse peut varier d'un cas à l'autre, mais nous pensons qu'une consultation peut clarifier une question clé : comprendre comment et quand utiliser les différentes fonctionnalités de SharePoint pour offrir aux utilisateurs la meilleure expérience possible.

Comme nous l'avons dit, SharePoint est une plateforme extrêmement flexible pour numériser l'ensemble complexe des activités de l'entreprise, et cela est possible grâce aux nombreuses fonctionnalités qu'il possède. Ellenécessite donc une personnalisation profonde pour s'adapter aux besoins de chaque organisation.

L'aide de consultants peut être déterminante pour créer des sites utiles pour les travailleurs et sécurisés pour les informations d'entreprise qui sont partagées et stockées quotidiennement.

Pensez encore aux bibliothèques de documents.

S'il devait y avoir des frictions entre les sites SharePoint et les applications externes d'où proviennent les documents des bibliothèques, il pourrait y avoir des pertes de fichiers et de données sensibles. Si l'on ajoute à cela l'absence d'un système de contrôle robuste pour les utilisateurs administrateurs, il en résulterait une incapacité à suivre cette perte dans le réseau d'information de l'entreprise.

Dans ce cas, une société de conseil pourrait réparer et surtout prévenir les dommages graves causés au système de gestion des documents, permettant ainsi aux utilisateurs de partager et de travailler sur les informations dans un environnement de travail protégé. Mais ce n'est pas tout.

Bien que SharePoint soit une plateforme plutôt intuitive, il peut arriver que la personnalisation de ses composants nécessite de passer par la programmation et l'écriture de code.

Les consultants expérimentés possèdent des connaissances informatiques avancées qui leur permettent de configurer eux-mêmes des composants tels que les bibliothèques et les parties web ou de communiquer avec les techniciens informatiques des entreprises clientes.

Ils peuvent faire la différence entre expérimenter le potentiel de SharePoint et être en mesure de l'exprimer sans prendre de risques inutiles.

Mais le conseil ne donne pas toujours des résultats positifs.

En effet, le métier de consultant SharePoint est devenu très attractif ces dernières années, attirant un nombre croissant de personnes tant par l'intérêt pour les innovations de Microsoft que par la promesse d'un salaire compétitif. Dès lors, il est difficile pour une entreprise de savoir vers qui se tourner dans un marché qui devient saturé et dans lequel les offres sont chères et limitées.

Limitantes, car la plupart des consultants proposent des services standards.

La raison en est l'absence d'un savoir-faire technique solide permettant de modéliser la plateforme et d'étendre ses fonctionnalités en y ajoutant des intégrations et de nouveaux composants. Certains consultantsn'ont peut-être pas l'expérience nécessaire pouranticiper lesfrictions entre ce que SharePoint permet et ce quidoit être incorporé dans un lieu de travail numérique pour être utile au quotidien.

Le problème provient d'une connaissance limitée des mécanismes de base de la plateforme, ainsi que d'une expérience trop superficielle pour savoir comment sortir de ces schémas. Cependant, le marché des consultants SharePoint évolue - heureusement.

Il commence à y avoir des propositions plus complètes pour la consultance pour SharePoint Online. Comme la nôtre.

Pourquoi intranet.ai ne fait pas (seulement) de la consultance pour SharePoint

Nous ne faisons pas de consultance. Pas seulement.

Nous apportons un produit au marché de la consultance.

Nous offrons un intranet SharePoint avec lequel les entreprises peuvent se numériser en quelques jours et à moindre coût.

Nous avons développé un intranet déjà équipé des fonctionnalités nécessaires qui permettent aux personnes d'une organisation, quel que soit son secteur ou sa taille, d'exercer leurs activités de manière numérique.

Avec une forte personnalisation.

Nous pouvons étendre les capacités de base de notre intranet prêt à l'emploi en y intégrant des composants spécifiques à l'entreprise.

Pour ce faire, notre équipe est spécialisée dans le développement d'applications à partir des produits de Microsoft 365, Microsoft Viva, Microsoft Power Platform et Microsoft Azure, pour ne citer que les suites les plus importantes.

Nous pouvons également compter sur le savoir-faire technique de Dev4Side, la première SSII en Italie à se prévaloir d'une excellence dans l'utilisation des technologies Microsoft.

Avec un portefeuille de plus de 200 projets de développement menés à bien et le titre de Microsoft Gold Partner, nous disposons du soutien nécessaire pour continuer à améliorer notre solution intranet et résoudre les problèmes uniques de chaque client.

Les entreprises qui nous ont choisis ont pu adopter un environnement de travail numérique déjà opérationnel, puis l'enrichir de fonctionnalités conçues spécialement pour elles.

Pour en savoir plus sur notre collaboration avec Dev4Side, consultez la page consacrée aux fonctionnalités que nous avons développées pour nos clients.

Nous devons souligner que la valeur d'intranet.ai n'est pas seulement basée sur des compétences verticales fortes. Ce qui nous permet de nous rapprocher des entreprises et de comprendre leurs défis, ainsi que les services et facilités qu'elles souhaitent offrir à leur personnel, c'est la nature multiculturelle de notre équipe. La diversité des perspectives, des expériences et des approches est un atout incontestable, qui nous a toujours aidés à gérer les contingences inhérentes à tout projet.

Notre sens de l'écoute, notre expérience et notre savoir-faire technique reconnu nous permettent d'offrir bien plus qu'un simple service de conseil.

Notre métier est de faciliter le vôtre et nous sommes prêts à suivre la croissance de l'intranet construit ensemble même après la mise en service, même des mois ou des années après la fin de notre collaboration.

Nous vous aiderons à mesurer son efficacité et à diffuser son utilisation parmi les utilisateurs.

Nous expliquerons au public de votre entreprise comment utiliser les outils et les services intégrés de Microsoft. Nous resterons en contact permanent pour évaluer les changements de stratégie et continuer à affiner votre nouveau lieu de travail numérique.

Le message est désormais clair : intranet.ai n'est pas un simple produit. Il s'agit d'une relation.

Pour simplifier, nous présentons dans le tableau ci-dessous ce que nous pouvons offrir à votre entreprise pour capitaliser sur son investissement dans Microsoft 365 et SharePoint Online en particulier.

Qui sont les consultants SharePoint et que font-ils ?

Les consultants SharePoint sont des professionnels formés pour enseigner aux entreprises l'utilisation correcte de SharePoint Online pour la gestion documentaire et la communication interne. Ils s'occupent de l'architecture, du design, du développement, de la maintenance et de la migration des sites SharePoint, garantissant un espace de travail numérique intuitif et facile à utiliser.

Pourquoi faire appel à un consultant SharePoint ?

Faire appel à un consultant SharePoint peut être déterminant pour créer des sites utiles et sécurisés. Les consultants offrent des compétences techniques avancées et aident les entreprises à exploiter au mieux toutes les fonctionnalités de SharePoint, en personnalisant la plateforme en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la consultation SharePoint pour une entreprise ?

La consultation SharePoint peut offrir de nombreux avantages, comme la création de sites d'entreprise efficaces et sécurisés, et l'optimisation des processus métier. Cependant, elle peut être coûteuse et limitante si les consultants ne possèdent pas un savoir-faire technique avancé. Il est important de choisir des consultants avec expérience et compétences adéquates.

Quels services les consultants SharePoint offrent-ils généralement ?

Les consultants SharePoint offrent une gamme de services, y compris la gestion de l'architecture des sites, le design, le développement, la maintenance et la migration. Ils fournissent un support dans la configuration des fonctionnalités de SharePoint et dans l'intégration avec d'autres applications Microsoft et tierces.

Pourquoi choisir intranet.ai pour la consultation SharePoint ?

intranet.ai offre une solution intranet prête à l'emploi qui permet aux entreprises de se digitaliser en quelques jours et à moindre coût. Notre intranet est doté de fonctionnalités qui optimisent la productivité, la collaboration et le bien-être des employés, s'intégrant parfaitement avec SharePoint Online et Microsoft 365.

Quels services intranet.ai offre-t-il en tant que consultant SharePoint ?

intranet.ai offre des services de digitalisation, de migration, de développement, de gestion de projet intranet, de formation des utilisateurs et de gestion de la communication interne. Notre solution intranet est hautement personnalisable et intégrée avec Microsoft 365 pour optimiser les processus métier.

Comment intranet.ai se distingue-t-il des autres consultants SharePoint ?

Contrairement aux autres consultants, intranet.ai n'offre pas seulement des conseils mais également un produit complet. Notre intranet est déjà opérationnel et peut être étendu avec des fonctionnalités personnalisées, réduisant les délais et les coûts de mise en œuvre et offrant un environnement de travail numérique collaboratif et moderne.

Comment intranet.ai soutient-il les entreprises après la mise en œuvre de l'intranet ?

intranet.ai accompagne la croissance de l'intranet même après le go-live, aidant à mesurer son efficacité et à promouvoir son utilisation parmi les utilisateurs. Nous offrons un support continu pour évaluer les changements de stratégie et améliorer l'espace de travail numérique en fonction des retours de la communauté d'entreprise.