Come creare una intranet con SharePoint

Cos'è una intranet intelligente?

La intranet aziendale deve essere creata con cura, concentrandosi su aspetti diversi. Dall'impegno dei dipendenti, alla creazione di contenuti, ai servizi alle persone, al monitoraggio e alla governance. Non si deve sottovalutare nulla se si vuole avere una intranet di successo.

Ecco un elenco di fattori che rendono una intranet intelligente.

1. È un vero strumento di lavoro

La intranet aiuta i lavoratori a svolgere le proprie attività quotidiane, aumentandone la produttività e il benessere in azienda. Grazie alle funzionalità avanzate di piattaforme come SharePoint Online, la intranet può essere progettata per:

• facilitare la ricerca delle informazioni
• migliorare la comunicazione tra colleghi
• diffondere contenuti e notizie sempre aggiornati
• gestire la creazione, la condivisione e l'archiviazione dei documenti

Se gli utenti non riescono a trovare un motivo valido per utilizzare la rete intranet, che sia perché non offre le giuste funzionalità o perché manca una formazione sul suo corretto utilizzo, verrà abbandonata poco dopo il go-live. L'attenzione alla praticità e all'usabilità della intranet è quindi fondamentale per non sprecare le risorse investite dall'azienda per crearla.

2. Viene progettata attorno all'utente

La intranet deve soddisfare le esigenze specifiche di un'azienda e delle persone che ne fanno parte. Riprendendo il focus sulla praticità, non basta che la intranet offra funzionalità per semplificare i processi aziendali, ma deve anche supportare il lavoro degli utenti con contenuti personalizzati e basati sulle loro preferenze.

Utilizzando SharePoint Online, la intranet diventa il punto unico dove trovare i contenuti globali per tutta l'azienda insieme a:

• Le news e le comunicazioni specifiche per reparto, sede o ruolo
• Gli aggiornamenti sulle iniziative di interesse per l'utente
• I contatti interni rilevanti per le proprie necessità
• Le applicazioni, le FAQ e i documenti preferiti

E tanto altro ancora.

3. Raggiunge gli utenti, ovunque si trovino

Le informazioni e le conoscenze sono essenziali per un'azienda di successo e dovrebbero essere disponibili a tutti direttamente dal proprio desktop. Qualunque cosa stiano facendo, ovunque si trovino e su qualsiasi tipo di dispositivo.

La intranet di SharePoint si può integrare con Microsoft Teams per semplificare la condivisione delle notizie e dei contenuti più importanti, tramite l'invio di notifiche push personalizzate. In intranet.ai, abbiamo sviluppato un componente che si occupa proprio di questo processo per permettere alle aziende di:

• informare le persone in tempo reale
• coinvolgere gli utenti con notifiche targhettizzate
• monitorare l'engagement con le comunicazioni interne
• garantire la massima ricezione delle notizie più importanti

4. Permette di conoscere meglio l'azienda

Quante volte capita di aver bisogno di un'informazione, ma di non sapere a chi rivolgersi in azienda per ottenerla?

La intranet di SharePoint Online riunisce in un unico punto del digital workplace aziendale i contatti, i documenti, le comunicazioni, i servizi e le applicazioni che servono agli utenti per svolgere il proprio lavoro, senza interruzioni e senza perdere tempo in ricerche.

La people directory e l'organigramma sono alcune delle funzionalità che aggiungiamo alle intranet dei nostri clienti, per consentire agli utenti di conoscere meglio la propria organizzazione e di trovare subito i colleghi con le risposte alle loro domande.

5. Connette le persone

Ok, sappiamo che l'elenco dei dipendenti disponibile nella intranet aiuta ad avere una conoscenza migliore dell'azienda, ma come possono gli utenti contattare rapidamente un collega? Come possono connettersi per condividere documenti o lavorare insieme su un progetto?

Ancora una volta, l'integrazione della intranet SharePoint con Microsoft Teams è la risposta. Teams può infatti connettere gli utenti, ottimizzando la condivisione di informazioni e di aggiornamenti in tempo reale.

Nella people directory della intranet, gli utenti possono trovare il contatto Teams dei colleghi con cui hanno necessità di parlare e raggiungerli con un click.

Abbiamo già parlato delle notifiche push, ma vale la pena ricordare che grazie a questa funzionalità anche l'azienda può connettersi più rapidamente con le sue persone, mantenendole aggiornate sulle ultime iniziative e sui risultati raggiunti insieme.

6. Facilita la collaborazione

È possibile riunire nella intranet i progetti e le iniziative aziendali, mettendoli in evidenza in base alle necessità dell'azienda o alla rilevanza con il dipartimento, il ruolo e le attività degli utenti.

La intranet di SharePoint Online è anche in grado di fornire un accesso rapido a gruppi di progetto, mettendo a disposizione funzionalità specifiche per la collaborazione in tempo reale e il coordinamento delle attività.

Infine, ogni dipartimento dovrebbe avere il proprio spazio nella intranet.

Il sito aziendale può essere arricchito con una sezione dedicata alle persone, alle iniziative e alle comunicazioni specifiche per ogni reparto. In questo modo, le informazioni utili alle attività di un dipartimento possono essere raccolte e condivise senza che si perdano nel flusso di comunicazione globale.

7. Ti aiuta a trovare ciò che cerchi

Solo l'1% delle persone con una intranet in azienda è soddisfatto dei risultati di ricerca.

Basandosi su una tecnologia obsoleta, la intranet non può offrire il giusto supporto che serve per aumentare la produttività e soprattutto la soddisfazione degli utenti finali. Un alto tasso di insoddisfazione porta a un rapido abbandono del portale, per cui l'azienda ha investito una quantità importante di risorse.

Affidarsi a una piattaforma all'avanguardia e in costante aggiornamento come SharePoint Online è tuttavia solo il primo passo. Gli amministratori della intranet dovrebbero infatti programmare alcune attività chiave, mirate a individuare le aree di miglioramento e ad aumentare così la soddisfazione degli utenti. Tra queste attività, sottolineiamo:

• Monitoring delle ricerche e delle domande ricorrenti
• Raccolta di feedback, con sondaggi e questionari

Una volta individuate le necessità degli utenti, è possibile arricchire la intranet con nuovi contenuti e funzionalità per supportare il lavoro di tutte le persone in azienda.

8. Offre servizi di utilità quotidiana

Le funzioni di ricerca sono indispensabili per lavorare in modo ottimale. Per questo, la intranet di SharePoint è il miglior strumento per:

• mettere a disposizione moduli di richiesta
• strumenti per prenotare le risorse aziendali
• accedere a servizi e convenzioni

9. Permette di esprimere la propria personalità

Il successo e il fallimento di un'azienda si basano sempre sulla sua cultura e su come si vengono valorizzate le persone.

La intranet dovrebbe consentire a tutti i membri dell'azienda di condividere le proprie competenze e conoscenze, per farsi conoscere dai colleghi. Le risorse umane potrebbero inoltre visualizzare le informazioni condivise per proporre nuove opportunità di carriera o selezionare i candidati per le posizioni aperte direttamente tra le persone già presenti in azienda.

10. Coinvolge gli utenti

Se l'engagement è alto, la produttività e il benessere aumentano. Per questo, la intranet dovrebbe accompagnare l'aspetto della praticità, con funzionalità a supporto delle attività quotidiane, con esperienze finalizzate al coinvolgimento come quelle di gamification.

La gamification consente alle persone di partecipare a competizioni, giochi e attività condivise, che migliorano la relazione con i colleghi, ma non solo. All'interno della intranet, queste esperienze possono infatti servire per rendere la formazione interna più coinvolgente grazie a quiz e contest a premi.

11. Viene adottata senza problemi

L'adozione di una intranet intelligente è più semplice e veloce.

Gli utenti devono disporre di strumenti per comprendere il valore delle funzionalità messe a loro disposizione. La formazione svolge quindi un ruolo chiave nell'adozione della intranet, e una intranet intelligente come quella di SharePoint Online può ospitare:

• Webinar e contenuti formativi
• Eventi dal vivo con sessioni di Q&A
• Tour guidati per approfondire le singole funzionalità

12. Supporta l'analisi dei dati

Come sapere se la intranet sta funzionando bene oppure no? Sta davvero aiutando l'azienda, o ha ancora molti limiti? Gli utenti sono in grado di trovare ciò di cui hanno bisogno?

I log di SharePoint Online e le funzionalità di controllo di Office 365 ti aiutano a rispondere a queste domande. Ma non sono sufficienti.

Per conoscere tutti i dettagli sul funzionamento e l'efficacia della intranet, è necessario poter contare su strumenti nativi per tracciare le attività degli utenti e capire se il sito sta dando un contributo concreto alla loro produttività.

13. Supporta la leadership

Nell'era della digitalizzazione, i leader aziendali hanno a disposizione una miriade di tecnologie innovative per:

• coordinare i team
• gestire la fase di onboarding
• ottenere insight chiave per la presa di decisione
• comunicare in modo diretto e costruttivo con i colleghi

Con la intranet, i membri del management possono comunicare rapidamente con tutte le persone in azienda e ricevere i loro feedback senza inviare una singola mail o fare una chiamata.

L'integrazione di SharePoint con le piattaforme di collaborazione di Microsoft, come Microsoft Teams, può comunque semplificare l'organizzazione di video chiamate ed eventi in live streaming. Per coinvolgere tutti gli utenti nelle iniziative aziendali, ovunque si trovino.

Intranet intelligente: principali obiettivi

Cosa significa avere una intranet intelligente per la tua azienda? Prima di approfondire la nostra visione e scoprire come creare una intranet davvero intelligente con SharePoint Online, occorre sapere quali sono gli obiettivi che la intranet deve raggiungere così che l'azienda possa monitorarli e valutare l'efficacia del suo investimento.

Gli obiettivi chiave della intranet si possono riassumere come segue:

1. Maggiore coinvolgimento degli utenti
2. Migliore produttività e benessere in azienda
3. Maggiore redditività e competitività dell'azienda

I risultati di una intranet intelligente

1. Coinvolge gli utenti
2. Migliora la produttività
3. Aumenta la competitività

"Una forza lavoro altamente coinvolta è la differenza tra un'azienda che supera i suoi concorrenti e quella che non riesce a crescere". [fonte]

L'87% dei lavoratori di tutto il mondo non è coinvolto sul posto di lavoro. Un dato significativo se pensiamo che le aziende che riescono a coinvolgere le persone nelle proprie attività e iniziative riescono a superare i concorrenti del 147% in termini di utile generato.

Nuove tecnologie come la intranet di SharePoint Online, integrata con l'ambiente di lavoro digitale di Microsoft 365, offrono alle aziende l'opportunità di differenziarsi dalla concorrenza grazie a un aumento della produttività e del benessere dei lavoratori.

Ecco come funziona:

• Con una intranet intelligente, la comunicazione interna diventa più coinvolgente grazie alle funzionalità di SharePoint per la gestione dei contenuti e l'integrazione con piattaforme per la collaborazione e l'employee experience, come Microsoft Teams, Forms e Viva.
• Se le persone sono coinvolte e la intranet offre servizi di alta qualità, la produttività aumenta. Gli utenti saranno più motivati e potranno risparmiare tempo nella ricerca di contatti, documenti e qualsiasi informazione necessaria per svolgere il proprio lavoro.
• Maggiore è il risparmio di tempo, maggiore sarà la redditività complessiva dell'azienda.

Come valutare i risultati della tua intranet?

Per valutare in che modo la intranet ha aumentato la produttività della tua azienda, puoi impostare diversi KPI quantitativi.

Tra i KPI diretti, si potrebbero monitorare:

• Numero delle visualizzazioni per singola pagina
• Numero di utenti unici che hanno visitato la intranet
• Numero delle sessioni e durata delle singole sessioni
• Numero di contenuti pubblicati, ricercati e visualizzati
• Interazioni con le comunicazioni aziendali, tra like e commenti

Tra i KPI indiretti, possiamo trovare:

• Numero di richieste ricevuto dall'help desk aziendale
• Numero di mail inviate ai colleghi per chiedere informazioni

Creare un sito intranet intelligente:
le considerazioni per non sbagliare

Per creare una intranet davvero intelligente e capace di raggiungere gli obiettivi che l'azienda ha stabilito, ci sono alcune considerazioni che devono essere fatte in fase di progettazione. Si tratta di un momento delicato, che viene ignorato dalla maggior parte delle aziende, ma che si rivela di estrema importanza per garantire l'efficacia della intranet e massimizzare così il proprio investimento.

Per aiutarvi a non commettere errori nella creazione della vostra intranet, ecco cosa dovete tenere a mente.

Come progettare una intranet aziendale

1. Fase di analisi

La fase di analisi rappresenta il 70% del successo di un progetto intranet. Si tratta della fase più delicata, in quanto vengono definiti il modello di intranet in grado di soddisfare le specifiche esigenze aziendali e gli obiettivi strategici. Di solito, la fase di analisi prevede tre attività:

1. Analisi del contesto e della cultura aziendale
2. Analisi degli obiettivi da raggiungere (produttività, benessere, etc.)
3. Analisi dell'utente finale e identificazione delle sue principali necessità

1.1 Analisi del contesto

Questa prima attività comprende:

• analisi dei piani operativi e strategici alla base dei processi interni;
• analisi della mission e dei valori alla base della cultura aziendale;
• analisi dell'attuale strategia di comunicazione.

Se l'azienda dispone già di un portale intranet, è utile analizzare quali sono le funzionalità che vengono utilizzate con maggior frequenza dagli utenti per capire come migliorare i servizi e i contenuti offerti.

In questo modo, è possibile ottenere un'idea iniziale chiara di come progettare una rete intranet che rispetti la cultura aziendale e che rappresenti un supporto adatto alle attività del personale.

1.2 Analisi degli obiettivi

L'analisi degli obiettivi serve per allineare le funzionalità della intranet con le strategie e gli obiettivi che l'azienda intende realizzare.

Una volta definiti gli obiettivi strategici, è necessario delineare gli obiettivi operativi. In pratica, le domande a cui questa fase di analisi deve rispondere sono:

• Quali strumenti dovrebbe offrire la intranet aziendale?
• In che modo la intranet può supportare le attività singole e di gruppo?
• Di cosa ha bisogno l'azienda per migliorare la comunicazione con i lavoratori?

1.3 Analisi dell'utente finale

La intranet è fatta di persone.

Conoscere l'utente finale significa sapere quali funzionalità, contenuti e servizi offrire nella intranet per consentire a tutte le persone in azienda di svolgere al meglio il proprio lavoro.

L'analisi del target è spesso sottovalutata, perché le aziende danno per scontate le reali esigenze dei lavoratori. Purtroppo però, una mancata analisi dell'utente finale comporta la creazione di una intranet "inutile" o poco efficace, priva di soluzioni personalizzate.

Ma come identificare le esigenze degli utenti?

Ecco alcuni strumenti che consigliamo di utilizzare.

Focus group e questionari

Per effettuare un'attenta analisi delle persone in azienda, è possibile operare in due modi diversi ma complementari. Parliamo dei focus group e dei questionari.

I focus group rappresentano una tecnica di ricerca qualitativa che coinvolge un piccolo gruppo di persone, solitamente tra 6 e 12 partecipanti. La discussione viene gestita da un moderatore (in genere, una delle persone che si occupa della progettazione della intranet), che guida la conversazione proponendo una serie di domande preparate in anticipo.

L'obiettivo è raccogliere opinioni, percezioni, idee e feedback dai partecipanti in un contesto interattivo. Questo metodo permette di esplorare in profondità le motivazioni, gli atteggiamenti, le esperienze e i comportamenti delle persone, rivelando insight che potrebbero non emergere con altre tecniche di ricerca, come i sondaggi o le interviste individuali.

Mentre i focus group permettono di conoscere l'utente finale attraverso interazioni dinamiche e discussioni guidate, i questionari forniscono dati quantitativi che possono essere analizzati su una scala più ampia.

Consentono infatti di raccogliere informazioni specifiche e strutturate da un vasto numero di rispondenti, rendendo possibile l'identificazione di tendenze, modelli comportamentali ed esigenze comuni che la intranet può aiutare a soddisfare.

Quando si crea un questionario durante la fase di progettazione di una intranet, è importante sottolineare che non si devono porre domande sulla rete intranet in sé, ma occorre fare domande sul lavoro delle persone. Si possono così ottenere informazioni chiave in merito alle conoscenze IT medie, ai dispositivi preferiti e alle applicazioni utilizzare per svolgere le proprie attività quotidiane.

Interviste

Le interviste sono utili per ricevere feedback più diretti e personali rispetto gli insight ottenuti con focus group e questionari. Potrebbe essere utile organizzare un ciclo di interviste dopo aver messo a disposizione una demo della intranet, campionando gli utenti che hanno testato il prototipo.

2. Pianificare il cambiamento

Oggi non è più possibile avviare un progetto digitale senza un piano, ancora di più se un progetto come quello per la creazione della intranet cambierà la routine quotidiana di tutti i lavoratori.

Avere un piano significa scegliere i colleghi da coinvolgere nella fase di progettazione, fissare il budget a disposizione e definire la strategia di comunicazione e formazione per garantire l'adozione della intranet.

Tutto deve essere deciso prima, per evitare sorprese durante il progetto.

Per questo motivo, consigliamo di:

• Creare il team responsabile della progettazione.
• Valutare le funzionalità e le risorse da inserire nella intranet, per fissare un budget realistico.
• Identificare i mezzi di comunicazione preferiti dalle persone in azienda, i vantaggi che offre loro la nuova intranet e le competenze IT mancanti, per definire una corretta strategia di comunicazione e di formazione interna.
• Monitorare in modo costante la raccolta di feedback da parte degli utenti e l'evoluzione del progetto.

3. Selezionare gli strumenti da mettere a disposizione

Abbiamo già visto perché la fase di analisi è fondamentale nella progettazione della intranet aziendale. Tra le informazioni utili che si possono ottenere, la fase di analisi permette di capire quali sono gli strumenti che non possono mancare nella intranet, in base alle preferenze degli utenti e a cosa serve loro per svolgere al meglio il proprio lavoro.

La definizione delle "Killer App" è quindi un passaggio importante per creare una intranet utile, garantendo l'interesse e l'adozione da parte di tutte le persone in azienda.

Dopo anni di esperienza nello sviluppo di intranet, abbiamo creato alcune funzionalità che servono per raggiungere questo obiettivo. Di seguito, elenchiamo alcuni esempi di nostre web part che svolgono il ruolo di Killer App:

• Web part per pubblicare e candidarsi alle posizioni aperte, sfruttando il profilo personale della intranet SharePoint.
• Web part per la prenotazione rapida di spazi e risorse, dalle scrivanie al posto auto nel parcheggio aziendale.
• Web part per ricondividere i post dei profili LinkedIn, Facebook, Instagram e TikTok dell'azienda.

4. Adottare i giusti strumenti di monitoring

La definizione di obiettivi e KPI non è sufficiente per garantire il successo della intranet. Occorre monitorare continuamente i risultati per valutare con precisione l'efficacia del proprio investimento e capire come migliorare la intranet per aumentare il coinvolgimento degli utenti e la produttività collettiva.

Esistono tantissimi strumenti che permettono di tracciare le performance della intranet, alcuni persino integrati in SharePoint.

Ma non è così facile monitorare correttamente i risultati di un progetto intranet. Di fatto, pochi degli strumenti disponibili forniscono una panoramica dettagliata su ciò che è davvero importante: quanto e in che modo viene utilizzata la intranet in azienda.

Per aiutare i nostri clienti a ottenere insight utili per continuare a migliorare la intranet costruita insieme, abbiamo sviluppato Intranet Analytics. Il nostro componente serve per misurare l'efficacia del digital workplace Microsoft 365 e della intranet SharePoint, con report dettagliati sul comportamento degli utenti.

Permette quindi di arricchire le funzionalità di analisi di SharePoint per ottenere informazioni come:

• visualizzazioni delle singole pagine
• durata delle singole sessioni
• chiavi di ricerca utilizzate
• accesso ai documenti
• etc.

Inoltre, la nostra funzionalità si integra con Google Analytics e altri strumenti di terze parti per un'analisi ancora più approfondita della intranet.

5. Definire la strategia di governance

Il giorno dopo il go-live della intranet inizia il piano di governance.

Per affrontare questa fase con successo, esiste un elenco di azioni che dovrebbero essere incluse nel proprio programma di governance. In linea generale, consigliamo di definire in anticipo:

1. Le opzioni di condivisione esterne per ciascun sito.
2. Le modalità di tracciamento delle azioni degli utenti esterni.
3. Le modalità per il provisioning di nuove aree di contenuto nella intranet.
4. Le autorizzazioni da distribuire agli utenti interni all'azienda.

Come ci aiuta Microsoft a costruire una intranet intelligente?

Creare una intranet aziendale intelligente è possibile grazie alle tecnologie di Microsoft 365.

Nella suite di prodotti Microsoft 365 (ex-Office 365), SharePoint Online sta diventando il nucleo di molti servizi con funzionalità avanzate per:

• gestire il ciclo di vita dei documenti
• creare e condividere contenuti
• archiviare i dati in sicurezza
• coordinare i processi interni

Rappresenta quindi la piattaforma migliore per creare la intranet e trasformare la produttività della propria azienda.

Ecco le aree che Microsoft sta sviluppando per arricchire le funzionalità incluse nel suo digital workplace, al cui centro troviamo SharePoint.

1. Engagement e collaborazione tra colleghi

Ci sono continui investimenti nelle piattaforme di collaborazione che si integrano con la intranet di SharePoint Online, offrendo ulteriori funzionalità per migliorare la collaborazione e la comunicazione in azienda. Tra queste piattaforme, non possiamo non menzionare Microsoft Teams e Viva Engage (la soluzione che ha preso il posto di Yammer nel digital workplace di Microsoft 365).

2. Connessione tra persone, notizie, conoscenze e applicazioni

Il sistema di pubblicazione presente nei siti di SharePoint Online, tra cui spicca la intranet, è in evoluzione. Con l'arrivo degli Home Sites e di nuove funzionalità per la creazione di contenuti in pagina, non è possibile identificare nel mercato strumenti che possono competere con SharePoint per la creazione di una intranet intelligente.

3. Gestione della conoscenza

Presto vedremo un grande cambiamento nella gestione dei contenuti della intranet, e SharePoint Online sta guidando questa trasformazione con il passaggio dalla gestione delle informazioni alla gestione della conoscenza collettiva.

Creare un sito intranet con SharePoint

Per creare la vostra intranet aziendale con SharePoint Online, occorre prima di tutto accedere a microsoft365.com per aprire l'applicazione di SharePoint e raggiungere la home page.

Una volta entrati nella home, fate click sulla voce "Create site" in alto a sinistra.

SharePoint vi chiederà se volete creare un sito di team o un sito di comunicazione.

Se non conoscete la differenza tra queste due tipologie di sito, trovate tutte le informazioni di seguito; altrimenti, andate direttamente al paragrafo successivo per scendere nei dettagli di come costruire la base della vostra intranet.

La differenza tra sito di team e sito di comunicazione in SharePoint

Un sito di team o di collaborazione è progettato per migliorare il coordinamento e la comunicazione degli utenti che devono lavorare insieme a un progetto.

Include funzionalità per la gestione delle document library, del calendario condiviso e delle liste SharePoint tramite cui suddividere il carico di lavoro tra i membri di un team.

Un sito di comunicazione serve invece per condividere informazioni con un ampio pubblico di utenti, che non si esaurisce nei membri di un singolo team.

A differenza dei siti di team, che si concentrano sulla gestione dei progetti aziendali, i siti di comunicazione si concentrano quindi sulla condivisione di notizie e informazioni. La intranet ne è un chiaro esempio.

Scegliamo quindi di creare un sito di comunicazione SharePoint.

I passaggi per creare la vostra intranet con SharePoint

Una volta scelta l'opzione "sito di comunicazione", inizia il vero processo di creazione della intranet.

Per iniziare, Microsoft mette a disposizione diversi template per velocizzare la creazione di un sito di comunicazione dedicato a:

• Crisis management
• Contenuti specifici di un dipartimento
• Servizi e notizie delle Risorse umane
• Opportunità e corsi di formazione interna

Purtroppo però, non è ancora disponibile un vero e proprio template pronto all'uso per la intranet aziendale. Il consiglio è di partire da zero, utilizzando il modello "Blank".

Ora è il momento di scegliere il nome della intranet.

Si tratta di un passaggio importante, in quanto il nome deve riuscire a valorizzare il brand ed essere allo stesso tempo semplice da ricordare per gli utenti.

Ecco alcune delle nostre best practice per dare alla intranet un nome significativo e memorabile:

1. Riprendere il nome dell'azienda.
   Per esempio, l'azienda Contoso potrebbe chiamare la propria intranet "OneContoso" o "WeContoso (per sottolineare il senso di unità e comunità), oppure optare per la combinazione del brand con il termine "intranet", ottenendo in questo caso "InContoso".
   
   
2. Fare riferimento allo scopo della intranet.
   In questo caso, alcuni esempi possono essere "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" o "TheHub". Uno dei nostri clienti ha seguito questo modello e ha nominato la intranet che abbiamo progettato insieme "ThePipeline". Un altro cliente ha fatto una scelta davvero originale, con il nome "Agorà".
   
   
3. Evitare nomi troppo lunghi o impronunciabili.
   Non solo sarebbero difficili da ricordare, ma renderebbero complessa anche la condivisione dell'indirizzo della intranet.
   
   
4. Prendere ispirazione da ciò che fa l'azienda.
   Un esempio carino è quello di un nostro cliente che lavora nel settore agroalimentare e che ha deciso di chiamare la intranet "Mandarin". Inutile dire come il portale sia stato personalizzato, con tonalità arancioni e silhouette arrotondate.
   
   
5. Coinvolgere le persone che dovranno utilizzare la intranet.
   Potete usare sondaggi e questionari per raccogliere le idee dei colleghi oppure chiedere loro di votare il nome che preferiscono tra quelli proposti dall'azienda.

Una volta scelto il nome per la intranet, SharePoint vi chiederà di scrivere una breve descrizione del nuovo sito e di scegliere la lingua di default. La scelta della lingua rappresenta il secondo momento chiave nel processo di creazione della intranet, perché SharePoint non permette di cambiarla successivamente.

Appena entrati nel sito vuoto, consigliamo di scegliere il tema aziendale per applicare la palette colori adeguata ai comandi, alle etichette e agli elementi grafici di SharePoint. Per farlo, basta:

• accedere ai Settings, in alto a destra
• fare click sulla voce "Change the look"
• selezionare il tema che preferite

Potete scegliere tra i template offerti da Microsoft e utilizzarli così come sono per accelerare la creazione della intranet. Oppure potete scegliere un template e personalizzarlo, magari per allineare la palette ai colori del brand aziendale. Per una maggiore personalizzazione, SharePoint permette di creare il vostro tema da zero.

Sempre nella voce "Change the look", è possibile modificare l'aspetto di:

• Header, con impostazioni specifiche per:
  • layout (minimale, compatto, standard ed esteso)
  • colore di sfondo, da attivare o meno con una trasparenza graduata
    (il colore viene preso in automatico dalla palette scelta come tema del sito)
  • titolo, da abilitare o meno
  • logo, da caricare
    
    
• Barra di navigazione, con impostazioni specifiche per:
  • aggiunta/rimozione dei link
  • aggiunta/rimozione delle etichette (gruppi di link)
  • alberatura dei link, inserendo dei sottolink per le voci principali
    (meglio non superare i 3 livelli, per mantenere una buona usabilità)
    
    
• Footer

Occorre poi definire il contenuto della intranet, partendo dalla home.

Basta selezionare la voce "Edit" in alto a destra per iniziare.

SharePoint Online è un potente strumento di Content Management, permettendo di inserire una miriade di contenuti diversi in ciascuna delle pagine dei suoi siti.

Per prima cosa, gli Editor possono modificare il numero e la formattazione delle sezioni che compongono una pagina, in modo da definire la struttura che ospiterà i singoli contenuti.

Dopo aver impostato la struttura della pagina, è quindi possibile inserire le web part dei contenuti testuali e multimediali supportati da SharePoint. Tra questi, evidenziamo:

• notizie
• calendario
• organigramma
• report di PowerBI
• immagini singole o caroselli
• questionario di Microsoft Forms
• video di YouTube o Microsoft Stream
• etc.

Le web part possono essere estese con funzionalità personalizzate, come quelle offerte nei nostri piani intranet.

Basandoci sui progetti realizzati con i nostri clienti, abbiamo sviluppato oltre 50 componenti per arricchire le funzionalità di SharePoint Online in termini di comunicazione, collaborazione, produttività, knowledge sharing e formazione. Per esempio, nei nostri piani sono disponibili web part che consentono di:

• gestire l'intero ciclo di vita dei documenti
• trovare i contatti interni e conoscere meglio i propri colleghi
• accedere alle app di lavoro preferite o consigliate dall'azienda
• candidarsi alle posizione aperte, accelerando il processo di selezione
• pubblicare notizie e comunicazioni per gruppi di utenti, utilizzando grafiche dinamiche e l'integrazione con Microsoft Teams per garantire la massima ricezione

Che siano standard o custom, ricordate che le web part della vostra intranet devono essere selezionate in base alle reali esigenze dei colleghi e ai processi che caratterizzano la vostra azienda.

Una volta inserite le web part utili, non rimane che creare, pubblicare e aggiornare in modo costante i contenuti della intranet. Così da mantenere alto l'interesse degli utenti nel tempo.

Per concludere, vi proponiamo di seguito una tabella riassuntiva con i passaggi principali da seguire per creare una intranet con SharePoint Online:

Cos'è una intranet intelligente?

Una intranet intelligente è una rete aziendale interna che supporta le attività quotidiane dei dipendenti, migliorando produttività e benessere. Offre funzionalità avanzate come la ricerca di informazioni, comunicazione tra colleghi, gestione documentale e contenuti aggiornati.

Quali sono i principali obiettivi di una intranet intelligente?

Gli obiettivi chiave di una intranet intelligente sono: aumentare il coinvolgimento degli utenti, migliorare la produttività e il benessere aziendale, e incrementare la redditività e competitività dell'azienda.

Come si progetta una intranet intelligente?

La progettazione di una intranet intelligente include diverse fasi: analisi del contesto aziendale, definizione degli obiettivi strategici e operativi, analisi delle necessità degli utenti finali tramite focus group, questionari e interviste, pianificazione del cambiamento, selezione degli strumenti e funzionalità, e monitoraggio continuo delle performance.

Quali sono le funzionalità fondamentali di una intranet intelligente?

Le funzionalità fondamentali includono: strumenti per la ricerca e gestione documentale, comunicazione interna e notifiche push, directory dei contatti, strumenti di collaborazione, spazi dedicati per dipartimenti, e supporto per la formazione e analisi dei dati.

Come si può garantire un'adozione efficace della intranet?

Per garantire un'adozione efficace della intranet, è fondamentale offrire formazione continua tramite webinar, contenuti formativi, eventi dal vivo e tour guidati delle funzionalità. Inoltre, è importante monitorare costantemente il feedback degli utenti e migliorare la piattaforma in base alle loro necessità.

Quali sono i benefici di una intranet integrata con Microsoft 365?

Una intranet integrata con Microsoft 365 offre numerosi benefici, tra cui: gestione avanzata dei documenti, collaborazione in tempo reale tramite Microsoft Teams, creazione e condivisione di contenuti con SharePoint, analisi delle performance con PowerBI, e supporto alla produttività aziendale con strumenti come Microsoft Forms e Viva.

Come valutare i risultati di una intranet intelligente?

I risultati di una intranet intelligente possono essere valutati tramite KPI quantitativi come il numero di visualizzazioni delle pagine, utenti unici, durata delle sessioni, e interazioni con le comunicazioni aziendali. Strumenti come Intranet Analytics, integrati con SharePoint e Google Analytics, aiutano a tracciare le performance e migliorare continuamente la piattaforma.

Quali sono i passaggi chiave per creare una intranet con SharePoint?

I passaggi chiave per creare una intranet con SharePoint includono: creare un sito di comunicazione, scegliere un nome significativo, selezionare la lingua di default, applicare il tema aziendale, personalizzare la navigazione, strutturare le pagine di contenuto con sezioni e web part, e mantenere i contenuti aggiornati.