SharePoint Syntex: cos'è e come funziona l'AI per i documenti

In un momento in cui la digitalizzazione e l’automazione stanno diventando fattori chiave per rimanere competitivi, tecnologie come SharePoint Syntex sono ormai indispensabili.

Oltre a semplificare l’archiviazione dei documenti, Syntex serve a trasformare i dati non strutturati in risorse utili, facili da consultare e da condividere con i colleghi. Per farlo, si basa su una potente combinazione di intelligenza artificiale e apprendimento automatico, il cui fine ultimo è migliorare la gestione dei contenuti in SharePoint Online.

In questo articolo, esploreremo le funzionalità, le licenze e le strategie per implementare con successo SharePoint Syntex nella propria azienda.

Cosa trovi in questo articolo

• Cos’è SharePoint Syntex

• SharePoint Syntex: funzionalità e licenze disponibili

• Configurazioni di SharePoint Syntex, tra modelli, form processing e compliance

• SharePoint Syntex: strategie per la corretta adozione

Cos’è SharePoint Syntex

Tutte le aziende devono gestire grandi quantità di documenti e informazioni, spesso distribuiti su piattaforme differenti e processati, spesso manualmente, da più reparti. Oggi, però, la rapidità con cui i membri di un’organizzazione possono accedere ai dati è un fattore competitivo, e l’adozione di strumenti per l’automazione si rivela più che mai essenziale.

Grazie ai nuovi sistemi AI, integrati nelle piattaforme alla base del digital workplace (tra cui spicca SharePoint Online), è possibile trasformare le informazioni aziendali in conoscenza utile ad accelerare i processi interni.

L’analisi manuale di documenti, contratti, report e comunicazioni può causare ritardi, duplicazioni e inconsistenze; è un flusso di lavoro incoerente, che può rendere difficile rintracciare le informazioni di cui si ha bisogno per svolgere le proprie attività. Per non parlare dei rischi che ciò comporta in termini di sicurezza dei dati.

Microsoft 365 offre la possibilità di automatizzare facilmente questo processo, consentendo allo stesso sistema di archiviazione di individuare pattern ricorrenti ed estrarre dati utili. Ed è proprio qui che si inserisce SharePoint Syntex, una soluzione progettata per automatizzare la gestione dei contenuti aziendali, sfruttando l’infrastruttura già presente all’interno di SharePoint Online.

SharePoint Syntex è quindi un servizio che arricchisce le funzionalità di SharePoint Online, rendendolo capace di interpretare, classificare ed estrarre informazioni dai documenti aziendali in modo intelligente.

Si basa su modelli di intelligenza artificiale e machine learning allenati a riconoscere tipologie specifiche di contenuti, estraendone i campi rilevanti e applicando metadati coerenti. Il principale obiettivo è quello di migliorare l’efficienza dei flussi documentali, aumentando gradualmente la precisione nella classificazione senza alcun intervento manuale.

Questo servizio opera in stretta sinergia con l’ecosistema di Microsoft 365, grazie all’integrazione nativa con strumenti come Power Automate, Power Apps e il sistema di etichettatura Microsoft che garantisce la conformità e la sicurezza dei documenti inseriti nel suo digital workplace.

Altro punto di forza risiede nella possibilità di configurare Syntex senza la necessità di competenze di data science. Di conseguenza, gli amministratori di SharePoint possono definire modelli di apprendimento personalizzati, caricando un set di documenti che fungono da esempio e specificando i campi o i pattern di testo ritenuti significativi per l’azienda o per un dato dipartimento.

Syntex apprende queste regole e le applica a tutti i file che vengono caricati in seguito, automatizzando la generazione di metadati e la categorizzazione dei contenuti in base alle preferenze dell’organizzazione.

Pertanto, possiamo affermare che la finalità di questo strumento non sta semplicemente nell’etichettare i file in modo generico, ma nel rendere gli archivi aziendali più intelligenti.

L’automazione sottostante, abilitata dall’intelligenza artificiale integrata in SharePoint, libera così risorse che possono essere riallocate ad attività più funzionali, come l’analisi dei dati estratti o l’ottimizzazione dei processi correlati.

SharePoint Syntex: funzionalità e licenze disponibili

SharePoint Syntex offre un insieme di funzionalità che estendono la capacità di SharePoint Online di interpretare i documenti e di automatizzare le attività che ruotano attorno alla loro gestione.

Queste funzionalità si possono distinguere in due categorie principali:

• Content Understanding: il sistema si concentra sulla lettura e sull’interpretazione del contenuto. L’utente, tipicamente un amministratore di SharePoint o un responsabile di reparto, definisce un modello che descrive la struttura o i pattern ricorrenti in un certo tipo di file. Successivamente, Syntex applica tale modello alle raccolte documentali, assegnando automaticamente metadati, categorie e campi. Un esempio è di configurare un modello per riconoscere i riferimenti contrattuali, quali identificativo e data di scadenza, in un set di documenti legali eterogenei. Una volta creato il modello, è sufficiente pubblicarlo su una o più raccolte di SharePoint e Syntex si occuperà di analizzare ogni nuovo documento in arrivo, categorizzandolo e generando automaticamente i metadati pertinenti.

• Content Processing: il sistema si concentra sull’estrazione di dati da documenti strutturati o semistrutturati, come fatture o moduli di richiesta. Si basa su tecniche di riconoscimento per interpretare campi prestabiliti (data, importo, indirizzo, etc.), facilitando il passaggio diretto di questi valori in elenchi SharePoint o in altre soluzioni integrate con Microsoft 365, come Power Automate. In questo modo, mette in campo un “flusso” che, a partire dal caricamento di un documento, genera automaticamente record contenenti le informazioni chiave che prima andavano estratte manualmente.

A completare queste due aree ci sono funzionalità come l’applicazione di etichette di conformità (retention e sensitivity label), l’integrazione con Azure AI (Document Intelligence e Vision, in particolare) e la possibilità di creare Content Center multipli, da cui gestire i modelli su larga scala.

Per spiegare ulteriormente i vantaggi di questa soluzione, possiamo fare alcuni esempi pratici.

L’introduzione di SharePoint Syntex in un’organizzazione risponde al bisogno di rendere gli archivi documentali più dinamici e accessibili. Spesso, il lavoro di analisi e categorizzazione pesa sui team aziendali, rallentando i processi interni e aumentando il rischio di errori nella gestione dei dati. Sfruttando le funzionalità AI in SharePoint, Syntex riduce queste inefficienze, liberando risorse che possono essere destinate ad attività a maggior valore aggiunto.

Grazie alla generazione automatica di metadati, ogni documento può essere recuperato più facilmente attraverso i filtri e la ricerca forniti dalla piattaforma. Invece di dover ricordare con esattezza il nome dei singoli file, o la cartella in cui si trovano, gli utenti possono interrogare direttamente i campi estratti.

Quando Syntex riconosce tipologie documentali specifiche (ordini di acquisto, contratti, fatture, richieste di supporto), registra in modo coerente e omogeneo i dati importanti, migliorando la qualità complessiva delle informazioni messe a disposizione. Nel caso dei contratti, in particolare, il numero di pagina in cui è definita una clausola o i riferimenti di validità non vengono più inseriti manualmente in archivio, ma vengono estrapolati in modo sistematico.

Abbiamo però promesso di citare casi d’uso e non deluderemo.

Partiamo da un reparto di amministrazione e contabilità. Syntex può essere qui usato per automatizzare il processo di gestione e analisi delle fatture, anche con l’aiuto di Power Automate. Insieme, queste due soluzioni riescono a identificare i valori essenziali, inviando i dati a flussi di approvazione automatizzati per poi archiviarli una volta ottenuta conferma dagli utenti coinvolti.

Passiamo al reparto legale: qui, Syntex è in grado di supportare la gestione dei contratti, offrendo un sistema di classificazione basato su l’etichettatura dei documenti secondo caratteristiche come la presenza di clausole di riservatezza, penali o altre condizioni di servizio.

Anche le Risorse Umane possono adottare questa tecnologia, soprattutto per semplificare i processi di reclutamento e gestione del personale. Documenti come CV o buste paga vengono analizzati dal sistema per estrarre automaticamente competenze chiave, certificazioni, esperienze lavorative e dati di contatto. Inoltre, è possibile creare profili con le informazioni estratte, utili per smistare i candidati in base a ruolo, sede o dipartimento.

L’uso di SharePoint Syntex, tuttavia, richiede opportune licenze.

Questa soluzione viene fornita come un add-on a Microsoft 365. In altre parole, è necessario che l’organizzazione disponga di determinati piani per Microsoft 365 o SharePoint Online (ad esempio, E3, E5, Business Premium o SharePoint Online Plan 2), per riuscire poi ad abilitare Syntex con un costo aggiuntivo per utente.

La licenza per Syntex copre l’uso delle funzionalità di elaborazione documentale e include un numero predefinito di crediti AI Builder per il form processing (specificamente per l’estrazione da form strutturati o semistrutturati).

Per abilitare il servizio, gli admin di Microsoft 365 devono seguire questi passaggi:

• Attivazione della sottoscrizione: bisogna acquistare l’add-on di Syntex o aggiungerlo in prova, se disponibile.

• Creazione del Content Center: si tratta di un sito speciale di SharePoint Online in cui vengono definiti i modelli. In organizzazioni di grandi dimensioni, è possibile creare più content center, mantenendo separati i modelli per dipartimenti o processi.

• Assegnazione delle licenze e dei ruoli: occorre identificare chi avrà i permessi per creare e gestire i modelli di intelligenza artificiale, (solitamente, gli amministratori di SharePoint o i responsabili di ciascun dipartimento).

• Configurazione dei modelli: ciò avviene tramite caricamento di documenti di esempio, definizione dei pattern da estrarre, test di precisione e successiva pubblicazione nelle raccolte che si desidera automatizzare.

Nella pratica, ciascun amministratore dovrà recarsi nell’Admin Center, quindi nella sezione “Setup” dovrà selezionare “Files and content” e cliccare su “Use content AI with Microsoft Syntex”, per poi proseguire configurando la sottoscrizione e il gruppo di risorse.

Alla fine di questo procedimento, bisogna tornare alla sezione “Setup” dell’Admin Center per completare la configurazione di Syntex, potendo lavorare su Contact Center, elaborazione documenti (predefiniti e non strutturati), riconoscimento ottico dei caratteri, tagging delle immagini e assemblaggio dei contenuti.

Da tenere presente è l’eventuale necessità di configurare la fatturazione con Azure Pay-As-You-Go per coprire i servizi avanzati di intelligenza artificiale, specie quando si lavora con un volume elevato di documenti.

Questa impostazione assicura che i processi di elaborazione abbiano risorse sufficienti per funzionare senza intoppi, tenendo conto di picchi di attività che potrebbero richiedere più potenza di calcolo. Inoltre, questo modello consente di pagare solo per le risorse effettivamente utilizzate, offrendo flessibilità e scalabilità senza impegni a lungo termine.

Per quanto riguarda i costi, i servizi Syntex con pagamento in base al consumo vengono fatturati in base al tipo e al numero di transazioni. Ad esempio, l’elaborazione predefinita dei documenti prevede un costo di 0,01 $ per transazione, dove ogni pagina elaborata di un file PDF o immagine conta come una transazione.

Nel complesso, la fase di setup di Syntex comporta un investimento iniziale in termini di analisi dei documenti, mappatura dei campioni e definizione delle regole di estrazione.

Una volta completata, però, la soluzione inizia a fornire un tangibile ritorno sull’investimento, automatizzando compiti altrimenti molto più dispendiosi.

Configurazioni di SharePoint Syntex, tra modelli, form processing e compliance

La creazione di modelli di content understanding rappresenta il fulcro dell’automazione basata sull’intelligenza artificiale integrata in SharePoint Online. Abbiamo già spiegato che l’obiettivo è definire regole per classificare i documenti ed estrarre le informazioni più significative senza un intervento costante da parte degli utenti.

Dove si svolge questo processo? In un Content Center, ovvero un sito dedicato che permette di gestire in un unico luogo tutti i modelli e monitorarne l’efficacia.

Per farlo, occorre in primo luogo selezionare un set di documenti rappresentativi della tipologia da trattare (contratti, fatture, richieste di rimborso). Questi file vanno caricati in un’apposita libreria del Content Center, dove possono essere analizzati per trovare pattern e attributi rilevanti. Alcuni esempi di attributi includono date di validità, importo economico, nomi dei firmatari o sezioni di clausole particolari.

Una volta individuati, si definiscono gli “explanation type”, che sono quegli elementi che specificano come Syntex debba cercare e riconoscere i pattern individuati. Potrebbero essere frasi, campi numerici o persino valori ricorrenti in date posizioni del documento.

Dopo aver impostato le regole, Syntex consente di effettuare test preliminari, mostrando come vengono classificati i documenti e quali valori vengono estratti.

Questa fase è molto importante, perché permette di verificare che i modelli comprendano correttamente le varianti che un documento può assumere (per esempio, contratti di società diverse con layout differenti). Naturalmente, in caso di errori o mancanze, è possibile raffinare i modelli aggiungendo ulteriori esempi oppure regolando gli explanation type affinché riconoscano meglio le eccezioni.

Ultimata la definizione, il modello può essere applicato a una o più raccolte, indicando a Syntex di analizzare automaticamente i nuovi documenti che verranno lì caricati. In questo modo, i campi estratti vengono archiviati come colonne della libreria (metadati), rendendo ogni file più accessibile e già predisposto per integrarsi con eventuali workflow di approvazione o archiviazione.

Ora, se il primo scenario, ovvero il content understanding, risulta ideale per documenti non strutturati come i contratti, il form processingdi Syntex offre risposte più specifiche per gestire file con formati ripetitivi, come fatture standard, ordini di acquisto o moduli di richiesta.

Al centro di questa funzionalità si trova l’integrazione con Power Apps AI Builder, che si occupa di leggere i campi predefiniti e di estrarne il contenuto con maggiore precisione.

Facciamo un esempio per capire meglio.

Prendiamo le fatture per le quali occorre identificare il codice fornitore, la data, la valuta e il totale. L’amministrazione può creare un modello di form processing caricando alcun fac-simile di fattura. Syntex apprende il layout e riconosce i campi chiave.

Ogni volta che viene caricata una nuova fattura nella raccolta designata, ne estrae i valori e li inserisce in colonne corrispondenti, con la possibilità di attivare flussi di Power Automate. Ad esempio, se l’importo superasse una certa soglia, si potrebbe integrare un flusso di approvazione e notifica che coinvolga il reparto contabilità.

Questo tipo di automazione, oltre ad abbattere i tempi di elaborazione, riduce anche gli errori di trascrizione e semplifica la creazione di report sui dati aggregati, come le spese mensili per fornitore.

È proprio grazie a questi automatismi che si può gestire un volume importante di documenti con risorse ridotte, migliorando tanto la tempestività come l’accuratezza dell’intero processo.

A questo punto dobbiamo passare a un aspetto importante nella gestione documentale: la sicurezza. Di fatto, le funzionalità di Syntex non si limitano a interpretare e classificare i documenti, ma ne rafforzano la gestione in ottica di conformità normativa. Quando si crea un modello, si può stabilire che, al riconoscimento di certi attributi, venga applicata un’etichetta di conformità o sensibilità. Un’applicazione utile soprattutto per tutti quei documenti legati a dati personali o informazioni finanziarie soggette ad audit interni.

Come funziona esattamente? Nel momento in cui il documento viene etichettato come “Confidenziale” o “Riservato ai contratti del fornitore X”, Syntex trasmette questa classificazione all’ecosistema di Microsoft 365, influenzando le regole di conservazione, la protezione da modifiche non autorizzate e la distribuzione dei permessi di accesso.

Alcuni documenti potrebbero essere vincolati da un tempo minimo di archiviazione (ad esempio, 5 o 10 anni), mentre altri potrebbero richiedere di non uscire dal perimetro aziendale se non con precise procedure di condivisione esterna.

Anche in contesti più complessi, come grandi gruppi bancari o imprese multinazionali, si può agire in modo proattivo in termini di sicurezza, adottando un metodo in cui la protezione dei dati viene decisa a priori e applicata in automatico.

Questo tipo di strategia, però, non riguarda esclusivamente la tecnologia impiegata, ma implica un’evoluzione nelle modalità di lavoro e nella gestione delle informazioni aziendali, come vedremo nel prossimo capitolo.

SharePoint Syntex: strategie per la corretta adozione

Adottare una soluzione come SharePoint Syntex comporta un cambiamento di natura sia tecnica che, soprattutto,culturale. Per far sì che l’implementazione avvenga con successo, tra definizione dei modelli AI, revisione delle procedure di archiviazione e formazione del personale sulle nuove dinamiche di automazione, occorre quindi un approccio strutturato al change management.

Il primo passo per garantire la corretta adozione di una nuova soluzione consiste nell’identificare i “campioni” di ciascun dipartimento. Stiamo parlando di figure scelte per le loro competenze digitali e per la conoscenza dei processi e dei flussi documentali propri di un dato ambito lavorativo.

In breve, sono professionisti che diventano un punto di riferimento per i colleghi, assumendo il duplice ruolo di facilitatori e promotori del cambiamento. Il loro compito è supportare i membri di ogni team nell’adozione della nuova tecnologia, accompagnandoli in un processo di apprendimento quanto più personalizzato, diretto e collaborativo possibile.

I campioni si occupano anche di raccogliere feedback, utili per ottimizzare i modelli e garantire che la soluzione risponda alle esigenze di ogni reparto.

Il coinvolgimento di queste figure è essenziale per evitare che un sistema come SharePoint Syntex si limiti a essere percepito come uno strumento esclusivo dell’area IT, promuovendo invece quel cambiamento culturale che serve per il successo a lungo termine di qualunque progetto di adozione.

Il focus deve essere incentrato sulla condivisione delle giuste informazioni e, a tal proposito, un piano di comunicazione interna ben strutturato può favorire l’adozione di SharePoint Syntex e garantire che tutti i colleghi comprendano i benefici che questa tecnologia apporta.

Un piano di comunicazione di questa portata dovrebbe essere coordinato, preferibilmente, con le Risorse Umane o con il team che si occupa della trasformazione digitale (se presente) per garantire coerenza nel messaggio e nei metodi di adozione.

Tra le iniziative che si possono realizzare tramite questa collaborazione, troviamo l’organizzazione di sessioni introduttive, dal vivo o virtuali, per illustrare le funzionalità di Syntex e il suo impatto sui flussi di lavoro. In alternativa, l’azienda potrebbe pubblicare brevi tutorial, di 15-20 minuti l’uno, con cui approfondire casi d’uso e rispondere ai dubbi più comuni.

Queste attività aiutano a ridurre la resistenza al cambiamento spesso legata alla percezione che una nuova tecnologia, soprattutto quando si parla di intelligenza artificiale o automazione, possa sostituire l’expertise del personale.

Per agevolare l’apprendimento, consigliamo di implementare un percorso di formazione graduale.

Nelle prime fasi dell’adozione, sarebbe meglio non pubblicare simultaneamente decine di modelli, ma focalizzarsi su uno o due processi chiave per consentire agli utenti di prendere confidenza con la nuova modalità di lavoro, affinandola al contempo prima di applicarla all’intera organizzazione.

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