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Blog aziendale con SharePoint Online: come allestirlo per la intranet

Un blog aziendale unisce l'obiettività giornalistica con le emozioni di un diario personale.

Qui, un’azienda può costruire una community attorno ai suoi valori oppure offrire ai suoi dipartimenti uno spazio dove comunicare con il pubblico senza rumori di fondo.

Perché aprire un blog aziendale nella vostra intranet

Vi è mai capitato di passeggiare per le strade di una città e di essere attirati all'improvviso verso una vetrina scintillante, piena di carabattole e piccole meraviglie?

I vostri occhi navigano forme e colori, e già state pensando a come si scioglierà in bocca quel pasticcino o come saranno comode quelle scarpe per andare in ufficio.

Forse, alla fine, entrerete e uscirete con del peso in più da portarvi appresso.

Un blog è molto simile a una vetrina.

Solo che al posto di vestiti, dolciumi, profumi e oggetti vari offre informazioni.

Ma perché dovrebbe interessare a un’azienda che già dispone di una intranet per comunicare con le sue persone?

Potremmo scrivere un'intero articolo solo di ragioni, ma queste sono le principali:

  • Mette ordine al disordine

Un blog aziendale è un edicolante meticoloso.

Raccoglie notizie e articoli, li divide per categoria e li espone al pubblico con la chiara intenzione di catturarne lo sguardo e l'interesse.

  • Seleziona gli argomenti da esporre

Al contrario di un comune spazio per notizie, un blog aziendale non permette a tutte le informazioni recenti di trovare casa al suo interno. Lui seleziona.

In questo modo, il dipartimento HR potrà presentare le nuove convenzioni welfare senza essere interrotto dagli ultimi tutorial del IT.

  • È un potente strumento narrativo.

Un blog mette a nudo gli ultimi aggiornamenti, ma racconta anche storie e vicende dell’universo aziendale.

Pensiamo agli articoli-intervista o a testi ancora più originali come le ricette del* collega o i consigli su come curare la propria salute fisica e mentale in ufficio e in remoto.

Questi contenuti si ricollegano ai valori su cui si fonda l’organizzazione, mostrando come possano intrecciarsi con la vita delle sue persone.

Se fino a qui vi abbiamo convinto sulla variegata utilità di un blog interno, vediamo quali sono i passaggi da seguire per realizzarlo con SharePoint Online. 

 

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I 4 step per creare un blog aziendale con SharePoint Online

Facciamo una dovuta premessa: per costruire un blog aziendale con SharePoint esiste il metodo Microsoft. Poi c’è il nostro

Riconoscendo il genio dietro a strumenti come Word, Teams, Excel e innumerevoli altri, la nostra esperienza ci ha tuttavia portati a escogitare un modo alternativo per approcciare la questione.

Perché?

Perché respiriamo SharePoint. Ogni giorno ci mettiamo mano e testa per progettare, realizzare, gestire intranet e non solo.

Da qui, i nostri sviluppatori si sono accorti di un notevole difetto nel creare un blog con il metodo Microsoft (che potete approfondire in questo articolo ufficiale).

Il problema è la difficoltà che ha la piattaforma nel gestire la crescita esponenziale di pubblicazioni che convergono nelle web part adibite a blog.

Senza una corretta impostazione del meccanismo di roll-up della piattaforma, è infatti molto probabile che alcuni contenuti vengano persi per strada.

Dunque, di seguito proponiamo i passaggi che abbiamo ideato per risolvere questo problema.

Il nostro metodo è alternativo, ma non più complicato di quello tradizionale.

Vediamolo passo per passo.

Step 1: creare i metadati per taggare le news

Per prima cosa, dovete recarvi nel Term store, o sito di amministrazione, cliccando su:

  • Impostazioni (rotellina in alto a destra).
  • Informazioni del sito (Site information).

 

 

  • Visualizza tutte le impostazioni del sito (View all site settings).

 

 

  • Term store management.

 

 

Ricordatevi che per creare nuovi metadati in questa area, dovete avere permessi di livello alto e accedere come admin*.

*In genere, questi permessi sono in possesso dei responsabili IT o di progetto.

 

Una volta effettuato l’accesso come amministratori o amministratrici, potete passare alla creazione dei metadati. 

I metadati di SharePoint si possono organizzare su più livelli.

Tuttavia, il consiglio è di non andare oltre al terzo per evitare di mettere in difficoltà la piattaforma.

E anche perché non c'è mai bisogno di un quarto.

Il primo livello di metadati si riferisce alla tipologia di contenuti, come news o documenti.

Per creare un metadato di primo livello, basta cliccare a lato di “Taxonomy” e selezionare “Add term group”.

 

 

Il secondo livello si riferisce alla tipologia di tag da assegnare alle pagine di contenuto.

Un esempio per le news sarebbe la tipologia chiamata “argomento” (news topic).

Per crearla, cliccate a lato del metadato di primo livello chiamato “news” e selezionate “Add term set”.

 

 

Il terzo livello, infine, si riferisce a ciascun tag di categoria, come potrebbero essere nel caso delle notizie “press release” o “corporate”.

Per creare questi tag, cliccate a lato del metadato di secondo livello che abbiamo chiamato “argomento” e selezionate “Add term”.

 

 

Ecco che avete creato i livelli di metadati necessari per permettere alle sezioni blog di filtrare i vostri articoli.

Step 2: creare la colonna per i tag di categoria news

La creazione di una colonna per i vostri nuovi tag è utile per poter categorizzare i post di notizie già pubblicati senza doverli modificare singolarmente.

Per farlo: 

  • Cliccate su “Add column”. 
  • Selezionate “More”, che vi porterà nella schermata di configurazione della colonna.

 

 

  • Assegnate un nome alla colonna.
  • Cliccate su “Managed metadata” come tipologia di informazioni da visualizzare.

 

 

  • Decidete se rendere l’inserimento di un tag nella colonna obbligatorio o meno, e se permettere l’aggiunta di uno o più tag per ciascun post di notizie (utile se la notizia è sia corporate che relativa a un evento).
  • Configurate il Term set della colonna, selezionando il secondo livello di metadati "argomento".

 

 

 

 

 

Step 3: categorizzare le news vecchie e nuove

La colonna è pronta.

La potrete vedere nell’area di gestione degli articoli, che potete velocemente raggiungere scrivendo “sitepages” alla fine del URL del sito nel quale pubblicate le notizie.

Qui, potrete categorizzare in blocco tutte le pagine di notizie che avete già pubblicato o trasferito su SharePoint da siti esterni.

 

 

Per categorizzare una notizia già pubblicata, selezionate la news e cliccate su “Info” in alto a destra.

Ora, aggiungete uno dei nuovi tag di argomento sotto a “Topic”.

 

 

Piccola parentesi: se assegnate un tag a una news già pubblicata, dovrete ripubblicarla per rendere la modifica effettiva.

Ma non preoccupatevi: SharePoint tiene conto della data di pubblicazione originale.

Di conseguenza, non invierà notifiche agli utenti né aggiungerà queste notizie in testa alla loro sezione di blog.

I tag della colonna appariranno anche nella sezione “Dettagli di pagina” all'interno di ciascun post, così da poter categorizzare l’articolo direttamente al momento della sua scrittura.

Step 4: configurare una web part news

Ecco l’ultima tappa del nostro percorso. 

Prendendo il caso in cui abbiate già deciso in quale pagina del sito posizionare la nuova vetrina di notizie, focalizziamoci su come quest'ultima: 

  • Aggiungete una web part news in un’area della pagina del sito.

 

 

  • Cliccate sulla matitina in alto a sinistra per aprire la schermata di modifica. 
  • Scegliete il layout che più vi piace (e che pensate piacerà al vostro pubblico).

 

  • Selezionate “Proprietà di pagina” nella sezione filtri.
  • Scegliete "argomento" (news topic) come nome della proprietà.
  • Selezionate come valore equivalente il tag di categoria della news.

 

 

Una volta pubblicata la web part così configurata, appariranno al suo interno tutte le notizie con il tag di categoria scelto.

 

La vostra vetrina è finalmente allestita.

 

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Marcella Lombardini

Esperta di Sharepoint Online e nostro Project Manager, coordina e sviluppa i progetti intranet e digital workplaces per i clienti che scelgono di adottare intranet.ai.

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