SharePoint layout: ecco come personalizzare la vostra intranet!

Da dove si parte per personalizzare layout e contenuti di una intranet? Perché usare SharePoint Online?

In questo articolo, troverete la risposta a queste e tante altre domande.

Buona lettura!

SharePoint Online: perché è il miglior strumento per la vostra intranet

SharePoint di Microsoft 365 ha segnato la storia della comunicazione interna.

Nato nel 2003, ha rivoluzionato il modo di lavorare delle persone grazie alla sua capacità di creare spazi digitali dove ideare, condividere e sfruttare una miriade di contenuti e servizi aziendali.

Oggi, questo obiettivo potrebbe sembrare banale e non particolarmente rilevante nella scelta di un tool per la creazione di siti, dato il crescente numero di alternative sul mercato.

Per comprendere il reale valore di questo strumento, dobbiamo quindi mettere in chiaro come SharePoint crea ambienti di lavoro moderni.

Fin dalle sue origini, la piattaforma è stata progettata per essere un ponte verso un ambiente di lavoro digitale non solo pratico, ma anche intuitivo, dinamico e accattivante.  

La meta era e rimane quella di offrire un portale aziendale nel quale gli employees: 

• trovano informazioni rapidamente;
• sono stimolati a leggere le ultime news;
• interagiscono in tempo reale;
• usano comodamente strumenti per compilare documenti, condividere file, fare richieste, e tante altre procedure.

Tutto questo, indipendentemente dal luogo o dal dispositivo di lavoro e con una cura particolare sull’esperienza utente.

Ma cosa permette a SharePoint di raggiungere questa meta? 

La risposta si divide in 3 proprietà:

• Forte personalizzazione di layout e contenuti senza scrittura di codici.
  
  
• Profonda integrazione con le app di Microsoft 365, Microsoft Viva e Power Automate.
  
  
• Gestione centralizzata delle componenti della governance come le autorizzazioni di condivisione.
  
  

Un’azienda può così ridurre al minimo tempi e costi per creare un sito e mantenere risorse tecniche di controllo, guadagnando allo stesso tempo un maggior coinvolgimento del suo pubblico.

Infatti, l’elevata personalizzazione non riguarda solo l’architettura del sito, ma anche e soprattutto la targhettizzazione delle comunicazioni in base a etichette e dati utente inseriti nel sistema.

In più, SharePoint può contare su Power Automate per eliminare tutte le attività manuali ripetitive che appesantiscono i processi di un’organizzazione.

Il risultato?

Una miglior interazione e produttività nei team aziendali. Senza sprechi di tempo e stress.

Inutile dire che questo risultato non viene raggiunto così facilmente con qualunque strumento. 

A tal proposito, ne approfittiamo per sfatare un mito: sostituire SharePoint con Microsoft Viva. 

Spesso ci viene chiesto se è possibile creare un sito di comunicazione aziendale con Microsoft Viva piuttosto che con il buon vecchio SharePoint. 

No. Non è possibile. Perché? 

Perché nonostante Viva disponga di Viva Connections come modulo per la collaborazione, questo tool non è stato progettato per gettare le basi di una intranet.

In realtà, Viva ha una funzione complementare a quella di SharePoint, dato che consente a quest’ultimo di integrare il portale aziendale in Teams. 

Dopo questa breve introduzione, possiamo entrare nel vivo della questione e vedere cos'è una intranet per Microsoft SharePoint e come costruirla partendo da zero.

 

 

Sito di team e sito di comunicazione con SharePoint: qual è la differenza? 

SharePoint permette di creare due tipologie di siti aziendali.

Chiariamo la differenza che esiste tra loro. 

Conoscere questa differenza è importante per comprendere sia le potenzialità dello strumento sia l’obiettivo e le caratteristiche che una intranet deve avere.

Partendo quindi dalla prima tipologia, un sito di team è un’area privata di collaborazione dove si riuniscono i membri di un progetto.

Qui, gli utenti possono archiviare e modificare file, nonché creare e gestire elenchi di informazioni.

È interessante sapere che a ciascun sito di team corrisponde un gruppo Microsoft 365, il quale permette di accedere a: 

• un'istanza di Planner per la gestione delle attività del gruppo; 
• un'istanza di OneNote per salvare note di riunione oppure informazioni che non trovano casa in un documento di progetto; 
• Teams, che non ha bisogno di presentazioni.

Per quanto riguarda la seconda tipologia, un sito di comunicazione rappresenta il portale aziendale per tutti gli employees, nel quale vengono condivise news, report, servizi e documenti.

In altre parole, questo spazio è la intranet.

Un sito di comunicazione parla quindi a un vasto pubblico e cerca di coinvolgerlo nelle comunicazioni aziendali, mentre un sito di team si rivolge principalmente a una cerchia ristretta di persone che lavorano su uno stesso progetto.

Di conseguenza, l’esperienza utente sarà radicalmente diversa all’interno di questi due ambienti. 

Ciò si traduce in una diversità non solo di contenuti, ma anche di layout e funzionalità: per una squadra, SharePoint predilige un’interfaccia minimalista e spartana, mentre si trasforma in una vetrina di immagini e grafiche accattivanti quando deve interagire con la variegata audience della intranet. 

Prima di creare quest’ultima, è quindi necessario capire che design e stile di comunicazione giocano un ruolo protagonista nel garantire l’efficacia della piattaforma e la sua adozione da parte del pubblico aziendale.

Mantenendo questa idea in mente, vediamo ora come procedere per creare una intranet con SharePoint passo per passo.

Valorizzare il brand aziendale nella intranet

Uno dei temi più cari a qualunque organizzazione (così come i singoli professionisti) riguarda la comunicazione efficace della propria identità al pubblico.

Questa strategia di comunicazione viene abbracciata dal termine branding, ossia la costruzione di elementi differenzianti come logo, nome, palette colori e tono di voce, che dovranno essere presenti in tutti i punti di contatto tra azienda e pubblico.

Di quest’ultimo, fanno parte anche gli employees. 

La intranet è dunque uno spazio comunicativo che un’azienda può (e dovrebbe) sfruttare per coltivare una cultura e un’identità organica tra le sue persone.

Ed è qui che entrano in gioco le possibilità di personalizzazione di SharePoint. 

Partendo dalle impostazioni (icona della rotellina in alto a destra), vedrete “Cambia aspetto”.

Cliccate qui.

 

 

Questa sezione vi permetterà infatti di modificare:

• Tema grafico.

Al di là dei numerosi template proposti dalla piattaforma, potete creare e applicare il vostro modello di palette aziendale.

 

 

• Intestazione.

Potete scegliere tra visualizzazione minima, compatta, standard o estesa. Fate delle prove e vedete quale vi convince di più.

Per noi, l’opzione estesa è particolarmente interessante perché consente di inserire un’immagine di copertina e il logo aziendale.

 

 

• Menu di navigazione.

Si parte da due possibilità: mostrare il menu o nascondere il menu all’utente.

Se scegliete la prima, otterrete in cambio altre due opzioni: mega-menu o menu a cascata. Anche in questo caso, lasciatevi convincere dal vostro gusto tanto funzionale come estetico.

 

 

• Piè di pagina, o footer.

Come per il menu di navigazione, potete scegliere se mostrare o meno il piè di pagina.

Se optate per mostrarlo, potete scegliere tra layout esteso (con link su più righe) oppure ridotto. Inoltre, avete la possibilità di inserire logo e nome della intranet e applicare la palette aziendale.

La personalizzazione di questi elementi è sufficiente per creare rapidamente un effetto brandizzato del sito.

Tuttavia, avrete forse già notato che nell’elenco manca un aspetto fondamentale per l’efficacia della comunicazione. 

Esatto. I contenuti, che fine hanno fatto?

Abbiamo detto in precedenza che le pagine dei siti SharePoint possono ospitare una miriade di informazioni in specifiche sezioni, chiamate web part.

La prima cosa che potete fare al riguardo è decidere in quante sezioni, tra righe e colonne, dividere la pagina.

 

 

Dopodiché, potrete inserire in ciascuna sezione il contenuto che desiderate. Basta cliccare sulla sezione da modificare e selezionare banalmente "Modifica".

A questo punto, la piattaforma vi proporrà un elenco di elementi come: 

• Casella di testo. 
• Contenuti multimediali. 
• Documenti. 
• Liste di collegamenti rapidi. 
• Account social come Twitter. 
• Meteo. 
• Riferimenti a persone. 
• News. 
• Etc.

 

 

Vogliamo sottolineare che potete accompagnare questi contenuti con grafiche ad-hoc.

Per esempio, una lista di collegamenti rapidi può essere presentata come un semplice elenco di link oppure come una serie di riquadri a icone.

 

 

 

 

Infine, potete caricare web part sviluppate da terzi per offrire contenuti fatti su misura per i vostri employees.

Questo vi permetterà di raggiungere un maggiore livello di personalizzazione, il cui unico punto di debolezza è rappresentato dagli aggiornamenti di Microsoft.

Di fatto, le web part non native di SharePoint potrebbero guastarsi dopo un aggiornamento del sistema.

Ma non preoccupatevi: l’intervento di uno sviluppatore è tutto ciò di cui avrete bisogno per riadattarle.

Ricordare che la intranet è un work-in-progress

Siamo dunque arrivati alla fine. 

Abbiamo visto come progettare una intranet per soddisfare le esigenze dell’azienda, che desidera comunicare in modo efficace con le sue persone, e dell’utente, che ha necessità di navigare fluidamente tra news, documenti e servizi. 

Ma questo percorso non finisce davvero con l'articolo di oggi.

Semmai, quest'ultimo rappresenta il vostro punto di partenza.

Un buon punto di partenza che andrà testato e rimodellato nel tempo, perché dovrà adattarsi alle necessità e agli obiettivi del momento. 

Il nostro consiglio: mantenetevi curiosi, empatici e aperti ai feedback del pubblico.

Coinvolgetelo nelle comunicazioni e rendetelo parte attiva nella crescita del sito aziendale.

I risultati non tarderanno ad arrivare.