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Microsoft Search Graph connectors: dai valore alle ricerche sulla tua intranet

Microsoft Search non smette di stupirci, sono arrivati i Graph connectors

  • Cosa sono?  
  • Come utilizzarli? 
  • Perché sono importanti? 

Te lo spieghiamo in questo articolo. 

Guarda il video completo o continua la lettura

Scopri i connettori di Microsoft 365 per portare a un nuovo livello i risultati delle tue ricerche sulla suite 365.

Cosa sono i Graph connectors

I Microsoft graph connectors sono dei connettori che ti permettono di inserire all’interno dei risultati di ricerca che le persone fanno attraverso Outlook online, SharePoint, Teams o altre versioni online del pacchetto office 365, delle informazioni provenienti da fonti esterne alla piattaforma di collaborazione Microsoft 365

Tra i connettori disponibili trovi quelli che Microsoft offre di default o quelli offerti da vendor di terze parti. Sta a te decidere di quali usufruire a seconda delle tue esigenze. 

Ad esempio, Microsoft mette a disposizione il connettore per l’accesso ai dati presenti in un database aziendale, ai file sul tuo file server, oppure ai ticket di Service Now o ai dati di vendita di Sales Force. 

Ciò significa quindi, che una persona può effettuare una ricerca tramite la tua intranet o altre applicazioni del pacchetto office, e reperire nei risultati dei dati di business che sono presenti all’interno di un database della tua organizzazione. 

Per l’utente finale, dunque, si crea un punto unico in cui fare le ricerche con la possibilità di ritrovare sia informazioni provenienti dal mondo cloud di collaboration di Microsoft 365 sia provenienti dal lato business, aziendale. 

Viene da sé l’enorme vantaggio che si trae dal nuovo Microsoft Search in termini di tempo e risorse. 

La piattaforma con questa funzionalità acquista infatti una nuova faccia ancora più potenziante per l’utente. 

engagement leadership

Come funzionano i Graph connectors e quali licenze servono

Prima di capire come funzionano, è fondamentale e informarti sulle licenze che ti permettono di utilizzarli. 

I Microsoft Graph connectors possono essere utilizzati dagli utenti che hanno o una licenza della famiglia Microsoft 365, o Office 365 ed E5, che è il livello più alto nella famiglia delle licenze Office 365. 

Oltre a questo primo vincolo, ce n’è uno sul numero di elementi che puoi inserire nell’indice, il database in cui vengono salvate tutte le informazioni che saranno rese disponibili nei risultati di ricerca fatte dall’utente. 

Per ogni utente che ha una licenza Microsoft o Office 365 E5, ci sono 500 di questi elementi che potenzialmente possono essere inseriti nell’indice di Microsoft Search

Per chiarirti l’idea facciamo un esempio. 

Se un’azienda ha 10 utenti con licenza Office 365 E5 allora avrà 5000 possibili elementi da posizionare nell’indice di ricerca. 

Se la tua azienda ha un database di 5000 contatti di clienti, tutti questi possono apparire nelle ricerche fatte da Outlook, dalla intranet o da tutti gli altri prodotti della suite 365. 

Appena si superano i 5000 elementi, quelli successivi non saranno più indicizzati. 

Se vuoi però, puoi aggiungere ulteriori elementi nell’indice acquistando un po’ di spazio in più così come si può fare per OneDrive e SharePoint.  
In questo modo aumenti la capienza degli indici di Microsoft Search e soprattutto anche quelli esterni introdotti dai connettori.  

Come aggiungere dello spazio in più? 
Lo puoi fare in autonomia tramite Microsoft, chiedendo al vostro rivenditore o chiedendo direttamente i contratti gestiti con Microsoft. 

Per questa opzione vedi il prezzo direttamente dall’area di amministrazione della suite 365, oppure consulta i vostri contratti. 

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Perché i Graph connectors sono importanti 

Sicuramente è molto importante conoscere questa funzionalità, perché tra i connettori che offre Microsoft di default e quelli di terze parti, le potenzialità di Search si evolvono notevolmente. 

Puoi infatti ritrovare dati provenienti dal database aziendali, recuperare dati da Service Now (famosissimo tool di supporto e ticketing), da Sales Force, o accedere a un file server con i connettori di terze parti. 

Si aprono di conseguenza scenari molto interessanti. 

Ad esempio, un’azienda che ha un file server nelle proprie infrastrutture e per qualche ragione ha deciso di non migrare verso il cloud, con i Graph connectors ha la possibilità di inserirne comunque il contenuto facendolo apparire nei risultati di una ricerca. 

Se sei uno sviluppatore, inoltre, sappi che tramite l’utilizzo delle API puoi creare i tuoi connettori personalizzati arricchendo così il motore di ricerca di tutta la suite Microsoft 365. 

vantaggi

I vantaggi per la intranet con i connettori di Microsoft

Per la intranet i graph connectors si rivelano particolarmente utili. 

Ecco perché: 

  • L'utente svolge all’interno della piattaforma ricerche dalle risposte complete poiché i dati che ritrova possono provenire anche dall’esterno della suite di 365. 
     
  • L’utente può facilmente interfacciarsi anche con il lato business dell’azienda. 

  • Si può accedere con un click ai dati e alle informazioni provenienti dai database aziendali e dai file server. 
  • Risparmio in termini di tempo dei processi di ricerca e di conseguenza implemento di quelli per sviluppare funzionalmente le informazioni recuperate. 
     
  • Completezza dei lavori aziendali in quanto l’utente lavora con più informazioni e contenuti. 

Generazione di idee: contest per l’employee engagement 

Come abbiamo già detto, la intranet è il mezzo giusto per facilitare la generazione di nuove idee in azienda.  

Bisogna quindi cercare delle modalità efficaci per favorire la circolazione di idee e stimolare così l’engagement. 

Una modalità, che abbiamo messo in pista più volte nelle intranet che abbiamo gestito, sono stati i contest per la generazione di nuove idee sia per identificare nuovi servizi o prodotti per il business aziendale, sia per migliorare il benessere all’interno dell’azienda.  

Come si fanno questi contest? 

Le persone hanno dovuto mettersi in gruppo, alzando così l’interazione e la collaborazione tra colleghi e hanno potuto pensare tutti insieme a come raggiungere gli obiettivi che si era data l’azienda per un’iniziativa di questo tipo.  Obiettivi sia interni, per il benessere aziendale, sia di business. 

Una volta pronte, le idee sono state pubblicate, previa approvazione, direttamente all’interno del portale ed è stata data a tutti la possibilità di votarle attraverso dei like, alzando così le visite e l’engagement generale sulla intranet.  

Il coinvolgimento massimo per le persone è stato poi quello di vedere le proprie idee vincere la classifica ed essere messe in opera dall’azienda. 
 
Chi meglio di chi lavora tutti i giorni in azienda può proporre come migliorare le cose? 

conclusione

Conclusione

Microsoft Search introducendo i Graph connectors migliora l’esperienza di ricerca di una persona in azienda e questo costituisce un enorme vantaggio in un’azienda. 

I tempi per reperire le informazioni giuste si accorciano notevolmente e vengono sostituiti funzionalmente da quelli per il loro utilizzo. 

Non pensare che le sorprese di Microsoft 365 siano finite, ci sono nuove funzionalità che possono portare a un nuovo livello la tua esperienza di navigazione tra le applicazioni della suite. 

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.