Viva Engage: come creare un social network aziendale in Teams

C’è una nuova social app nell’universo di Microsoft 365, che presto prenderà il posto di Yammer nel connettere le persone in azienda.

Scopriamo insieme le funzionalità, le novità in arrivo e il licensing di Viva Engage.

Cos’è Viva Engage di Microsoft Viva

Viva Engage consente alle aziende di creare un social network interno.

È uno dei moduli della suite Microsoft Viva, che si integra in Teams come personal app per dare agli utenti un accesso diretto allo spazio di condivisione, aggiornamento e interazione aziendale.

Dalle Community alle Storyline, Viva Engage mette a disposizione gli strumenti necessari per costruire una cultura aziendale partecipata e coinvolgente. Va quindi oltre lo scambio di informazioni utilitario e formale per dare priorità alle opinioni, alle idee e alle emozioni di tutti i membri di un’organizzazione.

Viva Engage VS. Yammer:
cosa cambia tra le social app di Microsoft 365

A marzo 2023, Microsoft ha dato inizio a un importante cambiamento nel suo universo di applicazioni professionali.

Ha infatti avviato il processo di rebranding per Microsoft Yammer verso Viva Engage, che porterà la social app più diffusa nel panorama aziendale a rinnovare il suo nome, il suo indirizzo e le sue funzionalità.

La trasformazione da Yammer a Viva Engage sarà completa entro dicembre 2023, in base alla timeline rilasciata da Microsoft a febbraio.

Non ci sono quindi differenze sostanziali tra le due app. Tuttavia, sono già state annunciate nuove funzionalità per migliorare l’esperienza utente e coinvolgere il pubblico aziendale con contenuti simili a quelli dei canali social più popolari.

Quali sono le funzionalità principali di Viva Engage

Viva Engage mantiene le principali funzionalità di Microsoft Yammer, ma ci sono importanti novità annunciate da Microsoft negli ultimi mesi e che serviranno per migliorare l’esperienza nell’app.

Vediamole tutte nel dettaglio.

Community

Le Community sono l’eredità più evidente di Yammer.

Sono gruppi di utenti interni all’organizzazione che vengono creati per centralizzare le discussioni e la condivisione di informazioni su argomenti specifici.

Ogni utente ha la possibilità di creare una Community (al contrario dei gruppi di Teams) e di invitare i colleghi a iscriversi.

Le Community si basano sui gruppi Microsoft 365, per cui sono sempre accompagnate da:

• Un sito SharePoint dove archiviare i contenuti condivisi.
• Un blocco OneNote per salvare le note utili ai membri.
• Un’istanza di Planner per pianificare le attività collettive.

L’integrazione con Microsoft Stream consente inoltre di organizzare eventi live, che vengono trasmessi direttamente nella Community.

Oltre alle Community create dagli utenti, le singole istanze di Viva Engage presentano un gruppo di default chiamato “All Company”. Questa Community riunisce automaticamente gli utenti con account aziendale e serve per diffondere gli aggiornamenti, le informazioni e i materiali utili ai membri dell’organizzazione.

La particolarità della Community “All Company” è data dalla possibilità di escludere il pubblico generale dalla creazione di contenuti per far sì che solo gli Owner possano contribuire al flusso di comunicazione interna principale.

Dettaglio di una Community di Viva Engage

Creazione dei contenuti

Cliccando il box posto sotto al banner della Community, l’utente accede all’area per creare nuovi contenuti.

Può scegliere tra 3 diverse tipologie:

1. Domanda, che abilita le funzionalità di risposta (come la scelta di una Best Answer).
2. Menzione, che permette di mettere in evidenza i traguardi dei colleghi.
3. Sondaggio, che accompagna il post con opzioni a scelta singola.

Gli Admin della Community hanno a disposizione anche l’Annuncio, ovvero un contenuto che viene notificato automaticamente a tutti i membri. Gli altri utenti possono invece fare uso delle menzioni per notificare i loro post a determinate persone.

Dopo aver scelto il tipo di contenuto da postare, l’utente può:

• Formattare il testo.
• Caricare video da visualizzare direttamente nel post.
• Allegare documenti, immagini o GIF.
• Specificare i topic.

I topic rappresentano una funzionalità interessante di Viva Engage. Sono infatti tag indicizzati, che consentono agli utenti di ritrovare e visualizzare i contenuti relativi a uno stesso argomento.

Infine, la piattaforma offre funzionalità di monitoring per i contenuti pubblicati.

Gli utenti possono così misurare l’engagement generato dai loro post e capire come migliorare la loro strategia di comunicazione.

Esempio di Menzione

Story

Nuovissima funzionalità che proviene dal mondo di Instagram.

Le Story possono aiutare le aziende a condividere le iniziative corporative in modo più diretto e coinvolgente, rafforzando la comunicazione interna del brand.

L’utente può scegliere se fare una registrazione live o se caricare dei contenuti video già pronti, che verranno mostrati ai suoi Follower e ai membri delle sue Community.

Importante sottolineare che le Story possono essere condivise anche nella intranet SharePoint.

Storyline

Le Storyline sono i contenuti che l’utente mostra nel suo profilo di Viva Engage.

Il loro obiettivo è di valorizzare e promuovere il brand personale agli occhi dei Follower, seguendo il modello dei blog online.

Creazione di una Storyline

Le funzionalità in arrivo (aggiornato a maggio 2023)

Entro l’estate 2023, Viva Engage si popolerà di nuove funzionalità dedicate alla user experience e all’engagement.

Tra le novità annunciate, ecco le più importanti:

• Leadership Corner.
  La nuova area dove gli utenti Leader possono diffondere aggiornamenti, contenuti ed eventi Ask Me Anything in diretta streaming.
  
  
• Eventi Ask Me Anything.
  I nuovi eventi live che offrono funzionalità per moderare i momenti Q&A.
  
  
• Answers.
  I nuovi spazi che riuniscono i post di tipo Domanda per creare la sezione FAQ delle singole Community. Gli utenti possono votare i contenuti migliori per metterli in evidenza nella pagina.
  
  
• Campaigns.
  Le nuove aree che raggruppano i post dedicati a uno stesso argomento.
  
  
• Advanced Analytics.
  Aggiornamento delle funzionalità di monitoring, che presto consentiranno agli utenti di misurare l’engagement generato dalle loro attività. Gli Admin potranno invece analizzare l’uso dell’app e l’andamento delle diverse Community.
  

Il licensing di Viva Engage
(aggiornato a maggio 2023)

Viva Engage è al momento incluso in due licenze:

1. Viva Engage Core, compresa nelle classiche licenze di Microsoft 365. Include le funzionalità principali dell’app.
   
   
2. Viva Suite, che comprende i prodotti della famiglia Viva (con l’esclusione di Viva Sales). Include le funzionalità principali dell’app e quelle in arrivo.