Microsoft Forms: lag smarte spørreundersøkelser i 6 trinn

Microsoft Forms: lag smarte spørreundersøkelser i 6 trinn

Forms er Microsofts applikasjon som hjelper deg med å samle inn data, med å teste kunnskap og med å analysere tilbakemeldinger fra lokalsamfunnene dine og fra kollegene dine. Lag skjemaer med flere alternativer og rangeringer, og tilpass hver eneste detalj til din merkevares stil. Lær forskjellen mellom spørreskjema og skjema, og oppdag alle mulige integrasjoner med Microsoft 365-produkter for å få mest mulig ut av disse funksjonene.

Vil du vite hvordan du gjør det? Se alt sammen.

Hva vil du finne i denne artikkelen

• Hva er Microsoft Forms og hvordan fungerer det?

• Hva er forskjellen mellom et skjema og et spørreskjema i Microsoft Forms?

• Opprett skjemaer og spørreskjemaer med Microsoft Forms

Trinn 1: Opprette filen

• Trinn 2: Strukturere skjemaet i spørsmål og seksjoner

• Trinn 3: Lineær, tilfeldig eller forgrenet sti?

• Trinn 4: Merkevarebygging av skjemaet

• Trinn 5: Bruke forhåndsvisningen til å evaluere arbeidet ditt

• Trinn 6: Deling eller publisering er ikke noe problem

• Hvilke Microsoft-apper kan Forms integreres med?

Microsoft Forms og Outlook

• Microsoft Forms og SharePoint Online

• Microsoft Forms og Microsoft Teams

• MicrosoftForms og Power Automate

• MicrosoftForms og PowerPoint

• MicrosoftForms og Microsoft Stream

Hva er Microsoft Forms, og hvordan fungerer det?

Microsoft Forms er et program i Microsoft 365-pakken som hjelper folk med å skrive, publisere og distribuere tilpassede skjemaer, fra spørreskjemaer til kundetilfredshetsundersøkelser og studenttester.

Faktisk kan denne applikasjonen brukes av alle som ønsker å kommunisere direkte med brukergruppen sin for å få nyttig informasjon om deres engasjement, kunnskapsnivå eller meninger om et emne.

Med Forms kan du også organisere arrangementer og initiativer.

Du kan for eksempel distribuere en spørreundersøkelse med alle de alternative måtene å møtes på, samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne og svare på deres behov uten å sende en e-post.

Eller du kan sende ut et spørreskjema der du ber om forslag og avklarer komplekse situasjoner, for eksempel utbredt misnøye med et off-campus-kurs eller manglende bruk av bedriftens nye intranett.

Kort sagt, hvis det er spørsmål som skal besvares, er Microsoft Forms nøkkelen til å samle inn og bearbeide - også grafisk - data fra lokalsamfunnene dine.

Hva er forskjellen mellom et skjema og et spørreskjema i Microsoft Forms?

Skillet mellom spørreskjema og skjema er viktig hvis du vil utforske funksjonene i Microsoft Forms.

Et skjema er først og fremst utformet for å samle inn svar til spørreundersøkelser eller meningsmålinger.

Det gir fleksibilitet til å tilpasse spørsmålene, sette tidsfrister og identifisere respondenter, noe som gjør det til et ideelt verktøy for innsamling av ulike og varierte data for et stort publikum.

En spørreundersøkelse er utformet for å stille spørsmål med kjente svar og gi poeng til de riktige svarene. Det er et ideelt verktøy for å lage evalueringer eller interaktive spørrekonkurranser.

I et spørreskjema kan du legge inn de riktige svarene, slik at du kan automatisere poengsettingen og få umiddelbare resultater.

Kort sagt, mens skjemaet er perfekt for å samle inn data og meninger, er spørreundersøkelsen mer fokusert på å evaluere kunnskap eller lage interaktive spørrekonkurranser.

Opprett skjemaer og spørreskjemaer med Microsoft Forms

Lær trinn for trinn hvordan du oppretter et personlig tilpasset skjema eller spørreskjema med Microsoft Forms.

Vi veileder deg gjennom hvert trinn i prosessen, fra oppretting av filen til grafisk tilpasning, fra strukturering av spørsmålene til administrasjon av brukernes fremgang.

Trinn 1: Opprette filen

Følg først lenken til Microsoft Forms for å komme til appens startside.

Her må du ta et valg med en gang:

• Opprett et skjema fra bunnen av.

• Utforsk plattformens maler og åpne et ferdig skjema for dine forespørsler.

For å fortsette med vårt eksempel velger du “Nytt skjema” eller “Ny quiz”.

Dette oppretter en tom fil som du må gi et navn og en kort introduksjon.

La oss nå gå videre til spørsmålene.

Trinn 2: Strukturer skjemaet i spørsmål og seksjoner

Med Forms kan du enkelt og fleksibelt strukturere et spørreskjema med ulike typer spørsmål og tematiske makroseksjoner.

Sistnevnte er nyttige for å gruppere flere spørsmål om samme tema.

Du kan for eksempel gruppere alle spørsmål om hvor ofte du ønsker å ha regelmessige møter, eller angi dag og klokkeslett for et arrangement.

Innenfor hver seksjon kan du legge inn et teoretisk uendelig antall spørsmål som du kan velge mellom:

• Enkeltvalgsspørsmål.

• Flervalgsspørsmål.

• Åpne spørsmål.

• Spørsmål som besvares ved å gi poeng på en skala fra 5 stjerner, 0-10 osv.

• Spørsmål som besvares ved å angi en dato.

• Tabell med gradert evaluering.

Som du kan se, kan du tilpasse hvert enkelt spørsmål i skjemaet ved å følge plattformens forslag eller ved å sette inn små, tilhørende bilder.

Trinn 3: Lineær, tilfeldig eller forgrenet sti?

Nå som vi har sett hvordan og hvilke typer spørsmål du kan sette inn, skal vi snakke om brukerbanen.

Med Microsoft Forms kan du foreslå rekkefølgen på spørsmålene i nøyaktig samme rekkefølge som du opprettet dem i, eller ikke.

Hvis du vil beholde rekkefølgen spørsmålene ble opprettet i, trenger du ikke å gjøre noe. Som standard er banen lineær.

Du kan imidlertid velge å gi spørsmålene til publikum på to alternative måter:

• Tilfeldig.

Den tilfeldige banen sørger for at hver av de spurte brukerne får spørsmålene i en annen rekkefølge enn de andre.

Dette er en nyttig funksjon for skoletester, men også hvis du ønsker å eksperimentere med spørreskjemaer av mer psykologisk karakter.

For å stille inn tilfeldig modus går du til modulinnstillingene og velger “Bland spørsmål”.

• Låst.

I dette tilfellet er ikke brukerens bane tilfeldig, men følger en linearitet av relevans i stedet for tid. Hva betyr dette?

Kort sagt kan du koble et svar til et spørsmål som ikke følger direkte etter det aktuelle spørsmålet, men som er mer relevant.

La oss forklare det med et eksempel.

Hvis en bruker velger svaret “Aldri” på spørsmålet “Hvor ofte bruker du produktet vårt?”, blir det unødvendig å fortsette med spørsmålet “Hva liker du best med produktet vårt?” I stedet lønner det seg å lede dem til spørsmålet “Hvordan kan vi forbedre produktet?”.

Hver enkelt bruker kan deretter følge en personlig sti med spørsmål som er mest relevante for deres opplevelse som kunde, leverandør, forelder osv.

For å forgrene skjemaet klikker du på “Legg til forgrening” i de tre prikkene nederst til høyre i et spørsmål. Velg deretter svaret du vil forgrene fra, og velg spørsmålet du vil omdirigere brukeren til.

Alle er ferdige.

Trinn 4: Merkevarebygging av skjemaet

Microsoft forsøker alltid å gi oss muligheten til å tilpasse filer og innhold i den stilen som passer best for oss som mennesker og som selskap.

Forms er ikke noe unntak.

I Forms, som i alle andre programmer i Microsofts suiter, kan du lage egne grafiske temaer eller laste opp et tema som allerede er pakket inn for din merkevare.

Det gjør du ved å klikke på “Temaer” øverst i høyre hjørne, bla til slutten av vinduet som åpnes på siden, og velge “Egendefinert tema”.

Hvis du ikke har et ferdig grafisk sett, kommer Forms deg til unnsetning med en karusell full av fargepaletter og maler, noen til og med med animasjoner, for å gi undersøkelsen din et særpreg og gjøre den attraktiv for publikum.

Trinn 5: Bruk forhåndsvisningen til å evaluere arbeidet ditt

For å unngå å publisere eller dele et skjema med feil og mangler, tilbyr Forms en forhåndsvisning.

Ved å klikke på “Forhåndsvisning” øverst i høyre hjørne kan du se resultatet av arbeidet ditt nøyaktig slik det vil se ut for publikum. Men det er ikke alt.

Du kan faktisk veksle mellom desktop- og mobilmodus for å se skjemaet ditt i begge versjoner, slik at du kan se om innstillingene du har angitt, vil fungere på begge enhetene.

Generelt bør du være spesielt oppmerksom på bilder og hvordan layouten endres fra PC til telefon eller nettbrett.

Til slutt er forhåndsvisningsfunksjonen nyttig for å teste forgreningsspørringer.

Hvis du har valgt å lage en bane som reagerer på brukerens valg, kan du interagere med spørringene dine og se om viderekoblingen du har programmert, faktisk fungerer.

Trinn 6: Del eller publiser, ikke noe problem

Nå kan du bestemme deg for om du vil publisere skjemaet ditt og begynne å samle inn tilbakemeldinger fra publikum, eller om du vil dele det som en mal med andre brukere.

Heldigvis utelukker ikke det ene alternativet det andre.

Hvis du bare vil publisere spørreskjemaet, klikker du på “Collect Responses” øverst i høyre hjørne og velger hvordan du vil distribuere det.

Blant de tilgjengelige alternativene finner du følgende:

• E-post.

• QR-kode.

• Kode som kan settes inn på en nettside eller i Sway.

• Sosiale medier.

Du kan også kopiere og sende lenken i chatten på favorittplattformen din.

Når skjemaet er publisert, begynner det å samle inn svar fra brukerne, og de blir gjort tilgjengelige for deg i delen “Svar” øverst til venstre.

Her kan du se nyttige data og informasjon, for eksempel hvor mange ganger spørreskjemaet er fylt ut, hvor lang tid brukerne i gjennomsnitt brukte på å fullføre, og status (aktiv eller utløpt).

Du kan også se et kakediagram som oppsummerer svarene på hvert spørsmål, slik at du raskt kan se hvor mange svar som var riktige, eller hvilket tema som var mest foretrukket.

Ved å klikke på “Flere detaljer” kan du gå nærmere inn på hvert spørsmål og se navnene på de enkelte brukerne (hvis det er nødvendig), samt hvilket alternativ de valgte.

Med skjemaer kan du velge å eksportere de innsamlede dataene til Excel.

Bare klikk på “Åpne i Excel”, så kommer du direkte til en pivottabell som allerede er satt opp med alle svarene fra skjemaet ditt.

På denne måten kan du jobbe bedre med dataene og bruke Microsoft Excels funksjoner til å innlemme dem i ulike typer diagrammer eller supplere settet med tilleggsinformasjon fra eksterne kilder.

Til slutt tilbyr Forms funksjonen “Ideas”.

Dette er en ny funksjon som er lagt til i appen for å hjelpe brukerne med å få ny og uventet innsikt fra spørreskjemaene og undersøkelsene sine.

“Ideas” oppretter automatisk en rekke grafer som viser ulike behandlinger av dataene for å gi nye tolkningsalternativer.

For eksempel kan brukeren få en graf over tilfredshetsnivået som respondentene har oppgitt, fordelt på avdeling eller klasse.

På denne måten kan man se hvordan én avdeling eller klasse av alumni viser et lavere tilfredshetsnivå enn de andre deltakerne.

Når du tenker over det, kan du kanskje komme til den konklusjonen at bedriftsarrangementet eller skolekurset som undersøkes, ikke appellerer til det aktuelle segmentet av målgruppen. Kanskje fordi temaene som tas opp, ikke er relevante for deres behov.

Skjemaer belyser dermed et spesifikt problem og bidrar til å identifisere hvordan det kan løses med informerte strategijusteringer basert på tilbakemeldinger fra de direkte involverte.

For å vende tilbake til funksjonen for deling av skjemaer, kan du med Microsoft Forms kopiere spørreskjemaet ditt og sende det til andre brukere i organisasjonen, som kan få tilgang til filen og bruke den som grunnlag for å lage nye undersøkelser.

Målet kan være å gi teamet ditt en mal som allerede er konfigurert med bedriftens identitet, slik at du kan opprettholde den grafiske konsistensen og ikke trenger å lage et tilpasset skjema hver gang.

Ikke noe dårlig verktøy, eller hva?

Her er en tabell som oppsummerer de seks trinnene for å opprette en undersøkelse med Microsoft Forms:

De 6 trinnene for å opprette et skjema eller spørreskjema med Microsoft Forms

Opprette et skjema med Microsoft Forms Beskrivelse av trinnene

1. Opprette filen

• Følg lenken til Microsoft Forms for å komme til appens startside.

• Velg å opprette et nytt skjema fra bunnen av eller se maler.

• Gi skjemaet et navn og en introduksjon.

2. Strukturer skjemaet i spørsmål og seksjoner

• Opprett tematiske seksjoner for å gruppere relaterte spørsmål.

• Legg til ulike typer spørsmål, f.eks. enkeltspørsmål, flervalgsspørsmål, åpne spørsmål osv.

• Tilpass hvert spørsmål med tilhørende bilder.

3. Lineær, tilfeldig eller forgrenet sti?

• Velg mellom lineære, tilfeldige eller forgrenede baner for brukernavigering.

• Den lineære banen følger rekkefølgen på spørsmålene.

• Den tilfeldige stien blander rekkefølgen på spørsmålene for hver bruker.

• Den forgrenede banen omdirigerer brukerne basert på tidligere svar.

4. Gi skjemaet et varemerke

• Tilpass skjemaets utseende med temaer og bilder.

• Lag dine egne temaer, eller velg blant forhåndsdesignede maler.

• Sørg for visuell konsistens med merkevareidentiteten.

5. Bruk forhåndsvisningen til å evaluere arbeidet ditt

• Forhåndsvis skjemaet for å se etter feil og mangler.

• Se skjemaet i desktop- og mobilmodus.

• Test forgreningsspørsmål for å sikre riktig omdirigering.

6. Del eller publiser

• Velg om du vil publisere skjemaet eller dele det som en mal.

• Velg mellom ulike distribusjonsalternativer, for eksempel e-post, QR-kode, sosiale medier osv.

• Samle inn og analyser svar, eksporter data til Excel og få innsikt med “Ideas”-funksjonen.

Noe gikk galt under innsending av skjemaet.

Navn ***

Navn påkrevd

Etternavn ***

Etternavn påkrevd

Email ***

E-post påkrevd

Bedrift

intranet.ai trenger kontaktinformasjonen du gir oss for å kontakte deg om våre produkter og tjenester. Du kan når som helst melde deg av denne kommunikasjonen. For informasjon om hvordan du melder deg av, samt våre personvernpraksiser og forpliktelse til å beskytte ditt personvern, vennligst se vår personvernerklæring.

Send

Hvilke Microsoft-apper kan Forms integreres med?

Så langt har vi sett hva Microsoft Forms er, hvilke funksjoner det har og hva formålet med det er.

Men det er en viktig brikke i puslespillet vi har lagt som mangler, og det er programmets integrasjonsmuligheter.

Hvis du har lest artiklene våre en stund, vet du at en av Microsofts høyeste prioriteringer er å gjøre navigasjonen mellom produktene deres så smidig som mulig.

Men denne smidigheten gjelder også, og fremfor alt, funksjonaliteten i hver enkelt applikasjon, som er designet for å utfylle funksjonaliteten til alle verktøyene i Microsoft-universet.

Forms har derfor også sine egne integrasjonsmuligheter med verktøy som SharePoint Online, Teams og Power Automate.

La oss utforske dem sammen.

Microsoft Forms og Outlook

La oss starte med å si at du kan sette inn en avstemning i en e-post i Outlook ved å klikke på de tre prikkene ved siden av “Send”-knappen og velge “Avstemninger”.

Da åpnes et sidevindu der du kan skrive inn et enkelt spørsmål eller et spørsmål med flere svaralternativer.

Det er ikke mulig å lage et strukturert og komplekst spørreskjema, men denne integrasjonen vil definitivt være nyttig for å kontrollere teksten i en av e-postene dine og samle inn raske og umiddelbare tilbakemeldinger fra målgruppen din.

når du har sendt ut en e-post med spørreundersøkelsen, kan publikum svare uten å måtte gå gjennom Forms-grensesnittet.

De kan svare direkte i teksten i e-posten din, og du kan følge med på fremdriften i undersøkelsen i sanntid fra Outlook uten avvik.

Microsoft Forms og SharePoint Online

Når du bygger et nettsted med SharePoint Online, har du flere seksjoner til rådighet. Blant dem er nettseksjonen som er dedikert til Microsoft Forms.

I Skjemaer kan du opprette en spørreundersøkelse og legge den direkte til en side på et av kommunikasjonsnettstedene dine, for eksempel intranett- eller teamnettstedet ditt.

Du kan også velge å sette inn og dele resultatene av et allerede utfylt spørreskjema i numerisk eller grafisk form.

På den måten kan brukere som har deltatt, se de samlede resultatene og forstå hva den generelle oppfatningen er om visse temaer eller hvordan svarene deres passer inn i det totale bildet.

Hvis du vil ha flere ideer om hvordan du kan øke engasjementet i internkommunikasjonen,kan du lese artikkelen vår om SharePoint Online-intranettet på.

Microsoft Forms og Microsoft Teams

Et verktøy som Forms bør selvfølgelig ikke mangle i den ultimate samarbeidsappen.

For å legge det til i fanene klikker du på de tre prikkene under tekstfeltet i en av chattene dine. Flere applikasjoner vises, blant annet “Polls”.

Ved å velge en av disse kan du opprette en avstemning som du kan legge ut i samtalene dine med kolleger.

Akkurat som i Outlook kan du imidlertid bare sende ett enkelt spørsmål eller et spørsmål med flere svaralternativer om gangen.

Det høres restriktivt ut, men det er ofte alt du trenger for raskt å samle inn tilbakemeldinger via chat om organisering av arrangementer, tidspreferanser for et vanlig møte og mye mer.

Hvis du vil distribuere et spørreskjema som består av flere spørsmål og seksjoner, oppretter du det først i Forms-appen og deler det deretter via en lenke i Teams - det samme gjelder for e-post i Outlook.

Microsoft Forms og Power Automate

Du kan bruke Power Automate fra Microsoft Power Platform til å integrere automatiseringsflyter i undersøkelsene dine.

Dette kan være nyttig for å få Forms-skjemaet til å reagere automatisk på visse ting som skjer i det.

La oss ta et eksempel.

Hvis en bruker svarer bekreftende på spørsmålet “Bør du delta på selskapets neste webinar?”, vil han eller hun umiddelbart motta en e-post med en lenke til arrangementet.

Følg disse trinnene for å sette opp en slik automatiseringsflyt:

• Gå til Power Automate-grensesnittet.

• Klikk på “Opprett” og deretter på “Automatisert flyt”.

• Gi flyten et navn, ellers blir den tildelt automatisk.

• I delen “Velg utløser for flyten” velger du det skjemarelaterte alternativet som interesserer deg. For eksempel “Når et nytt svar sendes inn”.

• Klikk på “Opprett”.

• I delen “Skjemainformasjon” skriver du inn navnet på skjemaet du vil knytte automatiseringsflyten til.

• Velg “Nytt trinn”.

• I delen “Velg en handling” velger du hendelsen som skal starte automatiseringsflyten. Et eksempel kan være “Hent svarinformasjon”.

• Igjen angir du skjemaet det refereres til under “Skjemainformasjon”, og deretter velger du “Svar-ID”.

• Klikk på “Nytt trinn”.

• I delen “Finn tilkoblinger og handlinger” i “Velg en handling” velger du elementet “Betingelse”. Du finner det i “Handlinger”-fanen ved siden av “Utløsere”-fanen.

• Under “Velg en verdi” angir du spørringen du vil sende en automatisk e-post for. I vårt tilfelle tar vi spørsmålet “Kommer du på selskapets neste webinar?”.

• I listen som vises ved siden av spørsmålet, velger du “lik” og skriver deretter inn “Ja”.

• I delen “Hvis ja” velger du “Legg til en handling”.

• Under “Finn kontakter og handlinger” klikker du på “Velg en handling” og velger “Send en e-post”.

• I “Til”-delen velger du “E-post fra respondenter”.

• Skriv teksten til den automatiserte e-posten.

Med litt tålmodighet er du ferdig.

Microsoft Forms og PowerPoint

Her er et annet integrasjonsalternativ som lar deg sette inn en spørreundersøkelse i en PPT-presentasjon.

Dette gjør du ved å klikke på “Sett inn” blant fanene som PowerPoint tilbyr for hvert lysbilde, og velge “Skjemaer”.

Her kan du velge om du vil opprette et spørreskjema fra bunnen av ved å klikke på “New Form” eller “New Quiz”, eller om du vil legge til et eksisterende skjema.

Hvis du vil sette inn en av dine egne ferdige spørreundersøkelser, velger du bare den aktuelle filen i det neste vinduet som heter “Mine skjemaer”.

Med PowerPoint kan du redigere undersøkelsen direkte fra grensesnittet, slik at du slipper å gå frem og tilbake mellom appene - du begynner å forstå hvor viktig det er med integrering, ikke sant? -.

Når endringene er fullført, kan du dele presentasjonen via Outlook, OneNote, Teams med mer.

Det er viktig å merke seg at mottakende brukere har mulighet til å svare på undersøkelsen din direkte fra lysbildet den er på.

For din egen del kan du sjekke fremdriften i svarene fra den samme “Mine skjemaer”-delen i PowerPoint.

Microsoft Forms og Microsoft Stream

La oss avslutte Forms-diskusjonen med denne integrasjonen: Du kan inkludere et spørreskjema i multimedieinnhold som er opprettet med Stream.

Øk publikums engasjement med direkte spørsmål og små interaktive spørrekonkurranser.

Bruk denne funksjonen til å samle inn tilbakemeldinger på innhold eller teste forståelsen av temaene som dekkes.

Det er bare noen få enkle trinn som skal til for å gjøre dette.

Vi lister dem opp nedenfor:

• Åpne Stream-grensesnittet.

• Klikk på “Videoer” i “Mitt innhold”-menyen, og velg videoen der du vil sette inn et skjema.

• I delen “Skjema-URL” setter du inn lenken til spørreskjemaet ditt på skjemaer.

• Skriv inn tittelen på spørreskjemaet eller undersøkelsen under “Name your form”.

• Plasser skjemaet ved å flytte plasseringsoverskriften fra videolinjen.

• Klikk på “Legg til på tidslinjen”.

Så er du ferdig igjen.

Ønsker du et komplett smart intranett?

intranet.ai er en SharePoint Online-basert løsning for å forenkle internkommunikasjon og digitalisere forretningsprosesser med minimale investeringer i tid og penger.

• 50+ funksjoner for kommunikasjon og medarbeideropplevelse

• Varemerkebasert design som kan tilpasses i alle detaljer

• Full integrasjon med Microsoft 365 og Viva

Kontakt oss